Comité social du club de voile Sansoucy Réunion du Comité Social 2013 du Club de Voile Sansoucy

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1 Réunion du Comité Social 2013 du Club de Voile Sansoucy Date: Samedi 13 avril 2014 Responsable: Alain Cormier - Secrétaire-Trésorier Ordre du jour: Charte du comité Définition/addition des rôles Activités de la saison 2013 Finances 2013 Suggestions pour 2014

2 Charte du comité Comité social du club de voile Sansoucy Nom du club Le nom officiel de NOTRE club de voile est: Le Club de Voile Sansoucy. Quoique la marque Mystère y soit très populaire, toute personne qui s intéresse à la voile peut se joindre à notre club. De nombreux propriétaires de bateaux sont souvent seuls et ne demandent pas mieux que de trouver un(e) coéquipier(ère). Directions du Comité Les membres du Comité et du club ne cherchent aucune rémunération ou faveur pour leur participation à titre d organisateurs ou de participants. Le Comité n est pas payé, il ne reçoit et il ne s attend à rien. Le motif principal du club est l amour de la voile. Le Comité doit être autonome financièrement. C est un organisme à but non-lucratif dont les activités sont financées entièrement par ses membres. Objectifs du Comité Avoir du FUN Promouvoir la voile et le catamaran de sport. Augmenter la participation et l entraide entre tous les membres actuels au Club de voile Sansoucy. Attirer de nouveaux membres pour assurer l avenir du club de voile. Définition des rôles Commodore Rôle d informateur auprès des membres afin de faire connaître le comité et les activités prévues au calendrier. Il aura aussi comme rôle de rassembler les membres et de favoriser une bonne entraide et entente entre eux. De plus, il agira dans plusieurs situations à titre de conseiller puisqu il possède beaucoup d expérience autant pour ce qui est de la voile et de ses techniques, que pour la compétition et l organisation des courses. Il est toutefois important de mentionner que le Commodore n est pas responsable des activités organisées

3 par le Club de voile, il est plutôt le lien entre le Comité, l administration du club et les membres. Vice-Commodore Le poste de Vice-Commodore consiste à s assurer que les suggestions des membres par rapport au site seront communiquées à l administration du club. Il agira aussi comme agent de communication entre les organisateurs d activités, l administration du club et les membres. Une autre de ses fonctions est de supporter le commodore dans ses responsabilités, incluant le remplacer lorsque requis. Secrétaire-Trésorier Ce rôle consiste à tenir les finances des activités qui seront organisées, et ainsi remettre un rapport financier aux membres du club à la fin de la saison. Tenir à jour tous les documents du comité, incluant les minutes de réunions, la charte, etc. Il sera responsable de la correspondance entre le Comité et les membres ainsi que de tenir le babillard à jour. Acheteurs Ce rôle consiste à s assurer de l approvisionnement régulier des articles divers fournis aux membres, c est-à-dire : nourriture, articles pour les activités, etc. Organisateurs Ces rôles consistent à être responsables d une ou de plusieurs activités qui se dérouleront durant la saison. Leurs responsabilités sont: Planifier les activités ainsi que les activités de remplacement Communications des activités au Comité ainsi qu aux membres Obtenir la participation des membres pour aider à l organisation Organiser les activités Animation des activités Gérer les finances et les communiquer au comité Responsable de course Responsable lors de la tenue de courses officielles au club de voile. C'est lui qui s'assure que les règlements sont suivis.

4 Calculateur de course Responsable de l'entrée des résultats de course pour les amicales du mercredi. Webmestre Responsable du site Web du club social du club de voile Sansoucy. Activités de la saison 2013 Les Amicales de mercredi soir En 2013 nous avons connu une excellente saison avec 15 à 20 participants par semaine. Deux courses d annulées. Suggestions pour 2014: o Expliquer encore mieux les règles du barging. o Mettre une ligne un peu plus longue pour favoriser les départ pour les débutants o Panneaux pour identifier les boués sur le bateau comité 25 et 26 mai - Grand Nettoyage (Chantal Marcil) Bonne participation, important de rappeler l importance de cette activité. Ceci améliore l état des installations utilisées par les membres. L extérieur et l intérieur a été fait. o Comment récompenser les participants comme payé la pizza avec bière o Ajouté une journée de corvé 22 juin Chasse aux trésors (Chantal Marcil, Luc Brisson et Patrick Bourgeois) Changé pour le dimanche pour cause de pluie. Beaucoup d organisation pour peu de vent le dimanche. Bonne participation en général, les adultes auraient pu participer plus. Le concept permet aux gens d arriver à l heure qu ils veulent et quand même participer. o Garder l activité

5 13 juillet - Les portes ouvertes" (Yannick Sansoucy et Richard Gaulin) Excellente participation des membres et non membres, plus de 125 personnes. Cette activité était sous la responsabilité du club de voile et devrait y rester. Bonne promotion. Le changement de souper pour des brochettes au lieu du méchoui, un peu plus cher mais plus facile en général. Un peu moins de participation que les autres années. Suggestion : o Augmenter la pubilicité o Promouvoir aux membres d inviter des amis et collègues de travail o Que faisons nous avec Oka 20 juillet Course du samedi et pleine lune (Michel Langlois et Chantal Marcil) Pas de pleine lune caar il ne faisait pas surper beau et trop venteux. Pour la course, seulement 3 bateaux sur 12 ont terminé car le vent était très fort. Le beach start a bien fonctionné. o Garder l idée pour améliorer la participation aux courses 17 août - Les petits bateaux et Épluchette (Charly Lambert/Patrick Bourgeois, Paul Pagé et Daniel Provencher) Excellente participation des gens. Très peu d enfant. C est une activité qui doit continuer cette année. Le comité a payé le blé-d inde par le comité. Les cadeaux pour les gagnants et le côté créatif a très bien fonctionné. o Garder les deux activités ensemble 31 août - La petite Withbread & Souper des dindes dans la poubelle (Alain Cormier et Michel Langlois) Bonne participation des membres grâce à la belle température. Super Party avec danse autour du feu. La participation au souper a augmenté par rapport à la dernière année. Le concept demeure très intéressant pour tous les membres et comme l activité s est déroulé au club, ceci donnait la

6 chance aux autres membres d assister aux départs et arrivés des participants. Cette activité devrait continuer. o Garder l activité 21 Septembre - L eau revoir (Kim Sansoucy et Mathieu Provencher) Le souper de clôture doit rester. Le retour à la salle de Pointe-Calumet semble avoir été apprécié mais on continu à avoir une baise de participation. Baisse de popularité d environ 5 à10 personnes encore cette année. o Faire l activité plus tôt2e semaine de septembre. o Organiser une activité dans la journée o Joindre les 2 clubs (Oka et Pointe-Calumet) o Faire l activité au parc d Oka, à valider alcool, bouffe, stationnement, etc 26 Octobre - L halloween (Chantal Marcil) Excellente décoration, moins grande participation encore une fois. L activité est excellente mais demande beaucoup de préparation. Excellente participation des bénévoles. Beaucoup d organisation pour le peu de participation. Finances 2013 Revenues 2013 Balance Ouverture $ Rev. Nourriture $ REVENUS TOTAUX $ Dépenses 2013 Article $ Cadeaux $ Nourriture $ DÉPENSES TOTALES $ Fermeture $

7 Suggestions en général pour 2014 : Comité social du club de voile Sansoucy Pour le Club/École Sondage aux membres Réparer le gazebo de fibre de verre et le peinture Pour le comité Augmenter la participation et l entraide entre tous les membres actuels au Club de voile Sansoucy. Inclure Bougex dans les portes ouvertes Régate avec le club d Oka Invitation des membres d Oka Changer les menus des activités Réunion des membres 2014 La réunion des membres se tiendra le samedi 3 mai 2013 à 10:30 au club de voile. FIN DE DOCUMENT

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