Atelier de forma-on sur le web Mise en route pour le personnel

Transcription

1 Atelier de forma-on sur le web Mise en route pour le personnel Marc- Olivier Ouellet Myriam Boisvert Automne 2012

2 Sommaire Présenta;on des ou;ls web du Cégep Portail intranet Calendrier d ac;vités Écrans TV InfoleHres Site Web Proposer une informa;on dans les médias électroniques du Cégep : Cycle de vie d une informa;on Comment proposer une nouvelle Comment gérer ses proposi;ons

3 OUTILS WEB DU CÉGEP

4 Aperçu des ou;ls web du Cégep Site Internet Page d accueil & zone «Actualités» géré par la Direc;on des communica;ons Zones d études gérées par les départements Zones ins;tu;onnelles gérées par les direc;ons / services Portail intranet Espace Info «ins;tu;onnel» Actualités (Nouvelles) Calendrier Téléviseurs affichage dynamique numériques (ADN) InfoleHres (Info625 & Le Bulle;n)

5 PORTAIL INTRANET

6 Ques;on Le portail intranet a été conçu par la DRT. Il est notre réponse à cehe ques;on: «Comment accéder à mes ou;ls web, mes applica;ons et mes services en ligne de façon simple?» Pour accéder au portail: Site du Cégep > Lien «Intranet»

7 Aperçu du portail intranet Navigateur de liens Espace gadgets

8 Nouvelles sur le portail L espace «Nouvelles» affiche les informa;ons les plus récentes, classées par zone Par défaut, il affiche les nouvelles de votre service, votre département ou votre programme d études La zone Web par défaut peut être modifier en consultant la page «Mon profil» accessible depuis le portail intranet Les u;lisateurs peuvent proposer une informa;on par ce lien

9 Calendrier L espace «Calendrier» affiche l ensemble des ac;vités pour la journée et à venir, en provenance de toutes les zones Web du Cégep On y retrouve: La date de l ac;vité L heure de début et de fin Le lieu Un résumé Les détails en cliquant sur le lien «Détails» Le calendrier se retrouve aussi sur la page d accueil du site, avec les ac;vités des;nées au grand public uniquement Les u;lisateurs peuvent proposer une ac;vité par ce lien

10 SITE INTERNET

11 Caractéris;ques du site Internet Contenu répar; en «zone» (sec;on dis;ncte) Il y a environ 45 zones sur notre site Internet Zones d études (Programme / départements / FC) Zones ins;tu;onnelles (Services, direc;ons) Zones spécifiques (Op;on SENS, Correspondant à l étranger, Émile- Legault) Op;on de personnalisa;on du thème par zone Intégrées à un ou;l de ges;on du contenu (WordPress) Demander les accès à la DRT si vous souhaitez collaborer à la mise à jour de votre zone

12 INFOLETTRES

13 Nouvel ou;l pour créer des infolehres À l automne 2011 dernier, la DRT a conçu un nouvel ou;l pour produire et gérer les infolehres du Cégep À l hiver 2012, la Direc;on des communica;ons a débuté à u;liser ce nouvel ou;l L Info 625 est désormais intégré à 100% dans ce système CeHe automne, d autres infolehres seront créées: Une infolehre dédiée aux conseillers d orienta;on L infolehre «Le Bulle;n»

14 Construc;on d une infolehre Le Bulle-n du 30 août 2011 En primeur Ou;l de ges;on «Espace Info» À surveiller

15 Caractéris;ques d une infolehre Chaque infolehre possède: Un ;tre, qui sera aussi le ;tre du courriel Des rubriques Elles comprennent une ou plusieurs nouvelles Des nouvelles Elles comprennent au minimum un ;tre cliquable Un type (Info 625, Le Bulle;n, ) Un modèle (1 colonne ou 2 colonnes) Des données de suivi pour les ges;onnaires (date, créateur, validateur, sta;s;ques, etc)

16 Exemples Info 625 Le Bulletin

17 Modèle au format texte

18 ÉCRANS ADN

19 Système d écrans numériques Le personnel peut proposer des annonces qui s afficheront sur les écrans TV 3 écrans sont en fonc;on (cafétéria, DRT, Nordelec) Pour chaque annonce, on peut choisir: Le ;tre de l annonce Le résumé Un thème visuel Une durée (date et heure de début et de fin) Il y a déjà 85 thèmes visuels prédéfinis

20 Campagnes Chaque écran TV possède une programma;on unique en double. Par exemple, l écran à la cafétéria suit ce pa$ern: 15 secondes d affichage des nouvelles du Service aux étudiants 15 secondes d affichage des nouvelles ins;tu;onnelles (Direc;on des communica;ons) 10 secondes pour le menu de la cafétéria 10 secondes pour les prévisions météo 20 secondes pour les cours annulés (Omnivox) Le contenu des nouvelles est puisé à même l ou;l de ges;on des contenus électroniques

21 Exemple de message

22 GESTION DES OUTILS WEB

23 Ou;l de ges;on pour le contenu interne L ou;l de ges;on pour l interne a été développé par le Cégep pour gérer ces informa;ons sur tous ces canaux de diffusion Avantages: Ou;l très facile à u;liser, même pour les novices Intégré à même notre site Internet Même iden;fiant / mot de passe que le réseau du cégep Compa;ble avec IE, Safari, Chrome et Firefox Centraliser toutes les informa;ons internes du Cégep

24 Ou;l de ges;on des communica;ons internes Écrans ADN Proposition des utilisateurs Ou;l de ges;on «Espace Info» Infolettres Portail Calendrier Nouvelles sur le site Internet

25 Partage de la valida;on «Espace Info» Info 625 Actualités Direc;on des communica;ons Infole Hres Proposition des utilisateurs à l administration Le Bulletin Services aux étudiants Direc;on des services aux étudiants

26 Qui peut publier sur le web? On peut tous contribuer à enrichir le contenu de nos médias électroniques (web, intranet, écrans, infolehres) Les autorisa;ons de publica;on dépend de son rôle et les accès autorisés Il existe plusieurs niveaux d accès: Administrateur: Tous les droits Réservé à la DRT Éditeur: Droits d approuver des nouvelles Réservé aux responsables web des zones (RCD/RP/Personnes ciblées) Correcteur René Lafleur Contributeur Tout le monde (étudiant, employé, enseignant)

27 Rôle «Contributeur» Par défaut, tous les u;lisateurs peuvent proposer des informa;ons à l interne Les changements ne seront pas visibles immédiatement Ils doivent être validés et publiés par un responsable C est Danielle pour les infos du Service aux étudiants C est Carole Poirier pour les infos ins;tu;onnelles C est les RCD/RP pour les zones d études Lorsqu une informa;on est proposée par le formulaire Web, la page de confirma;on vous affiche qui validera votre proposi;on

28 Exemple du mécanisme en place Un utilisateur apporte des modifications ou proposer une information à diffuser Responsable reçoit une notification (par courriel) Proposi;on d une nouvelle Courriel envoyé automa;quement au responsable Révision et valida;on No;fica;on est envoyée au demandeur (pour le site Web uniquement)

29 PREMIERS PAS

30 Accéder à l ou;l de ges;on pour l interne Dans l intranet, cliquer sur l onglet «Informa;ons & événements» ou «Communica;ons» dans le navigateur de liens Dans la boite «Espace info» Proposer une ac;vité au calendrier Proposer une nouvelle à diffuser Gérer mes proposi;ons Les responsables et correcteurs Web ont accès à deux autres liens : Ajouter une informa;on Ges;on de l Espace info

31 Proposer une informa;on Comment proposer une informa;on? Par le formulaire à cet effet sur la portail intranet ou le menu «Employé», lien «Proposer une nouvelle» Dans le formulaire, on peut choisir où diffuser le message Pour les sec;ons ins;tu;onnelles, c est la direc;on qui approuve : Ex : l Espace info «ins;tu;onnel», l Info 625, le Bulle;n et la page d accueil du site du Cégep Pour les autres sec;ons, c est le responsable Web qui approuve : Les informa;ons apparaissent dans le widget «Nouvelles» sous l Espace Info. Le responsable peut aussi diffuser la nouvelle sur la zone web directement

32 Exemple

33 Bien remplir le formulaire Choisir un ;tre accrocheur qui donne un aperçu de votre nouvelle AHen;on qu il ne soit pas trop long! Jamais en majuscule Le résumé est TRÈS important C est lui qui s affiche dans les infolehres, sur les écrans TV et sur le portail Assurez- vous qu il con;enne toutes les informa;ons nécessaires ou qu il donne le goût au lecteur de lire la suite de la nouvelle

34 Proposer une informa;on Le demandeur peut spécifier le public cible et la visibilité souhaitée On doit aussi préciser la période de diffusion Au delà de cehe période, la nouvelle est archivée

35 Proposer une ac;vité Si votre informa;on fait référence à une ac;vité qui aura lieu plus tard, cocher «Calendrier» dans les choix de visibilité souhaitée Vous devrez ensuite inscrire la date et l heure de début de l ac;vité et la date et l heure de fin Ces informa;ons seront disponibles dans le widget «Calendrier» sur le portail

36 Proposer dans une infolehre Si vous désirez proposer une informa;on dans les infolehres, cocher «InfoleHres» dans les choix de la visibilité souhaitée Vous devrez ensuite préciser quelle(s) infolehre(s)

37 Proposer une informa;on Un Guide de rédac+on web est disponible sur la zone «Aide en ligne» Lisez- le pour des règles de base sur la rédac;on adaptée pour le Web Une fois le formulaire rempli, une no;fica;on est envoyée au responsable web qui doit valider et publier l informa;on Pour éviter des retards, veuillez remplir tous les champs et faites ahen;on à la qualité du français

38 GÉRER MES PROPOSITIONS

39 Gérer mes proposi;ons Le personnel a accès aux informa;ons qu ils ont proposées Les responsables et correcteurs peuvent les approuver Pour y accéder: Intranet > Informa;on & événements > Espace Info > «Gérer mes proposi;ons»

40 Ac;ons disponibles Sur la page qui liste toutes les informa;ons, vous pouvez : Afficher: pour pré visualiser la nouvelle avant de la publier Détails: avoir un aperçu et des renseignements sur la nouvelle Modifier: pour aller à la page de modifica;on

41 Modifier une proposi;on Sur la page de modifica;on, on retrouve les éléments de contenu de notre proposi;on CeHe page y présente des op;ons un peu plus avancée Si une nouvelle a été approuvée, les contributeurs ne peuvent plus faire de changements Seuls les correcteurs ou les responsables peuvent le faire Sur le menu à droite, on retrouve une liste d ac;on possible Par exemple, on peut dupliquer une nouvelle existante en cliquant sur le lien «Dupliquer cehe nouvelle»

42 BESOIN D AIDE?

43 En cas de problème En cas de problème: Veuillez communiquer avec votre responsable Web Directement avec le personnel de la DRT: Par une demande de service en ligne Par téléphone au poste 7007 En personne au A171

44 MERCI!