SEPA Direct Debit. professionnels. Bien commencer avec la domiciliation européenne

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1 SEPA Direct Debit professionnels Bien commencer avec la domiciliation européenne

2 Sommaire Intro SEPA Direct Debit 3 Créer un nouveau SDD Business to Customer (B2C) 5 Créer un nouveau SDD Business to Business (B2B) 8 Migration de DOM80 vers SDD B2C (schéma Customer) 11 Passer de DOM80 vers SDD B2B 16 Annexes SEPA Direct Debit 20 2 Professionnels

3 Intro SEPA Direct Debit SEPA Direct Debit ou la domiciliation européenne. Il existe actuellement dans chaque pays européen un ou plusieurs produits spécifiques qui permettent d'effectuer des paiements domestiques par domiciliation. Deux choix possibles pour vos prélèvements : B2C et B2B En Belgique, il s'agit du produit DOM80. L'introduction de SEPA a donné naissance à la domiciliation européenne ou SEPA Direct Debit (SDD) qui, à terme, remplacera entièrement tous les produits nationaux existants (comme DOM80). La domiciliation européenne comporte deux schémas différents aux normes et règles propres : le schéma de base Business to Customer (B2C ou également appelé «Customer ou Core») s'adresse aux créanciers dont les débiteurs sont tant des consommateurs que des professionnels. Les débiteurs jouissent d'un droit inconditionnel au remboursement pendant 8 semaines suivant le débit de leur compte. le schéma Business to Business (B2B) s'adresse aux créanciers pour le recouvrement de factures destinées exclusivement à des débiteurs professionnels. Le droit inconditionnel au remboursement ne s'applique pas dans ce cas. SEPA Direct Debit 3

4 Intro SEPA Direct Debit Vous pouvez compter sur BNP Paribas Fortis pour vos domiciliations européennes BNP Paribas Fortis offre aux créanciers la possibilité de faire appel au B2C et au B2B pour leurs prélèvements. Plusieurs situations peuvent se présenter dans votre entreprise : BNP Paribas Fortis peut vous offrir le soutien adéquat dans chacun de ces cas. La présente brochure décrit d'ores et déjà les démarches à entreprendre quelle que soit votre situation. Vous voulez commencer avec de nouvelles domiciliations en SDD B2C [voir p. 5-7] ; Vous voulez commencer avec de nouvelles domiciliations en SDD B2B [voir p. 8-10] ; Vous souhaitez passer de DOM80 à SDD B2C (schéma Customer) [voir p ] ; Vous souhaitez passer de DOM80 à SDD B2B [voir p ]. Cette brochure vous présente les 4 possibilités en un coup d oeil! 4 Professionnels

5 Créer un nouveau SDD Business to Customer (B2C) 1. Signer un contrat de créancier Déterminer les différents paramètres et signer le contrat Recevoir un nouveau numéro de créancier 2. Créer des mandats 3. Envoyer des prélèvements Envoyer une prénotification aux débiteurs Préparer des fichiers de prélèvements en PC banking Pro/PC banking Business ou envoyer par le biais d un fichier XML via PC banking Pro/PC banking Business ou Isabel version 6 1. Signer un contrat de créancier Déterminer les différents paramètres et signer le contrat Vous devez tout d'abord signer un contrat de domiciliation européenne B2C chez BNP Paribas Fortis. Lors de la conclusion de ce contrat, vous déterminez notamment : le type de prélèvements que vous souhaitez utiliser : unique ou récurrent ; le canal par le biais duquel vous nous enverrez les prélèvements, par ex. PC banking Pro/PC banking Business ou Isabel version 6 ; vos limites d'utilisation : le nombre maximum de fichiers de prélèvements que vous nous enverrez par mois, le nombre maximum de prélèvements (factures) dans un seul fichier, le montant maximum par prélèvement (facture), SEPA Direct Debit 5

6 Créer un nouveau SDD Business to Customer (B2C) Votre SDD Creditor ID est valable partout dans la zone SEPA Personnalisez vos «Codes Business» pour différencier vos activités le montant maximum par fichier de prélèvements. Votre personne de contact habituelle à la banque se tient à votre disposition pour de plus amples informations ou pour vous assister lors de la conclusion du contrat. Recevoir un nouveau numéro de créancier Après conclusion du contrat, BNP Paribas Fortis vous remettra un certificat contenant votre SDD Creditor ID. Vous avez besoin de ce nouveau numéro de créancier pour utiliser les domiciliations européennes. Il est valable dans tous les pays SEPA, pour toutes les banques. Le numéro d identification de créancier contient les éléments suivants : Positions 1 et 2 : code ISO du pays du créancier (BE pour la Belgique) ; Positions 3 et 4 : chiffres de contrôle ; Positions 5 à 7 : «Codes Business» ; (à choisir librement par le créancier) Positions 8 à 20 : identification spécifique au pays (en Belgique, il s'agit habituellement du numéro d'entreprise du créancier). Le «Code Business» peut être utilisé pour établir une distinction entre plusieurs activités au sein d une même entreprise. Nous vous conseillons donc vivement de ne choisir qu un numéro d'identification de créancier dans toute la zone SEPA et de personnaliser ces «Codes Business» pour distinguer vos différentes activités. Vous pouvez adapter ce code vous-même en utilisant des chiffres ainsi que des lettres. Exemple code iso chiffres de contrôle code business identification spécifique au pays B E 12 ZZZ Créer des mandats Dans le schéma SDD, vous avez besoin d'un accord du débiteur avant de pouvoir procéder à des prélèvements par domiciliation. Vous devez à cet effet créer un mandat entre vous et vos débiteurs. Avec SEPA Direct Debit, vous êtes responsable de la création, de la gestion et de l'archivage de vos mandats. Les mandats papier doivent être transformés en une version électronique. Ligne du temps s'appliquant au schéma SDD B2C Vous trouverez la liste des banques participantes sur : https://www.ebaclearing.eu/sdd- Services-Participants-N=SDD_ Core_SDD_B2B-L=EN.aspx J J-14 J-5 J-2 J Le compte est crédité Date valeur : Débit et Crédit Prénotification Prélèvement B2C : Unique ou First Prélèvement B2C : Récurrent 6 Professionnels

7 Pour chaque mandat, un numéro de référence spécifique est exigé en combinaison avec l identification du créancier. Vous trouverez un exemple d'un mandat B2C à l'annexe 2. Cet exemple ne comporte que les champs et clauses obligatoires, comme mentionné dans l annexe 1. Vous pouvez librement choisir la mise en page du mandat, mais toutes les données doivent figurer au recto. Nous vous recommandons d'établir les mandats en deux exemplaires : un pour vous, créancier, et un pour votre débiteur. 3. Préparer des fichiers de prélèvements en PC banking Pro/ PC banking Business ou envoyer par le biais d un fichier XML via PC banking Pro/PC banking Business ou Isabel version 6 Prénotification Au plus tard 14 jours civils avant la perception, vous devez informer vos débiteurs de la date et du montant de la perception. Vous pouvez procéder à l'aide d'une facture ou d'un document similaire. 1 re possibilité : Composer un fichier de prélèvements dans PC banking Pro/PC banking Business. Conseil Après avoir préparé un fichier de prélèvements en PC banking Pro/PC banking Business, vous l envoyez à votre banque en même temps que le mandat électronique des prélèvements selon le principe FIRST et RECURRENT. Prévoyez toujours au moins un jour ouvrable supplémentaire pour l envoi des fichiers de prélèvements 2 e possibilité : Envoyer des prélèvements par le biais d'un fichier XML en PC banking Pro/PC banking Business ou Isabel version 6. Pour procéder à l'encaissement, vous devez nous envoyer un fichier de prélèvements XML comportant tous les détails des prélèvements, mais également les données de mandat des débiteurs concernés. Vous trouverez une description complète des messages XML pour la domiciliation européenne sur le site de Febelfin : febelfin/fr/paiements. Timing des prélèvements Si vous faites appel à des prélèvements uniques, vous devez nous envoyer le fichier de prélèvements via PC banking Pro/PC banking Business ou via le fichier XML «premier prélèvement» (FIRST) au moins 5 jours ouvrables avant la date de perception. Le mandat expire dès comptabilisation du prélèvement. Pour les prélèvements suivants sur un même débiteur, un nouveau mandat devra être établi. Si vous faites appel à des prélèvements récurrents, vous devez envoyer la première fois les prélèvements établis en PC banking Pro/PC banking Business dans un fichier de type premier prélèvements «FIRST» ou le fichier de prélèvements XML «premier prélèvement» (FIRST) au moins 5 jours ouvrables avant la date de perception. Si le prélèvement n'a pas pu être comptabilisé - en raison par exemple d'un solde insuffisant de votre débiteur - vous devrez à nouveau présenter le prochain prélèvement sur ce mandat en tant que «premier prélèvement» et nous envoyer le fichier de prélèvements XML au moins 5 jours ouvrables avant la date de perception. Il est possible de convenir d'une période de prénotification plus courte avec vos débiteurs. Vous pouvez utiliser à cet effet une convention distincte, mais également une clause distincte (clairement séparée des éléments obligatoires) dans le mandat. Pour les transactions récurrentes, vous pouvez envoyer un seul plan de paiement contenant les différentes dates de prélèvement et les montants convenus. Si le prélèvement a bel et bien été comptabilisé, vous devrez utiliser le fichier de prélèvements établi en PC banking Pro/PC banking Business ou via le fichier XML «prélèvement récurrent» (RECURRENT) pour tous les fichiers de prélèvements suivants. Ce fichier doit parvenir à la banque au moins 2 jours ouvrables avant la date de perception. SEPA Direct Debit 7

8 Créer un nouveau SDD Business to Business (B2B) 1. Signer un contrat de créancier Déterminer les différents paramètres et signer le contrat Recevoir un nouveau numéro de créancier 2. Créer des mandats 3. Envoyer des prélèvements Envoyer une prénotification aux débiteurs Préparer des fichiers de prélèvements en PC banking Pro/PC banking Business ou envoyer par le biais d un fichier XML via PC banking Pro/PC banking Business ou Isabel version 6 Lorsque vous optez pour B2B, n'oubliez pas les aspects suivants : Le schéma B2B ne peut s'utiliser que pour le prélèvement de factures destinées exclusivement à des débiteurs professionnels. Dans ce schéma, le débiteur ne jouit d'aucun droit inconditionnel au remboursement. Un débiteur qui signe un mandat B2B avec vous est tenu de confirmer ce mandat auprès de sa banque. Tant que le débiteur n'aura pas confirmé le mandat, tous les prélèvements sur ce mandat seront automatiquement renvoyés impayés! Ce schéma est en outre facultatif. Toutes les banques ne le proposeront pas à leurs clients. Vous trouverez un aperçu des banques accessibles sur : https://www.ebaclearing.eu/sdd- Services-Participants-N=SDD_Core_ SDD_B2B-L=EN.aspx. 8 Professionnels

9 1. Signer un contrat de créancier Déterminer les différents paramètres et signer le contrat Vous devez d abord signer un contrat de domiciliation européenne B2B chez BNP Paribas Fortis. Lors de la conclusion de ce contrat, vous déterminez notamment : le type de prélèvements que vous souhaitez utiliser : unique ou récurrent ; le canal par le biais duquel vous nous enverrez les prélèvements, par ex. PC banking Pro/PC banking Business ou Isabel version 6 ; vos limites d'utilisation : le nombre maximum de fichiers de prélèvements que vous nous enverrez par mois, le nombre maximum de prélèvements (factures) dans un seul fichier, le montant maximum par prélèvement (facture), le montant maximum par fichier de prélèvements. Votre personne de contact habituelle à la banque se tient à votre disposition pour de plus amples informations ou pour vous assister lors de la conclusion du contrat. Recevoir un nouveau numéro de créancier Après conclusion du contrat, BNP Paribas Fortis vous remettra un certificat contenant votre SDD Creditor ID. Vous avez besoin de ce nouveau numéro de créancier pour utiliser les domiciliations européennes. Il est valable dans tous les pays SEPA, pour toutes les banques. Le SDD Creditor ID contient les éléments suivants : Positions 1 et 2 : code ISO du pays du créancier (BE pour la Belgique) ; Positions 3 et 4 : chiffres de contrôle ; Positions 5 à 7 : «Codes Business» (à choisir librement par le créancier) ; Positions 8 à 20 : identification spécifique au pays (en Belgique, il s'agit habituellement du numéro d'entreprise du créancier). Le «Code Business» peut être utilisé pour établir une distinction entre plusieurs activités au sein d une même entreprise. Nous vous conseillons donc vivement de ne choisir qu un numéro d'identification de créancier dans toute Attention Un débiteur qui signe un mandat B2B avec vous est tenu de le confirmer à temps auprès de sa banque. Tant que le débiteur n'aura pas confirmé le mandat, tous les prélèvements sur ce mandat seront automatiquement renvoyés impayés. Il est donc souhaitable que vous en informiez vos débiteurs B2B par le biais d'une communication séparée. Vous pouvez à cet effet vous inspirer de la lettre d'exemple à l'annexe 4. Si vos débiteurs la reçoivent avec une copie du mandat signé, ils pourront aisément confirmer ce mandat à leur banque. la zone SEPA et de personnaliser ces «Codes Business» pour distinguer vos différentes activités. Vous pouvez adapter ce code vous-même en utilisant des chiffres ainsi que des lettres. Vous êtes responsable de la création, de la gestion et de l'archivage de vos mandats Exemple code iso chiffres de contrôle code business identification spécifique au pays B E 12 ZZZ Ligne du temps s'appliquant au schéma SDD B2B J J-14 J-1 Prénotification Prélèvement B2B : Unique ou First Prélèvement B2B : Récurrent J Le compte est crédité Date valeur : Débit et Crédit 2. Créer des mandats Dans le schéma SDD, vous avez besoin d'un accord du débiteur avant de pouvoir procéder à des prélèvements par domiciliation. Vous devez à cet effet créer un mandat entre vous et vos débiteurs. Avec SEPA Direct Debit, vous êtes responsable de la création, de la gestion et de l'archivage de vos mandats. Les mandats papier doivent être transformés en une version électronique. Pour chaque mandat, un numéro de référence spécifique est exigé en combinaison avec l identification du créancier. SEPA Direct Debit 9

10 Créer un nouveau SDD Business to Business (B2B) Vous trouverez un exemple de mandat B2B à l'annexe 3. Cet exemple ne comporte que les champs et clauses obligatoires, comme mentionné dans l annexe 1. Vous pouvez librement choisir la mise en page du mandat, mais toutes les données doivent figurer au recto. Nous vous recommandons d'établir les mandats en deux exemplaires : un pour vous, créancier, et un pour votre débiteur. Il y a 2 manières de confirmer un mandat : Pour les créanciers clients de BNP Paribas Fortis : en PC banking Pro/PC banking Business ou en agence au moyen de la lettre d exemple et d une copie du mandat signé ; Pour les créanciers non-clients de BNP Paribas Fortis : ils contactent leur banque et informent leur agence au moyen de la lettre d exemple et d une copie du mandat signé. 3. Préparer des fichiers de prélèvements en PC banking Pro/PC banking Business ou envoyer par le biais d un fichier XML via PC banking Pro/PC banking Business ou Isabel version 6 prélèvements en PC banking Pro/PC banking Business, vous l envoyez à votre banque en même temps que le mandat électronique des prélèvements selon le principe FIRST et RECURRENT. 2 e possibilité : Envoyer des prélèvements par le biais d'un fichier XML en PC banking Pro/PC banking Business ou Isabel version 6. Pour procéder à l'encaissement, vous Prévoyez toujours au moins un jour ouvrable supplémentaire pour l envoi des fichiers de prélèvements devez nous envoyer un fichier de prélèvements XML comportant tous les détails des prélèvements, mais également les données de mandat des débiteurs concernés. Vous trouverez une description complète des messages XML pour la domiciliation européenne sur le site de Febelfin : febelfin/fr/paiements. Timing des prélèvements Si vous faites appel à des prélèvements uniques, vous devez nous envoyer le fichier de prélèvements via PC banking Pro/PC banking Business ou via le fichier XML «premier prélèvement» (FIRST) au moins 1 jour ouvrable bancaire avant la date de perception (avant 9 heures). Le mandat expire dès comptabilisation du prélèvement. Pour les prélèvements suivants sur un même débiteur, un nouveau mandat devra être établi. Si vous faites appel à des prélèvements récurrents, vous devrez envoyer la première fois les prélèvements établis en PC banking Pro/PC banking Business dans un fichier de type premier prélèvements «FIRST» ou le fichier de prélèvement XML «premier prélèvement» (FIRST) au moins 1 jour ouvrable bancaire avant la date de perception (avant 9 heures). Si le prélèvement n'a pas pu être comptabilisé - en raison par exemple d un manque de provision de votre débiteur - vous devrez à nouveau présenter le prochain prélèvement sur ce mandat en tant que «premier prélèvement» (FIRST) et nous l envoyer au moins 1 jour ouvrable avant la date de perception (avant 9 heures). Si le prélèvement a bel et bien été comptabilisé, vous devrez utiliser le «prélèvement récurrent» (RECURRENT) pour tous les prélèvements suivants établis en PC banking Pro/PC banking Business ou via le fichier de prélèvements XML. Ce fichier doit parvenir à la banque au moins 1 jour ouvrable avant la date de perception. Prénotification Au plus tard 14 jours civils avant la perception, vous devez informer vos débiteurs de la date et du montant de la perception. Vous pouvez y procéder à l'aide d'une facture ou d'un document similaire. 1 re possibilité : Composer un fichier de prélèvements dans PC banking Pro/PC banking Business. Après avoir préparé un fichier de Conseil Il est possible de convenir d'une période de prénotification plus courte avec vos débiteurs. Vous pouvez utiliser à cet effet une convention distincte, mais également une clause distincte (clairement séparée des éléments obligatoires) dans le mandat. Pour les transactions récurrentes, vous pouvez envoyer un seul plan de paiement contenant les différentes dates des prélèvements et les montants convenus. 10 Professionnels

11 Migration de DOM80 vers SDD B2C (schéma Customer) 1. Signer un contrat de créancier Déterminer les différents paramètres et signer le contrat Recevoir un nouveau numéro de créancier 2. Préciser l approche de migration Créer de nouveaux mandats pour de nouveaux payeurs Migrer des mandats DOM80 existants 3. Créer des mandats 4. Envoyer des prélèvements Envoyer une prénotification aux débiteurs Envoyer un avis de prélèvement «premier prélèvement» à la banque Envoyer les avis de prélèvement suivants Vous avez un contrat DOM80 et souhaitez migrer. La migration n est possible que vers un schéma Customer (B2C). Le principal avantage de cette migration est que vos débiteurs ne doivent pas signer de nouveau mandat. Les mandats des domiciliations DOM80 existantes restent valables. 1. Signer un nouveau contrat de créancier Déterminer les différents paramètres et signer le contrat Vous devez tout d'abord signer un contrat de domiciliation européenne Customer (B2C) chez BNP Paribas Fortis. Lors de la conclusion de ce contrat, vous déterminez notamment : le type de prélèvements que vous souhaitez utiliser : unique ou récurrent ; le canal par le biais duquel vous SEPA Direct Debit 11

12 Migration de DOM80 vers SDD B2C (schéma Customer) enverrez les prélèvements par ex. PC banking Pro/PC banking Business ou Isabel version 6 ; vos limites d'utilisation : le nombre maximum de fichiers de prélèvements que vous nous enverrez par mois, le nombre maximum de prélèvements (factures) dans un seul fichier, le montant maximum par prélèvement (facture), le montant maximum par fichier de prélèvements. d'identification de créancier dans toute la zone SEPA et de personnaliser ces «Codes Business» pour distinguer vos différentes activités. Vous pouvez adapter ce code vous-même en utilisant des chiffres ainsi que des lettres. Exemple code iso chiffres de contrôle code business identification spécifique au pays B E 12 ZZZ Votre personne de contact habituelle à la banque se tient à votre disposition pour de plus amples informations ou pour vous assister lors de la conclusion du contrat. Pour une migration fluide, intégrez immédiatement vos nouveaux clients dans le système SDD B2C Pour stopper la création de nouveaux mandats DOM80, adressez-vous à votre agence Recevoir un nouveau numéro de créancier Après conclusion du contrat, BNP Paribas Fortis vous remettra un certificat contenant votre SDD Creditor ID (identification de créancier). Vous avez besoin de ce nouveau numéro de créancier pour utiliser les domiciliations européennes. Il est valable dans tous les pays SEPA, pour toutes les banques. Le numéro d identification de créancier contient les éléments suivants : Positions 1 et 2 : code ISO du pays du créancier (BE pour la Belgique) ; Positions 3 et 4 : chiffres de contrôle ; Positions 5 à 7 : «Code Business» (à choisir librement par le créancier) ; Positions 8 à 20 : identification ; spécifique au pays (en Belgique, il s'agit habituellement du numéro d'entreprise du créancier). Le «Code Business» peut être utilisé pour établir une distinction entre plusieurs activités au sein d une même entreprise. Nous vous conseillons donc vivement de ne choisir qu un numéro 2. Préciser l approche de migration (et éventuellement stopper la création de nouveaux mandats DOM80) Quand vous migrez de DOM80 vers SDD B2C, vous devez déterminer si, pour les nouveaux clients qui se présentent pendant la période de migration, vous souhaitez encore autoriser la création de nouveaux mandats DOM80 ou si vous démarrez immédiatement avec SDD B2C. Pour une migration fluide et pour qu aucun mandat ne soit oublié pendant cette migration, nous vous recommandons de directement faire passer vos nouveaux clients dans le système SDD B2C (c està-dire choisir la 2 e méthode). Pour stopper la création de nouveaux mandats DOM80, adressez-vous à votre personne de contact habituelle. Elle vous procurera un formulaire où vous pourrez stipuler votre choix. Ainsi, BNP Paribas Fortis pourra faire en sorte qu'aucun nouveau mandat DOM80 ne puisse plus être créé. 12 Professionnels

13 3. Gérer des mandats Dans le schéma SDD, il est, tout comme dans le système DOM80, nécessaire d'obtenir l'accord du débiteur avant qu'il ne puisse être procédé aux prélèvements par domiciliation. Contrairement à avant, dans le système SDD, le mandat est conclu entre le débiteur et le créancier. Créer de nouveaux mandats pour de nouveaux payeurs Si vous choisissez d'immédiatement intégrer les nouveaux payeurs dans le système SDD B2C, vous devez dans ce cas créer de nouveaux mandats. Avec SEPA Direct Debit, c est vous qui êtes responsable de la création, de la gestion et de l archivage des mandats. Les mandats sous forme papier doivent être convertis en une version électronique. Pour chaque mandat, un numéro de référence spécifique est exigé et combiné avec l identification du créancier. Vous trouverez un exemple de mandat B2C dans l annexe 2. Cet exemple ne comporte que les champs et clauses obligatoires, comme mentionné dans l annexe 1. Vous pouvez librement choisir la mise en page du mandat, mais toutes les données doivent figurer au recto. Nous vous recommandons d'établir les mandats en deux exemplaires : un pour Ligne du temps s'appliquant au schéma SDD B2C J J-14 J-5 J-2 Prénotification Prélèvement B2C : Unique ou First Prélèvement B2C : Récurrent vous, créancier, et un pour votre débiteur. Migrer des mandats DOM80 existants Vous pouvez migrer vos mandats DOM80 existants vers SDD B2C (schéma Customer) sans soumettre de nouveaux mandats à la signature de vos débiteurs. Obtenir un aperçu des mandats DOM80 existants. Afin de pouvoir établir les prélèvements au format SDD pour les mandats DOM80 existants, vous avez besoin d'un aperçu de vos mandats DOM80 actuels, y compris les numéros de domiciliation, les numéros de compte au format IBAN et les codes BIC des débiteurs. La Banque Nationale de Belgique détient une banque de données centrale contenant tous les mandats de domiciliation émis dans notre pays. Le 11 de chaque mois, cette banque de données est mise à jour. Vous pouvez, par le biais de BNP Paribas Fortis, recevoir les mandats DOM80 existants dont vous êtes le bénéficiaire et dont le débiteur détient un compte auprès d'une banque en Belgique. Si vous souhaitez travailler via PC banking Pro/PC banking Business, Via PC banking Pro/PC banking Business, vous pouvez obtenir le fichier de tous les mandats migrés automatiquement au format SDD pour un traitement immédiat J Le compte est crédité Date valeur : Débit et Crédit BNP Paribas Fortis peut y charger les mandats migrés automatiquement au format SDD (avec la référence DOM80, les codes BIC et IBAN) pour un traitement immédiat. Pour obtenir un tel aperçu, adressezvous à votre personne de contact habituelle. Elle vous remettra un formulaire qu il vous faudra retourner dûment complété et signé en spécifiant bien par quel canal vous désirez le recevoir. Quelques jours plus tard, la banque mettra le fichier à votre disposition. Pour de plus amples informations concernant le contenu de ce fichier, voyez l annexe 7. Attribuer des numéros de mandat uniques. Une nouveauté apportée par la domiciliation européenne est qu'en tant que créancier, vous êtes à présent responsable de la création, de la gestion et de l'archivage des mandats. Lors d'une migration de DOM80 vers SEPA Direct Debit, les anciens mandats originaux (sous forme papier) restent cependant archivés à la banque du débiteur. En tant que créancier, vous êtes responsable d'attribuer un numéro de mandat SDD unique à chaque mandat DOM80 existant. Vous pouvez utiliser à cet effet l'ancien numéro de domiciliation, pour autant qu'il soit unique. SEPA Direct Debit 13

14 Migration de DOM80 vers SDD B2C (schéma Customer) Informer vos débiteurs. Dès que vous avez décidé d'effectivement procéder à la migration, vous devez informer vos débiteurs que vous utiliserez désormais la domiciliation européenne. Vous devez également informer vos débiteurs de leurs nouveaux droits. Si vous recourez à des prélèvements uniques, le mandat expire dès leur comptabilisation. Pour d'autres prélèvements sur le même débiteur, il vous faut alors un nouveau mandat En effet, dans le schéma B2C, un débiteur a le droit de se faire rembourser une domiciliation européenne par sa banque. Il doit introduire sa demande de remboursement auprès de sa banque dans les 8 semaines suivant la date à laquelle le montant a été débité de son compte. Voir le modèle de lettre de l'annexe Préparer des fichiers de prélèvements en PC banking Pro/ PC banking Business ou envoyer par le biais d un fichier XML via PC banking Pro/PC banking Business ou Isabel version 6 La ligne du temps s'applique au schéma Customer SDD (voir la p. 13). Envoyer une prénotification aux débiteurs Au plus tard 14 jours civils avant la perception, vous devez informer vos débiteurs de la date et du montant de la perception. Vous pouvez y procéder à l'aide d'une facture ou d'un document (Voir cadre 'Conseil' à la page ci-contre). 1 re possibilité : Composer un fichier de prélèvements dans PC banking Pro/ PC banking Business. Après avoir préparé un fichier de prélèvements en PC banking Pro/PC banking Business, vous l envoyez à votre banque en même temps que le mandat électronique des prélèvements - selon le principe FIRST et RECURRENT. 2 e possibilité : Envoyer le fichier de prélèvements «premier prélèvement» (FIRST) via XML en PC banking Pro/PC banking Business ou via Isabel version 6. TAG Nom Entrée requise Vous trouverez une description complète des messages XML pour la domiciliation européenne sur le site de Febelfin : <seqtp> Sequence Type «FIRST» <dtofsgntr> Date of Signature Indiquez ici la date de la migration, c'est-à-dire la date d'envoi <OrgnlMndtId> Orginal Mandate ID Indiquez ici «DOM80», suivi du numéro de domiciliation original <OrgnlCdtrSchmeId> Original Creditor Scheme ID Indiquez ici «DOM80», suivi de l'ancien numéro de créancier <AmdmntInd> Amendment Indicator «TRUE» 14 Professionnels

15 Lors de la première présentation d'une domiciliation DOM80 qui doit être convertie en SDD, vous devez nous remettre le fichier de prélèvements XML «premier prélèvement» (FIRST). Ce fichier doit contenir toutes les nouvelles données mais également l'ancien numéro de domiciliation DOM80 et votre ancien numéro de créancier. Timing des prélèvements Si vous faites appel à des prélèvements uniques, vous devez nous envoyer le fichier de prélèvements via PC banking Pro/PC banking Business ou via le fichier XML «premier prélèvement» (FIRST) au moins 5 jours ouvrables bancaires avant la date de la perception. Le mandat expire dès comptabilisation du prélèvement. Pour les prélèvements suivants sur un même débiteur, un nouveau mandat devra être établi. Si vous faites appel à des prélèvements récurrents, vous devez envoyer la première fois les prélèvements établis en PC banking Pro/PC banking Business dans un fichier de type premier prélèvements «FIRST» ou le fichier de prélèvement XML «premier prélèvement» (FIRST) au moins 5 jours ouvrables bancaires avant la date de perception. Si le prélèvement n'a pas pu être comptabilisé - en raison par exemple d'une provision insuffisante de votre débiteur - vous devrez à nouveau présenter le prochain prélèvement sur ce mandat en tant que «premier prélèvement» (FIRST) au moins 5 jours ouvrables bancaires avant la date de perception. Si le prélèvement a bel et bien été comptabilisé, vous devrez utiliser le «prélèvement récurrent» (RECURRENT) pour tous les prélèvements suivants établis en PC banking Pro/PC banking Business ou via le fichier de prélèvements XML. Ce fichier doit parvenir à la banque au moins 2 jours ouvrables bancaires avant la date de perception. Si le prélèvement a été correctement comptabilisé, le mandat a effectivement été migré et il n est alors plus possible de revenir au système DOM80. Ce mandat ne sera plus désormais actif que via SDD. Suppression de votre numéro de créancier DOM80 Dès que tous vos mandats DOM80 ont été migrés, vous devez désactiver votre numéro de créancier DOM80. Demandez à votre personne de contact habituelle un formulaire pour signifier que vous désirez le supprimer. BNP Paribas Fortis entreprendra toutes les démarches requises à cette fin. Prévoyez toujours au moins 1 jour ouvrable supplémentaire pour l envoi des fichiers de prélèvements Conseil Attention Il est possible de convenir d'une période de prénotification plus courte avec vos débiteurs. Vous pouvez utiliser à cet effet une convention distincte, mais également une clause distincte (clairement séparée des éléments obligatoires) dans le mandat. Pour les transactions récurrentes, vous pouvez envoyer un seul plan de paiement contenant les différentes dates des prélèvements et les montants convenus. À défaut de communiquer ces données originelles, la banque du débiteur ne pourra pas établir de lien entre le nouveau mandat et l ancien numéro DOM80. Cela aura pour conséquence que, si un débiteur venait à contester ultérieurement la validité du mandat, il sera impossible d en retrouver la trace. SEPA Direct Debit 15

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