FORMATION CALC OpenOffice 3.2

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1 FORMATION CALC OpenOffice 3.2 Livret 1 Débuter avec CALC Niveau 1 Thierry TILLIER

2 Ce support de cours est réservé à un usage personnel. Toute utilisation et diffusion dans le cadre d une activité de formation fait l objet d une licence de droit de copie. Veuillez nous contacter si vous souhaitez utiliser ce cours dans ce cadre.

3 1 Sommaire 1 Sommaire INTRODUCTION Présentation de CALC Démarrer le tableur Fermer CALC Les différentes zones du tableur La barre de titre La barre d état La barre de menu Barre d outils standard Barre d outils de mise en forme Barre de formule La feuille de calcul Comment sélectionner une colonne Comment sélectionner une ligne Comment sélectionner toute la feuille Comment ferme le classeur Comment ouvrir un classeur existant Comment ouvrir un classeur récemment ouvert Les classeurs La barre de défilement des onglets de feuilles Barres de défilement Gestion des classeurs Enregistrer un classeur Sélection de cellule Comment se déplacer Utiliser les touches de déplacements Comment sélectionner une cellule Sélectionner plusieurs cellules-contiguës La touche MAJ Sélectionner plusieurs cellules non-contiguës Opérations de copies... 30

4 8.1 Copier-coller par le menu Copier-coller par la barre d outils Copier-coller par le menu contextuel Comment effacer le contenu d une cellule Déplacer un tableau (couper-coller) Avec la barre de menu Avec la barre d outils La cellule Comment écrire dans une cellule Modifier le contenu d une cellule Annuler la modification (avant validation) Révision Exercice

5 2 INTRODUCTION Pré-requis : Savoir gérer ses fichiers sous Windows Objectifs : Découvrir le tableur CALC Maîtriser la sélection des cellules, des lignes Modifier le contenu d une cellule Signalétique Attention Information complémentaire Retrouvez tous les cours sur 5

6 3 Présentation de CALC 3.1 Démarrer le tableur 3 méthodes vous permettent d'ouvrir l'application Calc : 1 ère méthode : Si vous avez StarOffice : 1 : Cliquez sur le bouton démarrer 2: Cliquez sur Tous les Programmes 3 : Cliquez sur StarOffice 4 : Cliquez sur StarOffice Calc OU Si vous avez OpenOffice : 1 : Cliquez sur le bouton démarrer 2: Cliquez sur Tous les Programmes 3 : Cliquez sur OpenOffice 4 : Cliquez sur OpenOffice Calc 6

7 2 ème méthode, en utilisant le raccourci sur le bureau (s il est disponible) : Double cliquez sur l'icône Calc. Le raccourci doit être sur le bureau A l'issue d une de ces manipulations, le tableur s'ouvre : 7

8 3.2 Fermer CALC Pour fermer CALC, vous avez deux possibilités, essayez de retenir celle qui vous semble la plus simple : 1 ère méthode : Cliquez sur le bouton de fermeture (Croix blanche sur fond rouge) 2 ème méthode: par le menu 1: Cliquez sur Fichier 2 : Cliquez sur Quitter 3 : Reprenez une des méthodes vues plus haut pour ouvrir le tableur 8

9 4 Les différentes zones du tableur Différents éléments composent l'interface de CALC. Essayez de mémoriser leurs noms car on les retrouvera dans les cours suivants. Barre de titre (barre bleue) Barre de menu (Fichier / Edition...) Barre d'outils standard Barre d'outils de mise en forme Barre formules de Feuille de calcul Onglets de feuilles de calcul (ici 3 onglets portant les noms : Feuille1, Feuille2 et Feuille3) Barre d'état Détaillons maintenant ces différentes zones 9

10 4.1 La barre de titre Voici la barre de titre Bouton système Nom du classeur actif Bouton réduction de Bouton de restauration / agrandissement Menu système 4.2 La barre d état Elle donne des renseignements sur le classeur et les actions en cours 4.3 La barre de menu Cette barre permet de lancer certaines actions comme Ouvrir ou Enregistrer un classeur, Insérer une image ou définir l'aspect des cellules de la feuille de calcul. Remarque : Le contenu de la barre de menu varie en fonction du type de la feuille courante. Les deux barres d'outils suivantes permettent d'exécuter des actions sans passer par la barre de menu. Elles permettent de mettre en forme rapidement une feuille de calculs mais offrent moins de possibilités que les menus. 10

11 4.4 Barre d outils standard Pour les actions sur les classeurs : imprimer, ouvrir, enregistrer Barre d outils de mise en forme Pour les mises en forme : police, gras, italique, alignement, formats numériques... Pour connaître le rôle d'un bouton, il suffit de laisser le curseur au-dessus du bouton pendant une seconde et une info-bulle vous l'indique. Info-bulle 4.6 Barre de formule Cette barre peut prendre deux formes : a- Quand aucune cellule n'est active : Référence de la cellule ou la plage sélectionnée (ici la cellule D1) f(x) : Bouton qui affiche la boîte de dialogue des fonctions Barre de formule. Elle contiendra les formules Zone de nom Σ : Bouton qui insère une fonction Somme b- Quand une cellule est active : = : Bouton qui insère le signe = pour commencer une formule On active une cellule double-cliquant dessus ou en tapant directement du texte dedans Croix rouge : Bouton d'annulation, annule les modifications dans la cellule Bouton de validation (Valide le contenu de la cellule active identique à l'appui sur la touche «Entrée» du clavier) La barre de formule affiche le contenu de la cellule active Cellule active (le curseur clignote dans la cellule ou dans la barre de formule) 11

12 5 La feuille de calcul Zone de nom : Indique le nom de la cellule sélectionnée, ici c'est la cellule B2 La cellule B2 est sélectionnée. Une cellule est l'intersection d'une ligne et d'une colonne. Un trait fort entoure la zone sélectionnée. En-têtes de lignes. Chaque ligne est identifiée par un nombre En-têtes de colonnes. Chaque colonne est identifiée par une lettre Une feuille de calcul se compose de : 1018 colonnes identifiées par les lettres de A à AMD lignes numérotées de 1 à Une cellule est identifiée par une lettre (correspondant à la colonne) et un nombre (correspondant à la ligne) ex : A4 : colonne A, ligne Comment sélectionner une colonne Cliquez sur la lettre B pour sélectionner toutes les cellules de la colonne B La sélection se poursuit sur les lignes Remarquez que la zone de nom indique toutes les cellules actuellement sélectionnées 12

13 5.2 Comment sélectionner une ligne Cliquez sur le chiffre 5 pour sélectionner toutes les cellules de la cinquième ligne La sélection se poursuit sur les 1018 colonnes 5.3 Comment sélectionner toute la feuille Cliquez sur le bouton en haut à gauche, pour sélectionner toutes les cellules de la feuille 5.4 Comment ferme le classeur 1 : Cliquez sur le menu Fichier 2 : Cliquez sur la commande Fermer Résultat : Le classeur se ferme mais CALC reste ouvert. 13

14 5.5 Comment ouvrir un classeur existant 1 ère méthode : par le menu : 1 : Cliquez sur le menu Fichier 2 : Cliquez sur la commande Ouvrir OU 2 ème méthode : par le bouton de la barre d'outils : 1 : Cliquez sur le bouton Ouvrir La boîte de dialogue d'ouverture des fichiers s'affiche alors: Veuillez choisir une de ces méthodes pour ouvrir la boîte de dialogue Ouvrir, nous allons ouvrir un fichier pour les exercices suivants. 14

15 Le contenu sera sûrement différent sur votre ordinateur 1: Sélectionnez le dossier «Exercices-Livret1... (Voir le formateur) 2 : Sélectionnez le fichier Les Employés.ods 3 : Cliquez sur le bouton Ouvrir 15

16 Le fichier suivant s'ouvre : 5.6 Comment ouvrir un classeur récemment ouvert Pour ouvrir un classeur que vous auriez récemment ouvert, vous pouvez cliquer sur le menu Fichier / Derniers documents utilisés... puis choisir le fichier. Remarquez dans l'exemple ci dessous que vous pouvez ouvrir n'importe quel type de fichier OpenOffice à partir de CALC (un document texte, une présentation, un dessin) 16

17 5.7 Les classeurs Le classeur est le fichier de Calc, et son extension est «.ods» pour OpenOffice et «sxc» pour StarOffice. Un classeur peut se composer de 256 feuilles. 5.8 La barre de défilement des onglets de feuilles Les feuilles portent les noms Feuille1, Feuille2, Feuille3 L'onglet Feuille1 est sélectionné : sa couleur est blanche Le bouton Description Affiche l onglet de la première feuille Affiche l onglet de la feuille précédente Affiche l onglet de la feuille suivante Affiche l onglet de la dernière feuille Ces boutons ne sont actifs que si la totalité des onglets de feuilles n'est pas visible : 4 boutons de navigation Tous les onglets ne sont pas visibles 17

18 5.9 Barres de défilement Si votre tableau est plus grand que l affichage sur votre écran, vous devrez utiliser les barres de défilement pour visualiser les autres lignes ou colonnes de votre tableau. Barre de défilement verticale. Elle permet de naviguer entre les lignes L'onglet sur fond blanc désigne la feuille active Ceci est la feuille active Barre de défilement horizontale. Elle permet de naviguer entre les colonnes 18

19 6 Gestion des classeurs 6.1 Enregistrer un classeur Nous allons enregistrer le classeur, ouvert précédemment, dans un nouveau dossier. 1 : Cliquez sur le menu Fichier 2 : Cliquez sur Enregistrer sous 3 : La boîte de dialogue Enregistrer sous s'affiche Nous sommes dans le dossier Exercices-Livret1- Prise_Main 4 : Cliquez sur le bouton Mes documents 19

20 5 : Le contenu du dossier Mes documents apparaît (il sera différent sur votre PC) 6 : Cliquez sur le bouton Créer un dossier 7 : Un nouveau dossier est créé et le nom par défaut est : Nouveau dossier. 20

21 8 : Tapez le nom du nouveau dossier : Formation Calc (par exemple) 9 : Cliquez sur le bouton Ouvrir 10 : Tapez le nom de votre classeur Liste des Employés (par exemple) 11 : Cliquez sur le bouton Enregistrer 21

22 12 : Le nom du classeur apparaît dans la barre de titre Ensuite, lorsque vous enregistrerez de nouveau votre classeur, vous ne passerez plus par ces étapes. Voici 3 méthodes pour enregistrer votre travail au fur et à mesure : Pour sauvegarder régulièrement votre classeur vous avez 3 possibilités : Par le menu Par le raccourci clavier Par le bouton «enregistrer» Puis S L'enregistrement est instantané et vous ne voyez rien à l'écran. 22

23 7 Sélection de cellule Dans ce chapitre vous allez apprendre à utiliser les touches du clavier pour vous déplacer rapidement dans la feuille de calcul, pour sélectionner une plusieurs cellules et toutes les manipulations de base 7.1 Comment se déplacer Vous pouvez vous déplacer en utilisant les touches du clavier. Les commandes indiquées dans le tableau suivant s avèrent pratique pour les longs tableaux. Touche du clavier Déplacement de la sélection vers La cellule du dessus La cellule du dessous La cellule de gauche La cellule de droite La première cellule de la ligne Puis (la touche Ctrl reste enfoncé) Puis Puis Puis Puis La première cellule de la feuille La première cellule non vide vers le haut ou La première cellule de la colonne La première cellule non vide vers le bas ou La dernière cellule de la colonne La première cellule non vide vers la gauche ou La première cellule de la ligne du tableau La première cellule non vide vers la droite ou La dernière cellule de la ligne du tableau Les exercices suivants vous entraîneront à utiliser ces touches 7.2 Utiliser les touches de déplacements 23

24 Cliquez sur la cellule A2 (celle où il est écrit Matricule) Vous allez maintenant vous déplacer sur la cellule E5 à l'aide des touches du clavier : Tapez 4 fois sur puis 3 fois sur Résultat : Le contenu de la cellule sélectionnée s'affiche dans la barre de formule 8 Le contour de la cellule E5 est plus épais car elle est sélectionnée Le nom de la cellule s'affiche dans la zone de nom E5 Nous allons maintenant sélectionner la dernière cellule de la ligne du tableau : Appuyez sur (maintenez la touche enfoncée) puis appuyez sur Résultat : La cellule A5 est sélectionnée 24

25 Déplaçons-nous maintenant à la dernière ligne du tableau : Appuyez sur (maintenez la touche enfoncée) puis appuyez sur Résultat : Nous revenons ensuite à la cellule A1. Appuyez sur (maintenez la touche enfoncée) puis appuyez sur Nous sommes revenus sur la cellule A1 Prenez le temps de tester les autres touches de déplacement. 25

26 7.3 Comment sélectionner une cellule Votre classeur est toujours ouvert. 1 : Cliquez sur la cellule A1. Un contour plus épais sur la cellule vous indique qu'elle est sélectionnée. Le nom de la cellule apparaît dans la zone de nom 26

27 7.4 Sélectionner plusieurs cellules-contiguës Lorsque plusieurs cellules sont sélectionnées, on parle de plage de cellules (par exemple, un tableau complet). Différentes méthodes s'offrent à vous pour sélectionner des plages de cellules. 1 : Cliquez sur la cellule A3 pour la sélectionner 2 : Placez bien votre pointeur de souris sur la cellule. 3 : LAISSEZ le bouton gauche de la souris enfoncé et glissez jusqu'à la cellule B12 4 : Arrivé sur B12, vous pouvez relâcher le bouton de la souris La zone de nom indique la plage de cellules sélectionnées. La zone en surbrillance indique les cellules sélectionnées Refaites la manipulation pour sélectionner la plage A3 à E14 (notation A3:E14). 27

28 7.5 La touche MAJ. Chapitre 1 Voyons une autre méthode pour sélectionner des cellules. La touche «Maj» (ou «Shift) :. droite et à gauche du clavier Elle se trouve à L'autre touche (à gauche du clavier) est «Verr. Maj» c'est à dire Verrouillage Majuscule. Sur la touche il y a : soit un cadenas soit écrit Maj soit écrit Verr. Maj Ne confondez pas les deux! 1 : Sélectionnez la touche A3 2 : Appuyez sur la touche Maj et maintenez-la enfoncée. 3 : Cliquez sur la cellule E14 La dernière cellule sélectionnée est entourée d'un trait fort. Cette méthode peut s'avérer pratique si votre tableau comporte un grand nombre de lignes. Vous venez d'apprendre à sélectionner un tableau complet 28

29 7.6 Sélectionner plusieurs cellules non-contiguës Voyons maintenant comment sélectionner des cellules qui ne sont pas côte à côte. 1 : Sélectionnez la touche A3 (en faisant UN clic dessus) 2 : Glisser jusqu'à A14 Résultat Une première plage de cellules est sélectionnée 3 : Cliquez sur la touche contrôle ( ) et maintenez-la enfoncée. 4 : Faites un «cliquer-glisser» sélectionnez la plage E3:E14 5 : Relâchez la souris puis la touche contrôle. Vous pouvez ainsi sélectionner plusieurs plages de cellules. Cela pourrait vous servir pour mettre toutes ces cellules en gras et en italique en une seule fois, par exemple. Deux plages de cellules non contiguës sont sélectionnées 29

30 8 Opérations de copies Comme toutes les manipulations de CALC, il y a plusieurs façons de copier le contenu d'une ou plusieurs cellules dans une autre cellule. Les recopies de cellules et notamment des formules qu'elles peuvent contenir, sont indispensables lorsqu'on conçoit une feuille de calcul. Soyez donc TRES attentif à ce qui suit. Nous allons voir maintenant les différentes manières de les réaliser. 8.1 Copier-coller par le menu Objectif : Faire une copie de la colonne contenant les matricules à la fin du tableau. 1 : Sélectionnez la plage A2:A14 2 : Cliquez sur le menu Edition 3 : Cliquez sur Copier. La sélection est alors mémorisée dans le presse-papier de Windows (c'est une zone mémoire particulière) 4 : Cliquez sur la cellule F2 pour la sélectionner (c'est à partir de cette cellule que nous recopierons les matricules) 5 : Cliquez de nouveau sur le menu Edition 6 : Cliquez sur Coller 30

31 Résultat : La colonne sélectionnée a été copiée à partir de la cellule F2 8.2 Copier-coller par la barre d outils Examinons la méthode par les boutons de la barre d'outils. 1. Sélectionnez la plage de cellules A2:A14 2. Cliquez sur le bouton (copier) 3. Sélectionnez la cellule G2 4. Cliquez sur le bouton (coller) Votre colonne est maintenant recopiée dans la plage G2:G14 Voyons une dernière méthode grâce à la souris. 31

32 8.3 Copier-coller par le menu contextuel 1 : Sélectionnez la plage de cellules A2:A14 2 : Assurez-vous que votre pointeur de souris se trouve quelque part dans la zone sélectionnée 3 : Faites un clic avec le bouton droit de la souris 4 : Le menu contextuel apparaît 5 : Cliquez sur la commande Copier - votre sélection est maintenant en mémoire 6 : Faites un clic droit sur la cellule G2 7 : Cliquez sur la commande Coller Votre colonne est maintenant recopiée dans la plage G2:G14. 32

33 8.4 Comment effacer le contenu d une cellule Pour supprimer le contenu 1 : Sélectionnez la plage de cellules F2:G14 2 : Appuyez sur la touche Suppr du clavier. 3 : Une boîte de dialogue vous invite à sélectionner ce que vous souhaitez supprimer. Nous reviendrons sur cette boîte de dialogue plus tard 4 : Cochez la case Formats Note : Format désigne la mise en forme (bordure, couleur, police) En cochant Format on demande de supprimé le contenu des cellules sélectionnées et aussi la mise en forme 5 : Cliquez sur le bouton OK pour valider Résultat : Les deux colonnes que nous avons copiées sont maintenant supprimées. 33

34 9 Déplacer un tableau (couper-coller) 9.1 Avec la barre de menu Nous allons déplacer le tableau de deux colonnes vers la droite. Pour ce faire, suivez ces nouvelles instructions : 1 : Sélectionnez la plage A2:G14 2 : Cliquez sur le menu Edition 3 : Cliquez sur la commande Couper 4 : Le contenu disparaît Nous allons déplacer le tableau de deux colonnes vers la droite. Pour ce faire, cliquez maintenant sur la cellule C2. C'est à partir de cette cellule que sera copié tout le tableau. 5 : Cliquez sur la cellule C2 34

35 6 : Cliquez sur le menu Edition 7 : Cliquez ensuite sur Coller Résultat : Exercice : Utilisez la même méthode pour replacer le tableau où il était. 9.2 Avec la barre d outils Votre tableau étant revenu en A2, voyons maintenant comment utiliser les boutons de la barre d'outils standard. 1. Sélectionnez la plage de cellules A2:E14 2. Cliquez sur le bouton (couper) 3. Sélectionnez la cellule C2 4. Cliquez sur le bouton (coller) Vérifiez que le tableau s'est bien déplacé puis utilisez de nouveau cette méthode pour le replacer à sa place d'origine. 35

36 10 La cellule 10.1 Comment écrire dans une cellule Nous allons créer un nouveau classeur vierge. Pour cela deux méthodes s'offrent à vous. Pour créer un classeur vierge : 2 méthodes Avec la barre d outils Avec la barre de menu 1 : Choisissez une de ces méthodes pour créer un nouveau classeur. 36

37 2 : Cliquez dans la cellule B3 pour la sélectionner; sa référence apparaît dans la zone de nom 3 : Tapez au clavier (avec le clavier numérique) : 2 4 : Ce qu on vient de taper s'affiche dans la barre de formule 5 : 2 boutons apparaissent à coté de la barre de formule Votre curseur clignote toujours dans la cellule, cela veut dire que son contenu n'est pas encore validé. 6 : Continuez votre saisie : 23,23 7 : Tapez sur la touche «Entrée» pour valider votre saisie La cellule B3 est validée et La cellule B4 est maintenant sélectionnée 37

38 Nous allons voir une autre méthode pour valider le contenu d'une cellule. 8 : Tapez le texte suivant: La chasse à l'escargot est ouverte 9 : Cliquez sur le bouton Valider La cellule B4 reste sélectionnée. Le texte étant plus grand que la taille de la cellule, il déborde sur les cellules suivantes 38

39 10.2 Modifier le contenu d une cellule Pour pouvoir modifier le contenu d'une cellule il faut non seulement sélectionner cette cellule mais aussi l'activer. Nous allons ajouter du texte dans la cellule B4. Pour activer une cellule plusieurs méthodes sont possibles : Faire un double-clique sur la cellule Résultat : le curseur clignote dans la cellule OU Cliquer dans la barre de formule Résultat : le curseur clignote dans la barre de formule OU Taper sur la touche du clavier Résultat : le curseur clignote dans la cellule à la fin du texte Choisissez une de ces méthodes pour activer la cellule. Pour déplacer votre curseur il vous suffit maintenant de taper sur les touche de direction droite et gauche du clavier (, ) Modifiez le texte comme suit : Attention, ne validez pas encore la saisie 39

40 10.3 Annuler la modification (avant validation) Si nous voulons annuler la saisie et revenir à l'état précédent nous avons encore deux options : Taper sur la touche Echap OU Cliquer sur le bouton Annuler Remarquez que les nombres s'alignent à droite de la cellule alors que le texte s'aligne à gauche Le prochain livret vous apprendra à mettre en forme un tableau. 40

41 11 Révision Comment sélectionner la cellule D14? Comment sélectionner la plage de cellules A2 :C14? Que se passe-t-il si je double-clique sur la cellule A4? Si je sélectionne (un clic) la cellule B6 et ensuite je clique dans la barre de formule, que se passe-t-il? 41

42 12 Exercice Veuillez ouvrir le classeur nommé Exercice-copier-coller.ods 1/ Veuillez déplacez les lettres pour avoir le début de l alphabet dans la colonne A Résultat : 2/ Cliquez sur la feuille nommée Fin Qu y a-t-il sur cette feuille? 42

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44 THIERRY TILLIER FORMATIONS