MUSIQUE EN MARNE ET GONDOIRE COMITE DE PILOTAGE REGLEMENT INTERIEUR DE L INSTANCE. Préambule : I Composition

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1 MUSIQUE EN MARNE ET GONDOIRE COMITE DE PILOTAGE REGLEMENT INTERIEUR DE L INSTANCE Préambule : Le présent règlement intérieur a pour objet de fixer les conditions de fonctionnement du Comité de Pilotage de «Musique en Marne et Gondoire», un projet de la Communauté d Agglomération de Marne et Gondoire (CAMG). Le Comité de Pilotage de «Musique en Marne et Gondoire» est l instance de consultation, d'orientation, de proposition et de décision de Musique en Marne et Gondoire. Son fonctionnement s inscrit dans le cadre institutionnel de la CAMG. Article 1 er : Le Comité de Pilotage est composé de : I Composition - 19 membres ayant voix délibérative : - Président : Président de la CAMG (de droit) ou son représentant - Représentants de la collectivité : 6 membres élus au sein du Conseil Communautaire - Usagers : 6 représentants élus des usagers (parent d'élèves ou élèves adultes) : 1 représentant par antenne du conservatoire - Personnel : 6 représentants des enseignants : 1 représentant par antenne du conservatoire Composition Membres ayant voix délibérative Président : Mme Edwige LAGOUGE, par délégation de M. Michel CHARTIER Représentants de la collectivité Représentants des usagers Représentants des enseignants M. Serge SITHISAK Mme Murièle HOUDART Mme Emmanuelle MASSON Mme Sylvia CHEVALLIER Mme Nathalie BOURDON Mme Stéphanie VARNERIN Mme Pierrette MUNIER M. José LANUZA Mme Delphine GOLDSTEIN Mme Emilie NEILZ Mme Isabelle MOREAU Mme Marta PADROS M. Sinclair VOURIOT Mme Isabelle SI HASSEN M. Pascal PRAUTOIS M. Thibaud GUILLEMET Mme Rose-Marie MATEOS-CARRIBA M. Jean-Marc BEUVE - Membres n ayant pas voix délibérative mais voix consultative : - Direction de Musique en Marne et Gondoire : - La directrice générale adjointe à la Culture de la CAMG - Le directeur de Musique en Marne et Gondoire - Les directeurs de structures de Musique en Marne et Gondoire (les 6 antennes du conservatoire intercommunal, le développement musical et l évènementiel musical / orchestres à l école) - La coordinatrice administrative de Musique en Marne et Gondoire 1

2 - Les partenaires : - Représentants de l Education Nationale - Représentants de structures partenaires dans le domaine du handicap - Représentants de structures partenaires dans le domaine de la petite enfance - Tiers associés ponctuellement selon l'intérêt (ex : Expert interne ou externe) II Mandat Article 2 : Durée du mandat La durée du mandat des représentants de la collectivité est alignée sur leur mandat de conseiller communautaire. La durée du mandat des représentants des usagers et du personnel est de 3 ans à partir de la date de leur installation. Article 3 : Remplacement en cours de mandat et fin du mandat Pour les représentants de la collectivité, choisis parmi les membres du Conseil Communautaire : leur mandat expire en même temps que leur mandat ou fonction ou à la date du renouvellement total ou partiel de l organe délibérant ou avant son terme pour quelque cause que ce soit. Pour les représentants des usagers : leur mandat expire avant son terme en cas de démission ou si l usager ne verse plus de cotisation ou de participation au Conservatoire Intercommunal de Marne et Gondoire, que ce soit pour lui ou pour le compte de membres de sa famille. Pour les représentants du personnel : leur mandat expire avant son terme en cas de démission, mise en congé de longue maladie ou de longue durée, mise en disponibilité ou lorsqu ils n exercent plus leurs fonctions dans le cadre de Musique en Marne et Gondoire. En cas de remplacement en cours de mandat d un membre titulaire du Comité de Pilotage, la durée du mandat du remplaçant est limitée : - Jusqu au renouvellement de l organe délibérant pour les représentants de la collectivité. - A la durée restant à courir jusqu au renouvellement général du Comité de Pilotage pour les représentants des usagers et du personnel ; Article 4 : Vacance de sièges En cas de vacance pour quelque cause que ce soit du siège d'un représentant titulaire de la collectivité, l'autorité investie du pouvoir de nomination procède à la désignation d'un nouveau représentant pour la durée du mandat en cours. En cas de vacance du siège d'un représentant titulaire des usagers ou du personnel, le siège est attribué au candidat suivant, c est-à-dire au candidat ayant brigué le même siège et ayant reçu le plus de votes après celui-ci. Lorsque le siège est vacant et qu il ne peut plus être pourvu par un représentant ayant brigué le même siège, il peut être fait appel à candidature parmi les candidats non élus d une autre antenne du conservatoire intercommunal pour ce remplacement. Les candidatures sont alors soumises au Comité de Pilotage pour élection. Enfin, lorsque plus aucun candidat ne peut remplacer un titulaire et que le nombre de titulaires en capacité de siéger n est pas complet, il est procédé à de nouvelles élections sur les antennes du conservatoire intercommunal concernées. Article 5 : Autorisation d absence 2

3 Les représentants du personnel titulaires et les experts appelés à prendre part aux séances bénéficient d une autorisation d absence pour participer aux réunions sur simple présentation de leur convocation, tenant compte également des délais de route, de la durée de la préparation des réunions et du temps nécessaire au compte-rendu des travaux. Article 6 : Indemnisation Les membres du Comité de Pilotage et les experts convoqués ne perçoivent aucune indemnité du fait de leurs fonctions dans cette instance. Article 7 : Divers Toute facilité doit être donnée aux membres du Comité de Pilotage pour exercer leurs fonctions. En outre, communication doit leur être donnée de toutes pièces ou documents nécessaires à l accomplissement de leurs fonctions au plus tard 8 jours avant la date de la séance. Ils sont tenus à l obligation de discrétion professionnelle ; à raison des pièces et documents dont ils ont eu connaissance en leur qualité de membre du Comité de Pilotage. III Compétences Article 8 : Le Comité de Pilotage se prononce sur les textes cadres et le projet d'établissement. Il soutient et suit l'action et les initiatives de Musique en Marne et Gondoire, tant dans la période de leur élaboration qu'au moment de leur bilan. Sous réserve d'urgence ou d'opportunité, tous les points stratégiques font l'objet, d'une présentation et d'un débat préalable devant cette instance qui est décisionnaire, dans le respect du processus institutionnel de la collectivité (Bureau et Conseil Communautaires notamment). Exemples : bilans annuels de Musique en Marne et Gondoire, évaluation des actions, réorientation du projet, diagnostic et propositions du Comité Technique, etc. IV Présidence Article 9 : De droit, le Président de la CAMG est Président du Comité de Pilotage. Il peut déléguer cette charge à la personne de son choix. Article 10 : Le Président assure la police de l assemblée, il ouvre les séances, dirige et veille au bon déroulement des débats (organisation de la prise de parole des membres) et maintient l ordre. Il décide de la suspension de séance. Il clôt le débat, il soumet au vote et lève la séance. V Secrétariat Article 11 : Le secrétariat du Comité de Pilotage est assuré par un représentant de la collectivité au sein du Comité de Pilotage. Les fonctions de secrétaire adjoint sont à la charge d un représentant des usagers ou du personnel désigné. Ils sont désignés au début de chaque séance et pour la seule durée de celle-ci. Article 12 : 3

4 Pour l exécution des tâches matérielles, le secrétaire peut se faire aider par un fonctionnaire de la collectivité. Les tâches d assistance administrative (préparation des ordres du jour, convocations, procès-verbaux, ) sont effectuées par les services de la collectivité. VI Périodicité des séances Article 13 : Le Comité de Pilotage tient au moins deux réunions par période de 12 mois, sur convocation et à l initiative de son Président. VII Convocations Article 14 : Les convocations sont adressées, par tous moyens, y compris par courrier électronique aux représentants titulaires, au moins 8 jours avant la date de la réunion, accompagnées de l ordre du jour de la séance, ainsi que des dossiers associés. Elles comportent l indication du jour, de l heure et du lieu de la réunion. Article 15 : Absence Tout membre titulaire du Comité de Pilotage qui ne peut se rendre à la convocation en informe immédiatement par écrit, y compris par courrier électronique, le président du Comité de Pilotage. Article 16 : Experts Des experts peuvent être convoqués par le Président du Comité de Pilotage à la demande des membres titulaires. Ils n ont pas voix délibérative. Ils ne peuvent assister qu à la partie des débats relatifs aux questions pour lesquelles leur présence a été demandée à l exclusion du vote. VIII Ordre du jour Article 17 : L ordre du jour de chaque réunion du Comité de Pilotage est arrêté par le Président du Comité de Pilotage. Il doit également mentionner les questions dont l inscription a été demandée par la moitié au moins des représentants titulaires. IX Quorum Article 18 : Le Président du Comité de Pilotage ouvre la séance après avoir vérifié que la moitié au moins des membres titulaires ayant voix délibérative est présente, tout collège confondu, soit au minimum 10 personnes. Lorsque le quorum n'est pas atteint, une nouvelle convocation est envoyée dans le délai de huit jours aux membres du Comité de Pilotage qui siègent alors valablement sur le même ordre du jour, quel que soit le nombre de membres présents. Article 19 : Les séances ne sont pas publiques. X - Déroulement de la séance 4

5 Article 20 : En début de réunion, le Président communique au Comité de Pilotage la liste des participants et excusés. Article 21 : Le Président rappelle les questions inscrites à l ordre du jour. A la majorité des suffrages exprimés, ces questions peuvent être examinées dans un ordre différent de celui fixé par l ordre du jour. Des documents complémentaires peuvent le cas échéant être communiqués pendant la séance. XI Avis et décisions Article 22 : Les avis et décisions du Comité de Pilotage sont émis à la majorité des représentants ayant voix délibérative. En cas de partage des voix, l'avis du Comité de Pilotage est réputé favorable. Article 23 : Les avis et décisions du Comité de Pilotage sont portés, par tout moyen, à la connaissance des élus, usagers et agents de Musique en Marne et Gondoire (affichage dans les structures, site internet, intranet, communication spécifique, mail, etc.). XII Vote et compte-rendu Article 24 : Vote En toute matière, il ne peut être procédé à un vote avant que chaque membre présent ayant voix délibérative ait été invité à prendre la parole. Les modalités de vote doivent être définies (vote à main levée ou vote à bulletins secrets sur demande d une majorité des membres présents ayant voix délibérative). Aucun vote par procuration n est accepté. Article 25 : Compte-rendu Le secrétaire, assisté du secrétaire adjoint, établit le compte-rendu de la réunion. Le compte-rendu de séance est signé par le Président, contresigné par le secrétaire et le secrétaire adjoint et transmis aux membres du Comité de Pilotage dans un délai de quinze jours à compter de la date de la séance. L approbation du compte-rendu de la réunion constitue le premier point de l ordre du jour de la réunion suivante. Article 26 : Information Le Comité de Pilotage doit être tenu informé, dans un délai de deux mois, des suites données à ses avis par une communication écrite du Président du Comité de Pilotage à chacun des membres. XII Modification du règlement intérieur Article 27 : La modification du présent règlement pourra être demandée et décidée à la majorité des membres du Comité de Pilotage. 5