Introduction à la consultation du dossier étudiant

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1 Introduction à la consultation du dossier étudiant 1 Présentation générale APOGEE APOGEE : Application pour la gestion des étudiants et des enseignements APOGEE est un logiciel national élaboré par l'amue (Agence de Modernisation des Universités et Etablissements) qui est installé dans environ 90 universités ou établissements. Son objectif principal est d'assurer la gestion du dossier étudiant qui va de l'inscription administrative jusqu'aux notes en passant par les stages et les thèses. Le produit est constitué de domaines (ou modules) qui peuvent être mis en place progressivement selon les besoins de chaque établissement. 2 Objectif de cette formation Ce module à pour objectif de permettre aux utilisateurs de retrouver l ensemble des informations disponibles dans et à partir du dossier étudiant : données administratives et pédagogiques. 1. Consulter les données administratives 2. Consulter les données pédagogiques 3. Editer divers documents MR_Mission Apogée 23/09/2008 1/23 dossier_etudiant.doc

2 3 - Définition des domaines APOGEE Le logiciel Apogée se décompose en domaines dont les principaux sont : IA : Inscription administrative. DE : Dossier Etudiant - Consultation des informations centralisées sous Apogée Ces deux domaines permettent d'assurer les inscriptions administratives à l'université. Les principaux traitements sont : - Gestion du dossier administratif (Etat-Civil, historique, ) - Edition de la carte d'étudiant - Calcul des droits universitaires - Transmission des informations aux organismes extérieurs (MEN, Sécu, Mutuelles, etc ) - Gestion des paiements et remboursements IP : Inscription pédagogique SE : Structure des Enseignements GRP : groupes Ces 3 domaines permettent d'assurer une partie de la gestion pédagogique Les principaux traitements sont : - Définition des éléments pédagogiques capitalisables ou non - Inscription pédagogique des étudiants (choix, options, etc ) - Constitution de groupes pour usage divers MCC : Modalités de contrôle des connaissances RE : gestion des résultats et des notes Ces 2 domaines permettent d'assurer la gestion des épreuves et le calcul des notes. Les principaux traitements sont : - Définition des épreuves d'examen - Définition des paramètres liés aux sessions - Définition des règles de calcul de moyennes et des résultats. - Edition des P.V. et relevés de notes. EPR : Epreuves Le planning des examens, la gestion des calendriers, les convocations des étudiants et des surveillants, les listes d émargement et les PV d examens sont gérés dans ce module. 4 - Définition de quelques termes APOGEE Version de diplôme : Différenciation du contenu d'un diplôme dans le temps (renouvellement de l'habilitation pour un diplôme national ou d'une décision du CA pour un diplôme d'université), éventuellement différenciation géographique. MR_Mission Apogée 23/09/2008 2/23 dossier_etudiant.doc

3 Etape : Fractionnement dans le temps (année, ensemble d'années, semestres...) d'un enseignement conduisant (éventuellement) à un diplôme. Permet de lier les concepts administratifs (paiement des droits annuels, inscription administrative, affiliation...) à l'offre de formation et d'assurer notamment que les étudiants sont en règle administrativement par rapport à la formation qu'ils suivent. Version d'étape : Différenciation du contenu d'une étape, éventuellement différenciation géographique ou d un tarif. Elément pédagogique : L'élément pédagogique est le terme générique utilisé pour décrire le contenu d'un enseignement et préciser sa nature : unité d'enseignement, niveau, période, UV, module, bloc, section, certificat, ensemble disciplinaire, groupe d'enseignement, matière.il peut être décomposé en éléments plus fins selon le niveau de précision souhaité. Un élément pédagogique peut être caractérisé par un mode de validation et des conditions d'accès, dites pré-requis. Unité d'enseignement (UE) (élément pédagogique capitalisable) : Subdivision d'une version d'étape, regroupement d'enseignements qui donne lieu à un résultat. Epreuve : Evaluation d un enseignement dans le cadre d une session pour l admissibilité ou l admission. L'épreuve est caractérisée par sa nature (écrit, oral, soutenance, rapport, etc) et par son type (contrôle terminal, contrôle continu, contrôle partiel,...) European Crédit Transfer System (ECTS) : Système d'équivalence d'enseignements entre universités européennes. La correspondance prévoit un montant de crédits (points) porté par les éléments pédagogiques. 5 Lancer l application APOGEE 5.1 Connexion à APOGEE Validez MR_Mission Apogée 23/09/2008 3/23 dossier_etudiant.doc

4 Votre identifiant Apogée Votre mot de passe Nom de la base :APOPROD (ou APOTEST) Validez votre choix 5.2 Principales fonctions utilisées Mode recherche : les champs permettant la recherche sont blancs (1) pour commencer une recherche, cliquer sur l icône >? (ou F7) (1) pour exécuter une recherche, cliquer sur l icône?< (ou F8), on peut aussi cliquer sur la 6 (2) tout en haut à droite ou bien sur la touche entrée. (2) pour abandonner la recherche (ou ctl+q) Mode saisie : les champs sont gris (champs obligatoires) ou verts (affichage ou facultatifs) (3) pour accéder à une liste de valeurs (ou F9) (4) pour naviguer entre les enregistrements avec les icônes (précédent), (suivant) ou flèche vers le bas (suivant), vers le haut (précédent). (5) pour fermer l écran ( ou X )(2) ou ctl+q (6) pour enregistrer les données saisies (ou F10) (7) pour supprimer l enregistrement (ou MAJ+F6) (8) pour créer un nouvel enregistrement.(ou F6) MR_Mission Apogée 23/09/2008 4/23 dossier_etudiant.doc

5 Quitter le mode recherche et clique ici pour une recherche plus visuelle. 6 Consultation du dossier étudiant L objectif de ce module est de permettre aux utilisateurs de retrouver l ensemble des informations disponibles dans et à partir du dossier étudiant. 6.1 Présentation du dossier étudiant Le dossier étudiant contient des informations synthétiques offrant une vision complète de la situation de chaque étudiant. Il constitue un centre d informations privilégié au service de l étudiant car il faut se rappeler que l étudiant est placé au cœur d Apogée en tant que principal centre d intérêt de l établissement. Il constitue aussi une source d informations pour un grand nombre d acteurs de l Université. Le dossier étudiant contient une synthèse des informations pédagogiques et administratives de l étudiant, ainsi que son cursus (notes et résultats obtenus). Les informations sont disponibles en mode consultation. Certaines auraient pu être modifiables mais à Angers on a choisi de ne pas permettre ce cas de figure. Seuls les services de scolarité peuvent saisir et mettre à jour les dossiers administratifs des étudiants. Les services des examens sont seuls à pouvoir saisir des notes et des résultats. MR_Mission Apogée 23/09/2008 5/23 dossier_etudiant.doc

6 6.2 Utilisation du domaine Dossier Etudiant Les personnes autorisées à accéder à ce domaine, peuvent consulter toutes les inscriptions Administratives prises cette année et par le passé à l Université de Paris1 Panthéon/Sorbonne et consulter les inscriptions pédagogiques de tous les étudiants. Par contre, si vous consulter un étudiant qui n appartient pas à votre centre de gestion des notes, ses notes et résultats ne seront visibles, pour des problèmes de confidentialité, que quand ces données seront confirmées, c est à dire validées par le jury. 6.3 La consultation des données de l étudiant : Recherche et affichage du bon dossier. Se positionner sur l année universitaire souhaitée (<,>) Choix de l année univ. < ou > Ins. Payée Quitter le mode recherche et cliquer ici pour une recherche plus visuelle. Boutons de consultations Synthèse IA: Visualisation des données connues pour l année universitaire choisie. L Icône IA permet d accéder directement au domaine des inscriptions administratives. MR_Mission Apogée 23/09/2008 6/23 dossier_etudiant.doc

7 Choix année univ Web Page accueil Domaine IA C est le point d entrée permettant l édition de certificats de scolarité (même sur années antérieures). Les renseignements comptables et la partie sécurité sociale peuvent être visualisés à partir des nouveaux boutons. Consultation de la Couverture Sociale : MR_Mission Apogée 23/09/2008 7/23 dossier_etudiant.doc

8 Consultation de la Situation Comptable : Retour Synthèse IA Après le retour sur la synthèse IA, cliquer sur l icône IA, pour basculer vers le domaine des inscriptions administratives et éditer un certificat de scolarité. MR_Mission Apogée 23/09/2008 8/23 dossier_etudiant.doc

9 Edition du certificat : Liste des signataires F9 Choix de l année Saisir le n de l étudiant ou ou Saisir le nom de l étudiant La date de naissance s affiche Le prénom s affiche Exemple d un certificat de scolarité : MR_Mission Apogée 23/09/2008 9/23 dossier_etudiant.doc

10 Université Paris 1 Panthéon - Sorbonne Sciences Economiques - Sciences Humaines Sciences Juridiques et Politiques CERTIFICAT DE SCOLARITE Le Secrétaire Général de l'université Paris 1 - Panthéon - Sorbonne certifie que XXXX yyyy Id. National : 111G N Etudiant : Né le 06 juillet 1976 à PARIS 14 ( PARIS ) a été régulièrement inscrit pour l'année universitaire 1999/2000 Diplôme : Année : Composante : Maîtrise en Droit mention Droits Français et Américain Master 1 Droits français et américain 07-Etudes Internationales & Européennes Fait à PARIS 05, le 23 septembre 2008 Pour le Secrétaire Général MR_Mission Apogée 23/09/ /23 dossier_etudiant.doc

11 Retour au domaine «dossier de l étudiant» : Synthèse IP : Nouveaux boutons de navigation Accès domaines MR_Mission Apogée 23/09/08 11/23

12 Consultation par étape des choix pédagogiques auxquels est inscrit l étudiant pour une année universitaire choisie, ainsi que les validations d acquis ou éléments capitalisés et conservés. L Icône IP permet d accéder directement au domaine des inscriptions pédagogiques (menu documentation). C est le point d entrée permettant l édition de fiches pédagogiques. Exemple de crédits pédagogiques : MR_Mission Apogée 23/09/08 12/23

13 Edition d un contrat pédagogique depuis le domaine IP (menu documentation) : Exemple d un contrat pédagogique : MR_Mission Apogée 23/09/08 13/23

14 Université Paris 1 - Panthéon - Sorbonne ANNEE UNIVERSITAIRE 2008/2009 CONTRAT PEDAGOGIQUE Date: 23/09/2008 Page: 1 / 2 N Etudiant Identifiant National Etudiant Nom patronymique Nom usuel Prénom XXXXXXXX AAAA BBBBBBB X Adresse BBBBBBB LE KREMLIN BICETRE Etape Situation : 024L : Normal Version : 105 Master 1 Economie Crédits référence : 60 Groupe : Inscription Web Inscription : 18/09/2008 Elément Crédits référence Formule d'examen Type Note/Rés Réutilisé Groupe Descriptif organisationnel 024LA405 Elp Année M1 60 O 024LS105 SEMESTRE 1 30 O 024LU105 SEM 1 PARIS 1 X 024LAB05 SEM 1 AVANT BONUS O SE4L0105 UE S1 cours à TD 15 O 024UI I305 Théories de la firme Théories de la firme 7.5 X O 024TFIR01 MERCREDI 8H00 A 9H30 SALLE 308/F610 SORBONNE 024UB B105 Econométrie appliqué Econométrie 7.5 X O 024EAP08 LUNDI 15H30 A 17H00 SALLE 1RC PANTHEON SE4L0305 UE S1 cours sans TD 15 O Economie politique 5 X Economie indus. 5 X Dynamique longue de 5 X MR_Mission Apogée 23/09/08 14/23

15 Université Paris 1 - Panthéon - Sorbonne ANNEE UNIVERSITAIRE 2008/2009 CONTRAT PEDAGOGIQUE Date: 23/09/2008 Page: 2 / 2 N Etudiant XXXXXXXX Adresse BBBBBBB Identifiant National Etudiant X Nom patronymique AAAA Nom usuel LE KREMLIN BICETRE Prénom BBBBBBB Type : O : Obligatoire Note/Rés. Réutilisé : DIS. E : Dispense Enseignement F : Facultatif DIS. X : Dispense Examen X : Choix VAC : Validation d'acquis MR_Mission Apogée 23/09/08 15/23

16 Retour au domaine dossier étudiant (option, basculer vers Dossier Etudiant). Cursus interne : Détaille de la ligne Ascenseur horizontal Accès domaines Résultat stage Affichage du détail (si le jury est terminé ou si vous êtes habilité à consulter ces informations) : MR_Mission Apogée 23/09/08 16/23

17 Cursus externe : Le cursus externe peut être saisi ou modifié lors des IA ou lors d une consultation du dossier étudiant pour les personnels habilités. Ces données sont saisies à titre d information et ne sont pas utilisées dans d autres traitements mais sont éditées sur le document de synthèse dossier étudiant. Le cursus externe regroupe les données sur les formations suivies dans d autres établissements. 6.4 L édition des documents de scolarité : Le dossier étudiant : Tout ou partie des informations du dossier étudiant peuvent être éditées en fonction des critères sélectionnés selon le format choisi CV ou Rubriques : MR_Mission Apogée 23/09/08 17/23

18 format Par défaut année en cours Avant de lancer l impression, il est bon de commencer par visualiser. Ce document est utile dans la correspondance entre Universités ou scolarités, lors des transferts de dossiers par exemple. Exemple d un dossier étudiant : MR_Mission Apogée 23/09/08 18/23

19 Date: 23/09/2008 Page: 1 / 2 Heure: 15:13:23 Apogée Université Paris 1 - Panthéon - Sorbonne Dossier de l'étudiant Demandeur : MROUGIER Maurice ROUGIER (Mission Apogée) MR_Mission Apogée 23/09/08 19/23

20 Université Paris 1 - Panthéon - Sorbonne ANNEE UNIVERSITAIRE 1986/1987 DOSSIER ETUDIANT : XXXX BBBB Date: 23/09/2008 Page: 2 / 2 Numéro de l'étudiant : xxxxxxxxxx Date de naissance : 30/03/1962 Identifiant national : Nom patronymique : Nom d'usage : Prénom : Sexe : F AACHI cccc 22g h clé : 9 Synthèse Administrative Adresse fixe : Acheminement : Pays : ROUTE DE CALAIS PEZENAS FRANCE Baccalauréat Année : Série : 0000-sans bac Mention : Type établissement : Etablissement : Département : Pas de cursus externe Cursus externe Pas de résultats aux versions de diplômes Résultats aux versions de diplômes Pas de résultats aux éléments pédagogiques Inscriptions / Résultats aux éléments pédagogiques Pas de complément de VAC Compléments validations d'acquis MR_Mission Apogée 23/09/08 20/23

21 Le cursus de l étudiant : L édition du cursus étudiant est accessible par les menus. (idem pour le dossier étudiant en dehors des boutons directs) Rechercher l étudiant par son nom ou son numéro MR_Mission Apogée 23/09/08 21/23

22 7 - Démonstrations/exercices 7.1 Consulter les données administratives d un étudiant Ecran synthèse étudiant (point d entrée) : Rechercher l étudiant, l identifier sans ambiguïté, (possible avec le bouton rechercher). On est positionné directement sur l année courante. Se déplacer avec les curseurs < et >. Les informations : Etape, libellé étape, diplôme, centre de gestion (la liste), composante (la liste), état (E,A,R), 1ere (Principale, complémentaire), payé (X) Cf les boutons situés au bas de l écran : Accès aux différents écrans du dossier Etudiant. 1 ) allez voir l adresse adresse fixe/ adresse pour l année en cours. Icône maison pour aller sur écran Synthèse IA. 2 ) Synthèse IA Principales informations de l étudiant. Sociales/IAE/Echanges internationaux/autres établissements fréquentés Accès aux différentes synthèses mais aussi en plus ici : couverture sociale, situation comptable Appuyer sur le bouton «couverture sociale» Cette page nous donne accès à carte immatriculation/droits facultatifs Voir ces 2 choix Revenir sur synthèse IA puis choisir situation comptable Voir la page de situation comptable. Sortir de l écran par synthèse IA ; (voir la possibilité d éditer un certificat de scolarité). 7.2 Consulter les données pédagogiques d un étudiant Recherche du bon étudiant : < pour visualiser les année antérieures et > pour les années suivantes Cliquer sur Synthèse IP (choisir un étudiant ayant des IP ) Etape, type, exam (S standard, C continu, T exam. Terminal) Nb etp (Nbre d IP étape pour l année universitaire flèches barrées pour se déplacer sur les diverses étapes). Tous (Tous les éléments pédagogiques.) Choix ( Les éléments à choix). On visualise alors les éléments auxquels l étudiant est inscrit (code étape, libellé, code diplôme, libellé, Disp, formule d exam,) Dans le bloc du bas figurent les éléments capitalisables, conservables, et les validations d acquis. Cf les boutons crédit, dette, validation d acquis : les tester (voir la possibilité d éditer la fiche pédagogique) MR_Mission Apogée 23/09/08 22/23

23 7.3 Consulter les résultats/notes d un étudiant Sélectionner le bouton «Cursus interne» On affiche alors les résultats des différents diplômes, étapes par années décroissantes. Partie haute : Identification de l étudiant, bac, Bloc des résultats : Code Diplôme/Etape et la version, libellé, session, note, barème, Résultat, Mention, point de jury. Ascenseur horizontal permet de visualiser le rang, la date de la délivrance et le numéro de diplôme délivré. On peut n afficher que les résultats positifs (cocher le radio bouton correspondant) On peut ne visualiser que les versions de diplôme (occulter le vet : radio.bouton à cocher) Tous = Toutes les VDI, VET et tous leurs résultats Les flèches à droite de Pt jury permettent d accéder à un niveau plus fin concernant le cursus pédagogique. On obtient alors la liste des résultats aux éléments pédagogiques de chaque version d étape. Cliquer sur une flèche, on arrive sur l écran «détail cursus» (sélection VDI). On a alors les sessions, notes, barèmes, résultats des éléments pédagogiques. Le bouton retour permet de revenir au cursus interne. 7.4 Editer le dossier de l étudiant 1) Bloc 1 : Sélection de l étudiant 2) Bloc 2 : Année => choix du bouton radio : année en cours, n dernières années, toutes les années universitaires. 3) Bloc 3 : Saisie des critères. Bouton radio CV ou Rubrique. Puis sélection des informations à éditer (Synthèse administrative, Adresses, Bac, Cursus externe, Résultats, les versions d étapes, les éléments pédagogiques). Lancer la visualisation puis l édition. 7.5 Consulter le cursus externe d un étudiant Choisir l étudiant. Cliquer sur cursus externe. 7.6 Editions du cursus étudiant dans documentation MR_Mission Apogée 23/09/08 23/23

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