DIRECTEUR GÉNÉRAL ADJOINT (H/F) du Service général de Coordination, de Conception et des Relations sociales

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1 DIRECTEUR GÉNÉRAL ADJOINT (H/F) du Service général de Coordination, de Conception et des Relations sociales 1.1. Missions de l Entité 1. CADRE/CONTEXTE Mission générale du mandataire Le mandataire est chargé d assurer la direction de son Service général (Sg) dans le respect du cadre légal et budgétaire imparti et des principes d organisation arrêtés par les instances compétentes. Dans ce cadre, il veille à ce que son Sg contribue de manière efficiente à la conception et à la mise en œuvre des politiques dans les matières qu il gère en veillant à la satisfaction des usagers et au bien-être du personnel Mission de l entité Le Sg de Coordination, de Conception et a pour mission de concevoir des applications informatiques métiers, de gérer des matières communes aux deux directions générales des personnels (relations sociales, congés pour missions, accidents du travail, gestion des missions de contrôle et des absences médicales des personnels de l'enseignement) ainsi que d assurer le pilotage et la coordination législative et réglementaire de matières transversales (régime des absences et congés, matière des titres et fonctions, aménagement de fin de carrière, admission à la pension de retraite) et de diffuser les instructions administratives internes et externes qui en découlent. Il assure le pilotage et l'exploitation des données budgétaires, statistiques et de pilotage touchant les personnels de l'enseignement Hiérarchie Le Directeur général adjoint (h/f) du Service général de Coordination, de Conception et dépend de l Administrateur général (h/f) de l Administration générale de l Enseignement Organigramme Pour plus de détails voir l organigramme de l entité complet en annexe

2 1.2. Moyens budgétaires et ressources humaines attribuées Ressources humaines 66 personnes Ressources budgétaires Budget (base 2014) en m : Délégations Le mandataire assume les délégations de compétences qui lui sont octroyées en vertu de l arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 9 février 1998 portant délégations de compétence et de signature aux fonctionnaires généraux et à certains autres agents des Services du Gouvernement de la Communauté française Ministère de la Communauté française. Des délégations spécifiques complémentaires peuvent lui être attribuées par le Gouvernement. 2. DESCRIPTION DE FONCTION ET PROFIL DE COMPÉTENCE 2.1. Objectifs de gestion stratégique Vision du MFWB La vision du Ministère dans laquelle le mandataire devra inscrire son action s exprime comme suit : «Nous voulons contribuer activement à l émancipation, à l expression des talents et à la responsabilisation de tous les Bruxellois et de tous les Wallons, des jeunes en particulier, et jouer ainsi un rôle majeur dans le développement économique, culturel et social de la Wallonie et de Bruxelles. Pour y parvenir, dans un contexte de raréfaction des ressources, nous voulons que le MFWB renforce son efficience, tienne compte des spécificités des différents bassins de vie et accorde une attention particulière aux plus fragilisés, pour une société harmonieuse et respectueuse des règles de vie en commun.» Objectifs stratégiques Le mandataire met en œuvre les objectifs du cadre stratégique annexé à la présente lettre de mission, dans le cadre de son champ de compétences, tels que ces objectifs seront précisés dans son contrat d objectifs sur base du contrat d administration du Ministère. Il identifie avec sa hiérarchie les objectifs dont la mise en œuvre relève en tout ou en partie de ses compétences. 2

3 2.2. Missions de gestion Management Gestion de la stratégie : Comprendre la stratégie globale de l Administration générale (AG) et identifier les différents facteurs environnementaux qui impactent les missions du Service général (Sg) Développer une vision et des lignes directrices à long terme pour le Sg et négocier les moyens Traduire la vision de l AG en rapport avec les missions du Sg en objectifs opérationnels pour le Sg et les négocier avec l Administrateur général Associer la ligne hiérarchique dans la traduction des objectifs opérationnels en projets/actions pour le Sg Proposer des orientations pour l adaptation du cadre légal et des procédures aux besoins du Sg Donner des orientations pour la stratégie de communication au niveau du Sg Gestion de l activité et des ressources : Veiller au bon fonctionnement du Sg : identifier les difficultés en termes de fonctionnement des services et mobiliser la hiérarchie dans la recherche de solutions Gérer l organisation de l activité au sein du Sg et rendre compte à l Administrateur général Elaborer, mettre en œuvre et évaluer les processus en cohérence avec le contrat d objectifs du Sg et procéder aux ajustements nécessaires Contribuer à l estimation des évolutions en termes d emploi au sein du Sg dans une optique de responsabilisation et de mutualisation des ressources Assurer la gestion des ressources (humaines, budgétaires et logistiques) au sein du Sg Mettre en place des dispositifs de gestion de l information et des connaissances Veiller à la mise en place des dispositifs de contrôle interne adéquats Gestion des collaborateurs : Soutenir la communication et la collaboration entre les personnes et les services ; encourager le travail d équipe, la prise d initiative et gérer les conflits Animer/participer à des réunions de travail et d'équipe en interne et en externe Soutenir la motivation des collaborateurs directs en valorisant le travail accompli et en procédant aux évaluations Identifier les compétences (disponibles et manquantes) nécessaires au bon fonctionnement du Sg et à l accomplissement de ses missions Gérer les compétences et pourvoir aux besoins de développement Assurer l accueil et l intégration des nouveaux agents Veiller à mettre en place les conditions de bien-être au travail (sécurité, hygiène et psycho-social) Gestion des relations : Communiquer adéquatement à l extérieur et à l intérieur du Sg en fonction des objectifs et des processus définis au sein de celui-ci Etablir des réseaux professionnels internes et externes à l'institution. S inscrire dans les réseaux professionnels existants dans une perspective de veille au niveau des matières (outils, méthodes) gérées dans le Sg. Représenter la FWB lors d'événements concernant ses missions, y véhiculer ses valeurs et contribuer à sa notoriété. 3

4 Métier Il revient au mandataire de : Gérer la coordination transversale entre niveaux et réseaux, à savoir : Le suivi des traitements : récupération d'indus La gestion des demandes de congés pour mission et des mises en disponibilité pour mission spéciale La gestion des missions de contrôle et des absences médicales des personnels de l'enseignement La gestion des dossiers d'accidents du travail et maladies professionnelles Gestion de la logistique et des missions transversales attribuées à la Commission interréseaux des titres et capacités L analyse des textes L harmonisation des pratiques La publication de circulaires ou notes de service Gérer des opérations financières et fiscales liées au paiement des personnels de l'enseignement, à savoir : La formulation des propositions budgétaires L ordonnancement des dépenses La relation avec les divers secteurs de la sécurité sociale L imputation Concevoir : Le déploiement d outils et de formations Les propositions de réformes La rédaction de textes La conception d outils La conception de simulations et évaluations budgétaires La conception de mesures d impacts financiers Gérer l'appui à l'utilisation des applicatifs informatiques, à savoir : Le help-desk applicatif La gestion des accès et sécurité applicative La maintenance des bases de données La veille juridique L exploitation des données (indicateurs de gestion, prospectives, statistiques) Gérer les relations sociales, à savoir : Les convocations, gestion des documents, respect des règles (statut syndical et comité de concertation de base) Promouvoir et diffuser : L organisation et participation à des évènements Les publications Les opérations promotionnelles Les conseils et avis Les recherches et statistiques Gérer les paiements des personnels ACS-APE-PTP, à savoir : la gestion des dossiers administratifs et pécuniaires des personnels ACS- APE-PTP, puéricultrices contractuelles et médiateurs scolaires Organes de gestion auxquels le mandataire doit participer - Conseil de Direction du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles - Conseil de Direction commun de l Administration générale de l enseignement (Comité de Direction de l Administration générale de l Enseignement (CODICO AGE) - Comité GESPER (ensemble de programmes informatiques de gestion du personnel) - Noyau transversal «DG des Personnels de l Enseignement Subventionné DG des Personnels de l Enseignement Organisé par la FWB Sg Coordination Conception Relations Sociales» - Conseil de Direction commun de l Administration générale de l enseignement élargi (CODICO élargi) - Conseil d Avis de l Entreprise des Technologies Nouvelles de l Information et de la Communication (ETNIC) - Comité de pilotage Système d Information de l Enseignement (SIE) - Commission interréseaux des titres de capacité (CITICAP) 4

5 2.4. Profil de compétences Génériques Conceptualiser : Traduire des raisonnements et concepts abstraits et généraux en solutions pratiques. Gérer le service : Gérer et suivre les délais, les coûts, les activités et les ressources. Inspirer : Inspirer les collaborateurs en agissant en tant que modèle de référence en transmettant la vision et les valeurs de l'organisation. Souder des équipes : Encourager la collaboration entre les membres d'une équipe et entre des équipes différentes, affronter les conflits et impliquer les membres de l'équipe. Développer des collaborateurs : Accompagner les collaborateurs dans leur développement et leur fournir un feed-back orienté vers leur fonctionnement (prestations et développement). Etablir des relations : Construire des relations et des réseaux de contact à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation avec ses pairs et à différents niveaux hiérarchiques. S impliquer dans l organisation : Se porter responsable de l'obtention des résultats visés par son organisation, et, à cette fin, se tenir au courant de l'environnement dans lequel l'organisation est active. Développer et maintenir structure, politique et objectifs de l'organisation. Faire preuve de fiabilité : agir de manière intègre, conformément aux attentes de l organisation, respecter la confidentialité et les engagements et éviter toute Spécifiques - Compétence en légistique et gestion des processus de rédaction et d approbation des textes normatifs (lois, décrets et réglementations) - Connaissance des divers niveaux d enseignement et des diverses catégories de personnels de l enseignement - Compétence d analyse et de conception des solutions informatiques dédiées à la gestion du personnel - Pratiques de la négociation (PO, syndicats etc) 3. OBJECTIF POLITIQUE Le mandataire intègre, dans son contrat d objectifs, les orientations politiques contenues dans la déclaration de politique communautaire. 5