PROJET «Fonctionnement Cellule de Veille Socio-professionnelle»

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Rémy Bourget
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1 PROJET «Fonctionnement Cellule de Veille Socio-professionnelle» Classification : Public : oui/non Diffusion Université : oui/non Référence Désignation Version Mots clés Procédure Fonctionnement de la cellule de Veille socio-professionnelle V4 Situation difficile, agent ou groupe d agents en difficulté Nom Prénom Signature Service Date Rédigé par POTIER Jean-Philippe DGS 26/04/16 Validé par JJ/MM/AA Historique des mises à jour Responsable de l actualisation (Nom, Prénom, Service) Périodicité d actualisation Date Modifié par Description du changement Services impliqués dans la procédure - DRH - SUMPP - DHSE -. 1

2 Sommaire I. Objectifs... 3 II. Acteur... 3 III. Procédure Signalement d'un agent en difficulté (conflit de 2 nd degré, addiction, reclassement professionnel, ) Fonctionnement...4 2

3 I. Objectifs Placée sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines, la cellule de veille socioprofessionnelle examine toutes les situations professionnelles difficiles du point de vue social, médical, de la gestion des ressources humaines (management) quel que soit le statut de l agent concerné. Son objectif principal est de permettre de trouver, pour les agents concernés, des solutions aux difficultés identifiées, en mettant en œuvre un accompagnement individualisé et un suivi. Pour ce faire, la cellule réunit des acteurs professionnels, personnes ressources qui conduisent, dans le respect du secret professionnel et de leur déontologie, une réflexion commune. Champs de compétences : La cellule de veille socio-professionnelle examine les situations individuelles et collectives en lien avec le travail et notamment les situations suivantes : personnel en difficulté, hors harcèlement sexuel qui fait l objet d une procédure spécifique, demande de reclassement professionnel pour avis médical complexe, problématique d addiction (drogue, alcool) difficulté ou conflit n ayant pas trouvé de solution au sein du service. Au vue des situations abordées, cette cellule peut également jouer un rôle d alerte auprès du / de la DGS et du président si elle repère un risque lié à des conditions de travail dégradées pour un collectif. II. Acteurs Cette cellule pluridisciplinaire est composée «d acteurs ressources» : le/la DRH ou le/la DRH adjoint(e) le/la directeur-trice du Pôle GPEEC, le/la directeur-trice du pôle de gestion des personnels le médecin coordonnateur, directeur du Service Universitaire de Médecine de Prévention des Personnels (SUMPP) le/la psychologue du travail l assistant(e) du service social coordinatrice (SCASC) le/la conseiller-ère de prévention du Président, Directeur-trice au sein de la Direction Hygiène Sécurité et Environnement (DHSE) «d acteurs complémentaires», qui peuvent être sollicités pour l étude d un dossier particulier par la DRH : le/la référent(e) handicap de l établissement, le/la responsable formation des personnels, le/la chef de service, l agent, accompagné s il le souhaite par un(e) représentant(e) d une organisation syndicale, un(e) représentant(e) du service juridique le/la médiateur-trice (quand ce dernier est impliqué dans le traitement de la situation) le/la référente pour la prise en charge du harcèlement sexuel 3

4 III. Procédure 1. Signalement d un agent en difficulté (conflit de 2 nd degré, addiction, reclassement professionnel, ) : 2. Fonctionnement L animation de cette équipe est confiée à la Direction des Ressources Humaines qui assure également le suivi des actions mises en œuvre, après validation du président. Pour assurer une réactivité optimale, la cellule de veille socio-professionnelle se réunit 5 fois/an (1 réunion tous les 2 mois). En cas de nécessité ou d urgence, une réunion exceptionnelle pourra être organisée. 4

5 La liste des dossiers qui seront étudiés lors de la réunion sera diffusée avec la convocation à l attention exclusive des membres permanents de la cellule. Les acteurs complémentaires recevront une convocation et participeront uniquement à l étude du dossier pour lequel ils sont concernés. Chaque acteur ressource collectera les éléments connus et essentiels dont il a connaissance et qui seraient utiles à l éclairage de la situation. La présentation du dossier à l équipe pluridisciplinaire est confiée au porteur de la structure saisie par l agent (DRH, médecin coordonnateur, psychologue du travail, assistante sociale coordonnateur, conseiller de prévention). L organisation des réunions - convocation et réservation des salles - est également prise en charge par la direction des ressources humaines. La DRH assurera une coordination avec la personne référente pour la prise en charge du harcèlement sexuel, dans le cas où la situation exposée en cellule de veille le justifierait. DRH Collecte les informations et incrémente le tableau de suivi Organise la réunion de la cellule de veille socio-professionnelle Cellule de veille socio-profesionnelle Etudie les dossiers et fait des propositions Assure le suivi des solutions mises en oeuvre et fait de nouvelles propositions si besoin DRH Informe l'agent de l'étude de son dossier et de la solution préconisée par la cellule de veille Propose la solution à l'arbitrage du président (reclassement, changement d'affectation,...) Accompagne l'agent dans la mise en oeuvre de la solution Etablit un bilan de l'action de la cellule de veille qui est intégré au bilan général santé-sécurité présenté au CHSCT et dans le bilan social. 3. Confidentialité La confidentialité est la base du fonctionnement de la cellule. Tous les membres ont une obligation de respect de la confidentialité des dossiers qu elle examine dans le cadre du respect du code de déontologie applicable à chacun des membres de manière à garantir aux agents le secret médical, le secret relatif aux données personnelles concernant l aide sociale ou le contenu des échanges avec la psychologie du travail 5

6 4. Modalités de suivi La mise en œuvre détaillée et planifiée des solutions est de la compétence de la DRH en collaboration avec les services concernés. Un coordonnateur administratif (DRH) responsable du suivi de cette mise en œuvre sera désigné pour chacun des dossiers évoqués. C est lui qui sera l interlocuteur unique de l agent dont la situation a été évoquée en séance afin de lui faire régulièrement les retours nécessaires. Un retour de l avancement est réalisé par cet interlocuteur unique lors de chaque réunion de la cellule jusqu à résolution complète et définitive de la difficulté. L organisation pratique des séances est prévue de manière séquentielle, afin de préserver sa confidentialité. 6

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