TERMES DE REFERENCE Mission n 16SANIN116

Transcription

1 TERMES DE REFERENCE Mission n 16SANIN116 I. Informations générales Intitulé de la mission Composante Thématique(s) Bénéficiaire(s) Pays Subventions FM concernées MLI-M-PSI MLI-H-UNDP MAL-813-G11-H MLI-T-CRS Appui sur la gouvernance du CCM et la communication sur le suivi des subventions du Fonds mondial RSS/Tranverse Gouvernance CCM Mali Montant de la subvention Période de la subvention Note de performance NA NA B2 NA Date de la note de performance Durée totale des jours prévus 92 Contact Expertise France Personne référente Coordonnées Intissar BEL HADJ intissar.belhadj@expertisefrance.fr II. Justification de la mission Le 23 février, le Mali a signé avec le Fonds Mondial trois conventions de financement pour le Paludisme (MLI-M-PSI), et le VIH/TB (MLI-H-UNDP et MLI-T-CRS) d un montant significatif ( ). Le Mali est donc à ce jour, bénéficiaire de quatre subventions du Fonds Mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme (FM) : Paludisme : MLI-M-PSI VIH composante traitement : MLI-H-UNDP VIH composante prévention : MAL-813-G11-H Tuberculose : MLI-T-CRS Conformément aux directives du FM, le CCM doit préalablement satisfaire aux critères d'admissibilité qui reflètent les bonnes pratiques de gouvernance avant d'avoir accès aux financements du Fonds mondial. Pour répondre à ces exigences, l évaluation de la performance pour l admissibilité du CCM-Mali a été réalisée en novembre 2014 par le Termes de références 16SANIN116 1

2 Leadership Management for the Governance Project (LMG). Un plan d amélioration a été élaboré qui prévoyait le renouvellement du CCM-Mali et la création de sa Commission de Suivi Stratégique (CSS) pour une mise en conformité aux exigences du FM (respect de la représentativité des personnes vivant avec les maladies et les populations-clés mais aussi respect de la politique de gestion des conflits d intérêt au sein des groupes constitutifs). Ainsi, à l Assemblée Générale du 29 juin 2015, les nouveaux membres du CCM-Mali ont été admis et les membres de la Commission de Suivi Stratégiques (CSS) ont été mis en place (suivant la décision N du CCM-Mali/MSHP du 18 février 2015). LMG a également appuyé le CCM-Mali dans la révision des documents cadres (règlement Intérieur, manuel de Procédures, politique de Gestion de Conflit d Intérêt, manuel de suivi stratégique des subventions du Fonds Mondial, plan de travail de la Commission de Suivi Stratégique et plan de suivi stratégique). Cependant, la bonne connaissance de ces documents par les membres du CCM n'est pas acquise et le plan de suivi stratégique insuffisamment mis en œuvre. Selon la structure actuelle, le CCM est composé de 26 sièges (chaque siège est tenu par un membre titulaire et un membre suppléant), répartis en trois secteurs-collèges : le secteur gouvernemental (10 représentants), le secteur non gouvernemental (11 représentants), le secteur des PTF (5 représentants). Le CCM Mali est composé des organes suivants : l assemblée générale, le bureau, le secrétariat technique et administratif et la commission de suivi stratégique. Cette Commission de Suivi Stratégique est composée de membres du CCM (2), membres du secteur gouvernemental (2), de personnes vivant avec les maladies (2), des populations-clés (4), des PTF multilatéraux (5) et bilatéraux (2). Le changement récent de deux membres du collège gouvernemental (Ministère de la Santé) a conduit le CCM à engager une nouvelle procédure d élection pour le poste de Président (en cours). L évaluation de l éligibilité du CCM-Mali a mis en évidence entre autres, le besoin de renforcement des nouveaux membres du CCM sur leur rôle et responsabilité, la gouvernance, le secrétariat et la communication (recommandations inscrites dans le plan d amélioration du CCM-Mali). Afin de participer à la bonne gouvernance du CCM, et considérant que la transparence est un des critères de gouvernance (car une pleine transparence rend les programmes crédibles, favorise la confiance du public et assure de meilleurs résultats), le développement d un plan de communication et le partage de l information sont nécessaires. C est pourquoi le CCM sollicite également un appui pour l élaboration d un plan de communication, et la mise en place d une plateforme collaborative. Termes de références 16SANIN116 2

3 III. Objectifs et résultats poursuivis 1) Objectif général de la mission L objectif général est de renforcer l opérationnalisation du CCM, et son efficience. 2) Objectifs spécifiques Objectif spécifique 1 : Renforcer les capacités des membres du CCM, en matière de gouvernance. Objectif spécifique 2 : Renforcer le secrétariat du CCM et le nouveau Coordonnateur pour l accomplissement de ses fonctions. Objectif spécifique 3 : Renforcer les capacités des membres du CCM en communication. Objectif spécifique 4 : Développer un espace dédié de communication et de travail sous forme d une plateforme collaborative d informations mutualisées dans l environnement One UN Teamworks. 3) Résultats à atteindre R1 : Les membres du CCM sont au fait du rôle et du fonctionnement du CCM, de leurs responsabilités et des mécanismes du FM, et assument pleinement leur rôle. La bonne gouvernance du CCM est documentée. R2 : les membres du CCM maîtrisent le plan de communication et le déroulent de façon autonome. R3 : L espace «CCM-Mali» est créé et un corpus est organisé et structuré. Les membres du CCM sont formés à l utilisation et au management de l espace «CCM-Mali». L espace de travail collaboratif et d échanges est fonctionnel. IV. Description de la mission 4) Activités prévues Dans le cadre de leur mission, les experts auront à conduire les activités suivantes : Volet 1 : Renforcement de la gouvernance du CCM - Former les membres du CCM (52 personnes, suppléants inclus) sur leur rôle, leurs responsabilités, le fonctionnement et les mécanismes du CCM et du FM ; - Vérifier/mettre à jour la procédure de gestion des conflits d intérêt. Cette procédure devra être applicable à tous les membres du CCM et à toutes les fonctions. Elle devra préciser que les membres du CCM déclareront périodiquement les conflits d intérêts les concernant ou touchant d autres membres de l instance. Elle devra également préciser que les membres ne participeront pas aux décisions présentant un conflit d intérêts évident, notamment aux décisions concernant le suivi stratégique et la sélection ou le financement des récipiendaires principaux ou des sous-récipiendaires, et les instances de coordination nationale doivent documenter ce fait. Termes de références 16SANIN116 3

4 - Former les membres du CCM et du secrétariat sur la notion de conflit d'intérêt, et la gestion de ces conflits (via des cas pratiques par exemple). - Suivre les progrès en termes de gouvernance, et proposer des actions correctrices si nécessaire (sur place et à distance). Volet 2 : Appui à la finalisation du recrutement du Coordonnateur Principal - Appuyer le CCM dans l élaboration de la grille d évaluation, la pré-sélection des candidats, la conduite des entretiens, et la sélection du candidat. Le CCM lancera au préalable (Juin ), le début du processus de recrutement (plan de recrutement, profil de poste, lancement de l appel à candidature, etc). - Appuyer le chargé de suivi-évaluation sur les activités de coordination, en attendant le recrutement du nouveau coordonnateur ; - Appuyer/accompagner le nouveau coordonnateur sur son nouveau poste. Volet 3 : Renforcement des capacités des membres du Secrétariat exécutif et du Coordonateur Elaborer un état des lieux du fonctionnement du Secrétariat et du CCM (y compris sur le volet communication), puis : - Préparer un plan d'archivage, de classement et de valorisation de la documentation ; - Former le secrétariat du CCM à : l archivage (papier et numérique) la production et la diffusion des rapports, procès-verbaux et comptes rendus des réunions et sessions (sur les modèles du FM) la rédaction des correspondances et préparation des documents devant être signés par le Président du CCM (modèles de lettres, etc.) l élaboration d un plan de travail annuel et d un calendrier de réunion ; Volet 4 : Mise en place d un plan de communication - Analyser les besoins en termes de communication ainsi que les moyens disponibles (l expert devra s appuyer sur l état des lieux qui aura été fait dans le volet 3) ; - Elaborer un plan de communication. Il s agira de définir et d identifier précisément : les objectifs généraux de communication du CCM les publics cibles les stratégies de communication à mettre en place en direction de ces différents publics cibles le contenu des messages à diffuser les canaux de communication sur lesquels s appuyer (dont le site internet du CCM) les moyens et le budget nécessaires à la mise en œuvre de ce plan de communication - Accompagner le CCM dans l opérationnalisation du plan de communication et suivre sa mise en œuvre. Le plan de communication devra être intégré au plan de travail du CCM, et partagé aux récipiendaires principaux. Le plan de communication devra détailler les activités de communications tout au long du cycle des subventions, et inclure les mises à jour programmatiques et financières des performances des récipiendaires principaux et sous-récipiendaires. Volet 5 : Mise en place de la plateforme One UN Teamworks et formation des membres du CCM à cet outil Développement et mise en route de l espace «CCM-Mali» Termes de références 16SANIN116 4

5 - Présentation de l outil et d exemples d espaces créés sur la plateforme, tour d horizon des fonctionnalités de la plateforme ; - Analyse des besoins du CCM-Mali ; - Construction d une architecture de l information répondant aux besoins du CCM-Mali ; - Construction d un corpus ; - Mise en place de l architecture de l information et du Corpus ; - Typologie des membres et de leurs droits et rôles respectifs sur la plateforme. Formation à l utilisation de la plateforme - Présentation de l espace CCM-Mali, structuré et prêt à être utilisé par les membres ; - Recueil et mise en œuvre des corrections à apporter ; - Formation des membres du CCM-Mali à l utilisation de l espace et de ses fonctionnalités ; - Création d un kit de supports de gestion de l espace ; - Identification de l administrateur et formation spécifique sur le rôle d administrateur. Les volets 1,2, et 3 sont prioritaires. Les volets 3, 4, et 5, sont conditionnés au recrutement du nouveau Coordonateur. Pour les volets 4 et 5, les experts devront prendre en compte les normes du Fonds mondial pour assurer la transparence des CCM. 5) Livrables attendus Livrables volet 1 : - Documents de référence du CCM mis à jour si nécessaires (dont la procédure de gestion des conflits d intérêt) ; - Modules et supports de formation destinés aux membres du CCM. Livrables volet 2 : - Plan de recrutement du coordonnateur principal et fiche de poste Livrables volet 3 : - Plan d archivage, de classement et de valorisation - Plan de travail annuel - Supports de formation Livrables volet 4 : - Plan de communication (objectifs, stratégie, outils et programmation opérationnelle) ; - Outils et supports de communication destinés aux membres du CCM. Livrables volet 5 : - Existence de la plateforme collaborative One UnTeamWorks (architecture finalisée, corpus étoffé, procédures d administration) ; - Guide d utilisation de la plateforme à l usage des membres du CCM, inclus un guide administrateur 6) Coordination Le suivi de l expertise sera assuré par le bureau du CCM. Termes de références 16SANIN116 5

6 Des rapports d étapes seront élaborés et présentés aux membres du CCM (début et fin de mission). Les missions se termineront chacune par un compte rendu aux membres du CCM des principaux résultats obtenus. Des points d étapes réguliers (par téléphone) seront organisés avec l Initiative 5% et le FM. V. Lieu, Durée et Modalités d exécution 7) Période de mise en œuvre : Juin à Mars ) Date de démarrage : 25 juin (volets 1&2) ; 16 août (volet 3, sous réserve du recrutement du Coordonnateur ; 05 septembre (volets 4 et 5) 9) Date de fin : Mars ) Durée effective : 92 jours prestés La durée effective des prestations (jours ouvrables) de l'expert 1 (Volet 1, 2 & 3) est 62 jours, dont 55 jours minimum au Mali. La durée effective des prestations (jours ouvrables) de l'expert 2 (volet 4) - est 10 jours, dont 10 jours au Mali. La durée effective des prestations (jours ouvrables) de l'expert 3 (volet 5) - est 20 jours La durée dont 10 jours dans le pays et 10 jours à domicile répartis avant et après la mission dans le pays, pour la préparation de la formation, le développement de l espace CCM-Mali sur la plateforme ONE UN Teamworks (avec suivi téléphonique et courrier électronique avec le bureau du CCM) et pour la rédaction du guide. 11) Planning/calendrier : Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit : Description des activités VOLET 1 Former les membres du CCM sur leur rôle, leurs responsabilités, le fonctionnement et les mécanismes du CCM et du FM Lieu Période Durée (H/J) Expert 1 : Bamako Juillet 4 Durée (H/ J) Expert 2 Durée (H/ J) Expert 3 Vérifier/mettre à jour la procédure de gestion des conflits d intérêt Former les membres du CCM et du secrétariat sur la notion de conflit Bamako Juillet Bamako Juillet 1 2 Termes de références 16SANIN116 6

7 d'intérêt, et la gestion de ces conflits. Suivi des progrès en matière de gouvernance VOLET 2 Appui sur les activités de coordination (en continu) Bamako et à distance Août & Octobre Bamako Juillet septembre (jusqu au recrutement Coordonnat eur) Appui au Bamako recrutement du et à Coordonnateur distance Appui au nouveau Bamako Août coordonnateur sur et à son nouveau poste. distance VOLET 3 Etat des Bamako Juillet lieux du (après fonctionnement du recrutement Secrétariat et du coordonnate CCM ur) Plan d'archivage et Bamako Août de valorisation de la documentation Formation Bamako Septembre (après recrutement coordonnate ur) VOLET 4 Analyse des besoins Bamako Octobre Elaboration du plan de communication Accompagnement du CCM dans l adoption du plan de communication et suivi de sa mise en œuvre VOLET 5 Développement et mise en route de l espace «CCM- Mali» Formation à l utilisation de la plateforme Bamako Bamako (et 1 jour à distance) Bamako Bamako 3 30 Juin, Juillet 5 Octobre Octobre- Novembre Novembre 10 Total Termes de références 16SANIN116 7

8 Les experts se rendront au Service de Coopération et d'action Culturelle (SCAC) de l'ambassade de France en début et en fin de mission pour une réunion d'échanges avec le SCAC et le Conseiller Régional en Santé Monde. VI. Expertise et profil demandés 12) Nombre d experts : 03 13) Profil d expert Experts 1 (international) - Expert en accompagnement organisationnel du CCM A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) dans les domaines suivants : administration, santé publique, renforcement des organisations, en gestion ou expérience équivalente. - Spécialisation / Compétence dans les secteurs : Renforcement des Systèmes de Santé (RSS)/ renforcement organisationnel. - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de rédaction d outils / documents de référence d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 5 ans dans la gouvernance et/ou l appui organisationnel dans les pays du sud, notamment en Afrique francophone. - Expérience professionnelle d au moins 5 ans en lien avec le Fonds mondial. - Bonne maîtrise des enjeux liés aux trois maladies VIH, paludisme et tuberculose, ainsi qu au renforcement des systèmes de santé. C. Expérience professionnelle spécifique - Parfaite connaissance des modalités de fonctionnement du Fonds mondial et des Instances de coordination nationale (CCM), incluant les principes du Nouveau Modèle de Financement. - Expérience préalable d accompagnement / de renforcement des capacités des CCM est obligatoire. Expert 2 (international) : Communication A. Qualifications et compétences - Titulaire d un diplôme universitaire de 2 ème cycle en droit, administration, renforcement des organisations ou expérience équivalente. - Excellentes qualités /capacités : Termes de références 16SANIN116 8

9 de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de rédaction d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maîtrise d Excel - Excellente maîtrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 5 ans dans les pays du Sud, notamment en Afrique francophone. - Capacités d élaboration de plan de communication. C. Expérience professionnelle spécifique - Parfaite connaissance des modalités de fonctionnement du Fonds mondial et des dernières directives liées au fonctionnement des ICNs. - Expérience similaire de renforcement des capacités des ICNs, de mise à jour des documents de base et procédures /plan de communication. - Une expérience au Mali serait un atout. Les activités de l expert 2 pourront être mise en œuvre par l expert 1 si le profil de l expert 1 correspond également au profil de l expert 2 Expert 3 (International) : One UnTeamWorks A. Qualifications et compétences - Titulaire d un diplôme universitaire de 2 ème cycle en droit, administration, renforcement des organisations ou expérience équivalente. - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de rédaction d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maîtrise d Excel - Excellente maîtrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 5 ans dans les pays du Sud, notamment en Afrique francophone. - Capacités d élaboration des documents juridiques / réglementaires et des procédures. C. Expérience professionnelle spécifique : Le consultant doit connaître le fonctionnement de l outil One UN teamworks et disposer de connaissances expertes en architecture d espace collaboratif. Une expérience antérieure réussie en réalisation d espace One UN teamworks est requise. Termes de références 16SANIN116 9

10 VII. Compte-rendu de missions Un compte rendu (maximum 10 pages et suivant le modèle fourni) devra être remis par mail après chaque mission dans un délai de 10 jours après le retour. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra pouvoir être diffusable auprès de l ensemble des partenaires concernés par la mission. VIII. Informations pratiques Le bénéficiaire met à disposition des experts une salle de réunion. La personne référente au sein du bénéficiaire pour la réalisation de la mission est : Dr Mody SIDIBE, chargé de suivi-évaluation. Termes de références 16SANIN116 10