Gestion du système d information Diplôme d université Assistant des bibliothèques et de la documentation

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1 Gestion du système d information Diplôme d université Assistant des bibliothèques et de la documentation jean-paul.thomas@univ-rennes2.fr 1

2 Rappel - PMB : La base de démo : login : duab mdp : duab Koha : Base de démo de Biblibre login et mot de passe : test - Open Flora : login et mot de passe : gest 2

3 bibliographique - Qu est-ce que l exemplaire? Relié à la notice catalographique, il représente l objet physique présent dans le fonds documentaire. Il est éventuellement empruntable. Un ou plusieurs exemplaires peuvent être reliés à une même notice bibliographique. Le logiciel va effectuer un contrôle d unicité sur le numéro d exemplaire qui ne doit pas figurer en double dans la base. Attention! Pour les statistiques, ne pas confondre exemplaires disponibles et documents!

4 bibliographique Certains logiciels permettent d envisager une gestion multisites via la partie localisation de l exemplaire. La base contient l ensemble des notices bibliographiques, chaque centre se contente de créer un exemplaire afin de localiser le document. Ex : Champs libres SCD Rennes 2 Erreur souvent commise : création de plusieurs notices pour un même document présent en plusieurs exemplaires

5 bibliographique - Les champs de l exemplaire : PMB

6 bibliographique - Les champs de l exemplaire : Koha

7 bibliographique - Les champs de l exemplaire : La gestion des sections, localisations, états des documents, supports, messages est à définir en amont et relève de l administration du logiciel.

8 bibliographique - Chaque exemplaire est identifié par un numéro unique (contrôle d unicité) qui peut être le numéro commercial ou un code barre attribué par le bibliothécaire à partir d un rouleau acheté auprès d un fournisseur. C est ce numéro qui permettra de faire le lien entre l exemplaire et le système de prêt Certains logiciels (PMB) permettent à la bibliothèque de créer ses propres codes barres.

9 bibliographique - TP : création d un exemplaire dans PMB Dans la base de test : PMB, Koha ou Open flora ou ou Waterbear A partir d une notice existante, saisir un numéro d exemplaire (quatre chiffres précédés de DUAB ) dans la zone N d exemplaire, cliquer sur ajouter un exemplaire, renseigner les différents champs et enregistrer. Pour modifier un exemplaire existant dans PMB, il suffit de cliquer sur son numéro.

10 La gestion bibliographique : les autres supports - Au-delà des monographies, il est possible de décrire d autres supports dans le SIGB : En fonction de votre choix, le logiciel vous fournira une grille de saisie adaptée (cf. PMB, Open Flora, Koha ) qui ne comportera que les champs nécessaires pour décrire le support choisi

11 La gestion bibliographique : les autres supports - Ressources en ligne : La plupart des SIGB permettent de pointer vers des ressources en ligne via la zone 856 qui permet d établir un lien avec un site distant en vue de le décrire ou d enrichir une notice.

12 La gestion bibliographique : les autres supports - Documents primaires : Des SIGB peuvent permettre de rattacher des documents primaires numériques à des notices. Ex : Fonctionnalité à distinguer de la gestion électronique de documents (GED) qui inclut la numérisation, l indexation plein texte, le stockage, l accès et la consultation des documents. De nombreux fournisseurs de SIGB complète leur offre par une offre par un module de GED.

13 La gestion bibliographiques : le cas particulier des périodiques - Une structure propre à chaque SIGB :

14 des périodiques - Une structure propre à chaque SIGB :

15 - Le bulletinage : des périodiques Ensemble d opérations techniques concernant la gestion des périodiques : la réception et l enregistrement des revues à leur arrivée ; le suivi des collections ; le suivi des réclamations auprès des fournisseurs ; l historique des fournisseurs et du prix des abonnements. Le bulletinage est une aide pour la vérification de la complétude des livraisons. Ces fonctionnalités sont plus ou moins intégrées dans les logiciels.

16 des périodiques - Le bulletinage : TP Bulletinage : saisir un nouveau périodique dans la base de démo de PMB : Périodiques>Nouveau périodique> saisir simplement son titre et enregistrer Création de la notice mère, d un bulletin (numéro, date de parution, libellé de période), d un exemplaire. (voir document)

17 des périodiques - Le bulletinage automatisé : Le bulletinage peut être automatisé dans certains logiciels, les exemplaires des documents sont créées automatiquement

18 des périodiques - Le bulletinage automatisé : Cela nécessite un paramétrage des modèles prévisionnels afin d indiquer au logiciel toutes les informations concernant le périodique : périodicité, début d abonnement, modèle de numérotation, informations concernant l exemplaire Ex : pour Koha

19 des périodiques - Le bulletinage automatisé : Ex : pour PMB Au final, un gain de temps pour le professionnel qui diminue le temps de saisie manuelle des bulletins et des exemplaires.

20 des périodiques - Le bulletinage automatisé : TP Voir la base de test de PMB : Gestion de la base, onglet catalogue, périodiques - Onglet «bulletinage», localisation «Annexe sud» (PMB Free) ou toutes les localisation (PMB ESPE) - Dans la partie «En alerte», «En retard» ou «Prochain numéro» choisir un bulletin et cliquer sur «Reçu». - Un numéro de prêt est attribué automatiquement, cliquer sur enregistrer pour créer le bulletin et l exemplaire.

21 des périodiques - Le dépouillement des périodiques : La bibliothèque peut s abonner à un services de dépouillement payant. Ex : Mémonofiches du CRDP Poitiers pour les CDI pour les dépouillements de périodiques Le nouvel Opac de BCDI intègre les Mémofiches à partir de l abonnement de l établissement Références d Indexpress disponibles au format Unimarc et parfois intégrées automatiquement dans le logiciel comme dans e-paprika de Decalog Voir :

22 des autorités Rappel : liste d autorité : Liste des termes normalisés, soit des mots matières, soit des noms propres, qui doivent être obligatoirement et nécessairement utilisés dans l'indexation.» ADBS Dans le SIGB, des fichiers annexes permettent de garantir la cohérence de la saisie : fichiers des auteurs, des collections, des collections

23 des autorités Permet de : - gérer les autorités (auteurs, éditeurs, collections, titres de séries, thésaurus, indexation ). - mettre la base de données en cohérence - gérer les relations de synonymie (formes retenues, rejetées), associatives, hiérarchiques - éviter les doublons générés lors de l import via Z39-50 Moccam Ex : Auteurs en doublons

24 des autorités - L exemple des auteurs dans PMB Ex : voir dans la base de démo de PMB : Vargas, Zep, Slimani

25 des autorités - L exemple des autorité auteurs dans Koha : Accueil > Autorités

26 des autorités - Possibilité de fusionner des autorités entre elles pour ne garder que la bonne forme - Accueil > autorité >

27 des autorités - Avec parfois la possibilité de visualiser facilement les autorités en doublons

28 - TP : Gestion des autorités : des autorités Sélectionner un auteur ou un éditeur en doublon et le remplacer par la forme correcte. Cf. fiche TP

29 Les modules du SIGB : la gestion des prêts L'informatisation des transactions, c'est-à-dire la mise en relation d'un code à barres lecteur ou une carte magnétique avec un code à barres exemplaire, a souvent été une des premières fonctions automatisées dans les bibliothèques. Au moment de la création du lecteur, un code à barres lui est attribué pour l identifier au moment du prêt et faciliter les transactions à l aide de la douchette 31

30 Module : gestion des prêts (avantages) Grande fiabilité des opérations et plus grande rapidité Permet de paramétrer les modalités de prêt, comme le nombre et la durée des prêts en fonction de critères (la catégorie des lecteurs, le type des documents, les sections). Assure l'édition de lettres de réclamations ou de relances par courrier classique, mail, SMS, des prolongations et des pénalités. Possibilité de renseigner le lecteur sur la situation d'un exemplaire à un moment donné : disponible sur les rayonnages, en prêt jusqu'à une date indiquée, ou indisponible provisoirement. 32

31 Module : gestion des prêts (avantages) Possibilité pour le lecteur de consulter ses informations personnelles (prêt en cours, en retard.) via l Opac, service souvent sous-utilisé par les usagers. Possibilité de gérer des réservations d ouvrages en prêt Edition de statistiques sur l activité de la bibliothèque (nombre de prêts, types de prêts, documents les plus empruntés ) 33

32 du prêt - La gestion des lecteurs: - Les lecteurs peuvent être créés à la main ou récupérés à partir d un fichier à importer dans le SIGB (ex : fichier des élèves dans un établissement scolaire) - Les lecteurs peuvent être récupérés via un annuaire des utilisateurs du système d information (LDAP dans un ENT d université, de centre de formation)

33 du prêt - Exemple de fiche lecteur dans PMB :

34 du prêt - La gestion des lecteurs: TP création des lecteurs dans PMB Saisissez votre fiche emprunteur Onglet circulation> Nouveau lecteur > Suivant Renseigner : - nom, prénom - , - catégorie (étudiant ), - groupe (DU ), - date de début d adhésion, date de fin (une année) - identifiant (première lettre du prénom et nom attaché en minuscule) et mot de passe opac (prénom)

35 Ps : la douchette facilitera en pratique les transactions dans les bibliothèques Les modules du SIGB : la gestion du prêt - Manipulons un peu : - Chaque étudiant se prête, ou prête à son voisin, un document présent dans la base. Identifier un exemplaire libre et copier-coller son codebarres. Puis : Onglet Circulation > Prêt de document > Saisir le nom du lecteur > Entrée Copier-coller le code barre dans la partie Ajouter un prêt et cliquer sur Ajouter.

36 du prêt - Manipulons un peu : - Vérifier au niveau du compte du lecteur dans l opac que le prêt a bien été enregistré en utilisant les identifiant-mot de passe du lecteur créé: Saisissez les identifiants et mots de passe lecteurs pour voir le compte de lecteur

37 du prêt - Le paramétrage du prêt : - Doit permettre d affecter des droits spécifiques en fonction des catégories de lecteurs et des types de documents. Attention! Des conflits peuvent apparaître entre plusieurs quotas (Durée d emprunt par catégorie de lecteur et par catégorie de document).

38 du prêt - Le paramétrage du prêt : - Manipulons un peu Dans PMB : Administration > Quotas

39 du prêt - L apport de la technologie RFID en bibliothèque : Pour le professionnel : - Automatiser le prêt : faciliter le prêt et le retour grâce à des automates

40 du prêt - L apport de la technologie RFID en bibliothèque : - Sécuriser les documents, lutter contre le vol : des bornes antivol permettent de savoir si l usager est passé par la borne et a bien enregistré son prêt - Faciliter l inventaire, le récolement : ex : Pergame

41 du prêt - L apport de la technologie RFID en bibliothèque : Pour l usager : - Rendre l usager plus autonome - Augmenter la confidentialité des prêts - Rendre les transactions plus rapides

42 du prêt - Les limites de la RFID en bibliothèque : - Coût élevé : aux Champs libres - Ne sont pas une panacée contre le vol (arrachage des étiquettes) - Pas toujours adapté à certains documents (multisupports ) - Le SIGB n est parfois pas en mesure de traiter le prêt en pile possible avec la RFID

43 du prêt - La gestion des retards, des amendes: - Les lettres de rappel peuvent se faire par courrier papier ou par courriel si le lecteur dispose d une adresse électronique et que le SIGB le permet. Cette gestion peut être très fine en fonction des centres. Certains logiciels proposent plusieurs modèles de lettre de Relance. Certaines bibliothèques proposent maintenant des avis de retard par SMS.

44 du prêt - La gestion des retards, des amendes: - Rappel par mail

45 du prêt - Les statistiques sur les prêts : Le gestionnaire peut avoir une photographie des prêts, retards en cours par lecteur, date, groupe. Dans PMB : voir menu éditions :