H PROGRAMME HERCULE III APPEL À PROPOSITIONS 2015 FORMATION DANS LE DOMAINE DE LA LUTTE CONTRE LA FRAUDE

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1 H PROGRAMME HERCULE III APPEL À PROPOSITIONS 2015 FORMATION DANS LE DOMAINE DE LA LUTTE CONTRE LA FRAUDE Date limite mardi 29 septembre 2015 La langue originale de l appel à propositions est l anglais.

2 TABLE DES MATIÈRES RESUME INTRODUCTION L'OLAF ET LE PROGRAMME HERCULE III OFFICE EUROPEEN DE LUTTE ANTIFRAUDE (OLAF) PROGRAMME HERCULE III OBJET DU PRESENT APPEL A PROPOSITIONS ACTIONS ELIGIBLES A UN FINANCEMENT AU TITRE DE L'APPEL A PROPOSITIONS ACTIONS SPECIFIQUES ORGANISMES ET ENTITES JURIDIQUES POUVANT PRESENTER DES DEMANDES RESULTATS ESCOMPTES RESULTATS ESCOMPTES RAPPORTS CALENDRIER CONDITIONS DE FINANCEMENT PROCEDURE D EXAMEN DES DEMANDES COMITE D EVALUATION CRITERES D ELIGIBILITE Organismes éligibles à un financement Dates éligibles et exigences formelles CRITERES D EXCLUSION CRITERES DE SELECTION Capacité financière Capacité technique CRITERES D ATTRIBUTION DEPOT D'UNE DEMANDE LANGUE DATE LIMITE POUR LE DEPOT DES DEMANDES ADRESSES POUR LA SOUMISSION DES DEMANDES NOTIFICATION, MISE EN ŒUVRE ET PAIEMENT NOTIFICATION MISE EN ŒUVRE PAIEMENT PUBLICITE PUBLICITE PAR LA COMMISSION EUROPEENNE PAR LES BENEFICIAIRES QUESTIONS PROTECTION DES DONNEES PLAINTES PRESENTEES AU MEDIATEUR EUROPEEN DOCUMENTS

3 Résumé Le programme Hercule III (ci-après: le «programme») est un programme de l UE, adopté par le règlement 250/ du Parlement européen et du Conseil. L'objectif général 2 du programme est de protéger les intérêts financiers de l'union et son objectif spécifique 3 est de prévenir et de combattre la fraude, la corruption et toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l Union. Le programme est mis en œuvre par l Office européen de lutte antifraude (OLAF) de la Commission européenne sur la base des programmes de travail annuels. Le programme de travail annuel 2015 (PTA 2015) a été adopté par la décision de financement (DF 2015) qui prévoit notamment l'organisation d un appel à propositions «Formation dans le domaine de la lutte contre la fraude» en 2015 afin d inviter les administrations nationales et régionales ainsi que les instituts de recherche et d'enseignement et les entités sans but lucratif à soumettre des demandes pour des actions 5 visant: le partage d'expérience et l'échange de bonnes pratiques entre les autorités concernées des pays participants, y compris les services répressifs spécialisés, ainsi que des représentants d organisations internationales; la diffusion de connaissances, notamment en vue d'une meilleure définition des risques à des fins d enquête. La mise en œuvre des actions spécifiques contribuera à la réalisation des objectifs du programme. Le budget global en 2015 pour l'appel relatif à la «Formation dans le domaine de la lutte contre la fraude» s élève à EUR. Le délai de soumission des demandes au titre de cet appel est fixé au: mardi 29 septembre Le montant maximal du financement de l UE pour les actions proposées s élève à 80 % des coûts éligibles. Le budget minimum d'une action est de EUR. 1 Introduction L'OLAF et le programme HERCULE III 1.1 Office européen de lutte antifraude (OLAF) L Office européen de lutte antifraude (OLAF) a été institué par la décision de la Commission du 28 avril Bien que l OLAF soit indépendant sur le plan opérationnel, il fait néanmoins partie de la Commission européenne et est, à ce titre, soumis aux dispositions administratives et légales qui régissent les institutions de l UE. La mission de l'office européen de lutte antifraude est de détecter les cas 1 Règlement (UE) n 250/2014 du Parlement européen et du Conseil du 26 février 2014 établissant un programme pour la promotion d actions dans le domaine de la protection des intérêts financiers de l Union européenne (programme «Hercule III») et abrogeant la décision n 804/2004/CE (JO L 84 du ). 2 Article 3 du règlement (UE) n 250/ Article 4 du règlement (UE) n 250/ Décision C(2015) 2234 de la Commission du 8 avril 2015 relative à l adoption du programme de travail pour 2015 et du financement en vue de la mise en œuvre du programme Hercule III [décision de financement 2015 (DF 2015) et programme de travail annuel 2015 (PTA 2015)]. 5 Article 8, point b), alinéas ii) et iv), du règlement 250/ Décision 1999/352/CE, CECA, Euratom de la Commission du 28 avril 1999 instituant l Office européen de lutte antifraude (OLAF) (JO L 136 du , p. 20), telle que modifiée par la décision 2013/478/UE de la Commission du 27 septembre 2013 (JO L 257 du , p. 19). 3

4 de fraude relatifs à des fonds de l'union européenne, de mener les enquêtes à ce sujet et de faire cesser ce type d'infractions. L'OLAF remplit sa mission en: menant des enquêtes indépendantes sur la fraude et la corruption portant sur des fonds de l'ue afin de s'assurer que l'argent des contribuables de l'ue serve à financer des projets susceptibles de stimuler la création d'emplois et la croissance en Europe; contribuant à renforcer la confiance des citoyens dans les institutions de l'ue en enquêtant sur les fautes graves commises par le personnel de l'ue et les membres des institutions de l'ue; élaborant une politique antifraude solide pour l'ue. En s acquittant de sa mission aussi efficacement que possible, l OLAF contribue aux efforts réalisés par les institutions européennes pour garantir que l argent des contribuables est utilisé au mieux. 1.2 Programme Hercule III Le 26 février 2014, le Parlement européen et le Conseil de l Union européenne ont adopté le règlement (UE) n 250/ établissant un programme pour la promotion d actions dans le domaine de la protection des intérêts financiers de l Union européenne (programme «Hercule III», ci-après: le «programme»). Ce programme est entré en vigueur le 21 mars Le programme a pour objectif général 2 de «protéger les intérêts financiers de l Union et, partant, de renforcer la compétitivité de l économie de l Union et d assurer la protection de l argent du contribuable». Il a pour objectif spécifique 3 de prévenir et de combattre la fraude, la corruption et toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l Union. Le programme est mis en œuvre par l Office européen de lutte antifraude (OLAF) de la Commission européenne. Les objectifs opérationnels 7 du programme sont les suivants: a) faire progresser, au-delà des niveaux actuels, la prévention de la fraude et de toute autre activité illégale, ainsi que les enquêtes en la matière, en renforçant la coopération transnationale et pluridisciplinaire; b) accroître la protection des intérêts financiers de l Union contre la fraude en facilitant l échange d informations, d'expériences et de bonnes pratiques, ainsi que l échange de personnel; c) renforcer la lutte contre la fraude et toute autre activité illégale en fournissant un appui technique et opérationnel aux enquêtes nationales, et en particulier aux autorités douanières et répressives; d) limiter l exposition actuellement connue des intérêts financiers de l Union à la fraude, à la corruption et à d autres activités illégales, en vue d enrayer le développement d une économie illégale dans des grands secteurs à risque comme la fraude organisée, y compris la contrebande et la contrefaçon de cigarettes; e) relever le niveau de développement de la protection juridique et judiciaire spécifique des intérêts financiers de l Union contre la fraude, en favorisant les analyses de droit comparé. L'article 11 du règlement 250/2014 prévoit que la Commission adopte des programmes de travail annuels aux fins de la mise en œuvre du programme. Le 7 Article 5 du règlement (UE) n 250/

5 programme de travail annuel 2015 (PTA 2015) a été adopté par décision de la Commission du 8 avril Le programme est mis en œuvre conformément au règlement financier (RF) 8 et à ses règles d'application (RAP) 9. 2 Objet du présent appel à propositions 2.1 Actions éligibles à un financement au titre de l'appel à propositions Le domaine d'action comprend l'organisation de formations spécialisées ciblées 10 et d ateliers de formation à l analyse des risques, ainsi que, le cas échéant, de conférences visant à réaliser une ou plusieurs des actions spécifiques suivantes: a) améliorer encore la compréhension des mécanismes nationaux et de l Union; b) organiser le partage de l'expérience et des bonnes pratiques entre les autorités concernées des pays participants, y compris les services répressifs spécialisés, ainsi que les représentants des organisations internationales 11 ; c) coordonner les actions des pays participants et des représentants des organisations internationales; d) diffuser les connaissances, notamment en ce qui concerne une meilleure définition des risques à des fins d enquête; e) développer les activités de recherche de haut niveau, notamment les études; f) renforcer la coopération entre praticiens et universitaires; g) sensibiliser davantage les magistrats et autres juristes à la protection des intérêts financiers de l Union. 2.2 Actions spécifiques La Commission (OLAF) octroiera des subventions pour des actions 12 qui poursuivent les objectifs suivants: le partage d'expérience et l'échange de bonnes pratiques entre les autorités concernées des pays participants, y compris les services répressifs spécialisés, ainsi que des représentants d organisations internationales; la diffusion de connaissances, notamment en vue d'une meilleure définition des risques à des fins d enquête. Ces objectifs peuvent être réalisés grâce à l organisation de: conférences, séminaires, colloques, cours, apprentissages en ligne et symposiums, ateliers, formations pratiques et échanges de personnel, échanges de bonnes pratiques (y compris sur l évaluation des risques de fraude), etc. Il convient d'encourager les échanges de personnel entre les administrations nationales et régionales des différents États membres (en particulier pour les États membres voisins). 8 Règlement (UE, Euratom) n 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) n 1605/2002 du Conseil (JO L 298 du , p. 1), en particulier le titre V (passation des marchés publics) et le titre VI (subventions). 9 Règlement délégué (UE) n 1268/2012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux règles d application du règlement (UE, Euratom) n 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l Union (JO L 362 du , p. 1). 10 Article 8, point b), alinéas i) à vii), du règlement relatif au programme Hercule III. 11 Article 7 du règlement relatif au programme Hercule III: Participation au programme. 12 Article 8, point b), alinéas ii) et iv), du règlement relatif au programme Hercule III. 5

6 Ces échanges contribueront au développement, à l'amélioration et à la mise à jour des compétences du personnel dans le domaine de la protection des intérêts financiers de l'union. 2.3 Organismes et entités juridiques pouvant présenter des demandes Les organismes éligibles pour recevoir des subventions dans le cadre du programme sont 13 : ou les administrations nationales ou régionales d un État membre qui œuvrent en faveur du renforcement de l action au niveau de l UE en matière de protection des intérêts financiers de l'union; les instituts de recherche et d enseignement et les entités sans but lucratif, dans la mesure où ils ont été créés et exercent leur activité depuis au moins un an dans un État membre et œuvrent en faveur du renforcement de l action au niveau de l Union en matière de protection des intérêts financiers de l Union. Les demandes de pays tiers sont soumises aux conditions de l article 7, paragraphe 2, du règlement relatif au programme Hercule III Résultats escomptés 3.1 Résultats escomptés 1. amélioration des performances d enquête des membres des forces de l ordre chargés de la protection des intérêts financiers de l Union européenne grâce à l acquisition de nouvelles compétences, aptitudes et connaissances; 2. sensibilisation accrue aux indicateurs de risque de fraude et à la politique antifraude de l UE; 3. diffusion renforcée des méthodes, outils et techniques spécialisés de lutte contre la fraude portant atteinte aux intérêts financiers de l Union européenne. 3.2 Rapports Les résultats des actions seront présentés dans un rapport technique final et un rapport financier final 15. Ces rapports finaux seront soumis au plus tard 60 jours 16 après la date de clôture mentionnée dans la convention de subvention. Les bénéficiaires doivent envoyer à la Commission européenne les documents suivants en même temps que la demande de paiement final: 1) rapport technique final; 2) rapport financier final; 3) demande de paiement du solde. Les modèles de rapport sont annexés à la convention de subvention et doivent être complétés par les bénéficiaires. 13 Article 6 du règlement (UE) n 250/2014: Organismes éligibles à un financement. Les conditions pour la participation des pays tiers fixées dans le règlement n'ont pas été remplies et (dès lors) seuls les organismes situés dans les États membres sont éligibles. 14 L article 7, paragraphe 2, fixe les conditions dans lesquelles les demandeurs en provenance de pays tiers peuvent soumettre des demandes. Aucun pays tiers ne satisfait à ces conditions à ce jour. 15 Un modèle de chaque rapport sera annexé à la convention de subvention. Un exemple de convention peut être téléchargé à partir du site internet de l OLAF, voir: 16 Voir l article II.23.2 de l'annexe II à la convention de subvention. 6

7 Le rapport technique final doit comprendre ce qui suit: a) une description qualitative des résultats mentionnés au point 3.1. Il contient notamment des informations sur les résultats obtenus par rapport aux objectifs initiaux, l'impact de l'action et sa valeur ajoutée en ce qui concerne la protection des intérêts financiers de l'union; b) une description quantitative de l'action comprenant des informations sur le matériel distribué aux participants, les documents écrits, la liste des participants et des orateurs, les méthodes de diffusion, etc.; c) une évaluation de l'événement effectuée par le bénéficiaire sur la base du formulaire d'évaluation des participants. Le rapport financier final inclura des informations sur la mise en œuvre financière de l action telles que des factures et des preuves de paiement pour les coûts supportés. 4 Calendrier Étapes Date indicative Publication de l appel à propositions fin juin 2015 Dernier jour pour l'introduction des mardi 22 septembre 2015 questions concernant l'appel à propositions Date limite pour l introduction des mardi 29 septembre 2015 demandes Information des demandeurs février Signature des premières conventions mi-mars 2016 de subvention Première date envisageable pour lundi 4 avril 2016 démarrer les actions Date limite de clôture des actions samedi 31 décembre Conditions de financement Le financement sera alloué dans le cadre des conditions suivantes: a) Le budget global en 2015 pour la «Formation dans le domaine de la lutte contre la fraude» s élève à EUR. Financement maximum de l'ue: 80 % du montant total des coûts éligibles de l action. Les demandeurs doivent contribuer à hauteur d au moins 20% du total des coûts admissibles estimés pour le projet. b) Le seuil minimum d'une action de «formation» est de EUR. Le budget total d'une action pour laquelle une subvention est demandée ne peut être inférieur à ce seuil. c) Le cofinancement peut prendre la forme des ressources propres du bénéficiaire (contribution du demandeur), du revenu généré par l action (recettes directes de l'action) ou de contributions financières provenant de tiers (contributions externes). Les apports en nature ne seront pas pris en considération; 17 En vertu de l'article 128, paragraphe 2, du règlement financier, la Commission est tenue d'informer les demandeurs pour le 29 mars 2016 au plus tard du résultat de la procédure d'évaluation, à moins qu'il n'y ait un grand nombre de demandes ou des retards imputables aux demandeurs. Les conventions de subvention seront signées pour le 29 juin 2016 au plus tard. 7

8 d) La Commission se réserve le droit de ne pas attribuer tous les fonds disponibles. Le niveau des subventions accordées variera en fonction de facteurs tels que le type de projet et le nombre de participants et de pays concernés. e) La Commission attribuera une subvention aux demandeurs retenus pour la mise en œuvre d'une action. Cette subvention ne dépassera pas 80 % du total des coûts éligibles. La description détaillée des coûts éligibles figure dans les «lignes directrices concernant le formulaire "Budget"», qui peuvent être téléchargées simultanément au «formulaire de demande» sur le site internet de la Commission. Il est conseillé aux demandeurs de bien prendre connaissance des lignes directrices avant de compléter le formulaire de demande. f) Le demandeur doit indiquer la source de financement pour les coûts de l action qui ne sont pas couverts par la subvention. g) La Commission se réserve le droit d octroyer une subvention inférieure au montant sollicité par le demandeur, si les coûts sont jugés trop élevés, injustifiés ou inéligibles. h) La Commission se réserve le droit de réduire le pourcentage de cofinancement afin de permettre l'octroi d'un plus grand nombre de subventions, en particulier lorsque le montant global demandé dépasse le budget disponible. i) La subvention est octroyée pour une action spécifique et son attribution ne confère aucune obligation à la Commission de poursuivre le cofinancement les années suivantes. j) L action doit être terminée à la date figurant dans la convention de subvention. k) Les dépenses engagées en dehors de la période spécifiée dans la convention de subvention ne sont pas admissibles et ne seront pas prises en compte lors de la détermination du paiement final de la subvention. 6 Procédure d examen des demandes 6.1 Comité d évaluation La Commission désignera un comité d évaluation qui examinera les demandes et vérifiera si celles-ci sont conformes aux exigences de la procédure telles qu exposées dans le formulaire de demande (notamment si les délais de dépôt sont respectés et si la demande contient tous les éléments nécessaires). Le comité d évaluation examinera chaque demande à la lumière des critères d éligibilité (6.2), des critères d exclusion (6.3) et des critères de sélection (6.4). Une fois que les demandes auront franchi ces étapes, il examinera le contenu de chacune d entre elles sur la base des critères d attribution (6.5). Critères d'éligibilité: oui/non Critères d'exclusion: oui/non Critères de sélection: oui/non Critères d'attribution 8

9 Le comité d évaluation peut inviter le demandeur à fournir des informations complémentaires ou à apporter des précisions sur les pièces justificatives présentées en rapport avec la demande, notamment en cas d erreurs matérielles manifestes. 6.2 Critères d éligibilité 18 Les critères d éligibilité sont utilisés pour déterminer si un demandeur peut être autorisé à participer au présent appel à propositions Organismes éligibles à un financement 13 Pour être éligible dans le cadre du présent appel, une demande doit être introduite par un demandeur tel que défini au point 2.3 du présent appel. Les pièces justificatives doivent être annexées au formulaire «entité légale» demandé (par exemple, les statuts de l'organisme demandeur) Dates éligibles et exigences formelles Les demandes doivent remplir les exigences formelles suivantes: être soumises sur papier et au format électronique au plus tard le mardi 29 septembre 2015 (cachet de la poste/reçu du service de messagerie/récépissé de dépôt faisant foi); l'action proposée doit prendre fin au plus tard le 31 décembre 2016; le budget d'une action pour laquelle une subvention est demandée ne peut être inférieur à EUR; être présentées par écrit à l aide du formulaire officiel de demande tel qu il est publié sur le site web de l OLAF (ce qui inclut le formulaire de demande, le formulaire «Budget» et toutes les pièces justificatives demandées); être rédigées dans une des langues officielles de l Union européenne; contenir un budget en équilibre présentant les cofinancements émanant d autres sources que le budget de l UE, étant entendu que le cofinancement de l UE ne peut atteindre au maximum que 80 % des coûts totaux éligibles; les candidats ne peuvent soumettre qu une seule demande dans le cadre du présent appel à propositions. 6.3 Critères d exclusion 19 Les demandeurs qui se trouvent dans l une des situations visées à l article 106, paragraphe 1, à l article 107 ou à l article 109 du règlement financier seront exclus de la participation aux appels à propositions 20. Pour l évaluation des critères d exclusion, les demandeurs doivent également signer la déclaration sur l honneur certifiant qu ils ne se trouvent dans aucune des situations visées à l'article 106, paragraphe 1, et aux articles 107 à 109, paragraphe 2, point a), du règlement financier. 18 Voir le point 5.1, sous a), du PTA Voir le point 5.1, sous b), du PTA Sont notamment visées les situations de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire, de concordat préventif ou toute autre procédure de même nature; les condamnations prononcées pour tout délit affectant la moralité professionnelle; le non-paiement de cotisations de sécurité sociale ou d'impôts; les condamnations pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale; les défauts graves d'exécution en cas d'inobservation d'obligations contractuelles concernant des activités financées par le budget de l'ue; les conflits d'intérêts; et les fausses déclarations émises lors de la présentation des informations requises. Voir également l'article 131, paragraphe 4, du règlement financier (RF). 9

10 Cette déclaration est jointe au formulaire de demande. Cette démarche n est pas nécessaire pour les subventions de faible valeur 21 ou si ladite attestation a récemment été fournie dans une autre procédure d attribution Critères de sélection 23 Conformément à l'article 132 du règlement financier 8 et à l article 202 des règles d application 9, les demandes seront évaluées sur la base des critères de sélection ci-dessous Capacité financière Les demandeurs doivent disposer de la capacité financière leur permettant de réaliser les tâches inhérentes au projet (sources de financement stables et suffisantes pour maintenir leur activité pendant toute la période d exécution du projet), comme attestée par les comptes annuels (bilan et compte de résultats) pour le dernier exercice clos et les autres informations financières prévues dans le formulaire de demande de subvention. L exigence relative à la capacité financière ne s applique pas aux administrations nationales et régionales. Les demandeurs doivent contribuer à la mise en œuvre de l'action, soit par des ressources propres (contribution du demandeur), soit, partiellement, par une contribution financière de tiers (contributions externes) ou des recettes directes de l'action. Les demandeurs doivent présenter et signer les documents suivants attestant leur capacité financière: Pour les subventions inférieures ou égales à EUR: une déclaration sur l honneur relative aux critères de sélection (jointe au formulaire de demande). Pour les subventions supérieures à EUR: une déclaration sur l honneur relative aux critères de sélection (jointe au formulaire de demande); une copie du compte de résultats du dernier exercice clos; et une copie du bilan du dernier exercice clos Capacité technique Les demandeurs doivent posséder les ressources opérationnelles (techniques et de gestion) et les compétences et qualifications professionnelles requises pour mener à bien l action proposée. Ils doivent posséder une solide expérience et des compétences avérées dans le domaine concerné et, en particulier, pour le type d action proposée. Les pièces justificatives suivantes devront être présentées: 21 Sont considérées comme subventions de faible valeur les subventions inférieures ou égales à EUR. 22 Article 131, paragraphe 4, du RF. 23 Voir le point 5.1, sous c), du PTA

11 un curriculum vitæ actualisé (maximum deux pages) 24 pour chaque membre du personnel (tant interne que sous-traitant) qui sera responsable de l exécution du projet, révélant une expérience professionnelle pertinente; en particulier: l équipe responsable de la mise en œuvre du projet doit avoir deux ans d expérience dans des tâches comparables (par exemple, comptabilité, secrétariat, assistant de formation); les gestionnaires de formation auront au moins trois années d expérience en matière d organisation de formations dans un environnement international et pluridisciplinaire; et les gestionnaires de projet auront au moins trois années d expérience en matière de gestion de projets dans un environnement international et pluridisciplinaire. La Commission recommande vivement l utilisation du modèle de CV Europass. 25 Le CV doit contenir clairement les informations suivantes: le rôle/l activité dans le projet, l organisation contractante pour laquelle la personne travaille; et le nombre d années d expérience dans le domaine; une liste des projets réalisés par le demandeur en rapport avec les objectifs du programme Hercule III; et un organigramme illustrant la structure de l organisation du demandeur. Pour les subventions de faible valeur, les demandeurs sont invités à signer la déclaration sur l honneur concernant les critères de sélection qui fait partie des documents à joindre au formulaire de demande. 6.5 Critères d attribution 26 L action proposée dans la demande doit relever de l une des catégories mentionnées aux points 2.1 et 2.2 et sera examinée sur la base des critères d attribution pondérés suivants (les facteurs de pondération sont indiqués entre parenthèses): valeur ajoutée de la demande pour la protection des intérêts financiers de l Union (4); conformité aux objectifs opérationnels du programme (2); conformité de l'action et de ses objectifs aux objectifs opérationnels, tels que décrits au point 1.2, pertinence des questions traitées par le projet ainsi que complémentarité avec d'autres activités de l'union; qualité (2): originalité de l'action; exactitude et cohérence de la méthodologie proposée pour la mise en œuvre de l'action; organisation du travail, attribution des ressources; cohérence et faisabilité de la planification pour la mise en œuvre de l'action ainsi que caractère approprié des activités envisagées; rapport coût-avantages (2). Chaque demande sera notée sur une échelle de 10 points pour chaque critère. La note attribuée par les évaluateurs pour chaque critère sera multipliée par le facteur de pondération et ajoutée. Une demande doit obtenir au moins 50 % de la 24 Seules les deux premières pages du CV seront prises en compte Voir le point 5.1, sous d), du PTA

12 note maximale théorique pour chaque critère ainsi que 60 % ou plus de la note totale maximale théorique pour les quatre critères. Une demande ayant obtenu une note inférieure sera rejetée. Les demandes obtenant une note égale ou supérieure à ce seuil seront classées sur la base de leur note et seront recommandées pour une subvention, sous réserve de la disponibilité de ressources financières suffisantes. Critères d attribution Points Pondér Note min. Note max. ation Valeur ajoutée Conformité Qualité Rapport coût-avantages Note totale minimale nécessaire 60 7 Dépôt d'une demande La demande (un exemplaire original et une copie) doit être envoyée par courrier postal/service de messagerie ou remise en mains propres à l adresse indiquée au point 7.3, et selon les modalités prévues dans le formulaire de demande. Le demandeur doit également envoyer un exemplaire de sa demande par courrier électronique à la boîte aux lettres fonctionnelle indiquée au point Langue Les demandes peuvent être introduites dans l une des langues officielles de l Union européenne, mais de préférence en anglais. Si la demande est introduite dans une autre langue que l anglais, un résumé en anglais doit y être joint. 7.2 Date limite pour le dépôt des demandes La date limite de dépôt des demandes pour le présent appel à propositions est fixée au: mardi 29 septembre En cas d envoi par courrier postal (le cachet de la poste faisant foi), la demande doit être expédiée par courrier recommandé (avec accusé de réception) le mardi 29 septembre 2015 au plus tard. En cas d envoi par un service de messagerie (la date du récépissé de dépôt faisant foi), la demande doit être expédiée le mardi 29 septembre 2015 au plus tard. En cas de remise en mains propres (la date de l'accusé de réception par la Commission faisant foi), la demande doit arriver au service du courrier central de la Commission avant 16 heures le mardi 29 septembre Tout autre moyen de dépôt [1] ne sera pas accepté. [1] Tel que la remise en mains propres à l'office européen de lutte antifraude. 12

13 Un exemplaire électronique de la demande doit être envoyé par courrier électronique le mardi 29 septembre 2015, à la boîte aux lettres fonctionnelle indiquée au point 7.3. Un exemplaire électronique de la demande doit être envoyé par courrier électronique le mardi 29 septembre 2015, à la boîte aux lettres fonctionnelle indiquée au point 7.3. Il est conseillé aux demandeurs de garder un justificatif de l envoi de leur demande dans le délai prévu. Si les demandeurs sont invités à prouver la date à laquelle ils ont envoyé la demande et ne sont pas en mesure de le faire, la demande sera considérée comme non transmise. La Commission ne peut être tenue pour responsable des plis mal adressés ou des propositions envoyées en plusieurs parties ne portant pas d'indications suffisamment claires pour permettre de les rassembler correctement. 7.3 Adresses pour la soumission des demandes Une copie électronique du formulaire de demande de subvention (au format original, pas de PDF) et du formulaire «Budget» (au format original: tableur, pas de PDF), accompagnée de toutes les annexes requises, doit être envoyée par courrier électronique à l adresse de courrier électronique suivante (si possible au format de fichier d'archive ZIP): Olaf-anti-fraud-training@ec.europa.eu Les demandes doivent clairement porter la mention suivante: «PROGRAMME HERCULE III 2015» DEMANDE POUR HERCULE III FORMATION DANS LE DOMAINE DE LA LUTTE CONTRE LA FRAUDE et doivent être envoyées à l adresse suivante: PAR LA POSTE Commission européenne Office européen de lutte antifraude (OLAF) À l attention de Mme Corinna ULLRICH Chef d'unité D.1 «Développement politique & Hercule» Bureau: J-30-12/73 B-1049 BRUXELLES (BELGIQUE) PAR SERVICE DE MESSAGERI E OU PAR REMISE EN MAINS PROPRES 27 Service du courrier central de la Commission européenne À l attention de Mme Corinna ULLRICH Chef d'unité D.1 «Développement politique & Hercule» Bureau: J-30-12/73 Avenue du Bourget, 1 B-1140 EVERE (BELGIQUE)

14 8 Notification, mise en œuvre et paiement 8.1 Notification À la réception de la demande par la Commission, chaque demandeur recevra un accusé de réception, contenant un numéro de référence pour toute question relative au suivi de la demande. Les demandeurs seront informés dans un délai de 6 mois à compter de la date limite mentionnée au point 6.3 du résultat de la procédure d'évaluation. Si des questions se posent durant la procédure d'évaluation, la Commission contactera la personne indiquée sous la question I.1.2 du formulaire de demande. Il est dès lors vivement recommandé d'informer la Commission de tout changement du ou des noms de la ou des personnes de contact. Si la Commission décide d attribuer une subvention à une demande, elle enverra au bénéficiaire une convention de subvention précisant les coûts éligibles, le montant de la subvention en euros, le pourcentage de cofinancement, ainsi que les conditions de paiement et d utilisation. La convention de subvention doit être signée par le demandeur et renvoyée à la Commission pour signature. La convention de subvention ne prend effet qu après sa signature par la Commission. Cette convention doit être prise en compte dans la planification de l'action étant donné que les engagements financiers pris pour l'action avant l'entrée en vigueur ou après la date de clôture de la convention de subvention, ne sont pas éligibles pour un financement. Si une demande n'est pas retenue, le demandeur recevra les informations concernant la note totale qu'il a obtenue, son classement ainsi qu'une description qualitative succincte des justifications données par le comité d'évaluation pour sa note. L'examen des demandes aura lieu entre octobre 2015 et mars Ce délai peut être prolongé si la Commission reçoit un nombre élevé imprévu de demandes. Le cas échéant, la Commission informera tous les demandeurs du calendrier révisé pour l'évaluation des demandes. 8.2 Mise en œuvre Les bénéficiaires s engagent à mettre en œuvre l action conformément à la présentation qui en a été faite dans la demande de subvention. Aucune modification de l action n est autorisée sans l accord écrit préalable de la Commission. La convention de subvention doit être signée par les deux parties avant que le bénéficiaire ne puisse procéder à des engagements financiers en vue de la mise en œuvre de l action. 8.3 Paiement Un montant équivalent à 50 % de la subvention sera versé dans les 30 jours suivant la date de la signature de la convention par la Commission. Le solde sera payé dans un délai de 60 jours suivant la réception et l approbation du rapport technique final, ainsi que du rapport financier final. Le rapport technique final doit comprendre une description détaillée de l action. Tous les rapports doivent être établis sur la base des modèles joints en annexe à la convention de subvention. 14

15 Si les coûts éligibles encourus sont inférieurs à ceux indiqués dans la convention de subvention, la Commission ajustera le montant du paiement final en conséquence, en appliquant le taux de cofinancement indiqué dans la convention de subvention. S il en résulte un montant inférieur au premier paiement de 50 %, la Commission émettra un ordre de recouvrement pour récupérer la partie du budget qui a été versée mais qui n a pas été utilisée ou dont l utilisation n a pas été dûment justifiée. Si les coûts encourus sont supérieurs à ceux indiqués dans la convention de subvention, l'excédent sera automatiquement supporté par le bénéficiaire de la subvention et le taux de cofinancement sera réduit en conséquence. Le montant de la subvention ne sera jamais augmenté si les coûts encourus sont supérieurs à ceux indiqués dans la convention de subvention. La subvention ne peut avoir pour objet ou pour effet de donner lieu à profit pour le bénéficiaire. Lorsqu un profit est réalisé, la Commission est autorisée à recouvrer le pourcentage du profit correspondant à la contribution de l Union aux coûts éligibles réellement exposés par le bénéficiaire pour mener à bien l action 28. Dans le cadre de cette convention, le représentant autorisé de l organisme demandeur doit s engager à fournir des preuves de la bonne utilisation de la subvention et à permettre à la Commission de vérifier l utilisation de celle-ci, pendant la durée de validité du contrat et pendant une période de cinq ans à compter de la date du paiement du solde. Cette vérification peut donner lieu, le cas échéant, à des décisions de recouvrement de la part de la Commission Publicité 9.1 Publicité par la Commission européenne Toutes les subventions accordées au cours d un exercice doivent être publiées dans le système de transparence financière (FTS) 30 de la Commission européenne au plus tard le 30 juin de l année suivant la clôture de l exercice budgétaire au titre duquel elles ont été octroyées 31. La Commission diffuse en permanence, y compris sur les sites internet pertinents, les résultats des actions ayant bénéficié d'un financement dans le cadre du programme, afin d accroître la transparence sur l utilisation des fonds 32. La Commission européenne publiera les informations suivantes: le nom du bénéficiaire, l adresse du bénéficiaire si celui-ci est une personne morale, l objet de la subvention, le montant octroyé. À la demande, motivée et dûment justifiée, du bénéficiaire, il sera renoncé à la publication si cette divulgation d informations est de nature à mettre en péril les droits et libertés des personnes concernées, consacrés par la Charte des droits fondamentaux de l Union européenne, ou à nuire aux intérêts commerciaux des bénéficiaires. Une dérogation à publier peut également être accordée si la 28 Article 125 du RF. 29 La Cour des comptes dispose des mêmes droits que l OLAF, notamment du droit d accès aux lieux et locaux où l action est mise en œuvre, ainsi qu à toutes les informations, y compris sous format électronique, nécessaires pour mener à bien les contrôles et les audits et 31 Article 128, paragraphe 3, du RF et article 191, paragraphe 1, des RAP. 32 Article 13, paragraphe 1, du règlement (UE) n 250/

16 révélation de ces informations met en péril les activités ou les enquêtes entreprises par le bénéficiaire de la subvention. 9.2 Par les bénéficiaires Conformément à la stratégie de publication et de communication, les bénéficiaires doivent: établir un lien entre leur site web (ou un site web dédié) et celui du programme Hercule III: insérer le logo de l OLAF; faire mention du soutien accordé par le programme Hercule III: dans toute publication (page de titre) ou document connexe (par exemple, brochures, bulletins, prospectus); dans les supports d information électroniques (p. ex. sites web, documents audiovisuels, vidéos, logiciels); lors de manifestations d information (conférences, séminaires), comme suit: «Cette (manifestation, publication, conférence, séance de formation, etc.) bénéficie du soutien du programme de l Union européenne Hercule III ( ). Ce programme est mis en œuvre par la Commission européenne. Il a été établi dans le but de promouvoir des actions dans le domaine de la protection des intérêts financiers de l Union européenne. (pour plus d'informations, voir Toute communication ou publication du bénéficiaire, sous quelque forme et par quelque moyen que ce soit, y compris par internet, doit stipuler «qu elle ne reflète que le point de vue de l auteur et que la Commission européenne n est pas responsable des points de vue exprimés dans les publications et/ou en lien avec les activités pour lesquelles la subvention est utilisée». Pour les publications, il y a lieu d inclure également la mention suivante: «Les informations contenues dans la présente publication ne reflètent pas nécessairement la position ou l opinion de la Commission européenne». Il pourra être demandé aux bénéficiaires de mettre les résultats à la disposition de la Commission sous une forme exploitable, libre de droits et permettant leur diffusion, notamment manuels, publications, logiciels et sites internet. 10 Questions Toute question et/ou demande d informations complémentaires ayant trait au présent appel à propositions doit être envoyée par courrier électronique à: Olafanti-fraud-training@ec.europa.eu jusqu'au mardi 22 septembre Si elles présentent un intérêt pour d autres demandeurs, les questions et leurs réponses peuvent faire l objet d une publication anonyme sur le site internet de la Commission. La Commission ne peut garantir que les questions posées après le mardi 22 septembre 2015 recevront une réponse avant la date limite du mardi 29 septembre Conformément au code de bonne conduite administrative, la Commission répondra à la question dans les 15 jours ouvrables à compter de sa réception. 16

17 Toute demande d informations complémentaires doit être transmise par écrit à l adresse électronique indiquée ci-dessus (compte tenu du grand nombre de demandes, veuillez ne pas téléphoner). Afin de garantir l égalité de traitement entre les demandeurs, la Commission européenne ne peut rendre un avis préalable sur l éligibilité d un demandeur, d un partenaire, d une action ou d activités spécifiques. 11 Protection des données Le suivi des réponses à l appel à propositions nécessitera l enregistrement et le traitement de données à caractère personnel (par exemple nom, adresse). Toutes les données à caractère personnel (noms, adresses, CV, etc.) seront traitées conformément au règlement (CE) n 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données 34. Des renseignements détaillés concernant le traitement des données à caractère personnel figurent dans la déclaration de confidentialité qui est disponible aux adresses suivantes: Les réponses aux questions posées dans le formulaire sont nécessaires à l évaluation de votre demande de subvention et seront traitées uniquement à cette fin par le service responsable du programme de subventions concerné de l Union européenne. Vous pouvez, sur demande, obtenir la communication de vos données à caractère personnel afin de les corriger ou de les compléter. Pour toute question relative à ces données, veuillez contacter le délégué à la protection des données (DPD) de l OLAF. En ce qui concerne le traitement de leurs données à caractère personnel, les bénéficiaires peuvent à tout moment déposer une réclamation auprès du contrôleur européen de la protection des données 35. Les données à caractère personnel peuvent être enregistrées par le comptable de la Commission soit uniquement dans le système d alerte précoce (SAP), soit à la fois dans le SAP et la base de données centrale sur les exclusions, si vous vous trouvez dans l une des situations visées par: ou la décision 792/2014/UE de la Commission relative au système d alerte précoce - pour de plus amples informations, consultez la déclaration sur la politique en matière de respect de la vie privée à l adresse: le règlement (CE, Euratom) n 1302/2008 de la Commission relatif à la base de données centrale sur les exclusions - pour de plus amples informations, consultez la déclaration sur la politique en matière de respect de la vie privée à l adresse: JO L 8 du

18 12 Plaintes présentées au Médiateur européen À tous les stades du traitement administratif des dossiers de subvention, lorsque les personnes ou entités concernées estiment avoir fait l objet d un cas de mauvaise administration, elles peuvent, indépendamment de toute autre voie de recours, déposer une plainte auprès du Médiateur européen ( conformément à l article 228, paragraphe 1, du traité sur le fonctionnement de l Union européenne et à la décision du Parlement européen du 9 mars 1994 concernant le statut et les conditions générales d exercice des fonctions du médiateur, publiée au Journal officiel de l Union européenne (JO L 113 du ). 13 Documents Les annexes suivantes font partie des présentes spécifications et sont disponibles sur le site internet de l OLAF: 1. formulaire de demande (à compléter par le demandeur); 2. formulaire «Budget» (à compléter par le demandeur); 3. lignes directrices concernant le formulaire type de demande; 4. lignes directrices concernant le formulaire «Budget»; 5. guide pour l'organisation d'un événement de formation; 6. modèle pour le calendrier des événements; 7. fiche «signalétique financier»; 8. fiche «entité légale»; 9. liens vers les pages internet suivantes comportant des informations sur ce qui suit: o le règlement financier [règlement (UE) n 966/2012] et ses règles d application [règlement délégué (UE) n 1268/2012 de la Commission] o les bénéficiaires du financement de l'ue (système de transparence financière - STF); o le financement de l'ue (subventions); o les programmes Hercule: Décisions de financement, programmes de travail annuels, rapport d'évaluation et autres documents pertinents. Il est recommandé aux demandeurs de consulter régulièrement le site internet consacré à l appel à propositions jusqu à la date limite de soumission des propositions au cas où des annonces ou des mises à jour seraient publiées. 18