PROGRAMME HERCULE III APPEL À PROPOSITIONS 2015 FORMATIONS DANS LE DOMAINE DE LA LUTTE CONTRE LA FRAUDE

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1 PROGRAMME HERCULE III L APPEL À PROPOSITIONS 2015 FORMATIONS DANS LE DOMAINE DE LA LUTTE CONTRE LA FRAUDE Date limite mardi 29 septembre 2015 TOUS LIGNES DIRECTRICES CONCERNANT LE FORMULAIRE «BUDGET» Clause de non-responsabilité: Les présentes lignes directrices respectent les principales dispositions juridiques et financières établies par le règlement financier (RF) applicable au budget général de l Union européenne 1 (en particulier le titre VI de la première partie) et ses règles d'application (RAP). 2 Les informations données n étant pas exhaustives, les bénéficiaires sont invités à lire attentivement la convention qui leur sera envoyée, car elle constituera la base juridique de la subvention. 1 2 Règlement (UE, Euratom) n 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) n 1605/2002 du Conseil (JO L 298 du , p. 1). Règlement délégué (UE) n 1268/2012 de la Commission relatif aux règles d application du règlement (UE, Euratom) n 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l Union (JO L 362 du , p. 1).

2 Le présent document est conçu pour aider les demandeurs à préparer leurs demandes de subvention. TABLE DES MATIÈRES 1 PRINCIPES APPLICABLES AUX SUBVENTIONS 4 2 PRINCIPAUX ACTEURS Demandeur Bénéficiaire Entités affiliées Tiers Organismes associés 6 3 EURO/TAUX DE CHANGE 7 4 COFINANCEMENT DE L'ACTION Budget détaillé et équilibré Contributions en nature Revenu produit par l action Contribution du demandeur Contribution externe Recettes directes de l action 9 5 COÛTS ÉLIGIBLES Critères généraux Critères spécifiques Participation de représentants d'états non membres de l'ue Personnes handicapées Agents de l'ue 11 6 COÛTS NON ÉLIGIBLES 12 7 CATÉGORIES DE DÉPENSES 13 8 COÛTS DIRECTS ÉLIGIBLES FRAIS DE PERSONNEL Informations générales Personnel statutaire Personnel externe sous-traitant: SALLES DE CONFÉRENCE ET FRAIS CONNEXES FRAIS DE DÉPLACEMENT Informations générales Moyens de transport FRAIS DE SÉJOUR Informations générales Plafonds des frais d'hôtel DIVERS Information, diffusion, reproduction et publications Coûts de traduction Évaluation Équipements 23 9 COÛTS INDIRECTS ÉLIGIBLES/FRAIS GÉNÉRAUX TVA TVA déductible coût inéligible Activités entreprises en tant qu'autorité publique SOUS-TRAITANCE Contrat de sous-traitance Facture MODALITÉS DE PAIEMENT SOUMISSION DU RAPPORT FINAL CALCUL DE LA SUBVENTION 29 2

3 15 QUESTIONS 30 3

4 1 PRINCIPES APPLICABLES AUX SUBVENTIONS Les subventions sont soumises aux principes énoncés dans le règlement financier, et en particulier aux principes de cofinancement, d interdiction du double financement et de non-profit. Principe de cofinancement La subvention de l Union européenne ne peut financer l intégralité des coûts de l action. Le demandeur doit contribuer à la mise en œuvre de l'action, soit par des ressources propres (contribution du demandeur), soit, partiellement, par une contribution financière de tiers (contributions externes) ou des recettes directes de l'action 3. Règle de non-cumul Une même action ne peut donner lieu à l octroi que d une seule subvention. Un double financement de l Union européenne pour les mêmes dépenses n est pas permis. Le demandeur doit indiquer les autres sources et montants des financements dont il bénéficie ou demande à bénéficier au cours du même exercice pour la même action, pour d autres actions ou au titre de ses activités courantes 4. Règle de non-profit La subvention de l Union européenne ne peut avoir pour objet ou pour effet de donner lieu à profit pour le bénéficiaire. On entend par profit un excédent des recettes réelles totales par rapport aux coûts réels totaux de l action. Les recettes visées ci-dessus sont limitées aux revenus générés par l action, ainsi qu aux contributions financières spécifiquement attribuées par les donateurs au financement des coûts éligibles. Vous devez déclarer tout revenu provenant de l'action dans votre budget prévisionnel et dans l'état financier final. Si vous faites un profit, la Commission aura le droit de récupérer le pourcentage correspondant à la contribution de l'union aux coûts éligibles que vous avez réellement encourus en exécutant l'action ou le programme de travail. 5 La règle de non-profit ne s'applique pas aux subventions de faible valeur, à savoir les subventions inférieures ou égales à euros, à toute action visant au renforcement de la capacité financière du bénéficiaire ou aux actions qui génèrent un revenu permettant d'assurer leur continuité après la période du financement par l'union. 6 Non-rétroactivité Article 125, paragraphe 3, RF et article 183 RAP. Article 129 RF et article 193 RAP. Article 125, paragraphe 4, RF et article 184 RAP. Article 125 du RF. 4

5 Aucune subvention ne peut être octroyée rétroactivement pour des projets déjà achevés. 7 Égalité de traitement et transparence Les subventions sont soumises aux principes de transparence et d'égalité de traitement. 2 PRINCIPAUX ACTEURS Les acteurs impliqués dans la mise en œuvre du projet (en dehors de la Commission) sont les suivants: 2.1 Demandeur Le demandeur est chargé de la conception du projet et de la soumission de la demande de subvention. Le demandeur sera le seul point de contact pour la Commission durant la procédure d'évaluation. 2.2 Bénéficiaire Lorsqu'une demande est sélectionnée et la subvention accordée, le demandeur devient le bénéficiaire. Le bénéficiaire et la Commission signent une convention de subvention octroyée à un bénéficiaire unique, et dont un modèle est publié sur le site internet de l'olaf: Le bénéficiaire est entièrement responsable envers la Commission de la mise en œuvre des activités cofinancées, de la diffusion des résultats et de la gestion globale de la subvention. Après l'octroi de la subvention, le bénéficiaire est le seul point de contact pour la Commission. Seuls les coûts exposés par le bénéficiaire et les entités affiliées (voir ci-dessous) sont considérés éligibles dans le cadre de la convention de subvention. Les procédures comptables des bénéficiaires doivent permettre le rapprochement direct des coûts et recettes déclarés au titre de l action financée par l'ue avec les états comptables et les pièces justificatives correspondants, c'est-à-dire relier les coûts au projet spécifique de l'ue. Tous les coûts déclarés pour l'action pertinente financée par l'ue doivent avoir été enregistrés dans le système comptable du bénéficiaire de la subvention. Les coûts doivent être réellement exposés par le bénéficiaire de la convention de subvention, c'est-à-dire que les coûts doivent avoir généré une dette à payer directement par l'entité qui est partie à la convention de subvention avec la Commission (= le bénéficiaire de la convention de subvention). 7 Article 130 du RF. 5

6 2.3 Entités affiliées 8 Les entités affiliées sont des entités légales qui ont un lien particulier avec le bénéficiaire. Sur cette base, elles peuvent, sous certaines conditions, exposer des coûts éligibles au titre de l action couverte par la subvention. Dans le cadre du présent appel à propositions, les entités suivantes sont considérées comme des entités affiliées: les entités légales satisfaisant aux critères d éligibilité, d'exclusion et de sélection et ayant un lien 9 avec le bénéficiaire, en particulier un lien juridique ou de capital, qui ne se limite pas à l action et n a pas été établi aux seules fins de son exécution. Les entités affiliées doivent fournir une lettre d'engagement, expliquant la nature de leur implication dans l'exécution de l'action, et un document démontrant leur lien juridique ou de capital avec l'organisation mère. 2.4 Tiers 10 Toutes entités autres que les bénéficiaires et les entités affiliées sont considérées comme des tiers. Les tiers peuvent apporter une contribution en espèces à la réalisation de l action. Veuillez noter qu'un tiers ne peut entièrement remplacer la contribution du demandeur. Les tiers qui apportent une contribution en espèces à l'action doivent compléter et signer le document «Contribution externe de tiers - formulaire de déclaration» joint au formulaire de demande. Les contributions en nature ne sont pas éligibles pour un financement (voir point 4.2). 2.5 Organismes associés D autres organismes peuvent participer à l action en tant que simples organismes associés lorsque leur participation contribue à la réalisation de l objectif de l action, mais que toute intervention financière est exclue. Ces organismes ne sont pas parties à la convention de subvention conclue avec la Commission. Les organismes associés fournissent une lettre d engagement signée qui explique la nature de leur participation à l action ou tout autre type de soutien apporté à sa réalisation. Aucune procuration n est requise Article 122 RF et article 199 RAP. Ce lien doit être prouvé par des pièces justificatives telles que la liste officielle des membres figurant dans les rapports approuvés par les organes de gestion, la liste des sociétés contrôlées figurant dans des comptes consolidés vérifiés, le bilan ou les actes constitutifs démontrant la propriété ou le partenariat. Article 122 RF et article 199 RAP. 6

7 3 EURO/TAUX DE CHANGE La demande de subvention doit comporter un budget prévisionnel détaillé, présenté en euros (voir formulaire «Budget» et de demande). Les risques associés aux fluctuations des taux de change incombent entièrement aux demandeurs. Les demandeurs de pays non membres de la zone euro 11 doivent utiliser le taux mensuel comptable du mois de publication du présent appel à propositions, établi par la Commission et publié sur son site web: Le solde final de la subvention sera payé au bénéficiaire sur la base du taux mensuel comptable du mois au cours duquel la Commission effectue le paiement. 4 COFINANCEMENT DE L'ACTION L'Union européenne octroie des subventions qui sont des incitations pour l'exécution de projets qui, sans le soutien de l'union, ne seraient pas réalisables, et qui sont fondées sur le principe du cofinancement. Elles complètent la contribution financière des demandeurs et les autres ressources externes obtenues pour exécuter l'action. La Commission peut octroyer une subvention inférieure au montant demandé. Le cas échéant, il incombe au demandeur de trouver le montant supplémentaire requis ou de réduire le coût total des activités. 4.1 Budget détaillé et équilibré Le budget prévisionnel doit être en équilibre: le total des recettes et celui des dépenses sur le formulaire «Budget» doivent être égaux, étant donné que les recettes devront financer les dépenses prévues. 12 Dépenses inscrites au budget: 100 % des coûts éligibles Frais de personnel Salles de conférence et frais connexes Frais de déplacement Frais de séjour et d'hôtel Coûts indirects/frais généraux = Recettes inscrites au budget: 100 % Contribution du demandeur Contribution externe (tiers) Recettes directes de l action Subvention: Contribution de l'ue 4.2 Contributions en nature Voir et le formulaire «Budget» publié sur le site internet de l'olaf: Article 196, paragraphe 2, RAP. 7

8 Les contributions en nature sont des apports autres qu'en espèces provenant de tiers (par exemple, les contributions pour lesquelles aucun flux financier ne peut être retracé dans les comptes écrits), tels que: des dons de matières premières (par exemple, le papier et l'encre à des fins de publication); tout produit ou service fourni au projet, dont le coût est supporté par un autre organisme et non remboursé par le bénéficiaire; un travail bénévole ou caritatif non rémunéré ou la prestation non payée d'un service, y compris le travail d'une personne privée, du temps de travail gratuit; et l'utilisation gratuite de locaux, d'un hébergement, de repas, etc. Les contributions en nature de tiers ne sont pas éligibles pour le financement. 8

9 4.3 Revenu produit par l action La partie recettes du budget doit comporter les postes suivants: Contribution du demandeur Il s agit de la contribution financière que le demandeur apporte au budget. Sans préjudice de toute contribution externe, un demandeur est supposé cofinancer le projet. Il s agit alors d une dépense effective, à savoir d un flux financier pouvant être vérifié dans la comptabilité écrite. L'implication/l'emploi d un fonctionnaire rémunéré par une administration publique ou d un salarié d un organisme est considéré(e) comme une contribution en espèces, car elle donne lieu à une dépense pouvant être spécifiée dans les comptes de cette administration ou de cet organisme Contribution externe Toute contribution financière de tiers à allouer pour des coûts éligibles («dépense effective», à savoir un flux financier pouvant être vérifié dans la comptabilité écrite) doit être étayée par un formulaire de déclaration de contribution externe (joint au formulaire de demande) dûment signé par leurs représentants légaux Recettes directes de l action Ressources qui correspondent aux recettes liées à, et générées par l'événement luimême, par exemple les droits d'entrée, les frais d'inscription aux conférences, la vente de publications, etc. 5 COÛTS ÉLIGIBLES 5.1 Critères généraux Sont considérés comme coûts éligibles au financement de l Union les coûts réellement exposés par le ou les bénéficiaires qui répondent aux critères suivants 13 : a) Ils sont exposés au cours de la période établie à l'article I.2.2 de la convention de subvention, à l'exception des coûts relatifs à la demande de paiement du solde et aux documents justificatifs correspondants visés à l'article II.23.2 de la convention de subvention; b) ils sont mentionnés dans le budget prévisionnel établi à l'annexe III de la convention de subvention; c) ils sont exposés en relation avec l'action telle que décrite à l'annexe I de la convention de subvention et sont nécessaires à son exécution; 13 Article 126, paragraphe 2, RF. 9

10 d) ils sont identifiables et vérifiables, et notamment sont inscrits dans la comptabilité du bénéficiaire et déterminés conformément aux normes comptables applicables du pays dans lequel le bénéficiaire est établi et aux pratiques habituelles du bénéficiaire en matière de comptabilité analytique; e) ils satisfont aux exigences de la législation fiscale et sociale applicable; et f) ils sont raisonnables, justifiés et respectent le principe de bonne gestion financière, notamment en ce qui concerne l'économie et l'efficience. Les dépenses éligibles à un financement ne peuvent avoir été exposées avant la date de soumission de la demande de subvention. La période d'éligibilité des coûts débutera au plus tôt à la date de la signature de la convention de subvention par la dernière des parties. Dans le cadre du présent appel à propositions, les coûts exposés par les entités affiliées seront éligibles à condition que ces entités: soient identifiées dans la convention de subvention; et respectent les règles qui vous sont applicables en vertu de la convention de subvention en ce qui concerne l éligibilité des coûts et les droits d audit par la Commission, l OLAF et la Cour des comptes. Les procédures internes de comptabilité et de contrôle des bénéficiaires doivent permettre le rapprochement direct des coûts et recettes déclarés au titre de l action avec les états comptables et les pièces justificatives correspondants. Les bénéficiaires sont tenus de conserver les dossiers, pièces justificatives, données statistiques et autres documents en rapport avec une subvention pendant cinq ans à compter du paiement du solde, et pendant trois ans dans le cas de subventions de faible valeur Critères spécifiques Les coûts directs éligibles de l action sont les coûts qui, sous réserve de leur conformité avec les critères d éligibilité précités, sont identifiables comme des coûts spécifiques directement liés à l exécution de l action et pouvant donc lui être directement attribués. Tous les frais liés à l'événement (frais de personnel, salles de conférence et frais connexes, frais de déplacement, frais de séjour et d'hôtel et frais divers) doivent être payés intégralement (100 %) par le bénéficiaire. Ce dernier ne peut donc pas demander aux participants de payer ces frais. Les listes de présences de toutes les réunions qui ont lieu dans le contexte de l action doivent être établies, et signées par les participants. 14 Article 136, paragraphe 1, RF. 10

11 5.2.1 Participation de représentants d'états non membres de l'ue 15 Les coûts exposés par les représentants de certains États non membres de l'ue afin de permettre leur participation à des activités dans le cadre du programme, telles que des conférences ou des séminaires 16, peuvent être remboursés chaque fois que cela est considéré utile pour la réalisation des objectifs généraux, spécifiques et opérationnels du programme. Ces représentants participent au programme conformément aux dispositions pertinentes du règlement financier (RF) applicable au budget général de l'union européenne Personnes handicapées Les coûts associés à la participation de personnes handicapées, par exemple pour couvrir l'utilisation de moyens de transport spéciaux, d'assistants personnels ou d'interprètes en langue des signes, ou la conversion de documents web en formats accessibles alternatifs, sont éligibles pour le financement Agents de l'ue Les agents des institutions et d'autres organismes de l'ue 17 qui assistent à des événements de formation, en tant que participants ou orateurs, sont soumis à leur système de frais de mission interne. Vous ne pouvez dès lors prendre leurs frais en considération dans les dépenses correspondantes de votre projet de budget, sauf lorsque vous fournissez des repas - voir ci-dessous. Plus spécifiquement: transport: les billets seront réservés et payés directement par le ou les agents concernés. Vous n avez pas à organiser leur déplacement; hébergement: vous pouvez réserver une chambre d hôtel pour des représentants de l'ue, mais ce sont ces derniers qui devront payer eux-mêmes tous les frais qu ils auront exposés; repas: les frais relatifs aux déjeuners/repas que vous prévoyez pour les agents peuvent être inclus dans votre budget Article 7, paragraphe 3, du règlement relatif au programme Hercule III. Les États non membres de l'ue sont: les pays de l'europe du Sud-Est: Bosnie-Herzégovine, l'ancienne République yougoslave de Macédoine, Albanie, Monténégro, Serbie, Kosovo* (* Cette désignation est sans préjudice des positions sur le statut et est conforme à la résolution 1244/99 du Conseil de sécurité des Nations unies, ainsi qu'à l'avis de la CIJ sur la déclaration d'indépendance du Kosovo) ( ( la Fédération de Russie; certains pays avec lesquels l'union a conclu un accord d'assistance mutuelle en matière de fraude ainsi que des représentants d'organisations internationales et d'autres organisations concernées. 11

12 6 COÛTS NON ÉLIGIBLES Certains coûts sont considérés comme non éligibles par la Commission. Cela ne signifie pas qu'ils ne peuvent pas être exposés, mais qu'ils ne peuvent être pris en considération lors de la détermination du montant total des coûts éligibles d'un projet donné et, par conséquent, ne peuvent être financés par la subvention. Les coûts suivants (liste non exhaustive) ne peuvent être financés par la contribution de la Commission et ne doivent pas être inclus dans votre calcul du cofinancement: les contributions en nature fournies par des tiers; les coûts que vous avez déclarés dans le cadre d une autre action ou d un programme de travail donnant lieu à subvention octroyée par l'union; les coûts liés à des activités non prévues dans le projet ou à des modifications de l'action pour lesquelles la Commission n'a pas donné son accord; les coûts n'entraînant pas de flux en espèces pour le bénéficiaire; les coûts non identifiables sur la base de pièces justificatives; les coûts liés à la production de matériel de communication, notamment les affichages et les sites web, sans référence au fait que l'action a reçu un financement provenant du programme de financement pertinent, ou sans le logo de l'olaf; les dépenses supportées par un tiers à la convention de subvention et que vous n'avez pas remboursées; les coûts relatifs à la préparation de la proposition; les coûts des virements effectués par la Commission facturés par votre banque; les dettes et la charge de la dette; la TVA déductible; les dépenses démesurées ou inconsidérées; les pertes résultant du taux de change; les dépenses engagées en dehors de la durée de vie du projet indiquée dans la convention de subvention; les amendes, les sanctions financières et les frais de contentieux; les dons et les cadeaux, les frais de réception et de représentation; les frais de licence ou de brevet, ou autres frais liés à la protection des droits de propriété intellectuelle; les coûts indirects excédant le pourcentage convenu dans la convention de subvention; les coûts indirects déclarés par une organisation bénéficiant d'une subvention de fonctionnement au titre du budget de l'ue; les intérêts débiteurs; les frais médicaux; les coûts d'assurance médicale; les taxes de stationnement, sauf pour les personnes à mobilité réduite; les provisions pour pertes ou dettes futures éventuelles et autres intérêts débiteurs (provisions pour obligations morales contractuelles, amendes, sanctions financières et frais juridiques); les achats de terrains ou de bâtiments, ainsi que la rémunération du capital et les augmentations de capital; la rémunération du capital; 12

13 les honoraires d'intervenants; les programmes portant sur des sites touristiques et culturels; et les dépenses liées au divertissement et à la musique; les frais de carburant. 7 CATÉGORIES DE DÉPENSES En complétant le formulaire «Budget», vous devez ventiler tous les coûts éligibles en coûts directs et indirects (frais généraux) dans les rubriques budgétaires suivantes: Coûts directs éligibles 1. Frais de personnel 2. Salles de conférence et frais connexes 3. Frais de déplacement 4. Frais de séjour et d'hôtel 5. Divers Coûts indirects éligibles/frais généraux 6. Coûts indirects (max 7 %) 8 COÛTS DIRECTS ÉLIGIBLES 8.1 FRAIS DE PERSONNEL Informations générales Seuls les coûts directs liés au personnel jouant un rôle direct dans le projet, tels que les responsables du projet et le personnel jouant un rôle opérationnel, impliqué par exemple dans la planification des activités du projet, dans la réalisation (ou le suivi) des activités opérationnelles, etc., sont éligibles. Le temps effectivement consacré par chaque membre du personnel aux tâches destinées au projet doit être consigné régulièrement sur des feuilles de présence ou au moyen d un système équivalent d enregistrement des présences établi et certifié par l employeur. Le temps de travail du personnel est le temps effectivement consacré aux travaux directs sur le projet. Il doit être justifié clairement et concorder avec les enregistrements du temps de travail du personnel. Ils sont considérés comme éligibles lorsqu il y a un transfert réel et vérifiable de fonds et une preuve directe du lien avec le projet (feuilles de présence signées indiquant les jours de travail consacrés au projet). Dans le formulaire «Budget» à compléter, le demandeur doit inclure les personnes à rémunérer (noms et organisme), les tâches à effectuer, le nombre de jours de travail à réaliser et le salaire journalier en euros. Le demandeur doit clairement identifier chaque tâche à exécuter (catégorie de personnel). Voici des exemples de catégories de personnel: responsable de projet (= coordinateur de projet) (= encadrement supérieur); 13

14 personne chargée de rendre compte à la Commission (finances, paiements, progrès des travaux, etc.). La gestion du projet est une tâche centrale et ne peut pas être sous-traitée; assistant chef de projet; formateurs; responsable de formation; commis ou assistant administratif ou secrétaire; comptable ou assistant financier. Cette liste n'est pas exhaustive, mais toute catégorie de personnel additionnelle doit être dûment justifiée. En cas de recrutement de membres du personnel après introduction de la demande, vous devez envoyer leurs noms et les CV complets à la Commission pour approbation dès que possible. Le responsable de projet doit notifier les modifications prévues au personnel responsable de la mise en œuvre de l'action en vue de leur approbation par la Commission européenne: en indiquant l'impact sur le budget prévisionnel; et dans le délai fixé dans la convention de subvention (article II.12 - modifications apportées à la convention). Les coûts directs éligibles sont pris en considération pour les catégories de personnel suivantes: Personnel statutaire Il s'agit du personnel sous contrat permanent ou temporaire avec le demandeur conformément à la législation nationale applicable à ce dernier. Seules les personnes qui sont directement employées par le bénéficiaire et qui perçoivent un salaire sont considérées comme personnel statutaire. Toutes les autres personnes, à savoir les personnes qui perçoivent des honoraires et/ou soumettent une facture pour leurs services, sont considérées comme personnel externe sous-traitant. Personnel des administrations nationales 18 Les rémunérations du personnel des administrations nationales peuvent être considérées comme des coûts éligibles, dans la mesure où elles correspondent au coût d'activités que l'autorité publique concernée ne réaliserait pas si le projet en question n'était pas entrepris. Le coût du personnel permanent d'une organisation publique sera considéré éligible dans la limite du montant nécessaire pour cofinancer le projet. 18 Article 126, paragraphe 3, point e), RF. 14

15 Le coût total de ce personnel ne peut en aucun cas être supérieur au cofinancement total provenant du demandeur et de tiers. La Commission veillera à ce que ce plafond soit respecté avant d'octroyer la subvention et pourra réduire les coûts correspondants en conséquence. Calcul des coûts 1. Les coûts réels du personnel statutaire doivent être calculés sur la base du coût annuel brut du salarié et doivent inclure toutes les charges normales payées par l'employeur, telles que les cotisations de sécurité sociale et les coûts connexes. Aucun régime de pension supplémentaire (non statutaire) et individuel et/ou aucune assurance maladie n'est éligible, y compris les voitures de société, les primes et avantages sociaux similaires, qu'ils soient contractuels ou accordés sur une base ad hoc. Les dividendes ou le partage du profit sont également non éligibles. 2. Le coût annuel doit alors être divisé par le nombre de jours de travail pour obtenir un coût du personnel journalier. Il convient de déterminer les jours de travail en respectant la durée normale du travail prévue par le droit national, les conventions collectives ou la pratique comptable normale de l'organisme. Un chiffre de 220 jours de travail par an peut être utilisé en tant que référence raisonnable pour un membre du personnel employé à temps plein dans la plupart des cas [total des jours de l'année (365) - week-ends (par exemple, 104 (52 x 2)) - congés annuels/statutaires]. Exemple de calcul (basé sur 220 jours de travail par an): Taux journalier = salaires bruts effectifs + charges sociales + autres coûts obligatoires Nombre total de jours de travail Pour Mme/M. X, le coût annuel (21 632,60 EUR) est composé du salaire brut ( EUR) et des charges de sécurité sociale (5 632,60 EUR). Nous pouvons calculer les coûts journaliers comme suit: ,60 EUR 220 jours de travail = 98,33 EUR/jour. Si votre proposition obtient un financement de la Commission, seuls les coûts réels (les salaires effectifs) seront jugés éligibles. Pièces justificatives Lorsque vous envoyez le rapport final, veuillez inclure: les fiches de paie des membres du personnel de votre organisme; et 15

16 les feuilles de présence, à savoir les déclarations du temps consacré par chaque personne au projet, sous forme de relevés horaires signés et validés par le membre du personnel et l'employeur. Le temps de travail consacré à des activités cofinancées doit être enregistré de manière opportune et régulière, normalement chaque jour (les feuilles de présence complétées rétroactivement ne seront pas acceptées en tant que pièces justificatives) Personnel externe sous-traitant: Il s'agit du personnel que vous engagez pour sa contribution à un projet spécifique, en tant que consultants/experts externes et autres prestataires de services (par exemple, des interprètes, traducteurs, comptables) sur la base d'un contrat «civil» à durée déterminée, conformément à la législation nationale à laquelle vous êtes assujetti. Le recours à des contrats «civils» doit concerner des fonctions non régulières et des tâches spécifiques qui ne relèvent généralement pas de contrats «de travail» et n'a pas pour effet de contourner les obligations fiscales et sociales des bénéficiaires. Les coûts des contrats «civils» ne peuvent être éligibles que si ce mécanisme satisfait aux exigences de la législation fiscale et sociale applicable. Le demandeur peut inclure les coûts des personnes physiques travaillant en vertu d'un contrat avec vous, autre qu'un contrat d'emploi, à condition que: a) ces personnes travaillent sous les instructions du bénéficiaire (c.-à-d. que le travail est décidé, conçu et supervisé par le bénéficiaire) et, sauf convention contraire, dans vos locaux; b) le bénéficiaire «possède» le résultat de leur travail; c) les coûts ne sont pas significativement différents des coûts du personnel accomplissant des tâches similaires, avec lequel vous avez conclu un contrat d'emploi (le cas échéant); d) les coûts sont déclarés de manière cohérente dans le cadre de tout projet exigeant le même type d'expertise, indépendamment des sources de financement; e) le contrat n'entre pas en vigueur avant la date de signature de la convention de subvention ou ne prend pas fin après la date de clôture du projet; et f) le contrat fait spécifiquement référence au projet cofinancé par le programme Hercule III. Exemples: personnel temporaire recruté par l intermédiaire d une agence externe spécialisée, notamment par des agences d intérim; 19 personnel engagé, par l'intermédiaire d'un sous-traitant, sous contrat signé et daté (ou document apparenté); consultants ou travailleurs indépendants sous contrat individuel. 19 Le travail intérimaire est une forme de travail temporaire autorisé par la loi, qui est exécuté par un travailleur (l'intérimaire) pour le compte d'un employeur (l'agence de travail intérimaire) pour un tiers (le demandeur d'une subvention). 16

17 Les coûts des interprètes/traducteurs doivent être repris sous le poste «salles de conférence - frais d'interprétation» (voir ci-dessous). Calcul des coûts Les coûts liés au personnel externe sous-traitant sont remboursés sur la base de factures, de notes d honoraires ou d autres pièces justificatives (dépenses inscrites dans la comptabilité du bénéficiaire). Ils ne doivent pas être supérieurs aux rémunérations généralement acceptées sur le marché pour des fonctions ou prestations similaires. Le coût total par membre du personnel doit correspondre au montant figurant sur la facture, la note d honoraires ou autre pièce justificative. Les contrats de personnel externe doivent contenir des dispositions concernant: les tâches précises à exécuter; le fait que le travail doit être exécuté selon vos instructions; les dates auxquelles le travail sera exécuté; et votre «propriété» des résultats. Les contrats de travail civils doivent satisfaire à la législation fiscale et sociale applicable. Les contrats de personnel externe, les feuilles de présence et les factures signés devront être remis avec le rapport final. 8.2 SALLES DE CONFÉRENCE ET FRAIS CONNEXES Dans le cadre de l organisation d une conférence ou d un séminaire, des frais peuvent être exposés pour les salles de réunion et les équipements techniques nécessaires au bon déroulement de l'événement. Veuillez indiquer les coûts prévisionnels concernant la location des salles, les équipements techniques, les pauses café, les cabines d interprétation et toute autre prestation qui pourrait s avérer nécessaire. La mise à disposition d une salle par un organisme public ou privé, à titre gratuit dans ses propres locaux, n est pas considérée comme une dépense éligible. Il est essentiel que les interprètes soient des professionnels hautement qualifiés et accrédités comme il se doit, capables d'exécuter l'activité conformément à des normes nationales acceptables. 8.3 FRAIS DE DÉPLACEMENT Informations générales Seuls les frais de déplacement relatifs à des activités spécifiques et clairement identifiables sont éligibles pour un financement de l'ue. 17

18 Ils concernent un déplacement par des participants/orateurs du lieu mentionné dans leur invitation (adresse professionnelle) au lieu de l'événement et seront remboursés sur la base de l itinéraire le plus court et le plus économique. Chaque moyen de déplacement doit être indiqué séparément dans le formulaire «Budget». Par conséquent, des lignes budgétaires distinctes doivent être complétées lorsque les participants combinent deux moyens de transport différents, par exemple, l'avion et le train. Les frais de déplacement du personnel participant ne sont considérés comme éligibles que s'ils sont nécessaires à l'action, pour autant qu'ils soient conformes aux pratiques habituelles en matière de frais de déplacement. Tout déplacement vers d'autres lieux que votre lieu d'établissement doit être démontré comme étant pertinent pour le projet et directement lié aux activités spécifiques et clairement identifiables liées au projet. Si les participants paient directement leurs tickets de transport, le demandeur doit: 1. leur demander de compléter et signer une demande de remboursement; 2. les rembourser; et 3. envoyer la preuve du paiement à la Commission, indiquant: le lieu de départ; la destination; le nombre de personnes par trajet du même type; et le coût unitaire du voyage. Si une destination est accessible tant par avion que par train, le moyen le moins coûteux doit toujours être utilisé. Le demandeur peut parfois réduire le temps de déplacement en débutant un événement dans l'après-midi et en terminant à l'heure du déjeuner le dernier jour. Toutefois, si compte tenu des frais de transport aérien et de logement, il s avère plus avantageux d arriver sur place la veille du commencement de l'événement, les frais d hébergement pour la nuit supplémentaire constituent une dépense éligible. Options pour l'émission de tickets de transport: 1. Le bénéficiaire prend toutes les dispositions en matière de transport, à savoir la réservation des vols et l'émission des tickets, tels que requis pour tous les participants; ou Les tickets d'avion et de transport émis ne sont pas cessibles et aucune modification ne sera apportée au parcours ou aux dates à la demande d'un participant. Si le participant ne peut assister à la formation, tout ticket de transport doit être retourné au bénéficiaire. 18

19 2. les participants achètent les tickets de transport et le bénéficiaire rembourse la valeur du ticket sur la base de ce qui suit: une facture ou un ticket électronique, avec une indication claire du prix du ticket; et une demande de remboursement complétée, signée par le participant, avec le numéro de compte bancaire sur lequel les coûts du déplacement doivent être remboursés Moyens de transport En avion Les voyages sur des distances supérieures à 400 km (aller) peuvent être effectués par avion. Sont remboursés les frais de réservation et le coût du voyage aérien en classe économique, sur la base des tarifs les plus bas disponibles sur le marché (APEX, PEX, excursion, etc.). Lorsqu une classe autre que la classe économique est utilisée, les dépenses sont éligibles dans la limite du prix du billet en classe économique, tel qu indiqué dans un certificat fourni par le transporteur. À titre exceptionnel, la classe «affaires» peut être autorisée: lorsque la durée du vol est supérieure à quatre heures sans escales; lorsqu il s agit de vols hors Europe dont la durée totale est d'au moins 12 heures sur une période de 72 heures consécutives. 19

20 Les frais de déplacement seront remboursés sur présentation des pièces justificatives originales suivantes pour le voyage: copies des billets d'avion avec le prix, la classe, la date et le nom du participant; cartes d'embarquement; autres factures pertinentes; et dans le cas de réservations en ligne, une sortie imprimée de la réservation électronique. Le coût des voyages en avion peut varier considérablement. Il est recommandé de demander un devis auprès d une agence de voyage et d ajouter une marge afin de couvrir l éventuelle fluctuation des prix Transports publics (bus, métro, tram, etc.) (participant individuel) Les frais de déplacement sont remboursés sur présentation de: copies de tickets de bus indiquant le prix, la classe et la date; autres factures pertinentes; et dans le cas de réservations en ligne, une sortie imprimée de la réservation électronique Bus/car (groupe de participants) Les frais de déplacement sont remboursés sur présentation de pièces justificatives (ticket) et de la facture indiquant au moins le lieu de départ et d'arrivée, le nombre de passagers et les dates de voyage En train Les frais de voyage sont remboursés sur la base de l itinéraire le plus court et le plus économique entre le lieu de départ indiqué dans l'invitation et le lieu où se déroule l'événement. Les frais de déplacement sont remboursés sur présentation des pièces justificatives suivantes: ticket indiquant le prix, la classe et la date; et la facture de l'agence de voyage/la sortie imprimée de la réservation électronique (le cas échéant), sur la base du prix d un billet en première classe, incluant le coût de la réservation, le transport des bagages nécessaires et tout supplément pour les trains express. Les tarifs sont généralement disponibles sur les sites internet des compagnies ferroviaires En voiture Le coût d un voyage en voiture (personnelle ou de société) est calculé sur la base d une indemnité kilométrique conforme aux règles internes de l organisme concerné, et plafonnée à 0,22 EUR/km. 20