La dématérialisation Tout un programme! STIB - MIVB A-S Olbrechts IBGE - 25/11/2010

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1 La dématérialisation Tout un programme! STIB - MIVB A-S Olbrechts IBGE - 25/11/2010

2 AGENDA A la STIB, ça déménage! Work In Une Vision Le changement La dématérialisation et Le Document Management Une Vision Une Equipe Des Moyens Retour d expérience

3 A la STIB ça déménage! Mi-Mars (2009), on déménage! On change d immeuble Et aussi ON CHANGE!

4 Immeuble

5 immeuble espaces de travail façon de travailler pratiques managériales culture d entreprise

6 Actions pré-déménagement Cleaning day & Clean desk Naming convention Corporate Numérisation massive

7 Cleaning day & Clean desk Uit papier naar digitaal Sorteren van de papieren in x exemplaren bewaren / scannen / recycleren? Planning: 1,5 jaar + 1 jaar voor het verhuis Begin Clean desk Résultaat: 60 tonnen papier uit!

8 Naming convention Métadonnées Possibilité d intégration automatique dans future système TYP_title_YYYYMMDD_LL PRES_La dématérialisation tout un programme - IBGE_ _MX

9 Massa digitalisering Indexatie volgens Naming convention Scannen door externe aanbieder Bestanden terug in orde en per dossier Resultaat: 160 m gescanned

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11 Royal Atrium onze nieuwe hoofdzetel Totaal Concept HEQ voor «High Environnemental Quality» Doel: de milieueffecten verminderen impact op de buitenomgeving relatie met de onmiddellijke omgeving gebruik van de natuurlijke rijkdommen lucht- water- en bodemvervuiling aanmaak van eindafval Creatie van een bevredigende binnenomgeving

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13 Espaces de travail Dynamic Office = espace adapté au type d activité Toison d Or 539 pers. / 539 postes 1 personne = 1 poste Royal Atrium 750 pers. / 637 postes 1.17 personne = 1 poste

14 Un espace de travail pour la dématérialisation VoIP Wifi Paper Bin WAND RF 30 Copier/printer/fax/scanner Service corner Résultat: impressions -60%

15 Change management 30 Change agents => Floor stewards Formation du management Steering committee / Equipe de projet Communication interne par Cyrber, journal d entreprise, mailing, road shows dans les directions, conseil d entreprise, etc Organisation de visites dans d autres entreprises Dynamic Office et sur le chantier Edition de la charte de convivialité

16

17 Document management Elaboration de la vision Définition de la mission Mise en place de la gouvernance Création progressive d une équipe Mise en place d un Document Management System

18

19 Missie van de Document management Nuttige informatie te beheren en beschikbaar stellen in een «environment friendly» visie Scanning Documentatie Centrum Archieven Integriteit van het systeem qua Content Project management Change management Printen cijfers

20 Governance Comex Steering Project team Document Services Key users Interne Communicatie

21 Objectifs Limiter le papier entrant Structurer par processus Partager Sécuriser Automatiser les processus documentaires

22 INTEROPERABILITE KM TECHNIQUE ARCHIVES SECURITE STIB SEC DOCUMENTS TYPOLOGIE SCAN TAXONOMIE KREPS

23 Limiter le papier entrant 800 courriers entrants / jour soit 3000 pp./jour Scanning 85% Courrier entrant Rationalisation abonnements revues Rationalisation «gratuits»

24 Intégrer et gérer l existant - logiciels DocManagement Scanning Archives : provisoirement ICA-AtoM CentreDoc : provisoirement MS-Access

25 Een ploeg ontwikkelen Document Services 1 verantwoordelijk en projectleider 1 Change Management (+ 1) 1 Archief en DocumentatieCentrum + 1 operateur 1 Scanning en Post + 4 operateurs IT 1 SPOC en verantwoordelijk + 1 developer

26 Pilote =? Création du socle commun Création d un socle spécifique à la direction pilote Automatisation du processus Courrier entrant Automatisation de 3 processus standard

27 Change management 2 personen Opleidingen Begeleiding en Ondersteuning Uitwikkeling van factsheets en best practices Key users committee

28 En dan?

29 Les grands changements CULTURE ELECTRONIQUE PARTAGE PENSER PROCESSUS

30 Learned lessons Statut et positionnement du projet Change management Consultants spécialistes Choix du pilote

31

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