A... CONFIGURATION OPTIMALE... 1 B... PROCÉDURE D'INSTALLATION... 2 C... ENTRER / QUITTER... 2 D... UTILISER LES EXERCICES... 3

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1 SOMMAIRE I.... WORD POUR QUOI FAIRE... 1 A.... CONFIGURATION OPTIMALE... 1 B... PROCÉDURE D'INSTALLATION... 2 C.... ENTRER / QUITTER... 2 D.... UTILISER LES S... 3 II.... UTILISER WINDOWS... 5 A.... LA SOURIS... 5 B... LE CLAVIER... 6 C.... LES FENÊTRES... 7 D.... LES MENUS ET BARRES D OUTILS... 8 E.... LES BOITES DE DIALOGUE... 8 F.... LE VOLET OFFICE G.... LES BALISES ACTIVES H.... LE PRESSE PAPIERS I.... LE GUIDE / LE DIDACTICIEL III.... DIALOGUER AVEC WORD A.... LA FENÊTRE WORD LA BARRE DE TITRE LE MENU WORD LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" LE RUBAN LES BARRES D'OUTILS ET MENUS CONTEXTUELS LA RÈGLE LES ASCENSEURS - LE CURSEURS DE FRNEMENT LA BARRE D'ÉTAT LES ICONES D AFFICHAGE ET LE ZOOM LA ZONE DE SAISIE B... LA SOURIS DANS WORD RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR DÉPLACEMENT DANS LE DOCUMENT SÉLECTION DANS LE DOCUMENT UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE L'ANNULATION DE L'ANNULATION C.... LE CLAVIER DANS WORD DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES LES TOUCHES DE FONCTION SÉLECTION DANS LE DOCUMENT UTILISER LE RUBAN L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE LA RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE IV... CRÉER UN DOCUMENT A.... LA CREATION DU NOUVEAU DOCUMENT LE MODÈLE NORMAL LES AUTRES MODÈLES B... L'AFFICHAGE A L'ÉCRAN LE MODE PAGE LE MODE LECTURE PLEIN ÉCRAN LE MODE WEB LE MODE PLAN LE MODE BROUILLON LE ZOOM LES MINIATURES L'EXPLORATEUR DE DOCUMENT C.... LA MISE EN PAGE LA TAILLE... 40

2 l'orientation LES MARGES LA BOITE DE DIALOGUE "MISE EN PAGE" L'ENCADREMENT LE FILIGRANE LA COULEUR D.... LA SAISIE LA SAISIE MANUELLE L'EXTR AVEC UN SCANNER LA RECONNAISSANCE VOCALE LES SYMBOLES MASQUES L'EFFACEMENT DES DONNÉES LA COUPURE DES MOTS E.... LA MODIFICATION LA SÉLECTION DES DONNÉES LE REMPLACEMENT DES DONNÉES LE DÉPLACEMENT DES DONNÉES LA COPIE DES DONNÉES F.... L'INSERTIONS D'ÉLÉMENTS LE SYMBOLE L'IMAGE CLIPART LE FICHIER IMAGE LE TABLEAU LA FORME V.... METTRE EN FORME LE DOCUMENT A.... LA POLICE ET LES ATTRIBUTS DE CARACTÈRES LES OUTILS LA BOITE DE DIALOGUE POLICE LES TOUCHES DE MISE EN FORME B.... LE PARAGRAPHE ET SES CARACTÉRISTIQUES LES OUTILS LA RÈGLE LA BOITE DE DIALOGUE PARAGRAPHE L'AFFECTATION DES CARACTÉRISTIQUES C.... LES MANIPULATIONS DE LA MISE EN FORME LA RÉVÉLATION DE LA MISE EN FORME LA SÉLECTION / MISE EN FORME LA RÉPÉTITION DE LA MISE EN FORME LA COPIE DE LA MISE EN FORME LA SUPPRESSION DE LA MISE EN FORME D.... LES THÈMES ET LES STYLES RAPIDES L'AFFECTATION DU STYLE RAPIDE LES COULEURS LES POLICES LES EFFETS LES THÈMES LA MODIFICATION DU STYLE RAPIDE LA MODIFICATION DU THÈME VI... VÉRIFIER LE DOCUMENT A.... LA LANGUE B.... LA VÉRIFICATION AUTOMATIQUE EN COURS DE FRAPPE L'ORTHOGRAPHE LA GRAMMAIRE C.... LA CORRECTION AUTOMATIQUE EN COURS DE FRAPPE CORRIGER LES FAUTES COURANTES ENREGISTRER LES FAUTES COURANTES AUTRES TYPES DE FAUTES CORRIGÉES EXCEPTIONS D.... LA VÉRIFICATION GLOBALE L'ORTHOGRAPHE LA GRAMMAIRE

3 E.... LES DICTIONNAIRES F.... LES SYNONYMES G.... LA TRADUCTION LES BULLES D'AIDE LE VOLET "TRADUCTION" TRADUIRE TOUT LE DOCUMENT H.... LA RECHERCHE LA RECHERCHE SIMPLE LA RECHERCHE HORS MISE EN FORME LA RECHERCHE AVEC UNE MISE EN FORME SPÉCIFIQUE LA RECHERCHE D'UNE MISE EN FORME SEULE LA RECHERCHE D'UN TEXTE LONG LA RECHERCHE DE CARACTÈRES SPÉCIAUX I.... LE REMPLACEMENT LE REMPLACEMENT SIMPLE LE REMPLACEMENT HORS MISE EN FORME LE REMPLACEMENT AVEC UNE MISE EN FORME SPÉCIFIQUE LE REMPLACEMENT D'UNE MISE EN FORME SEULE LE REMPLACEMENT DE CARACTÈRES SPÉCIAUX J.... LES STATISTIQUES VII.. ÉDITER LE DOCUMENT A.... LA PRÉPARATION DU DOCUMENT LES PROPRIÉTÉS L'INSPECTION LE CHIFFREMENT LES AUTORISATIONS LA SIGNATURE NUMÉRIQUE LA FINALISATION LA COMPATIBILITÉ B... L'APERÇU AVANT IMPRESSION C.... L'IMPRESSION L'IMPRESSION RAPIDE L'IMPRESSION STANDARD LES TYPES DE SORTIE D.... LA PUBLICATION LE MESSAGE ÉLECTRONIQUE LE BLOG LE SERVEUR DE GESTION DE DOCUMENTS L'ESPACE DE TRAVAIL LA PAGE WEB VIII. GÉRER LES FICHIERS WORD A.... L'OUVERTURE D'UN DOCUMENT CRÉATION D'UN NOUVEAU DOCUMENT OUVERTURE D'UN FICHIER EXISTANT OUVERTURE D'UN FICHIER D'UN AUTRE TYPE B... L'ENREGISTREMENT D'UN DOCUMENT ENREGISTREMENT STANDARD ENREGISTREMENT COMPATIBLE PROTECTION D'UN DOCUMENT LES OPTIONS IX... S A.... D'INITIATION B... STRUCTURE DE L'ENTREPRISE C.... COURRIERS D.... LETTRE E.... LETTRE F.... LETTRE G.... LETTRE

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5 Ce livre présente différentes rubriques repérées par une icone DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE : 3 COMMANDES À SE RAPPELER : <CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX <CLIC D> POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR <DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX INFOS Des informations viennent compléter ces procédures EXEMPLE des exemples viennent illustrer ces procédures CONSEIL Des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances ATTENTION Des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir Des exercices permettent de tester les procédures et de mettre vos connaissances à l'épreuve AVANCÉ Des procédures avancées décrivent des actions plus complexes Des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en bas de chaque page

6 Souvent, une action peut être effectuée selon plusieurs méthodes : 1 ÈRE MÉTHODE 2 ÈME MÉTHODE Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à votre manière de travailler. Ces actions peuvent être effectuées avec plusieurs moyens : Avec le bouton gauche de la souris Avec le bouton droit de la souris Avec le clavier Selon votre dextérité, vous travaillerez simplement avec le bouton gauche de la souris, vous appellerez des menus contextuels avec le bouton droit où vous utiliserez les touches du clavier, qui sont quelquefois plus rapides pour certaines actions. Elles peuvent concerner différents endroits de l'écran : le menu "DÉMARRER" de Windows le bureau de Windows le panneau de configuration la barre d'outils accès rapide la barre d'outils de la fenêtre le menu de l'application le ruban de l'application Là encore, en fonction de l'action que vous effectuez, vous pourrez choisir le menu de l'application, les outils du ruban ou la souris selon vos préférences. Tout au long de cet ouvrage, vous apprendrez à vous familiariser avec ces éléments et à choisir ce qui vous convient le mieux!

7 I - WORD POUR QUOI FAIRE 1 I. WORD POUR QUOI FAIRE Word est un logiciel de la famille des traitements de texte. Il permet de gérer naturellement les données de type texte et d'insérer en complément des données de toutes natures, de les organiser et de les présenter. INFOS Pour bien l'utiliser, il faut distinguer plusieurs étapes dans son utilisation : Le choix d un modèle (pour éviter de partir de zéro dans la création du document) L'adaptation du texte à son support (taille, orientation, marges...si différentes du modèle) La saisie du texte qui se fait au kilomètre (avec correction orthographique et grammaticale en temps réel) La mise en forme du texte qui permet de le présenter et de le disposer (attributs de caractères ou de paragraphe, insertion d'images, styles) L'enrichissement du texte (entêtes, pieds de page, images, tableaux, graphiques...) La vérification finale du texte (avec le vérificateur orthographique et grammatical) La préparation puis l'édition (impression, publication ) L'enregistrement définitif afin de conserver le document sur l'ordinateur Word 2007 bénéficie de la convivialité de Windows Vista, ce qui lui permet de fonctionner en parfaite harmonie avec les autres applications et d'intégrer aisément des objets issus de ces autres applications A.. CONFIIGURATIION OPTIIMALE La configuration conseillée est la suivante : ordinateur de type pentium à plusieurs noyaux de 2 à 3 GHz avec Windows Vista mémoire vive de 1 à 2 Go écran plat 17" ou 19" résolution 1280/1024 couleurs 32 bits disque dur 250 Go Lecteur DVD / Graveur Souris optique 2 boutons + roulette de qualité INFOS Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation de Word

8 2 AVANCÉ B.. PROCÉDURE D' 'IINSTALLATIION POUR INSTALLER WORD S'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur Lancer Windows Introduire le CD Rom "Word" ou "Office" dans le lecteur Suivre les instructions L installation est complètement automatique si l on choisit l installation par défaut C.. ENTRER // QUIITTER 3 manières de travailler dans Word (et dans les produits Office) Lancer l'application (Word) et travailler directement au sein de l'application. POUR LANCER WORD (en bas, à gauche) MENU WINDOWS POUR SORTIR DE WORD LA CASE DE FERMETURE OU MENU WORD(en haut, à gauche) (en bas à droite) A partir de l'ordinateur (documents) OUVRIR UN DOCUMENT EXISTANT AFFICHER LE DOSSIER DE L'UTILISATEUR OÙ SE TROUVENT LES DOCUMENTS (documents) <DOUBLE CLIC> SUR LE DOCUMENT WORD À OUVRIR A partir du menu Windows. OUVRIR UN DOCUMENT EXISTANT MENU WINDOWS (en bas, à gauche) (volet de droite) le dossier s ouvre dans une fenêtre <DOUBLE CLIC> SUR LE DOCUMENT WORD À OUVRIR

9 I - WORD POUR QUOI FAIRE 3 D.. UTIILIISER LES EXERCIICES Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur dans un dossier spécifique. CRÉER UN DOSSIER MENU WINDOWS (volet de droite) la fenêtre "documents" s'affiche DANS LE VOLET DE DROITE <CLIC D> le nouveau dossier est créé SAISIR AUSSITÔT "COURS OFFICE" PUIS <ENTRÉE> le dossier est créé dans les documents de l'utilisateur

10 4 TÉLÉCHARGER LES S OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET SAISIR L'ADRESSE SUIVANTE : la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre POUR CONFIRMER DÉCOMPRESSER LES S DANS LA BOITE DE DIALOGUE "TÉLÉCHARGEMENT" À UN ÉVENTUEL MESSAGE DE WINZIP (Winzip est le logiciel qui permet de compresser les fichiers) INDIQUER LE DOSSIER DE DÉCOMPRESSION "COURS OFFICE" DE "DOCUMENTS" POUR VALIDER INSTALLER LES S WINZIP POUR FERMER les exercices sont présents dans le dossier "cours office" de "documents"

11 II UTILISER WINDOWS 5 II. UTILISER WINDOWS L'utilisation de Word 2007 est simple pour autant que l'on maitrise : Le clavier pour saisir les données La souris pour les manipuler Les fenêtres dans lesquelles ces mêmes données s'affichent Les outils, le menu et la barre des tâches, qui permettent de traiter ces données et/ou de manipuler l'environnement. A.. LA SOURIIS La souris permet d'actionner les commandes du menu et de déplacer le pointeur ; le déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran. C'est un outil indispensable pour une utilisation optimale de Word. PRINCIPE Le POINTEUR a le plus souvent la forme d une flèche : est proportionnel à celui de la souris sur le tapis ; son déplacement <CLIC G> (appuyer avec l'index sur le bouton gauche de la souris) sélectionne la cellule à la position du pointeur : C est là que les données vont s insérer <CLIC D> (appuyer avec le majeur sur le bouton droit de la souris) affiche la barre d'outils et le menu lié à la position du pointeur ou à l'objet sélectionné La ROULETTE permet de se déplacer dans la feuille comme avec l'ascenseur vertical ou de modifier le zoom du document (en gardant <ctrl> enfoncé) ATTENTION Lorsque le pointeur a la forme d un rond bleu, il est plus sage de ne rien faire et d attendre qu il reprenne une forme normale (le processeur est occupé) UTILISATION Allonger et poser de manière souple la main au dessus de la souris (main gauche ou droite selon que vous êtes gaucher ou droitier) - Vous êtes gaucher, activer dans le panneau de configuration de la souris Faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris (sans trop courber les doigts) - garder cette position (ne pas trop serrer la souris) Déplacer la main et la souris va suivre (ne jamais regarder la souris mais l'écran) Pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton gauche de la souris La roulette centrale permet de faire défiler le document et en maintenant <CTRL> enfoncé de modifier le zoom

12 6 VOCABULAIRE POINTER signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré <CLIC G> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton gauche de la souris <CLIC D> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton droit de la souris <DOUBLE CLIC signifie appuyer deux fois de suite et rapidement sur le bouton gauche de la souris <FAIRE GLISSER> signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons enfoncé (généralement le gauche) puis relâcher ce bouton en fin d'action B.. LE CLAVIIER Le clavier permet principalement de saisir les données ; toutes les actions de manipulation et de déplacement étant dévolues à la souris. BARRE ESPACE Les claviers standards sont composés d'un pavé alphanumérique (pour le texte), d'un pavé numérique (à droite) et d'un pavé directionnel (au milieu). Il est conseillé de bien utiliser chaque pavé en fonction des données à saisir. Les touches spéciales sont les touches suivantes : <ALT> <CTRL> <MAJ> <ALTGR> <WINDOWS> à gauche de la barre espace aux extrémités droite et gauche de la barre espace flèches vers le haut au dessus des touches <CTRL> à droite de la barre espace à coté des touches <CTRL> avec un symbole Windows Elles se combinent aux autres touches du clavier (touches de raccourci) afin d'obtenir de manière rapide des actions définies dans une Word ou dans le système d'exploitation.

13 II UTILISER WINDOWS 7 C.. LES FENÊTRES Les fenêtres sont à la base du fonctionnement de Windows. Toute application, tout dossier, tout fichier de données (classeur, document ) est ouvert dans une fenêtre. Leur contenu est très varié : texte, chiffres, images, icônes. ATTENTION dans WINDOWS VISTA, il existe une fenêtre par document ouvert et non plus une fenêtre par application ouverte. LES FENÊTRES ONT TROIS ÉTATS POSSIBLES : plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran sa forme et sa taille sont personnalisables en icône : l'icône s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. LES DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES : la case de RÉDUCTION la case D'AGRANDISSEMENT la case de RESTAURATION la case de FERMETURE réduit la fenêtre en icône agrandit de fenêtre à plein écran réduit de plein écran à fenêtre ferme la fenêtre LA COMPOSITION DES FENÊTRES : LE RUBAN affiche les outils de la fenêtre LA BARRE "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus utilisés (personnalisable) LA BARRE D'ÉTAT COMPOSITION D'UNE FENÊTRE (WORD) affiche des informations sur le contenu de la fenêtre BARRE D OUTILS "ACCÈS RAPIDE" RUBAN BARRE DE TITRE CASE DE RÉDUCTION CASE D AGRANDISSEMENT CASE DE FERMETURE BARRE D'ÉTAT

14 8 La position et la taille d'une fenêtre peuvent être modifiées. DIMENSIONNER UNE FENÊTRE POINTER sur L'ANGLE DE LA FENÊTRE ou DÉPLACER UNE FENÊTRE POINTER sur LA BARRE DE TITRE: FAIRE GLISSER JUSQU'À LA DIMENSION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE FAIRE GLISSER JUSQU'À LA POSITION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE le pointeur peut aussi être positionné sur un des cotés de la fenêtre ; il prend alors la INFOS forme ou selon que l'un ou l'autre des cotés horizontaux ou verticaux ait été sélectionné ; seule la longueur ou la hauteur de la fenêtre peut alors être modifiée D.. LES MENUS ET BARRES D OUTIILS Lorsqu'un <CLIC D>. est effectué sur une sélection, une barre d'outils et un menu dit "contextuels" s'affichent. Ils vont proposer les outils et les commandes appropriés à la manipulation des données sélectionnées. Ils sont disponibles à tout moment que ce soit dans les applications ou dans le système d'exploitation. Ils permettent d'afficher les principales commandes de gestion d'un objet AFFICHER UNE BARRE D OUTILS POINTER SUR UNE SÉLECTION OU UN OBJET (WORD) la barre d'outils s affiche en transparence prés de la sélection DÉPLACER LE POINTEUR SUR LA BARRE D'OUTILS elle s affiche normalement MENU CONTEXTUEL <CLIC D> SUR UNE SÉLECTION OU UN OBJET (WORD) le menu s affiche E.. LES BOIITES DE DIIALOGUE Le ruban de l'application ouverte affiche la plupart des outils nécessaires. Cependant, pour une utilisation plus pointue, les boites de dialogue proposent des options complémentaires. OUVRIR LES BOITES DE DIALOGUE DANS LE RUBAN, À DROITE DU TITRE DU GROUPE D OUTILS LA CASE la boîte de dialogue s affiche

15 II UTILISER WINDOWS 9 CONSEIL le clavier est souvent plus rapide à utiliser que la souris pour le renseignement de boîtes de dialogue requérant beaucoup de saisie Avec le clavier : une zone vers l'avant <TAB> (sélectionne le contenu de la zone) une zone vers l'arrière <MAJ> <TAB> (sélectionne le contenu de la zone) Avec la souris : afficher le contenu de la boite de dialogue <CLIC G> sur l'onglet afférent positionner le point d'insertion sur une zone <CLIC G> au début de la zone pour sélectionner le contenu d'une zone <DOUBLE CLIC> sur la zone Une boîte de dialogue est constituée de diverses zones : les onglets les cases à cocher les zones de texte les cases d'option les zones de liste les boutons de commande COMMANDE "POLICE" DE WORD <CLIC G> ICI ONGLETS ZONE DE LISTE ZONE DE LISTE DÉROULANTE CASES À COCHER BOUTONS DE COMMANDE INFOS "APPLIQUER" applique immédiatement les choix effectués sans fermer la boite de dialogue CONSEIL toujours sortir d'une boîte de dialogue à l'aide des boutons de commande fermer une boîte de dialogue, que l'on a ouverte uniquement pour en vérifier le contenu, par le bouton <ANNULER>

16 10 F.. LE VOLET OFFIICE Ce volet s'affiche automatiquement à droite de l'écran après certaines commandes. <CLIC G> POUR FERMER LE VOLET FERMER LE VOLET OFFICE <CLIC G> sur DE G.. LES BALIISES ACTIIVES Word propose une balise active s'il n'est pas en mesure d'effectuer l'action demandée, si elle lui parait incohérente ou s'il reconnaît le type de données. UTILISER LES BALISES ACTIVES vous venez d'effectuer une opération et la balise active POINTER sur LA BALISE ACTIVE s'affiche <CLIC> SUR DE LA BALISE ACTIVE ET EFFECTUER LE CHOIX APPROPRIÉ

17 II UTILISER WINDOWS 11 H.. LE PRESSE PAPIIERS Le PRESSE PAPIERS a pour fonction de permettre le transfert d'information entre documents, quelle que soit l application d origine. Les informations qui y sont placées s'ajoutent à celles existantes. Le presse-papier fait l objet d un groupe d outils au début de l onglet "ACCUEIL" du ruban de l application. COLLER LE CONTENU DU PRESSE-PAPIER OPTIONS DE COLLAGE ENLEVER ET METTRE DANS LE PRESSE-PAPIER COPIER ET METTRE DANS LE PRESSE-PAPIER COPIER LA MISE EN FORME INFOS Le presse-papiers permet de conserver les derniers éléments enregistrés pour une utilisation future AVANCÉ Le PRESSE-PAPIERS peut aussi être utilisé, dans l'ordinateur ou dans l'explorateur, pour copier ou déplacer des dossiers ou des fichiers entiers <COUPER> supprime les données sélectionnées (les place dans le presse-papiers) <COPIER> copie des données sélectionnées (les place dans le presse-papiers) <COLLER> insère les données à partir du presse-papiers à la position du pointeur DÉPLACER DES DONNÉES SÉLECTIONNER LES DONNÉES LES COUPER DANS LE PRESSE PAPIERS POINTEUR DANS LE DOCUMENT D'INSERTION LES COLLER À LA POSITION DU POINT D'INSERTION COPIER DES DONNÉES SÉLECTIONNER LES DONNÉES LES COPIER DANS LE PRESSE PAPIERS POINTEUR DANS LE DOCUMENT D'INSERTION LES COLLER À LA POSITION DU POINT D'INSERTION COUPER <CTRL><X> <CLIC D> COPIER <CTRL><C> <CLIC D> COLLER <CTRL><V> <CLIC D>

18 12 II.. LE GUIIDE // LE DIIDACTIICIIEL En cours de travail, il est possible de faire appel à une aide contextuelle très précise, à la leçon du didacticiel concernée ou à un index recensant les informations disponibles. LES DIFFÉRENTS MOYENS D'OBTENIR DE L'AIDE CASE AIDE DE LA boite de dialogue active TOUCHE <FI> du clavier CATÉGORIE des options de l application AVANCÉ Word semble ne pas fonctionner correctement : <CLIC G> sur Word puis dans la catégorie <CLIC G> sur du menu

19 III DIALOGUER AVEC WORD 13 III. DIALOGUER AVEC WORD Vous allez établir avec votre ordinateur et avec votre logiciel un dialogue : Vous allez lui demander d'effectuer un certain nombre d'opérations par l'intermédiaire de la souris et du clavier Vous allez en constater le résultat à l'écran Vous allez éditer ce résultat (impression, publication, mail, document joint ). CONSEIL Dans tous les cas, il va être important de travailler en parfaite harmonie avec le logiciel de telle manière que chaque action de votre part détermine un résultat adéquat de la part de Word. S'il y a pleine compréhension entre l'utilisateur et le logiciel, il n'y a pas de conflit possible et donc pas de problèmes à résoudre A.. LA FENÊTRE WORD L'écran de WORD est composé d'une fenêtre par document. Chaque fenêtre propose le document ouvert ainsi que tous les outils permettant de le manipuler. MENU WORD BARRE D OUTILS "ACCÈS RAPIDE" RUBAN BARRE DE TITRE ONGLETS DU RUBAN CURSEUR DE FRNEMENT BARRE D'ÉTAT

20 14 La fenêtre Word est composée des éléments suivants : LA BARRE DE TITRE affiche le nom du document et de l'application (Word) LE MENU WORD propose les commandes globales de gestion du document LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" affiche les icônes qui symbolisent les actions les plus courantes (outils) LE RUBAN, composé d'onglets affiche des icônes regroupées par nature symbolisant les actions LES MENUS ET BARRES D'OUTILS CONTEXTUELS proposent pour une sélection en cours les outils et commandes les plus appropriés LA RÈGLE affiche les caractéristiques du paragraphe en cours LES ASCENSEURS ET CURSEURS DE FRNEMENT permettent de se déplacer verticalement et horizontalement avec la souris et de partager l'écran LA BARRE D'ÉTAT donne des informations sur la commande en cours, l'environnement et la position du point d'insertion LES ICÔNES D'AFFICHAGE et LE ZOOM permettent de passer d'un mode d'affichage et/ou d'un grossissement à un autre LA ZONE DE SAISIE affiche le document, le point d'insertion, la barre de sélection 1 LA BARRE DE TITRE La barre de titre est la barre de titre classique d'une fenêtre sous Windows Vista. 2 LE MENU WORD Il propose les commandes plus globales liées à l'ouverture, l'enregistrement, l'impression du document. MENU WORD le menu se déroule MENU WORD

21 III DIALOGUER AVEC WORD 15 3 LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" Elle est située à la suite de l'icône de menu, à gauche de la barre de titres. BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" La barre d'outils "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus couramment utilisés. Enregistrer Annuler Refaire <CLIC G> ICI POUR CHOISIR LES OUTILS À AFFICHER MODIFIER LA POSITION DE LA BARRE "ACCÈS RAPIDE" <CLIC D> DANS LA BARRE ou Pour personnaliser la barre d'outils "accès rapide" AVANCÉ OU <CLIC D> dans la barre Les commandes cochées sont affichées sous forme d'outils INFOS

22 16 4 LE RUBAN Le ruban affiche une liste d'onglets. Les outils, regroupés par nature dans ces onglets, permettent d'effectuer très rapidement des opérations souvent complexes. AFFICHER LES OUTILS ASSOCIÉS À UN ONGLET L'ONGLET les outils associés s'affichent dans le ruban <POINTEUR> immobile sur un outil affiche sa fonction dans une bulle d'aide INFOS A) LES ONGLETS Ils regroupent les outils de manière homogène en fonction de leur utilisation. ONGLET ACTIF INFOS L'onglet "accueil" regroupe les outils les plus utilisés, relatifs à la saisie et à la présentation du texte AVANCÉ Les onglets affichés et leur disposition peuvent varier ; en fonction de la tâche en cours ou de la sélection, de nouveaux onglets vont s'afficher au début ou à la fin du ruban (blog, image, tableau ) B) LES GROUPES D'OUTILS Lorsque qu'un onglet du ruban a été mis au premier plan, les outils associés s'affichent. Ils sont présentés sous forme de blocs logiques et correspondent aux actions les plus courantes. Lorsque l'on réduit le ruban, seuls les onglets sont affichés et les groupes d'outils associés ne le sont plus. LE BLOC POLICE TITRE DU BLOC RÉDUIRE LE RUBAN <DOUBLE CLIC> SUR L'ONGLET ACTIF ou <CLIC D> SUR UN ONGLET RÉDUIRE LE RUBAN (idem pour restaurer le ruban)

23 III DIALOGUER AVEC WORD 17 Faire défiler les onglets du ruban Pour chaque onglet parcourir les outils (sans cliquer) et lire les bulles d'aide Réduire le ruban puis le restaurer 5 LES BARRES D'OUTILS ET MENUS CONTEXTUELS A) LA BARRE D'OUTIL Dés qu'une sélection est faite, une barre d'outils regroupant les principaux outils de mise en forme s'affiche automatiquement. AFFICHER LA BARRE D'OUTILS EFFECTUER UNE SÉLECTION EN FIGEANT LA SOURIS SUR CETTE SÉLECTION À LA FIN la barre d'outils s'affiche en transparence DÉPLACER LE POINTEUR DE LA SOURIS SUR LA BARRE la barre d'outils s'affiche normalement et les outils sont effectifs Un <CLIC D> affiche directement la barre d'outils INFOS Ouvrir le document "exercice d'initiation", Faire un <DOUBLE CLIC> sur le mot "entreprise" de la 1 ère phrase du 1 er paragraphe "Une entreprise n'est pas un rassemblement d'hommes travaillant ensemble" Le mot s'affiche sur un fond bleu : il est sélectionné Promener la souris sur la barre d'outils qui s'affiche puis annuler la sélection B) LES MENUS CONTEXTUELS Ils sont liés au contexte d'utilisation et s'affichent sur un <CLIC D> à la position du pointeur de la souris. Selon la position du point d'insertion ou la sélection effectuée, le menu contextuel affiché concernera le texte, les tableaux, les images... SUR UNE IMAGE : DANS LE TEXTE : DANS UN TABLEAU :

24 18 APPELER UN MENU CONTEXTUEL EFFECTUER UNE ÉVENTUELLE SÉLECTION SOURIS POINTANT SUR LA SÉLECTION <CLIC D> POUR AFFICHER LE MENU CONTEXTUEL UNE COMMANDE POUR L'ACTIVER Dans le document "exercice d'initiation", Faire un <DOUBLE CLIC> sur le mot "entreprise" de la 1 ère phrase du 1 er paragraphe Afficher le menu contextuel 6 LA RÈGLE La règle est une symbolisation de la disposition des éléments (texte, image, tableau ) dans la page. Elle a une double fonction : passive (état de la sélection) et active (modifier l'état de la sélection). IL EXISTE DEUX RÈGLES : une règle horizontale une règle verticale. ONGLET AFFICHAGE GROUPE "AFFICHER/MASQUER" (2ème bloc) COCHER OU DÉCOCHER ou au dessus de l'ascenseur vertical POUR LES AFFICHER OU NON Dans le document "exercice d'initiation" Afficher les règles horizontale et verticale 7 LES ASCENSEURS - LE CURSEURS DE FRNEMENT Ils permettent de faire défiler horizontalement et verticalement la partie affichée du document. Le numéro de la page s'affiche dans une bulle d'aide lorsque l'on fait glisser le curseur verticalement. Si le document possède un plan, ce dernier s'affiche aussi dans la bulle d'aide. UTILISER LES ASCENSEURS FAIRE GLISSER LE CURSEUR AVEC LA SOURIS le texte affiché correspond à la position relative du curseur Le curseur de fractionnement vertical est positionné en haut de l'ascenseur horizontal au niveau du trait noir. Il permet de partager une fenêtre à la position désirée en deux volets en faisant glisser le curseur CURSEUR DE FRNEMENT Dans le document "exercice d'initiation", utiliser l'ascenseur vertical pour changer le texte affiché

25 III DIALOGUER AVEC WORD 19 8 LA BARRE D'ÉTAT La barre d'état, située en bas de la fenêtre WORD, affiche des informations sur l'action en cours, le document ouvert, la page affichée, la langue utilisée, etc. N PAGE RÉEL / NOMBRE TOTAL NOMBRE DE MOTS DU DOCUMENT LANGUE MACRO-COMMANDES ICÔNES D'AFFICHAGE ZOOM Il est possible de choisir les informations affichées dans la barre d'état. PERSONNALISER LA BARRE D'ÉTAT <CLIC D> DANS LA BARRE D'ÉTAT LES INFOS À AFFICHER

26 20 9 LES ICONES D AFFICHAGE ET LE ZOOM Elles sont situées, dans la barre d'état, à l extrémité droite. ICONES : Affiche le document en mode "page" (mode normal de travail) Affiche le document en mode "lecture plein écran" (pratique) Affiche le document en mode "web" (tel qu'affiché dans un navigateur web) Affiche le document en mode "plan" (pour gérer la structure du document) Affiche le document en mode "brouillon" (uniquement pour ordinateur lent) CHANGER LE MODE D'AFFICHAGE L'ICÔNE APPROPRIÉE l'affichage choisi est adopté REVENIR AU MODE PAGE L'ICÔNE "MODE PAGE" ou EN HAUT À DROITE DE LA FENÊTRE SI MODE "PLEIN ÉCRAN" Dans le document "exercice d'initiation", utiliser les différents modes d'affichage puis revenir en mode "page" 10 LA ZONE DE SAISIE Elle se crée au fur et à mesure que le texte est saisi selon une structure propre (elle n'est pas préexistante comme dans une feuille de travail Excel par exemple). Elle est composée des éléments suivants : le point d insertion symbolise l endroit où les données vont être insérées la barre de sélection permet la sélection d ensembles de données les balises actives vont s'afficher lorsqu'un problème se pose A) LE POINT D'INSERTION Le point d'insertion est un trait vertical clignotant qui symbolise la position du curseur (là où on est dans le texte). Il faut le positionner là où l'on veut saisir le texte. BOUTON GAUCHE POINTER À L'ENDROIT DÉSIRÉ DU TEXTE <CLIC G> le point d'insertion clignote à l'endroit désiré CLAVIER UTILISER LES TOUCHES DE DÉPLACEMENT le point d'insertion se déplace au fur et à mesure dans la direction indiquée Dans le document "exercice d'initiation", utiliser la souris puis le clavier pour déplacer le point d'insertion

27 III DIALOGUER AVEC WORD 21 B) LA BARRE DE SÉLECTION La barre de sélection est une colonne invisible, à gauche de l'écran, en vis à vis du texte. Le pointeur y prend la forme d'une flèche orientée vers la droite. SÉLECTION : <CLIC G> <DOUBLE CLIC> <FAIRE GLISSER> sur la zone à sélectionner <DOUBLE CLIC> et <FAIRE GLISSER> <CTRL> enfoncé <CLIC G> C) PERSONNALISER L'AFFICHAGE L'environnement de travail doit être adapté à l'utilisateur. ligne en vis à vis paragraphe en vis à vis lignes multiples paragraphes multiples ensemble du document MENU WORD tout en bas à droite du menu DANS LE VOLET DE GAUCHE, CHOISIR COCHER OU DÉCOCHER LES OPTIONS POUR VALIDER Les options ci-dessus conviennent à la plupart des cas de figure INFOS CONSEIL Un simple <CLIC G> sur l'outil "AFFICHER TOUT" onglet "ACCUEIL", bloc "PARAGRAPHE" permet d'afficher ou de masquer la totalité des "caractères non imprimables". Il est indispensable de les afficher pour travailler Dans le document "exercice d'initiation", afficher tous les symboles masqués avec l'outil

28 22 B.. LA SOURIIS DANS WORD La souris permet d'utiliser les outils et les menus et de déplacer le pointeur. 1 RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR En fonction de sa position dans la fenêtre ou dans l'écran ainsi que du choix de telle ou telle commande, le pointeur de la souris peut prendre des formes variées. QUELQUES FORMES DU POINTEUR : : Forme courante du pointeur (déplacement ou copie d'une sélection) : Un traitement s'exécute en arrière-plan (peut ralentir la machine) : Le processeur est en cours de travail (attendre qu'il soit disponible) : Positionnement du point d'insertion dans le texte : Accès à un lien hypertexte : Sélection dans la barre de sélection 2 LE DÉPLACEMENT DANS LE DOCUMENT Le déplacement s'effectue avec la roulette de la souris ou avec les barres de défilement (ascenseurs). une ligne vers le haut <CLIC G> sur le triangle (en haut de la barre de défilement verticale) une ligne vers le bas <CLIC G> sur le triangle (en bas de la barre de défilement verticale) relativement à la longueur <FAIRE GLISSER> le curseur (barre de défilement verticale) une page vers je début <CLIC G> sur le double triangle haut (en bas de la barre de défilement verticale) une page vers la fin <CLIC G> sur le double triangle bas (en bas de la barre de défilement verticale) UNE LIGNE VERS LE HAUT POSITION RELATIVE UNE LIGNE VERS LE BAS TYPE D'ÉLÉMENT (PAGE, NOTE, TITRE ) UNE ÉLÉMENT VERS LE DÉBUT (PAGE) UNE ÉLÉMENT VERS LA FIN (PAGE)

29 III DIALOGUER AVEC WORD 23 Ouvrir le document "structure de l'entreprise", utiliser les différents éléments de l'ascenseur vertical pour changer le texte affiché Fermer le document "structure de l'entreprise", 3 LA SÉLECTION DANS LE DOCUMENT La souris est particulièrement adaptée à des sélections rapides et précises. DANS LE TEXTE DANS LA BARRE DE SÉLECTION <CLIC G> Sélection d'un mot Sélection d'une ligne FAIRE GLISSER Sélection de mots entiers Sélection de lignes <DOUBLE CLIC> Sélection d'un mot Sélection d'un paragraphe <TRIPLE CLIC> Sélection du paragraphe Sélection du document <CTRL> <CLIC G> Sélection de phrase Sélection du document SÉLECTION un mot <CLIC G> ou <DOUBLE CLIC> sur le mot une phrase <CTRL><CLIC G> dans la phrase la ligne en vis à vis <CLIC G> dans la barre de sélection le paragraphe en vis à vis <DOUBLE CLIC> dans la barre de sélection des lignes multiples <FAIRE GLISSER> sur les lignes dans la barre de sélection des paragraphes multiples <DOUBLE CLIC> et <FAIRE GLISSER> dans la barre de sélection l'ensemble du document <CTRL> enfoncé <CLIC G> ou <TRIPLE CLIC> dans la barre de sélection un bloc de texte standard (lié au texte) <FAIRE GLISSER> sur le bloc à sélectionner plusieurs mots, lignes, paragraphes, blocs de texte standards <CTRL> enfoncé, EFFECTUER LA SÉLECTION un bloc de texte libre (par rapport à la structure du texte) <ALT> enfoncé <FAIRE GLISSER> sur le bloc à sélectionner plusieurs blocs de texte EFFECTUER LA PREMIÈRE SÉLECTION <CTRL> enfoncé, FAIRE LES SÉLECTIONS SUIVANTES <CLIC G> dans le document annule la sélection INFOS Dans le document "exercice d'initiation", tester les différentes procédures de sélection

30 24 4 L'UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS La souris permet un accès rapide aux différentes commandes du ruban. RUBAN UN ONGLET DU RUBAN AFFICHE LES OUTILS ASSOCIÉS BARRE D'OUTILS <POINTER> SUR UN OUTIL AFFICHE UNE BULLE D'AIDE UN OUTIL EFFECTUE L' ASSOCIÉE ATTENTION Si un outil est suivi de, l'outil lui-même affiche la dernière variante utilisée et un <CLIC G> applique cette dernière ; pour afficher tous les choix, <CLIC G> sur de l'outil Dans le document "exercice d'initiation", mettre les mots "entreprise", "ensemble", "structure" et "objectif" (1 er paragraphe de texte) en gras (<CLIC G> dans le mot puis <CLIC G> sur ) puis en italique (idem mais outil ) 5 L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler. BARRE "ACCÈS RAPIDE" OU POUR DÉROULER LA LISTE L' À PARTIR DE LAQUELLE IL EST NÉCESSAIRE D'ANNULER Dans le document "exercice d'initiation", annuler une par une toutes les actions effectuées 6 L'ANNULATION DE L'ANNULATION Une action annulée peut être rétablie. BARRE "ACCÈS RAPIDE" autant de fois que nécessaire Dans le document "exercice d'initiation", rétablir toutes les actions annulées

31 III DIALOGUER AVEC WORD 25 C.. LE CLAVIIER DANS WORD Le clavier permet de déplacer le curseur. Le pavé de flèches du clavier permet d'effectuer les opérations courantes de déplacement au sein du document ; la touche <F5> permet d'aller à une page précise. 1 LE DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES Bien que la souris soit l'outil de déplacement privilégié, le clavier est pratique pour accéder à des zones du document éloignées de la partie affichée. début de la ligne <ORIGINE> ( ) mot suivant <CTRL> FLÈCHE DROITE ( ) fin de la ligne <FIN> mot précédent <CTRL> FLÈCHE GAUCHE ( ) début du document <CTRL> <ORIGINE> ( ) bas de la fenêtre <CTRL> <PGSV> fin du document <CTRL> <FIN> haut de la fenêtre <CTRL> <PGPR> caractère suivant FLÈCHE DROITE ( ) paragraphe suivant <CTRL> FLÈCHE BAS ( ) caractère précédent FLÈCHE GAUCHE ( ) paragr. précédent <CTRL> FLÈCHE HAUT ( ) ligne suivante FLÈCHE BAS ( ) écran suivant <PGSU> ligne précédente FLÈCHE HAUT ( ) écran précédent <PGPR> Dans le document "exercice d'initiation" Aller au début du document avec <CTRL><ORIGINE> Aller à la fin du document avec <CTRL><FIN> puis aller au milieu du document Déplacer le point d'insertion en début de ligne (<ORIGINE>) puis en fin de ligne (<FIN>) Fermer le document "exercice d'initiation" 2 LES TOUCHES DE FONCTION Les touches de fonction sont numérotées de <F1> à <F12>. Elles peuvent être employées seules ou en combinaison avec une touche spéciale.

32 26 La touche <F5> permet de se déplacer précisément d'un endroit à l'autre du document. CLAVIER <F5> SAISIR LE NUMÉRO DE PAGE INFOS Une fois la boite "atteindre" fermée, <MAJ><F5> permet de revenir successivement aux dernières positions Pour se déplacer par rapport à la position actuelle en plus ou en moins, rajouter le CONSEIL signe + (plus) ou le signe (moins). Ex: avance de 3 pages AVANCÉ cette boîte de dialogue permet aussi de se déplacer d'une section à l'autre, d'un signet à l'autre, d'une annotation ou d'une note de bas de page à l'autre (sans oublier vers une équation, vers un graphique, vers un champ, vers un tableau, vers un objet...) ; c'est l'équivalent de l'icône en bas de l'ascenseur vertical. 3 LA SÉLECTION DANS LE DOCUMENT Le clavier peut le cas échéant être utilisé pour des sélections. par caractères ou par lignes <MAJ> + <touches de direction> par mots ou par paragraphes <CTRL> + <MAJ> + <touches de direction> jusqu'au début de la ligne jusqu'à la fin de la ligne jusqu'au début du document jusqu'à la fin du document jusqu'en haut de la fenêtre jusqu'en bas de la fenêtre l'ensemble du document point d'insertion dans la ligne + <MAJ><ORIGINE> point d'insertion dans la ligne + <MAJ><FIN> <CTRL><MAJ><ORIGINE> <CTRL><MAJ><FIN> <ctrl><maj><pgpr> <CTRL><MAJ><PGSU> <CTRL><5> (du pavé numérique désactivé) les touches du pavé de flèches annulent la sélection INFOS

33 III DIALOGUER AVEC WORD 27 4 L'UTILISATION DU RUBAN Comme pour la sélection, l'utilisation du clavier pour accéder au ruban est plutôt réservée à des cas de dépannage (souris en panne ). CLAVIER EFFECTUER UNE ÉVENTUELLE SÉLECTION ENFONCER LA TOUCHE <ALT> des cases avec lettres et/ou numéros s'affichent sur le ruban TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'ONGLET VOULU AU CLAVIER les outils de l'onglet s'affichent et d'autres cases s'affichent prés des outils TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'OUTIL VOULU AU CLAVIER l'action liée à l'outil s'effectue 5 L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler immédiatement après. CLAVIER <CTRL><Z> OU <ALT> <RETOUR ARRIÈRE> 6 LA RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE Une action peut être répétée sur une autre sélection mais immédiatement après. CLAVIER <CTRL><Y>OU <F4>

34 28

35 CONSEIL IV CRÉER UN DOCUMENT 29 IV. CRÉER UN DOCUMENT Dès son ouverture, Word propose un document vierge dans lequel on peut aussitôt commencer à travailler. Les étapes de conception d'un document sont les suivantes : Choisir éventuellement un modèle (si nécessaire) Adapter l'affichage de l'écran (application et document plein écran / zoom) Définir la taille du support papier, l'orientation et les marges Saisir les données Mettre en forme les données Vérifier les données Enrichir le document (images, tableaux, objets divers ) Préparer le document pour l'édition Éditer le document (impression, publication ) Enregistrer une dernière fois le document Word Il faut considérer ces étapes comme les différentes vérifications d'une Check-list. Ainsi pour les trois premières étapes, il suffit la plupart du temps de dire "ok" et il n'y a rien à faire. Ces étapes sont aussi moins indépendantes que dans les versions précédentes. Ainsi, la vérification de l'orthographe et une partie de la mise en forme pourront être faites lors de la saisie des données ATTENTION il est indispensable d'effectuer un enregistrement au minimum entre chacune de ces étapes A.. LA CREATIION DU NOUVEAU DOCUMENT Tout nouveau document est crée à partir d'un modèle. Un modèle correspond à un ensemble de caractéristiques communes à un type de document. Il permet de ne pas partir de zéro lorsqu'on crée un document. Il évite aussi de reprendre un document existant, de le modifier et de l'enregistrer sous un autre nom.

36 30 AVANCÉ un modèle enregistre un certain nombre de caractéristiques : mise en page, mise en forme, styles, macros, composants QuickPart (anciennement insertion automatique), barres d'outils... 1 LE MODÈLE NORMAL C'est un modèle qui regroupe les caractéristiques les plus communes d'un document Word. CRÉER UN NOUVEAU DOCUMENT MENU WORD CLAVIER <CTRL><N> INFOS L'écran d'accueil de WORD propose dés l'ouverture un document vierge appelé "document1 basé sur ce modèle normal BOUTON DROIT CRÉER UN DOCUMENT STANDARD A PARTIR D'UN DOSSIER DANS LE DOSSIER VOULU DU POSTE DE TRAVAIL (à priori un sous-dossier de "DOCUMENTS") <CLIC D> NOUVEAU NOMMER LE FICHIER PUIS <ENTRÉE> <DOUBLE CLIC> SUR LE FICHIER POUR L'OUVRIR DANS WORD Créer un nouveau document standard dans Word - fermer Word sans enregistrer Créer un nouveau document standard Word dans votre dossier "documents" le nommer "essai" le fermer - l'ouvrir- le fermer 2 LES AUTRES MODÈLES Si le document est d'un type particulier et présente une certaine complexité (calendrier, curriculum vitae, fax, mémo, ordre du jour...), il est pratique de partir d'un modèle existant. CRÉER UN NOUVEAU DOCUMENT MENU WORD SÉLECTIONNER LE GROUPE DE MODÈLES DANS LE VOLET GAUCHE SÉLECTIONNER LE MODÈLE DANS LE VOLET DU MILIEU ou SI LE MODÈLE EST SUR "MICROSOFT ONLINE" SI C'EST UN MODÈLE LOCAL

37 IV CRÉER UN DOCUMENT 31 Il est possible de rechercher un modèle dans la zone de recherche au dessus du volet AVANCÉ central INFOS La fenêtre "nouveau document" permet d'avoir accès à de nombreux modèles aussi bien des modèles locaux (installés sur l'ordinateur en même temps que Word) que des modèles online (téléchargeables sur le site de Microsoft) AVANCÉ Les modèles classiques sont au format.dotx et sont stockés par nature dans un dossier "1036" ; Ce dossier est normalement installé dans un sous dossier de PROGRAMMES selon le chemin suivant : C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1036 Créer un nouveau document basé sur le modèle "lettre urbain" Le parcourir Le fermer sans l'enregistrer B.. L' 'AFFIICHAGE A L' 'ÉCRAN Word offre la possibilité d'afficher le document en plusieurs modes différents ; chacun de ces modes est adapté à une situation particulière. Les icônes associées sont disposées en bas et à droite de l'écran, dans la barre d'état INFOS

38 32 1 LE MODE PAGE Le mode PAGE affiche à l'écran le texte tel qu'il va être imprimé tout en permettant la totalité des modifications. BOUTON GAUCHE à droite de la barre des tâches ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHAGES DOCUMENT" (1er bloc) CONSEIL Utilisez le mode PAGE pour la totalité des opérations si votre ordinateur le permet. Utilisez impérativement ce mode pour la mise en forme CARACTÉRISTIQUES le texte apparaît avec sa mise en forme tel qu'il va être imprimé les règles cochées sont affichées les images sont affichées et dimensionnées correctement le passage d'une page à la suivante est visible à l'écran les notes sont insérées et affichées à leurs positions réelles les entêtes et bas de page sont affichés comme à l'impression et accessibles la pagination s'effectue au fur et à mesure de la saisie ou des modifications les symboles de page sont affichés en bas de l'ascenseur vertical Afficher le document "structure de l'entreprise" en mode page

39 IV CRÉER UN DOCUMENT 33 2 LE MODE LECTURE PLEIN ÉCRAN Le mode PLEIN ÉCRAN affiche le texte sur la totalité de l'écran et non plus dans une fenêtre de document contenue dans une fenêtre d'application ; C'est un mode complémentaire des précédents qui permet d'avoir une vue globale du document avant impression. C'est certainement le mode le plus productif et le plus agréable. BOUTON GAUCHE à droite de la barre des tâches ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHAGES DOCUMENT" (1er bloc) INFOS et Le bouton en haut et au milieu permet de changer de page en bas et au bout de chaque page permettent aussi de changer de page en haut et à droite permet de sortir du mode "plein écran" CARACTÉRISTIQUES le texte apparaît sur toute la surface de l'écran il n'y a plus ni ruban, ni ascenseurs mais une barre d'outils simplifiée en haut à droite permet d'autoriser la modification du texte

40 34 Afficher le document "structure de l'entreprise" en mode "lecture plein écran" puis revenir en mode "page" 3 LE MODE WEB Le mode WEB permet de créer un document qui sera publiable et visualisable sur INTERNET à l'aide d'un navigateur (explorer). BOUTON GAUCHE à droite de la barre des tâches ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHAGES DOCUMENT" (1er bloc) INFOS Pour sortir du mode "web", choisir un autre mode d'affichage (mode page) à droite de la barre d'état ou par l'onglet "affichage" du ruban CARACTÉRISTIQUES Visualisation des arrière-plans Texte proportionnel et renvoyé à la ligne afin de s'ajuster à la taille de la page Graphismes positionnés comme dans un navigateur Web Afficher le document "structure de l'entreprise" en mode "web" puis revenir en mode "page"

41 IV CRÉER UN DOCUMENT 35 4 LE MODE PLAN Le mode PLAN est idéal pour la conception de documents longs. Il offre une présentation structurée et permet des manipulations globales du document. Il présente l'avantage d'inciter et d'aider l'utilisateur à mieux conceptualiser ses idées. BOUTON GAUCHE à droite de la barre des tâches ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHAGES DOCUMENT" (1er bloc) Sortir du mode "plan" en choisissant un autre mode d'affichage (mode page) à droite de INFOS la barre d'état (ou par l'onglet "affichage" ou <CLIC G> sur dans le ruban) CARACTÉRISTIQUES la structure du document est affichée des styles sont attachés à chaque niveau de titre ce qui permet de les différencier le texte lié aux différents niveaux de titre peut être ou non développé les niveaux de titre peuvent être modifiés le texte lié à un titre et le titre lui même peuvent être déplacés dans le document les niveaux de titre peuvent être numérotés selon le format désiré une table des matières peut être créée à partir de la structure du plan Afficher le document "structure de l'entreprise" en mode plan puis revenir en mode page Si aucun style de titre n'est utilisé, le mode plan ne peut pas être utilisé avec profit ATTENTION

42 36 5 LE MODE BROUILLON Il est conçu pour permettre l'utilisation de Word sur des ordinateurs lents. BOUTON GAUCHE ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHAGES DOCUMENT" (1ER BLOC) à droite de la barre des tâches Afficher le document "structure de l'entreprise" en mode "brouillon" revenir en mode "page"

43 IV CRÉER UN DOCUMENT 37 6 LE ZOOM Le ZOOM va permettre de modifier le rapport entre la taille réelle du document et sa taille affichée à l'écran, ceci dans tous les modes évoqués ci-dessus. BOUTON GAUCHE <CTRL> ENFONCE, UTILISER LA ROULETTE DE LA SOURIS OU à droite de la barre des tâches FAIRE GLISSER OU UTILISER OU POUR CHOISIR LA VALEUR ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "ZOOM" (3ÈME BLOC) CHOISIR UN DES MODES PROPOSÉS OU Afficher le document "structure de l'entreprise" L'afficher successivement en mode brouillon, en mode page, en mode plein écran, en mode plan et combiner ces modes avec la modification du zoom.

44 38 7 LES MINIATURES Le volet "MINIATURES" de l'onglet "AFFICHAGE " propose une présentation très pratique, particulièrement pour les documents longs. ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHER/MASQUER" (2ème bloc) COCHER La même commande permet de le désactiver INFOS INFOS Le volet de droite représentant la page peut être affiché dans la taille et le mode désiré à l'aide des icônes d'affichage et du zoom Afficher le volet "miniatures" du document "structure de l'entreprise" - l'enlever

45 IV CRÉER UN DOCUMENT 39 8 L'EXPLORATEUR DE DOCUMENT Il propose lui aussi une présentation en deux volets : celui de gauche affichant la structure du document, celui de droite affichant le contenu de la structure. ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHER/MASQUER" (2ème bloc) COCHER INFOS La même commande permet de le désactiver Le volet de droite représentant la page peut être affiché dans la taille et le mode désiré à l'aide des icônes d'affichage et du zoom Afficher le document "structure de l'entreprise" avec l'explorateur de documents Fermer le document "structure de l'entreprise C.. LA MIISE EN PAGE Avant de commencer à travailler dans un document Word, il peut être nécessaire de redéfinir les dimensions du papier, les dimensions de la zone imprimable et l'orientation de la page (si celles ci sont différentes de celles du modèle du document). ONGLET "MISE EN PAGE" RUBAN les options courantes sont dans le bloc "MISE EN PAGE" (2ème bloc à partir de la gauche) La plupart des options standards peuvent être directement sélectionnées dans le ruban INFOS les options moins courantes sont accessibles dans la boîte de dialogue "mise en page"

46 40 1 LA TAILLE La taille de la page est le principal élément qui définit la disposition du texte. ONGLET "MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ÈME BLOC) LA TAILLE DÉSIRÉE le document s'adapte aux dimensions indiquées "Autres tailles de papier" appelle la boite de dialogue "MISE EN PAGE" AVANCÉ Dans le document "exercice d'initiation", modifier la taille de la page de A4 en A3 ; Observer les modifications revenir en A4 2 L'ORIENTATION L'orientation de la page définit son utilisation de manière horizontale ou verticale. "MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ÈME BLOC) L'ORIENTATION DÉSIRÉE : feuille verticale INFOS : feuille horizontale (aussi appelé à l'italienne) Dans le document "exercice d'initiation", modifier l'orientation en mode "paysage"; Observer les modifications revenir en mode "portrait"

47 IV CRÉER UN DOCUMENT 41 3 LES MARGES Les marges déterminent la distance entre le bord du papier et la zone utilisée pour les données. ONGLET "MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ÈME BLOC) LES MARGES DÉSIRÉES le texte s'organise entre les marges indiquées "marges personnalisées" appelle la boite de dialogue "MISE EN PAGE" AVANCÉ Dans le document "exercice d'initiation", modifier les marges et observer les modifications revenir aux marges "normales"

48 42 4 LA BOITE DE DIALOGUE "MISE EN PAGE" Elle propose, en plus des options courantes, des réglages personnalisés plus élaborés. BOUTON GAUCHE <DOUBLE CLIC> AU NIVEAU DES RÈGLES HORIZONTALE OU VERTICALE "MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ÈME BLOC) de en bas du bloc "mise en page" L'onglet "papier" permet de déterminer précisément largeur et hauteur de la feuille.

49 IV CRÉER UN DOCUMENT 43 L'onglet "marge" affiche les options d'orientation et de taille des marges. INFOS l'option crée des documents destinés à être imprimés ou photocopiés en recto-verso - les marges gauche et droite deviennent les marges intérieure et extérieure et la marge de reliure s'ajoute dans ce cas à la marge intérieure ATTENTION en aucun cas, les marges indiquées ne doivent être inférieures à celles admises par l'imprimante par défaut - cela conduirait à imprimer en dehors de la zone minimum admise par l'imprimante CONSEIL pour utiliser la totalité de la feuille, mettez les marges à zéro, Word propose de les corriger : accepter et les marges utilisées seront alors les plus petites acceptées par l'imprimante par défaut AVANCÉ Pour que tout nouveau document prenne les caractéristiques indiquées, <CLIC G> sur le bouton Dans le document "exercice d'initiation", modifier l'orientation et la valeur des marges ; Observer les modifications

50 44 5 L'ENCADREMENT Les pages d'un document peuvent être encadrées. ONGLET "MISE EN PAGE" GROUPE "ARRIÈRE PLAN DE PAGE" (3ème bloc) La couleur de fond de la page peut aussi être sélectionnée à ce niveau INFOS Parcourez la liste des motifs ; ceux-ci sont nombreux et originaux modifiez leur taille CONSEIL pour obtenir l'effet désiré avec Dans le document "exercice d'initiation", encadrer la page du motif de votre choix Faire varier la taille du motif et observer l'effet

51 IV CRÉER UN DOCUMENT 45 6 LE FILIGRANE Le filigrane est un motif en transparence sur le fond de la page. ONGLET "MISE EN PAGE" GROUPE "ARRIÈRE PLAN DE PAGE" (3ème bloc) AVANCÉ filigrane permet de choisir une image existante et de l'utiliser comme Dans le document "exercice d'initiation", mettre le filigrane "urgent", le supprimer puis annuler la suppression

52 46 7 LA COULEUR Une palette complète permet d'accéder à un choix de couleurs illimité. ONGLET "MISE EN PAGE" GROUPE "ARRIÈRE PLAN DE PAGE" (3ème bloc) permet d'accéder à à une palette complète AVANCÉ permet d'obtenir des effets visuels du meilleur effet AVANCÉ Dans le document "exercice d'initiation", mettre une couleur de fond "bleu clair" puis appliquer un dégradé "diagonal bas" Fermer le document exercice d'initiation sans l'enregistrer

53 IV CRÉER UN DOCUMENT 47 D.. LA SAIISIIE Il y a plusieurs manières de mettre du texte dans un document Word : Le saisir manuellement avec le clavier L'extraire à partir d'un document papier en utilisant un scanner. Le dicter à Word en utilisant la reconnaissance vocale de Windows Vista 1 LA SAISIE MANUELLE La saisie du texte se fait au kilomètre : l'utilisateur frappe son texte sans se préoccuper des retours à la ligne (Word gère ces derniers). La mise en forme, sauf exception, doit être faite après la saisie. Les données doivent être saisies indépendamment de tout critère de présentation (espace entre paragraphes, espace entre données et début de ligne, etc.). La mise en forme prendra en charge cette présentation. RÈGLES saisir les données au kilomètre (Word gère la disposition des mots sur une ligne) respecter la structure du texte en termes de paragraphe (n'appuyer sur la touche "ENTRÉE" qu'à bon escient) respecter la casse (min/maj) (même s'il est possible de la corriger à posteriori) respecter la ponctuation (Word l'utilise pour comprendre la structure du document : un espace après une virgule ou un point, un espace avant et après un point-virgule ) ne pas laisser de lignes vides ou de paragraphes vides dans le texte CRÉER UN PARAGRAPHE APPUYER SUR LA TOUCHE <ENTRÉE> INFOS En grammaire, un paragraphe est le développement d'une idée. Lorsque l'on change de sujet, un nouveau paragraphe doit être créé. Dans Word, c'est exactement la même chose, autrement dit à la structure de fond du texte correspond une structure de forme - un certain nombre de caractéristiques sont rattachées à la notion de paragraphe, caractéristiques inutilisables si la saisie est incorrecte ATTENTION les listes font exception à cette règle : dans une liste, faire un paragraphe pour le titre puis un paragraphe pour chacun des éléments de la liste Créer un nouveau document standard Vérifier que vous êtes en mode page, Vérifier que le papier est A4, que le mode est "portrait" et les marges "étroites" Encadrer les pages du motif de votre choix penser à diminuer la taille du motif Mettre le filigrane "urgent" Adopter un fond de couleur "bleu clair" et appliquer un dégradé "diagonal bas" Saisir le texte du document "exercice d'initiation" en respectant les paragraphes (saisie au kilomètre, <entrée>après chaque paragraphe de titre, idem à la fin de chaque paragraphe de texte) et sans se préoccuper des fautes d'orthographe (à corriger éventuellement plus tard) Enregistrer votre document sous le nom "saisie de texte" puis le fermer

54 48 2 L'EXTR AVEC UN SCANNER Le scanner numérise le document et un logiciel de reconnaissance de caractères (OCR : Optical Character Recognition) reconnait alors le texte ; il crée un document standard (rft) que Word peut ouvrir. Le détail de la méthodologie dépend du scanner, du logiciel de numérisation et du logiciel de reconnaissance de caractères ; globalement la procédure est standard. Mettre le document papier dans le scanner Le numériser en tant que document texte (et non image) Lancer le logiciel OCR (s'il ne se lance pas automatiquement) Ouvrir le document généré avec Word Corriger fautes d'orthographe et de grammaire soulignées Relire attentivement le document (souvent, on trouve des mots hors contexte) Enregistrer le document au format Word EXEMPLE MENU WINDOWS CHOISIR POUR VISUALISER LA NUMÉRISATION SI L'APERÇU EST OK SÉLECTIONNER "DOCUMENT RTF" SI L'OPTION EST DISPONIBLE

55 IV CRÉER UN DOCUMENT 49 Il n'y a pas de logiciel d'ocr inclus dans Windows Vista ; il faut l'acquérir à part. ATTENTION Imprimer le document "exercice d'initiation" Le numériser Si vous possédez un logiciel d'ocr, le traiter et le récupérer dans Word 3 LA RECONNAISSANCE VOCALE La reconnaissance vocale n'est plus un gadget amusant comme elle pouvait l'être il y a quelques années. On peut comparer son évolution à celle des correcteurs orthographiques d'abord lourds et maladroits qui sont devenus fiables et quasiment indispensables. Elle se compose de deux éléments : La reconnaissance vocale proprement dit consiste à utiliser la voix humaine pour donner des ordres à l'ordinateur ou bien encore pour dicter du texte dans un traitement de texte. La synthèse vocale consiste à faire parler l'ordinateur (l'ordinateur lit du texte à "haute voix") A) PARAMÉTRAGE La reconnaissance vocale nécessite un minimum de paramétrage de votre part ; notamment, vous devez faire reconnaître votre voix par l'ordinateur de manière à ce qu'il n'y ait pas de confusion dans le processus de reconnaissance même. PANNEAU DE CONFIGURATION WINDOWS VISTA

56 50 Le paramétrage de la reconnaissance vocal est indispensable ; c'est le seul moyen d'obtenir un résultat plus qu'acceptable ; c'est une phase d'apprentissage pour l'ordinateur pour reconnaitre votre timbre, vos inflexions, votre prononciation ASSISTANT PREMIÈRE UTILISATION <CLIC> SUR ÉTALONNER LE MICROPHONE (choisir le type et lire le texte) si vous désirez avoir un volet d'aide à droite de votre écran avec les principales commandes COCHER si vous désirez utiliser régulièrement la reconnaissance vocale pour apprendre dans le détail à l'utiliser Ces étapes peuvent aussi être effectuées individuellement. COMMENCER LA RECONNAISSANCE VOCALE <CLIC> SUR la barre de reconnaissance vocale s'affiche si c'est la première utilisation, suivre les instructions de l'assistant pour paramétrer le logiciel (speech) DIRE "COMMENCER L'ÉCOUTE" POUR COMMENCER LA RECONNAISSANCE VOCALE ou <CLIC> SUR INFOS Il vous est demandé à l'initialisation de lire un texte afin que le logiciel apprenne votre voix ; il faut le faire ainsi que le second texte proposé ; une fois les paramètres de reconnaissance enregistrés, le logiciel continuera à apprendre de lui-même à chaque fois que vous l'utiliserez Paramétrez la reconnaissance vocale sur votre ordinateur Lancer la reconnaissance vocale

57 IV CRÉER UN DOCUMENT 51 B) UTILISATION La reconnaissance vocale va permettre de faire exécuter des commandes au système d'exploitation mais surtout elle va permettre de dicter un texte dans un traitement de texte et accessoirement, de le manipuler. Deux commandes principales : COMMENCER L'ÉCOUTE (pour passer de l'état de veille à l'état d'activité) ARRÊTER L'ÉCOUTE (pour passer de l'état d'activité à l'état de veille) La plupart des commandes sont en langage dit naturel (le plus souvent verbe à l'infinitif + complément d'objet). Elles différent évidemment entre les commandes liées au système et celles liées à l'application. DICTÉE OUVREZ WORD COMMENCER L'ÉCOUTE LIRE LE TEXTE DISTINCTEMENT EN ÉTANT BIEN POSITIONNÉ PAR RAPPORT AU MICROPHONE le texte s'inscrit dans la page au kilomètre et au fur et à mesure ARRÊTER L'ÉCOUTE POUR TERMINER Quelques commandes de base : Nouveau paragraphe Sélectionner " " Supprimer Annuler Texte inscrit dans Word après lecture de "exercice d'intiation" EXEMPLE puis pour corriger et à voix haute SÉLECTIONNER "l'asie" 1 OK la vie SÉLECTIONNER "l'organigramme etat schéma" "l'organigramme est un schéma" 6 OK

58 52 Créer un nouveau document Lire le texte suivant Le corriger L'enregistrer sous le nom "reconnaissance vocale" CONSEIL Utilisez la reconnaissance vocale pour inscrire du texte dans Word mais corrigez le normalement avec la souris et les outils classiques de correction Utilisez la reconnaissance vocale pour gérer le système si vous souffrez d'un handicap 4 LES SYMBOLES MASQUES Ce sont des caractères non imprimés ayant une signification particulière, propres à Word. Ils peuvent être affichés à l'écran en mode PAGE mais ils ne sont pas imprimés et ne sont pas affichés en mode "PLEIN ÉCRAN". ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PARAGRAPHE" (3ème bloc) POUR LES AFFICHER idem pour ne plus les afficher CONSEIL toujours afficher les symboles masqués il n'est pas possible de comprendre la structure du texte s'ils ne sont pas affichés AVANCÉ le fait de cliquer sur a pour effet d'activer ou de désactiver la case à cocher "TOUS" du volet "AFFICHAGE" de. S'il y a d'autres cases à cocher d'activées, les caractères correspondant resteront dans tous les cas affichés

59 IV CRÉER UN DOCUMENT 53 SYMBOLES MASQUES <MAJ><ENTRÉE> FIN DE LIGNE passage à la ligne manuel <ENTRÉE> PARAGRAPHE changement ligne / nouveau paragraphe INFOS <CTRL><TAB> TABULATION passage à la tabulation suivante <BARRE ESPACE> ESPACE insertion d'un espace entre deux mots <CTRL><MAJ> <BARRE ESPACE> <CTRL><6> ESPACE INSÉCABLE TRAIT D'UNION CONDITIONNEL évite la séparation de deux mots en fin de ligne point de séparation d'un mot à la fin d'une ligne <CTRL><8> TIRET INSÉCABLE évite la coupure d'un mot composé en fin de ligne <TAB> CELLULE changement de cellule / nouvelle ligne les touches <6> et <8> correspondent aux chiffres du pavé alphabétique - certains de ces caractères sont accessibles par la boîte de dialogue "caractères spéciaux" Dans un nouveau document vierge Afficher les symboles masqués Créer tous les symboles du tableau ci-dessus METTRE UN ESPACE INSÉCABLE SE POSITIONNER À L'ENDROIT DÉSIRÉ <CTRL><MAJ><ESPACE > POUR INSÉRER UN ESPACE INSÉCABLE les mots reliés par un espace insécable ne seront jamais séparés sur 2 lignes différentes Dans le même document Affichage des symboles masqués activé, taper le texte : "vingt mille tonnes" Se positionner devant le texte et insérer des espaces (barre espace) afin de repousser le texte vers la ligne suivante : le mot est coupé: hors en français, un nombre ne doit pas être coupé ou séparé de son unité Annuler avec l'outil annuler Remplacer les espaces entre "vingt" et "mille" et "mille" et "tonnes" par des espaces insécables (<CTRL><MAJ><ESPACE>) et insérer de nouveaux des espaces afin de repousser le texte vers la ligne suivante: l'ensemble du texte passe sur la ligne suivante : Désactiver l'affichage des symboles masqués pour vérifier que tout est ok

60 54 METTRE UN TIRET INSÉCABLE SE POSITIONNER À L'ENDROIT DÉSIRÉ <CTRL>< 8> POUR INSÉRER UN TIRET INSÉCABLE les mots reliés par un tiret insécable ne seront jamais séparés sur 2 lignes différentes Affichage des symboles masqués activé Effectuer la même opération que ci-dessus le texte est coupé entre jean et Michel :, saisir le prénom Jean-Michel hors en français, les deux parties d'un nom composé ne doivent pas être séparées Annuler avec l'outil annuler Remplacer le tiret entre jean et Michel par un tiret insécable (<ctrl> <8>) Insérer de nouveaux des espaces ou des tabulations : l'ensemble du texte passe sur la ligne suivante : Désactiver l'affichage des symboles masqués pour vérifier que tout est ok 5 L'EFFACEMENT DES DONNÉES L'effacement des caractères s'effectue avec la touche <SUPPR> (en dessous de la touche <INSER> pavé directionnel) ou avec <RETOUR ARRIÈRE> (à l'angle haut et droit du pavé alphabétique). RETOUR ARRIÈRE SUPPRESSION <SUPPR> POSITIONNER LE POINT D'INSERTION AU DÉBUT DU TEXTE À SUPPRIMER ou SÉLECTIONNER LE TEXTE À SUPPRIMER APPUYER SUR <SUPPR> autant que nécessaire la suppression s'effectue de gauche à droite <RETOUR ARRIÈRE> POSITIONNER LE POINT D'INSERTION À LA FIN DU TEXTE À SUPPRIMER APPUYER SUR <RETOUR ARRIÈRE> autant que nécessaire la suppression s'effectue de droite à gauche Dans le même document, taper le mot "anticonstitutionnellement" Se positionner au milieu du mot entre "ti" et "tu" Supprimer les caractères à gauche du point d'insertion avec <RETOUR ARRIÈRE> Supprimer les caractères à droite du point d'insertion avec <SUPPR> Sélectionner le reste du mot avec <DOUBLE CLIC> Supprimer le reste du mot avec < SUPPR> puis annuler les suppressions

61 IV CRÉER UN DOCUMENT 55 6 LA COUPURE DES MOTS Les mots trop longs peuvent être coupés automatiquement ou manuellement en fin de phrase pour respecter l'équilibre du texte. "MISE EN PAGE" GROUPE " MISE EN PAGE " (2ème bloc) <COCHER> "AUTOMATIQUE" Ouvrir le document "structure de l'entreprise" Activer la coupure automatique des mots et observer les modifications Désactiver la coupure automatique des mots Fermer le document sans enregistrer les modifications CLAVIER SE POSITIONNER À L'ENDROIT OU LE MOT DOIT ÊTRE COUPÉ <CTRL><6> POUR INSÉRER UN TRAIT D'UNION CONDITIONNEL INFOS si le mot reste en fin de ligne, la première partie suivie d'un trait d'union reste sur la 1 ère ligne et la seconde partie passe sur la seconde ligne si le mot se retrouve après modifications en milieu de phrase, le trait d'union disparaît Dans le même document vierge que précédemment Affichage des symboles masqués désactivé Dans " anticonstitutionnellement" Se positionner au milieu du mot entre "ti" et "tu" Insérer un trait d'union conditionnel avec <ctrl> <6> : rien ne se passe Se positionner devant le texte et insérer des espaces (barre espace) afin de repousser le texte vers la ligne suivante, le mot est séparé par un trait d'union Fermer le document sans l'enregistrer AVANCÉ de coupure à la fin de la liste permet de définir la largeur de la zone

62 56 E.. LA MODIIFIICATIION En cours de saisie du document et à fortiori, une fois celui-ci saisi, de nombreuses fonctions vont permettre de corriger ce dernier, de l'améliorer et de manipuler les éléments le constituant de multiples manières. La sélection est l'étape préalable à la plupart des manipulations. Cette sélection concerne un bloc de texte, une colonne, une image, des cellules d'un tableau... 1 LA SÉLECTION DES DONNÉES Elle peut s'effectuer dans le texte ou en face du texte, dans la barre de sélection. un mot une phrase la ligne en vis à vis le paragraphe en vis à vis des lignes multiples des paragraphes multiples l'ensemble du document un bloc de texte standard un bloc de texte libre (indépendant de la structure) plusieurs blocs de texte une image <CLIC G> dans le mot ou <DOUBLE CLIC> sur le mot <CTRL><CLIC G> dans la phrase <CLIC G> dans la barre de sélection <DOUBLE CLIC> dans la barre de sélection <FAIRE GLISSER> sur les lignes dans la barre de sélection <DOUBLE CLIC> et <FAIRE GLISSER> dans la barre de sélection <CTRL> enfoncé <CLIC G> ou <TRIPLE CLIC> dans la barre de sélection <FAIRE GLISSER> sur le bloc à sélectionner <ALT> enfoncé <FAIRE GLISSER> sur le bloc à sélectionner EFFECTUER LA 1 ÈRE SÉLECTION <CTRL> enfoncé EFFECTUER LES AUTRES SÉLECTIONS <CLIC G> DANS L'IMAGE les poignées permettent de manipuler l'image DANS LE TEXTE DANS LA BARRE DE SÉLECTION <CLIC G> Sélection d'un mot Sélection d'une ligne FAIRE GLISSER Sélection de mots entiers Sélection de lignes <DOUBLE CLIC> Sélection d'un mot Sélection d'un paragraphe <TRIPLE CLIC> Sélection du paragraphe Sélection du document <CTRL> <CLIC G> Sélection de phrase Sélection du document CONSEIL La sélection automatique des mots n'est pas contraignante puisque vous pouvez revenir en arrière avec la souris ; la sélection automatique du mot est alors annulée ANNULATION DE SÉLECTION : <CLIC G> DANS LE TEXTE ANNULE TOUTE SÉLECTION ATTENTION souvenez-vous que la barre de sélection est la colonne invisible à gauche du texte dans laquelle le pointeur de la souris change de direction et se tourne vers le texte Tester dans le document "saisie de texte" les différentes méthodes de sélection (si vous n'êtes pas allés jusqu'au bout de la saisie du document "saisie de texte", utiliser à partir d'ici le document "exercice d'initiation" en lieu et place du document "saisie de texte")

63 IV CRÉER UN DOCUMENT 57 2 LE REMPLACEMENT DES DONNÉES Le texte sélectionné dans le document est remplacé par le texte tapé au clavier. REMPLACER LA SÉLECTION SÉLECTIONNER LE TEXTE À REMPLACER SAISIR LE NOUVEAU TEXTE celui-ci prend la place de l'ancien ATTENTION Attention à ne pas laisser de données en cours de sélection! le seul fait d'appuyer sur une touche du clavier peut provoquer l'effacement du texte sélectionné. penser alors à <CLIC G> sur dans la barre d'outils pour annuler Dans le document "saisie de texte", dans le premier paragraphe Remplacer le mot "entreprise" par le mot "société" Remplacer le mot "structure par le mot "organisation" Remplacer "fondamental" par "principal" Annuler une par une les modifications 3 LE DÉPLACEMENT DES DONNÉES Trois manières d'effectuer un déplacement : LE DÉPLACEMENT SIMPLE LE GLISSER-DÉPLACER LE COUPER-COLLER CONSEIL Utilisez le GLISSER-DÉPLACER quand les données à déplacer et l'endroit ou vous voulez les mettre sont simultanément affichés à l'écran (donc proches l'un de l'autre) Utilisez le COUPER-COLLER lorsque les données à déplacer et l'endroit ou vous voulez les mettre sont éloignés A) LE DÉPLACEMENT SIMPLE Il permet le déplacement de données au sein ou entre des documents Word. DÉPLACEMENT SIMPLE SÉLECTIONNER LES DONNÉES <F2> POINT D'INSERTION AU NOUVEL EMPLACEMENT <ENTRÉE> PROVOQUE LEUR INSERTION Tester le déplacement simple dans le document "saisie de texte"

64 58 B) LE GLISSER-DÉPLACER Le GLISSER-DÉPLACER est idéal pour déplacer des données lorsque les emplacements d'origine et de destination sont tous deux affichés à l'écran. Sinon, le COUPER-COLLER est plus pratique. (MÊME DOCUMENT) SÉLECTIONNER LES DONNÉES AVEC LA SOURIS POSITIONNER LE POINTEUR DANS LA SÉLECTION <FAIRE GLISSER> LA SÉLECTION AU NOUVEL EMPLACEMENT RELÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS (DEUX DOCUMENTS) OUVRIR LES DEUX DOCUMENTS ORGANISER LEUR PRÉSENTATION À L'ÉCRAN (cote à cote - mosaïque) <CLIC G> DANS LE DOCUMENT SOURCE SÉLECTIONNER LES DONNÉES <FAIRE GLISSER> LA SÉLECTION AU NOUVEL EMPLACEMENT DANS LE SECOND DOCUMENT RELÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS INFOS Le pointeur de la souris prend la forme d'une flèche orientée vers la marge gauche et suivie d'un cadre en pointillé lors du déplacement. un point d'insertion en grisé symbolise la position d'insertion des données Tester le "glisser-déplacer" dans le document "saisie de texte" C) LE COUPER COLLER Le couper-coller se décompose en différentes étapes : la sélection des éléments à déplacer leur suppression du texte et insertion dans le presse-papiers leur collage à la position désirée Il peut être effectué de trois manières différentes avec les outils du ruban avec le menu contextuel avec les raccourcis claviers Pour effectuer le couper/coller, trois possibilités : GROUPE " PRESSE-PAPIERS" SÉLECTIONNER LE TEXTE - POSITIONNER LE POINT D'INSERTION BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LE TEXTE <CLIC D> POSITIONNER LE POINT D'INSERTION <CLIC D> SUR CLAVIER SÉLECTIONNER LE TEXTE <CTRL> X POSITIONNER LE POINT D'INSERTION <CTRL>V (autant de fois que nécessaire)

65 IV CRÉER UN DOCUMENT 59 INFOS Ces procédures peuvent être effectuées au sein d'un document Word, entre deux documents Word ou entre des documents appartenant à des applications différentes Au début du document "saisie de texte" rajouter le qualificatif "performante" : Le déplacer avec la souris au deuxième chapitre de la manière suivante : Sélectionner le texte suivant au début du document "saisie de texte" Le déplacer avec le presse-papiers entre les deux paragraphes suivants de telle manière que la cohérence des paragraphes soit préservée. Idem mais en déplaçant le texte à la toute fin du document. Idem en déplaçant le texte dans un nouveau document vierge 4 LA COPIE DES DONNÉES Son principe est le même que celui du déplacement ; les données d'origine sont conservées. A) LA COPIE SIMPLE Il permet la copie de données au sein ou entre des documents Word. CLAVIER SÉLECTIONNER LES DONNÉES <MAJ><F2> POINT D'INSERTION À L'EMPLACEMENT DE COPIE <ENTRÉE> PROVOQUE LA COPIE Tester la "copie simple" dans le document "saisie de texte"

66 60 B) LE GLISSER-COPIER Le GLISSER-COPIER est très pratique pour copier des données lorsque l'emplacement d'origine et l'emplacement de destination sont proches à l'écran. (MÊME DOCUMENT) SÉLECTIONNER LES DONNÉES AVEC LA SOURIS POSITIONNER LE POINTEUR DANS LA SÉLECTION <CTRL>ENFONCÉ <FAIRE GLISSER> LA SÉLECTION AU NOUVEL EMPLACEMENT RELÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS RELÂCHER <CTRL> (DEUX DOCUMENTS) OUVRIR LES DEUX DOCUMENTS ORGANISER LEUR PRÉSENTATION À L'ÉCRAN (cote à cote - mosaïque) <CLIC G> DANS LE DOCUMENT SOURCE SÉLECTIONNER LES DONNÉES AVEC LA SOURIS <CTRL>ENFONCÉ <FAIRE GLISSER> LA SÉLECTION AU NOUVEL EMPLACEMENT DANS LE SECOND DOCUMENT RELÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS RELÂCHER <CTRL> INFOS Le pointeur de la souris prend la forme d'une flèche orientée vers la marge gauche, suivie d'un cadre en pointillé accompagné d'un carré avec le signe + lors de la copie. un point d'insertion en grisé symbolise la position de copie des données C) LE COPIER - COLLER Le couper-coller se décompose en différentes étapes : la sélection des éléments à déplacer leur copie dans le presse-papiers leur collage à la position désirée Il peut être effectué de trois manières différentes avec les outils du ruban avec le menu contextuel avec les raccourcis claviers Pour effectuer le copier/coller, trois possibilités : GROUPE " PRESSE-PAPIERS" SÉLECTIONNER LE TEXTE - POSITIONNER LE POINT D'INSERTION BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LE TEXTE <CLIC D> POSITIONNER LE POINT D'INSERTION <CLIC D> SUR CLAVIER SÉLECTIONNER LE TEXTE <CTRL> C POSITIONNER LE POINT D'INSERTION <CTRL>V (autant de fois que nécessaire) INFOS Cette procédure peut être effectuée au sein d'un document Word, entre deux documents Word ou entre des documents appartenant à des applications différentes

67 IV CRÉER UN DOCUMENT 61 Au début du document "saisie de texte", rajouter le qualificatif "performante" : Le copier avec la souris au deuxième chapitre de la manière suivante : Sélectionner le texte suivant au début du document "saisie de texte" Le copier avec le presse-papiers entre les deux paragraphes suivants de telle manière que la cohérence des paragraphes soit préservée. Idem mais en collant le texte à la toute fin du document. Idem en collant le texte dans un nouveau document vierge AVANCÉ Il est possible de créer un lien entre les 2 documents afin que les éléments collés soient automatiquement mis à jour de toute modification effectuée dans le document d'origine en utilisant "collage spécial" de. (un tableau Excel dans un document Word) 1 LE SYMBOLE F.. L' 'IINSERTIIONS D' 'ÉLÉMENTS Word permet l'insertion dans le texte de caractères particuliers pour agrémenter ou illustrer le document. Ces caractères sont issus de polices spéciales. ONGLET "INSERTION" GROUPE "SYMBOLES" (dernier bloc) LE SYMBOLE L'INSÈRE ( affiche les polices de symboles) Dans le document "saisie de texte", insérer un symbole (marque déposée) à la suite du titre principal 2 L'IMAGE CLIPART Il est aussi aisé, dans Word, de gérer une image que du texte. ONGLET "INSERTION" GROUPE "ILLUSTRATIONS" (3ème bloc) le volet "images clipart" s'ouvre SAISIR UN MOT CLEF les résultats de la recherche s'affichent

68 62 INSÉRER UNE IMAGE CLIPART <CLIC G> DANS LE TEXTE POUR POSITIONNER LE POINTEUR POINTER SUR L'IMAGE SÉLECTIONNÉE ses caractéristiques s'affichent L'IMAGE elle est insérée FERME LE VOLER DE RECHERCHE INFOS <CLIC G> sélectionne l'image dans le document <FAIRE GLISSER> l'image pour la déplacer d'un paragraphe à l'autre MODIFIER L'ALIGNEMENT DU PARAGRAPHE pour la positionner Dans le document "saisie de texte", insérer une image clipart dans le titre entre "entreprise" et "structure" AVANCÉ Pour pouvoir placer l'image clipart n'importe où indépendamment du texte, sélectionner l'image puis dans l'onglet "FORMAT", bloc "ORGANISER" choisir puis l'une des options proposées : 3 LE FICHIER IMAGE Des images enregistrées sous les formats les plus variés peuvent être insérées dans un document. ONGLET "INSERTION" GROUPE "ILLUSTRATIONS" (3ème bloc) <CLIC G> DANS LE TEXTE POUR POSITIONNER LE POINTEUR une fenêtre affiche les dossiers de l'ordinateur SÉLECTIONNER L'IMAGE DANS SON DOSSIER l'image insérée est liée à la structure du texte AVANCÉ Pour pouvoir placer l'image clipart n'importe où indépendamment du texte, sélectionner l'image puis dans l'onglet "FORMAT", bloc "ORGANISER" choisir puis l'une des options proposées

69 AVANCÉ IV CRÉER UN DOCUMENT 63 Lorsque l'image est sélectionnée, elle est encadrée avec des ronds à chaque angle et au milieu de chaque coté et d'un ronds vert au dessus - Faire glisser la forme entière avec pour la déplacer ou faire glisser un des ronds avec,, ou pour la modifier ou faire pivoter le rond vert pour faire pivoter l'image Dans le document "saisie de texte", insérer une image à partir d'un fichier (jpg, bmp, gif, tif ), tester par rapport à la structure du texte, la déplacer, modifier sa taille puis la supprimer 4 LE TABLEAU La conception du tableau est basée sur la notion de cellule. Il est adapté à la présentation de listes et pour cela remplace avantageusement les tabulations ; il permet aussi de créer des tableaux simples lorsque l'on ne possède pas de tableur. ONGLET "INSERTION" GROUPE "TABLEAU" (2ème bloc) <CLIC G> DANS LE TEXTE POUR POSITIONNER LE POINTEUR (dans un paragraphe vide) Il est aussi possible de dessiner complètement le tableau <FAIRE GLISSER> LA SOURIS POUR DÉFINIR LE NOMBRE DE LIGNES ET DE COLONNES ONGLET "INSERTION" GROUPE "TABLEAU" (2ème bloc) <CLIC G> DANS LE TEXTE POUR POSITIONNER LE POINTEUR (dans un paragraphe vide) CHOISIR de FAIRE GLISSER LA SOURIS EN FORME DE CRAYON POUR DESSINER LE CADRE DU TABLEAU RELÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS DESSINER LES SÉPARATIONS DE LIGNE DESSINER LES SÉPARATIONS DE COLONNE ou de faire appel à des tableaux tout faits ONGLET "INSERTION" GROUPE "TABLEAU" (2ème bloc) <CLIC G> DANS LE TEXTE POUR POSITIONNER LE POINTEUR (dans un paragraphe vide) CHOISIR de LE TABLEAU VOULU

70 64 DÉPLACEMENT <TAB> <MAJ> <TAB> <CTRL <MAJ> <ENTRÉE> SÉLECTION / SOURIS <FAIRE GLISSER> dans la cellule <FAIRE GLISSER> barre sélection ligne <FAIRE GLISSER> barre sélection cellule <FAIRE GLISSER> déplacement d'une cellule vers la droite déplacement d'une cellule vers la gauche scinde le tableau en 2 (insère un paragraphe d'une ligne au dessus de la ligne active) sélection caractères (si la sélection va au delà de la cellule, la totalité de la cellule est sélectionnée et les flèches étendent la sélection à des cellules entières) sélection de lignes de cellules sélection de cellules sélection de colonnes SÉLECTION CARACTÈRES SÉLECTION COLONNE SÉLECTION CELLULE SÉLECTION LIGNE AVANCÉ Le tableau est pratique pour mettre des éléments côte à côte : il suffit de ne pas mettre de bordure faire glisser les séparations pour modifier la taille des lignes et colonnes Reproduire le tableau du document "lettre1" 5 LA FORME Des formes diverses sont disponibles pour compléter texte et image. ONGLET "INSERTION" GROUPE "ILLUSTRATIONS" (3ème bloc) SÉLECTIONNER LA FORME DESSINER LA FORME DANS LA PAGE EN FAISANT GLISSER LA SOURIS AVANCÉ Lorsque la forme est sélectionnée, elle est encadrée de ronds verts Faire glisser la forme entière avec la forme de pointeur pour la déplacer ou faire glisser un des ronds avec la forme de pointeur pour la modifier Dans le tableau précédent Dessiner une flèche du nom jusqu'à la quantité pour chaque ligne puis fermer sans enregistrer

71 V METTRE EN FORME LE DOCUMENT 65 V. METTRE EN FORME LE DOCUMENT La MISE EN PAGE va définir les caractéristiques de chacune des pages du document par rapport au texte qu'il contient (taille, disposition, marges, thème, couleur...). La PRÉSENTATION des caractères du document va consister à affecter une police et des attributs (police, taille de police, gras, italique ) au texte saisi (que ce soit un caractère, un mot, une phrase ). la DISPOSITION du document va consister à affecter des caractéristiques aux paragraphes de texte (alignement, interligne, retraits, espace entre paragraphes ). A.. LA POLIICE ET LES ATTRIIBUTS DE CARACTÈRES Une police regroupe un ensemble de caractères (lettres, chiffres et divers) ayant une forme homogène (pleins, déliés, forme des caractères). Leur taille s'exprime en points. Le standard est de type "Arial" ou "times new roman" de taille LES OUTILS Ils sont disponibles dans le ruban ou la barre d'outils contextuelle. A) LA BARRE D'OUTILS La barre d'outils s'affiche dés qu'une sélection est effectuée dans le texte, d'abord en transparence puis si l'on déplace le pointeur dessus, avec une visibilité normale. BARRE D'OUTILS EFFECTUER UNE SÉLECTION la barre d'outils s'affiche en transparence POINTER SUR LA BARRE D'OUTIL la barre d'outils s'affiche normalement POINTER SUR UN OUTIL sa fonction s'affiche dans une bulle d'aide Dans le document "saisie de texte", effectuer une sélection au choix puis pointer sur la barre d'outils pour l'afficher

72 66 B) LE RUBAN L'onglet "ACCUEIL" du ruban propose dans le bloc "POLICE" (le 2ème) la plupart des outils nécessaires à la présentation. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "POLICE" (2ème bloc) POINTER SUR L'OUTIL sa fonction s'affiche dans une bulle d'aide C) DESCRIPTION Les outils sont particulièrement efficaces pour mettre en forme le texte. UTILISATION DES OUTILS EFFECTUER LA SÉLECTION L'OUTIL POUR L'ACTIVER OU POUR DÉROULER LA LISTE INFOS Les outils affichent l'état actuel de la sélection et permettent de la modifier : outil activé la sélection possède la caractéristique liée à l'outil (ici, le texte sélectionné est en gras) outil non activé la sélection ne possède pas la caractéristique de l'outil ou la sélection n'est pas homogène (ici, le texte sélectionné n'est pas en gras) OUTILS CHOIX DE LA POLICE CHOIX DE LA TAILLE DE POLICE POLICE PLUS GRANDE POLICE PLUS PETITE STYLE RAPIDE EFFACE LA MISE EN FORME GRAS ITALIQUE SOULIGNEMENT BARRÉ INDICE (caractères plus petits et plus bas que le milieu de la ligne) EXPOSANT (caractères plus petits et plus haut que le milieu de la ligne) CASSE (MAJUSCULES / minuscules) COULEUR DE SURBRILLANCE (surlignage) COULEUR DE POLICE

73 V METTRE EN FORME LE DOCUMENT 67 ATTENTION dans le cas d'une liste déroulante, le seul déplacement sur les éléments de la liste affecte à la sélection leurs caractéristiques à des fins de visualisation un <CLIC G> sur l'élément entérine le choix Dans le document "saisie de texte", Avec la barre d'outils ou le ruban, au choix Sélectionner le titre "la structure de l'entreprise" et mettre en forme la police et les attributs : verdana bleu foncé - souligné Mettre en forme la police et les attributs du paragraphe de texte qui suit : garamond bleu - italique 2 LA BOITE DE DIALOGUE POLICE Elle propose, en plus des attributs classiques, d'autres moins utilisés mais non moins utiles. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "POLICE" (2ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION "POLICE" À DROITE DU TITRE DU BLOC BOUTON DROIT EFFECTUER LA SÉLECTION <CLIC D> la boite de dialogue s'affiche

74 INFOS 68 La zone "aperçu" donne une représentation en temps réel de l'affectation à la sélection des différentes options Dans le document "saisie de texte" et en utilisant la boite de dialogue "police" Sélectionner le titre "la structure de l'entreprise" Essayer les options de la zone effet, notamment "relief", "empreinte" et "contour" Mettre en forme la police et les attributs du titre : arial bleu foncé majuscule ombré souligné hachuré de la même couleur que la police L'onglet "espacement" permet de gérer précisément l'espacement entre les caractères AVANCÉ et la position des caractères sur la ligne Tester l'espacement des caractères et leur position dans le document en cours puis annuler 3 LES TOUCHES DE MISE EN FORME Les touches de mise en forme directe vont permettre de modifier la mise en forme des caractères. Elles sont rappelées ici pour information. AFFECTATION CLAVIER : CTRL + ESPACE Efface la mise en forme CONSEIL A retenir et utiliser : <MAJ><F3> <CTRL><BARRE ESPACE> <CTRL> Q pour changer la casse pour revenir à la présentation d'origine des caractères pour revenir à la disposition d'origine des paragraphes Dans le document "saisie de texte", tester les différentes casses (min/maj) sur le titre "la structure de l'entreprise"

75 CONSEIL V METTRE EN FORME LE DOCUMENT 69 B.. LE PARAGRAPHE ET SES CARACTÉRIISTIIQUES Visuellement, un paragraphe correspond à un bloc de texte homogène ; grammaticalement, il correspond au développement d'une idée. Dans Word, Il est défini par la marque. Cette marque correspond à la frappe de la touche <ENTRÉE>. Le paragraphe étant un ensemble, il est inutile de le sélectionner pour lui affecter ses caractéristiques. Il suffit de cliquer dedans pour y positionner le point d'insertion. Les outils ou boite de dialogue vont alors refléter les caractéristiques du paragraphe ainsi désigné et permettre de les modifier LES CARACTÉRISTIQUES DU PARAGRAPHE SONT : son alignement sa distance par rapport aux marges le nombre de lignes précédent ou suivant le paragraphe la taille des interlignes les puces le précédant la bordure l'encadrant ainsi que sa trame de fond les tabulations ses caractéristiques de pagination (monobloc, solidaire,...) ELLES SONT MODIFIABLES AVEC : les outils du ruban ou de la barre d'outils la règle la boîte de dialogue paragraphe les touches de mise en forme directe. 1 LES OUTILS Ils sont disponibles dans le ruban ou la barre d'outils contextuelle. A) LA BARRE D'OUTILS La barre d'outils contextuelle s'affiche dés qu'une sélection est effectuée dans le texte, d'abord en transparence puis si l'on déplace le pointeur dessus avec une visibilité normale. BARRE D'OUTILS <CLIC D> DANS UN PARAGRAPHE la barre d'outils s'affiche POINTER SUR L'OUTIL (sa fonction s'affiche dans une bulle d'aide) Dans le document "saisie de texte", effectuer une sélection, garder le pointeur immobile pour afficher la barre d'outils puis pointer celle-ci pour la rendre visible

76 70 B) LE RUBAN L'onglet "ACCUEIL" du ruban propose dans le bloc "PARAGRAPHE" (le 3ème) la plupart des outils nécessaires à la disposition du texte. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PARAGRAPHE" (3ème bloc) POINTER SUR L'OUTIL sa fonction s'affiche dans une bulle d'aide C) DESCRIPTION Les outils sont d'une particulièrement efficaces pour mettre en forme le texte. UTILISATION DES OUTILS EFFECTUER LA SÉLECTION L'OUTIL POUR L'ACTIVER OU POUR DÉROULER LA LISTE INFOS Les outils affichent l'état actuel de la sélection et permettent de la modifier : outil activé la sélection possède la caractéristique liée à l'outil (ici, le paragraphe sélectionné est aligné à gauche) outil non activé la sélection ne possède pas la caractéristique de l'outil ou la sélection n'est pas homogène (ici, la sélection est hétérogène) OUTILS LISTE À PUCES LISTE NUMÉROTÉE LISTE HIÉRARCHIQUE DIMINUER RETRAIT AUGMENTER RETRAIT TRIE LES DONNÉES AFFICHE/CACHE LES SYMBOLES MASQUÉS ALIGNEMENT GAUCHE ALIGNEMENT CENTRÉ ALIGNEMENT DROIT ALIGNEMENT JUSTIFIÉ (alignement sur les cotés gauche et droit à la fois en jouant sur l'espace entre les mots) INTERLIGNE TRAME DE FOND BORDURE EXTÉRIEURE

77 V METTRE EN FORME LE DOCUMENT 71 ATTENTION dans le cas d'une liste déroulante, le seul déplacement sur les éléments de la liste affecte à la sélection leurs caractéristiques à des fins de visualisation un <CLIC G> sur l'élément entérine le choix Dans le document " saisie de texte " Affecter au paragraphe de titre "la structure de l'entreprise" la mise en forme suivante : "alignement centré" Affecter au paragraphe de texte qui suit la mise enforme suivante : "alignement gauche interligne de 1,15 li" Dans le dernier paragraphe, créer une liste à puce 2 LA RÈGLE Il existe deux règles : une règle horizontale et une règle verticale. La règle horizontale va représenter les retraits de paragraphes, les marges, les tabulations, les séparations de colonnes... RETRAIT GAUCHE RETRAIT 1ÉRE LIGNE RETRAIT DROIT TYPE DE TABULATION MARGE GAUCHE MARGE DROITE La règle verticale représente le document dans sa hauteur avec les marges hautes et basses Dans le document " saisie de texte " Affecter au paragraphe de titre "la structure de l'entreprise" la mise en forme suivante : "retraits gauche et droit de 3 cm" Affecter au 1 er paragraphe de texte la mise enforme suivante : "retrait gauche de 0,5 cm / retrait 1ère ligne de 1,5 cm / retrait droit de 1 cm"

78 72 3 LA BOITE DE DIALOGUE PARAGRAPHE Elle propose, en plus des caractéristiques classiques, d'autres plus avancées. Seules celles du premier onglet "retraits et espacements" nous intéressent ici. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PARAGRAPHE" (3ème bloc) POINT D'INSERTION DANS LE PARAGRAPHE À DROITE DU TITRE DU BLOC ALIGNEMENTS, RETRAITS ET ESPACEMENTS BOUTON DROIT POINT D'INSERTION DANS LE PARAGRAPHE <CLIC D> la boite de dialogue s'affiche DÉFINIT L'ALIGNEMENT HORIZONTAL DU PARAGRAPHE DÉFINIT LA DISTANCE ENTRE LE PARAGRAPHE EN COURS ET LES MARGES DÉFINIT LA DISTANCE ENTRE LA 1ÈRE LIGNE DU PARAGRAPHE EN COURS ET LA MARGE DÉFINIT LA DISTANCE SÉPARANT LE PARAGRAPHE EN COURS DU PRÉCÉDENT ET DU SUIVANT DÉFINIT LA DISTANCE ENTRE CHAQUE LIGNE DU PARAGRAPHE DONNE ACCÈS À LA BOÎTE DE DIALOGUE "TABULATIONS" alignement GAUCHE CENTRÉ DROIT JUSTIFIÉ le texte s'aligne sur le retrait gauche le texte s'aligne entre les retraits le texte s'aligne sur le retrait droit le texte s'aligne à la fois sur les retraits gauche et droit retraits RETRAIT GAUCHE distance entre le texte et la marge gauche RETRAIT DROIT distance entre le texte et la marge droite RETRAIT 1ÈRE LIGNE distance entre la première ligne et la marge gauche un retrait négatif de 1 ère ligne permet de présenter des paragraphes "à la française" ou de créer des listes... espaces ESPACEMENT AVANT nombre de lignes précédant le paragraphe ESPACEMENT APRÈS nombre de lignes suivant le paragraphe LIGNES interligne ou espacement entre les lignes du paragraphe A

79 V METTRE EN FORME LE DOCUMENT 73 4 L'AFFECTATION DES CARACTÉRISTIQUES L'affectation des caractéristiques s'effectue plutôt avec la souris mais peut aussi se faire avec le clavier à l'aide des touches de mise en forme directe. A) L'ALIGNEMENT L'alignement du paragraphe détermine la position du texte par rapport aux retraits. BOUTON GAUCHE L'UN DES OUTILS D'ALIGNEMENT CLAVIER ou BOITE DE DIALOGUE "PARAGRAPHE" Dans le document "saisie de texte " Affecter au 2 ème paragraphe de titre "structure et organigramme" la mise en forme suivante : "alignement centré" Affecter au paragraphe de texte qui suit la mise enforme suivante : "alignement gauche" B) LES RETRAITS Les retraits permettent de définir la distance entre les marges et le texte du paragraphe : Le retrait gauche détermine la distance entre marge gauche et paragraphe de texte. Le retrait droit détermine la distance entre marge droite et paragraphe de texte. Le retrait de la 1 ère ligne détermine la distance entre 1 ère ligne et marge gauche BOUTON GAUCHE DÉPLACER LES SYMBOLES ADÉQUATS SUR LA RÈGLE EN LES FAISANT GLISSER AVEC LA SOURIS ou DIMINUER RETRAIT AUGMENTER RETRAIT ou BOITE DE DIALOGUE "PARAGRAPHE CLAVIER

80 74 Dans le document " saisie de texte" Affecter au premier paragraphe de titre "la structure de l'entreprise" la mise en forme suivante : "retraits gauche et droit de 3,5 cm" Affecter au paragraphe de texte qui suit la mise enforme suivante : "gauche retrait gauche de 1 cm / retrait 1ère ligne de 1,5 cm / retrait droit de 0,5 cm" C) LES INTERLIGNES / AÉRER LE PARAGRAPHE L'interligne détermine la distance entre 2 lignes du paragraphe. BOUTON GAUCHE CLAVIER L'OUTIL ET SÉLECTIONNER L'INTERLIGNE ou BOITE DE DIALOGUE "PARAGRAPHE ATTENTION Le choix de "au moins" laisse à Word la possibilité d'adapter la hauteur des lignes à la taille de la police alors que "exactement" tronquera les caractères trop hauts Dans le document "saisie de texte" Affecter au paragraphe de texte qui suit le deuxième paragraphe de titre "structure et organigramme" la mise en forme suivante : "interligne de au moins 16 pts" D) LES ESPACES AÉRER LE DOCUMENT Il est préférable d'utiliser cette possibilité de créer un espacement avant ou après le paragraphe plutôt que de créer des paragraphes vierges de séparation. BOUTON GAUCHE BOITE DE DIALOGUE "PARAGRAPHE CLAVIER

81 V METTRE EN FORME LE DOCUMENT 75 l'outil interligne propose quelques options d'espacement INFOS CONSEIL dans un document court, séparer des paragraphes en appuyant autant de fois que nécessaire sur la touche <ENTRÉE> ne pose pas de problèmes. Cependant, c'est une mauvaise habitude car dans les documents longs, l'utilisation des styles perd la plus grande partie de son efficacité. Il est donc recommandé d'utiliser le plus souvent possible la commande PARAGRAPHE Dans le document "saisie de texte" Affecter au paragraphe de titre "structure de l'entreprise" la mise en forme suivante "espace avant 9 pt / espace après 4 pt" E) LA LISTE La création d'une liste obéit à des règles simples. SAISIE DES ÉLÉMENTS DE LA LISTE <ENTRÉE> ENTRE CHAQUE ÉLÉMENT POUR CRÉER UN PARAGRAPHE PAR ÉLÉMENT DE LISTE Les outils du ruban adéquats sont regroupés au début du bloc "paragraphe" de l'onglet INFOS "accueil" (1) LISTE AVEC SYMBOLES Plutôt que de mettre un tiret devant chaque élément d'une liste, Word offre la possibilité de faire précéder chaque élément d'un signe plus esthétique. OUTILS SÉLECTIONNER LES PARAGRAPHES CONCERNÉS (ruban/barre d'outils) LE TYPE DE SYMBOLE CHOISI BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES PARAGRAPHES CONCERNÉS <CLIC D> LE TYPE DE SYMBOLE CHOISI

82 76 Le symbole choisi peut être modifié par la commande Dans le document " saisie de texte " Sélectionner la liste de fin du document, paragraphe "les différente fonctions" Affecter les puces suivantes aux éléments de la liste : cette puce est accessible par le bouton de (2) LISTE NUMÉROTÉE Les numéros offrent aussi une grande variété de format. OUTILS SÉLECTIONNER LES PARAGRAPHES CONCERNÉS LE TYPE DE NUMÉRO CHOISI BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES PARAGRAPHES CONCERNÉS <CLIC D> LE TYPE DE NUMÉRO CHOISI

83 V METTRE EN FORME LE DOCUMENT 77

84 78 Le type de numérotation affecté peut être modifié par la commande Les numéros affectés aux éléments de la liste peuvent être modifiés par INFOS ou par le menu contextuel Dans le document "saisie de texte" Sélectionner la liste de fin du document, dans le paragraphe "les différente fonctions" Remplacer les puces par les numéros suivants : cette puce est accessible par Commencer la numérotation à 3 puis revenir à 1 par

85 V METTRE EN FORME LE DOCUMENT 79 (3) HIÉRARCHISATION Il est aussi possible de hiérarchiser les données en créant une liste à plusieurs niveaux. HIÉRARCHISER LES DONNÉES SÉLECTIONNER LES PARAGRAPHES CONCERNÉS LE TYPE DE SYMBOLE CHOISI F) LES TABULATIONS Les taquets de tabulations sont des repères qui permettent de positionner rapidement le texte d'un paragraphe dans le sens horizontal. Les tabulations sont liées au paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion. Elles sont beaucoup moins utilisées car les tableaux assurent de manière autrement plus simple les mêmes fonctionnalités. INFOS Les tabulations standards sont disposées tous les 1,25 cm, cette distance étant elle même modifiable. L'utilisateur peut définir lui même ses propres taquets de tabulations. Ces tabulations prennent le pas sur les tabulations intégrées, seules subsistant alors les tabulations situées à la droite des tabulations ainsi personnalisées

86 80 (1) UTILISATION DES TABULATIONS Les taquets de tabulation doivent être utilisés comme ceux d'une machine à écrire. La touche <TAB> permet de passer d'un taquet à un autre. En fonction de l'alignement des taquets et des points de suite qui leurs sont liés, le texte s'inscrit à gauche, à droite ou est centré par rapport au taquet, avec ou sans caractères de remplissage. EN COURS DE SAISIE <CTRL> <TAB> POSITIONNE LE POINT D'INSERTION À LA TABULATION DÉSIRÉE SAISIR LE TEXTE APRÈS LA SAISIE <CLIC G> DEVANT LE TEXTE DÉJÀ SAISI POUR Y POSITIONNER LE POINT D'INSERTION APPUYER SUR LA TOUCHE <TAB> DU CLAVIER CONSEIL Les taquets de tabulation permettent de créer des listes. Pour créer des tableaux, utiliser le TABLEAU (voir page 63) (2) TYPES DE TABULATIONS Le texte va venir s'appuyer à gauche ou à droite de la marque de tabulation ou encore être centré par rapport à cette marque. TYPES DE TABULATIONS taquet de tabulation avec alignement à gauche taquet de tabulation centré taquet de tabulation avec alignement à droite taquet de tabulation avec alignement sur le séparateur décimal taquet de tabulation barre retrait de 1ère ligne retrait négatif (3) INSERTION DE TABULATIONS Les tabulations sont définies en fonction de leur distance au point zéro de la règle (marge gauche), en fonction de l'alignement du texte qui prend appui sur elles et enfin des caractères remplissant l'espace de tabulation non occupé par du texte. RÈGLE POINT D'INSERTION DANS LE PARAGRAPHE a l'extrémité gauche de la règle L'ICÔNE SYMBOLISANT LA TABULATION EN COURS (ex : MODIFIER LE TYPE DE TABULATION ) POUR <CLIC G> À LA POSITION DE LA RÈGLE DÉSIRÉE POUR INSÉRER LA TABULATION ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PARAGRAPHE" (3ème bloc) POINT D'INSERTION DANS LE PARAGRAPHE BOITE DE DIALOGUE "PARAGRAPHE INDIQUER SA DISTANCE SON ALIGNEMENT, LES ÉVENTUELS POINTS DE SUITE POUR CRÉER LA TABULATION

87 V METTRE EN FORME LE DOCUMENT 81 DÉFINITION DES TABULATIONS Les points de suite vont remplir l'espace entre la marge gauche ou la précédente tabulation et la tabulation actuelle INFOS (4) SUPPRESSION DES TABULATIONS Les tabulations peuvent être effacées individuellement ou globalement. RÈGLE POINT D'INSERTION DANS LE PARAGRAPHE <FAIRE GLISSER> LA TABULATION EN DEHORS DE LA RÈGLE <RELÂCHER> LE BOUTON DE LA SOURIS ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PARAGRAPHE" (3ème bloc) CURSEUR DANS LE PARAGRAPHE BOITE DE DIALOGUE "PARAGRAPHE SÉLECTIONNER LA TABULATION enlève toutes les tabulations du paragraphe INFOS (5) DÉPLACEMENT DES TABULATIONS Les tabulations peuvent être déplacées le long de la règle. RÈGLE POINT D'INSERTION DANS LE PARAGRAPHE RÈGLE AFFICHÉE <FAIRE GLISSER> LA TABULATION À SA NOUVELLE POSITION <RELÂCHER> LE BOUTON DE LA SOURIS

88 82 G) LES BORDURES ET LA TRAME DE FOND Les bordures vont concerner le texte sélectionné, un objet, ou une cellule d'un tableau mais le plus souvent un paragraphe entier. Il est possible de paramétrer le style de la bordure, sa couleur ainsi que sa trame de fond. (1) LES BORDURES Si du texte est sélectionné, c'est un cadre qui sera dessiné autour de la sélection ; si rien n'est sélectionné, c'est le paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion qui recevra le type de bordure choisi. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PARAGRAPHE" (3ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION OU POSITIONNER LE POINT D'INSERTION DANS LE PARAGRAPHE L'OUTIL CHOISI L'outil affiché dans le bloc "PARAGRAPHE" est le dernier outil "bordure" utilisé ; il peut donc varier par rapport à celui représenté INFOS ATTENTION L'encadrement d'un paragraphe de titre, nécessite de paramétrer précisément les retraits gauche et droit de ce paragraphe qui vont définir la position des bordures gauche et droite de l'encadrement Dans le document "saisie de texte" Rajouter des bordures au premier paragraphe de titre "entreprise et structure"

89 V METTRE EN FORME LE DOCUMENT 83 (2) LA TRAME DE FOND La trame de fond va définir la couleur et la texture du paragraphe ou de la sélection. Elle obéit aux mêmes règles de sélection que la bordure. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PARAGRAPHE" (3ème bloc) POINT D'INSERTION DANS LE PARAGRAPHE LA COULEUR CHOISIE ATTENTION La trame de fond d'un paragraphe de titre, nécessite de paramétrer précisément les retraits gauche et droit de ce paragraphe qui vont définir les limites du fond de couleur Dans le document "saisie de texte" Rajouter une trame de fond claire au premier paragraphe de titre "la structure de l'entreprise" (3) LA BOITE DE DIALOGUE "BORDURE ET TRAME" La boite de dialogue "BORDURE ET TRAME" affiche des choix plus exhaustifs. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PARAGRAPHE" (3ème bloc) POINT D'INSERTION DANS LE PARAGRAPHE <CLIC G> dernière commande de la liste

90 84 LES BORDURES LA TRAME DE FOND Dans le document "saisie de texte" Rajouter des bordure doubles bleues et une trame de fond bleu clair au deuxième paragraphe de titre "structure et organigramme" Modifier les retraits pour améliorer la présentation

91 V METTRE EN FORME LE DOCUMENT 85 H) LES LETTRINES Word permet de présenter un paragraphe en mettant la première lettre en majuscule et en grand et en la décalant par rapport au reste du paragraphe (comme sur les livres anciens). C'est la lettrine. ONGLET "INSERTION" GROUPE "TEXTE" (avant dernier bloc) UN DES CHOIX DE LISTE A la fin de la liste, donne accès à des paramétrages plus élaborés INFOS Dans le document "saisie de texte" Mettre une lettrine à chacun des deux premiers paragraphe de texte

92 86 C.. LES MANIIPULATIIONS DE LA MIISE EN FORME La mise en forme des éléments d'un texte, que ce soit celle de caractères ou de paragraphes, peut être répétée ou copiée à l'aide de la souris, sans avoir à la recréer de toutes pièces. 1 LA RÉVÉLATION DE LA MISE EN FORME Elle va permettre d'afficher la mise en forme affectée à une sélection. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "STYLE" (4ème bloc) (en bas au milieu) DE "INSPECTEUR DE STYLE" "RÉVÉLER MISE EN FORME" FERMER LA BOÎTE "INSPECTEUR DE STYLES" ET LE VOLET "STYLES" le volet "révéler la mise en forme" s'affiche Dans le document " saisie de texte " Révéler la mise en forme de plusieurs sélections de votre choix 2 LA SÉLECTION DE LA MISE EN FORME Elle permet de sélectionner toutes les occurrences ayant la même mise en forme. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "MODIFICATION" (dernier bloc) SÉLECTIONNER LE TEXTE tout le texte ayant la même mise en forme dans le document est sélectionné

93 V METTRE EN FORME LE DOCUMENT 87 Dans le document " saisie de texte " Faire une sélection et sélectionner toutes les occurrences ayant la mise en forme correspondante 3 LA RÉPÉTITION DE LA MISE EN FORME Une mise en forme venant d'être effectuée peut être répétée sur une autre partie du texte si les deux actions sont immédiatement successives. BOUTON GAUCHE EFFECTUER UNE 1 ÈRE MISE EN FORME SÉLECTIONNER LE TEXTE À PRÉSENTER (police et attributs) OU <CLIC G> DANS PARAGRAPHE (barre accès rapide) le texte sélectionné reçoit la même mise en forme que celle préalablement affectée CLAVIER EFFECTUER UNE 1 ÈRE MISE EN FORME SÉLECTIONNER LE TEXTE À PRÉSENTER (police et attributs) OU <CLIC G> DANS LE PARAGRAPHE <CTRL><Y> ou <F4> le texte sélectionné reçoit la même mise en forme que celle préalablement affectée Dans le document "saisie de texte" Rechercher la 1 ère occurrence du mot "entreprise" dans le texte (pas dans les titres) La mettre en gras recopier la mise en forme sur les autres occurrences du mot "entreprise" Idem pour le mot "structure" mais en italique 4 LA COPIE DE LA MISE EN FORME Lorsqu'un texte a déjà été mis en forme, et que d'autres parties du document doivent recevoir une mise en forme identique, il est plus rapide de recopier la mise en forme existante plutôt que de réaffecter à plusieurs reprises les caractéristiques de mise en forme. POLICE SÉLECTIONNER LE TEXTE MIS EN FORME DE LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" le pointeur prend la forme d'un pinceau <CLIC G> DANS LE MOT OU <FAIRE GLISSER> LE PINCEAU SUR LE TEXTE À METTRE EN FORME POLICE SÉLECTIONNER LE TEXTE COMPORTANT LA MISE EN FORME <CTRL><MAJ><C> le pointeur prend la forme d'un pinceau <CTRL><MAJ><V> DANS LE MOT OU SUR LE TEXTE À METTRE EN FORME INFOS <DOUBLE CLIC> sur permet de reproduire la mise en forme plusieurs fois ; dans ce cas, un nouveau <CLIC G> sur ou <ECHAP> permettent de sortir de la copie de la mise en forme

94 88 PARAGRAPHE SÉLECTIONNER LA MARQUE DU PARAGRAPHE COMPORTANT LA MISE EN FORME À COPIER (barre d'outils "ACCÈS RAPIDE") le pointeur prend la forme d'un pinceau <CLIC G> DANS LE PARAGRAPHE DEVANT RECEVOIR LA MÊME MISE EN FORME PARAGRAPHE SÉLECTIONNER LA MARQUE DU PARAGRAPHE COMPORTANT LA MISE EN FORME À COPIER <CTRL><MAJ><C> le pointeur prend la forme d'un pinceau <CTRL><MAJ><V> DANS LE PARAGRAPHE DEVANT RECEVOIR LA MÊME MISE EN FORME AVANCÉ La mise en forme étant associée à la marque de paragraphe faire les opérations suivantes : <SÉLECTIONNER> LA MARQUE DU PARAGRAPHE MISE EN FORME LA <COPIER> DANS LE PRESSE-PAPIERS LA <COLLER> DEVANT LA MARQUE EXISTANTE <SUPPRIMER> LA MARQUE PRÉCÉDENTE le paragraphe adopte la mise en forme, il est aussi possible de COPIE DE LA MISE EN FORME POLICE ET PARAGRAPHE SÉLECTIONNER LE PARAGRAPHE COMPORTANT LA MISE EN FORME À COPIER (<DOUBLE CLIC> en face du paragraphe) (barre d'outils "ACCÈS RAPIDE") le pointeur prend la forme d'un pinceau <CLIC G> DANS LE PARAGRAPHE QUI DOIT RECEVOIR LA MISE EN FORME ou <FAIRE GLISSER> DANS LA BARRE DE SÉLECTION DEVANT LES PARAGRAPHES QUI DOIVENT RECEVOIR LA MISE EN FORME (le pointeur est tourné vers le texte) INFOS <DOUBLE CLIC> sur permet de reproduire la mise en forme plusieurs fois ; dans ce cas, un nouveau <CLIC G> sur ou <ECHAP> permettent de sortir de la copie de la mise en forme ATTENTION Penser à désactiver le pinceau une fois la copie terminée sinon vous allez recopier cette mise en forme à chaque clic de la souris Dans le document " saisie de texte " recopier la mise en forme des caractères (présentation) et des paragraphes (disposition) du premier paragraphe de titre sur les autres paragraphes de titre et du premier paragraphe de texte sur les autres paragraphes de texte avec le pinceau

95 V METTRE EN FORME LE DOCUMENT 89 5 LA SUPPRESSION DE LA MISE EN FORME La mise en forme de police de caractères ou de paragraphe est affectée par rapport à une situation existante définie par un style (un ensemble de caractéristiques de mise en forme auquel on donne un nom). A tout moment, il est possible de revenir au style d'origine du document. Pour supprimer les attributs de police rajoutés : ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "POLICE" (2ème bloc) SÉLECTIONNER LE TEXTE COMPORTANT LA MISE EN FORME le texte sélectionné reprend la mise en forme initiale CLAVIER SÉLECTIONNER LE TEXTE COMPORTANT LA MISE EN FORME <CTRL><BARRE ESPACE> le texte sélectionné reprend la mise en forme initiale Pour supprimer les caractéristiques de paragraphe rajoutés : ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PARAGRAPHE" (3ème bloc) <CLIC G> DANS LE PARAGRAPHE COMPORTANT LA MISE EN FORME le paragraphe reprend la mise en forme initiale CLAVIER <CLIC G> DANS LE PARAGRAPHE COMPORTANT LA MISE EN FORME <CTRL><Q> le paragraphe reprend la mise en forme initiale Ces raccourcis clavier sont pratiques et il est utile de les mémoriser CONSEIL Dans le document "saisie de texte" Effacer la mise en forme "police" et "paragraphe" du 1 er paragraphe de titre avec la souris puis du 1 er paragraphe de texte avec le clavier Annuler les modifications Saisir, mettre en forme et enregistrer l'un des courriers du dossier pédagogique de votre choix : lettre 1, 2 ou 3 (penser à utiliser les retraits gauche pour disposer le texte horizontalement et les espaces avant/après pour disposer le texte verticalement)

96 90 D.. LES THÈMES ET LES STYLES RAPIIDES Un style rapide permet d'affecter globalement des caractéristiques de mise en forme à du texte. 1 L'AFFECTATION DU STYLE RAPIDE Elle s'effectue aisément après simulation de l'application des différents styles. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "STYLE" (4ème bloc) <CLIC G> DANS LE PARAGRAPHE À METTRE EN FORME DÉPLACER LA SOURIS SUR LES STYLES POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION LE STYLE CHOISI INFOS Utiliser l'ascenseur pour afficher les styles non affichés ou <CLIC G> sur pour afficher tous les styles INFOS Il suffit de déplacer la souris sur les titres rapides pour que la sélection affiche temporairement les caractéristiques du style Dans le document "saisie de texte", affecter les styles rapides suivant : "titre" au titre principal du document "titre 1" aux paragraphes de titre "paragraphe" à la liste en fin de document mettre des puces aux éléments de la liste et ramener le retrait gauche vers la marge

97 V METTRE EN FORME LE DOCUMENT 91 2 LES COULEURS Ce sont ici les couleurs de police. ONGLET "MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (1er bloc) DÉPLACER LA SOURIS SUR LES COULEURS POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION LE JEU DE COULEURS CHOISI Plus les "styles rapides" sont utilisés, plus les présentations liées aux thèmes ou aux couleurs sont variées INFOS Affecter les couleurs de votre choix au document "saisie de texte"

98 92 3 LES POLICES Tout un choix de polices différentes est proposé ici. Seul le texte auquel est affecté un style rapide sera concerné. ONGLET "MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (1er bloc) DÉPLACER LA SOURIS SUR LES POLICES POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION LA POLICE CHOISIE Affecter la police de votre choix au document "saisie de texte"

99 V METTRE EN FORME LE DOCUMENT 93 4 LES EFFETS Les effets de thème sont des jeux de lignes et d'effets de remplissage. ONGLET "MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (1er bloc) DÉPLACER LA SOURIS SUR LES EFFETS POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION L'EFFET DÉSIRÉ 5 LES THÈMES Un thème est une combinaison de couleurs, de polices et d'effets. Il a pour avantage de permettre une présentation élaborée de manière rapide et efficace d'un document auquel les styles rapides ont été appliqués. ONGLET "MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (1er bloc) DÉPLACER LA SOURIS SUR LES THÈMES POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION LE THÈME CHOISI

100 94 Affecter le thème de votre choix au document "saisie de texte" 6 LA MODIFICATION DU STYLE RAPIDE Les styles prédéfinis peuvent être personnalisés pour correspondre aux besoins. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "STYLE" (avant dernier bloc) AFFECTER LES STYLES RAPIDE POUR UN PARAGRAPHE DONNÉ, MODIFIER LA MISE EN FORME (police de caractères, attributs, caractéristiques du paragraphe ) <CLIC D> SUR LE NOM DU STYLE (groupe "STYLES" ou volet "STYLES") OU RÉAFFECTER LE STYLE RAPIDE (le même et de la même manière) Word propose de modifier le style existant ou d'écraser la mise en forme ajoutée pour retrouver le style d'origine CHOISIR POUR VALIDER le style est modifié et tous les paragraphes auquel il est affecté prennent immédiatement la nouvelle présentation

101 V METTRE EN FORME LE DOCUMENT 95 Dans le document "saisie de texte", modifier le "style titre 1" ATTENTION A priori, ne pas cocher toute modification de texte ayant reçu un style entrainerait automatiquement la modification du style et de tous les paragraphes l'ayant reçu, ce qui pose souvent des problèmes (retraits de titres ayant une trame ou une bordure par exemple) CONSEIL Vérifier que est coché dans les options d'éditions de Word sinon, la mise à jour du style n'est pas demandée par Word. (en bas et à droite du menu), "OPTIONS AVANCÉES", groupe "ÉDITION" 7 LA MODIFICATION DU THÈME Il est possible d'enregistrer sous un nouveau nom, toutes les modifications du thème effectuées ; cela permet de les réutiliser pour d'autres documents. ONGLET "MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (1er bloc) EFFECTUER LES MODIFICATIONS NOMMER LE THÈME (en bas) POUR L'ENREGISTRER Dans le document "saisie de texte", effectuer de nouvelles modifications (polices, couleurs ) puis enregistrer le thème sous le nom "mon thème"

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103 VI VÉRIFIER LE DOCUMENT 97 VI. VÉRIFIER LE DOCUMENT Un certain nombre de tâches de vérification sont effectuées en cours de saisie, ce qui permet de réagir immédiatement. De toutes manières, il est préférable de procéder à la vérification du document avant de le finaliser, ceci afin d'éviter que d'éventuelles modifications viennent remettre en cause une présentation élaborée. A.. LA LANGUE Tous les outils de vérification sont liés à la langue employée ; celle-ci est à priori le français, mais il est courant d'avoir à travailler dans des langues étrangères ; Word permet d'utiliser la langue de son choix. ONGLET " RÉVISION" GROUPE "VÉRIFICATION" (1er bloc) SÉLECTIONNER LA LANGUE DÉFINIR LA LANGUE POUR VALIDER

104 98 B.. LA VÉRIIFIICATIION AUTOMATIIQUE EN COURS DE FRAPPE Tout mot posant problème est souligné en rouge pour une faute d'orthographe et en vert pour une faute de grammaire. 1 L'ORTHOGRAPHE Le vérificateur orthographique vérifie l'existence des mots saisis dans le dictionnaire (mais indépendamment de leur contexte). BOUTON DROIT <CLIC D> SUR LE MOT MAL ORTHOGRAPHIÉ (EX : ) LA CORRECTION DE VOTRE CHOIX Dans un nouveau document vierge SAISIR "1er chiox" le mot "chiox" est souligné en rouge <CLIC D> choix CONSEIL Vérifier que les paramètres suivant sont activés dans les options de vérification de Word sinon, les fautes ne sont pas soulignées et il n'y a pas de corrections proposées. (en bas et à droite du menu), "VÉRIFICATION", groupe "lors de la correction orthographique et grammaticale dans Word" Afficher le document "exercice d'initiation" corriger les fautes d'orthographe soulignées en rouge puis annuler l'ensemble des corrections Faire la même chose dans le document "saisie de texte" et enregistrer

105 VI VÉRIFIER LE DOCUMENT 99 2 LA GRAMMAIRE Le vérificateur grammatical vérifie l'observance des règles de grammaire française. BOUTON DROIT <CLIC D> SUR LE MOT MAL ACCORDÉ (EX : ) LA CORRECTION DE VOTRE CHOIX Dans un nouveau document vierge Saisir "la finalité et les objectifs sont respectées" le mot "respectées" est souligné en vert <CLIC D> respectés Saisir "les oiseau" puis un espace le mot "oiseau" est souligné en vert <CLIC D> les oiseaux C.. LA CORRECTIION AUTOMATIIQUE EN COURS DE FRAPPE Les fautes peuvent alors être corrigées au fur et à mesure de la saisie en lieu et place des données erronées. 1 LA CORRECTION DES FAUTES COURANTES La correction automatique s'effectue sans aucune manipulation de l'utilisateur. EFFECTUER UNE CORRECTION AUTOMATIQUE TAPER UN MOT MAL ORTHOGRAPHE CONNU DE WORD APPUYER SUR LA BARRE ESPACE le mot est automatiquement corrigé ATTENTION Si la correction automatique ne fonctionne pas, vérifier dans les options de vérification de Word que est activé ( en bas et à droite du menu, "vérification", groupe "options de correction automatique", bouton, onglet "correction automatique")

106 100 Dans le même document vierge Saisir lentement et tel quel le texte suivant (même s'il n'a pas de sens) : " " Observer au fur et à mesure les modifications effectuées par Word 2 L'ENREGISTREMENT DES FAUTES COURANTES Beaucoup de cas d'erreur sont déjà enregistrés ; il est possible de rajouter ses propres cas afin qu'ils soient automatiquement corrigés lors de la frappe. STOCKER LA CORRECTION LE MOT MAL ORTHOGRAPHIÉ EST SOULIGNÉ EN ROUGE (EX : ) <CLIC D> SUR LE MOT MAL ORTHOGRAPHIÉ POINTER SUR "CORRECTION AUTOMATIQUE" POINTER SUR LA CORRECTION ADÉQUATE CETTE CORRECTION AVANCÉ Une fois les cas d'erreurs stockés, les fautes d'orthographe seront corrigées autant de fois que nécessaire dans tous les types de document si stockés avec le modèle NORMAL.DOT, uniquement dans les documents basés sur le modèle indiqué dans le cas contraire Dans le même document vierge Créer la correction automatique de "enteprise" par "entreprise" Saisir "enteprise" constater la correction

107 VI VÉRIFIER LE DOCUMENT 101 Si Word ne propose pas la correction correcte, vous pouvez la rajouter. STOCKER LA CORRECTION LE MOT MAL ORTHOGRAPHIÉ EST SOULIGNÉ EN ROUGE (EX : ) <CLIC D> SUR LE MOT MAL ORTHOGRAPHIÉ POINTER SUR "CORRECTION AUTOMATIQUE" <CLIC G> sur SAISIR LA MAUVAISE ORTHOGRAPHE DANS "REMPLACER" ET LA BONNE DANS "PAR" POUR STOCKER POUR VALIDER Dans le même document vierge Enregistrer la correction automatique de "ceuillir" par "cueillir" de la manière indiquée ci-dessus Vérifier que lorsque vous taper "ceuillir", le mot est automatiquement corrigé

108 102 3 LES AUTRES TYPES DE FAUTES CORRIGÉES Word corrige automatiquement les cas de figure suivant : CONSEIL Il peut être nécessaire de désactiver certaines options afin d'éviter que Word soit amené à faire automatiquement un certain nombre de choses contre le gré de l'utilisateur EXEMPLE Désactiver cours de frappe 4 LES EXCEPTIONS dans les options de vérification en Lorsque dans un cas de figure particulier, la correction est inadéquate, il suffit de la corriger. Word la considère alors comme une exception. ANNULER UNE CORRECTION TAPER LE TEXTE Word corrige la "faute" REVENIR EN ARRIÈRE AVEC LA TOUCHE <RETOUR ARRIÈRE> le mot corrigé est souligné en bleu : POINTER SUR LA BALISE ACTIVE <CLIC G> POUR DÉROULER LES OPTIONS CRÉER UNE EXCEPTION TAPER LE TEXTE Word corrige la "faute" REVENIR EN ARRIÈRE AVEC LA TOUCHE <RETOUR ARRIÈRE> le mot corrigé est souligné en bleu : POINTER SUR LA BALISE ACTIVE <CLIC G> POUR DÉROULER LES OPTIONS ANNULER LE REMPLACEMENT ARRÊTER LA CORRECTION AUTOMATIQUE Dans le même document vierge Taper "PAr" SOIT Taper lettre "P" majuscule, lettre "A" majuscule, lettre "r" minuscule, " "espace, Word corrige la 2ème majuscule <RETOUR ARRIÈRE> - Word rétablit la 2ème majuscule Enregistrer l'exception et la visualiser dans les options de correction automatique

109 VI VÉRIFIER LE DOCUMENT 103 GÉRER LES EXCEPTIONS MENU WORD (en bas et à droite) "VÉRIFICATION" (dans le volet de gauche) GROUPE "OPTIONS DE CORRECTION AUTOMATIQUE" ONGLET "CORRECTION AUTOMATIQUE" D.. LA VÉRIIFIICATIION GLOBALE Si la vérification en cours de frappe n'est pas activée, il est possible de vérifier un mot dont l'orthographe est douteuse en le sélectionnant ou de vérifier globalement l'ensemble du document (orthographe et grammaire) en n'effectuant aucune sélection préalable. ONGLET " RÉVISION" GROUPE "VÉRIFICATION" (1er bloc) <CLIC G> sur ou <F7> Word s'arrête sur les fautes d'orthographe et de grammaire

110 104 1 L'ORTHOGRAPHE la vérification peut porter sur un mot du document : SÉLECTIONNER LE MOT une partie du document : EFFECTUER LA SÉLECTION le document : NE PAS FAIRE DE SÉLECTION AVANCÉ si vous souhaitez qu'une partie du texte ne soit pas prise en compte lors de la vérification, il est possible de l'exclure OPTIONS IGNORER passe à l'occurrence suivante sans modification IGNORER TOUT ignore toutes les occurrences - crée une liste des mots à ignorer AJOUTER AU DICTIONNAIRE ajoute le mot trouvé au dictionnaire indiqué MODIFIER effectue la modification REMPLACER TOUT effectue la modification de toutes les occurrences CORRECTION AUTOMATIQUE ajoute le mot erroné/mot corrigé à la liste des corrections OPTIONS paramétrage des options du vérificateur RÉTABLIR annule la dernière modification effectuée FERMER ferme la boite de dialogue en conservant les modifications ANNULER OU ECHAP stoppe la vérification et revient au texte initial Afficher le document "exercice d'initiation" Le corriger avec le vérificateur Le fermer sans l'enregistrer INFOS les fautes grammaticales sont corrigées en même temps que les fautes orthographiques

111 VI VÉRIFIER LE DOCUMENT LA GRAMMAIRE Word possède un vérificateur grammatical capable de déceler les fautes de grammaire, d'énoncer la règle de grammaire explicitant la faute, de proposer une correction, d'analyser les fautes de style ou de typographie et d'effectuer une synthèse statistique du document. OPTIONS IGNORER IGNORER TOUJOURS PHRASE SUIVANTE REMPLACER EXPLICATION OPTIONS RÉTABLIR ANNULER OU ECHAP Afficher le document " saisie de texte" Le corriger avec le vérificateur L'enregistrer puis le fermer ne tient pas compte de l'erreur et continue la vérification ignore la règle grammaticale pour le reste du document ignore les autres erreurs de la phrase et passe à la suivante remplace le cas échéant l'erreur par la suggestion explique la règle grammaticale ayant trait à l'erreur paramétrage des options du vérificateur grammatical annule la dernière modification effectuée stoppe la vérification et revient au texte initial INFOS L'icône, en bas, à droite de la barre d'état, indique que Word a trouvé des fautes <CLIC G> sur l'icône permet la correction sous forme de menu contextuel

112 106 E.. LES DIICTIIONNAIIRES La commande <AJOUTER AU DICTIONNAIRE> permet d'enregistrer le mot à retenir dans un dictionnaire personnel "CUSTOM.DIC". La liste des dictionnaires comme le choix d'affichage des suggestions et des majuscules sont paramétrables par le bouton <OPTIONS> du correcteur orthographique et grammatical. DICTIONNAIRES MENU WORD (en bas et à droite) "VÉRIFICATION" (dans le volet de gauche) GROUPE "LORS DE LA VÉRIFICATION AUTOGRAPHIQUE DANS LES PROGRAMMES OFFICE" INFOS À ce niveau, il est possible aussi bien de gérer les dictionnaires (création, suppression ) que de gérer les mots de ces dictionnaires F.. LES SYNONYMES Le dictionnaire de synonymes permet d'afficher les synonymes d'un mot afin d'éviter des répétitions trop fréquentes. BOUTON DROIT <CLIC D> SUR LE MOT LE SYNONYME À UTILISER CLAVIER <MAJ><F7> ONGLET " RÉVISION" GROUPE "VÉRIFICATION" (1er bloc) <CLIC G> OU <DOUBLE CLIC> DANS LE MOT le volet s'ouvre à droite de l'écran - les résultats s'affichent dans le volet

113 VI VÉRIFIER LE DOCUMENT 107 CONTINUER LA RECHERCHE UN LE MOT DÉSIRÉ DANS LA LISTE DES SYNONYMES POTENTIELS MOT POUR LEQUEL UN SYNONYME EST RECHERCHÉ DICTIONNAIRE DANS LEQUEL LA RECHERCHE EST EFFECTUÉE REVIENT EN ARRIÈRE REPART VERS L'AVANT 1 ER SENS DU MOT SYNONYMES POUR CE 1 ER SENS UN DES MOTS POUR RECHERCHER UN SYNONYME DE CE MOT 2 ÈME SENS DU MOT SYNONYMES POUR CE 2 ÈME SENS <ALT> enfoncé<clic G> ou <MAJ><F7>, sur le mot à rechercher dans le texte lance directement la recherche dans le volet office INFOS OPTIONS Développe les synonymes correspondant à la signification indiquée Réduit les synonymes correspondant à la signification indiquée Permet d'insérer le synonyme ou de lancer une nouvelle recherche à partir de ce mot Dans le document " saisie de texte", rechercher des synonymes du mot "structure" 1ère ligne du 3ème paragraphe de texte Étendre la recherche au sens "disposition" de "ordre" Remplacer "structure" par le mot "composition"

114 108 G.. LA TRADUCTIION Il est courant de devoir travailler en plusieurs langues. Word gère les langues de manière automatique et permet la traduction d'une langue vers l'autre. 1 LES BULLES D'AIDE Cette traduction peut même se faire quasiment en temps réel puisque le fait de pointer sur un mot suffit pour afficher sa traduction dans une bulle d'aide. ONGLET " RÉVISION" GROUPE "VÉRIFICATION" (1er bloc) <CLIC G> sur SÉLECTIONNER LA LANGUE à partir de maintenant, il suffit de pointer sur un mot pour que sa traduction s'affiche Dans le document " saisie de texte", Afficher les bulles d'aide de traduction en anglais puis parcourir le document avec la souris pour afficher la traduction des mots 2 LE VOLET "TRADUCTION" Si l'utilisation d'une langue étrangère est plus rare, le volet "traduction" est suffisant. BOUTON DROIT <CLIC D> SUR LE MOT le volet rechercher s'affiche LIRE LES INFORMATIONS DANS LE VOLET ONGLET " RÉVISION" GROUPE "VÉRIFICATION" (1er bloc) <CLIC G> OU <DOUBLE CLIC> DANS LE MOT <CLIC G> sur le volet rechercher s'affiche (paramétrer éventuellement la langue cible) LIRE LES INFORMATIONS DANS LE VOLET

115 VI VÉRIFIER LE DOCUMENT 109 Dans le document " saisie de texte", rechercher la traduction en anglais du mot "composition" 1ère ligne du 3 ème paragraphe de texte 3 LA TRADUCTION DE TOUT LE DOCUMENT Cette fonctionnalité utilise un service Web dédié de "Office Marketplace" pour traduire le document. Les résultats, notamment de "français" vers "anglais" sont assez impressionnants. TRADUIRE TOUT LE DOCUMENT DANS LE VOLET "TRADUCTION" DE la page est traduite dans le navigateur Web un copier/coller suffit pour la rapatrier dans Word Traduire le document "saisie de texte", ramener le texte traduit dans un nouveau document Word"

116 110 H.. LA RECHERCHE La recherche peut concerner un texte, une mise en forme ou une combinaison des deux. 1 LA RECHERCHE SIMPLE C'est la plus courante et la plus simple. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "MODIFICATION" (dernier bloc) SÉLECTIONNER LE TEXTE BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LE TEXTE <CLIC D> POURSUIT LA RECHERCHE CLAVIER SÉLECTIONNER LE TEXTE <CTRL> <F> POUR LANCER LA RECHERCHE permet d'afficher les options de recherche INFOS Dans le document " saisie de texte", rechercher les occurrences du mot "ENTREPRISE"

117 VI VÉRIFIER LE DOCUMENT LA RECHERCHE HORS MISE EN FORME RECHERCHER UN TEXTE INDÉPENDAMMENT DE SA MISE EN FORME SAISIR LE TEXTE LANCER LA RECHERCHE AVEC 3 LA RECHERCHE AVEC UNE MISE EN FORME SPÉCIFIQUE RECHERCHER UN TEXTE AVEC UNE MISE EN FORME SPÉCIFIQUE DANS LA BOITE DE DIALOGUE DE RECHERCHE METTRE EN FORME LE TEXTE RECHERCHÉ AVEC LE BOUTON LANCER LA RECHERCHE AVEC Dans le document "structure de l'entreprise", rechercher le mot "ENTREPRISE" ayant la mise en forme "police tahoma 12 points italique couleur bleu foncé" ATTENTION Bien penser à désactiver les attributs de mise en forme avec la recherche 4 LA RECHERCHE D'UNE MISE EN FORME SEULE à l'issue de RECHERCHER UNE MISE EN FORME SEULE NE RIEN SAISIR DANS LA ZONE RECHERCHER LE BOUTON INDIQUER LES CARACTÉRISTIQUES DE MISE EN FORME LANCER LA RECHERCHE AVEC Dans le document "structure de l'entreprise", rechercher la mise en forme "police tahoma 12 points, gras italique" ATTENTION Bien penser à désactiver les attributs de mise en forme avec la recherche à l'issue de INFOS La combinaison de mise en forme de caractères et de paragraphes provoque la recherche de toutes chaînes de caractères comportant la mise en forme spécifiée et ce uniquement au sein des paragraphes disposés ainsi que spécifié

118 112 5 LA RECHERCHE D'UN TEXTE LONG RECHERCHER UN TEXTE LONG SÉLECTIONNER LE TEXTE LE COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS LE COLLER DANS LA ZONE RECHERCHER LANCER LA RECHERCHE AVEC Dans le document "structure de l'entreprise", rechercher le texte "chacun des membres de l'entreprise" 6 LA RECHERCHE DE CARACTÈRES SPÉCIAUX RECHERCHER DES CARACTÈRES SPÉCIAUX NE RIEN SAISIR DANS LA ZONE À RENSEIGNER LE BOUTON SÉLECTIONNER LE CARACTÈRE À RECHERCHER LANCER LA RECHERCHE AVEC les marques afférentes à la recherche doivent être affichées dans le document (Outil ) Dans le document "structure de l'entreprise", rechercher le caractère "trait d'union conditionnel" II.. LE REMPLACEMENT Le remplacement obéit aux mêmes procédures que la recherche, hormis le fait qu'une zone supplémentaire permet de saisir le texte venant en remplacement de celui recherché. La prise en compte des caractéristiques de mise en forme est semblable pour la zone de remplacement et pour la zone de recherche. 1 LE REMPLACEMENT SIMPLE ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "MODIFICATION" (dernier bloc) SÉLECTIONNER LE TEXTE

119 VI VÉRIFIER LE DOCUMENT 113 OPTIONS Passe à l'occurrence suivante sans modification Passe à l'occurrence suivante tout en effectuant la modification Effectue la totalité des remplacements en une seule fois INFOS si une partie du document est sélectionnée, le remplacement ne s'applique qu'à elle. dans le cas contraire, le remplacement concerne l'ensemble du document (comme pour la recherche) ATTENTION N'oubliez pas de tenir compte des accords masculin / féminin, du singulier / pluriel, des formes "du" et "de la" CONSEIL Procédez en plusieurs étapes pour ne pas oublier d'occurrences ; utilisez une syntaxe de type : remplacer "un objectif" par "une finalité" puis "l'objectif" par "la finalité" et enfin "objectif" par "finalité 2 LE REMPLACEMENT HORS MISE EN FORME REMPLACER UN TEXTE INDÉPENDAMMENT DE SA MISE EN FORME SAISIR LE TEXTE À RECHERCHER ET LE TEXTE DE REMPLACEMENT LANCER LA RECHERCHE AVEC ACCEPTER LE REMPLACEMENT AVEC Dans le document "structure de l'entreprise", remplacer le texte "entreprise" par le texte "firme" - annuler 3 LE REMPLACEMENT AVEC UNE MISE EN FORME SPÉCIFIQUE REMPLACER UN TEXTE AVEC UNE MISE EN FORME SPÉCIFIQUE SAISIR LE TEXTE À RECHERCHER ET LE TEXTE DE REMPLACEMENT LES METTRE EN FORME AVEC LE BOUTON LANCER LA RECHERCHE AVEC ACCEPTER LE REMPLACEMENT AVEC

120 114 Dans le document "structure de l'entreprise", remplacer le texte "entreprise" ayant la mise en forme "police tahoma 12 points gras italique" par le texte "firme" avec la mise en forme "police arial 12 couleur bleu foncé " ATTENTION Bien penser à désactiver les attributs de mise en forme avec recherche 4 LE REMPLACEMENT D'UNE MISE EN FORME SEULE après la REMPLACER UNE MISE EN FORME SEULE NE RIEN SAISIR DANS LA ZONE RECHERCHE NI DANS LA ZONE REMPLACER <CLIC G> DANS LA ZONE "RECHERCHER" LE BOUTON SÉLECTIONNER LA MISE EN FORME À RECHERCHER <CLIC G> DANS LA ZONE "REMPLACER" LE BOUTON SÉLECTIONNER LA MISE EN FORME DE REMPLACEMENT LANCER LA RECHERCHE AVEC ACCEPTER LE REMPLACEMENT AVEC ATTENTION Bien penser à désactiver les attributs de mise en forme avec recherche après la INFOS La combinaison de mise en forme de caractères et de paragraphes provoque la recherche de toutes chaînes de caractères comportant la mise en forme spécifiée et ce uniquement au sein des paragraphes disposés comme spécifié Dans le document "structure de l'entreprise", remplacer la mise en forme "police tahoma 12 points italique gras italique" par la mise en forme "police arial 12 points italique couleur bleue"

121 VI VÉRIFIER LE DOCUMENT LE REMPLACEMENT DE CARACTÈRES SPÉCIAUX REMPLACER DES CARACTÈRES SPÉCIAUX <CLIC G> DANS LA ZONE "RECHERCHER" LE BOUTON SÉLECTIONNER LE CARACTÈRE À RECHERCHER <CLIC G> DANS LA ZONE "REMPLACER" LE BOUTON SÉLECTIONNER LE CARACTÈRE DE REMPLACEMENT LANCER LA RECHERCHE AVEC ACCEPTER LE REMPLACEMENT AVEC les marques afférentes à la recherche doivent être affichées dans le document (Outil ) Dans le document "structure de l'entreprise", remplacer le caractère "marque de paragraphe" par le caractère "fin de ligne" puis annuler J.. LES STATIISTIIQUES Il est possible d'obtenir une analyse statistique quantitative du document. ONGLET "RÉVISION" GROUPE "VÉRIFICATION" (1er bloc) Afficher les statistiques quantitatives puis qualitatives du document "saisie de texte"

122 116

123 VII ÉDITER LE DOCUMENT 117 VII. ÉDITER LE DOCUMENT Les documents Word peuvent être édités dans leur totalité, par pages ou en effectuant préalablement une sélection d'une partie du document. A.. LA PRÉPARATIION DU DOCUMENT Avant d'éditer le document, il est préférable de le préparer puis d'effectuer une visualisation complète à l'aide du mode "aperçu avant impression" pour être sûr de sa présentation. 1 LES PROPRIÉTÉS Les propriétés du document vont permettre de l'identifier dans la multitude de fichiers de l'ordinateur. Il est important de les renseigner au mieux. MENU WORD un volet s'affiche en dessous du ruban pour saisir, visualiser ou modifier les informations Dans le document "saisie de texte" Saisir les propriétés du document Enregistrer 2 L'INSPECTION L'inspection du document consiste à informer l'utilisateur de toute information non visible contenue dans le document afin de lui laisser le choix de conserver ou supprimer ces informations. MENU WORD un volet s'affiche en dessous du ruban pour saisir, visualiser ou modifier les informations

124 118 Inspecter le document "saisie de texte" 3 LE CHIFFREMENT Le chiffrement va permettre de limiter les possibilités de piratage du document en le cryptant à l'aide d'une clé (mot de passe). MENU WORD

125 VII ÉDITER LE DOCUMENT 119 ATTENTION L'utilisation des mots de passe est dangereuse ; utilisez des mots de passe non significatifs, longs, mélangeant lettres et chiffres et les conserver en lieu sur (dans des fichiers texte par exemple). A noter que la casse est prise en compte dans le mot de passe (a est différent de A) CONSEIL Mettre une clé de 128 caractères (ou +) pour limiter les possibilités de décryptage par un logiciel spécialisé évidemment, de tels mots de passe ne se saisissent pas mais se manipulent par copier/coller ; il faut donc les conserver (dans une fichier texte par exemple) Chiffrer le document "saisie de texte" avec le mot de passe "3fhyrHUJ45DQsxcvFT1" L'enregistrer, le fermer, le rouvrir, supprimer le mot de passe et enregistrer 4 LES AUTORISATIONS Elles vont permettre de nuancer l'accès au document selon les personnes. Cependant, leur gestion est soumise à un abonnement auprès de Microsoft. MENU WORD 5 LA SIGNATURE NUMÉRIQUE Elle va permettre d'authentifier l'origine du document, soit localement (créer sa propre identification) soit vis-à-vis de tiers (utilisation de services achetés auprès de fournisseurs sur Office Marketplace). MENU WORD si vous possédez déjà une signature ou pour créer une signature locale acquérir une signature authentifiée pour

126 120 6 LA FINALISATION Cette fonction va permettre de dire "ce document est terminé : ceci est la version finale" et de le différencier des versions intermédiaires autrement qu'en regardant la date de création. MENU WORD l'icône POUR VALIDER s'affiche dans la barre d'état ATTENTION Un document finalisé n'est plus modifiable - annuler la finalisation de la même manière pour effectuer une modification Rendre "final" le document "saisie de texte" puis annuler la finalisation 7 LA COMPATIBILITÉ La compatibilité gère les éléments du document propres à la version 2007 et les différencie des éléments qui sont communs aux autres versions afin de pouvoir en assurer la compatibilité. MENU WORD POUR VALIDER Vérifier la compatibilité du document "saisie de texte"

127 VII ÉDITER LE DOCUMENT 121 B.. L' 'APERÇU AVANT IIMPRESSIION L'aperçu avant impression permet de voir à l'écran les pages telles qu'elles seront imprimées ; c'est une étape indispensable. Il permet d'avoir une vue plus synthétique du document et d'en affiner la visualisation. MENU WORD CONSEIL Désactiver l'outil pour pouvoir effectuer des modifications dans le texte INFOS comme permettent de sortir de ce mode RUBAN APERÇU AVANT IMPRESSION INFOS permet d'accéder aux options d'impression PRINCIPALES OPTIONS : DESSINS COULEURS ET ARRIÈRE-PLAN PROPRIÉTÉS TEXTE MASQUÉ METTRE À JOUR LES CHAMPS METTRE À JOUR LES DONNÉES LIÉES inclut dans l'impression les dessins effectue l'impression sans bloquer l'ordinateur impression les propriétés du document inclut dans l'impression le texte masqué met à jour le résultat avant l'impression met à jour les valeurs avant l'impression

128 122 C.. 1 L'IMPRESSION RAPIDE L' 'IIMPRESSIION Le lancement de l'impression est alors immédiat. MENU WORD 2 L'IMPRESSION STANDARD Elle permet de choisir l'imprimante, le nombre de pages MENU WORD Imprimer le document "saisie de texte"

129 VII ÉDITER LE DOCUMENT 123 OPTIONS : IMPRIMER Choisit l'entité à imprimer (document, résumé, annotations...) COPIES Indique le nombre d'exemplaires désirés (1 par défaut) ÉTENDUE définit les pages à imprimer IMPRIMER Détermine le type de pages à imprimer IMPRIMER DANS FICHIER crée un fichier d'impression réutilisable IMPRESSION RECTO-VERSO imprime des 2 cotés de la feuille si l'imprimante le permet COPIES ASSEMBLÉES Trie les copies pour éditer des exemplaires complets l'un après l'autre

130 124 3 LES TYPES DE SORTIE En plus des imprimantes installées physiquement, Word permet d'utiliser des imprimantes virtuelles qui vont générer un document "PDF", un document "IMAGE WRITEr", un document "XPS" (XML Paper Specification est un format de fichier électronique à présentation fixe qui préserve la mise en forme du document et permet le partage des fichiers) ou encore un document FAX. INFOS Tous ces formats permettent de générer un nouveau document dans un format à priori non modifiable et indépendant de l'imprimante en ligne. Ils sont souvent utilisés pour faire circuler des documents sur un réseau ou sur internet Imprimer le document "saisie de texte" dans l'un des formats ci-dessus Ouvrir le document généré, le visualiser puis le fermer D.. LA PUBLIICATIION La publication va consister à diffuser le document Word afin que d'autres puissent en voir le contenu et éventuellement travailler avec. 1 LE MESSAGE ÉLECTRONIQUE Le document Word est envoyé en pièce jointe avec comme objet le nom du fichier. MENU WORD SAISIR L'ADRESSE DU DESTINATAIRE POUR FAIRE PARTIR LE MESSAGE Si vous êtes reliés à internet avec des adresses définies, envoyer le document "saisie de texte" en pièce jointe de mail à la personne de votre choix Si vous êtes abonnés à un service de télécopie internet, vous pouvez alors utiliser la INFOS commande

131 VII ÉDITER LE DOCUMENT LE BLOG Un blog est une sorte de journal publié par un individu ou un groupe de personnes, qui rassemble commentaires, anecdotes, opinions, photos accessibles par des liens hypertexte. Chacun peut y contribuer en apportant ses propres informations. MENU WORD un nouveau document s'ouvre avec les données de l'original et un emplacement pour le titre du message INFOS L'onglet "billet de blog" s'affiche pour permettre de créer un compte de blog, gérer les comptes et publier le message 3 LE SERVEUR DE GESTION DE DOCUMENTS Un serveur de gestion de documents est un emplacement centralisé permettant à des utilisateurs de gérer et de suivre des fichiers (par exemple, une bibliothèque SharePoint). C'est une fonctionnalité liée à un réseau d'entreprise. MENU WORD SÉLECTIONNER LE DOSSIER DE DESTINATION POUR VALIDER

132 126 4 L'ESPACE DE TRAVAIL L'espace de travail peut être sur internet ou un serveur interne. Il va permettre le partage du document avec d'autres utilisateurs. MENU WORD le volet "gestion de documents" s'affiche INDIQUER L'ADRESSE DE L'ESPACE DE TRAVAIL POUR CRÉER CELUI-CI 5 LA PAGE WEB Il est possible d'enregistrer le document pour le publier sur le Web. MENU WORD DE SÉLECTIONNER L'UNE DES OPTIONS AVANCÉ Le choix "page web à fichier unique" crée un fichier au format MHTML qui inclut toutes les données dont il a besoin (contrairement au format HTML qui va les chercher dans les dossiers indiqués) Enregistrer le document "saisie de texte" en tant que page web à fichier unique Le visualiser avec le navigateur

133 VIII GÉRER LES FICHIERS WORD 127 VIII. GÉRER LES FICHIERS WORD La gestion des fichiers concerne l'ouverture et l'enregistrement de ces fichiers ; la procédure d'enregistrement doit être menée à l'issue de chaque étape de la création d'un document et une fois le document terminé. Si le document ne doit plus évoluer, la finalisation le fige et l'enregistre automatiquement (voir page 120). INFOS A noter le terme de document est plutôt employé lorsque l'on travaille sur le contenu (données, mise en forme, mise en page...) / le terme de fichier est employé lorsque que l'on manipule le document de manière externe en tant qu'entité, sans considération de son contenu (copie, suppression, déplacement, sauvegarde) et à partir du système d'exploitation A.. L' 'OUVERTURE D' 'UN DOCUMENT Word propose dés l'ouverture un document vierge dénommé "document 1" (2,3..). Il prendra son vrai nom, donné par l'utilisateur, dés qu'il aura été sauvegardé. 1 LA CRÉATION D'UN NOUVEAU DOCUMENT Pour créer un nouveau document, il est nécessaire d'indiquer sur quel modèle il doit être basé. Par défaut, tout nouveau document est basé sur le modèle "normal". MENU WORD SÉLECTIONNER "DOCUMENT VIERGE" CLAVIER <CTRL><N> le document est créé aussitôt

134 128 2 L'OUVERTURE D'UN FICHIER EXISTANT Les fichiers sont à priori dans "documents" ou un sous-dossier de "documents" et c'est le contenu de ce dossier "documents" qui s'affiche dans la boite de dialogue. MENU WORD SÉLECTIONNER LE DOCUMENT <CTRL><O> CLAVIER SÉLECTIONNER AVEC LES FLÈCHES <ENTRÉE> SUR LE FICHIER BARRE D'ADRESSE LIENS VERS LES DOSSIERS COURANTS CONTENU VOLET DE NAVIGATION C'est le dossier "documents" de l'utilisateur qui est proposé en premier. Les dossiers "probables" sont proposés sous forme de liens en haut du volet de gauche, la structure en cours en bas du volet de gauche, le chemin d'accès en haut dans la barre d'adresse et le contenu du dossier sélectionné dans le volet de droite. Chacune de ces zones permet d'accéder aux documents. LIENS LE LIEN VOLET DE NAVIGATION DE POUR DÉVELOPPER LE DOSSIER (voir les sous-dossiers) DE POUR RÉDUIRE LE DOSSIER (ne plus voir les sous-dossiers) UN DOSSIER POUR VOIR SON CONTENU DANS LE VOLET DROIT BARRE D'ADRESSE de POUR DÉROULER LA STRUCTURE CONTENU <DOUBLE CLIC> SUR LE DISQUE <DOUBLE CLIC> SUR LE DOSSIER LE DOCUMENT

135 VIII GÉRER LES FICHIERS WORD 129 INFOS les 3 icônes permettent d'aller en arrière, en avant ou choisir un contenu précédemment affiché dans la boîte de dialogue (comme dans un navigateur internet) CONSEIL Si vous avez utilisé le document récemment, il figure dans la liste "documents récents" à droite du menu, une fois celui-ci affiché garder la touche <CTRL> enfoncée pour ouvrir conjointement plusieurs documents CONSEIL Fermer tous les documents Ouvrir le document "structure de l'entreprise" Ouvrir les documents "lettre1", "lettre2" et "lettre3" conjointement Les fermer OPTIONS CRÉE UN NOUVEAU DOSSIER AU SEIN DU DOSSIER ACTUEL MODIFIE L'AFFICHAGE DES FICHIERS DÉTERMINE LE TYPE DE FICHIER À AFFICHER Si Word n'arrive pas à ouvrir un fichier (docx ou autre), utiliser la commande CONSEIL dans la liste de commande de

136 130 3 L'OUVERTURE D'UN FICHIER D'UN AUTRE TYPE Word permet d'ouvrir sans manipulation particulière des fichiers de différents types (format). Il faut cependant lui indiquer, lorsqu'il ne l'a pas reconnu, le format du susdit fichier. MENU WORD SÉLECTIONNER LE TYPE DU FICHIER Pour ouvrir un fichier d'un autre type, procéder comme pour un fichier Word. Word le convertit automatiquement s'il est à même de le faire INFOS B.. L' 'ENREGIISTREMENT D' 'UN DOCUMENT L'enregistrement d'un fichier va provoquer son inscription dans les mémoires de stockage de l'ordinateur. Une fois l'ordinateur éteint, celui-ci sera conservé et pourra être réutilisé. INFOS Word enregistre automatiquement les informations de récupération (qui permettent de ne pas perdre les données en cas de plantage) toutes les 10 minutes ce qui met l'utilisateur à l'abri de mauvaises surprises 1 L'ENREGISTREMENT STANDARD L'enregistrement standard est le type d'enregistrement le plus rapide puisque son exécution est immédiate sans aucune information à saisir. SAISIR LE NOM INDIQUER LE DOSSIER BARRE D'OUTILS ACCÈS RAPIDE <CTRL><S> CLAVIER INFOS Si le fichier à enregistrer est nouveau, la boite de dialogue <ENREGISTRER SOUS> est appelée - si le fichier a déjà été enregistré, l'enregistrement est immédiat

137 VIII GÉRER LES FICHIERS WORD 131 Le lecteur et le dossier indiqués sont ceux indiqués dans le volet "enregistrement" de INFOS CONSEIL Pour enregistrer un document existant sous un autre nom, il suffit d'indiquer ici le nouveau nom à la place de l'ancien ; les deux documents coexisteront et évolueront indépendamment INFOS <CLIC G> sur de pour afficher les dossiers du niveau donné les 3 icônes permettent de revenir en arrière, repartir en avant ou choisir un contenu précédemment affiché dans la boîte de dialogue (comme dans un navigateur internet) 2 L'ENREGISTREMENT COMPATIBLE Si dans une structure coexistent différentes versions de Word, le document "Word 2007" au format.docx peut être enregistré au format.doc " " sans perte d'information. Vérifier auparavant dans la préparation du document avec le "vérificateur de compatibilité". Il peut alors être utilisé avec des versions plus anciennes. MENU WORD

138 132 3 LA PROTECTION DU DOCUMENT L'auteur d'un document peut le protéger pour empêcher toute modification ; c'est quelque chose qu'il ne faut pas faire pour n'importe quel document mais si cela est nécessaire, alors il faut le faire comme il faut. A) LE CHIFFREMENT (rappel) Le chiffrement va permettre de limiter les possibilités de piratage du document en le cryptant à l'aide d'une clé (mot de passe). MENU WORD ATTENTION L'utilisation des mots de passe est dangereuse ; utilisez des mots de passe non significatifs, longs, mélangeant lettres et chiffres et le conserver en lieu sur (fichier texte). A noter que la casse est prise en compte (a est différent de A) CONSEIL Mettre une clé de 128 caractères (ou +) pour limiter les possibilités de décryptage par un logiciel spécialisé B) LES RESTRICTIONS Les restrictions vont permettre de réduire les possibilités de modification du document. Elles vont porter sur la mise en forme, le contenu et les autorisations. ONGLET "RÉVISION" BLOC "PROTÉGER" (dernier bloc) le volet "restreindre la mise en forme et les modifications" s'affiche

139 VIII GÉRER LES FICHIERS WORD 133 ACTIVER LES RESTRICTIONS ACTIVER OU NON LA RESTRICTION DE LA MISE EN FORME ACTIVER OU NON LA RESTRICTION DU CONTENU ACTIVER OU NON LES EXCEPTIONS À CES RÈGLES SÉLECTIONNER LES ZONES DU DOCUMENT POUVANT ÊTRE MODIFIÉES ET LES UTILISATEURS ASSOCIÉS les zones sélectionnées passent en gris ACTIVER LA PROTECTION INDIQUER SI LA PROTECTION EST LIÉE À UN MOT DE PASSE OU SI SEUL LE PROPRIÉTAIRE DU DOCUMENT PEUT MODIFIER LES ZONES MODIFIABLES la protection est active aussitôt Le volet OFFICE propose alors de passer de zone modifiable en zone modifiable INFOS Pour que la protection soit conservée, le document doit être enregistré ATTENTION

140 134 DÉSACTIVER LES RESTRICTIONS POUR DÉSACTIVER LA PROTECTION Dans le document "saisie de texte" Activer les restrictions de modification de contenu en "lecture seule" sauf le 1 er paragraphe de texte "une entreprise fondamental." que tout le monde peut modifier Enregistrer le document - vérifier les restrictions en passant de zone en zone - les annuler et réenregistrer 4 LES OPTIONS Les options d'enregistrement vont permettre de définir précisément ce que comprend l'enregistrement et de quelle manière il s'effectue. MENU WORD (volet de gauche) CONSEIL Activer de préférence si le document est destiné à être partagé afin que les autres utilisateurs puissent avoir accès aux polices de caractères utilisées

141 IX S 135 IX. S A.. EXERCIICE D' 'IINIITIIATIION Saisir le texte ci-dessous Le corriger au fur et à mesure de la saisie ou/et postérieurement L'enregistrer sous le nom "saisie de texte