7.2 - Gestion des allocations aux étudiants et aux personnels

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1 7.2 - Gestion des allocations aux étudiants et aux personnels Ce chapitre détaille les étapes de la gestion des allocations: définition du type de financement, du financement, des statuts d'allocation, des types d'utilisation, des ressources, attribution des allocations, versement des allocations, exploitation des données. 1- Définition du type de financement Chaque financement doit être rattaché à un type de financement. Les types de financement sont définis dans les tables de référence de moveon. Vous devez y ajouter le type de financement souhaité si celui-ci n'a pas déjà été défini. Pour cela, utilisez le formulaire «Tables de référence» accessible depuis le menu principal sous «Configuration». Les types de financement sont configurables à l'étape 5 des tables de référence. Fig. 1 : Formulaire «Tables de référence», configuration des types de financement L'ajout d'un type de financement est décrit en détails au chapitre Définition du financement Une fois le type de financement défini dans la configuration, vous devez définir le financement. Pour cela, ouvrez le formulaire «Financements» accessible depuis le menu principal sous «Financements» Gestion des allocations aux étudiants et aux personnels page 1

2 Fig. 2 : Formulaire «Financements» Utilisez le bouton Ajouter pour l'ajout du financement. Fig. 3 : Fenêtre d'ajout/modification de financements L'ajout d'un financement peut aussi s'effectuer en dupliquant un financement existant, afin d'en reprendre la configuration (données de base, informations générales, statuts et types d'utilisation). L'ajout d'un financement est décrit en détails au chapitre Définition des statuts d'allocation Chaque allocation doit être rattachée à un statut d'allocation permettant d'identifier les règles d'attribution valables pour cette allocation. Vous devez donc prédéfinir les statuts d'allocation rattachés au financement avant d'attribuer des allocations. Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter dans l'onglet «Statuts» du formulaire «Financements». Dans la fenêtre d'ajout/ modification des statuts d'allocation, indiquez l'utilisation (par ex. Etudiants sortants), un code (par ex. A) et un nom (par ex. Allocataires taux standard) pour le statut. Vous devez ensuite préciser les règles d'attribution : montant forfaitaire de l'allocation, montants minimum et maximum autorisés de l'allocation par unité de temps, durées minimale et maximale autorisées de l'allocation. page Gestion des allocations aux étudiants et aux personnels

3 Fig. 4 : Fenêtre d'ajout/modification de statuts 4- Définition des types d'utilisation Chaque versement d'allocation doit être rattaché à un type d'utilisation permettant d'identifier la nature du versement. Vous devez donc prédéfinir les types d'utilisation rattachés au financement avant d'effectuer les versements d'allocation. Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter dans l'onglet «Types d'utilisation» du formulaire «Financements». Dans la fenêtre d'ajout/modification des types d'utilisation, indiquez l'utilisation (par ex. Etudiants sortants) et le nom du type d'utilisation (par ex. 1er versement, frais de voyage). Fig. 5 : Fenêtre d'ajout/modification de types d'utilisation 5- Définition des ressources Avant d'effectuer les versements des allocations, vous devez définir les ressources du financement. Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter dans l'onglet «Ecritures» du formulaire «Financement». Dans la fenêtre d'ajout/modification d'écritures, sélectionnez Ressource comme type d'écriture puis indiquez la date, l'intitulé et le montant du versement reçu Gestion des allocations aux étudiants et aux personnels page 3

4 Fig. 6 : Fenêtre d'ajout/modification d'écritures 6- Attribution des allocations Une fois le financement, les statuts et les types de dépense définis, vous pouvez allouer des allocations aux individus en mobilité (cf. chapitre 5.2). Pour cela, cliquez, pour chaque individu concerné, sur le bouton Ajouter dans l'onglet «Allocations» du formulaire «Mobilités». Dans la fenêtre d'ajout/modification d'allocations, indiquez le financement, le statut et la durée de l'allocation. Fig. 7 : Fenêtre d'ajout d'allocations Pour effectuer une attribution automatique d'allocations à plusieurs individus en mobilité, utilisez le formulaire de sélection des mobilités pour sélectionner des mobilités d'une même année académique et d'un même type d'individus (par ex. étudiants sortants). Cliquez ensuite sur le bouton Allouer une allocation aux mobilités sélectionnées situé sous l'onglet «Outils» du formulaire «Correspondance, Listes, Outils». 7- Versement des allocations Le versement d'allocations s'effectue en ajoutant des écritures rattachées aux allocations. Pour cela, deux méthodes sont possibles : - manuellement, pour chaque allocation page Gestion des allocations aux étudiants et aux personnels

5 - automatiquement, pour plusieurs allocations, à l'aide de la fonction calcul des allocations Pour effectuer un versement individuel pour une allocation, cliquez sur le bouton Détails correspondant à l'allocation souhaitée dans l'onglet «Allocations» du formulaire «Financements» ou du formulaire «Mobilités». Dans le formulaire «Allocations», cliquez ensuite sur le bouton Ajouter dans le cadre «Ecritures». Dans la fenêtre d'ajout/modification d'écritures, indiquez le type d'utilisation, la date, l'intitulé et le montant du versement. Fig. 8 : Fenêtre d'ajout/modification d'écritures, ajout manuel Pour effectuer un versement automatique pour plusieurs allocations, utilisez le formulaire «Calcul des allocations» en cliquant sur le bouton correspondant dans l'onglet «Outils» du formulaire «Financements». Le calcul des allocations est décrit en détails dans le chapitre 7.3. Fig. 9 : Formulaire de calcul 8- Exploitation des données des allocations Le formulaire «Sélection d'allocations» vous permet d'exploiter les données des allocations rattachées à un financement, incluant le montant total de chaque allocation. Cette sélection ne permet pas d'exploiter le détail des écritures rattachées. Exemples d'utilisation : - Liste des allocataires d'un financement avec les montants totaux pour chaque allocataire Gestion des allocations aux étudiants et aux personnels page 5

6 - Création d'un contrat financier pour chaque allocataire avec le montant total prévu de l'allocation - Envoi d'un courrier électronique à tous les allocataires d'un même financement 9- Exploitation des données des écritures Le formulaire «Sélection d'écritures» vous permet d'exploiter les données des écritures rattachées à un financement. Cette sélection ne permet pas d'exploiter les allocations qui n'ont pas d'écritures rattachées. Exemples d'utilisation : - Edition de bordereaux de versement incluant la liste des écritures d'un même type d'utilisation (1er versement, redistribution) à une date donnée permettant une mise en paiement - Envoi de courriers électroniques individuels aux allocataires annonçant un versement d'allocation avec le montant et la date de ce versement page Gestion des allocations aux étudiants et aux personnels