Bienvenue. Année académique Service des inscriptions Administration de l enseignement et de la formation

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1 Bienvenue à l UCL Année académique Louvain-la-Neuve i Bruxelles Woluwe i Mons Tournai i Bruxelles Saint-Gilles i Charleroi Service des inscriptions Administration de l enseignement et de la formation

2 Madame, Mademoiselle, Monsieur, Le Service des inscriptions est heureux de vous envoyer, en annexe, l autorisation d inscription à l Université catholique de Louvain (UCL) et espère vous accueillir bientôt sur un de ses sites. Ce dépliant résume les démarches à effectuer pour préparer votre arrivée en Belgique. Nos coordonnées Université catholique de Louvain Administration de l enseignement et de la formation Service des inscriptions Site de Louvain-la-Neuve et Direction du service Halles universitaires, 1 er étage Place de l Université, 1 bte L B-1348 Louvain-la-Neuve Tél.: +32 (0) Fax: +32 (0) Site de Bruxelles Woluwe Le Patio, Promenade de l Alma, 32 bte B B-1200 Bruxelles Tél.: +32 (0) Fax: +32 (0) Sites de Mons et Charleroi Bâtiment I Chaussée de Binche, 151 bte M B-7000 Mons Tél.: +32 (0) Fax: +32 (0) inscription@uclouvain-mons.be

3 Sommaire 1 Démarches à accomplir avant de quitter votre pays 2 Arrivée et premier accueil en Belgique 3 Démarches à effectuer en Belgique 4 Vos études à l UCL 5 Votre séjour en Belgique 6 Adresses utiles Site de Bruxelles Saint-Gilles Chaussée de Charleroi, bte B B-1060 Bruxelles* Tél.: +32 (0) Fax: +32 (0) loci-bruxelles@uclouvain.be Site de Tournai Chaussée de Tournai, 7 bte T B Tournai Tél.: +32 (0) Fax: +32 (0) loci-tournai@uclouvain.be *Déménagement prévu en 2012 consulter le site web.

4 1 Démarches à accomplir avant de quitter v 1.1 Obtenir l Autorisation de séjour provisoire (ASP) Pour pouvoir séjourner en Belgique et s inscrire à l UCL, le visa ASP est indispensable pour tous les ressortissants étrangers, à l exception des ressortissants de l Union européenne (UE) et des pays suivants: Islande, Liechtenstein, Monaco, Norvège et Suisse. Ce type de visa doit être demandé le plus tôt possible à l ambassade ou au consulat de Belgique. Il est différent du visa de touriste (qui ne permet qu un séjour de maximum 3 mois en Belgique). L ASP est également requise pour chacun des membres de la famille qui vous accompagne en Belgique. Les principaux documents à produire à l ambassade ou au consulat sont les suivants : nnl autorisation d inscription à l UCL (en annexe) ; nnle certificat médical requis par l ambassade ou par le consulat ; nnla preuve que vous possédez les ressources financières nécessaires pour couvrir vos frais d études et de séjour en Belgique : attestation de bourse ou engagement de prise en charge ou attestation bancaire ; nnun extrait du casier judiciaire ou un certificat de bonnes vie et mœurs. f Nous vous conseillons vivement de garder une copie certifiée conforme de ces documents Rassembler les documents nécessaires au dépistage de la tuberculose Si vous vous inscrivez à l UCL en ayant séjourné dans un pays à haute prévalence tuberculose (il s agit pour l essentiel des pays d Afrique, d Asie, d Amérique latine et d Europe de l Est), vous devrez subir un examen radiographique du thorax avant de pouvoir vous inscrire. Cet examen sera gratuit. Vous pouvez passer cet examen dans votre pays : vous aurez alors à présenter le cliché radiologique, accompagné si possible de son protocole, à un des médecins de l UCL (voir point 1.4). Vous trouverez tous les détails de la procédure ainsi que la liste des pays concernés sur la page web

5 otre pays 1.3 Trouver un logement Pour organiser votre recherche de logement, nous vous invitons à consulter notre page web Sur plusieurs de ses sites, l Université dispose de logements pour étudiants. Les formules de logement y sont diverses : en chambre individuelle dans des logements partagés à plusieurs pour les étudiants célibataires, en appartement ou encore en studio pour les étudiants venant en couple ou en famille. Sur tous les sites, des propriétaires privés et des agences immobilières proposent des chambres à louer. 1.4 Documents à préparer nnvotre autorisation d inscription à l UCL (en annexe) nnvotre passeport muni de l ASP (étudiants hors Union Européenne) nnvotre carte d identité nationale (étudiants de l Union Européenne) nncinq photos d identité en couleur sur fond blanc (format 45x35 mm et de qualité professionnelle) nnla Carte Européenne d Assurance Maladie (CEAM) délivrée par votre organisme assureur (étudiants UE) nnl assurance avec couverture internationale, pour les ressortissants des pays qui la délivrent nnle cas échéant, l attestation de bourse d études ou une copie certifiée conforme de la prise en charge nnle carnet de mariage (pour les étudiants mariés venant en couple) nnsi vous les possédez, le cliché radiographique du thorax réalisé après le 1 er mai 2012 (par exemple pour l obtention d un visa). Le cliché doit être daté, de bonne qualité et inclure votre nom et votre prénom et la date de réalisation. f Les documents repris ci-dessus sont indispensables à votre installation en Belgique.

6 2 Arrivée et premier accueil en Belgique 2.1 Accéder aux sites géographiques de l UCL Vous trouverez toutes les informations concernant les moyens d accéder à nos sites à l adresse Que vous arriviez en avion, en train ou en voiture, les six sites de l UCL sont aisément accessibles par les transports en commun. Nous vous invitons également à consulter le site web de l aéroport de Bruxelles National ainsi que le site Railtime, où vous trouverez tous les horaires des trains Premier accueil A Louvain-la-Neuve et Bruxelles Woluwe, un accueil particulier est organisé pour les étudiants internationaux pendant le mois de septembre. Vous trouverez le détail du dispositif sur la page web «Premières démarches d un étudiant régulier», f A Louvain-la-Neuve, un bureau Premier accueil international est installé dans la galerie de la gare (en-dessous des Halles universitaires). En outre, le Service des inscriptions organise un accueil spécifique pour toutes les démarches d inscription des étudiants internationaux au 3e étage des Halles universitaires. f A Bruxelles Woluwe, vous êtes invité à vous présenter au Service des inscriptions. A Mons, rendez-vous au Service des Inscriptions ou à l Administration des doctorats si vous êtes doctorant. A Tournai et Bruxelles Saint-Gilles, rendez-vous au Service des inscriptions (adresses de ces lieux en début de document). f A Louvain-la-Neuve et Bruxelles Woluwe, la Coordination générale des étudiants étrangers de l UCL (CGEE) vous propose une aide en ligne ( des accompagnateurs pour le jour de votre arrivée et un numéro de téléphone d urgence ouvert 24 heures sur 24 de fin août à mi-octobre, le

7 3 Démarches à effectuer en Belgique 3.1 Vous occuper de votre logement La question du logement doit être traitée en priorité (avant même celle de l inscription). Si vous avez réservé un logement UCL, rendez-vous sans tarder au Service Logement de votre site ( Si vous cherchez encore un logement, vous trouverez sur notre page web les différents moyens pour vous en procurer un. 3.2 Vous inscrire à l Université Attention, si vous êtes concerné par le paiement de droits complémentaires (ceci est spécifié sur votre autorisation d inscription), vous devrez vous être acquitté de ces droits quelques jours avant de vous présenter à l inscription. Le paiement des droits ordinaires peut être effectué après l inscription (voir Pour vous inscrire à l UCL, présentez-vous au Service des inscriptions de votre site d études muni des documents suivants : nnune copie de votre autorisation d inscription nnles éventuels documents manquants mentionnés sur votre autorisation d inscription nnle bulletin d inscription dûment complété, disponible à l adresse nnvotre passeport muni de l ASP (étudiants hors UE) nnvotre carte d identité nationale (étudiants UE) nndeux photos d identité en couleur sur fond blanc Ainsi que : nnsi vous êtes boursier, l attestation de bourse d études nnsi vous êtes soumis au paiement de droits complémentaires, la preuve de ce paiement nnsi vous êtes concerné par le dépistage de la tuberculose, l attestation médicale de dépistage de la tuberculose délivrée par le Service d aide aux étudiants de l UCL (voir www. uclouvain.be/366786)

8 Après inscription, vous recevrez immédiatement une carte d étudiant provisoire et les documents utiles pour obtenir des réductions dans les transports en commun. Vous recevrez ensuite une carte d accès à puce. Peu de temps après avoir payé les droits d inscription ordinaires, vous recevrez votre carte d étudiant définitive, un certificat pour vous affilier à une mutuelle (voir point 3.2) et un certificat d études pour l administration communale (voir point 3.3). 3.3 Vous affilier à une mutuelle Tout étudiant doit être couvert par une assurance «soins de santé». La mutuelle couvre ainsi une partie des frais médicaux, pharmaceutiques et d hospitalisation. L inscription à la mutuelle est obligatoire, sauf pour les ressortissants de l Union européenne qui bénéficient d une Carte européenne d assurance maladie (CEAM) ou encore pour tous ceux qui bénéficient d une assurance internationale qui couvre les risques à l étranger. Plus d informations : S inscrire à l administration communale Après votre inscription à l UCL, présentez-vous personnellement à l administration communale du lieu de votre résidence muni des documents suivants : nnvotre passeport nntrois photos d identité en couleur sur fond blanc nnl attestation de bourse ou de prise en charge nnle contrat de location de votre logement nnla preuve de l affiliation à une mutuelle nnle certificat d études délivré par l UCL nnle carnet de mariage (pour les étudiants mariés venant en couple) Vous arrivez pour la première fois à Louvain-la-Neuve? Une courte vidéo podcastable vous présente la ville et vous explique les premières démarches à effectuer : _

9 4 Vos études à l UCL 4.1 Le calendrier académique Rentrée académique 17 septembre er quadrimestre Vacances de Noël 25 décembre Noël Préparation aux examens 1 re session d examens début janvier une semaine de vacances fin janvier 2 e quadrimestre Vacances de Pâques Pâques Préparation aux examens mi-mai 2 e session d examens début juin Vacances académiques début juillet 3 e session d examens fin août Calendrier plus détaillé sur L Université est notamment fermée les jours suivants (jours fériés): 1 er janvier, lundi de Pâques,1 er mai, Ascension, lundi de Pentecôte, 21 juillet (fête nationale), 15 août, 27 septembre, 1 er novembre, 11 novembre, 25 décembre.

10 4.2 Votre programme d études Vous pouvez consulter le programme complet des études sur la page web Pour établir votre programme de cours, adressez-vous dès que possible au secrétariat de la faculté où vous comptez entreprendre vos études. Vous trouverez les coordonnées de chaque secrétariat facultaire à partir de la page web Les examens L UCL organise trois sessions d examens : en janvier, juin et septembre. L étudiant choisit les examens auxquels il souhaite se présenter à chacune des trois sessions. La présentation des examens fait l objet d une inscription en faculté. Il est conseillé de répartir les examens sur les sessions de janvier et de juin, et de garder la session de septembre en réserve pour représenter les examens non réussis. Un même examen ne peut être présenté que deux fois au cours d une même année académique. Dans la plupart des programmes, chaque session est précédée d une période d étude sans cours appelée «blocus». f Attention, si vous avez dû faire la preuve de votre connaissance du français (cf votre autorisation d inscription), vous ne pourrez vous présenter aux sessions de juin et septembre que si vous avez réussi l examen de français.

11 5 Votre séjour en Belgique 5.1 Monnaie et types de paiement En Belgique, l unité monétaire est l euro ( ). Les prix affichés sont des prix fixes toutes taxes comprises. Pour la durée de votre séjour, il est utile d ouvrir un compte dans la banque de votre choix. 5.2 Physionomie du pays et climat La Belgique a une superficie de km2 et compte environ 11 millions d habitants. Le climat est tempéré et très variable. La température varie entre + 12 C et + 30 C (été) et 10 C et + 15 C (hiver). Il est conseillé d emporter à la fois des vêtements chauds et imperméables et des vêtements légers. 5.3 Coût de la vie Le coût de la vie est assez élevé en Belgique. L étudiant doit donc s assurer, avant son départ, qu il dispose bien des moyens financiers nécessaires pour y séjourner (prévoir un budget annuel moyen d environ pour un célibataire). Cela vaut également pour les bénéficiaires d une bourse d études dont le montant doit être suffisant. En Belgique, il n est pas facile de travailler tout en poursuivant ses études. Plus d informations sur le coût de la vie et les possibilités de travail sur la page

12 5.4 Commerces et services publics Commerces Les commerces sont généralement ouverts du lundi au samedi, de 9h à 18h ou 19h. Certains magasins sont ouverts le dimanche. Services publics Ils sont ouverts du lundi au vendredi. Leurs horaires varient, mais se situent souvent entre 9h et 17h. Il est prudent de se renseigner sur l horaire avant de se rendre dans un service public. Banques Les banques sont généralement ouvertes en semaine entre 9h et 15h. 5.5 Eau/électricité L eau est potable partout, sauf indication contraire. Le courant est de 220 volts. 5.6 Culte En Belgique, chacun est libre de pratiquer sa religion. C est également le cas sur les sites de l UCL.

13 6 Adresses utiles Le Service des inscriptions _ Votre gestionnaire y est à votre disposition pour toutes les questions concernant votre inscription et la gestion administrative de votre dossier. Le Service d aide aux étudiants _ /aide Une équipe est à votre écoute afin de vous apporter de l aide sociale, psychologique et pédagogique. Des assistants sociaux sont présents sur les sites de Mons, Bruxelles Saint-Gilles et Tournai. À Louvain-la-Neuve et à Bruxelles Woluwe, l équipe vous accueille aux «Points de Repère» (voir ci-dessous). Le Point de Repère à Louvain-la-Neuve _ à Bruxelles Woluwe _ Vous recevrez dans ces lieux d accueil tous les conseils et informations utiles à vos démarches et à votre séjour dans notre Université. Le service fixe aussi les rendez-vous avec les différentes équipes du Service d aide aux étudiants. Assemblée générale des étudiants de Louvain (AGL) _ L AGL est l organe de représentation des étudiants de l UCL. Tous les étudiants inscrits à l UCL sont membres de l AGL. Coordination générale des étudiants étrangers (CGEE) _ La CGEE est l organe de représentation des étudiants internationaux de l UCL vis-à-vis de l Université. Vous y recevrez de l aide dans vos démarches d installation et d intégration à Louvain-la-Neuve et à Bruxelles Woluwe. À Mons, ce soutien est assuré par l AMIFUC, amicale des étudiants étrangers de l UCL Mons (contact : amifuc@uclouvain-mons.be) Placet asbl _ Le Placet, foyer de la Direction Générale de la Coopération internationale (DGCI) installé à Louvain-la-Neuve, a pour mission de loger certains étudiants étrangers boursiers ou stagiaires. Il assure aussi divers services et animations connexes, entre autres linguistiques.

14 Pour plus d informations, consultez nos pages web dédiées aux étudiants internationaux _ Bruxelles Saint-Gilles Woluwe Tournai Louvain-la-Neuve Mons Charleroi _ découvrez en Vidéo Les six sites de L ucl Louvain-la-Neuve Bruxelles Woluwe mons tournai Bruxelles saint-gilles Charleroi _ _ _ _ _ _