Prise en charge de la phase hyper aigüe de l AVC (téléthrombolyse)

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1 Gouvernance sur le territoire du RUIS Laval Prise en charge de la phase hyper aigüe de l AVC (téléthrombolyse) Structure de gouvernance La gouvernance de la programmation clinique dans la prise en charge de la phase hyper aigüe de l AVC fait partie intégrante de la gouvernance de la programmation en AVC. Le volet télésanté de la programmation clinique de la prise en charge de la phase hyper aigüe de l AVC fait partie de la structure de gouvernance de la télésanté. 1

2 Gouvernance clinique Il est de la responsabilité du centre tertiaire de coordonner les consultations, les analyses et l élaboration des recommandations relativement à l évolution du contenu clinique concernant la prise en charge de la phase hyper aigüe. Il est, aussi, de la responsabilité du centre tertiaire d assurer une veille permanente des meilleures pratiques. Deux fois par année, par le biais d une rencontre par visioconférence, les chargés de projet locaux des centres primaires et secondaires sont convoqués par le gestionnaire responsable du programme AVC du centre tertiaire à une rencontre de consultation sur l évolution du contenu clinique. Ces chargés de projet locaux peuvent se faire accompagner de toutes personnes dont la présence est jugée pertinente. Le neurologue et l infirmière clinicienne en neurosciences du centre tertiaire participent à cette consultation et collaborent étroitement à l élaboration des recommandations (processus, protocoles, formulaires, etc). Ces recommandations doivent tenir compte des orientations canadiennes en matière d AVC. Les recommandations sont dirigées vers un comité ministériel clinique aviseur composé d une représentation des quatre centres tertiaires (neurologue, infirmière clinicienne et professionnel de la réadaptation). Ce comité ministériel est présidé par la personne au ministère qui est responsable de la programmation en AVC. Le ministère informe le centre tertiaire des orientations cliniques suite à l analyse des recommandations. Le centre tertiaire est responsable de l information et de l élaboration des contenus de formation liés à l évolution des contenus cliniques en vue d une transmission auprès de centres primaires et secondaires. Il est aussi responsable de la mise à jour du contenu de l onglet téléthrombolyse sur le site WEB du CSCT. Le chargé de projet local est la personne de liaison auprès du centre tertiaire. En tout temps, elle peut contacter le gestionnaire responsable du programme AVC du centre tertiaire, le neurologue ou l infirmière clinicienne en neurosciences pour toute question liée au volet clinique. Chacun des centres demeure responsable de la formation continue de ses intervenants cliniques. Concernant la région de Chaudière-Appalaches et pour la durée du projet de démonstration (autonomie régionale), seul le centre secondaire est contacté par le centre tertiaire. Le centre secondaire de cette région exerce la responsabilité de coordination des consultations, de l information et de la formation auprès des centres primaires de sa région. Cette responsabilité fera l objet d un examen, par le MSSS, à la fin du projet de démonstration afin de confirmer ou d infirmer cette orientation. Lorsqu un centre s ajoute au volet de téléthrombolyse (selon les modalités énumérées dans la section Gouvernance organisationnelle), l infirmière clinicienne en neurosciences du centre tertiaire et le gestionnaire responsable du programme AVC du centre tertiaire chargé de projet local sont responsables d effectuer la visite de pré démarrage et d émettre des recommandations écrites au centre concerné. Exemple d application Au fur et à mesure des expériences de téléconsultation et de téléthrombolyse, le personnel des centres et les neurologues de garde cumulent des informations permettant d améliorer le protocole de thrombolyse. De leur côté, les neurologues du centre tertiaire, dans l exercice de leur responsabilité de vigie sur les meilleures pratiques, découvrent de nouveaux éléments qui consolideraient le protocole. Le gestionnaire responsable du programme AVC du centre tertiaire, le neurologue et l infirmière clinicienne en neurosciences conviennent d un moment pour convoquer les chargés de projets locaux. Pour favoriser la participation, il serait souhaitable que les chargés de projet locaux soient avisés à l avance de la rencontre de consultation afin de pouvoir effectuer une bonne cueillette d information au niveau local. Lors de la rencontre par visioconférence, le gestionnaire responsable du programme AVC anime la rencontre alors que le neurologue et l infirmière clinicienne en neurosciences du centre tertiaire agissent à titre d experts. Les échanges permettent d obtenir un certain consensus autour de l évolution souhaité des outils d aide à la décision, notamment les protocoles. Une recommandation est alors rédigée et transmise par le centre tertiaire au comité ministériel clinique aviseur. Il serait souhaitable que le ministère puisse, dans les trente jours, produire une réponse au centre tertiaire afin de maintenir la mobilisation des intervenants cliniques du RUIS Laval dans un processus d amélioration continue. Le centre tertiaire transmet l information (ou selon l ampleur des modifications, transmet des éléments de contenu de formation) aux chargés de projet locaux. 2

3 Gouvernance organisationnelle Les agences sont responsables des aspects suivants de la gouvernance organisationnelle sur leur territoire : - l organisation d ensemble des services en téléthrombolyse; - la précision des trajectoires de services; - les liens avec l organisation du service préhospitalier d urgence; - la signature et le suivi des ententes de collaboration requises par l article de la LSSSS; - l acheminement des communications (autres que cliniques) aux centres de son territoire; - les communications avec les autres agences. L identification d un centre participant par une agence doit tenir compte des critères de désignation définis par le ministère. Il appartiendra au ministère de confirmer la désignation. L agence concernée en informera l Agence de la Capitale-Nationale qui est responsable de la coordination de la signature de l entente de collaboration. Dans les agences, les directions régionales des affaires médicales (DRAM) sont responsables du dossier et assurent la coordination à partir de leurs mécanismes réguliers de gestion dont leurs comités régionaux sur la programmation en AVC. La Table des DRAM du RUIS Laval est le mécanisme privilégié pour la coordination entre les agences. Périodiquement, le sujet de la prise en charge de l AVC en phase hyper aigüe est abordé, entre autre pour son volet télésanté avec la participation du Centre de services et de coordination en télésanté du CHU de Québec. Annuellement, le centre tertiaire est invité à participer à une évaluation du fonctionnement d ensemble de la téléthrombolyse. La Table des DRAM transmet au ministère toute recommandation d amélioration relevant d une responsabilité ministérielle. L Agence de la Capitale-Nationale est, en plus, l interlocutrice auprès du centre tertiaire dans les volets de l organisation des services pour le territoire du RUIS Laval. Elle est responsable de la coordination des modifications et signatures à l entente de collaboration. Elle délègue cependant sa responsabilité au CHU de Québec (CSCT) pour le volet technologique de la télésanté incluant les PACS. Le centre tertiaire est responsable des volets organisationnels suivants : - l organisation de la garde en téléthrombolyse et les modalités d accès au neurologue de garde; - la coordination des volets clinico-administratifs internes avec la gestion des activités de télésanté. Exemple d application Un établissement d une région souhaite se joindre au projet de téléthrombolyse. Cet établissement établit le contact avec le DRAM de son agence. L établissement identifie son chargé de projet local qui sera en lien avec le chargé de projet régional. Il appartient à l agence concernée de contacter l Agence de la Capitale-Nationale afin que soit entrepris les activités permettant la préparation et l ajout de cet établissement au volet téléthrombolyse.. L Agence de la Capitale-Nationale contactera le centre tertiaire à cet effet tant pour les volets cliniques que technologiques. Le centre tertiaire (gestionnaire du programme AVC) pourra, par la suite, contacter directement l établissement pour l appuyer cliniquement et technologiquement dans sa préparation. L agence de la région concernée doit s assurer que l entente de collaboration soit signée et que l établissement mettra en œuvre les recommandations cliniques provenant de la visite de l établissement par le centre tertiaire. L agence et l établissement s entendront sur une date de démarrage, permettant à l Agence de la Capitale-Nationale d en aviser le centre tertiaire. Gouvernance technologique Pour le volet technologique de la télésanté, le CHU de Québec agit par délégation de l Agence de la Capitale-Nationale via son Centre de services et de coordination en télésanté (CSCT). Le CSCT est en relation directe avec les établissements du territoire du RUIS Laval dans l ensemble de la gestion du volet technologique de la télésanté incluant les PACS. Toutefois, le CSCT assure un contact avec l agence du territoire concerné par son intervention afin de l en informer. Ce contact constant pourrait éventuellement servir à une intervention entre l agence et le DSP de l établissement pour toute problématique relative à l accès au PACS local. Un administrateur PACS local, par mesure préventive afin de garantir l accès aux images par le neurologue, est tenu d informer le CSCT et le chargé de projet local des interventions suivantes : - Toutes interventions locales dans le système PACS, tous changements de version du système PACS et tous travaux exécutés par AGFA dans son PACS local; - Toutes interventions au SIR (système d information en radiologie) et tous changements de version au SIR. Le CSCT participe à la Table de télésanté du RUIS Laval (extension de la Table des DRAM). Au ministère, la DGSSMU est responsable du dossier de télésanté au niveau national avec la collaboration de la DGTI. Prochainement un cadre de gestion de la gouvernance en télésanté (incluant les PACS) sera diffusé par le ministère. Le présent document sera, alors, adapté à ces orientations de gouvernance. 3

4 Exemple d application Un accès à un PACS local rencontre des difficultés et le CSCT désire rejoindre l ensemble des administrateurs PACS locaux pour introduire une modification dans les processus de travail locaux. Le CSCT informe les DRAM des agences qu il entreprendra une démarche pour rejoindre les administrateurs PACS locaux. Dans l optique d une difficulté rencontrée avec un établissement, le CSCT avise le DRAM de l agence de la région concernée afin que ce dernier intervienne auprès du DSP de l établissement. Un processus de suivi mutuel s organise entre le DRAM de l agence et le CSCT. Rappel des rôles et des responsabilités Ministère (Direction générale des services de santé et de la médecine universitaire) La direction générale des services de santé et de la médecine universitaire est responsable de la coordination nationale du continuum de services en AVC et de la stratégie nationale en téléavc. Un médecin conseil de cette direction exerce cette responsabilité ministérielle de coordination avec le soutien d un comité ministériel clinique aviseur en AVC En continuité avec les orientations ministérielles en AVC, cette responsabilité de coordination en regard avec le continuum AVC et la prise en charge de la phase hyper aigüe de l AVC comprend : la coordination d ensemble de la mise en œuvre du continuum incluant la en prise en charge de la phase hyper aigüe de l AVC; la désignation des centres primaires, secondaires et tertiaires; la réception, l analyse et la recommandation relativement à l évolution de la programmation clinique; la réception et l analyse des données de prise en charge de la phase hyper aigüe de l AVC pour des fins d évaluation globale du continuum en vue de réviser ses orientations; l exercice des rôles de facilitateur et de soutien auprès des agences dans le cadre de la mise en œuvre. Cette direction est aussi responsable de la coordination de télésanté. Agences Les directions responsables des affaires médicales dans les agences sont responsables de la planification et de la coordination de la mise en œuvre de l organisation des services en AVC. Dans le cadre du projet de téléthrombolyse, un chargé de projet régional (agence) relevant d un DRAM exerce la responsabilité de planification et de coordination. Cette responsabilité dans le cadre de la programmation en prise en charge de la phase hyper aigüe de l AVC comprend : l identification des centres primaires, secondaires et tertiaires qui participeront à la programmation en prise en charge de la phase hyper aigüe de l AVC et le suivi de l application des critères de désignation; l identification du continuum de services, des corridors de services (avec d autres régions, le cas échéant), la conclusion d entente de collaboration entre les établissements et en matière de télésanté; la coordination du déploiement régional de la programmation en prise en charge de la phase hyper aigüe de l AVC par les centres désignés de sa région; pour l agence détenant sur son territoire un centre tertiaire, la coordination de l offre de services du centre tertiaire avec les autres agences du territoire du RUIS; l évaluation continue du fonctionnement du continuum et des corridors de services en prise en charge de la phase hyper aigüe de l AVC et l acheminement de toutes recommandations jugées pertinentes au comité ministériel clinique aviseur. Tous les centres désignés offrant des services avec le soutien de la télésanté Tous les centres participant au projet doivent répondre aux critères de désignation émis par le ministère. En sus des responsabilités déjà identifiées par ces critères : Responsabilités du DSP Informe et fait approuver par le CMDP les protocoles cliniques standardisés Est responsable de la préparation de son centre pour la programmation clinique de la phase hyper aigüe de l AVC Obtient périodiquement de son chef de département de l urgence une appréciation du fonctionnement de la programmation clinique et partage à la table régionale des DSP ses observations. Centre tertiaire Responsabilités du chef de service de neurologie Le chef de service peut désigner un neurologue pour prendre la responsabilité de la programmation clinique en AVC dont fait partie la téléthrombolyse. Dans le cadre de l exercice de ses responsabilités, il : Planifie la cédule de garde et en informe les neurologues concernés Fait la promotion de la programmation clinique et de la télésanté (téléthrombolyse) afin d assurer un nombre adéquat de neurologues pour la garde S assure de la formation continue des neurologues qui participent à la garde 4

5 Tous les centres désignés offrant des services avec le soutien de la télésanté (suite) Responsabilité du chargé de projet local Organise le travail et s assure de la formation des intervenants en vue d actualiser la programmation clinique de la phase hyper aigüe de l AVC. Évalue périodiquement avec le personnel le fonctionnement de la programmation. Établit tous contacts avec le neurologue ou l infirmière du centre tertiaire responsables de la programmation en AVC lors de questions de nature clinique. Établit des liens avec son administrateur PACS local pour le bon fonctionnement du projet. Assure la transmission des données de monitorage selon les modalités convenues. Centre tertiaire (suite) Responsabilités du gestionnaire responsable du programme AVC Assure la coordination interne de la programmation avec la collaboration du neurologue et de l infirmière clinicienne en neurosciences Assure la disponibilité des valises de garde Assure les liens avec les centres primaires et secondaires pour les volets cliniques Autres responsabilités des centres tertiaires et centres secondaires Tout centre secondaire a une responsabilité de soutien clinique à l endroit des centres primaires de sa région. Tout centre tertiaire a une responsabilité de soutien clinique à l endroit des centres secondaires, puis des centres primaires dont la région ne bénéficie pas des services d un centre secondaire. Le soutien clinique s exerce par le transfert des connaissances, la formation continue et le soutien direct aux activités de thrombolyse par le biais de la télésanté. Neurologue de garde Assure son tour de garde dans le respect des rôles et responsabilités de chacun. S assure de la composition de la valise de garde avant son départ à domicile. Effectue les tests nécessaires des équipements technologiques selon le protocole avant chaque session de téléthrombolyse. Assure l offre de services en prise en charge de la phase hyper aigüe de l AVC selon les protocoles établis. Informe son chef de département ou le neurologue responsable de la programmation AVC de toute problématique rencontrée en cours de session de prise en charge de la phase hyper aigüe de l AVC. Centre de services et de coordination en télésanté (CSCT) L entente de collaboration et de services en télésanté définie l offre de services du Centre de services et de coordination en télésanté (CSCT). Le CSCT établit des liens de coordination avec les administrateurs PACS locaux des centres participants afin d assurer un accès continue aux images de tomodensitométrie. Il assurer une vigie du fonctionnement de la télésanté et de l accès aux PACS locaux. Ententes dans le cadre de la prise en charge de la phase hyper aigüe de l AVC Entente de collaboration et de services de télésanté entre un centre primaire, un centre secondaire ou tertiaire et les agences concernées Il s agit d une entente multipartite qui détermine les droits et obligations respectifs des centres primaires, secondaires ou tertiaires, de même que des agences dans le cadre des activités de prise en charge de la phase hyper aigüe de l AVC et des activités possible de transfert post prise en charge de la phase hyper aigüe de l AVC. Cette entente fait état, aussi, de l offre de services en prise en charge de la phase hyper aigüe de l AVC. Une telle entente existe, aussi, spécifiquement dans le cadre du projet de démonstration. Entente de rémunération sur la garde suprarégionale Il s agit d une entente entre le Ministère de la santé et des services sociaux et la Fédération des médecins spécialistes du Québec qui fixe le tarif de garde et ses modalités d application. Évaluation Annuellement, à partir des résultats d évaluation, le ministère produit un portrait d évaluation selon les régions. Ce portrait fait l objet d une présentation au Comité ministériel clinique aviseur et au CCCSSMU (instance de coordination MSSS-agences). C est, entre autres, à partir de ce portrait que sont décidées les améliorations à apporter à modèle d organisation de services. Le rapport et les recommandations sont alors diffusés, selon le processus de gouvernance, aux centres primaires, secondaires et tertiaires. 5

6 Processus de gestion courante Demandes de changement Il appartient aux agences de recevoir, de décider et de coordonner la mise en œuvre de toute demande de changement dans le modèle régional d organisation de services. Il appartient au ministère (DGSSMU) de recevoir, de décider et de coordonner (via le comité aviseur ministériel AVC) la mise en œuvre de toute demande de changement dans le modèle de prise en charge de la phase hyper aigüe de l AVC (flux générique de travail, offre de services de la garde pour la prise en charge de la phase hyper aigüe de l AVC, protocoles normalisés, prototypes d ententes). Règlement des différends Les mécanismes de règlement des différends sont intégrés aux ententes de collaboration. Document approuvé par le ministère, la table des DRAM des agences et le comité directeur du RUIS Laval 6

7 Processus d escalade Mis à jour le 24 février 2014 Robert Garon 7