Mise à disposition de la salle des fêtes

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1 Horaires d ouverture au public : Du lundi au Vendredi : 9h00 à 11h30 15h00 à 17h00 Le Mercredi De 9h00 à 11h30 uniquement Le Samedi De 10h00 à 12h00 Sommaire REGLEMENT D'UTILISATION... 3 Préambule... 3 Réservation... 3 Locaux mis à disposition... 3 Mise à disposition des couverts... 3 Capacité de la salle... 3 Responsabilité sécurité... 3 Sous location... 4 Désistement... 4 Etat des lieux... 4 Nettoyage entretien, rangement... 4 Mise à disposition de la salle remise des clés... 4 Environnement... 4 Tarifs de l utilisation... 5 Une caution de 150 vous sera demandée lors de la signature du dossier de location Autorisations spéciales... 5 Engagement... 5 CONVENTION... 5 Article Article 2 Manifestation cérémonie... 6 Article 3 Utilisateur... 6 Article 4 Mise à disposition des locaux... 6 Article 5 Paiement... 6 Article 6 Dédit... 7 Article 7 Remise des clefs... 7 Article 8 Responsabilité... 7 Article 9 Règlement... 7 MISE A DISPOSITION DE COUVERTS... 7 FACTURATION DE LA CASSE DISPARITION... 9 ETAT DES LIEUX Préambule 1 Réservation..1 Locaux mis à disposition.1 Mise à disposition des couverts...1 Capacité de la salle.1 Responsabilité sécurité 1 Sous location 2 Désistement..2 Etat des lieux 2 Nettoyage entretien, rangement 2 Mise à disposition de la salle remise des clés...2 Environnement..2 Tarifs de l utilisation.3

2 Autorisations spéciales..3 Engagement...3 CONVENTION 4 Article 1..4 Article 2 Manifestation cérémonie.4 Article 3 Utilisateur 4 Article 4 Mise à disposition des locaux..4 Article 5 Paiement..4 Article 6 Dédit 5 Article 7 Remise des clefs..5 Article 8 Responsabilité.5 Article 9 Règlement 5 MISE A DISPOSITION DE COUVERTS...6 MISE A DISPOSITION MATERIELS.7 FACTURATION DE LA CASSE DISPARITION...8 ETAT DES LIEUX 9 Page 1 sur 11

3 REGLEMENT D'UTILISATION Préambule L utilisation de la salle fait l objet d une convention entre la commune et l organisateur de la manifestation. Cette convention sera signée lors de la réservation définitive. Le preneur organisateur en signant la convention s engage à respecter le règlement. Réservation La demande de réservation de la salle des fêtes doit être déposée auprès des services de la mairie. La réponse de la municipalité sera transmise au plus tôt dans un délai de quatre mois précédent la date de location. En cas de disponibilité, la réservation deviendra effective après signature de la convention à laquelle est annexé le présent règlement. Le montant total de la location sera versé lors la signature de la convention. Locaux mis à disposition La salle des fêtes de Boves comporte: Une salle d'environ 240m² Des vestiaires et des sanitaires Une scène de 5 x 8 m Une petite pièce d'environ 25m² Une pièce comportant : congélateur, réfrigérateur, lave vaisselle, bac de lavage. D'un local de stockage des poubelles. Mobilier, claustra, tables et chaises. Mise à disposition des couverts Un couvert comprend: Assiette plate Verre à vin (14cl) Assiette creuse Coupe à champagne Assiette à dessert Cuillère à soupe Verre à eau (19cl) Cuillère à café Fourchette Couteau Tasse à café et sous tasse En cas de casse ou disparition le remplacement des couverts sera facturé en sus de la location au dernier tarif connu pour des articles de même nature. Aucun remplacement ne pourra être effectué directement par le loueur. Capacité de la salle La salle des fêtes peut accueillir au maximum 200 personnes debout ou 120 personnes assises. Responsabilité sécurité Pour la manifestation, le preneur organisateur doit contracter une assurance pour couvrir sa responsabilité civile et les risques locatifs. Fournir un justificatif au moment de la réservation. La commune décline toute responsabilité en cas de vol ou de détérioration d objets ou de matériels appartenant à des particuliers ou des associations liés au preneur qui se trouvent dans l enceinte louée. Il abandonne tout recours contre la mairie. Page 1 sur 11

4 Sous location Il est formellement interdit au bénéficiaire de la convention de céder la salle même à titre gracieux à une autre personne ou association ou d'y organiser une manifestation différente de celle prévue. Toute action commerciale est interdite. Désistement Le signataire peut annuler sa réservation par lettre recommandée dès que possible auprès des services de la mairie. Si le désistement est notifié plus d un mois avant la date d utilisation, la mairie rembourse l intégralité de la somme, si non pas de remboursement. Etat des lieux Il sera établi un état des lieux et du matériel demandé avant et après la location en présence d un agent municipal. En cas de dégradations, les réparations seront effectuées par une entreprise désignée par la commune. Le montant des travaux de remise en état sera mis à la charge du preneur. En aucun cas, le mobilier ne peut être mis à l extérieur des locaux. Nettoyage entretien, rangement Le nettoyage devra être effectué pour lendemain 09h30 Le mobilier est remis dans sa position initiale. Les tables ne sont pas repliées, ni empilées, elles sont propres dessus dessous et piétement. Les chaises seront empilées par 5, elles sont propres dessus dessous et piétement. La vaisselle est regroupée par type, lavée, essuyée. Le frigo et le congélateur sont à nettoyés Les locaux et les sanitaires sont nettoyés. Les déchets sont mis en sacs plastiques dans les conteneurs réservés à cet effet. Les décorations ne sont pas autorisées. S il est constaté que le nettoyage n a pas été réalisé selon les consignes et pour l échéance, il sera facturé un forfait de150. Dans tous les cas, le preneur devra s'assurer de la fermeture des portes et des lumières. Les produits et matériels d'entretien sont à la charge du loueur. Mise à disposition de la salle remise des clés Week-end de 10h00 le vendredi à 09h30 le lundi. Environnement La salle des fêtes est située dans une zone urbaine. Il est demandé au preneur d éviter tout débordement risquant de troubler la quiétude du voisinage, notamment l usage des avertisseurs et des pétards. Il est formellement interdit d utiliser un barbecue dans le parc Jean-Paul CHRETIEN. Le réchauffage de vos plats est sous votre responsabilité.

5 Les règles de stationnement seront strictement respectées. La salle des fêtes ouvre sur un lieu très fréquenté, le preneur s engage à faire sienne la sécurité des personnes amies qui traversent la chaussée. Tarifs de l utilisation Le tarif de l'utilisation sera déterminé chaque année par le conseil municipal. Le tarif appliqué est celui en vigueur au jour de la signature de la convention. Dans certaines occasions le conseil peut décider des conditions particulières de location. Le tarif actuel est de : Période Tarif Journée en semaine 100 Samedi ou Dimanche 120 Week-end 240 Une caution de 150 vous sera demandée lors de la signature du dossier de location. Autorisations spéciales L'utilisateur fera son affaire des autorisations spéciales nécessaires : Programmation d œuvres musicales SACEM, Déclaration des personnes employées à l'urssaf, etc Autorisation de buvette Engagement Le bénéficiaire s'engage à respecter et à faire respecter le présent règlement et les modalités contenues dans la convention Date : Signature de l'utilisateur précédé de la mention "lu et approuvé"

6 CONVENTION ENTRE la Commune de BOVES 1. ET, 2.. DEMEURANT : 3 Tel :././ / /..Courriel : IL EST CONVENU CE QUI SUIT: Article 1 En application et dans le respect du règlement d'utilisation, la commune de Boves met à disposition de l'utilisateur la salle des fêtes rue Victor Hugo. Article 2 Manifestation cérémonie La mise à disposition de la salle des fêtes est consentie pour l'organisation de 4.. Le. Cette manifestation regroupera..personnes. L'utilisateur s engage afin que le nombre de personnes, indiqué ci-dessus ne soit en aucun cas dépassé. Article 3 Utilisateur L'utilisateur justifie de son domicile, en fournissant un justificatif de moins de trois mois. Article 4 Mise à disposition des locaux La salle des fêtes est mise à disposition pour la manifestation : Week-end de 10h00 le vendredi à 09h30 le lundi. Les locaux pouvant être utilisés pour d'autres manifestations les horaires indiqués ci-dessus sont à respecter impérativement. Article 5 Paiement La salle des fêtes est mise à disposition moyennant le versement du montant de la location et de la caution auprès de la perception. La totalité de la somme sera réglée au plus tard à la signature de la convention. La caution vous sera rendue après l état des lieux lors de la remise des clés. 1 Nom et fonction 2 Nom du demandeur et éventuellement de l'association 3 Adresse complète 4 Préciser l'objet et le déroulement de la manifestation (exemple : "mariage: lunch puis soirée dansante")

7 Article 6 Dédit En cas de désistement de l'utilisateur, les dispositions du règlement s'appliqueront. A tout moment la commune est autorisée, en cas de force majeure, à dénoncer cette convention. Le remboursement interviendra dans ce cas. Aucun dédommagement ne sera dû par la commune. Article 7 Remise des clefs L'utilisateur prendra les clefs lors de l état des lieux fixé à 10h00. Article 8 Responsabilité Dés l'entrée dans les lieux, l'utilisateur assurera la responsabilité des locaux, en particulier, il veillera, lors du départ, à la fermeture de toutes les issues et au respect de la tranquillité des riverains. Article 9 Règlement L'utilisateur reconnaît avoir pris connaissance du règlement dont il accepte les clauses. Fait à Boves le Vu pour accord L utilisateur,

8 Mise à disposition de couverts Nom : Date : COUVERTS BATTERIE Quantités existantes Quantités demandées Quantités existantes Quantités demandées Verre ballon à eau (19 cl) Casserole 4 Verre ballon à vin (14 cl) Braisière 2 Tasse à café et sous tasse Marmite 2 Coupe à champagne Pot au feu 1 Assiette plate Passoire 1 Assiette creuse Corbeille à pain 20 Assiette à dessert Plat inox 15 Fourchette Légumier 15 Couteau Louches 4 Cuillère à soupe Plaques à rôtir 2 Cuillère à café Bol pour gratin Ramequin

9 Mise à disposition de : Chaises Tables Quantités existantes Quantité demandée Fait à Boves le Vu pour accord L utilisateur,

10 Facturation de la casse disparition Désignation Verre ballon à eau (19 cl) Verre ballon à vin (14 cl) Tasse à café et sous tasse Coupe à champagne Casse nombre Prix unitaire Total Désignation Plaques à rôtir Casserole Braisière Marmite Casse nombre Prix unitaire Total Assiette plate Pot au feu Assiette creuse Passoire Assiette à dessert Corbeille à pain Fourchette Plat inox Couteau Légumier Cuillère à soupe Louches Cuillère à café Total Bol pour gratin Ramequin Total Total Général Le montant devra être réglé à la remise des clefs en fin de la période de location En aucun cas la casse ou disparition ne pourra être remplacée par le locataire Fait à Boves le Vu pour accord L utilisateur,

11 Etat des lieux