Mode opératoire de la solution ORTIF

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1 Préambule. Mode opératoire de la solution ORTIF Prise en charge MATRIX-Néonat. Participation Acteurs (Prise en charge nominale) Réanimateur néonatologiste Radiologue local Cadre radiologie locale Neuroradiologue pédiatrique / Radiologue pédiatrique Obligatoire X X Sur sollicitation Ce document concerne les acteurs listés ci-dessus ORTIF est l Outil Régional de Télémédecine d Ile de France mis en place par le GCS-D-SISF pour faciliter les échanges régionaux en télémédecine. Cette plateforme permet à différentes organisations de télémédecine de fonctionner dans de bonnes conditions réglementaires techniques et de sécurité. Ce document a pour objet de décrire le mode opératoire de la solution ORTIF pour la prise en charge des nouveaux nés afin d obtenir une expertise neuroradiologique, dans le cadre du réseau nommé «Matrix Neonat». «Matrix NeoNatalogie» est une organisation médicale régionale dont le demandeur peut être un réanimateur néonatalogiste, un pédiatre et l expert un neuroradiologue pédiatrique. Le portage médical est réalisé par les Pr Dion et Pr Adamsbaum, dans le cadre du comité COMETE, animé par l ARS. Le principe des échanges entre acteurs de la session de télémédecine est basé sur un principe de questions-réponses, constituant ce qu on appelle un «télé-dossier». Plusieurs acteurs peuvent être sollicités par un professionnel de santé, on les appelle les «correspondants», ils appartiennent à des «communautés de pratique» (radiologie local, neuroradiologue pédiatrique ou radiologue pédiatre). L'articulation du modèle d échange des données ne doit pas être rigide mais adaptable aux pratiques organisationnelles locales. Les acteurs impliqués n'interviennent pas tous au même moment et toutes les informations médicales constitutives du télé-dossier ne sont pas disponibles en même temps. Le télé dossier ne se substitue pas au dossier médical mais collige par contre toutes les informations indispensables pour tracer et justifier la stratégie médicale de prise en charge décidée lors de l acte de télémédecine. L envoi du télé dossier ne se substitue pas au téléphone. N oubliez pas de prévenir votre confrère ou le service de l arrivée d un télé dossier. Le temps que vous passez au téléphone X X Formation ORTIF Télédossier MATRIX NEONAT Page 1 sur 13

2 pour avertir de l arrivée d un télé dossier n'est jamais inutile, et permet la meilleure réponse à l'urgence pour laquelle vous l'appelez. L'ensemble des données complétées dans les formulaires sera visible par chacun des acteurs impliqués dans le télé-dossier, au fur et à mesure de l alimentation de ce dernier. La CNIL s est prononcée favorablement par la délibération n du 26 juin 2014 portant autorisation des traitements de données personnelles mis en œuvre par les professionnels et établissements de santé permettant la réalisation d actes de télé expertise, téléconsultation et téléassistance médicale avec l outil ORTIF. Etapes constitutives de la procédure d échange pour la prise en charge MATRIX-NeoNat L objectif de la procédure de télémédecine MATRIX-néonat est de permettre aux pédiatres des réanimations néonatales de bénéficier d une expertise neuroradiologique pédiatrique (ou radiologie pédiatrique) pour leurs patients. Le choix des correspondants (destinataires) se fait par le réanimateur néonatalogiste ou le radiologue local, selon l organisation souhaitée par le site. L envoi du télédossier se fait par le réanimateur néonatalogiste ou le radiologue local, selon l organisation souhaitée par le site. Formation ORTIF Télédossier MATRIX NEONAT Page 2 sur 13

3 Un premier avis radiologique peut être émis par le radiologue du site de prise en charge de l enfant (radiologue local) avant l expertise complémentaire du neuro-radiologue pédiatrique. Chaque acteur correspondant du télé-dossier est impliqué dans sa spécialité et voit l ensemble des informations qui nourrissent le télé-dossier au fur et à mesure. Le réanimateur néonatologiste: - Complète le formulaire de demande d avis neuroradiologique pédiatrique - Envoi le Télé-dossier au radiologue local et/ou au neuroradiologue pédiatrique, en cliquant sur le bouton Le radiologue local : si impliqué - prend en charge le télé-dossier adressé par le réanimateur néonatologiste - Produit éventuellement une interprétation de l imagerie. - Envoi le télé-dossier complété de l imagerie, si le réanimateur néonatologiste ne l a pas fait, au neuroradiologue pédiatrique en cliquant sur le bouton Le cadre de santé de la radiologie locale : -définit le destinataire neuroradiologique pédiatrique, si le réanimateur néonatologiste ne l a pas fait, selon un planning préétabli de correspondants ou sur avis du radiologue local. -associe l image au télé dossier. - n a pas d action d envoi du télé dossier Le neuro-radiologue pédiatrique : -prend en charge le télé dossier. -donne une interprétation neuroradiologique qui sera envoyée à tous les acteurs de la session de télémédecine. Formation ORTIF Télédossier MATRIX NEONAT Page 3 sur 13

4 CONNEXION du praticien à l ENRS puis sur la solution ORTIF - Si vous n avez pas de compte ORTIF, prenez connaissance de la procédure de «première connexion», à faire une fois. Prendre connaissance de la procédure «ORTIF 1iere connexion avec log in», si l équipe ORTIF vous avez déjà communiqué votre identifiant (log in). L ensemble des procédures est accessible sur le portail e-learning : - Se connecter au portail de santé ENRS via carte CPS (si possible) ou OTP («One time password») ou login/mot de passe : - Cliquer sur l application ORTIF. - Cliquer sur le bouton NEXUS de l onglet Accueil. CREATION D UN TELEDOSSIER (par le Service de Réanimation néonatalogie) L initialisation du télé-dossier se fait par saisie des informations d identité du patient directement dans l interface ORTIF. Sur la page d accueil, cliquez initialement sur Télé-dossiers dans la colonne de gauche. - Cliquer sur Créer un Télé-dossier. - Choisir la spécialité du Télé-dossier. Formation ORTIF Télédossier MATRIX NEONAT Page 4 sur 13

5 - Renseigner l identité du patient dans l encadré à gauche de l écran : nom de naissance, prénom, sexe, et l identifiant IPP ou autres identifiants du patient (IPP, NIP N de venue, N de séjour, ).. - Dans le cas du nouveau-né, le suivi du nouveau-né peut être classiquement réalisé à travers l identité de la mère, le cas échéant se référer à la procédure d identito vigilance de votre établissement. SELECTION DES CORRESPONDANTS (par le Service de Réanimation néonatalogie, Radiologie locale) Définir les initiaux du Télé-dossier en cliquant sur le bouton. Le service (dit aussi communauté) de radiologie du site où le patient est pris en charge (dans ce cas, tous les acteurs de cette communauté sont destinataire du télé-dossier) Le service de Neuroradiologie pédiatrique du site expert Il faut valider à l issue de la sélection des correspondants. Le formulaire est affiché, il est constitué d'éléments cliquables ou de champs à compléter (date, horaire, précisions). La validation de chaque formulaire déclenche 1 envoi systématique de ces informations vers tous les correspondants présélectionnés. Formation ORTIF Télédossier MATRIX NEONAT Page 5 sur 13

6 RECUELLIR LE CONSENTEMENT (par le Service de Réanimation néonatalogie) Les modalités de prise en charge des patients ont été décrites dans le décret relatif à la télémédecine n du 19 Octobre 2010 de télémédecine publié en Dans ce contexte la recherche préalable du consentement du patient est indispensable. «Les professionnels participant à un acte de télémédecine peuvent, sauf opposition de la personne dûment informée, échanger des informations relatives à cette personne, notamment par le biais des technologies de l information et de la communication» Dans le cadre de l autorisation délivrée pour les traitements sur l outil ORTIF, la CNIL valide que le consentement peut être recueilli, par écrit ou sous forme «dématérialisée», par une case à cocher, par le professionnel de santé en contact avec lesproches, qui permet l ouverture du «télé-dossier». PRISE EN CHARGE DU TELEDOSSIER (par les Services Radiologie, Neuroradiologie pédiatrique / Radiologie pédiatrique) Chaque nouvel acteur sollicité (sauf le réanimateur néonatalogiste, par définition) dans la procédure doit valider la prise en charge initiale du télé-dossier. Cette étape une fois réalisée est notifiée en temps réel à l ensemble des acteurs impliqués. - Ouvrir le télé-dossier. - Cliquer sur Ajouter une étape. - Cliquer sur Prendre en charge le télé-dossier. AJOUTER UNE ETAPE (par les Services Réa néonatalogie, Radiologie, Neuroradiologie/Radiologie pédiatrique) Pour compléter un télé-dossier (ajout de formulaires cliniques, ajout d avis d expert, demande d avis d imagerie, ajouter une orientation ), il faut ajouter une étape à partir du télé-dossier. L étape complétée en cours est enregistrée en mode brouillon automatiquement en attente de l envoi de la fiche. Ces étapes sont donc spécifiques des acteurs. Formation ORTIF Télédossier MATRIX NEONAT Page 6 sur 13

7 - Compléter les champs du formulaire et cliquer sur. AJOUTER DE L IMAGERIE (par le Service de Radiologie local) A partir d une imagerie réalisée préalablement, le service de radiologie va «pousser» celle-ci dans ORTIF. A propos de l imagerie médicale «poussée» à ORTIF L imagerie médicale est poussée par le professionnel de santé du service de radiologie (cadre de santé, manipulateur, radiologue, ) sur ORTIF. Le professionnel de santé réalise cette action de «pousser l image» directement dans son PACS ou/et sa modalité d imagerie (en fonction de l intégration réalisée entre ORTIF et le SI de l établissement). A cette occasion, le professionnel de santé n a pas besoin de s authentifier et d entrer sur ORTIF. Pour ajouter (associer) un examen d imagerie au télédossier : Pour cela Ouvrir le télé-dossier. - Cliquer sur Ajouter une étape et choisir Ajouter un examen. -Rechercher l examen avec les trois premières lettres du nom du patient et les deux premiers caractères de son identifiant. - Sélectionner l examen souhaité. Cas particulier : Si le télédossier est adressé au correspondant neuroradiologue pédiatrique par le service de radiologie local, le cadre de santé pourra associer cette image, mais il ne doit pas «envoyer» le télédossier à ce stade, c est toujours le radiologue qui doit l envoyer. NB : Dans l éventualité d un conflit entre l identité liée à l image et l identité saisie manuellement lors de la création du télé-dossier (erreur d orthographe, nom de jeune fille par exemple ), la validation par le médecin de l association image-patient est OBLIGATOIRE Formation ORTIF Télédossier MATRIX NEONAT Page 7 sur 13

8 L image (examen) peut être récupérée du PACS ou du serveur local (NEXUS Local) ou encore à partir d un répertoire (CD ROM, répertoire d un disque, ). Selon la politique de votre établissement en termes d accès et de sécurité au PACS et/ou au répertoire, vous pouvez n avoir accès qu au serveur local (NEXUS local). Astuce : Pour afficher tous les examens et retrouver celui qui vous intéresse: effacer la «date de l examen» puis cliquer sur «actualiser» Attention : pour que l examen recherché se trouve dans le serveur local (NEXUS local), il faut qu il soit «poussé vers ORTIF» par le service de radiologie à partir de sa modalité ou/et de son PACS CONSULTER L IMAGERIE (par les Services Neuroradiologie pédiatrique / Radiologie pédiatrique) - Ouvrir un télé-dossier, cliquer sur le bouton Dans l encadré Examens à gauche de l écran.. - Cliquer sur le bouton. L examen s affiche sur le viewer Ortif. Pour visualiser l image (examen) depuis votre PACS et vos outils de post-traitement pour pouvez envoyer l examen dans votre PACS en cliquant sur. Formation ORTIF Télédossier MATRIX NEONAT Page 8 sur 13

9 Attention : ici, le nom du PACS est «mini PACS ORTIF», il peut s agir d un autre libellé pour le PACS de votre établissement. Dans ce cas, ORTIF envoi l examen dans le «mini PACS ORTIF». Selon la configuration du PACS de votre établissement, l examen peut se retrouver dans un répertoire servant aux imports de CD d examens provenant de l extérieur de votre établissement. COMPLEMENT d INFORMATION (par les Services Réanimation néonat, Radiologie locale, Neuroradiologie pédiatrique / Radiologie pédiatrique) Pour ajouter une information, pour revenir sur une information décrite dans le télédossier (ex. évolution du contexte clinique patient, ) Formation ORTIF Télédossier MATRIX NEONAT Page 9 sur 13

10 VUE DE SYNTHESE DES ETAPES Les formulaires remplis vont s afficher en page de garde du télé-dossier et sont consultables à tout moment en cliquant dessus. Chaque acteur est identifié, les actions horo-datées et ces informations sont partagées par tous. SYNTHESE ET CLOTURE DU DOSSIER. A l issue des avis d expertise, le dossier sera sauvegardé sous la forme d impression Pdf à joindre au dossier médical local (tous les acteurs). Tout avis divergent sera justifié dans les champs de renseignements prévus à cet effet. Formation ORTIF Télédossier MATRIX NEONAT Page 10 sur 13

11 Le dossier sera sauvegardé sous la forme d impression Pdf à joindre à son dossier médical local. Pour cela : - Ouvrir un télé-dossier. - Cliquer sur le bouton. Un aperçu s affiche, cliquer sur Imprimer. L impression PDF se lance ou est sauvegardée sur le poste local. DECONNEXION Quitter le NEXUS. Cliquer sur le nom puis sur Déconnexion. Quitter le portail ORTIF. Cliquer sur le nom de l utilisateur puis cliquer sur MODE DEGRADE (par les Services Réanimation néonatalogie, Radiologie locale, Neuroradiologie pédiatrique / Radiologie pédiatrique) Si le portail ENRS, l Espace Numérique Régional de santé ne fonctionne pas Se connecter directement au portail Ortif via le lien suivant : L écran suivant s affiche: Formation ORTIF Télédossier MATRIX NEONAT Page 11 sur 13

12 En mode ²dégradé, la connexion au portail ORTIF se fait avec carte CPS ou avec un code OTP (One Time Password) Renseignez votre login et cliquez sur «envoyer». Vous recevez alors un mot de passe temporaire sur votre boite . Copiez ce mot de passe dans le champ dédié et cliquez sur connexion. Attention, ce mot de passe n est valable qu une seule fois, si vous êtes amenés à vous reconnecter, vous devez générer un nouveau mot de passe Si le transfert d image ou de télédossier ne fonctionne pas L établissement doit établir au préalable une conduite à tenir en cas de transfert d image impossible. Pour information, le comité médical du projet ORTIF-Teleneuro (Comete) suggère un transport primaire du patient au site expert, ou une expertise téléphonique en fonction de l avis du médecin d accueil et des experts. Se référer au document COMETE sur le portail de formation en ligne ORTIF ( Cas particulier : échange entre deux établissements de l AP-HP : Si le neuroradiologue pédiatrique ne réceptionne pas l image dans le PACS de son site Dès lors, qu il s agit d un acte de télémédecine entre 2 sites de l APHP, l examen peut aussi être partagé via le PACS Carestream «BSI». Formation ORTIF Télédossier MATRIX NEONAT Page 12 sur 13

13 APPEL AU SUPPORT ( 24H/24, 7J/7) Pour des problèmes de connexion, depuis le portail de santé, cliquer sur le bouton afin d accéder au support et être rappelé par la hotline ORTIF. Support technique & SAV : Accès : 24h/24 7j/7 Téléphone Connexion ENRS : (gratuit) ou Téléphone ORTIF : Formez-vous sur Formation ORTIF Télédossier MATRIX NEONAT Page 13 sur 13