CAHIER DES CHARGES MARCHE DE SERVICE. LOT UNIQUE : Dématérialisation et reprographie des dossiers de consultation de Maine-et-Loire Habitat

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1 Office Public de l'habitat 11 rue du Clon - B.P ANGERS Cedex 01 Tél. : CAHIER DES CHARGES LOT UNIQUE : Dématérialisation et reprographie des dossiers de consultation de Maine-et-Loire Habitat MARCHE DE SERVICE

2 ARTICLE I OBJET DU MARCHE Le présent marché est conclu pour fixer les conditions et les modalités de mise en œuvre des prestations de dématérialisation et de reprographie des dossiers de consultation dans le cadre des procédures de mise en concurrence conformément à l ordonnance du 6 juin Le présent marché est un marché à bons de commande, exécuté dans les conditions prévues à l article 43 du décret du 30/12/20, engagé suivant la procédure d appel d offres ouvert (articles 28 et 29 de ce mêm décret) La dématérialisation et la reprographie s'appliquent aux procédures non formalisées et aux procédures formalisées qu'engage Maine-et-Loire Habitat, pour les marchés de travaux, fournitures et services. Par ailleurs, des tirages de plans, et des copies de dossiers divers, pourront être demandés au prestataire en dehors de toute consultation, en support papier et sur support numérique. En raison des contraintes de délais liées à l activité de Maine-et-Loire Habitat, la collecte et la livraison de ces documents doit être effectuée sur place, l envoi postal est écarté. A titre indicatif, Maine-et-Loire Habitat traite : - 40 dossiers de consultation par an (programmes neufs) - 50 dossiers de consultation (programmes de réhabilitation) sauf cas particulier, les dossiers de consultation afférents aux marchés de fournitures et services ne nécessitent pas une reprographie systématique et représentent une part accessoire de l activité de Maine-et-Loire Habitat. Ces nombres sont susceptibles de varier à la hausse comme à la baisse, selon les contingences des programmations de construction et de réhabilitation. ARTICLE II PIECES CONTRACTUELLES Les pièces prévalent en cas de contradiction, dans l ordre ou elles sont mentionnées ci-après : Acte d engagement Le bordereau de prix unitaires Le Cahier des charges Le Cahier des Clauses Administratives Générales applicable aux marchés publics de fournitures courantes et services, dans sa version de 2009 Les bons de commande émis au titre du présent marché ARTICLE III DUREE Le présent marché est conclu pour une durée d'un an, renouvelable 3 fois par reconduction tacite.

3 ARTICLE IV CHAMP D'APPLICATION DE LA PRESTATION 1 Dématérialisation Sous l'autorité de Maine-et-Loire Habitat, pour tout type de consultation (procédures non formalisées et procédures formalisées pour les marchés de travaux, fournitures et services), le prestataire sera tenu de publier le dossier de consultation des entreprises sur une plate-forme Internet, d'assurer le téléchargement par l'entreprise soumissionnaire, d'assurer la réception en ligne des réponses électroniques et de les conserver dans un coffre fort séquestre et d'assurer l'accès au dépouillement des réponses électroniques par les personnes habilitées, et d'assurer l'aide aux entreprises pour l'accomplissement des formalités relatives à la signature électronique. Le prestataire assure le conseil auprès de Maine-et-Loire Habitat pour les choix techniques de format de fichier afin d'écarter toute discrimination technologique. Maine-et-Loire Habitat adressera au prestataire son dossier de consultation des entreprises (DCE) selon ses choix : - sous forme papier - sur support numérique - par courriel - sur une plate-forme dématérialisée permettant le stockage des DCE sous format numérique (exemple : Extranet) Le prestataire publie le DCE sur la plate-forme sécurisée, 24 heures après sa réception. Le DCE est mis en ligne par le prestataire jusqu'à une date fixée par Maine-et-Loire Habitat. Le prestataire pourra modifier, à la demande de Maine-et-Loire Habitat, et en cours de consultation, les pièces du DCE mis en ligne ; selon le choix effectué par Maine-et-Loire Habitat, ces modifications devront être transmises aux entreprises : - soit par courriel avec accusé de réception aux entreprises ayant téléchargé le DCE ; - soit par envoi postal avec accusé de réception aux entreprises ayant retiré le dossier en support papier. Ces envois complémentaires seront facturés à Maine-et-Loire Habitat (cf bordereau de prix). A chaque envoi, un courriel d'accusé de réception électronique précisant le contenu et l'horodatage sera adressé à l'entreprise candidate. L'historique de tous les envois devra être consultable par Maine-et-Loire Habitat. Le service de plate-forme électronique devra être accessible 24 heures sur 24 heures et 7 jours sur 7 jours. En cas d'interruption du service, le prestataire s'engage à rétablir le service dans les plus brefs délais, et à informer immédiatement Maine-et-Loire Habitat de l interruption du service. Le prestataire devra faire paraître les publicités sur le site de Maine-et-Loire Habitat.

4 Pour tout renseignement complémentaire, prendre contact avec notre hébergeur : LINER COMMUNICATION 23 rue de la Petite Biesse NANTES Tél. : Fax : Reprographie Maine-et-Loire Habitat remet au prestataire un DCE sous la forme de son choix : - forme papier - support numérique - courriel - sur une plate-forme dématérialisée permettant le stockage des DCE sous format numérique (exemple : Extranet) A réception, le prestataire procède à la reprographie du DCE afin de le remettre sous forme papier aux candidats qui en feront la demande. Le dossier de consultation des entreprises devra être disponible dans un délai ne pouvant pas excéder 48 heures après la mise en ligne par la plate forme électronique. Le candidat aura la possibilité de le retirer chez le prestataire ou de commander le dossier papier à ce dernier qui se chargera de l'imprimer et de l'expédier le cas échéant. Les frais d'envois seront facturés aux entreprises selon les tarifs de la poste en vigueur. Le prestataire devra justifier du nombre des envois et de l'identité des destinataires. Enfin, le prestataire devra laisser la possibilité aux maîtres d œuvres d obtenir un identifiant et un mot de passe afin d accéder à la liste des entreprises qui ont retiré les DCE. ARTICLE V PRIX 4-1 Composition du prix Le prestataire est réputé avoir pris connaissance de la composition des prix telle qu'indiquée ci-après : - Coût forfaitaire d'une consultation dématérialisée comprend : - la mise en ligne de la consultation - la diffusion de l'appel à la concurrence sur la plate forme - la mise en ligne des fichiers et la gestion du coffre fort électronique - l'accès au dépouillement des réponses électroniques - la mise à disposition d'un espace disque de 50 MO minimum par dossier

5 - Coût (non forfaitaire) de reproduction papier du dossier inclut : - la collecte et la livraison des originaux au siège de Maine-et-Loire Habitat - la copie et l'impression des pages du DCE - commande de reprographie papier des dossiers de Maine-et-Loire Habitat - Coût de numérisation d'un jeu de plans - la collecte des originaux - la numérisation des plans - l'envoi à Maine-et-Loire Habitat des plans numérisés - Coût de numérisation d un dossier divers - la collecte des originaux - la numérisation du dossier - l'envoi à Maine-et-Loire Habitat des plans numérisés - Coût de reproduction papier pour une reconsultation (suite à appel d offres infructueux) 4-2 Révision du prix Le prix est révisable en application de la formule suivante : ICHT-IME P=Po (0,15 + 0,85) ICHT-IME 0 P = prix révisé hors TVA Po = prix initial du marché hors TVA 0,15 = partie fixe 0,85 = partie variable ICHT-IME 0 = valeur de l'indice "coût horaire du travail Industries mécaniques et électriques" du mois d'établissement du prix Po ICHT-IME = valeur de l'indice "coût horaire du travail Industries mécaniques et électriques" pour le mois de révision Le mois d'établissement du prix est le mois précédent la date limite de remise des offres. ARTICLE VI PENALITES Une pénalité de 100 par jour calendaire de retard sera appliquée en cas de non respect des délais fixés aux articles 3.1 et 3.2. ARTICLE VII COMMANDE Toute commande passée dans le cadre de ce marché sera transmise sous forme écrite en portant les mentions nécessaires à l'identification de l'affaire.

6 En aucun cas, le prestataire ne pourra modifier des pièces du DCE à la demande d un maître d œuvre, d une entreprise ou plus généralement de toute personne morale ou physique autre que Maine-et-Loire Habitat et ses représentants. ARTICLE VIII FACTURATION La facturation comprend l'ensemble des prestations demandées par Maine-et-Loire Habitat. La facture établie après chaque opération est réglée par Maine-et-Loire Habitat dans un délai maximal de 30 jours après sa réception. En cas de retard, les intérêts moratoires sont dus de plein droit. ARTICLE IX RETENUE DE GARANTIE Il n est pas prévu de retenue de garantie au titre du présent marché. ARTICLE X RESILIATION Il sera fait application des articles 29 à 36 du Cahier des Clauses Administratives Générales applicable aux marchés publics de fournitures courantes et services, dans sa version de 2009.

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