Cahier des charges. Traduction de documents relatifs aux politiques et à l administration de l Union européenne en italien. (Procédure ouverte)

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1 COMMISSION EUROPÉENNE Direction générale de la traduction Direction S Stratégie de la traduction et multilinguisme Unité S.2 Traduction externe Cahier des charges Traduction de documents relatifs aux politiques et à l administration de l Union européenne en italien (Procédure ouverte) Référence: FL-GEN11 IT 1

2 1 INFORMATIONS CONCERNANT L APPEL D OFFRES Objet du marché et description des services à fournir Base juridique Valeur et nombre de contrats Définitions Attribution des travaux Format électronique Mémoire de traduction et autres logiciels Utilisation d outils basés sur le web et d autres technologies de l information Délai de livraison Exigences de qualité Exécution du contrat et évaluation Classement dynamique Facturation Résiliation du contrat-cadre MODALITÉS DE L APPEL D OFFRES Forme et contenu de l offre Offres communes Sous-traitance ÉVALUATION DES OFFRES Exclusion de soumissionnaires critères d exclusion Exclusion de la participation à la procédure de mise en concurrence Moyens de preuve Lieu d établissement Critères de sélection Statut et forme juridique du soumissionnaire Capacité économique et financière Capacité technique et professionnelle Critères d attribution Qualité du service Prix Attribution des contrats-cadres

3 1 INFORMATIONS CONCERNANT L APPEL D OFFRES 1.1 Objet du marché et description des services à fournir La Commission européenne, dénommée «la Commission», prévoit de conclure des contratscadres multiples relatifs à la traduction de documents traitant des politiques et de l administration de l Union. Les services à fournir dans le cadre du présent marché consistent principalement en des traductions révisées et relues mais aussi, éventuellement, en la révision et la relectureexpertise de textes déjà traduits et modifiés, ces modifications étant à traduire, à réviser, à relire et à insérer dans les documents existants. Les textes sources seront rédigés dans une des langues sources mentionnées ci-dessous. Leur longueur, degré d urgence et nature seront variables, les textes de nature administrative ou politique formant la majorité. Des échantillons de textes sources sont joints, pour information et analyse, à la documentation relative à l appel d offres, dont ils font partie intégrante. Étant donné que la plupart des traductions révisées et relues sont destinées à des réunions planifiées, à des publications et/ou concernent des procédures en cours, l accent sera mis sur: la qualité, le respect des délais de livraison, et le traitement confidentiel des services requis. Aux fins de l exécution du contrat, il pourra être demandé aux contractants d utiliser des outils spécifiques ou de travailler sur des formats qui sont d usage dans le secteur de la traduction. Il leur sera également demandé de faire preuve de toute la diligence nécessaire en ce qui concerne la cession légale des droits de propriété intellectuelle et industrielle. Des documents rédigés en allemand (DE), anglais (EN) et français (FR) devront être traduits en italien (IT). Les soumissionnaires peuvent présenter une offre pour une ou plusieurs combinaisons linguistiques (lots) et doivent faire une offre de prix séparée pour chacune. Chaque lot de l offre fera l objet d une évaluation distincte. Si plusieurs lots sont attribués au même soumissionnaire, un contrat unique regroupant l ensemble de ces lots sera passé. La Commission se réserve le droit d accepter les offres concernant certains des lots seulement. En plus de ces contrats-cadres relatifs à des documents concernant les politiques et l administration générales de l Union, la Commission a conclu des contrats-cadres portant sur une expertise spécifique (y compris dans les domaines juridique, technique et économicofinancier). Toutefois, la Commission souhaite sélectionner des prestataires de services de traduction hautement qualifiés, expérimentés et spécialisés, qui pourront assurer un service fiable. La participation au présent appel d offres est donc ouverte à des prestataires de services de traduction expérimentés, qu il s agisse de personnes physiques ou de sociétés (travaillant éventuellement avec des sous-traitants), et/ou à des groupements, quelle qu en soit la forme. 3

4 1.2 Base juridique La base juridique de la passation des marchés publics dans les institutions et organes de l Union européenne est constituée par les articles correspondants du règlement financier et de ses modalités d application («les modalités d application»), à savoir: le règlement financier règlement (CE, Euratom) n 1605/2002 du Conseil du 25 juin , première partie, titre V («Passation des marchés publics») (articles 88 à 107); les modalités d application règlement (CE, Euratom) n 2342/2002 de la Commission du 23 décembre , première partie, titre V («Passation des marchés publics») (articles 116 à 159); la jurisprudence, principalement du Tribunal dans les recours en matière de passation de marchés. 1.3 Valeur et nombre de contrats Le volume des travaux qui feront l objet des contrats-cadres est hautement imprévisible et ne peut être quantifié. En pratique, la demande varie d un mois à l autre en raison d événements qui ne peuvent être anticipés. Pour donner aux soumissionnaires une idée approximative du nombre de pages à traduire de chaque langue en italien, le tableau ci-dessous présente les chiffres de Ces chiffres ne constituent toutefois en aucune manière une garantie de charge de travail. Le nombre maximal de contrats à passer pour couvrir les besoins de la Commission est de 30 et est ventilé dans le tableau ci-dessous. Numéro du lot Traduction de la langue source en italien Nombre de pages externalisées en 2010 Nombre maximal de contrats à passer par la Commission 1 DE 500 environ 5 2 EN environ 15 3 FR environ Définitions Dans le contexte du présent appel d offres, on entend par: - «bon de commande», le document émis par le service ordonnateur du pouvoir adjudicateur concerné pour un travail spécifique et précisant la nature, le volume et le délai d exécution du travail à fournir, ainsi que la rémunération due. Le bon de commande peut également 1 JO L 248 du , p. 1; règlement modifié en dernier lieu par le règlement (UE, Euratom) n 1081/2010 du Parlement européen et du Conseil du 24 novembre 2010 (JO L 311 du , p. 9). Voir la version consolidée: 2 JO L 357 du , p. 1, modifié en dernier lieu par le règlement (CE, Euratom) n 478/2007 de la Commission du 23 avril 2007 (JO L 111 du , p. 13). Voir version consolidée: 4

5 comprendre une fiche de renseignements et toute autre instruction particulière concernant le formatage, l objet/la destination du texte à traduire, la livraison et l utilisation de logiciels de mémoire de traduction; - «contrat-cadre», un contrat conclu entre le pouvoir adjudicateur et un ou plusieurs opérateurs économiques ayant pour objet d établir les conditions régissant les contrats spécifiques ou les bons de commande à passer au cours d une période donnée, notamment en ce qui concerne les prix et, le cas échéant, les quantités envisagées. Par conséquent, les contrats-cadres n entraînent aucune obligation pour le pouvoir adjudicateur de confier aux contractants un volume de travail donné; - «contrat spécifique», un contrat émanant du service ordonnateur du pouvoir adjudicateur qui spécifie les détails d un travail particulier fondé sur un contrat-cadre signé au préalable, mais qui, par rapport au bon de commande, contient davantage d informations; - «mémoire de traduction (MT)», un référentiel de segments préalablement traduits avec les originaux correspondants. Une mémoire de traduction peut constituer une prestation à fournir aux fins du présent appel d offres; - «modification», la traduction et l insertion de changements au contenu d un texte déjà traduit, ainsi que leur révision/relecture-expertise. Une modification peut constituer une prestation à fournir aux fins du présent appel d offres; - «outil de TAO», un logiciel conçu pour accompagner et faciliter le processus de traduction (outils de mémoire de traduction et bases de données terminologiques, par exemple); - «page standard», une page de texte en langue source comptant caractères, espaces non comprises; - «personnel», les personnes chargées de l exécution du travail attribué en vertu du contrat, qu il s agisse de salariés ou de sous-traitants. En l absence de référence particulière ou spécifique aux traducteurs, aux réviseurs ou aux relecteurs-experts, toute référence faite au personnel concerne également les personnes assurant la gestion des travaux attribués en vertu du contrat et celles chargées du contrôle de qualité; - «pouvoir adjudicateur», la Commission ou ses services chargés du lancement de l appel d offres et de l attribution du contrat-cadre; - «prestataire de services de traduction», une personne ou un organisme fournissant des services de traduction. - «relecture-expertise» (ou «relire»), l examen d un texte cible pour vérifier son adéquation avec l objet convenu et son respect des conventions inhérentes au domaine précisé dans le bon de commande ou le contrat spécifique, ainsi que toute modification nécessaire à cet effet. Une relecture-expertise peut constituer une prestation à fournir aux fins du présent appel d offres; - «révision» (ou «réviser»), la comparaison systématique des textes original et cible avant livraison pour garantir que le texte cible rend l original de manière précise et cohérente, qu il répond aux exigences de qualité fixées dans le présent cahier des charges et que tout écart entre les textes source et cible a été éliminé. Par conséquent, la révision comprend toute modification nécessaire à cet effet. Une révision peut constituer une prestation à fournir aux fins du présent appel d offres; - «service ordonnateur», le service chargé de l émission des bons de commande et des contrats spécifiques et du traitement des factures correspondantes; 5

6 - «terminologie», les termes pertinents exprimant les concepts particuliers du domaine visé par le présent cahier des charges. - «texte cible» ou «texte traduit», le résultat du processus de traduction, de révision, de relecture-expertise et/ou de modification dans la langue cible précisée dans le contrat; - «texte source» ou «original», un texte rédigé dans une langue source à traduire dans la langue cible, à réviser et à relire ou à modifier; - «traduction assistée par ordinateur», la traduction d un texte à l aide d un logiciel de traduction assistée par ordinateur (TAO), ou d un texte qui a déjà été prétraité à l aide d un tel logiciel; - «traduire» ou «traduction», la transposition d un texte rédigé dans une langue source vers la langue cible précisée dans le contrat. Aux fins du présent contrat, toute utilisation du terme «traduction» pour désigner une prestation à fournir doit être comprise comme s appliquant à une traduction révisée et relue d un texte source ou d un original; - «travail», un service complet à fournir au pouvoir adjudicateur; 1.5 Attribution des travaux Des contrats-cadres multiples seront signés. Pour chaque lot, les contractants seront classés sur une liste établie par ordre décroissant sur la base des critères d attribution. Cet ordre est celui dans lequel les travaux seront attribués (si le contractant placé en tête n est pas en mesure de s acquitter du travail, ou en l absence de réponse de sa part, le service ordonnateur peut faire appel au contractant placé en deuxième position, et ainsi de suite). Pour accélérer la procédure d attribution des travaux, ceux-ci seront proposés simultanément à l ensemble des contractants du lot par l intermédiaire du portail web extra et attribués automatiquement au contractant le mieux classé indiquant qu il est disponible pour exécuter le travail en question. À l expiration du délai de publication d un travail donné, un bon de commande ou un contrat spécifique sera automatiquement délivré au contractant le mieux classé qui a indiqué sa disponibilité pour effectuer ledit travail. Le contractant qui indique, sur le portail extra, sa disponibilité pour un travail donné accepte automatiquement le bon de commande ou le contrat spécifique émis pour ce travail. Dans des cas exceptionnels, lorsqu est externalisé un document particulier faisant suite à un texte précédemment traduit par un contractant donné, la Commission, pour garantir un haut niveau de qualité et par souci de cohérence, se réserve le droit de l attribuer au même contractant, quel que soit son classement, si la traduction initiale a requis un niveau élevé de spécialisation, des recherches importantes, une familiarisation avec le domaine et d autres efforts. 1.6 Format électronique Le service ordonnateur chargera le texte source sur le portail web extra de la direction générale de la traduction (DGT), soit au format de traitement de texte utilisé par celle-ci ou (après le prétraitement correspondant) dans un fichier comprimé contenant le texte source et les mémoires de traduction associées, soit dans un format de localisation tel que XLIFF comportant à la fois le texte source et les correspondances de traduction obtenues à partir des mémoires internes de la DGT. Actuellement, la plupart des documents sont générés à l aide 6

7 de la suite MS Office et livrés au format.doc; certains sont toutefois transmis au format.xls ou.ppt. D autres applications bureautiques pourraient être introduites en temps opportun, ce qui pourrait se traduire par l utilisation généralisée d autres formats de documents tels que Open Document. Certains documents pourraient devoir être traités aux formats.html ou.xml ou dans d autres formats courants. Une fois achevés, les travaux seront renvoyés au service ordonnateur dans leur format d origine. En tout état de cause, les fichiers doivent être traités dans le strict respect des instructions données par le service ordonnateur afin de garantir qu ils peuvent être validés au regard des spécifications du format requis, qu ils peuvent être soumis à un contrôle de qualité et qu aucun travail de reformatage n est nécessaire sur la traduction finale. En cas d indisponibilité temporaire du portail web extra, les travaux à fournir doivent être envoyés par courrier électronique à l adresse indiquée dans le bon de commande ou le contrat spécifique. 1.7 Mémoire de traduction et autres logiciels Les contractants pourraient devoir a) travailler sur des textes qui ont été prétraités par le pouvoir adjudicateur ou, en général, sur des travaux qui sont livrés dans un fichier comprimé contenant le texte source et la mémoire de traduction, ou qui sont livrés dans un format de localisation tel que XLIFF (ou tout autre format de localisation accepté comme une norme du secteur) comportant à la fois le texte source et les correspondances de traduction obtenues à partir des mémoires internes de la DGT, et utiliser pour cela des outils de traduction assistée par ordinateur ou des éditeurs capables de gérer de tels formats; b) utiliser, pour le traitement de leurs travaux, les mémoires de traduction fournies par le service ordonnateur et livrer, en même temps que la traduction, un fichier d exportation avec la mémoire de traduction locale contenant uniquement les phrases présentes dans le document source et leur traduction; le format doit être celui spécifié dans le bon de commande ou le contrat spécifique (TMX 1.4b et versions ultérieures, ou tout autre format de mémoire de traduction accepté comme une norme du secteur). L utilisation de logiciels d assurance de la qualité est fortement recommandée. 1.8 Utilisation d outils basés sur le web et d autres technologies de l information Les contractants ayant l intention d utiliser des outils basés sur le web et toute autre technologie de l information pour exécuter le contrat doivent garantir qu ils respectent rigoureusement les conditions du présent appel d offres, en particulier les articles II.4 et II.10 du projet de contrat-cadre. 3 Cette situation évoluera au cours de la période de validité des contrats-cadres résultant du présent appel d offres. La Commission envisage de passer progressivement à Office 2010 à partir de janvier Les contractants sont censés ne ménager aucun effort pour s adapter à cette évolution dans un délai raisonnable. 7

8 1.9 Délai de livraison Conformément à l article I.4.5 du contrat-cadre, la livraison aura lieu à 9 h 00 (du matin) au plus tard le jour du délai tel qu il est indiqué sur le bon de commande ou le contrat spécifique émis pour le travail concerné (sauf indication contraire sur le bon de commande ou le contrat spécifique). L acceptation du travail implique l acceptation du délai stipulé et l obligation de le respecter. Il incombera au contractant d assurer la livraison dans les formes et les délais voulus. Tout retard de livraison éventuel résultant d un cas de force majeure devra être dûment signalé au service ordonnateur vingt-quatre heures au moins avant l expiration du délai de livraison. Sauf en cas de force majeure (voir l article II.11 du projet de contrat-cadre), tout retard de livraison entraînera de plein droit la perception de dommages-intérêts calculés à raison de 10 % du montant total exigé pour le document concerné par jour de retard. Une livraison après 9 h 00 le jour du délai sera prise en compte dans l évaluation aux fins du classement dynamique. Sauf en cas de force majeure, le défaut de livraison peut entraîner la résiliation du contrat Exigences de qualité Les traductions livrées doivent être d une qualité permettant leur utilisation telles quelles, sans que le pouvoir adjudicateur doive les réviser, les relire ou les corriger. À cet effet, le contractant procédera à la révision et à la relecture-expertise approfondies de la traduction dans sa totalité (voir les définitions au point 1.4). Les contractants doivent, entre autres, vérifier les éléments suivants: le texte cible livré est complet (les omissions et les ajouts ne sont pas autorisés); le texte cible traduit le texte source de manière fidèle, précise et cohérente; les références à des documents déjà publiés ont été vérifiées et sont citées correctement; la terminologie et le vocabulaire utilisés sont cohérents dans tout le texte et correspondent aux documents de référence pertinents; la clarté et le registre du texte cible ont fait l objet d une attention suffisante; le texte cible est exempt d erreurs sur le plan de la syntaxe, de l orthographe, de la ponctuation ou de la typographie et de toute autre erreur grammaticale; le formatage de l original a été conservé (y compris, le cas échéant, les codes et balises); toute instruction particulière éventuellement donnée par le service ordonnateur a été prise en compte ; et le délai convenu est scrupuleusement respecté. Des ressources de traduction destinées à aider les traducteurs, réviseurs et relecteurs-experts à fournir des services de qualité sont publiquement disponibles à l adresse 8

9 Les remarques du traducteur, du réviseur ou du relecteur-expert à propos de la terminologie, du contenu du texte source ou de toute autre question de traduction apparue en cours de travail sont les bienvenues. Elles seront transmises dans un fichier séparé accompagnant le texte cible, par l intermédiaire du portail web extra Exécution du contrat et évaluation Les traductions reçues des contractants seront soumises, par le pouvoir adjudicateur, à une évaluation de leur conformité au regard du contrat. La traduction fait l objet d une acceptation formelle après l évaluation. Toutefois, si une traduction est renvoyée pour être améliorée ou si des vérifications supplémentaires sont nécessaires, l acceptation formelle de la traduction sera suspendue. Les informations relatives à cette évaluation comprenant, au besoin, des observations sur la traduction destinées aux contractants seront disponibles sur le portail web extra. Les contractants tiendront compte de ces observations pour leurs travaux ultérieurs. Les textes cibles livrés par les contractants seront évalués sur la base de la grille suivante: Document n : DG/2011/ Langue source/langue cible: LS LC N id. contractant: Produit: TRA N de commande: 2011/. Sous-lot: 0-0 Date de transmission: Délai: Date de livraison: Pages: 00 Conformité avec les exigences techniques (O/N) Langue correcte? OUI/NON Travail achevé? Instructions particulières respectées Dans le format spécifié? Formatage ok? OUI/NON OUI/NON OUI/NON OUI/NON Qualité intrinsèque du produit Degré de gravité Degré de gravité Type d erreur Code Faible Élevé* Type d erreur Code Faible Élevé Erreur de traduct SENS 0 0 Clarté et/ou registre CL 0 0 Omission OM 0 0 Grammaire GR 0 0 Usage incorrect o TERM 0 0 Ponctuation PT 0 0 inconséquent de la terminologie Documents de ré non utilisés RD 0 0 Orthographe SP 0 0 * Une erreur dont le degré de gravité est «élevé» est une erreur qui compromet gravement l utilisation de la traduction. ÉVALUATION GÉNÉRALE Les textes livrés qui seront jugés non conformes aux exigences techniques et de qualité énoncées ci-dessus pourront être retournés au contractant pour être améliorés. De surcroît, la Commission se réserve le droit de réduire le paiement relatif aux travaux concernés en proportion de la partie inutilisable de la traduction, voire de refuser le paiement si la traduction livrée est totalement inutilisable. 9

10 En outre, sans préjudice d autres mesures administratives ou contractuelles, le non-respect des obligations contractuelles peut également entraîner la résiliation du contrat. Si des vérifications supplémentaires sont nécessaires, le pouvoir adjudicateur doit en informer le contractant dans un délai de vingt jours calendrier à compter du délai indiqué sur le bon de commande ou dans le contrat spécifique. Pendant tout le temps nécessaire aux vérifications supplémentaires, le contrat relatif au lot concerné sera suspendu pour un maximum de quarante-cinq jours calendrier dans l attente d une décision définitive sur la suite à y donner. La Commission fournira des éléments prouvant la qualité insatisfaisante du service de traduction fourni Classement dynamique Pendant l exécution du contrat, la composante «qualité» du rapport qualité/prix sera actualisée pour prendre en considération la qualité réellement fournie. Le rapport qualité/prix sera recalculé le premier jour de chaque mois à partir de la note «qualité» initiale découlant de la procédure d attribution des contrats-cadres décrite au point 3.5 ou à partir de la note «qualité» du mois précédent. La composante «qualité» de la formule d attribution sera actualisée comme suit: Q = [(1-a) x Qi] + (a x 10Qm) où Qi = la note «qualité» initiale reçue lors de la procédure d attribution ou la note «qualité» du mois précédent Qm = la note moyenne des traductions évaluées le mois précédent a = un facteur de pondération dépendant du nombre de traductions effectuées au cours du mois précédent (Y) et a = 0,5 (si Y > 4) a = 0,125 x Y (si Y est inférieur ou égal à 4) Les traductions seront notées sur une échelle de 10 points comme suit: «Très bon» 10/10, «Bon» 8/10, «Médiocre» 6/10, «Insuffisant» 4/10 et «Inacceptable» 0/10. Ledit classement peut également être adapté en cours de mois à la suite de la suspension, de la résiliation ou de la réactivation de contrats. La persistance de problèmes de qualité et/ou de notes «qualité» actualisées inférieures à la note minimale d attribution de 70/100 peut entraîner un déclassement supplémentaire du contractant («malus») ou la résiliation du contrat Facturation Le contractant transmet au service ordonnateur compétent des factures correspondant aux montants concernés. Ces factures comportent les éléments suivants: la mention «facture», assortie d un numéro; 10

11 les coordonnées complètes du contractant (nom, adresse et numéro de TVA pour les achats intracommunautaires. Le numéro de TVA n est pas exigé dans le cas des contractants bénéficiant d une franchise dite de «petite entreprise» ou d une autre exonération n ouvrant pas de droit à la déduction de la TVA en amont); la date (la date de la facture doit être identique ou postérieure à la date de livraison de la traduction indiquée sur les bons de commande ou dans les contrats spécifiques); le nom et l adresse du service ordonnateur, tels qu ils figurent sur les bons de commande ou dans les contrats spécifiques; une référence au contrat-cadre; les numéros des bons de commande ou du contrat spécifique concernés; le type de prestation (traduction, révision, relecture-expertise ou modification); le nombre de pages standard, le prix par page standard et le prix total; le montant de la TVA (s il y a lieu); le motif d exonération de la TVA (s il y a lieu); le montant total dû; le nom et l adresse complets de l établissement bancaire dans le pays de résidence et le numéro du compte sur lequel le paiement doit être effectué. Les factures et documents justificatifs seront tous vérifiés par le service ordonnateur compétent. Sans préjudice du système de facturation actuel, d autres règles de facturation pourront être introduites durant l exécution du contrat. Les contractants devront s y conformer. Le service ordonnateur pourra suspendre le paiement à tout moment, dans les quarante-cinq jours calendrier suivant la réception de la facture, dans les cas suivants: si le travail n a pas été livré; si la livraison n a pas été acceptée conformément à l article I.4.5 du projet de contrat-cadre; si des documents justificatifs font défaut ou si les documents justificatifs nécessaires (exonération de TVA, p. ex.) n ont pas été produits; si la facture n est pas correctement établie et ne respecte par conséquent pas les dispositions du point 1.13 du présent cahier des charges; si le service ordonnateur doit procéder à des vérifications supplémentaires (p. ex. dans le cas de divergences entre la facture et le bon de commande). Le délai de paiement recommence à courir à partir de la date d enregistrement de la nouvelle facture correctement établie et de l acceptation des travaux par le pouvoir adjudicateur. 11

12 1.14 Résiliation du contrat-cadre La Commission se réserve le droit de résilier les contrats-cadres pour un ou plusieurs lots si le contractant est en défaut grave d exécution de ses obligations contractuelles ou s il a commis des erreurs substantielles ou usé de fraude. 2 MODALITÉS DE L APPEL D OFFRES 2.1 Forme et contenu de l offre L offre doit être établie conformément aux dispositions de l ensemble des documents relatifs au présent appel d offres, dont l invitation à soumissionner. Elle doit être présentée au moyen du «formulaire de soumission de l offre», auquel seront joints tous les documents et justificatifs requis. L offre doit être rédigée de manière précise et concise. Elle indiquera clairement que le soumissionnaire peut remplir les exigences du présent cahier des charges et exécuter les travaux conformément aux conditions stipulées. L offre doit également comprendre tous les renseignements dont le pouvoir adjudicateur a besoin pour pouvoir l analyser sur la base des critères définis ci-dessous. Tout document dont la production est obligatoire pour attester le statut et les qualifications du soumissionnaire doit être fourni. Le soumissionnaire fournissant des documents et/ou des certificats rédigés dans une langue qui n est pas une des langues officielles de l Union doit fournir une traduction desdits documents dans une des langues officielles. 2.2 Offres communes Il y a offre commune lorsqu une offre est présentée par un groupe de soumissionnaires. S ils remportent le marché, les soumissionnaires formant le groupe sont tous tenus au même titre, à l égard du pouvoir adjudicateur, de fournir la prestation requise. Dans une offre commune, tous les membres du groupe sont solidairement responsables envers le pouvoir adjudicateur; par conséquent, il ne sera tenu compte d aucune clause prévoyant, par exemple, que «l un des partenaires de l offre commune sera responsable d une partie du contrat et un autre du reste» ou que «plusieurs contrats devront être signés si l offre commune est retenue». Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de rejeter de telles offres sans poursuivre leur évaluation, pour cause de non-respect du cahier des charges. Les groupes ne sont pas tenus d adopter une forme juridique déterminée pour pouvoir présenter une offre, ni de signer le contrat-cadre dans le cas d une attribution. Toutefois, les groupes de soumissionnaires doivent mandater un de leurs membres pour signer l offre, et le contrat-cadre (si le marché leur est attribué), et pour coordonner, par exemple, la réception et le traitement des paiements au nom du groupe. À cet effet, ils doivent joindre une procuration à leur offre. Cette procuration, dûment signée et accompagnant l offre, vaut également pour la signature du contrat-cadre. 12

13 2.3 Sous-traitance La sous-traitance est admise, bien que les raisons justifiant qu il y soit recouru doivent être précisées dans l offre. Toute personne free-lance et indépendante contribuant à la prestation des services prévus dans le cadre du présent marché doit être considérée comme sous-traitant et est, de ce fait, soumise à l ensemble des dispositions du présent cahier des charges ainsi qu à celles du contrat-cadre, en particulier à celles des articles I.9, I.10 et II.20. Les contractants doivent donc fournir, pour chaque travail, l annexe A2 du contrat-cadre dûment signée. Le contractant demeure entièrement responsable de l exécution de l ensemble du contrat envers le pouvoir adjudicateur. Le pouvoir adjudicateur n a aucun lien juridique direct avec ce ou ces sous-traitants. Par conséquent: le pouvoir adjudicateur traitera les questions contractuelles (les paiements, par exemple) avec le contractant exclusivement, même si les tâches concernées sont soustraitées; le contractant ne peut en aucun cas se soustraire à sa responsabilité envers le pouvoir adjudicateur en invoquant une faute commise par le sous-traitant. 3 ÉVALUATION DES OFFRES L évaluation se fondera sur les renseignements fournis dans les offres; celles-ci seront évaluées par étapes: la première étape consiste à vérifier si, au regard de critères dits d «exclusion», les soumissionnaires peuvent participer à la procédure de mise en concurrence et, si leur offre est retenue, se voir attribuer le marché; la deuxième vise à valider le respect des critères de «sélection», à savoir la capacité technique, professionnelle, économique et financière des soumissionnaires retenus à l issue de la phase d exclusion; la troisième consiste à évaluer, à l aide des critères d «attribution», les offres techniques et financières de tous les soumissionnaires ayant passé avec succès les deux premières étapes (exclusion et sélection) et à établir un classement. La dernière étape consiste en l attribution des contrats-cadres disponibles pour chaque lot aux soumissionnaires ayant franchi l ensemble des étapes précédentes et proposé les offres économiquement les plus avantageuses. 3.1 Exclusion de soumissionnaires critères d exclusion Exclusion de la participation à la procédure de mise en concurrence Conformément aux articles 93 et 94 du règlement financier, seront exclus de la participation les soumissionnaires: 13

14 a) qui sont en état ou qui font l objet d une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d activité, ou sont dans toute situation analogue résultant d une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales; b) qui ont fait l objet d une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle; c) qui, en matière professionnelle, ont commis une faute grave constatée par tout moyen que le pouvoir adjudicateur peut justifier; d) qui n ont pas rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts 4 selon les dispositions légales du pays où ils sont établis, celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s exécuter; e) qui ont fait l objet d un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l Union; f) qui font l objet d une sanction administrative pour s être rendus coupables de fausses déclarations lors de la communication des renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur pour leur participation au marché, pour n avoir pas fourni ces renseignements ou pour avoir été déclarés en défaut grave d exécution en raison du non-respect de leurs obligations dans le cadre de marchés financés par le budget de l Union. Seront exclus de l attribution du marché les soumissionnaires: a) qui se trouvent en situation de conflit d intérêts; b) qui se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur ou n ont pas fourni tous les renseignements demandés Moyens de preuve Le soumissionnaire doit fournir, dûment complétée, datée et signée, la déclaration sur l honneur figurant dans le formulaire de soumission, mentionnant qu il ne se trouve dans aucune des situations d exclusion visées aux articles 93 et 94 du règlement financier et joindre les moyens de preuve requis. Le pouvoir adjudicateur accepte comme preuve suffisante que le soumissionnaire ne se trouve pas dans un des cas mentionnés au point a), b) ou e), un extrait récent du casier judiciaire ou, à défaut, un document équivalent délivré récemment par une autorité judiciaire ou administrative du pays d origine ou de provenance, dont il résulte qu il est satisfait à ces exigences. Le pouvoir adjudicateur accepte comme preuve suffisante que le soumissionnaire ne se trouve pas dans le cas mentionné au point d), un certificat récent délivré par les autorités compétentes de l État membre concerné. 4 Par «impôts», on entend tous les impôts directs et indirects (y compris la TVA, par exemple). 14

15 Lorsqu un tel document ou certificat n est pas délivré par le pays concerné, et uniquement en pareil cas, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou solennelle faite par l intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays d origine ou de provenance. Dans le cas d offres communes présentées par des groupes ou consortiums de soumissionnaires, les critères d exclusion s appliqueront tant au groupe qu à chacun de ses membres. En conséquence, chaque partie fournira le formulaire signé et les moyens de preuve y afférents. Afin d accélérer la procédure d évaluation et d attribution des marchés, tous les moyens de preuve requis doivent être joints à la déclaration sur l honneur dûment signée qui se trouve dans le formulaire de soumission et qui est à joindre à l offre. En cas de nonrespect de ces instructions, le soumissionnaire pourra être exclu de la procédure. 3.2 Lieu d établissement Le soumissionnaire doit être ressortissant d un des États membres de l Union européenne ou avoir son siège social ou son domicile dans un État membre de l Union ou de l Espace économique européen ou dans un autre pays ayant conclu un accord sur les marchés publics pour la même catégorie de services avec l Union, et en fournir la preuve conformément à sa législation nationale. Par conséquent, les ressortissants de l Union établis dans des pays non membres peuvent également soumissionner. Toute personne participant à l appel d offres sera tenue de fournir une preuve de sa nationalité. 3.3 Critères de sélection Les soumissionnaires seront sélectionnés sur la base des critères énoncés ci-après. Dans le cas d offres communes, les critères de sélection relatifs au statut et à la forme juridique (voir le point 3.3.1) seront évalués pour chaque partie individuellement, la capacité économique, financière, technique et professionnelle (voir les points et 3.3.3) étant évaluée pour le groupe dans son ensemble, ou avec les sous-traitants, le cas échéant Statut et forme juridique du soumissionnaire Le soumissionnaire doit indiquer son statut juridique et en fournir les preuves appropriées (par exemple, un numéro de TVA ou un numéro d immatriculation à un registre du commerce ou à un registre professionnel, une copie des actes de fondation ou de constitution en société, etc.). Il doit indiquer les nom et fonction de la ou des personnes habilitées à représenter la partie soumissionnaire (ou les parties soumissionnaires, dans le cas d une offre commune) et à signer le contrat-cadre si l offre est retenue, et fournir les éléments de preuve adéquats. Toute personne participant à l appel d offres et non assujettie à la TVA pour la prestation des services visés par le présent marché doit indiquer les raisons motivant son exonération et en fournir les preuves (voir point 1.3 annexe 1 formulaire de soumission de l offre). 15

16 3.3.2 Capacité économique et financière Chaque soumissionnaire doit fournir la preuve de sa capacité économique et financière au moyen d un ou de plusieurs des documents suivants: a) une déclaration appropriée de banques ou la preuve d une assurance des risques professionnels; b) un tableau synoptique de la capacité économique et financière comprenant un extrait des comptes annuels de la personne morale concernée (bilan, compte de profits et pertes, annexe et observations du contrôleur légal des comptes, le cas échéant) des deux derniers exercices (point du formulaire de soumission de l offre); c) une déclaration concernant le chiffre d affaires global et celui relatif aux services auxquels se réfère le présent appel d offres pour les trois derniers exercices (point du formulaire de soumission de l offre) Capacité technique et professionnelle Le soumissionnaire doit fournir la preuve qu il possède la capacité technique et professionnelle nécessaire pour accomplir les services exigés/demandés au titre du contrat conformément aux critères de qualité établis dans ce dernier. a) Matériel et équipement techniques Pour pouvoir participer à l appel d offres FL-GEN11 IT, le soumissionnaire doit au moins disposer de la capacité technique suivante: a) pouvoir enregistrer son offre par voie électronique ( et pouvoir recevoir et transmettre des fichiers électroniques par courrier électronique ou par le portail web extra de la direction générale de la traduction; b) pouvoir lire, modifier, sauvegarder et livrer des fichiers générés avec la suite Microsoft Office 2003 et des versions ultérieures de Microsoft Office, sans en modifier le formatage; c) pouvoir travailler sur des mémoires de traduction envoyées par le pouvoir adjudicateur et/ou fournir la mémoire de traduction en même temps que la traduction, ou pouvoir travailler sur des fichiers comprimés ou des formats de localisation, comme cela est expliqué au point 1.7 du présent cahier des charges; d) pouvoir garantir une sauvegarde adéquate des traductions pendant et après l exécution du contrat. Pour faire partie de la sélection, il est donc nécessaire de disposer d outils de traduction assistée par ordinateur (TAO) capables de traiter Office 2003, Office 2007 et les versions ultérieures de Microsoft Office, d outils de TAO capables de traiter le format Open Document (version 1.2 et versions futures) et capables d importer et d exporter des mémoires de traduction TMX (TMX 1.4b et versions futures) et d outils de TAO ou d éditeurs capables de traiter le format XLIFF (version 1.2 et versions futures). 16

17 Pour être sélectionné, le soumissionnaire doit par conséquent fournir toute information utile dans le formulaire de soumission joint au présent cahier des charges, qui indique les exigences techniques minimales imposées à cet égard. L offre d un soumissionnaire répondant par la négative à l une des exigences obligatoires ne sera pas retenue. b) Qualifications du soumissionnaire et des membres de son personnel chargés de l exécution du contrat Le soumissionnaire doit être soit un traducteur, un réviseur ou un relecteur-expert expérimenté capable de réaliser lui-même le travail de traduction ainsi que le contrôle de qualité requis avant la livraison dans la ou les combinaisons linguistiques faisant l objet de l offre, soit une personne morale dotée du personnel expérimenté et disponible pour effectuer ledit travail. Si le soumissionnaire est une personne physique travaillant seule, il doit posséder les titres d études et l expérience professionnelle requis pour la ou les combinaisons linguistiques faisant l objet de l offre tel qu indiqué ci-dessous et en fournir les preuves. Si le soumissionnaire est une personne morale faisant appel à du personnel interne et/ou externe pour exécuter le contrat, il doit fournir les justificatifs des titres d études et de l expérience professionnelle requis pour le personnel chargé du contrôle de qualité dans la ou les combinaisons linguistiques faisant l objet de l offre. Si le personnel chargé du contrôle de qualité est déjà employé par le soumissionnaire au moment de la mise en concurrence, le contrat de travail doit être accompagné des justificatifs des qualifications et de l expérience utiles. Si un contrat (de sous-traitance) doit être passé à l attribution du marché, le soumissionnaire doit fournir la preuve des qualifications et de l expérience appropriées de la ou des personnes qu il va employer (dans le cadre de contrat), de même qu une copie du projet de contrat qu il compte conclure avec ces personnes. Ce projet de contrat doit faire explicitement référence aux conditions du présent appel d offres, et notamment aux articles I.9 et II.10 du projet de contrat-cadre. Le soumissionnaire devra présenter la preuve de la conclusion du contrat avec le personnel qui n est pas encore salarié ou sous contrat (de sous-traitance) au moment de la mise en concurrence après la communication de l attribution du marché, mais avant la signature du contrat-cadre avec le pouvoir adjudicateur. Pendant l exécution du contrat, les contractants doivent informer le pouvoir adjudicateur de toute modification intervenue dans la composition du personnel chargé du contrôle de qualité pour une combinaison de langue donnée et s assurer que le personnel de remplacement ou supplémentaire, qu il soit salarié ou sous contrat (de sous-traitance), possède les qualifications minimales précisées ci-dessous. En principe, tous les autres membres du personnel ou sous-traitants devant exécuter le contrat doivent avoir la même expérience ou les mêmes qualifications minimales. Les contractants doivent veiller à ce que l ensemble du personnel intervenant dans le travail de traduction au titre du présent marché possède l expérience et les qualifications minimales requises. Ils doivent pouvoir en fournir la preuve si la Commission le leur demande. 17

18 Aux fins du présent appel d offres, le personnel et les soumissionnaires travaillant seuls doivent, pour accomplir des tâches de traduction, de révision et/ou de relecture-expertise et le contrôle de qualité dans la ou les combinaisons linguistiques proposées, posséder au minimum les qualifications suivantes: Langues sources Profil 1 Profil 2 Profil 3 DE, EN, FR Diplôme universitaire en traduction ou master en traduction 2 années complètes d expérience en traduction dans la combinaison linguistique concernée (ou pages standard) Tout autre diplôme universitaire 3 années complètes d expérience en traduction dans la combinaison linguistique concernée (ou pages standard) Aucun diplôme d études supérieures 5 années complètes d expérience en traduction dans la combinaison linguistique concernée (ou pages standard) La moitié au moins de l expérience en traduction indiquée (ou une partie au moins des études ou de la formation) doit avoir été acquise dans le domaine des affaires européennes ou de l administration publique, ou dans le contexte de services de traduction fournis à des administrations et organes publics locaux, nationaux ou internationaux. Au vu de ce qui précède, le soumissionnaire doit compléter la section du formulaire de soumission de l offre et joindre les justificatifs requis pour chaque personne chargée du contrôle de qualité dans chaque combinaison linguistique faisant l objet d une offre. Le pouvoir adjudicateur acceptera comme preuve des titres d études et de l expérience professionnelle requis les documents suivants: Titre d études ou expérience professionnelle requis Diplôme universitaire en traduction ou master en traduction Preuves d une expérience dans le domaine des affaires européennes ou de l administration publique Preuves d une expérience en traduction/révision/relectureexpertise dans la combinaison linguistique concernée Exemples de preuves acceptées Copie du diplôme ou du titre de master obtenu Copie des diplômes ou titres correspondants, preuves de la traduction dans ce domaine Lettres de recommandation de clients, factures, couvertures de livres, contrats indiquant clairement le sujet, la combinaison linguistique et le nombre de pages ou spécimens de traductions effectuées par le soumissionnaire Remarques Le texte source et le texte cible doivent être indiqués 18

19 Les déclarations personnelles ou preuves n émanant pas de tiers ne peuvent être et ne seront pas admises en tant que pièces justificatives. Les lettres de recommandation doivent être fournies par des personnes directement concernées par une relation de client à prestataire de services de traduction. L expérience en traduction indiquée en «mots» ou «lignes» dans les contrats ou lettres de recommandation doit être convertie en «pages standard» comme suit: 250 mots équivalent à une page standard; 25 lignes correspondent à une page standard; une année d expérience en tant que traducteur, réviseur ou relecteur-expert employé doit être comptée comme l équivalent de pages standard. Dans le cas d offres communes présentées par des groupes ou consortiums de soumissionnaires ou de sous-traitance, ce critère de sélection s appliquera au groupe dans son ensemble ou au soumissionnaire et à ses sous-traitants. Tous les moyens de preuve requis doivent être joints à l offre. Les offres qui ne comprendront pas les éléments de preuve requis ne seront pas retenues. 3.4 Critères d attribution Les offres des soumissionnaires sélectionnés sur la base des critères de sélection ci-dessus seront évaluées en fonction des critères d attribution énoncés ci-dessous Qualité du service La qualité du service proposé sera évaluée au regard de l offre technique présentée par le soumissionnaire. Cette offre technique devra détailler les mesures d assurance de la qualité et de confidentialité mises en place par le soumissionnaire pour tous les lots pour lesquels il est fait offre, et fournir la preuve que celui-ci a compris les tâches relatives à la traduction de documents de l Union pour chacune des combinaisons linguistiques pour lesquelles une offre est présentée. Afin de présenter son offre, le soumissionnaire doit par conséquent consulter les documents témoins 1 et 2 fournis avec les documents de l appel d offres pour chaque combinaison linguistique pour laquelle il compte présenter une offre. Les offres des soumissionnaires consisteront donc en un maximum de 8 pages standard comportant les éléments suivants: a) une description des procédures d assurance de la qualité du soumissionnaire, spécialement conçues pour respecter les exigences du présent cahier des charges; cette description doit aussi porter sur les procédures qui sont en place pour assurer le respect continu de la confidentialité requise à l article II.4 du contrat-cadre, notamment si le contractant compte faire appel à des ressources externes, tant humaines que techniques, pour exécuter le contrat (procédures de contrôle et d assurance de la qualité, y compris mesures de confidentialité, 4 19

20 pages standard au maximum, les pages dépassant cette longueur ne seront pas prises en considération); b) une analyse des questions qui pourraient surgir lors de la traduction du document témoin n 1 dans la langue cible (2 pages standard au maximum, les pages dépassant cette longueur ne seront pas prises en considération); c) les observations du soumissionnaire sur la traduction figurant dans le document témoin n 2, y compris d éventuelles questions de traduction, ainsi que des suggestions d amélioration et leur justification (2 pages standard au maximum, les pages dépassant cette longueur ne seront pas prises en considération). Pour les éléments des points b) et c), il doit être tenu compte de l ensemble des exigences du présent cahier des charges. Les soumissionnaires présentant une offre pour plus d un lot (soit pour plus d une combinaison linguistique) ne doivent fournir la description visée au point a) qu une seule fois. Les soumissionnaires qui ne fournissent pas cette description seront automatiquement exclus de la procédure d attribution pour l ensemble des lots pour lesquels ils ont présenté une offre. Les éléments figurant aux points b) et c) doivent être fournis pour chaque lot (soit pour chaque combinaison linguistique) pour lequel une offre est présentée. Les soumissionnaires qui ne fournissent pas ces deux éléments seront automatiquement exclus de la procédure d attribution pour le lot concerné. Il est rappelé aux soumissionnaires que l offre technique contenant les renseignements cidessus sera jointe au contrat-cadre conclu et sera dès lors contraignante pour le contractant pour ce qui est des mesures de confidentialité, des niveaux de qualité et de l expertise proposée. Toute inobservation des méthodes décrites et du niveau de qualité proposé, constatée par le service ordonnateur dans les services de traduction fournis et non dûment justifiée par le contractant, pourra être considérée comme un défaut d exécution du contrat et entraîner la résiliation de celui-ci. La qualité des différentes composantes de l offre technique sera notée comme suit: a) exigences de qualité et procédures de contrôle, y compris les mesures de confidentialité (40 points au maximum); b) analyse du document témoin n 1 (30 points au maximum); c) observations sur la traduction fournie comme document témoin n 2 (30 points au maximum). Toute offre obtenant moins de 70/100 ou moins de 50 % pour un critère donné sera exclue. Dans le rapport qualité/prix, la qualité (Q) intervient à concurrence de 70 % Prix Le prix de référence est le prix indiqué par le soumissionnaire pour la traduction d une page standard de caractères (espaces non comprises). Il inclut tous les frais liés à l exécution 20