Bids must be received at the address by the time and date indicated on the cover page of the RFP document

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1 Bids must be received at the address by the time and date indicated on the cover page of the RFP document Q# Resource Qualifications The deployed Principal Analyst Resource must demonstrate the following Minimum Qualifications: Previous scanning experience similar or relevant to Horizons' requirement for services as described in section 6.3 in the areas of society, technology, environment, economy, policy/governance and/or values/ethics change in Canada and around the world equivalent to 75 points, based on the scoring factors (i through v) set out above. We respectfully request that the Crown please confirm that scoring criteria for Principal Analysts in Stream #1 (Scanning Services) are only based on four factors (i through iv), as opposed to the noted five factors (i through v), whereas Stream #2 (Foresight Services) is accurately noted to be based on five factors (i through v) (Page 28). Principal Analysts presented for Stream # 1 are required to achieve a minimum of 75 points out of a possible 145, where Principal Analysts presented for Stream #2 are required to achieve a minimum of 75 points out of a possible 165. Would the Crown consider adjusting the minimum scoring points for a Principal Analyst in Stream #1 to 65 points to stay consistent with the lesser number of scoring factors available? A#1 You are correct, there are four factors for Scanning Services and 5 for Foresight Services. We will not adjust the scoring points in the RFSO, as this will unduly lengthen the process, however we will prorate the scoring identically for all applicants. Q# Resource Qualifications The deployed Research Analyst Resource must demonstrate the following Minimum Qualifications: Previous scanning experience similar or relevant to Horizons' requirement for services as described in section 6.3 in the areas of society, technology, environment, economy, 1

2 policy/governance and/or values/ethics change in Canada and around the world equivalent to 40 points, based on the scoring factors (i through v) set out above. We respectfully request that the Crown please confirm that scoring criteria for Research Analysts in Stream #1 (Scanning Services) are only based on four factors (i through iv), as opposed to the noted five factors (i through v), whereas Stream #2 (Foresight Services) is accurately noted to be based on five factors (i through v) (Page 29). Research Analysts presented for Stream # 1 are required to achieve a minimum of 40 points out of a possible 145, where Research Analysts presented for Stream #2 are required to achieve a minimum of 40 points out of a possible 165. Would the Crown consider adjusting the minimum scoring points for a Research Analyst in Stream #1 to 35 points to stay consistent with the lesser number of scoring factors available? A#2 You are correct, there are four factors for Scanning Services and 5 for Foresight Services. We will not adjust the scoring points in the RFSO, as this will unduly lengthen the process, however we will prorate the scoring identically for all applicants. Q#3 As we prepare our proposals for the Policy Horizon Scanning and Foresight RFP, we seek clarification regarding your expectations of CVs for Principal Analyst and Research Analyst. Recognizing that CV and Resume are often used interchangeably in North American, we are wondering if you are expecting a long form document, such as an Academic CV, which may extend to 20+ pages, or if the more commonly used Resume (2-5 pages) would be sufficient. A#3 The bidder must provide all relevant information as identified in the RFSO. The bidder is free to provide this information in either format as it relates to the requirements. Q#4 Neither Scanning Stream M4 (page 46) nor Foresight Stream M4 (page 50) indicates a requirement that all projects cited must have been undertaken in the past 10 years. However, both Scanning Stream R4 on page 53 and Foresight Stream R4 on page 61 stipulates that the projects indicated in M4 will be evaluated and introduces the requirement that projects must have been conducted in the past 10 years in order to be eligible. Must all projects cited in either stream s M4 have been conducted in the past 10 years? A#4 It is not necessary for the projects cited in M4 to be in the last 10 years, as the mandatory requirements are looking for the existence of experience. However, in the point rated criteria, those experiences will be scored and evaluated for relevance, with the requirement that they were in the last 10 years. Q#5 Ref: Point Rated Criteria R1 b), page 54 of 81 2

3 The requirement is for "The scope, range and complexity of the client s requirement (up to 35 points for all projects)," Would the Crown please provide an example or definition of a "range" of a client requirement? A#5 Range can be considered to be a set of different things of the same general type, in this case the research activities as specified in the RFP. The bidder should outline and provide background on the breadth of experience in these activities, i.e. whether they have experience limited to one area of change, or if it is more distributed across societal, technological, economic, etc. as specified in the relevant section of the RFP. Q#6 Page 46. M4 4.3.D.a) says The named individual identified as a client contact for the cited project MUST be a resource affiliated with the identified client (in accordance with factor A above). Can you clarify whether the individual identified as a client contact must CURRENTLY be affiliated with the identified client, or whether it is acceptable that the individual identified as a client contact WAS affiliated with the identified client at the time of the project? A#6 It is acceptable that the client contact was affiliated with the identified client at the time of the project. 3

4 Les soumissions doivent être reçu à l adresse courriel nc-solicitations-gd@hrsdc-rhdcc.gc.ca au plus tard à la date, à l'heure et à l'endroit indiqués à la page 1 de la demande de soumissions. Q# Qualifications des ressources L analyste principal déployé doit démontrer qu il possède les qualifications minimales suivantes : Expérience de la prestation de services de veille, qui ressemblent ou correspondent aux exigences d Horizons en matière de services, telles que décrites à la section 6.3 en matière d évolution de la société, de la technologie, de l environnement, de l économie, des politiques et de la gouvernance et/ou des valeurs et de l éthique au Canada et dans le monde équivalant à 75 points, selon les facteurs de cotation (i à v) énoncés ci-dessous. Nous demandons respectueusement que la Couronne confirme que les critères de cotation pour les analystes principaux du volet 1 (services de veille) sont basés seulement sur quatre facteurs (i à iv) plutôt que sur les cinq facteurs mentionnés (i à v). Par ailleurs, on mentionne correctement que les critères de cotation pour le volet 2 (services de prospective) sont basés sur cinq facteurs (i à v) (page 28). Les analystes principaux présentant leur candidature pour le volet 1 doivent obtenir au moins 75 points sur un maximum de 145. Les analystes principaux présentant leur candidature pour le volet 2 doivent obtenir au moins 75 points sur un maximum de 165. La Couronne pourrait-elle envisager la possibilité de modifier la méthode de cotation pour les analystes principaux du volet 1 à 65 points puisqu il y a moins de facteurs de cotation? R#1 C'est exact, il y a quatre facteurs pour les services de veille et cinq pour les services de prospective. Nous ne modifierons pas la méthode de cotation dans la demande d'offre à commandes parce que cela ralentirait indûment le processus. Toutefois, nous établirons au prorata la note de la même façon pour tous les soumissionnaires. Q# Qualifications des ressources L analyste de recherche déployé doit démontrer qu il possède les qualifications minimales suivantes : 4

5 Expérience de la prestation de services de veille, qui ressemblent ou correspondent aux exigences d'horizons en matière de services, telles que décrites à la section 6.3 en matière d'évolution de la société, de la technologie, de l'environnement, de l'économie, des politiques et de la gouvernance et/ou des valeurs et de l'éthique au Canada et dans le monde - équivalant à 40 points, selon les facteurs de cotation (i à v) énoncés ci-dessus. Nous demandons respectueusement que la Couronne confirme que les critères de cotation pour les analystes de la recherche du volet 1 (services de veille) sont basés seulement sur quatre facteurs (i à iv) plutôt que sur les cinq facteurs mentionnés (i à v). Par ailleurs, on mentionne correctement que les critères de cotation pour le volet 2 (services de prospective) sont basés sur cinq facteurs (i à v) (page 28). Les analystes de la recherche présentant leur candidature pour le volet 1 doivent obtenir au moins 40 points sur un maximum de 145. Les analystes de la recherche présentant leur candidature pour le volet 2 doivent obtenir au moins 40 points sur un maximum de 165. La Couronne pourrait-elle envisager la possibilité de modifier la méthode de cotation pour les analystes principaux du volet 1 à 35 points puisqu il y a moins de facteurs de cotation? R#2 C'est exact, il y a quatre facteurs pour les services de veille et cinq pour les services de prospective. Nous ne modifierons pas la méthode de cotation dans la demande d'offre à commandes parce que cela ralentirait indûment le processus. Toutefois, nous établirons au prorata la note de la même façon pour tous les soumissionnaires. Q#3 En vue de la préparation de nos propositions dans le cadre de la demande de propositions d Horizons de politiques pour des services de veille et de prospective, nous souhaitons obtenir des clarifications concernant vos attentes pour le CV de l analyste principal et de l analyste de la recherche. En Amérique du Nord, les termes «CV» et «resume» étant souvent utilisés de façon interchangeable en anglais, nous aimerions savoir si vous vous attendez à recevoir un document dans sa forme longue, p. ex. un CV académique peut avoir 20 pages ou plus, ou si un CV dans sa forme la plus commune, soit entre 2 et 5 pages, serait suffisant. R#3 Le soumissionnaire doit fournir tous les renseignements pertinents, comme il est mentionné dans la demande d offre à commandes. Le soumissionnaire est libre de fournir ces renseignements dans l un ou l autre format afin de remplir les exigences. Q#4 Ni le volet de veille O4 (page 51) ni le volet de prospective O4 (page 55) n exigent que l ensemble des projets cités aient été entrepris au cours des dix dernières années. Or, il est indiqué à la page 58 (volet de veille O4) et à la page 68 (volet de prospective O4) que les projets énoncés à la partie M4 seront évalués et que seuls les projets réalisés au cours des dix dernières années seront admissibles. Est-ce que tous les projets énoncés à la partie M4 de l un ou l autre des volets doivent avoir été menés au cours des dix dernières années? 5

6 R#4 Il n est pas nécessaire que les projets énoncés à la partie M4 aient été réalisés au cours des dix dernières années puisque les critères obligatoires visent à déterminer si les soumissionnaires possèdent l expérience recherchée. Toutefois, aux fins des critères cotés, on attribuera une cote à cette expérience selon sa pertinence et selon qu elle a été acquise au cours des dix dernières années. Q#5 Critère coté R1 b), page 58 sur 93 L exigence concerne la portée, l étendue et la complexité de l exigence du client (jusqu à un maximum de 35 points pour tous les projets). La Couronne pourrait-elle fournir un exemple ou une définition de ce qu elle entend par «l étendue» de l exigence d un client? R#5 L étendue s entend d un ensemble d éléments différents d un même genre. Dans le cas qui nous occupe, il s agit des activités de recherche, tel qu il est énoncé dans l appel de propositions. Le soumissionnaire doit détailler la richesse de son expérience à l égard de ces activités, c est à dire son expérience se limite-t-elle à un domaine de changement ou touche t elle à plusieurs secteurs, par exemple la société, la technologie, l économie, etc., tel qu il est précisé à la partie pertinente de l appel de propositions. Q#6 À la page 33, O4 4.3.D.a), on peut lire : «La personne ainsi nommée comme personneressource du client pour le projet cité DOIT être une ressource associée à l organisation cliente (conformément au facteur A ci dessus).» Pouvez-vous indiquer si la personne nommée comme personne ressource du client doit être une ressource associée à l organisation cliente À L HEURE ACTUELLE ou s il est acceptable que la personne nommée AIT ÉTÉ associée à l organisation cliente au cours du projet? R#6 La personne-ressource du client peut avoir été associée au client au cours du projet. 6