Référence client ELO Wilhelm Huber & Söhne GmbH & Co KG

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1 Référence client ELO Wilhelm Huber & Söhne GmbH & Co KG Des processus automatisés, ça sonne bien Wilhelm Huber & Söhne (WHD) mise sur une gestion de processus adaptée harmonieuse avec ELOprofessional. Le logiciel ECM ELO est lié au système ERP ABAS, au système CRM CAS genesisworld et Exchange Microsoft. Grâce à cela, WHD crée une archive d'entreprise centrale, assurant la transparence et la rapide mise à disposition des informations. Les bons de livraison, les factures ou les confirmations de contrats sont déposés automatiquement avec ELO et les processus comme le traitement des factures sont contrôlés de façon sûre. «Le gain de temps avec ELO rien qu'en ce qui concerne la commercialisation est de plus de 150 heures par an. Dans les services d'export et d'achat, WHD gagne un temps comparable.» Stefan Huber, Directeur de Wilhelm Huber & Söhne Les haut-parleurs de Wilhelm Huber & Söhne (WHD) sont présents dans le monde entier: dans les hôtels, les centres commerciaux, les stades de foot, les bateaux de croisières, les autobus et les trains, ainsi que dans les dispositifs des feux de signalisation, pour pouvoir faire traverser la rue aux personnes malvoyantes. Et bien entendu chez d'innombrables particuliers. Depuis plus de 80 ans, WHD se sent responsable du fait que les gens entendent bien. Comme entreprise moyenne traditionnelle, elle fait partie des fournisseurs internationaux leaders sur le marché des haut-parleurs de qualité, d'électrotechnique audio et de systèmes multiroom. Enterprise Content Management I Gestion documentaire I Archivage I Processus I

2 La Solution une plus-value pratique Raccourcis Pays: Secteur: La société Allemagne Industrie électronique & High Tech, Technologie de l'information Depuis plus de 80 ans, WHD se sent responsable du fait que les gens entendent bien. Comme entreprise moyenne, elle fait partie des fournisseurs internationaux leaders sur le marché des haut-parleurs de qualité, d'électrotechnique audio et de systèmes multiroom. Le défi L'objectif dans l'entreprise est l'optimisation du déroulement de la gestion d'entreprise, les intégrations d'abas, CAS genesisworld et MS Exchange inclues. Le dépôt automatique de bons de livraison, de factures et de confirmations de contrats. Solution Grâce à la mise en place d'eloprofessional et de l'individualisation des interfaces d'abas et CAS genesisworld, les documents d'entreprise créés sont déposés automatiquement dans le dossier correspondant dans ELO. Un service de développement innovant, un propre atelier de vernissage et une création flexible de produits faits sur mesure pour les clients, font la renommé de WHD à travers le monde. C'est comme cela que WHD finalise par exemple les stations d'accueil pour ipod/iphone adaptées à tous les programmes d'interrupteurs, pouvant être intégrées directement à côté d'un interrupteur ou d'une prise de courant. Cela évite l'utilisation de nombreux câbles et d'emplacements étroits. Réalignement des structures DV Chez WHD, un réalignement des structures DV a été nécessaire dû à la forte croissance de l'année précédente. Les responsables ont donc décidé de mettre en place l'enterprise Content Management (ECM) d'eloprofessional. WHD a misé sur le travail d'équipe de deux partenaires Business ELO et a pu profiter de bonnes connaissances en ce qui concerne la pratique et l'ecm. Avant le lancement du projet en 2011, les processus ont été passés à la loupe, afin de les reproduire ensuite de façon électronique. Le but lors de la mise en place de l'ecm était avant tout d'accélérer le dépôt des documents, de pouvoir déposer des documents en lecture seule et de retrouver des documents plus rapidement. Pour cela, ELO devait tout d'abord être intégré dans le logiciel ERP ABAS. Bénéfice Des processus réglés simplement, une façon de travailler efficace et des collaborateurs motivés. Un énorme gain de temps et un archivage en lecture seule. Enterprise Content Management ELO

3 Collaboration harmonieuse: ELO et ABAS WHD travaille aujourd'hui avec des documents de commande électroniques en ce qui concerne la vente et les achats. Une commande est créée chez WHD comme processus de commande électronique: les demandes, les offres ou les comparaisons d'offres et les bons de livraison etc. atterrissent tous dans un dossier de l'archive ECM. ABAS et ELO collaborent de façon très étroite. Tous les documents créés dans ABAS sont automatiquement archivés par ELO. Dès qu'une commande ou une confirmation de contrat est générée dans ABAS, ELO crée un dossier correspondant. En ce qui concerne les documents papier, les employés numérisent les documents dans la boîte de réception ELO. Les commandes par mails atterrissent directement dans la boîte de réception ELO par le biais de Outlook. Les commandes par fax sont transformées en mails qui atterrissent également dans la boîte de réception par le biais d'outlook. L'employé en question crée alors le contrat dans ABAS et indexe le document par cliquer & afficher automatiquement avec les informations pertinentes, comme le numéro de contrat ou le numéro client. Par ce seul clic, le document est également déplacé automatiquement de la boîte de réception à un endroit défini dans l'archive ELO. Boîte de réception simple et gain d'espace Pour se faciliter le travail, les employés utilisent deux écrans: d'un côté le document en question est ouvert dans ELO et de l'autre les processus sont capturés dans ABAS. Aujourd'hui, cela ne fait plus aucune différence que les documents atterrissent chez WHD sous forme papier ou par mail. Tout atterrit de façon centrale dans l'archive ELO et peut y être facilement retrouvé. De plus, tous les mails sont archivés directement dans ELO par le serveur. Les employés allègent leurs boîtes de réception Outlook et créent de l'espace supplémentaire dans le bureau, comme Stefan Huber, directeur de WHD, le souligne: "Grâce à l'archivage automatique de mails, la quantité de mails dans les boîtes de réception Outlook a été réduite d'1/10, comme les employés peuvent à présent supprimer des mails modifiés en ayant bonne conscience, car ELO les archive et que l'on peut les retrouver rapidement. Par le traitement général électronique, nous avons pu supprimer un grand nombre d'armoires et ainsi créer de la place." Gestion documentaire I Archivage I Processus

4 Contrôle des processus de facture Le contrôle de l'autorisation de facture est effectué par le processus ELO. Pour que le passage au travail électronique soit le plus simple possible pour les employés, WHD a choisi une mise en place tout en douceur. Stefan Huber explique: "Ici nous misons sur l'expérience et les conseils des partenaires Business ELO, car l'acceptation des employés est décisive pour la réussite d'un projet ECM. C'est pour cela qu'au début, nous nous sommes décidés pour une exploitation mixte, c'est-àdire que la comptabilité est encore effectuée manuellement. Toutefois, l'objectif principal est, grâce à la mise en place du module de classification DocXtractor de ELO, la saisie du courrier et des factures de façon automatique sans ruptures de média; de telle sorte qu'à la fin du processus, la comptabilité soit également transférée automatiquement de ELO à ABAS. «Grâce à ELO, nous avons aujourd'hui une transparence de processus et nous archivons nos documents conformément à la sécurité de révision. Nos employés sont enthousiastes, il est donc temps de passer à l'étape suivante, et de mettre en place un processus d'automatisation complet avec le DocXtractor ELO.» Stefan Huber, Directeur de Wilhelm Huber & Söhne Chaque facture entrante contient aujourd'hui un code-barres avant d'être numérisé. Les factures sont alors numérisées en pile et obtiennent le statut 'non vérifié'. Ensuite, les documents du processus sont envoyés pour autorisation à l'employé responsable du service en question, par ex. les achats. L'employé vérifie la facture par rapport à la commande et à l'entrée de marchandise. Après l'autorisation, le document atterrit finalement à la comptabilité. Le code-barres est également utilisé pour les bons de livraison pour les entrées de marchandise. Lors de la comptabilisation de bons de livraison dans ABAS, un code-barres est créé, qui sera collé sur le bon de livraison. Ensuite, les bons de livraison sont numérisés en pile. Avec la comptabilisation des factures, elles sont également archivées dans la comptabilité de façon automatique dans ELO. Enterprise Content Management ELO

5 Demande de congés simple Le travail électronique offre, comme décrit plus haut, beaucoup d'avantages, c'est pour cela que l'acceptation des employés est élevée. Le processus de congés ELO est également très apprécié chez WHD. La demande de congés est effectuée par un processus basé sur des formulaires. Les employés ouvrent le formulaire ELO de façon confortable. Le nom de l'employé et les jours de vacances restants sont visibles immédiatement. L'employé entre ses congés, appuie sur Envoyer et le formulaire se retrouve dans les tâches de son supérieur. Selon la décision, l'employé obtient ensuite automatiquement un indiquant si sa demande de congés a été acceptée ou refusée. «Grâce à l'archivage automatique de mails, la quantité de mails dans les boîtes de réception Outlook a été réduite d'1/10, comme les employés peuvent à présent supprimer des mails modifiés en ayant bonne conscience, car ELO les archive et que l'on peut les retrouver rapidement. Grâce au traitement général électronique, nous avons pu supprimer un grand nombre d'armoires, ce qui fait que nous n'avons plus de problèmes de place.» Stefan Huber, Directeur de Wilhelm Huber & Söhne Connexion CAS genesisworld ELO comme archive centrale a déjà fait ses preuves chez WHD et est mis en place dans toute l'entreprise. Les services de vente et de développement utilisent également ELO. C'est pour cela, qu'environ un an après le lancement du projet, le système CRM CAS genesisworld a été connecté à ELO. Comme CAS n'offre pas d'archivage en lecture seule, ELO a été instauré comme archive centrale dans le système et assure l'archivage dans le respect des réglages juridiques des documents de CAS. Grâce à cela, WHD profite d'un archivage central, comme tous les documents se retrouvent dans ELO, la plate-forme centrale de l'entreprise. Les avantages d'elo sont avant tout le gain de temps, comme Stefan Huber le confirme: "Le gain de temps avec ELO rien qu'en ce qui concerne la commercialisation est de plus de 150 heures par an. Dans les services d'export et d'achat, WHD gagne un temps comparable."

6 Perspective Grâce à ELO, WHD a optimisé ses processus dans une première étape comme prévu et veut continuer à développer l'ecm; à ce sujet Stefan Huber souligne: "Comme nos matériaux proviennent du monde entier, nous devons souvent gérer de longs délais. Des grandes piles de papier sur les tables des employés n'étaient donc pas une exception, mais heureusement cela appartient maintenant au passé. Grâce à ELO, nous avons aujourd'hui une transparence des processus et nous archivons nos documents conformément à la sécurité de révision. Nos employés sont enthousiastes, il est donc temps de passer à l'étape suivante, et de mettre en place un processus d'automatisation intégral avec le DocXtractor ELO." ELO Digital Office, le logo ELO, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional et ELOenterprise sont des marques de ELO Digital Office GmbH en Allemagne et dans d'autres pays. Microsoft, MS, Windows, Word et Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision sont des marques déposées de Microsoft Corporation aux Etats-Unis et d'autres pays. Tous les autres noms de produits ou de services sont des marques déposées d'autres fournisseurs. Cette publication est uniquement destinée à fournir une information générale et ne peut en aucun cas remplacer un service de consultation détaillée. Les informations contenues dans cette publication peuvent être modifiées à tout moment sans annonce préalable. Les caractéristiques et fonctions techniques peuvent varier selon les pays. Vous pouvez obtenir des informations actuelles concernant les produits ELO, les conditions du contrat ainsi qu'une liste de prix auprès des sociétés ELO, auprès des partenaires Business ELO et/ou auprès des partenaires Channel ELO. Les informations de produits correspondent au développement actuel du logiciel. L'objet et l'étendue des prestations se réfèrent uniquement aux contrats correspondants. ELO ne garantit pas que ses produits ou autres prestations permettent de maintenir le respect de certaines directives légales. Le client est lui-même responsable du respect des consignes de sécurité et des directives légales nationales et internationales. Les informations sont fournies sous réserve de modifications, d'erreurs et de fautes de frappe. Toute copie, reproduction ou transmission, intégrale ou partielle, uniquement avec l autorisation écrite de ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH Tous droits réservés. Enterprise Content Management I Gestion documentaire I Archivage I Processus I