PARTENARIATS POUR LA CRÉATION D'EMPLOIS DE L'ONTARIO EXIGENCES EN MATIÈRE DE VÉRIFICATION ET DE REDDITION DE COMPTES POUR LES BÉNÉFICIAIRES

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1 PARTENARIATS POUR LA CRÉATION D'EMPLOIS DE L'ONTARIO EXIGENCES EN MATIÈRE DE VÉRIFICATION ET DE REDDITION DE COMPTES POUR LES BÉNÉFICIAIRES

2 PARTENARIATS POUR LA CRÉATION D'EMPLOIS DE L'ONTARIO EXIGENCES EN MATIÈRE DE VÉRIFICATION ET DE REDDITION DE COMPTES POUR LES BÉNÉFICIAIRES Table des matières Les définitions. 3 Page Les catégories de financement 3 Les aspects financiers a) Les fonds 4 b) L'intérêt gagné.. 4 c) Le compte bancaire. 5 d) Les immobilisations. 5 e) L'aliénation d'actifs 5 f) Les déficits.. 5 g) La déclaration des dépenses de programme du ministère, déduction faite des remboursements de taxes La surveillance. 6 Les rapports exigés et les dates d'échéance

3 PARTENARIATS POUR LA CRÉATION D'EMPLOIS DE L'ONTARIO EXIGENCES EN MATIÈRE DE VÉRIFICATION ET DE REDDITION DE COMPTES POUR LES BÉNÉFICIAIRES LES DÉFINITIONS 1. Entente Le terme «entente» vise l'entente conclue entre le ministère et le bénéficiaire pour la réalisation d'un projet dans le cadre de Partenariats pour la création d'emplois de l'ontario (PCEO). Les exigences en matière de vérification et de reddition de comptes font partie de cette entente. 2. Immobilisations Les immobilisations sont des actifs identifiables qui remplissent tous les critères suivants : ils sont détenus à des fins de prestation de services, dans un but administratif, pour la production de biens ou l'entretien, la réparation, la conception ou la construction d'autres immobilisations; ils ont été acquis, construits ou conçus à des fins d'utilisation permanente; ils ne sont pas destinés à la vente dans le cours normal des activités. 3. Comptabilité de projet Le bénéficiaire peut recevoir du financement de plusieurs sources. Aux fins de la présente définition, chaque source de financement est considérée comme un projet. La comptabilité de projet met en rapport les données financières du bénéficiaire avec les activités liées aux projets, afin de suivre efficacement l'évolution de ceux-ci sur le plan financier. Lorsqu'un bénéficiaire gère plusieurs projets, tous les coûts sont affectés à des projets déterminés. Ces coûts et les sources de financement doivent ensuite faire l'objet d'un rapprochement en vue d'assurer une comptabilité exacte. LES CATÉGORIES DE FINANCEMENT Coûts liés au projet Les PCEO ne doivent pas servir au financement de base d activités courantes régulières du bénéficiaire. Les fonds des PCEO ne sont pas destinés à couvrir tous les coûts du projet, mais seulement à fournir au bénéficiaire les fonds qu il n arrive pas à se procurer lui-même ou à l aide d autres sources. Le Ministère fournit aux participants une aide financière uniquement pour les coûts nécessaires à la réalisation des activités du projet. Les coûts liés au projet comprennent mais ne sont pas limités aux coûts suivants : les salaires et les coûts relatifs à l emploi (pour les employés affectés au projet qui ne sont pas des participants du projet); les licences; les permis; les honoraires professionnels pour le personnel; la location ou l achat d équipement; les frais de recherche ou d études techniques; les frais de déplacement du personnel; les services publics; la location de locaux; la vérification, les évaluations et les analyses; les mesures de soutien au personnel handicapé; les intérêts bancaires; les matériaux; 3

4 les fournitures; les assurances. Coûts liés aux participants Les coûts liés aux participants peuvent notamment couvrir les dépenses suivantes: les honoraires professionnels pour les participants; les frais de déplacement des participants; les besoins particuliers des personnes handicapées (p. ex. mesures d adaptation telles que des rampes ou une chaise ergonomique); les matériaux; les fournitures; les assurances. Coûts des immobilisations Les coûts des immobilisations sont des dépenses fixes ne se produisant qu une seule fois, servant à l achat d équipement utilisé pour exécuter les activités du projet de PCEO. Les immobilisations sont des biens identifiables satisfaisant aux critères suivants : sont retenues pour la fourniture de services, pour les besoins de l administration, pour la production de biens ou pour l entretien, la réparation, l agrandissement ou la construction d autres immobilisations; ont été acquises, construites ou agrandies avec l intention d être utilisées de façon continue; ne sont pas destinées à être vendues durant le cours normal des opérations; et ne font pas partie d une collection. Pour tous les projets de Partenariats pour la création d emplois de l Ontario, toute aide fournie à l égard des immobilisations doit être à frais partagés. Tous les achats d immobilisations doivent être préalablement approuvés par écrit par le Ministère. Contribution des partenaires La contribution des partenaires peut inclure des apports en argent ou en nature du bénéficiaire ou d un autre tiers. ASPECTS FINANCIERS a) Les fonds Le bénéficiaire utilise ses fonds à son gré conformément aux règles suivantes : l'approbation préalable écrite du ministère est nécessaire pour toute acquisition d'immobilisations; l'approbation préalable écrite du ministère est nécessaire pour modifier les montants affectés aux coûts de projet, aux coûts direct de projet relatifs aux participants et aux coûts liés aux immobilisations. b) L'intérêt gagné Le bénéficiaire dépose les fonds dans un compte portant intérêt qui permet d'accumuler des intérêts sur la totalité des fonds du compte. Le montant de l'intérêt gagné sur les fonds doit être consigné soit dans l'état des recettes et des dépenses. L'intérêt gagné, y compris l'intérêt réputé, et les fonds non dépensés sont recouvrés conformément aux articles 4.7 et 15 de l'entente, respectivement. Si le bénéficiaire omet de consigner l'intérêt gagné dans l'état des recettes et des dépenses, les mesures suivantes s'appliquent : i) le ministère estime le montant d'intérêt gagné d'après la moyenne des fonds non dépensés qui ont été consignés dans l'état des recettes et des dépenses, selon le taux d'intérêt actuel que la province de l'ontario applique aux comptes débiteurs. Ce montant estimatif est considéré comme une recette du bénéficiaire aux fins de l'état des recettes et des dépenses; 4

5 ii) cette omission constitue un cas de défaut, conformément à l'article 14.1 de l'entente. c) Le compte bancaire Bien qu'il ne soit pas obligatoire de détenir un compte bancaire distinct pour y déposer le financement du ministère selon l'entente, il est fortement conseillé de le faire. d) Les immobilisations Le bénéficiaire doit tenir un registre distinct des immobilisations aux fins de vérification, conformément à l'article 7.2 de l'entente. e) L'aliénation d'actifs Le bénéficiaire doit obtenir l'approbation préalable écrite du ministère pour vendre, louer ou aliéner de quelque autre façon tout actif acquis à l'aide des fonds, si le coût était supérieur à $ (taxes en sus) au moment de l'achat, conformément à l'article 5.2 de l'entente de prestation de PCEO. Tous les fonds provenant de l'aliénation d'éléments d'actif doivent être déclarés dans l'état des recettes et des dépenses (annexe I). f) Les déficits Le bénéficiaire est responsable de la gestion de ses fonds et est tenu de respecter le financement approuvé qui lui est alloué, conformément à l'annexe B de l'entente. Le bénéficiaire doit demander l'approbation préalable écrite du ministère pour tout dépassement prévu. Chaque demande fait l'objet d'une évaluation individuelle. Le bénéficiaire joint à son rapport financier une copie de l'approbation du dépassement par le ministère, en vue de réduire les délais de production du rapport annuel final de rapprochement des fonds. g) La déclaration des dépenses de programme du ministère, déduction faite des remboursements de taxes : EXEMPLE Montant des dépenses du bénéficiaire en biens et en services : 100,00 $ Montant des taxes payées (13 %) : 13,00 $ Moins le montant du remboursement de taxes demandé (lorsque le remboursement équivaut à 80 %) : -10,40 $ Montant des dépenses fiscales : 2,60 $ Montant du rapport des dépenses de programme du ministère : 102,60 $ La surveillance La surveillance, en vertu de l entente, sera un effort de collaboration entre le personnel du Ministère et les bénéficiaires. Elle a pour but le soutien du projet de Partenariats pour la création d emplois de l Ontario et la pratique d améliorations continues. Certaines des activités pouvant se dérouler durant le cycle de vie de l entente sont : o rapports financiers et rapports sur les activités; o visites d évaluation et de vérification de la conformité de l établissement; o discussions téléphoniques; et o correspondance par courrier ou messagerie électronique. 5

6 Les rapports exigés et les dates d'échéance Le rapport qui ne porte pas la signature d'un signataire autorisé du bénéficiaire est réputé incomplet. Les paiements seront retardés en l'absence de rapports complets remis avant la date d'échéance prévue. ÉTAT DES RECETTES ET DES DÉPENSES DATE D'ÉCHÉANCE Le bénéficiaire doit présenter un état des recettes et des dépenses par exercice (1 er avril au 31 mars) en fonction de la durée de l'entente. Dans les 90 jours suivant la date de fin de l'entente. Un état des recettes et des dépenses est exigé lorsque les fonds du bénéficiaire (établis selon l'article 1.2 de l'entente) sont équivalents ou supérieurs à 1 $. Veuillez consulter l'annexe I pour préparer cet état. Le bénéficiaire n'est pas tenu de présenter ses états financiers vérifiés au ministère. L'état des recettes et des dépenses sert de fondement au rapport annuel de rapprochement des fonds. Le ministère exige que le bénéficiaire approuve l'état des recettes et des dépenses afin de s'assurer que : les fonds des PCEO sont exclusivement affectés aux coûts qui sont directement liés à ce programme; les remises, crédits et remboursements de taxes, au sens de l'article 4.9 de l'entente, sont déduits de la déclaration des dépenses des PCEO; les coûts partagés sont imputés correctement aux PCEO suivant les principes comptables applicables au projet; l'intérêt gagné sur les fonds est porté au crédit des PCEO; les fonds provenant de l'aliénation d'actifs sont portés au crédit des PCEO et déposés dans un compte bancaire portant intérêt; les fonds des PCEO fournis pour combler un besoin non immédiat sont déposés dans un compte bancaire portant intérêt. les fonds des PCEO ne devraient pas être versés à l'avance ou préalablement à un besoin; ils sont fournis lorsque le participant se trouve sur les lieux, par paiements mensuels progressifs en fonction des données réelles conformément aux reçus. RAPPORT DE VÉRIFICATION Le bénéficiaire doit présenter un rapport de vérification par exercice (1 er avril au 31 mars) en fonction de la durée de l entente DATE D'ÉCHÉANCE Dans les 90 jours suivant la date de fin de l'entente. Un rapport de vérification est exigé lorsque les fonds du bénéficiaire (établis selon l'article 1.2 de l'entente) sont équivalents ou supérieurs à $. L'état des recettes et des dépenses doit faire l'objet d'une vérification par un vérificateur externe, conformément à l'article 5805 des normes de vérification généralement reconnues. Le vérification doit, à tout le moins, s'assurer 6

7 que le bénéficiaire tient des comptes et des registres distincts appropriés à l'égard des fonds et des dépenses pour chaque poste budgétaire. Le rapport de vérification doit comprendre un avis sur l'état des recettes et des dépenses (l'annexe Il présente un exemple de rapport de vérification conformes aux exigences du ministère). Le bénéficiaire doit demander au vérificateur de préparer le rapport de vérification selon ces exigences. REMARQUE IMPORTANTE : Si des détails supplémentaires ou des corrections doivent être apportés à l'état des recettes et des dépenses d'un bénéficiaire, le vérificateur externe est tenu de les vérifier par écrit. Le ministère n'accepte aucun renseignement non vérifié présenté par un bénéficiaire à l'appui de son état des recettes et des dépenses. 7