MEGA Application Portfolio Management. Guide d utilisation

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1 MEGA Application Portfolio Management Guide d utilisation

2 MEGA 2009 SP5 R7 2ème édition (novembre 2012) Les informations contenues dans ce document pourront faire l objet de modifications sans préavis et ne sauraient en aucune manière constituer un engagement de la société MEGA International. Aucune partie de la présente publication ne peut être reproduite, enregistrée, traduite ou transmise, sous quelque forme et par quelque moyen que ce soit, sans un accord préalable écrit de MEGA International. MEGA International, Paris, Tous droits réservés. MEGA est une marque réservée de MEGA International. Windows est une marque réservée de Microsoft. Les autres marques citées appartiennent à leurs propriétaires respectifs.

3 SOMMAIRE Introduction La gouvernance avec MEGA Application Portfolio Management Dresser l inventaire des applications Evaluer les applications Transformer le parc applicatif Conventions utilisées dans le guide Présentation de ce guide Découvrir l espace de travail Conditions préalables à l utilisation de ce guide Importer les bibliothèques spécifiques Définir les différents niveaux d utilisateur Les différents intervenants Le workflow Paramétrer le profil des utilisateurs Initialiser l espace de travail général Définir les options d affichage Découvrir l arbre de navigation Décrire l organisation de l entreprise Créer un acteur Spécifier les propriétés d un acteur Décrire les sites de l entreprise Définir les lignes métier Définir les processus métier Définir les capacités métier Créer un plan de capacité métier Créer un diagramme de capacité métier Capacités métier et sous-capacités Propriétés des capacités métier Définir les cycles de vie

4 Sommaire Les cycles de vie livrés par défaut Créer de nouveaux cycles de vie Dresser l inventaire des applications Construire le parc applicatif Créer une application Importer le fichier Excel des applications Définir les caractéristiques des applications Identifier l application Définir les caractéristiques fonctionnelles de l application Créer une fonctionnalité Spécifier les technologies Evaluer la criticité de l application Spécifier les données échangées avec les autres applications Créer un flux avec donnée métier Définir une donnée métier Consulter le rapport d environnement d application Définir la vie des applications Visualiser la vie d un objet Décrire la vie d un objet Créer la vie d un objet Actualiser la ligne de vie d un objet Gérer les versions et les déploiements Gérer les versions Déverrouiller une application Gérer les déploiements Consulter les déploiements d une application Créer un déploiement d application Créer un contexte de déploiement Gérer les coûts d une application Les principes de calcul des coûts Ajuster la date des dépenses Spécifier les coûts d un composant Créer une ligne de coût Créer une dépense fixe Modifier une dépense périodique Analyser les coûts Evaluer le portefeuille applicatif Décrire un portefeuille Créer un portefeuille Créer un sous-portefeuille Créer un diagramme de portefeuille Diagramme de capacité métier associé à un portefeuille MEGA Application Portfolio Management

5 Visualiser et mettre à jour le contenu d un portefeuille Définir les critères Utiliser les critères standards Créer un nouveau critère Définir les règles d agrégation d un critère Utiliser les échéanciers Créer un échéancier Définir un échéancier Dater une échéance Définir les initiatives Créer une initiative Définir les dépendances entre les initiatives Créer un groupe d initiatives Définir les caractéristiques d une initiative Spécifier les informations décisionnelles Spécifier les échéances Spécifier la vie d une initiative Initialiser la vie d une initiative Actualiser la ligne de vie d un objet à partir d une initiative Modéliser les coûts d une initiative Evaluer les initiatives Analyser les données d inventaire Accéder aux rapports disponibles pour l évaluation Coût des applications, versions et déploiements Liste des applications Répartition temporelle par capacité métier Positionnement des applications du portefeuille Transformation des portefeuilles L utilisation des scénarios Créer un scénario Définir les initiatives du scénario Utiliser les scénarios Les rapports de transformation Accéder aux rapports disponibles pour la transformation Rapport de comparaison des scénarios Diagramme circulaire des initiatives Evaluation des initiatives du portefeuille Graphique à bulles des initiatives Histogramme des initiatives Histogramme empilé des initiatives Radar des initiatives Créer un plan d évolution à partir d un portefeuille Utiliser le diagramme de Gantt d un plan d évolution Description du diagramme de Gantt Objets du diagramme

6 Sommaire Accéder aux objets Modifier la présentation du diagramme de Gantt Fonctions de zoom Définir les jalons Jalons qui délimitent le plan d évolution Créer un jalon Planification par les jalons Planification par les dates Planifier un objet Planification par les jalons Planification par les dates Indiquer l état de cycle de vie d un objet Glossaire Index MEGA Application Portfolio Management

7 Int INTRODUCTION MEGA Application Portfolio Management est un outil édité par MEGA International pour aider les directions informatiques à : Aligner le parc applicatif sur les besoins métiers ; Réduire les coûts d exploitation du SI en retirant les applications qui ne sont plus utilisées ; Identifier les services métiers couverts par des applications, ou des versions d application différentes ; Décider des investissements ayant des profits maximum. L'application MEGA Application Portfolio Management a été conçue pour permettre de : Définir un workflow de gestion du parc applicatif, d identifier les différents profils impliqués et d associer des personnes à chacun de ces profils ; Recenser les applications qui composent le parc applicatif, spécifier leurs caractéristiques et définir les coûts ; Evaluer l ensemble des applications sur des critères pertinents ; Générer des rapports de comparaison et d analyse qui conduisent à une transformation efficace du parc applicatif. L'objectif de ce guide est de présenter comment exploiter ces fonctionnalités pour mener à bien l'évolution de votre système d'information. 7

8 Introduction LA GOUVERNANCE AVEC MEGA APPLICATION PORTFOLIO MANAGEMENT Associé à l ensemble des produits de la suite MEGA, MEGA Application Portfolio Management permet de décrire l'ensemble des composants impliqués dans la gestion du parc applicatif de l'entreprise. Dresser l inventaire des applications MEGA Application Portfolio Management vous permet de collecter les informations relatives à votre parc applicatif. Vous pouvez créer vos applications et renseigner leurs caractéristiques manuellement ou bien importer un fichier existant. Afin de gérer un référentiel cohérent de votre parc applicatif, MEGA Application Portfolio Management s'appuie sur les données de référence suivantes : Les Cycles de vie qui décrivent les phases standards de chaque type d'objet : technologie, application ou déploiement ; Les Processus métier : nomenclature arborescente des processus métier. Un jeu de référentiels standards (un par grand secteur d'activité) de processus métier est fourni avec MEGA APM : APQC. Les Lignes métier qui correspondent aux grands segments produits, des canaux de distribution ou à des activités métier, en fonction des entreprises ; L Organisation de l'entreprise, découpée en entités opérationnelles ; Les Sites qui hébergent les applications ; Les Capacités métier de l'entreprise ; Les Technologies logicielles ou matérielles nécessaires au fonctionnement des applications ; Les Editeurs, fournisseurs des technologies ; Les coûts décrits sur la base d une nomenclature qui facilite l analyse ; Les Critères sur lesquels repose l'évaluation des applications et des portefeuilles ; Les Fonctionnalités offertes par des applications ; Les Données métier échangées entre applications. Des outils vous sont proposés pour vérifier la cohérence globale des informations recueillies. Evaluer les applications Afin de comparer les applications recensées sur des critères tels que le coût, le taux d utilisation ou la criticité pour l entreprise, MEGA Application Portfolio Management vous propose différents types de rapports. 8 MEGA Application Portfolio Management

9 Introduction La gouvernance avec MEGA Application Portfolio Management Transformer le parc applicatif Enfin, MEGA Application Portfolio Management vous permet de planifier et de suivre la transformation de votre parc applicatif. Vous pouvez construire des scénarios de transformation de vos portefeuilles d applications. Au sein d un portefeuille, une application est décrite par une initiative qui décrit une évolution "alternative" de l application : coûts ou cycle de vie. Plusieurs initiatives peuvent porter sur la même application, représentant différentes hypothèses (exclusives entre elles) d'évolution d une même application. Des scénarios peuvent être constitués, par sélection d'un ensemble d'initiatives à réaliser, pour être ensuite être comparés. 9

10 Introduction CONVENTIONS UTILISÉES DANS LE GUIDE Remarque sur les points qui précèdent. Définition des termes employés. Astuce qui peut faciliter la vie de l utilisateur. Compatibilité avec les versions précédentes. Ce qu il faut éviter de faire. Remarque très importante à prendre en compte pour ne pas commettre d erreurs durant une manipulation. Les commandes sont présentées ainsi : Fichier > Ouvrir. Les noms de produits et de modules techniques sont présentés ainsi : MEGA. 10 MEGA Application Portfolio Management

11 Introduction Présentation de ce guide PRÉSENTATION DE CE GUIDE Ce guide vous présente comment tirer parti de MEGA Application Portfolio Management pour assurer la gouvernance du parc applicatif de votre entreprise. Le guide MEGA Application Portfolio Management est composé des chapitres suivants : "Découvrir l espace de travail", page 13, présente les concepts de base à l utilisation de MEGA Application Portfolio Management ainsi que les initialisations des données de référence à mettre en place avant de lancer une campagne d inventaire du parc applicatif ; "Dresser l inventaire des applications", page 23, présente les fonctionnalités proposées par MEGA Application Portfolio Management pour identifier puis caractériser les applications qui composent le parc applicatif ; "Evaluer le portefeuille applicatif", page 45, introduit la notion de portefeuille disponible dans MEGA Application Portfolio Management et explique comment évaluer l ensemble des applications caractérisées pendant la phase d inventaire. "Transformation des portefeuilles", page 67, présente les notions de scénario et de plan d évolution sur lesquelles s appuie la phase de transformation. "Glossaire", page 91, résume les définitions des principaux concepts rencontrés dans MEGA Application Portfolio Management. Ce guide est également complété par les guides MEGA Common Features et MEGA Anywhere qui présentent les fonctionnalités communes à tous les produits de la gamme MEGA. Des fonctions spécifiques à la gestion des portefeuilles et des plans d évolution sont décrites dans le guide MEGA Portfolio & Planning. 11

12 Introduction 12 MEGA Application Portfolio Management

13 1 DÉCOUVRIR L ESPACE DE TRAVAIL Ce chapitre a pour but de vous familiariser avec l utilisation de MEGA Application Portfolio Management : il présente le lancement et les principales fonctions du logiciel. Les points suivants sont abordés ici : Pour plus de détails sur les fonctionnalités de MEGA, voir les guides MEGA Common Features et MEGA Anywhere qui présentent les fonctionnalités communes à tous les produits de suite MEGA. "Conditions préalables à l utilisation de ce guide", page 14 "Initialiser l espace de travail général", page 17 13

14 1 CONDITIONS PRÉALABLES À L UTILISATION DE CE GUIDE Ce chapitre présente les opérations d administration nécessaires à l utilisation de MEGA Application Portfolio Management. "Importer les bibliothèques spécifiques", page 14 "Définir les différents niveaux d utilisateur", page 15 Importer les bibliothèques spécifiques La suite MEGA est installée. Pour accéder aux fonctionnalités spécifiques à MEGA Application Portfolio Management telles que décrites dans ce guide, vous devez vous assurer que les procédures suivantes ont été réalisées par votre administrateur. Préparer les imports Les fichiers à importer sont livrés dans des fichiers compressés que vous devez décompresser avant d importer dans une base. Pour décompresser les fichiers spécifiques à MEGA Application Portfolio Management : 1. Dans le dossier où MEGA est installé, ouvrez le dossier Utilities, puis le dossier MEGA FrameWork. 2. Faites un double clic sur le fichier APM.exe. 3. Dans la fenêtre de dialogue qui s ouvre, cliquez sur Installer. 4. Faites un double clic sur le fichier APQC.exe. 5. Dans la fenêtre qui s ouvre, cliquez sur Installer. Importer les fichiers d utilisation de MEGA Application Portfolio Management Pour importer les objets spécifiques à MEGA Application Portfolio Management : 1. Lancez "Administration.exe" et connectez-vous avec un utilisateur qui dispose de l autorisation d administration des données : "Administrator". 2. Sélectionnez l environnement puis la base sur laquelle vous souhaitez travailler. 3. Faites un clic droit sur la base et sélectionnez Gestion des objets > Importer un framework. La fenêtre de sélection du framework apparaît. 4. Sélectionnez APM - Renaming et APM - Template et cliquez sur OK. 5. Quittez l application d administration. 14 MEGA Application Portfolio Management

15 Découvrir l espace de travail Conditions préalables à l utilisation de ce guide Importer les bibliothèques APQC Si vous souhaitez utiliser les processus métiers APQC pour les différents secteurs d activité : 1. Exécutez la procédure d import décrite au paragraphe "Importer les fichiers d utilisation de MEGA Application Portfolio Management", page Lancez "Administration.exe" et connectez-vous avec un utilisateur qui dispose de l autorisation d administration des données : "Administrator". 3. Sélectionnez les composants qui vous intéressent, par exemple APQC - Banking et APQC - Utilities et cliquez sur OK. 4. Quittez l application d administration. Définir les différents niveaux d utilisateur Les différents intervenants Le workflow MEGA Application Portfolio Management s adresse à trois profils d utilisateurs : Le "Gestionnaire d'application" - Application owner : son rôle est de renseigner les caractéristiques des applications dont il a la responsabilité, et de les mettre à jour régulièrement. Le "Gestionnaire de portefeuille applicatif" - Portfolio Manager Il est responsable du processus global et de son pilotage. Il gère les données de référence utilisées par le "Gestionnaire d'application" et s'assure de la bonne exécution des tâches qui lui sont confiées. Il classifie et évalue les applications. Le "Pilote de la stratégie applicative" : il travaille sur les scénarios d'évolution du paysage et les plans de transformation. Afin de permettre au "Gestionnaire de portefeuille applicatif" de piloter l inventaire du parc applicatif, un workflow de saisie et de validation des applications est livré avec MEGA Application Portfolio Management. Pour plus de détails sur les workflows, voir le guide MEGA TeamWork. Paramétrer le profil des utilisateurs L objectif de cette étape est de définir les droits des différents utilisateurs de chaque profil sur les objets des bibliothèques importées. Vous devez avoir au préalable : importé les frameworks APM - Template et APM - Renaming créé les utilisateurs et les profils Pour créer les utilisateurs de chaque profil : 1. Lancez "Administration.exe". 15

16 1 2. Sélectionnez l environnement dans lequel vous souhaitez travailler ; sélectionnez par exemple l environnement "Démonstration". 3. Connectez-vous avec un utilisateur disposant de l'autorisation d'administration des données : "Administrator", par exemple. 4. Dépliez le dossier de l environnement et le dossier "Comptes d utilisateurs". 5. Sélectionnez Utilisateur > Nouveau. La fenêtre de création d utilisateur s ouvre. 6. Remplissez les caractéristiques des utilisateurs en précisant le profil que vous souhaitez leur attribuer : Application owner ou Portfolio Manager. 7. Enregistrez et fermez le graphe des autorisations. La compilation du graphe est lancée automatiquement. 16 MEGA Application Portfolio Management

17 Découvrir l espace de travail Initialiser l espace de travail général INITIALISER L ESPACE DE TRAVAIL GÉNÉRAL Ce chapitre vous présente comment créer les éléments de base de votre travail. "Définir les options d affichage", page 17 "Découvrir l arbre de navigation", page 17 "Décrire l organisation de l entreprise", page 18 "Décrire les sites de l entreprise", page 19 "Définir les processus métier", page 19 "Définir les capacités métier", page 20 "Définir les cycles de vie", page 21 Définir les options d affichage MEGA Application Portfolio Management met à disposition des utilisateurs des pages de propriété spécifiques à la gestion de portefeuille. Ces pages sont disponibles dans une option. Pour afficher les pages dédiées à la gestion de portefeuille : 1. Cliquez sur le menu Outils > options de MEGA. 2. Dépliez le dossier Documentation. 3. Sélectionnez Application Portfolio Management. 4. Dans la fenêtre de droite, décochez l option Afficher les pages de propriétés non spécifiques à Application Portfolio Management. 5. Cochez l option Afficher les pages de propriétés spécifiques à Application Portfolio Management. 6. Cliquez sur OK. Découvrir l arbre de navigation Les composants standards proposés par MEGA Application Portfolio Management aux différents profils d utilisateurs sont accessibles à partir d une fenêtre de navigation dédiée. Pour consulter ces composants : Cliquez sur le menu Affichage > Fenêtres de navigation > Gestion des portefeuilles applicatifs. 17

18 1 Décrire l organisation de l entreprise MEGA Application Portfolio Management vous permet de décrire les entités et les acteurs de votre entreprise. Un acteur représente une personne ou un groupe de personnes qui interviennent dans les processus ou dans le système d'information de l'entreprise. Un acteur peut être interne ou externe à l'entreprise : Un acteur interne représente un élément de l'organisation d'une entreprise tel qu'une direction, un service ou un poste de travail. Il est défini à un niveau plus ou moins fin en fonction de la précision à fournir sur l'organisation (cf type d'acteur). Ex : la direction financière, la direction commerciale, le service marketing, l'agent commercial. Un acteur externe représente un organisme qui échange des flux avec l'entreprise. Ex : Client, Fournisseur, Administration. Créer un acteur Pour créer les entités de votre entreprise : 1. Dans l espace de travail, sélectionnez la fenêtre de navigation Gestion des portefeuilles applicatifs. La fenêtre Gestion des portefeuilles applicatifs est accessible par le menu Affichage > Fenêtres de navigation > Gestion des portefeuilles applicatifs. 2. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier Acteur et sélectionnez Nouveau > Acteur. L assistant de création d un acteur s ouvre. 3. Indiquez le nom de votre organisation et cliquez sur OK. L acteur associé à votre entreprise apparaît dans l arbre de navigation. 4. Cliquez avec le bouton droit sur ce nouvel acteur et sélectionnez Nouveau > Acteur pour créer les autres entités. Spécifier les propriétés d un acteur Pour préciser les propriétés d'un acteur : 1. Cliquez avec le bouton droit sur l acteur et sélectionnez Propriétés. 2. Dans le champ Type-Acteur, précisez le type de l'acteur. 18 MEGA Application Portfolio Management

19 Découvrir l espace de travail Initialiser l espace de travail général Il existe plusieurs types d acteurs : Un Acteur "Responsable" (par exemple, Directeur commercial). Un Acteur "Générique" correspond à un rôle pris en charge au cours du déroulement d'un projet (Rédacteur, Demandeur,...). Un Acteur "Structure" (par exemple, Direction Commerciale). Un Acteur "Fonction" (par exemple, Ingénieur Commercial). Vous pouvez également préciser ses coordonnées (nom de la société, adresse , numéro de téléphone, etc.). Décrire les sites de l entreprise MEGA Application Portfolio Management vous permet de décrire les sites de votre entreprise. Ces sites sont utilisés pour définir le contexte de déploiement d une application. Un site est un lieu géographique où est implantée l'entreprise. Les sites peuvent être des sites-types tels que le siège, l'agence, l'usine, ou des lieux géographiques précis comme l'agence de Marseille, l'usine de Poissy, etc. Pour créer les sites de votre entreprise : 1. Dans l espace de travail, sélectionnez la fenêtre de navigation Gestion des portefeuilles applicatifs. 2. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier Sites de déploiement et sélectionnez Nouveau > Site de déploiement. L assistant de création d un site s ouvre. 3. Indiquez le nom du site et cliquez sur OK. Le nouveau site apparaît dans l arbre de navigation. Définir les lignes métier Une ligne métier est une compétence ou un regroupement de compétences qui est d'intérêt pour l'entreprise. Elle correspond, par exemple, à des grands segments produits ou à des canaux de distribution ou à des activités métier. Pour accéder aux lignes métier de votre entreprise : A partir de la fenêtre de navigation Gestion des portefeuilles applicatifs, dépliez le dossier Lignes métier. Définir les processus métier L APQC propose des référentiels standards de processus métier spécifiques pour chaque grand secteur d'activité. Un processus métier représente un système qui fournit des produits ou des services à un client interne ou externe à l'entreprise ou à l'organisation. Aux niveaux supérieurs, un processus métier définit une structuration et une catégorisation du métier de l'entreprise. Il peut être décomposé en d'autres processus. Le lien vers les processus 19

20 1 organisationnels permet de décrire l'implémentation réelle du processus métier dans l'organisation. Un processus métier peut également être détaillé à l'aide d'une vue fonctionnelle. Un jeu de référentiels standard de processus métier, issus de l APQC, est fourni avec MEGA Application Portfolio Management. Pour plus de détails sur l import des processus métier de l APQC, voir "Importer les bibliothèques spécifiques", page 14. Pour accéder aux processus métier de votre entreprise : A partir de la fenêtre de navigation Gestion des portefeuilles applicatifs, dépliez le dossier Processus > Processus métier. Les processus APQC sont rangés dans des dossiers spécifiques. Définir les capacités métier La construction d un plan de capacité métier consiste à regrouper les différentes applications utilisées dans le système d information dans des blocs sur le critère de la similitude fonctionnelle. Plusieurs stratégies de regroupement peuvent être définies. Il est ainsi possible de définir plusieurs capacités métier décrivant le système d information avec des points de vue différents. Une capacité métier est une unité de découpage des traitements d'un système d information. Les traitements peuvent par exemple correspondre à une activité ou à un métier de l'entreprise. Pour plus de détails sur la répartition des applications dans le plan de capacité, voir "Répartition temporelle par capacité métier", page 65. Créer un plan de capacité métier Pour créer un nouveau plan de capacité métier : 1. Dans l espace de travail, cliquez dans la fenêtre de navigation Gestion des portefeuilles. 2. Dans le navigateur, faites un clic droit sur le dossier "Plan de capacité métier" et sélectionnez Nouveau > Carte de capacité. La fenêtre de création d'une carte de capacité apparaît. 3. Saisissez son nom. 4. Cliquez sur OK. La carte de capacité est créé et ajoutée à la liste des plans de capacité. Créer un diagramme de capacité métier Pour accéder aux diagrammes d une capacité métier : 1. Dépliez la liste des composants de la capacité métier en cliquant sur le signe "+" qui la précède dans l arbre. 2. Sélectionnez le diagramme qui vous intéresse dans la liste et ouvrez-le. Pour créer un diagramme de capacité métier : 1. Cliquez avec le bouton droit sur la capacité métier et sélectionnez Nouveau > Diagramme. L assistant de création de diagramme s ouvre. 20 MEGA Application Portfolio Management