NOTIFICATION OF AN A GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY

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1 NOTIFICATION OF AN A GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY LOCATION: NATO Headquarters, Brussels, Belgium DIVISION: NATO HQ C3 Staff (IS Element) Defence Investment Division TITLE: Staff Officer, Information Services GRADE: A.4 SECURITY CLEARANCE: NS VACANCY N : Please note that the competition for this post is provisionally scheduled as follows: - Pre-selection testing on 3 November 2015; - Final selection on 14 & 15 December 2015, in Brussels, Belgium SUMMARY The Defence Investment (DI) Division is responsible for the development of investments in assets and capabilities aimed at enhancing the Alliance s defence capacity, including armaments planning, air defence, and Consultation, Command and Control (C3). The NATO Headquarters Consultation, Command and Control Staff (NHQC3S) is an integrated Division with a mix of International Staff (IS) and International Military Staff (IMS) personnel, led by the Director NHQC3S and functionally operating under the coordinated executive management authority of the Assistant Secretary General (ASG) DI and the Director General IMS (DGIMS). The Information Services Branch (ISB) leads the development, application and maintenance of NATO s policies, standards and directives for information management and information sharing in support of the Alliance s C3 processes by providing staff expertise in military Information and Communications Technology (ICT). The incumbent is a senior ICT expert in ISB where he/she has a lead role in producing policy material in the areas of information management, data integration, service oriented architecture and ICT service management. He/she is also deputising for the Head of the ISB. -1-

2 2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE ESSENTIAL The incumbent must: have a university degree in an ICT related discipline, equivalent to a Master s and supplemented by relevant postgraduate qualifications; possess 5 years of experience in ICT in all areas of system s life-cyle, from requirements capture and design to implementation and operation; have a thorough understanding and knowledge of ICT service delivery in a large international environment, of commercial and civilian standards, and of best practices; have experience in ICT governance, policy making, and standardisation; have experience in ICT projects and programmes management, including financial aspects; possess superior writing skill, in particular the ability to present complex ICT issues in simple terms facilitating consensus and decision-making at the highest management level; have knowledge of enterprise information management issues; and possess the following minimum levels of NATO s official languages (English/French): V ( Advanced ) in one; I ( Beginner ) in the other. DESIRABLE The following would be considered an advantage: experience in multinational programmes and cooperative developments; experience with International Organisations and a good knowledge of their methods of work and practices; experience in the implementation of standards in information services and systems to achieve interoperability; and knowledge of Allied Command transformation (ACT), Allied Command Operations (ACO) and NATO responsibilities and organisation. 3. MAIN ACCOUNTABILITIES Information Management Ensure that information in its different forms is managed in terms of correctness, coherence and consistency, and provide guidance to the ISB Staff in the correct application of these information management principles. Promote the use of collaborations services and support the Branch Head on its usage. Expertise Development: Conduct analysis and provide advice in the fields of ICT, information exchange and information services and systems, Command, Control, Communications, Computer, Intelligence, Surveillance and Reconnaissance (C4ISR) capabilities and Service Oriented Architectures. Provide Staff support to the C3 Board, its sub-structure and other NATO committees in these areas. Conduct analysis and provide advice on the design and development of information systems, information exchange/information sharing and information service provision in support of NATO C3 capabilities and ICT services. -2-

3 Policy Development: Contribute to the development of policy, directive and guidance documents and NATO Standardisation Agreements (STANAGs) in the areas of responsibility for the Branch. Knowledge Management: In collaboration with the Branch Head, ensure that all necessary knowledge domains are covered. Ensure that the explicit and tacit knowledge within the ISB is documented in an appropriate form, and managed in an effective and efficient manner for knowledge-sharing purposes. Stakeholder Management: Conduct liaison with other Divisions/Branches, NATO military authorities, NATO Agencies, committees and groups, non-nato organisations such as the Combined Communication- Electronics Board (CCEB) and with national authorities having an interest in, or responsibilities related to ISB s mission. Representation of the Organization: Participate in the C3 Board, its sub-structure and other NATO committees. Act as the Principal Technical Advisor to the Communications and Information Services Capability Panel. Act as Chairman and/or Contact person of ad-hoc groups as required. Provide support as an Information Services Subject Matter Expert to the NATO Information Management Authority (NIMA). Deputise for the Branch Head when required. Project Management: As Deputy Branch Head, manage the balancing of resource assignments to multidisciplinary tasks and projects in the NHQC3S. Supervise the progress of tasks assigned to the Branch and - when necessary - propose prioritisation or escalation to the Branch Head. Accept ad-hoc assignments and special projects. Perform any other related duty as assigned. 4. INTERRELATIONSHIPS The incumbent reports to the Head ISB and works in close cooperation with the other Branches of the NHQC3S as well as other Directorates in DI and the IMS. He/she is required to maintain close liaison with National Representatives standards organisations, and contact countries as appropriate, and is required to conduct professional contact with representatives from IT Industry and Government at Middle Management level. Direct reports: N/a Indirect reports: N/a. -3-

4 5. COMPETENCIES The incumbent must demonstrate: Analytical Thinking; Clarity and Accuracy; Conceptual Thinking; Customer Service Orientation; Impact and Influence; Initiative; Organizational Awareness; Teamwork.. 6. CONTRACT Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration contract of three years; possibility of renewal for up to three years, during which the incumbent may apply for conversion to an indefinite duration contract. Contract clause applicable: In accordance with the contract policy, this is a post in which turnover is desirable for political reasons in order to be able to accommodate the Organisation's need to carry out its tasks as mandated by the Nations in a changing environment, for example by maintaining the flexibility necessary to shape the Organisation's skills profile, and to ensure appropriate international diversity. The maximum period of service foreseen in this post is 6 years. The successful applicant will be offered a 3-year definite duration contract, which may be renewed for a further 3-year period. However, according to the procedure described in the contract policy the incumbent may apply for conversion to an indefinite contract during the period of renewal and no later than one year before the end of contract. If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO s member States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further period of up to 3 years subject also to the agreement of the national authority concerned. The maximum period of service in the post as a seconded staff member is six years. Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations. 7. HOW TO APPLY: Applications must be submitted using one of the following links, as applicable: For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (for more information, please contact your local Civilian HR Manager); For all other applications: -4-

5 ADDITIONAL INFORMATION: Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or enquiries cannot be dealt with. Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate s medical file by the NATO Medical Adviser. Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary requirements. Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries. NATO is an equal opportunities employer, and does not discriminate on the grounds of gender, race or ethnic origin, religion, nationality, disability, sexual orientation or age (restrictions to age may apply for first appointment only, according to the NATO Civilian Personnel Regulations. This is a prerogative as approved by the NATO Council). Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-smoking environment. -5-

6 NOTIFICATION DE LA VACANCE D'UN POSTE DE GRADE «A» SECRÉTARIAT INTERNATIONAL DE L'OTAN POSTE OUVERT AUX SEUL(E)S RESSORTISSANT(E)S DES ÉTATS MEMBRES DE L'OTAN LIEU D'AFFECTATION : Siège de l'otan (Bruxelles - Belgique) DIVISION : Secrétariat des C3 du siège de l'otan (NHQC3S-Élément SI) Division Investissement de défense INTITULÉ : Administrateur/Administratrice, Services d information GRADE : A.4 HABILITATION DE SÉCURITÉ : NS POSTE VACANT N : On voudra bien noter que le concours pour ce poste est actuellement prévu pour les dates suivantes : - épreuves de présélection le 3 novembre 2015 ; - sélection finale les 14 et 15 décembre 2015, à Bruxelles RÉSUMÉ La Division Investissement de défense (DI) est responsable des investissements dans les moyens et les capacités qui permettent d améliorer la capacité de défense de l Alliance, notamment la planification en matière d armement, la défense aérienne et la consultation, le commandement et le contrôle (C3). Le Secrétariat des C3 du siège de l'otan (NHQC3S) est une division mixte composée de personnel du Secrétariat international (SI) et de personnel de l'état-major militaire international (EMI), dirigée par un directeur/une directrice et opérant sous l'autorité exécutive conjointe et la gestion coordonnée du/de la secrétaire général(e) adjoint(e) (ASG) pour l'investissement de défense et du directeur/de la directrice général(e) de l'emi (DGIMS). La Branche Services d'information (ISB) pilote les travaux d'élaboration, d'application et de maintenance des politiques, normes et directives de l'otan en matière de gestion et de partage de l'information à l'appui des processus C3 de l'alliance en apportant une expertise en matière de technologies de l'information et de la communication (TIC) dans le domaine militaire. Le/La titulaire est un(e) expert(e) TIC de haut niveau au sein de l'isb, où il/elle joue un rôle de premier plan dans l'élaboration de documents de politique générale dans les domaines de la gestion de l'information, de l'intégration de données, de l'architecture orientée services et de la gestion des services TIC. Il/Elle supplée aussi le/la chef de l'isb. -6-

7 2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACQUIS ESSENTIELS Le/La titulaire du poste doit : posséder un diplôme universitaire (équivalent à une maîtrise) dans une discipline liée aux TIC, ainsi que des qualifications post-universitaires appropriées ; avoir cinq ans d'expérience des TIC dans tous les aspects du cycle de vie d'un système (définition des besoins, conception, implémentation et exploitation) ; avoir une parfaite compréhension et une connaissance approfondie de la fourniture de services TIC dans un vaste environnement international, des normes commerciales et civiles et des meilleures pratiques ; avoir une expérience de la gouvernance, de l'élaboration des politiques et de la normalisation dans le domaine des TIC ; avoir une expérience de la gestion des projets et des programmes TIC, y compris des aspects financiers ; avoir des aptitudes rédactionnelles supérieures, en particulier l'aptitude de présenter des questions TIC complexes dans des termes simples de façon à faciliter la recherche de consensus et la prise de décision au plus haut niveau de gestion ; avoir une connaissance des questions liées à la gestion de l'information d'entreprise ; avoir au minimum le niveau de compétence V («avancé») dans l'une des deux langues officielles de l'otan (anglais/français), et le niveau I («débutant») dans l'autre. ACQUIS SOUHAITABLES Seraient considérées comme autant d'atouts : une expérience des programmes multinationaux et des développements en coopération ; une expérience des organisations internationales, ainsi qu'une bonne connaissance de leurs méthodes de travail et de leurs pratiques ; une expérience de la mise en application de normes dans les services et les systèmes d information en vue de parvenir à l interopérabilité ; une connaissance des responsabilités et de l'organisation du Commandement allié Transformation (ACT), du Commandement allié Opérations (ACO) et de l'otan. 3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Gestion de l'information Veille à ce que l information, sous ses différentes formes, soit gérée de manière correcte, cohérente et rationnelle, et donne des orientations aux services de l'isb pour l application correcte de ces principes de gestion de l information. Encourage le recours à des services en collaboration et apporte son soutien au/à la chef de la Branche à cet égard. -7-

8 Développement de l'expertise Effectue des analyses et donne des avis dans les domaines des TIC, de l échange d informations et des services et systèmes d information, des capacités C4ISR (commandement, contrôle, communication, informatique, renseignement, surveillance et reconnaissance) et des architectures orientées services. Fournit un soutien administratif dans ces domaines au Bureau des C3, à sa structure subordonnée et à d'autres comités de l'otan. Effectue des analyses et donne des avis sur la conception et le développement des systèmes d information, sur l échange/le partage d informations et sur la fourniture de services d information à l appui des capacités C3 de l OTAN et des services TIC. Élaboration des politiques Contribue à l élaboration des politiques, des directives et des documents d orientation et des accords de normalisation OTAN (STANAG) dans les domaines de responsabilité de la Branche. Gestion des connaissances En collaboration avec le/la chef de la Branche, veille à ce que tous les domaines de connaissances nécessaires soient couverts. Veille à ce que la connaissance explicite et implicite au sein de l ISB soit documentée de façon appropriée et gérée de manière efficace et efficiente à des fins de partage des connaissances. Gestion des parties prenantes Se tient en liaison avec d'autres divisions/branches, avec les autorités militaires, les agences, les comités et les groupes de l OTAN, avec les organisations non OTAN telles que le Combined Communications-Electronics Board (CCEB) et avec des autorités nationales ayant un intérêt ou exerçant des responsabilités en rapport avec la mission de l ISB. Représentation de l Organisation Participe aux activités du Bureau des C3, de sa structure subordonnée et d'autres comités de l'otan. Joue le rôle de conseiller/conseillère technique principal(e) auprès de la Commission capacitaire Services d'information et communications. Exerce les fonctions de président(e) et/ou sert de point de contact des groupes ad hoc, selon les besoins. Apporte son soutien à l'autorité de gestion de l'information OTAN (NIMA) en tant qu'expert(e) dans le domaine des services d'information. Assure le remplacement du/de la chef de la Branche en cas de besoin. Gestion de projet En qualité de chef adjoint(e) de la Branche, gère l'équilibre entre l'affectation des ressources et les tâches et projets pluridisciplinaires au sein du NHQC3S. Supervise l'avancement des tâches confiées à la Branche et, le cas échéant, propose au/à la chef de la Branche une nouvelle attribution de priorités ou un allongement des délais. Accepte des missions ad hoc et des projets spéciaux. S'acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée. -8-

9 4. STRUCTURE ET LIAISONS Le/La titulaire du poste rend compte au/à la chef de l ISB et travaille en étroite collaboration avec les autres branches du NHQC3S, avec d autres directions au sein de la Division Investissement de défense et avec l'emi. Il/Elle doit se tenir en liaison étroite avec les représentants des pays auprès d organismes de normalisation, et avec les pays de contact le cas échéant, et doit entretenir des contacts professionnels avec des représentants de l'industrie de l'informatique et des milieux gouvernementaux au niveau de gestion intermédiaire. Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet. Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet. 5. COMPÉTENCES Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes : Réflexion analytique Clarté et précision Réflexion conceptuelle Souci du service au client Persuasion et influence Initiative Compréhension organisationnelle Travail en équipe 6. CONTRAT Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans, renouvelable pour une période de trois ans maximum, au cours de laquelle le/la titulaire pourra demander qu'il soit transformé en contrat de durée indéterminée. Clause contractuelle applicable : Conformément à la politique des contrats, il s'agit d'un poste auquel il est souhaitable, pour des raisons politiques, d'assurer une rotation de manière à pouvoir répondre au besoin qu'a l'organisation d'exécuter les tâches qui lui sont confiées par les pays dans un environnement en constante évolution, notamment en préservant la souplesse nécessaire à l'adaptation de son profil de compétences, et de veiller au degré de diversité approprié à son caractère international. La durée de service maximale prévue à ce poste est de six ans. La personne retenue se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être reconduit pour une période de trois ans. Toutefois, conformément à la procédure décrite dans la politique des contrats, elle pourra demander, au plus tard un an avant l'expiration de la deuxième période, que son contrat soit transformé en contrat de durée indéterminée. Si la personne retenue est détachée de l'administration d'un État membre de l'otan, elle se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve -9-

10 de l'accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste, la durée de service d'un agent détaché n'excède pas six ans. Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l'otan. 7. COMMENT POSTULER Les candidatures doivent être soumises comme suit : pour les seuls agents civils de l'otan : via le portail de recrutement interne (pour plus de précisions, veuillez prendre contact avec votre responsable des ressources humaines civiles). pour toutes les autres candidatures : via le lien INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES En raison du vif intérêt suscité par l'otan et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier médical par le/la médecin-conseil de l'otan. Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les conditions requises. On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l OTAN pourront être acceptées. L OTAN est un employeur qui applique le principe de l égalité des chances et qui ne pratique aucune discrimination fondée sur le genre, la race ou l origine ethnique, la religion, la nationalité, le handicap, l'orientation sexuelle ou l âge (des restrictions liées à l'âge peuvent ou non s'appliquer, à une première nomination seulement, conformément au Règlement du personnel civil de l'otan ; il s'agit là d'une prérogative approuvée par le Conseil de l'atlantique Nord). Le Secrétariat international de l'otan est un environnement sans tabac. -10-