BY-LAWS - LOCAL NATIONAL CAPITAL COMMISSION. (April 6, 2009)

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1 BY-LAWS - LOCAL NATIONAL CAPITAL COMMISSION (April 6, 2009) BY-LAW 1 - NAME This organization shall be known as Local 70080, National Capital Commission of the Union of National Employees, Public Service Alliance of Canada (PSAC). BY-LAW 2 - AIMS AND OBJECTIVES Section 1: It shall be the objective of this Local to protect, maintain and promote the rights of National Capital Commission employees under its jurisdiction. Section 2: This Local shall subscribe unconditionally to and accept as its governing documents, the Constitution of the PSAC, the By-laws of the Union of National Employees and the By-laws of this Local. Section 3: This Local shall support fully the PSAC in the furthering of its constitutional responsibility for the improvement and protection of wages, salaries and other terms and conditions of employment of all members of the PSAC. BY-LAW 3 - MEMBERSHIP Section 1: Those eligible for membership shall be employees of the National Capital Commission in the jurisdiction of the Local who are eligible for membership in the Union of National Employees of the PSAC. The jurisdiction of the Local shall be as assigned from time to time by the Union of National Employees. In situations where disputes arise regarding jurisdiction, the National Executive will make the final decision. Section 2: Membership is attained by completing the membership application card and submitting it to the Local Secretary or mail to the PSAC. Section 3: Members who become suspended or whose employment was terminated will report it immediately to a Local representative. Section 4: All members are requested to notify the Local of a change of address. Section 5: All members of this Local should attend the Annual General Meeting as well as

2 any special meeting and become active in the affairs of the Local. BY-LAW 4 - MEMBERSHIP DUES Section 1: The membership dues of the Local shall be not less than the amount of the per capita fee and dues required by the Constitution of the PSAC, the By-laws of the Union of National Employees as determined by the National Convention and by this local. Section 2: The amount of Local dues shall be established by a two thirds majority vote of the members present at an annual, regular or special meeting called for the purpose of establishing dues. BY-LAW 5 - LOCAL EXECUTIVE OFFICERS Section 1: The Executive Committee of this Local shall consist of a President, Vice- President, Secretary, Treasurer, Chief Shop Steward, Human Rights Representative, Health and Safety Representative and a Communication Officer at a minimum the Committee shall consist of a President, a Vice-President, and a Secretary-Treasurer. Section 2: At an Annual General Meeting, officers shall be elected in the order of President, Vice-President, Secretary, Treasurer, Chief Shop Steward, Human Rights Representative, Health and Safety Representative and a Communication Officer. Elections for the positions of President and Vice-President shall be conducted in alternate years. Section 3: The members of the Executive Committee shall be nominated and elected at an Annual General Meeting of the Local, and shall hold office for a period of two (2) years. Section 4: Should an elected officer become vacant for any reason before end of term, the President shall appoint an interim replacement from the Local Executive to assume the responsibilities until next elections. Section 5: Each officer will be elected by a majority of the votes cast. If, on any ballot, no candidate receives the majority (50% plus one) of ballots, the candidate receiving the least votes shall be dropped and a new ballot held for the remaining candidates. Section 6: All members in good standing of this Local shall have the right to vote in any election. Section 7: The elected officers shall take office after being sworn in at the end of the annual membership meeting. Officers of the previous Executive shall have seven (7) calendar days to turn in all books, documents and finances which pertain to their office to the new executive of the local.

3 Section 8: Each local executive shall receive an amount to cover miscellaneous expenses and shall be allocated as such: President shall receive $1,200 for the year, Vice-president shall receive $900 for the year and all other executives shall receive $500 for the year. These amounts shall be divided by three and be payable three times a year at each end of quarter (April, August and December). These amounts are not honorariums; they are to cover expenses not covered by other means. BY-LAW 6 - DUTIES OF LOCAL EXECUTIVE OFFICERS Section 1: The Local Executive shall meet as determined by the Executive at the first meeting following the elections. Section 2: The Executive of the Local shall select from amongst the membership, a trial board of five (5) members (not to include the member or officer directly associated with the member or officer to be tried) to deal with violations of these By-Laws. Section 3: The Local Executive shall record its business in minutes. Section 4: The President shall be responsible for the efficient and proper conduct of the affairs of the Local. The President shall preside at all meetings of the Local and at all meetings of the Executive. The President shall interpret Local By-Laws, supervise the work of the other officers of the Local and all committees and perform such other duties as appertain to their office. With the creation of the Informal Conflict Management System (ICMS), the President will be responsible for this portfolio. Section 5: The President shall report on their activities at all meetings held by the Local and attended by the President. The President shall vote only in case of a tie. The President shall be a member ex-officio of all committees of the Local. Section 6: The Vice-President, in the absence of the President, shall carry out the duties as performed by the President. The VP shall be responsible for Educational agenda of the Local and shall perform such other duties as may be assigned by the President. Section 7: The Secretary shall record the proceedings of all general meetings and executive meetings, members attendance, and posting of the monthly and annual meeting, on the appropriate bulletin boards. The Secretary shall be responsible for the proper maintenance of documents, records and correspondence relating to the operation of the Local and must ensure that the Executive of the Local is kept informed of all new business and correspondence pertaining to the Local and all copies to be forwarded to Union of National Employees, PSAC. Section 8: The Treasurer shall be responsible for the finances of the Local and associated records and documents. The Treasurer shall give a complete statement at each meeting, and

4 shall provide an annual statement and forecast budget for the coming year to be presented in a written format at the annual meeting. Section 9: The Chief Shop Steward shall be responsible for all Shop Stewards in the Local; i.e. training, calling of Steward meetings, maintaining an up to date record of stewards and their areas of responsibility, assisting Stewards in the grievance procedure, keeping the Executive of the Local informed on all matters pertaining to the Stewards' activities in written format. Section 10: The Human Rights Representative shall act as the local representative on Human Rights Issues. A job description can be viewed on Appendix A. Section 11: The Health and Safety Representative shall act as the local representative on Health and Safety Issues. A job description can be viewed on Appendix B. Section 12: The Communication Officer shall be responsible to organize and promote internal communications. This officer shall send information on our local to the Union of National Employees, IT Specialist who will then post the information on their website. The Communication Officer shall also make sure that the information on our bulletin board is kept up to date. Advertize events, meetings and other relevant information. This officer could be part of a Facebook group. BY-LAW 7 - MEETINGS Section 1: The Local should have one annual general meeting in the fall and special or emergency meetings as required. Local Executive meetings should be held once a month with some exceptions during holiday period or other unforeseen circumstances but with a minimum of six times a year. Section 2: The Chief Shop Steward shall hold regular Shop Steward Meetings. Section 3: A quorum of the Local shall be eight (8) including the officers. Section 4: Special meetings may be called by the President or by the majority of the executive officers of the Local or upon petition of ten (10) or more members. BY-LAW 8 - FINANCES Section 1: No officer or officers of this Local shall enter into any financial contractual understanding or agreement without the prior approval of at least two officers of the Local for expenses under $3000 per month. For any expenses in excess of $ per month, prior approval by a majority of members present at a regular or special meeting is required.

5 Section 2: In accordance with by-law 11, Section 13 of the By-Laws of the Union of National Employees, the Local shall submit to the National Office of the Component, annual audited statements of Local finances and the number of members each year. These financial statements will cover the previous year ending December 31 in accordance with Section 14. In accordance with the foregoing, the Component shall make no remittance of refundable portion of dues until such statement has been received and approved. Section 3: The signing officers of this Local at any time shall be any two (2) of the following four: President, Vice-President, Treasurer and one other member of the Executive to be chosen by the Local Executive. Two (2) of these signing officers will sign all cheques. Section 4: The fiscal year of this Local shall be from January 1 to December 31. BY-LAW 9 - AMENDMENTS By-Laws of the Local may be amended by a two-thirds (2/3) majority vote of the members in attendance at a meeting, providing thirty (30) days notice of motion has been given. BY-LAW 10 - CONVENTIONS Section 1: Any member delegated by the Local to attend authorized conventions or seminars as a delegate or observer, must be a member in good standing and have attended at least three (3) of the following courses Talking union basics, Convention procedures course and a third course left to the members discretion. Section 2: Where a member is authorized to attend a convention or seminar at the Local's expense, and he/she is absent from all or a portion of the convention or seminar due to illness, the member will be required to submit a certificate of illness from a certified doctor or hospital. Section 3: As it may be impractical in some instances, the request for a doctor's certificate of illness may be waived or varied on the advice of the Local Executive a meeting of the Executive. A member who is requested to refund all or a portion of the monies issued by the Local for attendance at a convention or gathering will do so within thirty (30) days unless prior arrangements are made with the Local. Failure to do so will result in a member being subject to By-Law 6, Section 2, of the Local By-Laws.

6 Union of National Employees, PSAC / Syndicat des employées et employés nationaux, AFPC , rue Isabella street - Ottawa, Ontario K1S 1V7 Website: info@une-sen.org Phone: (613) Toll free: Fax: (613)

7 RÈGLEMENTS INTERNES SECTION LOCALE COMMISSION DE LA CAPITALE NATIONALE (Le 6 avril 2009) RÈGLEMENT 1 - NOM La présente organisation sera connue sous le nom de Local 70080, Commission de la capitale nationale, du Syndicat des employées et employés nationaux, Alliance de la Fonction publique du Canada (AFPC). RÈGLEMENT 2 - BUTS ET OBJECTIFS Article 1: Les objectifs de ce local sont de protéger, maintenir et promouvoir les intérêts des employés de la Commission de la capitale nationale qui se trouvent sous sa juridiction. Article 2: Ce Local acceptera les Statuts de l AFPC et les Règlements internes du Syndicat des employées et employés nationaux ainsi que ceux de ce local en tant que documents constitutifs et y souscrira inconditionnellement. Article 3: Ce local appuie pleinement l'afpc et l'aide à s'acquitter de ses responsabilités constitutionnelles visant à l'amélioration et à la protection des salaires, traitements et autres conditions d'emploi de tous les membres de l AFPC. RÈGLEMENT 3 - SOCIÉTARIAT Article 1: Ceux qui sont éligibles à devenir membres sont les employés de la Commission de la capitale nationale sous la juridiction de la section locale qui sont éligibles à faire partie du Syndicat des employées et employés nationaux de l'afpc. La juridiction de la section locale pourrait de temps à autre être déterminée par l'exécutif de l'syndicat des employées et employés nationaux. Dans les situations où des conflits surviennent concernant la juridiction, l exécutif du Syndicat des employées et employés nationaux prendra la décision finale. Article 2 : On devient membre en remplissant la carte d adhésion et en la soumettant au secrétaire de la section locale ou en l acheminant directement au Syndicat des employées et employés nationaux par courrier. Article 3 : Les membres suspendus ou dont l emploi a pris fin en feront immédiatement part à un représentant de la section locale.

8 Article 4 : On demande à tous les membres d aviser la section locale d un changement d adresse. Article 5 : Tous les membres de cette section locale devraient assister à l assemblée générale annuelle ainsi qu aux réunions spéciales et participer activement aux affaires de la section locale. RÈGLEMENT 4 - COTISATIONS Article 1: Les cotisations des membres de la section locale ne peuvent être moindres que le montant des cotisations par personne requis par les Statuts de l AFPC et par les règlements internes du Syndicat des employées et employés nationaux tel que déterminé par le Congrès de l'élément. Article 2 : Le montant des cotisations à la section locale sera établi par une majorité des deux tiers des voix des membres présents à une réunion annuelle, régulière ou spéciale convoquée en vue de déterminer les cotisations. RÈGLEMENT 5 - OFFICIERS DE L EXÉCUTIF DE LA SECTION LOCALE Article 1: Le comité exécutif de cette section locale se composera d un président, d un viceprésident, d un secrétaire, d un trésorier, d un chef délégué syndical, d un représentant des droits de la personne, d un représentant santé et sécurité et d un représentant en communications; le comité se composera au moins d un président, d un vice-président et d un secrétaire-trésorier. Article 2: Les élections seront par scrutin secret et se dérouleront dans l'ordre de président, vice-président, secrétaire, trésorier, d un chef délégué syndical, d un représentant des droits de la personne, d un représentant santé et sécurité, et d un représentant en communications à l assemblée générale annuelle. Les élections aux postes de président et de vice-président se feront de façon alternative chaque année. Article 3 : Les membres du comité exécutif seront nommés et élus lors d une assemblée générale annuelle de la section locale et occuperont leur poste pendant une période de deux (2) ans. Article 4 : Advenant le départ, pour une raison ou une autre, d un membre élu avant la fin de son mandat, le président nommera, à titre intérimaire, un membre de l exécutif de la section locale qui assumera les responsabilités jusqu aux prochaines élections. Article 5 : Chaque officier sera élu par une majorité des votes. Si, lors d un scrutin, aucun

9 candidat n obtient une majorité (50% plus un) des voix, le candidat obtenant le moins de votes sera éliminé et un nouveau tour de scrutin sera organisé pour les autres candidats. Article 6 : Tous les membres en règle de cette section locale ont le droit de vote lors d une élection. Article 7 : Les officiers élus entreront en fonction après avoir prêté serment à la fin de l assemblée annuelle des membres. Les officiers de l exécutif précédent devront remettre au nouvel exécutif de la section locale, dans un délai de sept (7) jours civils, tous les livres, documents et renseignements financiers relatifs à leurs fonctions. Article 8 : Chaque officier de l exécutif recevra un montant pour couvrir de diverses dépenses et sera alloué comme suit : Le président recevra $1 200 pour l année, le viceprésident recevra $900 pour année et le reste des officiers recevront $500 pour année. Ces montants seront divisés en trois et seront payables trois fois durant l année à chaque fin de quart (avril, aout et décembre). Ces montants ne sont pas des honoraires ; ils sont pour couvrir les dépenses non couvertes par d autres moyens. RÈGLEMENT 6 - RESPONSABILITÉS DES OFFICIERS DE L EXÉCUTIF DE LA SECTION LOCALE Article 1 : L exécutif se réunira comme le déterminera l exécutif lors de la première réunion après l élection. Article 2 : L exécutif de la section locale choisira cinq (5) membres qui formeront un comité de discipline (auquel ne siègera pas le membre ou officier directement associé au membre qui sera jugé) en vue de prendre des mesures face à l infraction de ces règlements. Article 3: La section locale rédigera un procès verbal de ses délibérations. Article 4: Le président assumera la responsabilité de la conduite efficace et appropriée des affaires de la section locale. Le président présidera toutes les réunions de la section locale et de l exécutif. Le président interprétera les règlements de la section locale, supervisera le travail des autres officiers de la section locale et de tous les comités et remplira les fonctions se rapportant à leur charge. Avec la création du système de gestion informel de conflits (SGIC), le président sera responsable de ce portefeuille. Article 5: Le président fera rapport des activités de l exécutif à toutes les réunions tenues par la section locale auxquelles il assistera. Le président ne votera que dans le cas d égalité des voix. Le président sera membre d office de tous les comités de la section locale. Article 6 : En l absence du président, le vice-président remplira les fonctions du président. Le vice-président sera responsable du programme de formation de la section locale et accomplira d autres tâches qui lui seront assignées par le président.

10 Article 7: Le secrétaire enregistrera les délibérations de toutes les assemblées générales et des réunions de l exécutif, la présence des membres et affichera les avis des assemblées mensuelles et annuelles sur les babillards appropriés. Le secrétaire sera responsable de la mise à jour appropriée des documents, des comptes rendus et de la correspondance se rapportant au fonctionnement de la section locale et il devra s assurer que l exécutif de la section locale est tenu au courant de toutes les nouvelles affaires et de la correspondance relative à la section locale. Il devra aussi acheminer des copies au Syndicat des employées et employés nationaux de l Alliance de la Fonction publique du Canada. Article 8 : Le trésorier sera responsable des finances de la section locale ainsi que des pièces justificatives et des documents qui s y rapportent. Le trésorier présentera un compte rendu complet à chaque réunion et fournira un rapport annuel et des prévisions budgétaires pour l année à venir qui seront communiqués par écrit lors de l assemblée annuelle. Article 9 : Le chef délégué syndical sera responsable de tous les délégués syndicaux dans la section locale; c.-à-d. la formation, l organisation de réunions des délégués, la mise à jour des listes des délégués et de leur champ de responsabilité, la prestation d aide aux délégués lors de procédures de règlement de griefs, la transmission de renseignements, par écrit, à l exécutif de la section locale concernant toutes les affaires relatives aux activités des délégués. Article 10 : Le représentant des droits de la personne agira comme représentant sur toutes les questions concernant les droits de la personne. Une description de taches se retrouve à l annexe A. Article 11 : Le représentant santé et sécurité agira comme représentant sur toutes les questions concernant santé et sécurité. Une description de taches se retrouve à l annexe B. Article 12 : Le représentant en communication sera responsable d organiser et de promouvoir les communications internes. Ce représentant enverra toutes informations concernant notre local au Syndicat des employées et employés nationaux, spécialiste en TI qui va par la suite ajouter cette information sur leur site web. Le représentant en communication s assurera que l information sur les babillards sera gardée à jour. Ce représentant en communication pourrait faire parti d un groupe sur Face Book. RÈGLEMENT 7 - ASSEMBLÉES Article 1: La section locale devrait tenir une assemblée générale annuelle à l automne et des réunions spéciales ou extraordinaires au besoin. Les réunions de l exécutif de la section locale devraient avoir lieu une fois par mois, avec certaines exceptions pendant les congés d été et d hiver ou autre circonstances imprévues mais avec un minimum de six fois par année.

11 Article 2: Le chef délégué syndical tiendra des réunions régulières des délégués syndicaux. Article 3: Un quorum de la section locale se composera de huit (8) personnes, à l inclusion des officiers. Article 4: Des assemblées spéciales peuvent être convoquées par le Président, ou à la demande de la majorité des membres de l'exécutif du Local ou encore à la suite d'une requête présentée par dix membres ou plus. RÈGLEMENT 8 - FINANCES Article 1: Aucun officier de cette section locale ne pourra conclure une entente financière ou contractuelle avant d'avoir reçu l'approbation d au moins deux (2) membres de l'exécutif du local pour faire une dépense de fonds au nom du Local dépassant 3000,00$ par mois. Pour des dépenses de plus de $ par mois, l'approbation antérieure de la majorité des membres présents aux réunions régulières ou spéciales sera requise. Article 2: Selon le Règlement interne 11, Article 13 des Règlements internes du Syndicat des employées et employés nationaux, le Local soumettra au bureau national de l élément, les états financiers vérifiés des finances du Local ainsi que le nombre de membres chaque année. Ces états financiers porteront sur l exercice précédant se terminant le 31 décembre, conformément à l Article 14. Conformément à ce qui précède, l élément ne fera aucune remise d une partie remboursable des cotisations tant que ces états financiers n auront pas été reçus et approuvés. Article 3: Les dirigeants signataires de cette section locale devraient en tout temps avoir deux (2) dirigeants signataires des dirigeants suivants : le Président, le Vice-président, le Trésorier et un autre officier de l Exécutif choisi par l Exécutif de la section locale. Deux (2) d'entre ces dirigeants signataires signeront tous les chèques. Article 4 : L année fiscale du Local sera du 1 er janvier au 31 décembre. RÈGLEMENT 9 - RÈGLEMENTS INTERNES Les règlements internes de la section locale peuvent être amendés par un vote majoritaire de 2/3 des membres présent à une assemblée générale annuelle, pourvu que 30 jours d'avis aient été donnés. RÈGLEMENT 10 - CONGRÈS

12 Article 1 : Tout membre délégué par la section locale pour assister aux congrès ou aux colloques approuvés à titre de délégué ou d observateur doit être un membre en règle et doit avoir suivi au moins trois (3) des cours suivants : L ABC du syndicat, la procédure aux congrès et un troisième cours à la discrétion des membres. Article 2 : Lorsqu un membre est autorisé à assister à un congrès ou à un colloque aux frais de la section locale et qu il/elle sera absent(e) d une partie ou de la totalité du congrès ou du colloque pour des raisons de maladie, le membre devra présenter un certificat de maladie émis par un médecin autorisé ou un hôpital. Article 3 : Comme cela peut s avérer impossible dans certains cas, la demande d un certificat de maladie peut être abandonnée ou modifiée sur les conseils de l exécutif de la section locale à une réunion de l exécutif. Un membre à qui l on demande un remboursement complet ou partiel de l argent déboursé par la section locale aux fins de participation à un congrès ou à une rencontre devrait s exécuter dans un délai de trente (30) jours, à moins que des dispositions antérieures n aient été prises avec la section locale. S il ne respecte pas ce délai, le membre sera assujetti au règlement 6, article 2, des règlements de la section locale. Union of National Employees, PSAC / Syndicat des employées et employés nationaux, AFPC , rue Isabella street - Ottawa, Ontario K1S 1V7 Website: info@une-sen.org Phone: (613) Toll free: Fax: (613)