Plan National de Formation

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1 Pourquoi, pour qui, comment? Organiser une rencontre USEP n est pas l apanage du Délégué Départemental USEP ou des équipes de circonscription. Ce document fait l inventaire de toutes les tâches à prévoir pour tous les moments d une demi-journée ou d une journée de rencontre. Dans un premier temps, il doit prouver à l animateur ou dirigeant USEP qu organiser une rencontre n est pas une tâche insurmontable. Attention, l organisateur doit connaître un certain nombre de dispositions réglementaires. Ce document est aussi destiné à terme aux enfants pour qu ils puissent très vite s impliquer dans le déroulement et l organisation de la rencontre USEP. L objectif à court et moyen terme : - Une rencontre de proximité, de secteur, gérée par des enfants responsables C est un travail, certes de longue haleine, mais ce n est sans doute pas une utopie. REUSSIR UNE RENCONTRE Pour se lancer dans l organisation d une manifestation, n oubliez pas dans un premier temps de : Définir les objectifs Recenser les équipements nécessaires et les réserver (annexe 1 «Val d Oise»), Réunir animateurs et enfants impliqués dans l organisation. Prévoir dans la mesure du possible un tee-shirt, casquette ou autre pour distinguer les personnes qui encadreront la rencontre Sur le lieu de la rencontre prévoir : Un espace d accueil : - on invite les participants à se faire connaître afin de vérifier si tous les inscrits sont présents, - on communique les informations (sono, affichage) - on peut apprendre ou vérifier l horaire et le lieu de passage d une activité (plan, planning, personne ressource) - on peut trouver du matériel (stock, personne responsable) - on centralise les résultats (tableaux, système informatique, «juge arbitre») - on donne les résultats (s il y a lieu) et les récompenses (affichage, remise des récompenses, annonce des résultats) - on peut soigner quelqu un (pharmacie, téléphone) Un lieu de stockage pour le matériel Un endroit abrité en cas de mauvais temps

2 J-60 Vérifier le matériel à utiliser Informer les associations : envoyer une lettre précisant le lieu, la date, le type de rencontre avec coupon réponse où seront indiqués : nom de l école, niveaux des classes engagées, effectifs, nombre d équipes, nom des enseignants. Ne pas oublier de préciser une date limite de retour (annexe 3 «Val d Oise») Etablir un budget prévisionnel : c est l inventaire des dépenses et des recettes (annexe 4 «Val d Oise») Recherche de subventions ou partenariats éventuels J-15 Informer l IEN des déplacements et de la manifestation Lancer des invitations : presse, mairie, IEN, personnalités (annexe 6 «Val d Oise») Recenser les participants, préparer les poules (pour les rencontres de sports collectifs) (annexe 6 «Val d Oise»)., réaliser et envoyer le dossier pratique aux écoles inscrites. Le dossier doit comporter le déroulement de la journée et rappeler : - d apporter son pique-nique le cas échéant ou/et un en- cas, de l eau - les règles du jeu - la répartition précise des tâches - les règles : le code du sportif, sécurité (numéros d urgence), respect des lieux et du matériel, (annexe 7 «Val d Oise») Prévoir les récompenses (brevet, médaille ou trophée). De préférence prévoir une récompense pour chaque participant (type brevet). S il y a des classements, d autres récompenses seront données (type médaille ou coupe). Contacter les services municipaux afin de faire tracer les terrains et recenser avec eux le matériel nécessaire (tables, chaises, sono ). Vérifier tous les points d organisation Lister ce qu il reste à faire J-7 J-1 Préparer le matériel : crayons, feuilles, ballons, plots, chronos, sifflets, appareil photo Penser aux feuilles de poules vierges en cas de désistement de quelques équipes Préparer les récompenses : les répartir par classes, équipes ou écoles S assurer que le traçage des terrains a été effectué et vérifier que tout le matériel nécessaire à la rencontre est disponible auprès des services municipaux. Confirmer les horaires de remise des clefs Interroger la météo et prendre très vite une décision quant au maintien ou non de la rencontre Penser aux dernières courses à effectuer J Installation : matériel, sonorisation, plots Accueillir les écoles : faire un rapide rappel du déroulement de la journée, présenter les personnes qui encadrent la journée A la fin de la rencontre ranger le matériel et faire un bilan rapide APRES LA RENCONTRE Diffusion des résultats.. Lettre de remerciements aux services municipaux Communiqués de presse : envoyer articles et photos aux journaux.

3 CADRE INSTITUTIONNEL DES SORTIES ET RENCONTRES USEP 1 - Deux cas à distinguer : Temps Scolaire (TS) et Hors Temps Scolaire (HTS) Le cadre strict des horaires et des jours de classe. H Les jours de classe : - avant la classe du matin - pendant l inter classe - après la classe de l après-midi Pendant toute autre période que les jours de classe - les mercredis - week-end ou vacances (En plus des sorties et rencontres, des centres permanents USEP peuvent fonctionner sur le HTS) TS et H L organisation d une activité USEP un jour de classe pourra voir se succéder des périodes TS et HTS (départ avant l horaire de classe du matin, continuité de la sortie pendant l inter classe, retour après l horaire de classe). 2 - Informations et autorisations : Pour une activité ne comprenant que du TS (rencontres, sorties), l enseignant doit diffuser l information aux parents. L autorisation parentale n est pas nécessaire ; l activité fait partie d un projet pédagogique et la participation de tous les enfants d une classe est obligatoire. La gratuité pour les enfants à titre individuel, s impose dans ce cas. Pour une sortie sur le HTS ou comprenant du HTS, une autorisation parentale est nécessaire. 3 - Responsabilité Activité exclusivement sur le L enseignant est l unique responsable des enfants, pédagogiquement et civilement. Il peut s adjoindre la participation d intervenants extérieurs bénévoles ou rémunérés, sous certaines conditions d agrément, qui sont sous son autorité et sa responsabilité. L action de l intervenant extérieur doit s inscrire dans le projet pédagogique des enseignants. Activité sur le TS et le HTS en continuité : L enseignant est l unique responsable des enfants, pédagogiquement et civilement. Si les parents récupèrent un enfant, ne pas oublier de faire signer la décharge.

4 Modu le 8 Activité exclusivement sur le H La personne morale (président de l association et membres du CA) est responsable des enfants. 4 - Agrément des intervenants extérieurs pour le TS Demande d agrément : Elle est faite par les enseignants (et non par les intervenants eux-mêmes). L agrément sera délivré par l Inspecteur d Académie selon les procédures en vigueur dans chaque département. Conditions particulières : Certains comités départementaux USEP élaborent différents niveaux d intervention : animateur, accompagnateur. Ces dispositions sont prises, en général, pour différencier les niveaux de licences USEP adultes. 5 - Taux d encadrement Les normes sont précisées par les textes officiels de l Education Nationale (voir BOEN). Certaines activités sont à taux d encadrement renforcé. H Il est vivement conseillé d appliquer les normes du MJSVA. 6 - Transports Les conditions sont précisées dans les textes de l Education Nationale. Dans les cars, respecter le nombre maximum de places autorisées. Des listes de transporteurs agréés sont établies par les Inspections Académiques dans chaque département. Les consulter avant l organisation de la sortie. 7 - Hébergement Les locaux et structures doivent être agréés par l Inspection Académique du département d accueil (listes disponibles à l Inspection Académique). H Les locaux et les structures doivent être agréés par la DDJS du département d accueil (liste à la DDJS). TS et HTS en continuité : La règle TS prévaut.

5 Modu le Assurances Les enfants et les adultes titulaires d une licence USEP sont assurés. Il est possible de contracter auprès de la Ligue départementale une assurance temporaire globale pour les accompagnateurs ou les enfants qui participent occasionnellement à une rencontre USEP. La responsabilité civile des adultes (enseignants, intervenants) est fixée dans le cadre de leurs conditions d exercice. Elle peut être couverte par leur employeur ou une assurance. La responsabilité pénale est celle de tout citoyen et ne peut être couverte par aucune tierce personne ou assurance. 9 - Textes officiels de l Education Nationale - Circulaire relative à l organisation des sorties scolaires dans les écoles maternelles et élémentaires publiques n du 21 septembre 1999 (BOEN hors série n 7 du 23 septembre 1999) - - Circulaire relative à l agrément des intervenants extérieurs n du BOEN du 3/07/72 Circulaire relative à l agrément des E.T.A.P.S. J.O. du 03/03/92 du BOEN n 45 du 17/12/87

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