Microsoft Office 2010 WORD EXCEL ACCESS POWERPOINT

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1 I n t r o d u c t i o n à l i n f o r m a t i q u e Microsoft Office 2010 WORD EXCEL ACCESS POWERPOINT dans l environnement Windows 7 Notions de base et intermédiaires BUREAUTIQUE Agathe Bisson Édition révisée septembre 2012

2 Impression et reliure : Modoc copie inc. Bureautique Agathe Bisson inc., 2011, 2012 Tous droits réservés. La reproduction d un extrait quelconque de ce manuel, par quelque procédé que ce soit, est strictement interdite sans l autorisation écrite des auteurs et de l éditeur. Pour toute demande, communiquez avec l éditeur à l adresse suivante : Bureautique Agathe Bisson inc. 3730, rue Lelièvre Trois-Rivières, (Québec), G8Y 5W6 Téléphone : (819) ou Télécopieur : (819) Courrier électronique : Site web :

3 WINDOWS 7 Module 1-L environnement Windows 7 Module 2-Gérer les dossiers Word, Excel, Access et PowerPoint dans Windows7 TABLE DE MATIÈRES Présentation de Windows 7 Comprendre le rôle de Windows Démarrer Windows Configurer un compte d utilisateur Les éléments visuels de Windows La galerie de gadgets Indiquer une opération avec la souris Le menu Démarrer Dérouler les options du menu Démarrer Épingler une application au menu Démarrer Lancer une application avec le menu Démarrer Démarrer un programme avec le menu Démarrer Quitter une application ouverte Fermer la session de travail Basculer d une application à une autre La Barre des tâches Les éléments de la barre de tâches Modifier les propriétés de la Barre des tâches Déplacer ou agrandir la Barre des tâches Ajouter des barres d outils à la Barre des tâches Les menus Sélectionner une option dans un menu Utiliser le clavier Utiliser les menus contextuels Utiliser les cases à cocher Utiliser les listes déroulantes Utiliser les onglets Les fenêtres Repérer les éléments d une fenêtre (cas général) Afficher autrement une fenêtre Déplacer une fenêtre Modifier la dimension d une fenêtre Réorganiser la disposition des fenêtres Utiliser les barres de défilement Réduire toutes les fenêtres ouvertes sur le Bureau Les boîtes de dialogue Définir les types de contrôles des boîtes de dialogue Enregistrement Pourquoi enregistrer? Choisir un nom de fichier Enregistrer Ouvrir un document Disques, fichiers et dossiers Connaître la fonction des disques et des disquettes Préparer l organisation en dossiers L explorateur Windows La fenêtre de L Explorateur (Poste de travail) Naviguer dans l Explorateur Afficher la structure des dossiers Affichage et tri Afficher la barre de menus Actualiser l affichage iii

4 Module 3-Configuration et outils Modifier le type des icônes Réorganiser l ordre des icônes Trier et ordonner les colonnes en mode Détails Options des dossiers Choisir les options générales des dossiers Afficher ou masquer des informations sur les dossiers Nouveaux dossiers Créer un dossier Sélection de fichiers Sélection des icônes Copie et déplacement Copier ou déplacer un fichier Copier ou déplacer par la méthode «classique» Copier ou déplacer par glissement Confirmer le remplacement d un fichier Renommer un fichier Extension des noms de fichiers Les bibliothèques Créer une bibliothèque Personnaliser une bibliothèque Supprimer une bibliothèque Images Gérer les dossiers d images Créer un diaporama Imprimer des photos Corbeille Supprimer un dossier ou un fichier Récupérer un fichier supprimé Supprimer définitivement un fichier Modifier les propriétés de la Corbeille Recherche des fichiers Raccourcis Créer un raccourci Ajouter des raccourcis au menu Démarrer Fichiers Zip Compresser des fichiers Panneau de configuration Présenter les fonctions du Panneau de configuration Les catégories du panneau de configuration Consulter la liste de logiciels installés Configurer des paramètres Sons Configurer les paramètres sons Configurer la souris Configurer l horloge, langue et région Configurer les options régionales et linguistiques Changer la date et l heure Impression Configurer une imprimante Comptes d utilisateur Modifier un compte utilisateur Configurer l affichage du Bureau Définir les paramètres d affichage Dessins avec Paint Créer ses propres dessins Les outils dessin Modifier les objets dessinés Les outils Règle et Quadrillage Imprimer un nouveau dessin iv Word, Excel, Access et PowerPoint dans Windows 7

5 Word 2010 Module 1 - Notions de base Module 2 - Mise en forme des caractères Word, Excel, Access et PowerPoint dans Windows7 Envoyer un objet dessiné par courrier électronique Sélectionner, copier et déplacer WordPad Créer et enregistrer un nouveau document Sélectionner une partie de texte ou d image Choisir l apparence du texte Déplacer une sélection Copier une sélection Utiliser le Presse-papiers Imprimer un document Calculatrice Utiliser le Lecteur Windows Media Graver de la musique Nettoyage de disque Vérifier l état du disque Environnement de travail Lancer Word Les éléments de la fenêtre Word Menus et barres d outils La Barre d outils Accès rapide Le Ruban et ses onglets La Barre d état Différentes formes du pointeur Le menu contextuel La mini barre d outils Annuler lune opération Saisie du texte Taper du texte Insérer ou écraser les caractères Cliquer-taper dans un espace vide de la page Créer un nouveau paragraphe Modes d affichage Afficher le document en mode Page, Plan ou lecture plein écran Utiliser la fonction Zoom Outil Fenêtre Gestion des classeurs Créer un nouveau document Enregistrer un document Enregistrer et envoyer Ouvrir un document Fermer un document Imprimer un document Visualiser un document avant impression Définir les paramètres d impression Options Word La commande Options sur l onglet Fichier Déplacement et copie Déplacer à l aide de la souris) Déplacer avec le clavier Sélectionner du texte Couper ou copier une partie de texte Glisser-déplacer, glisser-coller Le volet Presse-papiers Changer la police et les attributs des caractères Modifier l espacement des caractères v

6 Appliquer l attribut Indice et Exposant Modifier des minuscules en majuscules (Modifier la casse) Modifier la police par défaut Utiliser la mini barre d outils Mise en forme des caractères avec les raccourcis clavier Supprimer toute mise en forme Visualiser la mise en forme des caractères Copier la mise en forme Répéter la dernière action Insérer la date et l heure Insérer un saut de page manuel Insérer des caractères spéciaux Rechercher une chaîne de caractères Remplacer une chaîne de caractères Module 3 - Mise en forme des paragraphes Mise en forme de paragraphes Modifier l alignement d un paragraphe Mise en forme des paragraphes avec le raccourcis-clavier Ajuster l interligne des paragraphes Modifier l espacement entre les paragraphes Modifier l enchainement des paragraphes Les tabulations Définir les taquets de tabulation Définir des tabulations avec des points de suite Supprimer des taquets de tabulation Retraits des paragraphes Mettre un paragraphe en retrait Créer une liste hiérarchisée Créer une liste à puces et une liste numérotée Insérer des puces et des numéros Liste à plusieurs niveaux Bordures et trames Ajouter des bordures et des trames Styles et mise en forme Reproduire la mise en forme seulement Conserver la mise en forme par des styles Copier des mises en forme Créer un style Module 4 - Mise en page du document Définir les marges d un document Définir la dimension et l orientation de la page Définir les marges à l aide de la boîte Mise en page Insérer des numéros de pages Sauts de page et de section Insérer un saut de section Insérer un saut de page Créer des sauts de section Créer un en-tête et un pied de page Créer un en-tête et un pied de page Exercice Texte en colonnes Placer le texte en colonnes Modifier la largeur et l espacement des colonnes à l ide de la règle vi Word, Excel, Access et PowerPoint dans Windows 7

7 Insérer un saut de colonne Créer une page de garde Module 5 Tableaux et bordures Présentation Créer un tableau à partir d un modèle Créer un tableau à l aide du crayon Créer un tableau par la boite Insérer un tableau... Saisir des données dans un tableau Sélectionner des lignes et des colonnes de tableau Uniformiser la largeur des colonnes et la hauteur des lignes Redimensionner des lignes et des colonnes Modifier la hauteur ou la largeur des lignes par la boite Propriétés du tableau Insérer des lignes et des colonnes de tableau Modifier l alignement des cellules d un tableau Modifier l espacement des lignes Modifier la disposition des données dans un tableau Supprimer des lignes, des colonnes ou un tableau Fusionner des cellules de tableau Fractionner des cellules Convertir un tableau en texte Créer des titres des tableaux Exercice Calculer dans un tableau Définition des calculs Opérations de calculs Le bouton Formule Mettre à jours les résultats d une formule Trier dans un tableau Styles et bordures dans un tableau Appliquer une mise en forme automatique à un tableau Tracer les bordures du tableau Module 6 Insérer des objets dans les pages Zone de texte Modifier la zone de texte Insérer une zone de dessin Insérer des images, des cliparts et des Word Art Insérer un graphique Insérer un organigramme hiérarchique Mettre en forme les objets Redimensionner un élément dessiné Modifier la couleur de contour d un élément de dessin Ajouter, modifier ou supprimer une ombre à un dessin Ajouter, modifier ou supprimer un effet 3D Sélectionner et grouper des éléments dessinés Faire pivoter des éléments dessinés Module 7 Table de matières Table de matières et Index A. Créer une table de matières à l aide des styles Créer une table de matières par la boite de dialogue Mise à jour de la Table de matières Exercice Tables des illustrations Mettre à jour la table des illustrations Créer un Index Générer l Index EXCEL 2010 Module 1 Environnement Excel Word, Excel, Access et PowerPoint dans Windows7 Quelques définitions Démarrer et fermer Excel vii

8 Module 2 - Formules de base Fenêtre d Excel Repérer les éléments de la fenêtre principale La barre des titres L onglet Fichier La barre d état Les barres de défilement Le Ruban La Barre des formules La barre d outils Accès rapide Le menu contextuel La feuille de calcul Annuler et répéter une commande Modifier l unité de mesure Les touches du clavier Les différentes formes du pointeur Gestion des classeurs Créer un nouveau classeur Enregistrer un nouveau classeur Ouvrir un classeur Feuille de calcul Les éléments de la feuille de calcul Afficher plusieurs classeurs Les modes d affichage Modifier l affichage Zoom Sélection Sélection des cellules, lignes et colonnes Saisie de données Taper du texte ou des chiffres Répéter une donnée lors de la saisie Entrer un contenu plus large que la cellule Modifier le contenu d une cellule Effacer le contenu d'une cellule Saisir la date et l heure Déplacer et copier en glissant la sélection Déplacer ou copier le contenu de cellules Lignes et colonnes Modifier la largeur d'une colonne Modifier la hauteur d'une ligne Insérer une ou plusieurs lignes Insérer une ou plusieurs colonnes Insérer une ou plusieurs cellules Supprimer des lignes ou des colonnes Fusionner des cellules Format des cellules Changer de police et de couleur Modifier la police, la taille et les autres attributs des caractères Modifier le format des nombres Aligner le contenu des cellules Appliquer un style aux cellules Mettre en forme un tableau Excel Tracer des bordures de cellules Formules de base Les formules dans Excel Les opérateurs arithmétiques L ordre des cellules Utiliser les parenthèses Décoder les messages d erreur viii Word, Excel, Access et PowerPoint dans Windows 7

9 Module 3 - Fonctions et feuilles Addition et soustraction Construire une formule d'addition Soustraire Additionner avec la fonction SOMME Modifier une formule Recopie Recopier des données Copier ou recopier? Coller une formule ou sa valeur Mettre une valeur en pourcentage Reporter le contenu d une cellule Multiplication et division Multiplier Diviser Visualiser le contenu des formules Référence relative et absolue Recopier des formules (référence relative vs absolue) Exemples de copie de référence relative Exemples de copie de référence absolue Afficher ou masquer les formules Produire une série Impression Visualiser le classeur avant impression Modifier l orientation, échelle et numérotation Modifier les marges Créer un en-tête et/ou un pied de page Créer un en-tête et/ou un pied de page personnalisé Définir une zone d'impression Modifier une zone d'impression Répéter des titres à l'impression Ajouter ou modifier le texte d en-tête ou de pied de page Insérer et visualiser des sauts de page Assistant fonction Présentation des fonctions Afficher la liste des fonctions Fonctions statistiques Calculer une moyenne Réduire la fenêtre des arguments Repérer la valeur minimale ou maximale Compter les quantités avec NB et NBVAL Créer des formules plus rapidement Lire la somme partielle Fonctions de date Inscrire une date Choisir le format des dates Utiliser d'autres fonctions de date Calculer avec des dates et des heures Fonctions logiques Exécuter un test conditionnel (Fonction SI) Utiliser la fonction logique SI Fonctions logiques imbriquées Fonctions logiques (ET, OU) Exécuter un test conditionnel Fonction SI Combiner des fonctions logiques (ET, OU) Fonctions logiques imbriquées Modifier une fonction Word, Excel, Access et PowerPoint dans Windows7 ix

10 Module 4 Feuilles et outils Fonctions financières Calculer la valeur d'un paiement annuel (VPM) Calculer la valeur d'un paiement mensuel (VPM) Compter le nombre de paiements (NPM) Feuilles Gérer les feuilles Renommer une feuille Insérer une feuille Supprimer, déplacer ou copier une feuille Travailler simultanément avec plusieurs feuilles Désactiver la sélection multiple Modifier la couleur de l onglet Afficher ou masquer une feuille Afficher plusieurs feuilles simultanément Fractionner une feuille de calcul Capturer les données d une autre feuille Noms de plages Nommer une plage de cellules Utiliser un nom à l intérieur d une formule Outils Figer et libérer les volets Afficher ou masquer des lignes ou des colonnes Protéger une feuille de calcul Masquer les lignes et les colonnes Tri et Filtre Trier les données Filtrer les données d une plage ou d un tableau... 4 Module 5 - Graphiques et impression Graphiques Éléments d'un graphique Insérer un graphique Sélectionner les éléments avec la souris Modifier le type d'un graphique Modifier la disposition des éléments d un graphique Graphique de type secteur Objets et formes Insérer des outils de dessin Ajouter une zone de texte Insérer une image dans une feuille de calcul ACCESS 2010 Module 1 Introduction à Access 2010 Module 2 Création et saisie Les bases de données Qu'est-ce qu'une base de données? Le vocabulaire des bases de données Les étapes de création d'une base de données Introduction à Access Que pouvez-vous réaliser avec Access? Les objets de Access L environnement Access Démarrer Access Créer une base de données x Word, Excel, Access et PowerPoint dans Windows 7

11 Créer une nouvelle base de données à partir d un modèle Créer une nouvelle base de données à partir d un document vide Créer une nouvelle base de données à partir d une base existante Les barres des menus et les barres d outils Le Ruban Les onglets de commandes La barre d outils Accès rapide La barre d état Les onglets des documents Le volet de navigation Utiliser les info-bulles Utiliser les raccourcis-clavier Les touches d accès rapide Fermer une base de données Quitter une base de données Quitter Access Création d une table Créer une table Types et formats des champs Enregistrer et fermer une table Le mode Feuille de données Ouvrir une table en mode Feuille de données Saisie d enregistrements Ajouter et modifier des enregistrements Saisir des données Renommer une colonne dans une table Sélectionner des lignes et des colonnes Supprimer une colonne Supprimer un enregistrement Modifier la largeur des colonnes et la hauteur des lignes Déplacer une ligne ou une colonne Insérer une colonne Figer les colonnes Modifier l apparence de la feuille Impression de la table Faire la mise en page de la table Module 3 - Mode Création de table Modifications à la structure de la table Passer au mode Création La fenêtre du mode Création Renommer un champ Déplacer un champ Supprimer un champ Définir les types des champs Insérer un champ Modifier le type de donnée d un champ Liste de choix Définir une liste de choix pour un champ Utiliser une table comme liste de choix Définir une liste de choix à partir d'une autre table Créer un champ à plusieurs valeurs Retourner au mode Feuille de données Création d'une table en mode Création Quand commencer une nouvelle base de données? Créer une nouvelle table en Mode Création Renommer une table Les propriétés des champs Qu'est-ce qu'une propriété de champ? Word, Excel, Access et PowerPoint dans Windows7 xi

12 Modifier la valeur d'une propriété La propriété Taille du champ La propriété Format La propriété Décimales La propriété Masque de saisie La propriété Légende La propriété Description La propriété Valeur par défaut La propriété Null interdit Les propriétés Valide si et Message si erreur La propriété Indexé L'onglet Liste de choix - la propriété Afficher le contrôle Module 4 - Formulaires Les formulaires simples Généralités sur un formulaire Créer rapidement un formulaire Enregistrer un formulaire Utiliser un formulaire Ouvrir un formulaire Les modes d affichage Basculer d un mode d affichage à un autre Se déplacer dans un formulaire Ajouter un enregistrement Supprimer un formulaire Création de formulaire avec l'assistant Créer un formulaire avec l'assistant Étape 1 : Choisir les champs affichés dans le formulaire Étape 2 : Choisir la présentation du formulaire Étape 3 : Donner un titre au formulaire Le formulaire créé avec l'assistant Exercice Modifications à un formulaire La fenêtre du formulaire en Mode Création Modifier la taille des contrôles et déplacer des contrôles Sélectionner plusieurs contrôles Supprimer et ajouter des champs au formulaire Aligner et ajuster les contrôles Modifier l'apparence des contrôles Ajouter des encadrés au formulaire Ajouter un en-tête ou un pied de formulaire Ajouter une image dans un formulaire Modifier l'ordre de tabulation Ajouter une zone de texte Ajouter une liste déroulante Ajouter une case à cocher Appliquer une Mise en forme conditionnelle Consulter les propriétés des contrôles Exercice Calculs dans les formulaires Ajouter un contrôle calcul Formules dans les contrôles calculés Utilisation des fonctions dans les formules Portée des formules dans les formulaires Sous-formulaire Créer un formulaire à sous-formulaire Module 5 - Filtres et requêtes Le tri Trier les enregistrements selon les valeurs d'un champ Trier les enregistrements sur plusieurs champs xii Word, Excel, Access et PowerPoint dans Windows 7

13 Module 6 - États Recherche Rechercher et remplacer Le filtre par sélection Filtrer par sélection selon une valeur d'un champ Filtrer par sélection sur un champ de type Oui/Non Filtrer Ne contient pas Trier après un filtre par sélection Filtrer par sélections successives Le filtre par formulaire Filtrer par formulaire sur une valeur Effacer le contenu de la grille pour un nouveau filtre par formulaire Filtrer par formulaire sur un champ de type Oui/Non Filtrer par formulaire sur plusieurs champs Filtrer par formulaire avec des opérateurs " OU " Les requêtes Qu'est-ce qu'une requête? Différences entre une requête et un filtre par formulaire Le mode Création de requêtes Créer une requête en mode Création Spécifier les champs de la requête Spécifier un tri dans la requête Spécifier des critères dans la requête Spécifier l'affichage des champs de la requête Exécuter et modifier la requête Les opérateurs et les fonctions de comparaison pour les requêtes Regroupements et calculs Spécifier des opérations dans les requêtes Spécifier l'étendue des enregistrements affichés Ajout des champs calculés Utilisation des fonctions dans les champs calculés Consulter les propriétés d un élément de requête Requête à partir d'un filtre Créer une requête à partir d'un filtre par formulaire Mode SQL Requêtes paramétrées Créer une requête posant une question Exécuter une requête paramétrée Requête et formulaire Voir le résultat d'une requête dans un formulaire Qu'est-ce qu'un état? Créer un nouvel état Créer un état à l'aide de l'assistant Étape 1 : Choisir les champs de l'état Étape 2 : Spécifier le niveau de regroupement de l'état Étape 3 : Spécifier des options de regroupement Étape 4 : Spécifier un ordre de tri pour le détail de l'état Étape 5 : Spécifier des options de synthèse Étape 6 : Choisir la présentation de l'état Étape 7 : Choisir le style de l'état Étape 8 : Nommer l'état Visualiser l'état Mise en page de l état Le mode Création d'état Les modes des états La fenêtre du mode Création d'état Modifier un état Modifier les tris et les regroupements d'un état Modifier le format automatique d'un état Word, Excel, Access et PowerPoint dans Windows7 xiii

14 POWERPOINT 2010 Module 1 - Premier contact avec PowerPoint Les états instantanés Créer un état instantané de type Colonnes Créer un état instantané de type Tableau Exercice L'Assistant Étiquette Créer des étiquettes Étape 1 : Choisir un format d'étiquettes standard Étape 2 : Personnaliser le format d'étiquettes Étape 3 : Choisir la police pour l'étiquette Étape 4 : Indiquer le contenu de l'étiquette Étape 5 : Spécifier un tri pour les étiquettes Étape 6 : Nommer l'état de type Étiquette Visualiser l'état de type Étiquette Introduction à l environnement PowerPoint La fenêtre de PowerPoint Créer une présentation PowerPoint Créer une présentation à partir d un document vide Créer une présentation à partir d un modèle Créer une présentation à partir d un fichier existant Les modes d affichage Présentation des modes d affichage Module 2 - Création d une présentation Création d une nouvelle présentation Modifications aux diapositives Ajouter des éléments et modifier la disposition des diapositives Insérer un thème et changer la couleur d un thème Personnaliser le jeu des couleurs Changer les polices et les effets d un thème Insérer une image Créer un arrière-plan, un en-tête et pied de page Insérer des styles et un objet WordArt Insérer un tableau Insérer un élément dessiné Insérer une image clipart Placer le texte en deux colonnes Placer des données dans une feuille Excel Insérer un graphique Insérer un graphique SmartArt Convertir une liste à puces en diagramme Insérer des images Création d un album photo Apporter des modifications à la présentation de l album Module 3 - Modification de l apparence d une présentation Modifier le jeu de couleurs Les jeux de couleurs Les jeux de polices Modifier le masque des diapositives Le masque des diapositives Modifier le masque des diapositives Le masque de document Le masque des pages de commentaires Travailler en mode Trieuse de diapositives Le mode trieuse de diapositives Module 4 - Les transitions et animations Appliquer les transitions Les transitions entre les diapositives Les animations personnalisées xiv Word, Excel, Access et PowerPoint dans Windows 7

15 Appliquer les animations personnalisées Les options des animations Modifier les effets Ajouter un objet de type vidéo ou son Insertion d un fichier vidéo Personnaliser un fichier vidéo Insérer un son Insertion d une diapositive d une autre présentation Insertion de liens hypertexte Module 5 - Les outils et les options du diaporama Les outils du diaporama Le minutage du diaporama Le menu contextuel du diaporama Le menu d aide et les raccourcis clavier du diaporama Enregistrer la narration L enregistrement du discours pendant le diaporama Créer un diaporama personnalisé Spécifier les paramètres du diaporama Enregistrer un diaporama La fonction Package CD-Rom Copier des présentations sur Cd-Rom Diffuser une présentation Enregistrer une présentation en format Web Envoyer une présentation par télécopie Internet Envoyer une présentation par courriel électronique Ajouter des boutons d action à une présentation Word, Excel, Access et PowerPoint dans Windows7 xv

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