ANALYSE DE DONNÉES AVEC EXCEL. M.H Février

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1 ANALYSE DE DONNÉES AVEC EXCEL M.H Février

2 Partie 1 : Prise en main d'excel M.H Février

3 Présentation d'excel Menu Démarrer de l'ordinateur Tous les programmes Microsoft Excel Interface MS Excel 2010 La barre d'outils d'accès rapide Fonctionnalités : Enregistrer : Ctrl + S Annuler la dernière action : Ctrl + Z Répéter la dernière action : Ctrl + Y Création d'un nouveau fichier : Ctrl + N Impression : Ctrl + P Pour en ajouter d'autres Cliquer sur la flèche descendante à droite M.H Février

4 Créer un classeur Sélection de cellules et de données Sélectionner une cellule Cliquer sur celle-ci Sélectionner un bloc de cellule Maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé Glisser dans la zone de travail pour définir un bloc Sélectionner des cellules éparpillées Cliquer gauche sur une cellule Maintenir enfoncée Ctrl Cliquer gauche sur les autres cellules à sélectionner Sélection de colonnes Cliquer gauche sur le nom de la colonne Sélection de lignes Cliquer gauche sur numéro de la ligne Sélection d'une plage de cellule Affichage du début des données dans la cellule blanche d'une plage sélectionnée M.H Février

5 Créer un classeur Saisir des données Saisie de données Double-cliquer sur une cellule et écrire Appuyer sur Entrée Agrandissement de cellules Placer la croix du curseur à la limite d'une colonne Maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé et élargir la colonne Définir un format Sélectionner la plage qui contient les données Cliquer droit puis cliquer sur Format de cellule Choisir une catégorie de format M.H Février

6 Créer un classeur Saisir des données Recopier des données Cliquer gauche sur le carré noir en bas à droite de la cellule Descendre sans relâcher Sauvegarde du classeur Menu Fichier Cliquer sur Enregistrer raccourcis (Ctrl + S) F12 pour afficher la fenêtre Enregistrer sous Ctrl+ A pour modifier le nom de l'auteur, en séparant les noms par un point virgule M.H Février

7 Automatiser la saisie Personnaliser une liste Choisir une colonne Menu Fichier Options Options Avancées Catégorie générale Cliquer sur Modifier les listes personnalisées Cliquer sur Nouvelle liste sur la gauche Cliquer sur Importer Sélectionner les valeurs de la liste et revenir dans la fenêtre des options grâce à la flèche rouge Valider Créer une liste de données exploitable Pas de ligne vide, ni de ligne de fermeture! Cliquer sur la flèche descendante de la barre d'outils d'accès rapide Cliquer sur Autres commandes Sélectionner Toutes les commandes Chercher Formulaire Cliquer sur le bouton Ajouter et sur OK M.H Février

8 Automatiser la saisie Pour obtenir directement la fenêtre Fichier Options Sélectionner l'étiquette de la colonne et cliquer sur l'icône de la barre d'outils d'accès rapide Cliquer sur Nouvelle Choisir des valeurs pour chaque variable Cliquer sur Nouvelle M.H Février

9 Les formules Commencer toujours par le signe = Syntaxe d'une formule avec fonction Écrire la formule, sélectionner la plage et valider par Entrée M.H Février

10 Les formules Les conditions Syntaxe d'une condition Liste des opérateurs = égal à < inférieur à > supérieur à >= supérieur ou égal à <= inférieur ou égal à <> différent de M.H Février

11 Les formules Les conditions multiples 1) «Si cette cellule vaut tant et l'autre vaut tant, alors fais ceci, sinon, fais cela.» 2) «Si cette cellule vaut tant ou l'autre vaut tant, alors fais ceci, sinon, fais cela.» Syntaxe d'une condition multiple M.H Février

12 Les formules Mises en forme conditionnelles Sélectionner les cellules concernées Onglet Accueil Groupe Style Cliquer sur Mise en forme conditionnelle Cliquer sur Nouvelle règle du menu déroulant Dans la fenêtre, cliquer sur Appliquer mise en forme uniquement aux cellules qui contiennent Laisser la Valeur de cellule et choisir un opérateur logique dans la seconde liste déroulante, taper 0 dans le 3ème champ Cliquer sur Format Choisir une couleur et Valider M.H Février

13 Les formules Transmission d'information entre feuillets Transmettre une donnée d'un feuillet source à un feuillet cible Préciser le feuillet source au début de la formule avec le nom de la feuille suivi d'un point d'exclamation et de la référence de la valeur source Repérer les dépendances entre cellules Onglet Formule Groupe Audit de formule Placer le curseur sur la cellule de son choix et cliquer sur une fonction Pour supprimer les flèches de dépendance Cliquer sur la fonction Supprimer les flèches dans le même groupe M.H Février

14 Partie 2 : Données dynamiques du classeur M.H Février

15 Trier les données Le tri Sélectionner le tableau Onglet Accueil Groupe Édition Cliquer sur Trier et filtrer Cliquer sur Tri personnalisé pour personnaliser le tri Cliquer sur Croissant pour effectuer un tri croissant Pour ajouter un niveau de tri Cliquer sur Ajouter un niveau Cliquer sur OK M.H Février

16 Trier les données Validation des données - message d'erreur Sélectionner les cellules Onglet Données Groupe Outils de données Bouton Validation des données Onglet Options Dérouler la liste autorisée et choisir une valeur et un critère M.H Février

17 Trier les données Personnalisation du message d'erreur Retourner dans la fenêtre Validation des données Aller dans l'onglet Alerte d'erreur Dans la liste Style, définir le dialogue qui apparaîtra Rentrer un titre et un message d'erreur Cliquer sur OK Afficher un message pour la saisie Aller dans la fenêtre Validation des données Onglet Message de saisie Rentrer un titre et saisir un message M.H Février

18 Les listes Liste déroulante Sélectionner les données Cliquer sur Données Cliquer sur Validation des données Dans la liste Autoriser, choisir Liste Compléter la liste Compléter le champ source Saisir le contenu manuellement en séparant les éléments par un «;» OU Sélectionner les informations avec la flèche rouge Trouver un coin pour saisir les données Sélectionner les données de la liste à l'aide de la flèche rouge dans le champ Source Revenir dans la fenêtre et cliquer sur OK M.H Février

19 Les listes Les filtres Sélectionner toutes les cellules Onglet Insertion Cliquer sur le bouton Tableaux Sélectionner le tableau de données en faisant figurer les en-têtes M.H Février

20 Les listes Les filtres personnalisés Cliquer sur une liste déroulante Choisir Filtre numérique Choisir Filtre personnalisé La fonction SOMMEPROD Pour comptabiliser des données en multipliant des matrices Pour compter le nombre d'entrée d'une liste ou additionner des cellules avec condition M.H Février

21 Les graphiques Dessiner un graphique Sélectionner la plage de données sans les étiquettes de colonnes Onglet Insertion Rubrique Graphique Choisir un style de graphique Modifier les composantes du graphique Sélectionner le graphique Aller dans l'onglet Création Rubrique Données Cliquer sur Sélectionner des données M.H Février

22 Les graphiques Les composantes Modifier les étiquettes de l'axe horizontal Cliquer sur Modifier Sélectionner la colonne des abscisses Cliquer sur OK deux fois Changer le titre du graphique Outils de graphique Onglet disposition Cliquer sur Titre du graphique Sélectionner sa position souhaitée Changer le texte du titre Cliquer sur l'emplacement Titre du graphique Aller dans l'onglet Accueil pour modifier la police Procéder de même pour les axes M.H Février

23 Les graphiques Personnalisation Enlever la légende Onglet Disposition Rubrique Étiquettes Cliquer sur Légende OU Cliquer sur Aucune Cliquer droit sur Légende Pour modifier l'apparence de la courbe Cliquer droit sur la courbe Cliquer sur Mettre en forme une série de données dans le menu déroulant Pour modifier le fond graphique Cliquer droit sur le fond du graphique Cliquer sur Mise en forme de la zone de traçage dans le menu déroulant M.H Février

24 Les graphiques La courbe de tendance Graphique de type Nuage de points Cliquer droit sur un des points Cliquer sur Ajouter une courbe de tendance Sélectionner le type de modèle Équation de la courbe de tendance Cliquer droit sur la courbe de tendance Cliquer sur Format de la courbe de tendance Aller dans l'onglet Options Cocher Afficher l'équation sur graphique M.H Février

25 Tableau croisé dynamique Construction et modification Sélectionner toute la liste de données délimitée par une bordure rouge Onglet Insertion Cliquer sur Tableau croisé dynamique Confirmer la plage de données et l'emplacement du TCD Cliquer sur Disposition de la fenêtre qui s'ouvre ou sur Suivant pour y arriver Croiser les lignes et les colonnes à coups de glissés-déposés Pour modifier le TCD Onglet Options des TCD Groupe Afficher Cliquer sur Liste des champs Fermer le module M.H Février

26 Tableau croisé dynamique Mise en forme Retourner dans les onglets des TCD Cliquer sur une étiquette de colonne Cliquer sur Paramètres des champs de valeur Aller dans l'onglet Synthèse par Choisir un type de calcul Cliquer sur Format pour mettre en forme les données Cliquer sur OK Faire des groupes Onglet Données Groupe Plan Cliquer sur le bouton Grouper Nommer la colonne créée dans TCD en tapant le texte M.H Février

27 Partie 3 : Les macros M.H Février

28 Les macros Fabrication Activation de l'onglet Développeur Menu Fichier Option Excel Cliquer sur Personnaliser le ruban dans la nouvelle fenêtre Cocher la case devant l'onglet Développeur dans la liste de droite des onglets du ruban Cliquer sur OK Onglet Développeur Groupe Code Cliquer sur Enregistrer une macro Rentrer le nom, l'emplacement d'enregistrement et la description Cliquer sur OK Effectuer les actions à effectuer par la macro (par exemple en ouvrant Format de cellule) Appuyer sur OK Retourner dans le groupe code de l'onglet développeur Cliquer sur Arrêter l'enregistrement M.H Février

29 Les macros Exécution Création d'un bouton pour la macro Sélectionner une cellule et taper du texte Aller dans l'onglet Développeur Groupe Contrôles Cliquer sur Insérer Cliquer sur Bouton de contrôle Dessiner le rectangle correspondant au bouton de la macro Choisir la macro à assigner au bouton M.H Février

30 Les macros Modifier une macro Aller dans le groupe Code Cliquer sur Macros Sélectionner la macro Cliquer sur Modifier M.H Février

31 Partie 4 : Bonnes pratiques M.H Février

32 Bonnes pratiques Saisie et lecture des données Pour supprimer, déplacer ou renommer une feuille de calcul Effectuer un clic droit sur l'onglet de la feuille Éviter de commencer la saisie dans la cellule A1 Aérer les pages Éviter d'écrire dans la colonne I Faire un clic droit sur la colonne et cliquer sur masquer Enlever le quadrillage Onglet Affichage Groupe Afficher Décocher la case quadrillage Cliquer sur le bouton au dessus de la barre de défilement des colonnes Glisser vers le bas et lâcher M.H Février

33 Bonnes pratiques Débogage de formule En cas de formule erronée #DIV/0! : la formule fait une division par 0, une cellule vide a pour valeur 0 #NOM? : fonction non reconnue par Excel #VALEUR! : valeur utilisée dans la formule qui ne peut pas être utilisée Si le nombre comprend trop de chiffres pour pouvoir être affiché dans la largeur de la colonne Élargir la colonne M.H Février

34 Bonnes pratiques Orthographe et grammaire Vérifications Onglet Révision Cliquer sur le bouton Grammaire et orthographe Rentrer un mot Solutions : Ignorer la correction Ignorer toutes les corrections Ajouter au dictionnaire en créant un nouveau mot Accepter la correction proposée Sélectionner une autre suggestion et cliquer sur Modifier pour accepter celle en question Remplacer l'expression en cas de correction d'une expression complète Correction automatique pour définir certains termes dans une expression Option pour afficher la fenêtre d'option de vérification M.H Février

35 Bonnes pratiques Orthographe et grammaire Options de vérification Cliquer sur Options Options Excel Cliquer sur Vérification Correction automatique Cliquer sur Correction automatique : éléments corrigés par Excel lors de la frappe Remplacer automatiquement un mot par un autre Fenêtre Options Excel Cliquer sur Options de correction automatique Cliquer sur Ajouter pour définir une nouvelle valeur à remplacer Sélectionner la valeur à remplacer et la nouvelle valeur Valider les fenêtres M.H Février

36 Bonnes pratiques Dictionnaire et synonymes Rechercher un mot Cliquer sur Rechercher Trouver des synonymes Cliquer sur la liste déroulante Effectuer une traduction Cliquer sur le bouton Traduire M.H Février

37 Bonnes pratiques Impression Menu Fichier Cliquer sur Imprimer Choisir le nombre d'exemplaires à imprimer et l'imprimante dans le groupe Imprimer en haut à gauche Paramétrer l'impression du classer dans le groupe Paramètres en bas à gauche Consulter l'aperçu avant l'impression à droite M.H Février

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