Cahier des charges en vue de l organisation des. JOURNEES TECHNIQUES ET DE PRODUCTION DES SSSM 5 et 6 novembre 2015

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1 Cahier des charges en vue de l organisation des JOURNEES TECHNIQUES ET DE PRODUCTION DES SSSM 5 et 6 novembre 2015 Version n 2 08/01/2015

2 Sommaire Page 3 Présentation générale de la manifestation Page 4 Présentation de l ANISP Page 5 à 7 Programme prévisionnel des journées Page 8 Programmation de la manifestation Page 9 à 10 Caractéristiques techniques concernant les locaux Page 11 Caractéristiques concernant la restauration Page 12 Page 13 Page 14 Page 15 Soirée du mardi Caractéristiques concernant les prestations attendues par l ANISP Caractéristiques concernant les formes de partenariat Les contacts Page 2

3 Présentation générale de la manifestation Les Objectifs L Association Nationale des Infirmiers de Sapeurs-Pompiers (ANISP) organise pour la seconde fois un congrès professionnel dénommé «Journées Techniques et de Production des SSSM». Ces journées ont pour but de favoriser l échange technique et scientifique entre des professionnels de santé (infirmiers de sapeurs-pompiers, médecins, pharmaciens ) de toute la France, membres ou non de l ANISP, des experts d horizon non sapeurs-pompiers afin d assurer un travail de production scientifique dans les différents domaines de notre cœur de métier (Secours d urgence aux Personnes, santé qualité de vie en service ). Le but étant la rédaction de documents de référence sous l égide d une méthodologie scientifique selon les recommandations de la Haute Autorité de Santé sans pour autant être labélisée «HAS». Deux thèmes seront travaillés simultanément. Bien que placé sous le signe de la convivialité, cette manifestation se doit d être néanmoins irréprochable et respectueuse du milieu professionnel d exercice (respect des valeurs, de l histoire des sapeurs-pompiers et du port de l uniforme). Page 3

4 Présentation de l ANISP L Association Nationale des Infirmiers de Sapeurs-Pompiers est une association à but non lucratif régie par la loi du 1 er Juillet Elle fut crée en automne 2004, par des Infirmiers de sapeurs-pompiers (ISP) volontaires et professionnels. SES OBJECTIFS» Créer un lien entre les ISP de France afin de promouvoir et harmoniser la profession.» Etudier toute question intéressant la qualité d ISP, tant sur le plan local que national.» Organiser ou participer à l organisation de diverses manifestations non revendicatives concernant l activité des ISP.» Mener une réflexion sur les pratiques et l évolution de l ISP sur le plan national L Association Nationale des Infirmiers de Sapeurs-Pompiers (ANISP) est une association catégorielle à visée non syndicale. Elle n a aucune affiliation ou appartenance fédérale mais participe activement au côté de tous les acteurs institutionnels, associatifs et ordinal à la promotion des infirmiers de sapeurspompiers par : - L organisation de différentes manifestations professionnelles (JNISP, salon infirmier, JTP) - La rédaction d articles sur les pratiques des ISP dans des revues professionnelles soignantes et sapeurs-pompiers - La promotion du développement des EPP - La réalisation et la participation ) des travaux techniques sur les évolutions souhaitées de la profession au sein des SDIS. - La reconnaissance des spécificités professionnelles par l écriture d un référentiel de compétences ISP. Page 4

5 Petit Déjeuner d accueil en commun Déjeuner de travail en commun Soirée commune Déjeuner de travail en commun Programme prévisionnel de la manifestation Thème 1 Journée 1 Journée 2 Groupe A1 Groupe A1 Objectifs et attentes sur le Thème 1 Groupe A2 Groupe A2 Rapports et Synthèse Plénière Groupe A3 Groupe A3 Groupe A4 Groupe A4 Page 4 Page 5

6 Petit Déjeuner d accueil en commun Déjeuner de travail en commun Soirée commune Déjeuner de travail en commun Déjeuner de travail en commun Programme prévisionnel de la manifestation Thème 2 Journée 1 Journée 2 Groupe B1 Groupe B1 Groupe B2 Groupe B2 Objectifs et attentes sur le thème 2 Groupe B3 Groupe B3 Rapports et Synthèse Plénière sur Groupe B4 Groupe B4 Page 6

7 Programme prévisionnel de la manifestation L organisation de la manifestation doit pouvoir prendre en compte les événements suivants : - Les conférences en plénière : Présentées par des experts sur les deux thèmes choisis au début de la première journée de production, elles permettent d expliquer les attentes de ces deux journées, le travail à réaliser et la répartition des groupes de travail. La présentation se fera également avec un coordinateur membre de l ANISP, qui aura en charge la gestion de l ensemble du groupe. - Un travail de groupe : Huit groupes de travail d environs 10 à 15 personnes, quatre pour chaque thème. - Une exposition de partenaires: 5 à 6 stands sans lien direct avec le thème des GBP viennent exposés leurs matériels ou leurs services. L organisation de la manifestation doit pouvoir prendre en compte les événements ponctuels suivants : - Assemblée Générale de l ANISP du premier soir : - une salle (amphithéâtre) pouvant accueillir 50 à 80 personnes - Un diner convivial commun : - un repas convivial pris en commun est à prévoir pour permettre la poursuite des échanges le premier soir. Son organisation est détaillée dans la rubrique «restauration». Page 7

8 Période de programmation de la manifestation Basée sur le retour d expérience des années précédentes les Journées Techniques et de Production de l ANISP sont à organiser sur les périodes suivantes : Les 5 et 6 novembre 2015 Ces dates peuvent être modifiables éventuellement Page 8

9 Caractéristiques Techniques concernant les locaux - Accessibilité: Accessibilité en transports en commun aisée à partir des grandes gares nationales et des aéroports. Accessibilité aisée par voie routière et principalement autoroutières, aux véhicules légers et au minibus. Le lieu doit être facilement identifiable depuis ces axes. L accès doit pouvoir être fléché et indiqué si nécessaire Un parking d au moins 100 places doit être disponible à proximité directe - Convivialité: Espace chaleureux et accueillant Volume aéré et lumineux - Volumes adaptés: Un amphithéâtre de 100 places pour le premier accueil et la restitution finale. Deux salles de conférences type amphithéâtre : Accueil de 50 congressistes assis par salle Pupitre pour orateur Vidéo projection à partir d un PC Portable et sonorisation (micro fixe sur pupitre et table conférencier + Micro déportés pour le public) Huit salles d ateliers : Par salle : accueil de 12 à 15 personnes assises par salle Environ 30 m² Paperboard ou tableau blanc Vidéo projection possible Tables et chaises Prises électriques 220V Page 9

10 Caractéristiques Techniques concernant les locaux (suite ) Espace restauration : Pour 120 personnes tables de bars surélevées, chaises 4 panneaux d affichage Prises électriques 220V Position permettant : o une circulation aisée des participants L espace doit permettre d accueillir les pauses et déjeuners pour un échange convivial et prolongé entre les participants. Espace partenaires : Environ 5 à 6 stands de 6 à 9m² Alimentation électrique Espace accueil : Environ 60 m² Zone de stockage de 100 pochettes pour les participants 2 banques d accueil Zone vestiaires avec 100 cintres au moins 4 panneaux d affichages 4 prises électriques 220V faible ampérage Espace organisateurs : Zone de 10 à 15m² de stockage des effets personnels des organisateurs Zone de 10 à 15m² réservée aux experts et coordinateurs (stockage des effets personnels, détente, préparation des présentations ) Pièce de 10 m² à 15m² à usage potentiel d infirmerie (option) Page 10

11 Caractéristiques concernant la restauration Les Pauses et Collations Première journée : Café d accueil dès l ouverture Pause matinale avec café, thé, jus d orange et miniviennoiserie Pause de l après-midi avec café, thé, jus d orange et miniviennoiserie Deuxième Journée : Pause matinale avec café, thé, jus d orange et mini-viennoiserie Pas de pause l après midi Les Buffets Déjeuners Buffet froid ou chaud (plus apprécié) Repas debout ou sur tables de bar surélevées 100 à 120 personnes attendues Temps de repas : 1 heure 30 maxi Boissons : Apéritif : Kir Soda Jus de fruit Déjeuner : Eau Soda Vin rouge (vin blanc peu apprécié) Composition des repas : Produits du terroir Pas de gastronomie raffinée spécialement attendue Fromage : 3 choix maxi Desserts : pâtisseries Pain : type campagne en tranche Ce temps de pause permettra de poursuivre les débats et les rencontres de leur matinée de travail. Page 11

12 Soirée du premier jour La soirée du premier jour : Testée avec réussite lors des JNISP, le concept de la soirée du premier jour est à conserver selon la formule suivante : Un apéritif debout de 20h00 à 21h00 pour 100 à 120 personnes Une restauration servie à table à partir de 21h00 Menu entre 20 et 30 tout compris par personne (possibilité de subvention) Tables de 8 à 20 personnes Ambiance musicale appréciée Lieu proche de l hébergement A rechercher par un membre du SDIS partenaire Page 12

13 Caractéristiques concernant les prestations attendues par l ANISP Vis-à-vis de la structure d accueil des Journées Techniques et de Production - Avant la manifestation : Visite prévisionnelle des locaux avant la manifestation (Visites de membres du Conseil d Administration de l ANISP) Fourniture informatique de plans des espaces et des locaux - La veille de la manifestation : Accessibilité aux locaux et montage la veille en début d après-midi sans surcoût. - Le jour de la manifestation : Accès aux locaux 1h30 avant l accès aux participants et 1h00 après Préparation des différents espaces (mobiliers, fournitures ) Préparation des équipements techniques (électricité, sonorisation, vidéo projection) Mise à disposition d un accès internet ADSL (à confirmer au préalable) Préparation et service des pauses et déjeuners Nettoyage des locaux et évacuation des ordures Gardiennage des locaux Page 13

14 Caractéristiques concernant les prestations assurées par l ANISP et le partenaire Services assurés par l ANISP Gestion de la publicité de la manifestation sur notre site internet Gestion des inscriptions Gestion de l accueil des participants Gestion des Conférences Gestion des Groupes de travail Animation de la manifestation Contact presse Services assurés par les SDIS ou associations SSSM partenaires Tout ou partie des missions assurées par l ANISP Participation active au sein du comité de pilotage (COPIL) Participation active au sein des groupes avec les autres structures partenaires (mise à disposition d animateurs, d experts, de relecteurs ) Prêt de matériels opérationnels ou pédagogiques Gestion du balisage de la manifestation Gestion des vestiaires et ressources humaines (une dizaine de personnes en continue les deux jours) Gestion de l interface locale avec le SDIS (logistique, invitations, protocole ) Prestation de communication locale Prestations diverses (reprographies ) Page 14

15 Les Contacts Pour tout renseignement, n hésitez pas à nous contacter ANISP-102 rue de Sèvres à Paris (15ème) anisp@infirmiersapeurpompier.com La coordinatrice générale des JTP 2015 Madame Julie KAUFHOLZ Administrateur de l ANISP Tel port : julie.kaufholz@infirmiersapeurpompier.com La coordinatrice logistique des JTP 2015 Madame Charlotte HAVARD Administrateur de l ANISP Tel port : charlotte.havard@infirmiersapeurpompier.com Le Président de l ANISP Monsieur Franck PILORGET Président de l ANISP Tel Port : franck.pilorget@infirmiersapeurpompier.com Page 19