ED 1954/ juin 2005 Original : anglais

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1 ED 1954/05 International Coffee Organization Organización Internacional del Café Organização Internacional do Café Organisation Internationale du Café 17 juin 2005 Original : anglais F Deuxième Conférence mondiale du Café Conseil international du Café Comité exécutif Comité consultatif du secteur privé Comité de promotion Groupe directeur de la promotion Convocation de la deuxième Conférence mondiale du Café (23 au 25 septembre 2005) et des réunions de l'oic (26 au 29 septembre), Salvador (Brésil) I. Réunions de l'oic et lieu des réunions 1. Le Directeur exécutif présente ses compliments aux Membres de l'oic et aux observateurs et a l'honneur de les informer que la deuxième Conférence mondiale du Café aura lieu du 23 au 25 septembre 2005 et sera suivie de la 94 e session du Conseil international du Café et de réunions d'autres organes de l'oic du 26 au 29 septembre. 2. La Conférence et les réunions de l'oic auront lieu à l'hôtel Pestana Bahia, Rua Fonte do Boi no. 216, Rio Vermelho, Salvador, Bahia (Brésil) (Tél : , site Web : Personnes à contacter : Pour des renseignements sur la Conférence : Lea Pina RD Eventos (Secrétariat exécutif de la Conférence) Téléphone : /16 Télécopieur : Courriel : lea@rdeventos.com.br Pour les réservations de voyage et d'hôtel : Luis Enrique Top Tours (agence de voyage officielle) Téléphone : Télécopieur : Courriel : tours@worldcoffeeconference.com

2 - 2 - II. Deuxième Conférence mondiale du Café 3. Des renseignements sur la deuxième Conférence mondiale du Café, notamment le programme préliminaire, le lieu et autres dispositions de la Conférence, ont été diffusés dans le document ICC-93-6 et sont disponibles sur le site Web officiel de la Conférence ( Un programme mis à jour sera diffusé avant la Conférence. 4. Chaque pays Membre de l'oic a droit à deux places gratuites. Afin d'éviter toute confusion, les Membres sont invités à consulter la personne désignée pour leur pays avant de s'inscrire et de bénéficier de ces places gratuites. Les délégués supplémentaires et les non membres de l'oic devront acquitter des droits d'inscription de US$550 ou US$450 pour les inscriptions avant le 30 juin Les Membres sont invités à informer les représentants du secteur du café de leurs pays de la tenue de la deuxième Conférence mondiale du Café et à les encourager à y participer et à y contribuer. III. Inscription 6. Les délégués sont invités à s'inscrire le plus rapidement possible. Deuxième Conférence mondiale du Café (23 au 25 septembre 2005) 7. Les inscriptions peuvent se faire en ligne à l'adresse suivante : ou en renvoyant le formulaire d'inscription ci-joint (Annexe III), dûment rempli, aux organisateurs de la Conférence au Brésil avant le 29 juillet 2005 au plus tard (RD Eventos, téléphone : +55 (71) /16, télécopieur : +55 (71) , courriel : lea@rdeventos.com.br). Pouvoirs des Membres pour les réunions de l'oic (26 au 29 septembre 2005) 8. Les pouvoirs des Membres devront parvenir au Directeur exécutif avant le 15 août 2005 au plus tard, comme indiqué dans la section X ci-après. IV. Réservations d'hôtel 9. Les réservations d'hôtel sont à faire par les intéressés et les délégués peuvent s'adresser à l'agence officielle Top Tours avant le 29 juillet 2005 au plus tard, de préférence en s'inscrivant en ligne sur le site Web de la Conférence ( ou en renvoyant par télécopieur la réservation d'hôtel ci-jointe au numéro indiqué. Une liste

3 - 3 - d'hôtels avec leurs tarifs est jointe en Annexe I. A noter qu'il est difficile de trouver des chambres d'hôtel à Salvador à cette époque de l'année ; les délégués sont invités à faire leurs réservations le plus rapidement possible. V. Réservations de voyage 10. Les délégués sont invités à faire leurs réservations de voyage le plus rapidement possible car il est difficile de trouver des places à bord des vols en partance et à destination du Brésil à cette époque de l'année. Les réservations de voyage peuvent être faites en ligne sur le site Web de la Conférence ou par l'intermédiaire de Top Tours (téléphone : +55 (71) , télécopieur : +55 (71) , courriel : tours@worldcoffeeconference.com). 11. Il existe des vols internationaux directs à partir des villes suivantes : Amsterdam, Lisbonne, Madrid, Munich, Paris, Tokyo, Vienne et Zurich à destination de l'aéroport international de Salvador. L'hôtel Pestana Bahia se situe à environ minutes de l'aéroport par taxi ou navette. Les principaux aéroports internationaux du Brésil sont situés à São Paulo et Rio de Janeiro, où les participants peuvent prendre une correspondance pour Salvador. Les vols entre São Paulo ou Rio de Janeiro et Salvador ont une durée de deux heures et demie environ. VI. Visite des régions de caféiculture 12. Le Brésil a organisé une visite des régions de caféiculture de Bahia le vendredi 30 septembre Le prix de cette visite, subventionné par l'etat de Bahia, est de US$200,00 (vols compris), à payer par les délégués. 13. On peut s'inscrire à cette visite en ligne ou en renvoyant par télécopieur le formulaire d'inscription (voir l'annexe III) avant le 29 juillet 2005 au plus tard au numéro indiqué. VII. Visas et passeports 14. Les délégués sont invités à vérifier auprès de leurs autorités s'ils ont besoin d'un visa d'entrée au Brésil. Nous croyons comprendre que les ressortissants des pays Membres de l'oic ci-après n'ont pas besoin pas de visa d'entrée : Allemagne, Autriche, Belgique, Bolivie, Colombie, Costa Rica, Danemark, Equateur, Espagne, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, Luxembourg, Norvège, Paraguay, Pays-Bas, Philippines, Pologne, Portugal, Royaume-Uni, Slovénie, Suède, Suisse, Thaïlande, et Venezuela.

4 Les passeports doivent avoir une validité de six mois au-delà de la durée prévue du séjour. Des renseignements complémentaires sur les visas et les passeports peuvent être obtenus auprès des ambassades ou consulats brésiliens locaux ou de sites Web comme VIII. Programme des principales réunions du 26 au 29 septembre (provisoire) Réunion Date (heure de la 1 ère réunion) Ouverte aux Comité consultatif du secteur privé (CCSP) Groupe directeur de la promotion 26 septembre 2005 (9h30) Représentants du CCSP et observateurs des associations du secteur privé 26 septembre 2005 (14h00) Membres du Groupe directeur de la promotion, Membres et observateurs Comité exécutif septembre 2005 (9h30) Membres Conseil international du Café (94 e session) septembre 2005 (16h30) Membres et observateurs de pays non membres, d'organisations internationales et d'associations du secteur privé Comité de promotion 29 septembre 2005 (14h30) Membres, représentants du secteur privé, observateurs de pays non membres et d'autres organisations Visite des régions de caféiculture de Bahia 30 septembre 2005 Facultative ouverte aux participants intéressés IX. Ordres du jour et dispositions 16. On trouvera ci-joint un calendrier provisoire des réunions, les ordres du jour provisoires et des informations d'ordre général (Annexe II). Les Membres qui souhaiteraient proposer des questions supplémentaires aux fins d'examen ou de décision à ces réunions sont invités à en informer par écrit le Directeur exécutif avant le 15 août 2005 au plus tard. Les documents devant être diffusés ou examinés à ces réunions devront parvenir au Secrétariat (info@ico.org) avant le 15 août 2005 au plus tard, afin qu'ils puissent être traduits et diffusés aux Membres à l'avance. Les délégués souhaitant faire un exposé sont également invités à en informer le Secrétariat avant cette même date afin que les dispositions nécessaires puissent être prises. 17. Une équipe d'interprètes sera disponible du 24 au 29 septembre 2005.

5 - 5 - X. Pouvoirs des Membres 18. Il est rappelé aux Membres que la Règle 3 du Règlement de l'organisation internationale du Café (document EB-3820/02) dispose que chaque Membre communique par écrit au Directeur exécutif, aussitôt que possible après réception de la présente notification, la composition de sa délégation. Les Membres sont invités à faire en sorte que leurs pouvoirs parviennent à l'organisation avant le 15 août 2005 au plus tard afin de faciliter la préparation du rapport sur les pouvoirs et de la liste des délégations avant les réunions. 19. Les pouvoirs doivent être délivrés par écrit par le Ministère approprié ou une instance gouvernementale du pays, ou par un représentant de la mission diplomatique du Membre concerné, soit dans le pays où siège l Organisation soit dans le pays où la session a lieu. Les pouvoirs communiqués par télécopieur sont recevables ; toutefois, pour des raisons administratives, les Membres sont priés d en fournir les originaux après la session. 20. Les pouvoirs des délégations seront examinés, avec le concours du secrétariat, par le Président qui fera rapport au Conseil. La liste des délégations sera établie en fonction des pouvoirs que les Membres auront transmis et des réponses des observateurs. Observateurs notification de représentation 21. Les observateurs des pays non membres, des organisations internationales et des associations du secteur privé qui souhaitent assister à la session du Conseil et/ou aux réunions d'autres organes de l'oic sont priés de faire savoir au Directeur exécutif avant le 15 août 2005 au plus tard à quelles réunions ils souhaitent assister. Badges 22. Pour des raisons de sécurité et d identification et dès leur arrivée, tous les participants sont priés de s'inscrire au bureau d'inscription et de porter le badge qui leur aura été remis, pendant toutes les réunions énumérées ci-dessus.

6 ANNEXE I HOTELS ET TARIFS Les réservations doivent être faites le plus rapidement possible, de préférence en ligne à : ou par téléphone ou télécopieur aux numéros indiqués. Eu égard au nombre important de manifestations prévues à Salvador en septembre, les hôtels disposent d'un nombre réduit de chambres et les réservations doivent être faites le plus rapidement possible. Hôtel Pestana Bahia ***** (151 chambres) Rua Fonte do Boi No. 216 Rio Vermelho Salvador, Brésil Tél : (+55 71) Site Web : Mercure **** (100 chambres) Rua Fonte do Boi No. 215 Rio Vermelho Salvador, Brésil Tel : (+55 71) Site Web : Chambre simple (avec petit-déjeuner) 3 nuits (23-26 septembre) : US$ taxe de 10% Nuits supplémentaires : US$ taxe de 10% 3 nuits (23-26 septembre) : US$ taxe de 10% Nuits supplémentaires : US$ taxe de 10% Chambre double (avec petit-déjeuner) 3 nuits (23-26 septembre) : US$ taxe de 10% Nuits supplémentaires : US$ taxe de 10% 3 nuits (23-26 septembre) : US$ taxe de 10% Nuits supplémentaires : US$ taxe de 10%

7 ANNEXE II INFORMATIONS D'ORDRE GENERAL Population Brésil : 176 millions Bahia : 13 millions Superficie Brésil : km 2 Langue Heure locale Alimentation électrique Indicatifs téléphoniques Monnaie locale Climat Assurance médicale / de voyage Précautions sanitaires pour l'entrée au Brésil Portugais GMT 3 (Salvador), de GMT -3 à GMT -5 ailleurs dans le pays 220V alternatif 60Hz à Brasilia 110V alternatif dans le reste du pays +55 (Brésil) +71 (Salvador) La monnaie locale est le Real (1 Real = 100 Centavos). On peut trouver un convertisseur de devises à La température moyenne à Salvador est de 25,3ºC. Des prévisions météorologiques pour Salvador sont données à ou Les délégués sont invités à souscrire une assurance médicale et de voyage Vaccins obligatoires : Certificat de vaccination contre la fièvre jaune pour les voyageurs ayant séjourné dans les pays suivants ou transité par ceux-ci au cours des trois derniers mois : Angola, Bénin, Bolivie, Burundi, Cameroun, Colombie, Congo (République et République Démocratique), Côte d Ivoire, Equateur, Ethiopie, Gabon, Ghana, Guinée, Kenya, Nigeria, Ouganda, Pérou, République centrafricaine, Rwanda, Tanzanie, Togo, Trinité-et- Tobago, et Venezuela. Vaccins recommandés : Diphtérie, hépatite A et B, malaria, poliomyélite, tuberculose, tétanos et fièvre typhoïde. Fièvre jaune pour les voyageurs se rendant dans les zones rurales. A noter que la vaccination contre la fièvre jaune ne prend effet qu'après 10 jours environ. En cas de doute au sujet des vaccins, veuillez contacter l'ambassade ou le consulat brésilien local. Liens utiles Conférence mondiale du Café : RD Eventos (Secrétariat exécutif) : Top Tours (agence de voyage officielle) : Ville de Salvador : Bahiatursa : Site touristique officiel de la ville de Bahia : Information générale :

8 ANNEXE III FORMULAIRE D'INSCRIPTION (un formulaire par personne) DEUXIEME CONFERENCE MONDIALE DU CAFE (23 25 SEPTEMBRE 2005) REUNIONS DE L'OIC (26 29 SEPTEMBRE 2005) A renvoyer avant le 29 juillet 2005 à : RD Eventos, Salvador (Brésil) Téléphone : /16 Télécopieur : Courriel : lea@rdeventos.com.br Catégorie de délégation (cocher la case correspondante) : Pays membre de l'oic Association du CCSP Autre Organisation internationale Observateur invité J'assisterai en tant que membre de la délégation (pays Membre de l'oic/association)... Prénom... Nom... Nom à inscrire sur le badge d'inscription... Titre ou fonction Organisation/compagnie... Adresse... Pays... Téléphone... Télécopieur.... Courriel... Passeport numéro... Date/heure d'arrivée à Salvador... Numéro de vol... Date/heure de départ de Salvador... Numéro de vol... Inscription à la Conférence mondiale du Café Membres de l'oic Mon pays est Membre de l'oic et je m'inscris pour une des deux places gratuites auxquelles il a droit Mon inscription est confirmée par la personne désignée pour mon pays (prière de donner son nom).. Inscription à la Conférence mondiale du Café Non membres de l'oic (ou places supplémentaires pour les Membres) : OUI OUI NON NON Je m'inscris avant le 30 juin 2005 (droits : US$450) OUI NON je m'inscris après le 30 juin 2005 (droits : US$550) OUI NON

9 Visite du 30 septembre Je m'inscris pour la visite du 30 septembre 2005 (prix : US$200) Navette Je réserve la navette pour le transport aller-retour entre l'aéroport et l'hôtel (coût : US$50) Réservation d'hôtel OUI OUI NON NON Je fais ma réservation d'hôtel OUI NON Veuillez faire une réservation pour moi OUI NON Date d'arrivée... Date de départ... Nombre de nuits... Pestana Bahia Chambre simple / double Simple Double Hôtel Mercure Chambre simple / double Simple Double Note : Après inscription, le coût total, taxes comprises, vous sera communiqué par courriel ou télécopie aux fins d'approbation. Mode de paiement : Carte de crédit : AMEX/VISA/MC/Autre :... Nom du titulaire... Date d'expiration... Numéro de la carte... Code de sécurité... Signature...