Intranet - Tenir le registre de présence, gérer le calendrier et envoyer les invitations

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1 Intranet - Tenir le registre de présence, gérer le calendrier et envyer les invitatins Tenir les registres de présence est une bligatin légale. L État a le devir de savir ù snt les mineurs lrsqu ils snt en dehrs du dmicile de leurs parents. Les accueils de scutisme - et dnc les unités - divent tenir à jur le registre de présence pur chaque activité rganisée. Cette bligatin s applique aussi à la cnservatin de ces registres. Enfin, la tenue des registres permettre d analyser de manière précise le vlume des activités rganisées à tus les échelns de ntre muvement et de calculer autmatiquement le mntant du bénévlat valrisé, indispensable pur les cmptes annuels et les demandes de subventins. Il faut tut d abrd saisir les dates des réunins prévues dans le calendrier, ce qui paramètre les registres pur puvir saisir les présences. La gestin du calendrier Menu «Animatin» Calendrier et tâches Gérer le calendrier Principe de saisie des dates dans le calendrier : Chacun rentre les dates des activités dnt il est respnsable. Une srtie d unité est rentrée par le chef d unité, le WE du grupe u le cnseil de grupe par le secrétaire du grupe, le cnseil territrial u le WE territrial par le respnsable du pôle administratif du territire u le secrétaire territrial. Si le secrétaire de grupe veut saisir une date pur une unité, il dit se mettre sur la structure en cliquant sur le menu dérulant. 2 pssibilités snt ffertes : sit une saisie en masse des dates (pur une activité régulière), sit une saisie date par date. 1/ Saisie en masse des dates

2 Il faut indiquer : Le libellé : par exemple «week-end territrial» les dates et les hraires le type d activité : pur une rencntre avec des jeunes, utilisez : «réunin demi-jurnée, srtie jurnée, WE, camp u extrajb». Pur une rencntre entre respnsables, utilisez : «réunin de travail» le lieu la visibilité : qui peut vir cette date dans sn calendrier la pssibilité du rappel : la date s affichera quelques jurs avant sur la page d accueil de l intranet des participants ptentiels à cette activité Si vus suhaitez ajuter une autre date, cliquez sur «Ajuter» et recmmencez l pératin. Attentin, pensez à valider régulièrement! 2/ Saisie date à date Dans le calendrier, cliquez sur la petite crix verte sur la date chisie. Attentin! Si vus chisissez «réunin de travail», vus ne purrez pas saisir de présences de jeunes. Dans le haut de l écran, vus retruvez les éléments à saisir : l intitulé de l activité, la date et l heure de début, la date et l heure de fin, le lieu et une case «descriptin» qui permet de préciser le cntenu de l activité. Le système vus prpse 2 pssibilités lrsque vus aurez enregistré une date : sit de revenir au calendrier, sit d envyer des invitatins.

3 Chix de la visibilité Il s agit de la visibilité sur la base intranet, à ne pas cnfndre avec les invitatins. Il y a 3 pssibilités : structure seule, structures dépendantes, structures cumulatives. Si vus chisissez structure seule Vus êtes Qui verra la date? Qui apparait dans le registre de présence? Les membres respnsables de Les respnsables et jeunes vtre structure (le reste de la de vtre structure maitrise). Chef, cheftaine, accmpagnateur cmpagnns, crdinateur Respnsable de grupe u membre de l équipe de grupe (secrétaire, trésrier, aumônier, Membre de l équipe territriale Ceux qui snt cmme vus «hrs branche» (RG et membres de l équipe de grupe) Ceux qui snt cmme vus «hrs branche» (RG et membres de l équipe de grupe) Uniquement l équipe territriale. Uniquement l équipe territriale. Respnsable de grupe u membre de l équipe de grupe (secrétaire, trésrier, aumônier, Si vus chisissez structures dépendantes Vus êtes Qui vit? Qui apparait dans le registre de présence? Tus les respnsables de vtre Tus les respnsables du grupe. grupe et les jeunes des Membre de l équipe territriale. L équipe territriale et tus les membres hrs branche des grupes. unités L équipe territriale et tus les membres hrs branche des grupes. Si vus chisissez structures cumulatives Vus êtes Qui vit? Qui apparait dans le registre de présence? L équipe territriale et tus les Tus les respnsables respnsables des grupes, les du territire, des grupes Membre de l équipe territriale. équipiers de grupe et les chefs, (équipe de grupe et cheftaines, accmpagnateurs maitrises) et les jeunes cmpagnns et crdinateurs des unités farfadets. Restreindre la visibilité par des fnctins Vus puvez chisir de ne rendre visible cette date qu à des persnnes en particulier, en cliquant sur «rattacher». Une fenêtre s uvre vus permettant de sélectinner les cdes fnctin. Tenir le registre de présence Menu «Animatin» Calendrier et tâches Tenir le registre de présence. Affichage du registre Vus ne verrez apparaître par défaut sur le registre de présence que la liste des membres de vtre structure. Pur les territires : la liste des membres de l équipe

4 territriale ; pur les grupes : la liste des membres du grupe «hrs unités». Pur vir le registre de présence des unités, cliquez sur le menu dérulant et chisissez l unité... Dans la clnne de gauche s affichent les nms des respnsables et jeunes. En haut des clnnes snt affichées les dates que vus aviez saisies. Si vus passez vtre suris sur l une de ces dates, apparaît le détail de l événement. Pur indiquer les présents, vus puvez : ccher chaque case crrespndant à chaque persnne, ccher la case sus la date, cela cchera autmatiquement tut le mnde. Il vus suffit de déccher les absents. Le registre de présence prend en cmpte, en plus des adhérents, tus les invités (et les préinscrits) durant le temps de l invitatin. Vir la fiche-actin «adhésins». N ubliez pas d enregistrer quand vus avez sélectinné les présents.

5 Pur imprimer ce registre u l archiver, cliquez sur «Exprter» le registre de présence s uvre en PDF. En cliquant sur «exprter en frmat Excel», le dcument est mdifiable. Type de réunins Nmbre d'heures frfaitaires par jur Snt cncernés Réunin de travail 4 Uniquement les respnsables Réunin Demi- Jurnée 4 Srtie Jurnée 8 Week-End 10 Les jeunes et les respnsables Camp Année 10 Camp Eté 10 Extrajb 4 Envyer et gérer des invitatins Envyer des invitatins à partir du registre de présence À partir de l intranet, vus puvez envyer aux persnnes cncernées des invitatins sit par mail, sit par currier. Il n est dnc plus nécessaire de créer des mailings-list sur vtre prpre rdinateur. Si vus chisissez l invitatin par mail, 2 avantages : les participants vus répndent et vus puvez suivre les répnses, les répnses s inscrirnt autmatiquement dans vtre registre de présence. Avant d envyer les invitatins, il est nécessaire de préparer des requêtes : la liste des gens à qui vus suhaitez envyer des invitatins. Reprtez-vus à la fiche actin «Extractin et génératin de dcuments». À partir de la date saisie dans vtre calendrier, cliquez petite icône de mdificatin. sur la

6 Le système uvre un nuvel écran qui reprend les infrmatins déjà enregistrées pur vtre activité. En bas de l écran, cliquez sur : «Envyer des invitatins», puis enregistrez. Il faut chisir les persnnes à qui vus suhaitez envyer l invitatin. - Sit la liste des destinataires est la liste des inscrits dnt la fnctin principale appartient aux structures qui crrespndent à la visibilité de la date. - Sit vus vus chisissez une requête : dans le menu «Requête», 2 pssibilités snt ffertes par défaut : à tus les adhérents de l unité (chefs cmpris) u seulement aux adhérents respnsables. S ajutent à cette liste les requêtes que vus avez préparées à l avance. Vus sélectinnez ensuite : le type de dcument à envyer : un currier u un ; qui va recevir l invitatin? L adhérent u les parents? Cliquez sur «Valider». Envi par mail : La liste des destinataires s affiche (et éventuellement en dessus ceux qui n nt pas de mail). Rédigez vtre mail, vus puvez y jindre éventuellement une pièce jinte (limitée à 500 K). En bas du mail, un texte sera autmatiquement inséré, avec 2 liens sur lesquels l adhérent u les parents purrnt cliquer pur indiquer si ils viennent u nn. Lrsque vus cliquez sur «Envyer par mail» le système envie autmatiquement le mail et vus cnfirme l envi.

7 Envi par currier : Si vus avez chisi le currier, le système va fabriquer un currier persnnalisé (en publipstage) aux adresses chisies. Lrsque vus cliquez sur «Valider», le currier s affiche. Pur l imprimer, cliquez sur la petite imprimante (pas celle du navigateur) et suivez les indicatins. Suivre les returs d invitatin Menu «Animatin» Calendrier et tâches Gérer les returs d invitatins. Dans le menu dérulant, chisissez la date de vtre évènement. Le système indique cmbien nt accepté, cmbien nt refusé, cmbien snt en attente. Si vus avez chisi le mail : Dans le crps du mail les invités nt reçu deux liens : «ui, je viens» u «nn, je ne viens pas». Lrsqu ils cliquent sur l un de ces liens, leurs répnses viennent autmatiquement incrémenter le récapitulatif. Si les persnnes vus nt répndu par téléphne u par currier, cliquez à côté du nm de la persnne sur la répnse dnnée : accepter / rejeter. Pur faire une relance par mail : Cchez un u plusieurs persnnes dnt les invitatins snt «En attente». Sélectinnez dans la liste dérulante l actin «Accepter» et cliquez sur le butn «Valider» : Les persnnes cchées reçivent un mail de rappel (NB : il n est pas pssible de mdifier ici l adresse du destinataire). Pur inviter une persnne supplémentaire : Il est pssible de rechercher une persnne supplémentaire. Cette fnctinnalité permet ntamment d inviter des persnnes qui ne snt pas dans la visibilité de la date du calendrier Une fis la persnne sélectinnée, sn nm apparait dans la sectin «Inviter une persnne».

8 En cliquant sur le butn «Ajuter», l invitatin est envyée, et sn nm s ajute à la liste des invitatins «En attente». Dans vtre registre de présence : Menu «Animatin» «Calendrier et tâches» «Tenir le registre de présence» Si vus avez envyé des invitatins par mail, les répnses snt autmatiquement enregistrées sur le registre : en vert lrsque les persnnes nt cnfirmé leur présence, en ruge si elles nt décliné l invitatin. Attentin, la case n est cependant pas cchée autmatiquement, il faut re-ccher. Indicateurs de suivis de l activité À partir de ces infrmatins, le système va autmatiquement calculer le bénévlat valrisé et le vlume des activités des grupes et du territire. Calcul du vlume d activité Menu «Animatin» «Calendrier et tâches» «Cnsulter le registre de présence» Vus puvez extraire le nmbre d heures d activité, sit en heures frfaitaires (cf tableau page 4), sit en heures réelles. Vus puvez exprter le résultat dans un dcument pdf (butn «Exprter») u sus frme d un tableau Excel. Calcul du bénévlat valrisé Menu «Piltage» Activités d années Calculer le bénévlat valrisé Vus puvez calculer sit par type d activité, sit par saisn. Vus puvez exprter le résultat dans un dcument pdf (butn «Exprter») u sus frme d un tableau Excel. Calcul de la prestatin activités (pur la CAF u d autres bailleurs) Menu «Piltage» Activités d années Calculer la prestatin d activité Il y a 3 mdes d exprt : - Calcul de la prestatin avec le nmbre de jurnées : le résultat dnne le nmbre de jurnées frfaitaires, seln la cnventin avec la CAF (cf tableau page 4) - Calcul de la prestatin avec le nmbre d'heures : c est-à-dire les heures réelles

9 - Synthèse des jurs d'uverture : sit le ttal des jurs ù il y a eu au mins une activité. NB : les exprts ne prennent pas en cmpte les activités du type Extrajb u Réunin de travail car elles ne cncernent pas les enfants, ni Camp été car les camps d été ne snt pas cmptés dans la cnventin CAF. Vus puvez calculer la prestatin d activité : par structure territriale u par département administratif. Si vus suhaitez calculer le bénévlat valrisé u l activité sur une année civile, il vus suffit de mdifier les dates. En fnctin de vtre besin, vus chisissez les ptins sur les dimanches. Cela permet de s adapter à la demande de la CAF.

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