NOTIFICATION OF A B GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY

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1 NOTIFICATION OF A B GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY LOCATION: NATO Headquarters, Brussels, Belgium DIVISION TITLE GRADE EXECUTIVE MANAGEMENT HUMAN RESOURCES HR POLICY/STRATEGY COORDINATION Assistant, HR Policy and Strategy Coordination B3-B4 SECURITY CLEARANCE: NS VACANCY N : SUMMARY The HR Policy and Strategy Coordination Section within the Executive Management Division, Human Resources Directorate, is responsible for developing HR Policies applicable for the employment of staff in NATO. The Section stays abreast of contemporary developments in HR and coordinates with HR Managers in all NATO bodies as well as with HR experts in the Coordinated Organisations to develop and improve upon the employment framework for all NATO civilian staff. The Section provides, through the Deputy Assistant Secretary General for Human Resources, expert and executive advice to the Secretary General and other Heads of NATO bodies, senior leadership and HR Managers within NATO. Under the direction of the Head, HR Policy and Strategy Coordination, the incumbent will carry out the duties of Assistant in the HR Policy and Strategy Coordination Section. He/she is accountable for efficiently handling a wide range of support duties of a secretarial, administrative and organisational nature. 2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE ESSENTIAL The incumbent must: have a good general education at least to higher secondary level or to secondary level complemented by secretarial school; possess the following minimum levels of NATO s official languages (English/French): V ( Advanced ) in one; and III ( Intermediate ) in the other; - 1 -

2 have at least four years' previous experience of executive secretarial duties; be competent in the use of computer software support packages, e.g. word processing, spreadsheets, databases, PowerPoint presentations, internet/intranet and SharePoint; have good professional drafting and editing skills in at least one of the official NATO languages; have experience in organising conferences or programme administration; demonstrate knowledge of, and experience in budget follow-up. DESIRABLE The following would be considered an advantage: fluency in both official languages; experience or knowledge in the field of legal and/or Human Resources Management; experience maintaining and updating web pages; experience in a national administration or International Organisation; experience in a field of NATO core business (international relations, political affairs, defence, security ) and/or a functional area of other HR clients (e.g. IT, finance, construction and general services, etc.). 3. MAIN ACCOUNTABILITIES Planning and Execution Assist with day-to-day administration: arrange meetings and handle related details, such as necessary travel arrangements and mission coordination, as well as coordination of leave plans. Organise own workload to ensure the accurate and timely execution of duties. Information Management Assist the Head, HR Policy and Strategy Coordination with the organisation and execution of the work. Answer enquiries and incoming calls. Draft memoranda and cover letters to documents. Type and format all kinds of documents, including tables of figures requiring careful presentation using the standard software packages used by NATO (Word, Excel, Access, PowerPoint and SharePoint). Oversee the paper flow into and out of the office, including retrieving and organising correspondence/documents (including classified information). Maintain an effective follow-up and/or reminder system for pending actions/taskers within the Section. Arrange the format of the documents for Advisory Panel (AP), Joint Consultative Board (JCB),Coordinating Committee on Remuneration (CCR), Task Force on Diversity meetings; making conference arrangements to support these and other ad hoc meetings. Assist in the update of the Civilian Personnel Regulations and various systems/databases NATO-wide (i.e. OASIS-On-line Administrative Information System, etc.). Stakeholder Management Liaise with points of contact to ensure efficiency in daily management of workload and processes. Be the point of contact for initial requests of varying nature. Maintain all lists of internal and external contacts

3 Expertise Development Proactively develop skills in areas such as planning and organising, new technology, languages and effective communication. Liaise with other Assistants to leverage knowledge. Financial Management Maintain budget records for the Section and ensure that proper financial procedures are followed for the budget. Prepare the necessary financial documents, follow up on activities to ensure that financial files are correctly processed and maintain records of all financial transactions. Knowledge Management Collect, categorise, and track relevant information required for various tasks and projects. Maintain well-structured paper and electronic filing systems. Organisational Efficiencies Provide constructive suggestions to improve office procedures. Find ways to be faster, better and more effective in managing information and using office tools. Perform any other related duty as assigned. 4. INTERRELATIONSHIPS The incumbent reports to the Head, HR Policy and Strategy Coordination. He/she maintains close working relationships with other staff across the Human Resources Directorate as well as all NATO bodies and other Coordinated Organisations. Direct Reports: N/a Indirect Reports: N/a 5. COMPETENCIES The incumbent must demonstrate: Clarity and Accuracy Customer Service Orientation Empathy Flexibility Initiative Organisational Awareness Teamwork 6. CONTRACT Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration contract of three years duration; possibility of an indefinite duration contract thereafter

4 Contract clause applicable: In accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations, the successful candidate will receive a definite duration contract of three years, which may be followed by an indefinite duration contract. If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO s member States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further period subject to the agreement of the national authority concerned. The maximum period of service in the post as a seconded staff member is six years. Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations. NOTE: Irrespective of previous qualifications and experience, candidates for twin-graded posts will be appointed at the lower grade. There are certain specific circumstances in which a serving staff member may be appointed directly to the higher grade. These are described in the IS directive on twin-graded posts. Advancement to the higher grade is not automatic and at least a minimum period of 3 years service (2 years for an A.1/A.2 post) is required before promotion to the higher grade can be considered. 7. HOW TO APPLY: Applications must be submitted using one of the following links, as applicable: For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (for more information, please contact your local Civilian HR Manager); For all other applications: ADDITIONAL INFORMATION: NATO as employer values diverse backgrounds and perspectives and is committed to recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NATO welcomes applications of nationals from all Member States and strongly encourages women to apply. Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or enquiries cannot be dealt with. Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate s medical file by the NATO Medical Adviser. Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary requirements

5 Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries. The nature of this position may require the staff member at times to be called upon to travel for work and/or to work outside normal office hours. The organization offers several work-life policies including Teleworking and Flexible Working arrangements (Flexitime) subject to business requirements. Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-smoking environment

6 NOTIFICATION DE LA VACANCE D'UN POSTE DE GRADE «B» SECRÉTARIAT INTERNATIONAL DE L OTAN POSTE OUVERT AUX SEUL(E)S RESSORTISSANT(E)S DES ÉTATS MEMBRES DE L OTAN LIEU D AFFECTATION : Siège de l OTAN (Bruxelles - Belgique) DIVISION : INTITULÉ : GRADE : GESTION EXÉCUTIVE RESSOURCES HUMAINES COORDINATION DE LA STRATÉGIE ET DE LA POLITIQUE RH Assistant(e) (coordination de la stratégie et de la politique RH) B.3/B.4 HABILITATION DE SÉCURITÉ : NS POSTE VACANT N : RÉSUMÉ La Section Coordination de la stratégie et de la politique RH (Division Gestion exécutive, Direction Ressources humaines) est responsable de l'élaboration des politiques RH applicables au sein de l'otan. Elle se tient informée des derniers développements dans le domaine des RH et assure la coordination avec les gestionnaires RH de tous les organismes OTAN ainsi qu'avec les experts RH des organisations coordonnées, afin de développer et d'améliorer le cadre d emploi de l'ensemble des agents civils de l'otan. Par l'intermédiaire du/de la secrétaire général(e) adjoint(e) délégué(e) pour les ressources humaines, elle rend des avis spécialisés au/à la secrétaire général(e), aux autres chefs d organismes OTAN, ainsi qu'aux haut(e)s responsables et aux gestionnaires RH de l'otan. Sous la direction du/de la chef de la Section Coordination de la stratégie et de la politique RH, le/la titulaire de ce poste exerce les fonctions d'assistant(e) au sein de la Section. Il/Elle doit s acquitter avec efficacité de toute une série de tâches de secrétariat et de soutien administratif ou organisationnel. 2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACQUIS ESSENTIELS Le/La titulaire du poste doit : avoir une bonne instruction générale, au moins du niveau secondaire supérieur ou bien du niveau secondaire inférieur mais avec une formation complémentaire en secrétariat ; avoir au minimum le niveau de compétence V («avancé») dans l'une des deux langues officielles de l'otan (anglais/français), et le niveau III («intermédiaire») dans l'autre ; - 6 -

7 avoir au moins quatre années d expérience des fonctions de secrétaire de direction ; bien maîtriser différents logiciels bureautiques dont le traitement de texte, les tableurs, les bases de données, PowerPoint, internet/intranet et SharePoint ; avoir de bonnes compétences professionnelles en matière de rédaction et de révision de textes dans au moins l'une des deux langues officielles de l'otan ; avoir une expérience de l'organisation de conférences ou de la gestion administrative de programmes ; avoir des connaissances et une expérience dans le domaine du suivi budgétaire. ACQUIS SOUHAITABLES Seraient considérées comme autant d atouts : une expérience ou une connaissance de la gestion des ressources humaines et/ou juridique ; une expérience de la tenue à jour et de l actualisation de pages web ; une expérience dans une administration nationale ou dans une organisation internationale ; une expérience dans un domaine d activité essentiel de l OTAN (relations internationales, affaires politiques, défense, sécurité, etc.) et/ou dans le domaine d activité d autres clients des RH (informatique, finance, construction et services généraux, etc.) ; la maîtrise des deux langues officielles. 3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Planification et exécution Aide aux tâches administratives quotidiennes, organise les réunions et s'occupe des formalités y afférentes (voyages, coordination des missions), et coordonne les prévisions de congés. Gère sa propre charge de travail de manière à ce que les tâches soient exécutées correctement et dans les temps. Gestion de l'information Aide le/la chef de la Section Coordination de la stratégie et de la politique RH dans l'organisation et dans l'exécution du travail. Répond aux demandes d'informations et aux appels téléphoniques. Rédige des mémorandums et des notes destinées à accompagner les documents. Dactylographie et met en forme toutes sortes de documents, y compris des tableaux de chiffres nécessitant une présentation soignée, au moyen des logiciels communément utilisés à l'otan (Word, Excel, Access, PowerPoint et SharePoint). Contrôle le flux des documents entrants et sortants, trie et classe la correspondance et les dossiers (y compris ceux qui contiennent des informations classifiées). Tient à jour un système efficace de suivi et/ou de rappel pour les mesures et les tâches à exécuter au sein de la Section. Se charge de mettre en forme les documents pour les réunions de la Commission consultative en matières administratives, du Comité mixte de consultation (JCB), du Comité de coordination sur les rémunérations (CCR) et de l'équipe spéciale sur la diversité ; prend les dispositions nécessaires à l'organisation de ces réunions et, ponctuellement, de réunions dans d'autres configurations. Contribue à la mise à jour du Règlement du personnel civil et de divers systèmes et bases de données utilisés à - 7 -

8 l'échelle de l'otan (notamment le système d'informations administratives en ligne OASIS). Gestion des parties prenantes Se tient en liaison avec des points de contact pour une gestion quotidienne efficace de la charge de travail et des activités. Sert de premier point de contact pour des demandes de nature diverse. Tient à jour toutes les listes de contacts internes et externes. Développement de l'expertise Développe de façon proactive ses compétences dans des domaines tels que la planification et l'organisation, les nouvelles technologies, les langues et la communication. Se tient en liaison avec d'autres assistant(e)s pour améliorer ses connaissances. Gestion financière Tient à jour les informations budgétaires relatives à la Section et veille à l'application des procédures financières appropriées pour le budget. Prépare les documents financiers nécessaires, se charge du suivi des activités pour s'assurer du bon traitement des dossiers financiers, et garde une trace de toutes les opérations financières. Gestion des connaissances Rassemble les informations utiles pour différents projets et tâches, les classe et en assure le suivi. Tient à jour des systèmes de classement électronique et sur papier bien organisés. Efficacité organisationnelle Fait des propositions constructives pour améliorer les procédures de travail. Cherche à perfectionner la gestion de l'information et l'utilisation des outils bureautiques sur le plan de la rapidité et de l'efficacité. S'acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée. 4. STRUCTURE ET LIAISONS Le/La titulaire du poste relève du/de la chef de la Section Coordination de la stratégie et de la politique RH. Il/Elle entretient des relations de travail étroites avec les autres membres de la Direction Ressources humaines, ainsi qu'avec tous les organismes OTAN et les autres organisations coordonnées. Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet 5. COMPÉTENCES Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes : Clarté et précision Souci du service au client Empathie Flexibilité - 8 -

9 Initiative Compréhension organisationnelle Travail en équipe 6. CONTRAT Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être suivi d un contrat de durée indéterminée. Clause contractuelle applicable : Conformément au Règlement du personnel civil de l OTAN, la personne retenue se verra offrir un contrat d une durée déterminée de trois ans, qui pourra être suivi d un contrat de durée indéterminée. Si la personne retenue est détachée de l administration d un État membre de l OTAN, elle se verra offrir un contrat d une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit. À ce poste, la durée de service d un agent détaché n excède pas six ans. Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l'otan. NOTES : Les personnes retenues pour des postes à grades jumelés seront nommées au grade inférieur, quelles que soient leurs qualifications et leur expérience antérieures. Toutefois, un agent en fonction peut être nommé directement au grade supérieur dans certaines circonstances spécifiques, définies dans la directive du Secrétariat international sur les postes à grades jumelés. Le passage au grade supérieur n est pas automatique. Au moins trois années de service sont requises (deux ans pour un poste A.1/A.2) avant qu une promotion puisse être envisagée. 7. COMMENT POSTULER Les candidatures doivent être soumises comme suit : pour les seuls agents civils de l OTAN : via le portail de recrutement interne (pour plus de précisions, veuillez prendre contact avec votre responsable des ressources humaines civiles) ; pour toutes les autres candidatures : via le lien INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES L OTAN, en tant qu employeur, accorde une grande importance à la diversité des parcours et des perspectives, et est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d horizons divers. L Organisation examinera les candidatures de ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler

10 En raison du vif intérêt suscité par l'otan et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier médical par le/la médecin-conseil de l'otan. Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu ils/elles remplissent les conditions requises. On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l OTAN pourront être acceptées. De par la nature du poste, le/la titulaire peut parfois être amené(e) à voyager pour le travail et/ou à travailler en dehors des heures normales de service. L'Organisation, en application de plusieurs politiques sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, propose notamment des possibilités de télétravail et d'horaire flexible, sous réserve des exigences liées à la fonction. Le Secrétariat international de l'otan est un environnement sans tabac