Maîtrise des coûts et pilotage de la performance. L exemple du contrôle de gestion des fonctions informatiques au ministère de l éducation nationale

Transcription

1 Maîtrise des coûts et pilotage de la performance Vincent Larroque Chef du bureau des moyens et du contrôle de gestion Secrétariat général L exemple du contrôle de gestion des fonctions informatiques au ministère de l éducation nationale Réunion des contrôleurs de gestion des programmes du jeudi 25 juin 2009 Service des technologies et des systèmes d information

2 Sommaire L existant Une informatique «centre de coûts» Une logique d investissement difficile à faire partager Les perspectives Immédiate : la couverture nationale offerte par CHORUS : le contrôle de gestion des DSI académiques 2

3 D un point de vue budgétaire, la fonction informatique de l éducation nationale est essentiellement un centre de coût Le budget des TIC est regroupé sur une sous-action du programme «soutien de la politique éducative» Sa performance est évaluée à travers un indicateur unique «ratio d efficience bureautique» Le principal outil de pilotage est l examen du plan d emploi des moyens par le comité directeur des SI deux fois par an Par ailleurs, les dépenses des opérateurs de «l informatique métier» (les TICE) ne sont pas consolidées et l évaluation de leur performance est conceptuellement délicate 3

4 Structure du plan d emploi des moyens informatiques Thème Prévision Prévision Agrégat PEM AE 2009 CP 2009 TICE Infrastructures et Services (scolaire) Usages (scolaire) Ressources numériques (scolaire) Formation (scolaire) Qualité, veille et diffusion (scolaire) Actions transversales TICE (scolaire) ETP 2009 (SI) SI ,6 Scolarité 1er degré ,9 Scolarité 2nd degré ,5 Téléservices et gestion des habilitations ,9 Examens et concours - Océan ,2 Maintenance SIERH ,8 SIRHEN ,4 Finances ,2 Enseignement supérieur et recherche ,2 Pilotage et référentiels ,2 SI de l'administration centrale ,3 Infrastructures techniques et exploitation Projets d'infrastructures et d'exploitation Hébergements et assistances techniques mutualisés Fonctionnement informatique des académies et des COM (hors bureautique et télécom) Fonctionnement administration centrale Commun ,2 Formation des informaticiens Stratégie, organisation et développement de la qualité ,2 Total programme soutien (214) ,8 Les agrégats regroupent au total 267 chantiers élémentaires correspondant aux contributions des opérateurs sur les projets et sur les activités récurrentes 4

5 Le passage à une logique d investissement est difficile à faire partager L utilisation des fiches MAREVA est restée embryonnaire L expérimentation d un budget informatique pluriannuel en AE CP s avère inopérante Mais l obligation d immobiliser les logiciels produits en interne a poussé à améliorer le reporting opérationnel sur les projets La pression sur les dépenses de fonctionnement académiques oblige à faire le lien entre les investissements de mutualisation et les coûts récurrents d exploitation L utilisation des délégations de gestion pourrait permettre de constituer des budgets de projets 5

6 L arrivée de CHORUS offre l opportunité d améliorer la gestion des opération à pilotage national Constituer une arborescence de centres de coûts pour les missions nationales déléguées aux académies Mettre les crédits à disposition directement sur une UO nationale sans transiter par les BOP académiques Imputer les dépenses selon une nomenclature d activités qui reprend le plan d emploi des moyens Disposer d un suivi centralisé des marchés nationaux (minima / maxima, plateforme d exécution locale ou centrale) Améliorer la comptabilisation des immobilisations produites en interne 6

7 La maîtrise de la transformation de la fonction informatique nécessitera un système intégré de contrôle de gestion des DSI académiques En , la refonte des principales applications de gestion du système éducatif conduit à centraliser une large part de l exploitation informatique En , la technologie permet d envisager une mutualisation plus complète des fonctions d exploitation et de l assistance de premier niveau Ceci conduit à développer les missions nationales déléguées à des académies mutualisatrices Les direction des systèmes d information académiques (DSI) pourront mieux se consacrer à l appui des structures d enseignement dans le 1 er degré et le 2 nd degré Pour les académies, c est aussi une condition pour arriver à assumer le non remplacement d un départ sur deux à la retraite 7

8 Le dispositif d accompagnement de cette transformation fait jouer tous les leviers de la gouvernance de la fonction informatique Un nouveau schéma stratégique des systèmes d information et des télécommunications (S3IT) Un schéma directeur des infrastructures Des instance de pilotage des programmes de transformation et des projets SI Une démarche de management par la qualité des fonctions informatiques (CMMI, ITIL, gestion de portefeuille de projets, socle d outils de développement et d urbanisation des SI) Un chantier GPEEC des informaticiens et d accompagnement des évolutions RH L amélioration continue des procédures et des outils du contrôle de gestion 8

9 Aperçu du système de contrôle de gestion cible Le contrôle de gestion repose en premier lieu sur un schéma d analyse des coûts des processus informatiques selon : Le centre de coûts / de ressource (mission nationale ou locale) Les postes de dépense : RH internes valorisées, prestations externes, acahts de matériel et de progiciels, locaux, consommables, frais de déplacement Les activités et chantiers concernés : applications informatiques, infrastructures, matériels et logiciels techniques, environnement informatique, réseau WAN, bureautique, réseau local et de la téléphonie, assistance / hotline de niveau 1, activités TICE, activités transversales, formations reçues Les produits et services fournis Les destinataires et bénéficiaires Elles doivent pouvoir être croisées avec des données «métier» (gestion de projet, de parc, d incident, etc.) de manière à produire des tableaux de bord de pilotage de l informatique 9

10 Centres de ressources Poste de dépenses Coût interne de personnel (valorisation d un taux journalier environné par les activités de soutien et les frais de fonctionnement) ou par affectation d un cout d ETP environnés) Prestations externes Matériel (achats, leasing + maintenance) Logiciels et progiciels (achats, maintenances) Locaux (Bureaux, salles informatiques, zones de stockage, climatisation, eau, électricité, dispositif incendie) Consommables informatiques T&D Approche budgétaire (AE, CP) pour le contrôle budgétaire Approche comptable (charges intégrant les amortissements des achats ou projets immobilisés) pour une analyse annuelle des coûts informatiques Identification des coûts variable (par rapport à l activité) Les coûts internes de personnels absorbés par les autres activités par le biais de taux journaliers environnés Présentation du schéma d analyse des coûts Hot line Activités / chantiers Maintenance récurrente Assistance Infrastructures mutualisées Exploitation Assistance Veille / expertise Exploitation Exploitation Veille / expertise Exploitation Assistance Exploitation Applications Âge moyen Nbr d applications Portefeuille de projets d évolution Taux de disponibilité (périodes critiques) Niveau de sécurité Indicateurs de niveau d assistance Indicateurs de niveau de maintenance Points de fonctions ou nbr d unités d œuvre métier produites Niveau d utilisation (nbr d utilisateur / application) (*) serveurs, systèmes de stockage, logiciels Infrastructures matériels et techniques logiciels techniques (*) Par domaine Âge moyen fonctionnel Volume Taux de renouvellement 1 Capacité (puissance de calcul, puissance de Stockage) Taux de pannes Indicateurs de niveau de maintenance Niveau d utilisation (calcul, stockage) infrastructures réseau r WAN Bande passante Âge moyen Volume Support et activités transverses (gestion, management, qualité,gestion de la sécurité, gouvernance/urbanisation) Formations reçues SI Environnement informatique (hébergement des infrastructure hors coûts des locaux) Par domaine fonctionnel Par application Infrastructures matériels et (*) serveurs, logiciels et logiciels bureautiques périphp riphériques riques (PC, imrimantes) Âge moyen Volume Taux de renouvellement Indicateurs de niveau de maintenance Niveau d utilisation (nbr de pages imprimées, nbr de PC actif par utilisateurs) Âge moyen réseau local et téléphoniet Volume Taux de renouvellement Indicateurs de niveau de sécurité Produits / services (part immobilisée amortissable à la mise en service) Coût annuel de mise à disposition d une application ou d une chaîne d application d un même domaine fonctionnel Coût annuel de mise à disposition de l environnement de travail Type d utilisateurs 2 Coûts informatiques annuels récurrents rapportés à l utilisateur Par type d utilisateur Rapporté au nombre de PC actifs ou d utilisateurs Légende Coût d hébergement d une 1 application si hébergement national mutualisé 2 Nbr de PC actifs / utilisateur Amortissements annuels des projets internes une fois leur mise en service Description et capacité du parc Indicateurs d activité sur le parc Indicateurs de performance Unités d œuvre produites et niveau d utilisation 10

11 Maille d élaboration du budget d un centres de coûts / de ressources Trimestre Sur jalon projet Maille temporelle BOP, RC, financement collectivités Axe Budget Axe Centres de Coût / Ressources Année (activités récurrentes) Pluri-annuel (projets) Horizon temporel Postes de dépense Maille d élaboration Budgétaire (AE,CP, J/H) Axe activités Axe Echelon (mission nationale / académique) Coûts internes (charges valorisées) Coûts externes T&D L imputation analytique des coûts doit conduire à saisir les factures et les temps passés de la même façon dans toutes les missions nationales, de façon conforme à l élaboration budgétaire Plusieurs scénarios sont envisageables (CHORUS, TBN, Progiciel de gestion de portefeuille de projet ) 11

12 Architecture fonctionnelle cible du contrôle de gestion de la fonction informatique Référentiel maître Référentiel utilisé Profils RH MatérielsApplication MOA Projets Centres de ressources Gestion de portefeuille de projets Workflow décisionnel Simulations (coûts, planning, périmètre) Suivi du plan de charge Réalisé (coûts, charges) 2 Centres de ressources Construction et suivi budgétaire MOA Projets Activités récurrentes Budgets Missions Aide à la décision (TDB) Approbation et budget Re-prévisions (charges, coûts) et avancement (planning) 1 Indicateurs métiers ApplicationProjets MOA Contrats Gestion de projet Gestion métier des activités récurrentes ITIL + CMDB Application Matériels Charge interne consommée (J/H K ) Réalisé (k ) Projets Activités récurrentes Centres de Missions ressources Suivi des temps passés (sur projets et activités récurrentes) Gestion budgétaire et comptable Budgets Missions Centres de ressources Contrats Projets Activités récurrentes 12

13 Conclusion sur la maîtrise des coûts et le pilotage de la performance de la fonction informatique au ministère de l éducation nationale Les nouveaux mécanismes financiers et comptables de l Etat constituent un levier de pilotage de la fonction informatique Responsabilisation transversale Agrégations nationales Consolidation des achats Professionnalisation de la fonction financière mais ils présentent aussi des limites et des besoins d appropriation Intégration de la fonction achat et d exécution financière au cœur des processus informatiques Inscription dans le contrôle de gestion des programmes Constitution de budgets de projet inter-programmes Interfaces CHORUS avec les systèmes de pilotage métier de l informatique 13