PROCEDURE DEPOT ET RETRAIT DES OBJETS ET VALEURS DES PATIENTS HOSPITALISES

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1 Page : 1 de 9 MISE A JOUR N version : OBJET DE LA REVISION ET NATURE DES MODIFICATIONS Annule et remplace la note de service du 5 avril 1996 relative au dépôt des biens des malades. OBJET Définir les modalités d information des patients sur les possibilités de conservation, dépôt et retrait éventuel des biens et valeurs dont ils sont porteurs. DOMAINE D APPLICATION Personnels concernés : personnel soignant (cadres de santé, infirmiers, aides soignants) des unités de soins intra hospitalières et du Long Séjour ; agents et adjoints des cadres du bureau des admissions ; agents et adjoints des cadres du service des tutelles, directeurs, mallette de garde, cadre de garde. Circonstances d application : admission d un patient en hospitalisation à temps complet. PLAN 1. MOTS CLES PRINCIPE GENERALITES LES GRANDES ETAPES DE LA PROCEDURE DE DEPOT PROCEDURE D INFORMATION ET DE DEPOT INFORMATION ET DEPOT POUR UN PATIENT «HORS D ETAT DE MANIFESTER SA VOLONTE» INFORMATION ET DEPOT POUR UN PATIENT «EN ETAT DE MANIFESTER SA VOLONTE» RETRAIT DES OBJETS ET VALEURS DEPOSES DOCUMENTS DE REFERENCE...6 ANNEXE 1 : LIASSE D INFORMATION SUR LES DEPOTS DES OBJETS ET VALEURS (RECTO)...7 ANNEXE 2 : CARNET D INVENTAIRE...9 Nom et fonction REDACTION APPROBATION APPROBATION QUALITE F. LOUDJANI C. COQUAZ M. DUPONT Gérant de tutelles Directeur des soins Secrétaire Générale F. REY Cadre de santé V. AUTISSIER Cadre de santé UMAO J. FISZKA Directeur Adjoint DAFSI VALIDATION M. MADELPUECH Directeur Date et visa Signé le 4/11/2011 ; le 21/11/2012 Signé le 21/11/2011 Signé le 2/12/2011 Signé le 12/12/2011

2 Page : 2 de 9 1. MOTS CLES Dépôt : Remise des biens détenus par les patients aux fins de conservation. Biens des patients : Tout objet détenu par les patients lors de leur hospitalisation à temps plein. On distingue : Valeurs : Objets de faible encombrement ayant une valeur monétaire ou facilement monnayable : - espèces et autres moyens de paiement (chéquiers, cartes bancaires) ; - livret d épargne ; - bijoux et objets précieux ; - Objets utiles courants : Objets de faible encombrement n ayant pas une valeur monétaire : carte nationale d identité, permis de conduire, passeport, carte de séjour, carte d assuré social, papiers de véhicule, clés de domicile, clés de coffre, clés de véhicule ; coupe-ongle, ciseaux, rasoir et lames. Objets encombrants : téléviseur, bicyclette, mobylette, etc Inventaire : Opération qui consiste à énumérer et décrire les biens dont le patient est porteur. Inventaire contradictoire : Inventaire réalisé par 2 personnes. Régisseur : Personne chargée d administrer, de gérer les objets et les valeurs déposés par les patients au service des tutelles du CH. Trésorier : Comptable public rattaché à l établissement. 2. PRINCIPE 2.1. GENERALITES Le Centre Hospitalier de LA CHARTREUSE, afin d assurer la sécurité des biens et des valeurs dont les patients sont porteurs lors de leur hospitalisation à temps complet, les informe sur les possibilités de dépôts qui leur sont offertes, conformément à la réglementation en vigueur. Le dépôt ne peut avoir juridiquement pour objet que des choses mobilières dont la nature justifie la détention par la personne hospitalisée. L établissement est en droit de refuser les objets dont la détention n est pas justifiée pendant le séjour : appareils photos, calculettes, instruments de musique, etc. Aucun dépôt ne peut être effectué par les personnes accueillies en consultation externe.

3 Page : 3 de LES GRANDES ETAPES DE LA PROCEDURE DE DEPOT Cf. logigramme ci-dessous Admission NON Patient en état de manifester sa volonté? OUI Information sur les modalités de dépôt et retrait Utilisation de la liasse d information Inventaire contradictoire complet Utilisation du carnet d inventaire Patient souhaitant déposer ses biens? NON Dépôt au standard ou au service des tutelles Utilisation d une enveloppe OUI Inventaire objets déposés Fin Enregistrement par le régisseur

4 Page : 4 de 9 3. PROCEDURE D INFORMATION ET DE DEPOT Toute personne admise doit être informée, dès son accueil, des possibilités de dépôt de ses objets et de valeurs. Cette information est orale et écrite. La procédure est différente si le patient est en état de manifester sa volonté ou non INFORMATION ET DEPOT POUR UN PATIENT «HORS D ETAT DE MANIFESTER SA VOLONTE» Patient dans l impossibilité d exprimer sa volonté à l admission 1. Procéder à l inventaire contradictoire complet des biens dont le patient est porteur à l admission. Qui? : Deux soignants de l unité Comment? Utiliser le carnet d inventaire triptyque prévu à cet effet - Lister sur le carnet d inventaire lisiblement et précisément tous ses biens (y compris ses vêtements), exemple : «4 billets de 5 euros, soit 20 euros, 1 bijou métal jaune (et non pas en or)» ; - Noter la destination des biens (Cf. 4) ; - Indiquer le nom et la qualité des 2 personnes ayant réalisé l inventaire ; - Les deux soignants signent l inventaire. 2. Insérer le feuillet blanc dans une enveloppe contenant les objets déposés ; joindre le feuillet jaune dans le dossier patient ; transmettre le feuillet orange au bureau des entrées (enveloppe navette). 3. Procéder au dépôt des biens de valeur du patient. Qui? : un soignant de l unité Où? 1. auprès du Régisseur, au service des Tutelles pendant les horaires d ouverture ou ; 2. en dehors des horaires d ouverture, dans le coffre du standard : annoter la main courante : nom de la personne qui a déposé et nom de l unité, nom du patient, date, heure, signature du déposant. 4. Dès que le patient est en état de manifester sa volonté, l équipe soignante doit l aviser des modalités de dépôt et de retrait puis l inviter à se rendre au service des tutelles pour procéder au retrait des objets et valeurs qui ne peuvent rester en dépôt INFORMATION ET DEPOT POUR UN PATIENT «EN ETAT DE MANIFESTER SA VOLONTE» 1. Informer le patient des modalités de dépôt et de retrait au moyen de la liasse d information intitulée «lettre d information sur les dépôts des objets et valeurs déposés par l hospitalisé» (annexe n 2). 2. Lui remettre la liasse et lui faire signer ; 3. Laisser le feuillet jaune au patient ; classer le feuillet blanc dans le DSI ; transmettre le feuillet orange au bureau des entrées. 4. Lui demander s il souhaite déposer ses biens

5 Page : 5 de 9 Patient en état de manifester sa volonté et service des Tutelles ouvert Patient en état de manifester sa volonté et patient ne pouvant pas se déplacer ou dépôt en dehors des horaires d ouverture du service des tutelles QUI? QUOI? Soignant de l unité Soignant de l unité Lister les biens à déposer sur l enveloppe puis les joindre le patient est ensuite invité à les déposer sans délai au service des Tutelles Lister les biens à déposer sur l enveloppe Inclure les biens dans l enveloppe Le soignant s identifie sur l enveloppe et signe Effectuer le dépôt de l enveloppe sans délai : auprès du Régisseur, au service des Tutelles pendant les horaires d ouverture ou en dehors des horaires d ouverture, dans le coffre du standard : annoter la main courante : nom de la personne qui a déposé et nom de l unité, nom du patient, date, heure, signature du déposant. 4. RETRAIT DES OBJETS ET VALEURS DEPOSES Les retraits peuvent être totaux ou partiels. Comment est effectué le retrait? - A la sortie du patient, définitive ou temporaire, l équipe soignante l invite à contacter le service des Tutelles pour procéder au retrait des objets et valeurs déposés. - Le régisseur lui communiquera le lieu de retrait. Les retraits pourront en effet être effectués soit : auprès du régisseur (service des Tutelles) : du Lundi au Vendredi de 9h à 11h30 et de 13h30 à 16h soit à la Trésorerie Principale (CHU Le Bocage) : du Lundi au Vendredi de 8h15 à 12h15 et de 13h30 à 16h - En cas de décès : L équipe soignante informe la famille ou les proches que la restitution des objets et valeurs déposés ne pourra être faite que par le Trésorier aux personnes justifiant de leur qualité d héritier. Ces dernières devront alors se présenter à la Trésorerie principale munie d une pièce d identité et le document précisant leur qualité d héritier.

6 Page : 6 de 9 5. DOCUMENTS DE REFERENCE Code de la santé publique, articles L à L Conduite à tenir en cas de détention de produits illicites et/ou d armes PEC_OPC PO 10 Décret n du 21 mai 2003, articles R à R relatif aux dispositions réglementaires des parties I, II et III du code de la santé publique - Titre 1 er DROITS DES PERSONNES MALADES ET DES USAGERS DU SYSTEME DE SANTE. - Manuel de certification des établissements de santé, V 2010 Version d avril 2011 référence 10, critère b : «Respect de la dignité et de l intimité du patient».

7 Page : 7 de 9 ANNEXE 1 : LIASSE D INFORMATION SUR LES DEPOTS DES OBJETS ET VALEURS (RECTO) LETTRE D INFORMATION SUR LES DEPOTS DES OBJETS ET VALEURS DEPOSES PAR L HOSPITALISE Madame, Monsieur, Vous venez d être admis au Centre Hospitalier de La Chartreuse. En référence aux articles L à L du code de la Santé Publique, et R à R du chapitre 3 du Décret n du 21 mai Vous pouvez confier : 1/ Vos sommes d argent et valeurs : carnets de chèques, carte de paiement, titres, livret d épargne, testaments, objets précieux, bijoux, 2/ Vos objets utiles dont la nature justifie la détention pendant votre séjour: clés, permis de conduire, carte de séjour, attestation d assurance, à la garde du Centre Hospitalier de La Chartreuse En aucun cas, le dépôt des biens n est obligatoire. Il est cependant vivement recommandé pour l argent et les objets de valeur. En cas de refus, l établissement ne pourra en aucune façon être tenu pour responsable des pertes, vols ou détériorations. Il vous est conseillé de retourner à votre domicile ou de faire retourner par le CH mais à vos frais, ou encore de confier à votre famille tous les autres objets comme, par exemple, des vêtements de valeur ou des instruments de musique. Vous trouverez au verso du formulaire les modalités de retrait des valeurs et objets. L établissement se réserve le droit de confisquer tout objet dont le personnel juge qu il présente un risque ou un danger. A noter que les objets non réclamés seront remis dans un délai d un an à la caisse des Dépôts et Consignations s il s agit de sommes d argent et d objets de valeurs ou pour les autres biens déposés, au service des Domaines aux fins d être mis en vente. Je soussigné(e), M., Mme, Mlle.. certifie avoir été informé(e) des dispositions générales du Chapitre 3 du Décret n du 21 mai A, le Signature du déclarant :

8 Page : 8 de 9 ANNEXE 1 : LIASSE D INFORMATION SUR LES DEPOTS DES OBJETS ET VALEURS (VERSO) MODALITES DE RETRAIT 1/ Sommes d argent et valeurs : Le retrait peut être effectué: - auprès du régisseur (service des Tutelles) du lundi au vendredi de 9h à 11h30 et de 13h30 à 16h ; - à la Trésorerie Principale (CHU Le Bocage), ouverte du lundi au vendredi de 8h15 à 12h15 et de 13h30 à 16h située 1 Bis Boulevard Jeanne d Arc, DIJON Cedex. Attention : vous devez prendre contact avant le retrait avec le service des Tutelles qui vous précisera le lieu de remise ( : ). 2/ Objets utiles dont la nature justifie la détention pendant le séjour : Auprès du régisseur au service des Tutelles, en présentant le reçu remis lors du dépôt. Attention : cette remise ne pourra être faite que du Lundi au Vendredi de 9h à 11h30 et de 13h30 à 16h. En cas de sortie non programmée ou inopinée (contre ou sans avis médical) en dehors des jours et heures ci-dessus, il vous appartiendra de prendre contact dès que possible avec le service des Tutelles ( : ) pour la restitution de vos objets et/ou valeurs.

9 Page : 9 de 9 ANNEXE 2 : CARNET D INVENTAIRE Coller ici une étiquette NOM : du patient pour ou renseigner PRENOM : qui est effectué le dépôt SERVICE : (une enveloppe par patient) Date d entrée : INVENTAIRE DES OBJETS ET VALEURS DEPOSES DU PATIENT Quantité Désignation Date : Inventaire certifié exact : (signatures des personnes ayant fait l inventaire)