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1 PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL RELATIF A L'ORGANISATION DES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DES LOCATAIRES AU CONSEIL D'ADMINISTRATION DE PAYS D AIX HABITAT Entre : L'Office Public de l Habitat PAYS D AIX HABITAT dont le siège est sis 9 rue du Château de l Horloge Aix en Provence, représenté par M. Patrick THIVET, Directeur Général, habilité par décision du Conseil d Administration en date du 21 mars 2013, Et d une part, Les Associations relevant des organisations nationales de locataires : L Association Force Ouvrière Consommateurs (A.F.O.C.) dont le siège est sis Place Léon Jouhaux Marseille Cedex 1, et représentée par M. DOSSETTO. La Confédération Générale du Logement (C.G.L.), dont le siège départemental est sis 34 rue César Aleman Marseille, et représentée par Mme BARLE. La Confédération Consommation, Logement et Cadre de Vie (C.L.C.V.) dont le siège départemental est sis 10 rue Jean Roch Isnard Arles et représentée par sa Présidente Mme Danielle GAUCHE. La Confédération Nationale du Logement (C.N.L.), dont le siège départemental est sis 12 rue Haxo Marseille, et représentée par M. Christian THERY. La Confédération Syndicale des Familles (C.S.F.), dont le siège départemental est sis 10 boulevard Cassini Marseille, et représentée par M. Bernard CASTAGNO. Les organisations locales ayant obtenu 10% : l Association ALPHA, demeurant et domicilié en cette qualité Le Thermidor - Bât. 5-2 rue André Chénier Aix en Provence représentée par M. Éric LEONARD. 1/8

2 Il a été convenu ce qui suit : ARTICLE 1 - OBJET En application des dispositions du Décret n du 18 juin 2008 (art R421-7 & L du CCH), des élections doivent être organisées en vue de procéder au renouvellement des représentants des locataires au sein du Conseil d'administration et se tenir entre le 15 novembre et le 15 décembre Pour assurer le bon déroulement des opérations électorales et obtenir la plus large participation des locataires au scrutin, les parties sont convenues du présent protocole, soumis à approbation du Conseil d'administration. ARTICLE 2 - SIEGES A POURVOIR - Le nombre de membres élus par les locataires est de 4, - La durée du mandat est fixée à quatre ans. - Ils sont élus à scrutin secret de liste à un tour, avec représentation proportionnelle au plus fort reste, sans radiation ni panachage. - Chaque liste devant comprendre huit noms. ARTICLE 3 ELECTEURS En application des dispositions de l article R du CCH, sont électeurs les personnes physiques : - locataires qui ont conclu avec l'office un contrat de location d'un local à usage d'habitation au plus tard six semaines avant la date de l'élection et ont toujours la qualité de locataire de l'oph-pays d Aix Habitat, - occupants dont le titre de location a été résilié pour défaut de paiement du loyer mais qui sont sans dette à l'égard de l'office six semaines avant la date de l'élection, - sous-locataires qui ont conclu avec l'une des associations ou centres visés aux articles L et L un contrat de sous-location d'un logement de l'office, au plus tard six semaines avant la date de l'élection ; les associations ou centres précités transmettent à l'office la liste de ces sous-locataires au plus tard un mois avant la date de l'élection.- Chaque location, occupation ou sous-location ne donne droit qu'à une voix. Le titulaire de plusieurs locations, occupations ou sous-locations ne peut prétendre à plusieurs voix. 2/8

3 ARTICLE 4 ELIGIBILITE DES CANDIDATS En application de l article R du CCH, sont éligibles, à l'exclusion des personnes membres du personnel de l'office en qualité de salarié ou de fonctionnaire, les personnes physiques, âgées de dix-huit ans au minimum et ne tombant pas sous le coup des dispositions de l'article L , qui sont locataires d'un local à usage d'habitation et peuvent produire soit la quittance correspondant à la période de location précédant l'acte de candidature, soit le reçu mentionné à l'article 21 de la loi n du 6 juillet 1989, soit la décision de justice octroyant les délais de paiement du loyer ou des charges. - Chaque contrat de location ne donne droit qu à une seule candidature. - Pour être recevable une liste doit être obligatoirement présentée par une association œuvrant dans le domaine du logement, indépendante de tout parti politique ou organisation philosophique, confessionnelle, ethnique et raciale, et ne poursuivant pas d intérêts collectifs qui seraient en contradiction avec les objectifs du logement social fixés par le Code de la Construction et la Loi N du 13 juillet 1991 (Loi N du 29 juillet 1998, Art. 16). - Les listes présentées par les organisations de locataires siégeant à la Commission Nationale de Concertation sont simplement tenues de joindre à leur déclaration une lettre accréditive signée par un représentant dûment mandaté à cet effet par leur organisation nationale.- - Toute autre association devra fournir lors du dépôt de candidature : la déclaration de création en préfecture de l association, les statuts, la liste des membres siégeant au Bureau, la publication au Journal Officiel.- Si dans l application des textes, les locataires débiteurs de mauvaise foi, doivent être considérés, comme strictement inéligibles, il ne sera pas fait obstacle aux candidatures bénéficiaires d'un délai de paiement octroyé par l'office, ou ayant fait l'objet d'une décision de justice octroyant des délais de paiement du loyer ou des charges, ou dont la demande a été déclarée recevable par la commission de surendettement. De même, il ne sera pas fait obstacle aux candidatures des locataires participant à un refus de paiement collectif. - Le candidat devra fournir les pièces justificatives concernant l apurement de sa dette tel que défini à l article 5. ARTICLE 5 PRESENTATION DES DECLARATIONS DE CANDIDATURE Compte tenu de ce qui précède, chaque déclaration de candidature devra comprendre outre les pièces visées à l article 4 du présent protocole : 1 / Une liste complète de huit noms sur papier libre 2 / Pour chacun des candidats : - déclaration individuelle de candidature, datée et signée, confirmant remplir les conditions d éligibilité au sens de l article L du CCH, et R alinéa 2. - photocopie du contrat de location (bail) en cours de validité et portant le nom de candidat. - quittance relative à la dernière période de location précédant la déclaration de candidature, - En cas de dette, tout autre justificatif prévu aux articles L et R du CCH attestant de la bonne foi du locataire débiteur, à savoir : 3/8

4 - le délai de paiement octroyé par l'office, - la décision de justice octroyant des délais de paiement du loyer ou des charges, - le courrier de recevabilité de la commission de surendettement, - l expédition de l assignation attestant de l action introduite en refus de paiement, intentée contre l Office. NB : Le candidat qui fournira des pièces en copie devra attester sur l honneur que l ensemble des pièces fournies au dossier est conforme aux originaux. En cas de doute, l Office se réserve le droit de se voir présenter les originaux qui seront restitués sur demande. Le dépôt des candidatures se fera auprès de l étude d huissier (désigné après consultation), contre récépissé - ou par lettre recommandée avec demande d avis de réception, cachet de la poste faisant foi. L Office signalera aux déposants, immédiatement ou par mail au plus tard 48H après la date limite de dépôt des listes, toute situation pouvant constituer un cas ou une présomption d irrecevabilité d une ou plusieurs candidatures en leur rappelant la date limite de dépôt de la liste rectifiée. A défaut de production d un dossier COMPLET à l expiration de cette date, la liste sera déclarée irrégulière et écartée du scrutin. Un courrier de notification lui sera adressé en ce sens. L Office adressera au plus tard 5 semaines avant la date de l élection un récépissé constatant la recevabilité des listes. Toute contestation relative à la recevabilité des listes est du ressort du Tribunal d Instance d Aix en Provence, siège de l Office et devra être formulée dans un délai de 15 jours comme le stipule l Art du CCH. ARTICLE 6- INFORMATION DES CANDIDATS - Les noms et adresses des immeubles composant le patrimoine de l Office ainsi que le nombre de logements par immeuble seront communiqués lors de la signature du protocole à chaque association visée à l article L421-9 CCH et lors de la réunion de la Commission Electorale visant à l examen des candidatures pour les éventuelles nouvelles listes de candidats déclarée recevable. Pour les copropriétés, il sera précisé le numéro des appartements dépendant du patrimoine de PAYS D AIX HABITAT.- - La communication de la liste électorale doit se faire en observant des conditions correspondantes à celles prévues par le dernier alinéa de l article R 16 du code électoral. ARTICLE 7- INFORMATION DES LOCATAIRES L'information des locataires sur la date des élections, la procédure électorale et les conditions requises des candidats sera assurée par lettre circulaire réalisée en concertation avec la Commission des Opérations Electorales (cf. Article 9 ci-après) : - affichée dans chacun des halls d'entrée d immeuble sur les panneaux réservés à cet effet, - et par envoi postal. En outre, durant la campagne électorale, l'office facilitera autant que faire se peut, l'information des locataires par les candidats (accès aux panneaux d'affichage, à l'ensemble des halls 4/8

5 d'immeubles, accès aux sites résidentialisés). La Commission des Opérations Electorales veillera au respect quant à cette accessibilité. - Modalités d accès : par remise de bip contre récépissé lors de la réunion de la Commission Electorale visant à l examen des candidatures. - Les dits bips devront être restitués par les associations le jour du scrutin. ARTICLE 8 - MODALITES D'ORGANISATION DU SCRUTIN 1. Le vote se fera par correspondance sous double enveloppe au moyen d une enveloppe T pour le retour du vote des locataires. L enveloppe interne qui contiendra le bulletin de vote ne doit comporter aucun signe particulier. L émargement de la liste électorale s effectuera par le Bureau chargé du dépouillement, au regard du nom identifié par un code barre pour la lecture optique figurant sur l enveloppe T. Il sera organisé par une société spécialisée désignée par l Office. Elle prendra en charge : - la reproduction des supports o Professions de foi à partir des maquettes fournies par les listes candidates, o Bulletin de vote : aucune maquette n est nécessaire puisqu il est standardisé pour les besoins de la lecture optique. - envoi du matériel de vote aux locataires par voie postale, - dépouillement en présence de l huissier. Afin de faciliter les opérations de dépouillement, l'office aura recours à un système de vote par codes-barres et de dépouillement automatique des votes.- Le cahier des charges destinées à la consultation des entreprises se conformera aux recommandations de la CNIL sur l utilisation du vote par code-barres (délibération du 28 avril 1998). Il est présenté en annexe de ce protocole et précise la nature de la prestation demandée.- 2. Constitution du Bureau et dépouillement Le dépouillement se déroulera au siège de l Office le mercredi 3 décembre 2014 après constitution du Bureau dans les conditions visées à l Article R alinéa 4 et s du CCH, à savoir : - le Président en exercice de l Office ou son représentant, - un membre du Conseil d Administration ne représentant pas les locataires. Il sera effectué en présence d au moins un représentant, dûment mandaté, de chaque liste de candidat. Préalablement aux opérations de dépouillement, le Bureau arrêtera un préalable, statuant par avance sur les différents points pouvant poser difficulté. 5/8

6 Article 9 - Calendrier électoral Dans le strict respect des délais légaux, et compte tenu des impératifs de réalisation, préparation et distribution du matériel de vote, à charge de l Office (cf. Article 10 ci-après) le calendrier électoral est arrêté comme suit : Actions Information des locataires - par lettre circulaire jointe aux avis d échéance - par affichage Dépôt des listes à l étude d huissier Réunion de la Commission Electorale - Remise des dossiers de candidature en séance par l huissier - Examen des candidatures - Information des candidats sur la validité de leur liste Remise à l Office des professions de foi par les associations * Notification à l ensemble des locataires Envoi du matériel de vote Date des élections Dépouillement La date limite de réception des votes correspond au retrait des enveloppes T de la boîte postale par l huissier mercredi 3 décembre 2014 vers 10h* Affichage des résultats Date au plus tard le 2 octobre 2014 du mercredi 1 er octobre au mardi 21 octobre 2014 le matin de 10h00 à 12h00 Date limite de dépôt des listes : mardi 21 octobre 2014 à 12h. mercredi 22 octobre 2014 à 10h00 jusqu au vendredi 24 octobre 2014 à 12h00 au plus tard le 31 OCTOBRE 2014 jusqu au mardi 20 novembre 2014 mercredi 3 décembre 2014 à 10h30 vendredi 5 et lundi 8 décembre 2014 Les Associations devront transmettre en format A 4 recto verso (21 x 29,7) leur profession de foi en couleur ou en noir et blanc, au choix de chaque association. L impression des professions de foi se fera sur papier blanc. Toutes les professions de foi devront parvenir à l Office par mail, format PDF à comme précisé à l Article 8 au cahier des charges annexé au présent document avant le vendredi 24 octobre 2014 à 12h00. 6/8

7 Un accusé de réception sera délivré aux associations. Un bon à tirer sera demandé en retour aux associations de locataires. Ces opérations doivent se faire dans les meilleurs délais pour le respect du calendrier et transmettre le plus rapidement possible leur matériel de vote aux locataires. ARTICLE 10 - COMMISSION DES OPERATIONS ELECTORALES Une Commission des Opérations Electorales est constituée pour assurer le bon déroulement des opérations électorales jusqu'à la proclamation des résultats. Cette commission est réunie par l Office sur l organisation et le déroulement des élections, ainsi que sur les questions relatives à la liste électorale, sur les questions d éligibilité des candidats et la validation des listes.- Présidée par le Président de l'office ou son représentant, elle comprendra un membre du Conseil d Administration ne représentant pas les locataires et un mandataire de chacune des listes constituées.- Les associations de locataires devront adresser une lettre de mandatement désignant leurs représentants officiels à la Commission (un titulaire, un suppléant). Trois salariés de l Office maximum seront présents aux réunions pour assurer le secrétariat de la Commission. Elle se réunira, sur demande de l Office ou à la demande des associations de locataires. Un procèsverbal sera établi à l issue de chaque réunion, signé par les représentants présents des listes des candidats. ARTICLE 11 - CONTRIBUTION DE L'OFFICE L'Office prend à sa charge le coût de prestation de la société extérieure : 1 / La réalisation et l envoi du matériel de vote est composé notamment deux documents de format A 4 (21 x 29,7) présentant : - la profession de foi recto-verso en noir et blanc ou couleur, au choix, sur papier blanc format A4. - le bulletin de vote noir sur fond bleu est standardisé pour les besoins de la lecture optique, (prédécoupé, format minimum de 13,5 cm X 8,5 cm). Il comportera le nom, le logo de l association et les noms des 8 candidats. Le bulletin de vote sera détachable d une feuille A4 bleue sur la quelle figurera une information sur les modalités du vote par correspondance. 2 / Le budget de campagne des listes de candidats Conformément aux prescriptions du protocole national du , un budget de 0,50 par logement, à répartir à part égale entre toutes les Associations, est alloué à chaque association ayant déposé une liste déclarée recevable par la commission Electorale. Le versement sera effectué auprès des Associations qui ont déposé une liste. Chaque association remettra à cette fin un RIB BIC/BAN à son nom lors de la dite commission. L ordre de virement correspondant sera effectué en même temps que le courrier de notification. 7/8

8 ARTICLE 12 - REVISION DU PROTOCOLE En cas de modifications législatives ou réglementaires concernant les élections après la signature du présent protocole, les parties signataires conviennent de se réunir d'urgence afin d'apporter les modifications qui en découleraient.- ARTICLE 13 CONTESTATION Toute contestation relative à l inscription sur les listes est du ressort du Tribunal d Instance.- Toute contestation relative au déroulement des opérations de vote est du ressort du Tribunal Administratif de Marseille.- ANNEXES 1) Textes de référence 2) Cahier des charges de la consultation concernant l organisation des élections des représentants des locataires 3) Déclaration individuelle de candidature Déclaration sur l honneur 8/8

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