Cahier des Charges Clap' Festival

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1 Cahier des Charges Clap' Festival Le Contexte Nous sommes 8 et faisons parti de l'agence étudiante Alambicom, dans le département MMI de l'iut de Chambéry. Au cours de cette première année nous devons mettre en place un événement et apprendre à communiquer autour de ce sujet. Le projet auquel nous allons prendre part est un festival d'audiovisuel. Ce dernier existait sous le nom de «SéRéCom d'or» depuis 6 ans. C'est un événement annuel qui se déroule en mars et est apprécié par les étudiants. Ceux qui le souhaitent peuvent envoyer leurs créations en vue d'être sélectionné par le jury pour ensuite être récompensé et projeté le jour du festival, dans la salle Jean Renoir à Chambéry. Notre Client Claude Gomez est notre client pour le festival. Il attend des productions visuelles modernes, simples et avec du caractère. La demande Il nous est demandé d'organiser le festival de A à Z, tout en respectant les exigences de notre client. Nous devons communiquer autour de cet événement pour attirer des participants et du public. Il faudra également veiller au bon déroulement du festival le 10 mars Réponse à la Demande Ce que nous allons faire pour mettre en place ce festival consiste à : Trouver un nouveau nom au festival, une nouvelle identité visuelle car la formation Sérécom se nomme désormais MMI. S'occuper de la communication notamment grâce aux réseaux sociaux. Faire une site web. Réaliser teasers et affiches. Trouver des participants et du public. Réserver la salle Jean Renoir. Trouver des jurés et des partenariats pour offrir des récompenses. Mettre en place l'animation du jour J. Prévoir le matériel nécessaire comme un éclairage, des micros et appareils photos pour rendre compte de la soirée.

2 Productions Envisagées Logos et Affiches Pour recréer une nouvelle identité au festival qui se nomme désormais Clap' Festival, nous allons penser un nouveau logo. On définira une identité propre à l'événement que l'on retrouvera sur le site et les affiches du festival. 3 Semaines avant le festival nous diffuserons des affiches dans l'iut mais aussi dans d autres lieux : à Jacob-Bellecombette par exemple, ou aussi dans des lycées avec option cinéma. Vidéo de présentation et Teaser Nous allons réaliser un teaser de présentation pour dire que les Sérécom d'or deviennent le Clap' Festival. Mais aussi dans le but de motiver les participants pour créer une vidéo à nous envoyer. Dans cette présentation il y aura la date butoir (5 mars 2016 à midi) pour envoyer les créations et la date du festival. Cette vidéo sera courte (environ 1 minute) et contiendra des animations. Il y aura une voix de présentation, de la musique et des bruitages. Une semaine avant l'événement nous présenterons un teaser d'environ 1,5 minute. Celui-ci aura pour but de rappeler la date et le lieu du festival qui approche à grand pas, et de solliciter des spectateurs. Site web En janvier nous allons créer le site web clapfestival.com. Ce sera la «vitrine» de notre événement. Toutes les informations s'y trouverons : date, lieu, qui peut y aller, qui peut participer, de quoi s'agit-il, qui l'organise. ing et Courrier Nous allons envoyer des mails et des courriers avec notre affiche et le règlement du festival, pour informer les MMI de Grenoble et d'autres filières, au sujet de notre festival. Pour les inciter à participer et aussi à y assister le 10 mars. Communication Générale Nous allons communiquer sur l'avancée générale du projet sur les réseaux sociaux. Une page Facebook (15 janvier), un compte Instagram et un compte Twitter vont être créés. Des posts seront régulièrement publiés pour tenir en haleine, pour montrer que l'événement vit même si le jour J n'est pas encore arrivé. Partenariats Nous allons envoyer des dossiers de Partenariat à des entreprises dans l'optique d'obtenir des lots pour récompenser les courts-métrages choisis par le jury. Nous souhaitons obtenir comme lots par exemple : des places de cinéma, du matériel audiovisuel comme des cartes SD, des bons cadeaux fnac

3 Jury et son rôle Un jury de 3 personnes va être composé. Il s'agira de professionnels de l'audiovisuel. Ils auront pour rôle de regarder toutes les réalisations et d'élire les meilleures œuvres par catégories : Meilleur scénario Meilleur jeu d'acteur (Meilleur film d'animation) Meilleure musique Meilleur montage Meilleure photographie Meilleure réalisation Grand prix du Clap' Festival Choix du public Participants Il n'y a pas de nombre de participants fixé. Tout le monde peut proposer son court-métrage et le jury effectuera un tri avant la projection. Public Nous souhaiterions que 200 à 250 personnes soient au rendez-vous le 10 mars dans la salle. Pour vérifier si ce nombre sera atteint nous distribuerons des feuilles de vote pour élire le prix du public. Selon le nombre de papiers qui nous reviendra, nous pourrons estimer le nombre de spectateurs. Le Jour J Entre les courts-métrages projetés nous récompenserons les étudiants et réaliserons de courtes animations. Pour que le public puisse élire son film favori, une pause aura lieu durant le festival. Les spectateurs pourront voter et se restaurer durant cet entracte. Un petit questionnaire sera distribué pour récolter l avis du public sur le festival mais aussi pour que l on puisse compter le nombre de personnes ayant assisté à la soirée. After-Movie Avec les prises de vues réalisées pendant la soirée et quelques courts morceaux de films projetés, photos et interviews, nous réaliserons un after-movie. Il aura pour objectif de rendre compte de l'ambiance du festival et résumera la soirée.

4 Planification des Tâches Budget prévisionnel Nous disposons de 450 de budget offert par l IUT. Notre objectif va être d obtenir un partenariat avec la mairie pour pouvoir obtenir la location de la salle gratuitement. Ce qui pourrait permettre d acheter des lots et de la nourriture pour le buffet. Affiches Environ 50 : A2, A3 et A4 8 à l IUT (A2 et A3) 2 CROUS 2 A0 Salle Jean Renoir Rue Envoi dans les lycées Salle de Serge Autocollants 500 Dont 250 distribuées à l IUT Questionnaires Vote du Public 150 A4 divisées en 2 Lots Selon l'offre des partenaires Réservation de la salle 300 Repas de clôture Selon l'offre des partenaires Total=

5 Plan de communication du Clap' Festival 1. Objectif de communication Lors des 6 dernières éditions, le festival des Sérécom d Or était principalement destiné aux étudiants de l Université Savoie Mont-Blanc et aux étudiants en audiovisuel. Mais cette année, pour cette 7ème édition, nous avons voulu développer le champ d action du festival en proposant à d autre filières, à d autres universités dans la région Rhône Alpes ou éventuellement aux professionnels de participer. 2. Sélection de l audience Le festival, initialement imaginé par des professeurs de DUT, a vu son succès grandir d éditions en éditions grâce à l investissement et le travail des étudiants. Cette année, nous nous sommes donnés comme objectif de toucher et d attirer un plus large publique qu ils soient étudiants ou non, jeunes ou non. 3. Choix des moyens de communication Pour s adapter à toutes les cibles, nous avons décidé de mettre en place deux formes de communication différentes. L une sera à destination des participants, c est à dire ceux qui présentent et mettent en compétition leurs réalisations et l autre sera à destination du public présent lors de la cérémonie du 10 mars. 3.1 La communication à destination des participants Sans participants, le festival ne peut pas avoir lieu. Il faut donc mettre en place une certaine communication incitant les étudiants à présenter leurs œuvres au festival. Pour cela, nous souhaitons d abord contacter par mail les universités et les lycées pour informer les étudiants (une des cibles principales de ce festival). Nous préférerions d ailleurs contacter les intervenants et professeurs pour rendre la nouvelle encore plus crédible et pour peutêtre s en servir comme exercice d application du cours. Cette année nous avons décidé de ne pas faire d'affiches pour attirer les participants mais plutôt de miser sur les réseaux sociaux pour les contacter. Aujourd hui les outils de communication médias numériques sont multiples, peu coûteux et permettent de toucher facilement un grand nombre de personnes. Nous allons mettre en place un site web afin d apporter les informations sur le Clap' Festival. L inscription pour y participer se fera sur le site, d où sa grande importance. Des liens sur les réseaux sociaux comme Facebook (où sera créée une page le festival), Twitter et Instagram permettront de guider ceux qui veulent s'inscrire, sur le site de l'événement. Les réseaux sociaux permettrons aussi d informer les participants notre futur public sur l avancée du projet. Nous devons être attractif et faire vivre les pages et comptes pour attirer des spectateurs. Aussi, un Teaser de présentation et un Teaser de l événement seront diffusés sur les différents réseaux sociaux. Ceci dans le but de présenter le Festival pour le premier teaser et de mettre les participants dans l ambiance du festival pour le second.

6 3.2 La communication à destination du public Le festival se déroulera le 10 mars Il a pour objectif principal de montrer les réalisations d étudiants à un public. L objectif est de faire partager une passion, un savoir-faire ou encore un métier pour certain. Le public a donc un rôle primaire pour conduire cet événement à la réussite. C est pour cela que nous allons mettre tous les moyens de communication possible pour que les spectateurs soient présents. Il n y a pas une cible précise pour le public, aucune tranche d âge et aucune liste d invités n est définie. La communication se fera donc par le biais de deux grands moyens: Le premier par la communication par médias numériques, Facebook, Twitter et Instagram. Mais nous passerons aussi par des moyens plus traditionnels comme les flyers et les affiches. Ces moyens, nous permettrons de toucher un plus grand nombre de personnes. Par ces moyens là, nous espérons toucher plus particulièrement les personnes n étant pas ou peu familiarisées avec l outil informatique. 4. Organisation du lancement des opérations de communications Date des Tâches à accomplir : Du 19/11 à début janvier Début janvier A partir du 25/11/15 Vacances de Noël au 20/01 Élaboration de notre identité visuelle (Logo et Affiches) Création du site web 15/01/16 Affiches terminées Trouver les jurés + Contacter les partenaires Création du teaser de présentation et mise en ligne sur le site. 25/01/16 Commencement du teaser du festival 15/01/16 Lancement de la page Facebook 26/01/16 Lancement de la page Twitter 03/03/16 Mise en ligne du Teaser 10/02/16 Diffusion des Affiches dans l'iut et le Campus. Puis dans la ville de Chambéry et les autres campus. 17/03/16 After Movie, une semaine après l'événement