Les étapes préalables à la passation d un marché public. La phase de préparation d un marché public revêt une importance capitale.

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1 Auteur : Barbara TREUTENAERE - Département du Conseil Juridique Le 21 janvier 2009 Les étapes préalables à la passation d un marché public La phase de préparation d un marché public revêt une importance capitale. En effet, il est important de prendre le temps, en amont de son achat, afin de préparer la passation du marché: cela peut aller de quelques jours à plusieurs semaines en fonction de l importance de l achat et de la procédure employée. L acheteur doit ici se poser plusieurs questions fondamentales : 1- Qui? Quel organe ou quelle personne intervient et à quel moment? Quant à la définition des besoins de la collectivité, elle est de la compétence de l assemblée délibérante. Il appartient ainsi au conseil municipal de définir les besoins de la collectivité, par exemple, s il y a un besoin de travaux, de fournitures ou de services. Quant à la mise en œuvre des procédures de passation des marchés publics : Pour les marchés au-dessus de , il revient au maire de lancer et organiser la consultation. Une délibération de l assemblée délibérante ne s impose pas. Cependant, une délibération du conseil municipal est nécessaire afin d autoriser le maire à signer le marché. Cette délibération peut intervenir : - soit à la fin de la procédure une fois connus le montant des prestations et l identité du titulaire du marché. - soit, avant l engagement de la procédure et dans ce cas, la délibération devra indiquer la définition de l étendue du besoin à satisfaire et le montant prévisionnel du marché. Il est recommandé de privilégier la collégialité, que le conseil municipal soit associé avant le lancement de la procédure. La définition du besoin sera d autant plus précise. Pour les marchés inférieurs à , il est possible à l assemblée délibérante de déléguer au maire, pour la durée de son mandat, la passation et la signature des marchés publics. Le maire est dans ce cas, le seul responsable afin de mener la procédure. Il doit, toutefois, rendre compte au conseil municipal des marchés qu il a conclus à ce titre. Cette délibération doit être prise rapidement après le renouvellement du conseil.

2 2- Quoi? Quel est le besoin de la collectivité? Un exigence fondamentale du code des marchés publics : que le besoin de la collectivité soit précisément défini avant le lancement de la procédure de passation du marché : l objet des prestations, sa quantité, ses caractéristiques, s il y a un ou plusieurs ouvrages, prestations homogènes.. Exemple : pour un marché de vêtements de pompiers, la définition du besoin peut être la nécessité d un tissu résistant à un degré très élevé de chaleur ou résistant à une pression d'eau particulière, avec des renforts, un poids minimal. Pour être efficace, l'expression des besoins fait appel à quatre considérations principales : - l'analyse des besoins fonctionnels des services sur la base, par exemple, d'états de consommation ; - la connaissance aussi approfondie que possible des marchés fournisseurs, participation à des salons professionnels, documentation technique ; - la distinction, y compris au sein d'une même catégorie de biens ou d'équipements, entre achats standards et achats spécifiques ; - et enfin, lorsqu'elle est possible, l'adoption d'une démarche en coût global prenant en compte non seulement le prix à l'achat, mais aussi les coûts de fonctionnement et de maintenance qui seront associés à l'usage du bien ou de l'équipement acheté. A ce titre, l acheteur public peut prendre en compte des préoccupations de développement durable. La définition ainsi faite du besoin permettra à la collectivité de déterminer le montant et les caractéristiques de son achat. Cette étape est fondamentale sur deux points : - elle permet de déterminer la procédure de marché public à mettre en œuvre ; - elle permet que l achat soit réalisé dans les meilleures conditions économiques. Il peut arriver que l'acheteur ait des difficultés à déterminer son besoin. Lorsque l'incertitude porte à la fois sur les objectifs à atteindre et sur les moyens d'y parvenir, l'acheteur peut recourir soit à la procédure des marchés de définition, soit à la procédure de dialogue compétitif. Lorsque l'incertitude porte sur la quantité ou l'étendue des besoins à satisfaire, mais aussi afin de planifier dans le temps les besoins à satisfaire ou d'étaler l'achat dans le temps, l'acheteur peut faire usage du marché à bons de commande, du marché à tranches ou des accords-cadres.

3 3- Comment? Quelle procédure choisir? Une fois le montant du marché déterminé, la collectivité locale peut choisir la procédure à laquelle elle aura recours. Elle doit pour cela se référer aux seuils édictés par le code des marchés publics : Le chiffre-clef : le seuil de pour les marchés de fournitures et de services et pour les marchés de travaux: - en-dessous de / : recours à la procédure des marchés à procédure adaptée (MAPA) - au-dessus de / : recours à une procédure formalisée édictée par le code des marchés publics. L appel d offres est la procédure de droit commun pour les marchés au-dessus de / C est une procédure par laquelle la personne publique choisit l offre économiquement la plus avantageuse, sans négociation, sur la base de critères objectifs préalablement portés à la connaissance des candidats. L appel d offre est une procédure formalisée c est-à-dire que : - sa publicité est formalisée : publication d un avis d appel public à concurrence ; - des délais impératifs sont à respecter pour recevoir des candidatures et des offres ; - il est établi des critères de sélection des offres dès le début de la procédure, critères portés à la connaissance des candidats (critères non discriminatoires et liés à l objet du marché, notamment, la qualité, le prix, la valeur technique, le caractère esthétique et fonctionnel, les performances en matières de protection de l environnement ) - une autorité spécifique au sein du pouvoir adjudicateur traite des candidatures et élimine celles qui ne sont pas adéquates de même qu elle attribue le marché : la Commission d Appel d Offres (CAO). Les marchés fractionnés et de planification des marchés dans le temps Si l'acheteur public n'est pas en mesure, au stade de la passation, de définir avec exactitude toutes les modalités de ses besoins (quantité, fréquence, nature), il peut avoir recours à des procédures spécifiques en deux temps, distinguant une phase de présélection des fournisseurs de la phase d'attribution des marchés ou commandes. Ces contrats sont passés, en fonction de leurs caractéristiques, selon les différentes procédures prévues par le code. Dans cette catégorie, il faut distinguer : - le marché à bons de commande : Il s agit d un marché conclu avec un ou plusieurs opérateurs économiques et exécuté au fur et à mesure de l émission de bons de commandes.

4 L acheteur recourt à ce marché lorsqu il a défini son besoin, mais il ne sait pas mesurer sa quantité et /ou définir le moment de toutes ses commandes. Cette formule est surtout utilisée pour des achats répétitifs et standardisés et plus particulièrement les commandes de fournitures - l accord-cadre : Il a pour objet de sélectionner un ou des opérateurs économiques à qui il pourra confier, au fur et à mesure de ses besoins, des marchés subséquents relevant de l objet préalablement défini dans l accord-cadre. - le marché à tranches : Dans un marché à tranches conditionnelles, l'acheteur public n'est engagé que sur la tranche ferme, et non pas sur les tranches conditionnelles. Mais l'évaluation doit être faite, pour l'appréciation des seuils de procédure et de publicité, en additionnant les montants estimés de l'ensemble des tranches. La collectivité locale doit déterminer le mode de dévolution du marché allotissement ou marché unique? Le principe aujourd hui est l allotissement du marché : l acheteur public découpe celui-ci en plusieurs lots. Les marchés sont passés en lots séparés : chaque lot fait l objet d un marché spécifique avec une mise en concurrence, une attribution et une exécution spécifique. Toutefois, afin de choisir la procédure applicable, l acheteur public doit retenir la valeur estimée de la totalité des lots. Ainsi, si la valeur totale des lots dépasse pour les fournitures et services et pour les travaux, chaque lot devra être attribué en fonction de la procédure d appel d offres. Le marché global/unique reste toutefois possible si l acheteur public estime : - que la dévolution en lots séparés est de nature à restreindre la concurrence - que la dévolution en lots séparés risque de rendre difficile ou coûteuse l opération. Le groupement de commandes La commune, peut faire le choix de se grouper avec d autres collectivités (communes, EPCI) pour choisir le ou les mêmes prestataires. Ce choix est guidé par le souci d abaisser les prix et les coûts de gestion. Le groupement est particulièrement adapté pour les marchés de fournitures courantes.

5 La centrale d achat L'acheteur peut aussi décider de ne pas procéder lui-même aux procédures de passation des marchés et de recourir à une centrale d'achat. Le recours direct à une centrale d'achat est, en effet, autorisé par le code à la condition toutefois que la centrale d'achat respecte elle-même les règles de publicité et de mise en concurrence imposées par le code ou par l'ordonnance du 6 juin Celle-ci pourra se voir confier plusieurs types de missions : - la mise à disposition de fournitures et de services - la passation d'accords-cadres ou de marchés destinés à des pouvoirs adjudicateurs.