Pégase 3 Les mentions du bulletin de paie. Dernière révision le 16/11/

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1 Pégase 3 Les mentions du bulletin de paie Dernière révision le 16/11/

2 Sommaire Obligations de l employeur...3 Mentions légales...3 La forme du bulletin...3 Identification de l employeur...3 Identification du salarié...4 Période et date de paiement...4 Conservation du bulletin...4 Journée de solidarité...4 Convention collective...4 Durée du travail...5 Lorsque le salaire est calculé au temps...5 Lorsque le salaire est calculé sur une autre base...5 Lorsque le salaire est calculé sur la base d un forfait...5 En cas de modulation du temps de travail...5 Les éléments de rémunération...6 Le détail du brut soumis à cotisations...6 Congés payés...6 Chômage partiel...7 Les cotisations sociales...7 Les cotisations salariales...7 Les cotisations patronales...7 Simplification de présentation...7 Autres mentions...8 Les autres déductions...8 Les versements non soumis à cotisation...8 Net à payer...8 Mentions interdites...8 Tableau récapitulatif...8 Pégase 3 Les mentions du bulletin de paie 2/9

3 Lors du paiement de la rémunération, l employeur doit remettre une pièce justificative appelée «bulletin de paie» (Code du Travail Article L , alinéa 2). Les systèmes de paie informatisés utilisés pour produire les bulletins de paie sont, dans la plupart des cas, dispensés de déclaration à la Cnil. Retrouvez à la fin de la présente notice, un tableau récapitulatif de toutes les mentions obligatoires ou facultatives portées sur le bulletin de paie. Obligations de l employeur Sont en principe concernés par l obligation de remettre un bulletin de paie à leurs salariés, tous les employeurs et ce, quel que soit le domaine d activité et la localisation de leur entreprise. Certains employeurs peuvent échapper toutefois à cette contrainte dans le cadre de certains dispositifs (titre emploi entreprise, chèque emploi «très petites entreprises», guichet unique su spectacle occasionnel, ). L obligation de délivrance du bulletin de paie concerne tous les salariés, quels que soient leur contrat (apprentissage, CDI, CDD, contrat «nouvelles embauches», ), leur rémunération, et la validité de leur contrat. Mentions légales La forme du bulletin Elle n est pas formalisée par le Code du Travail. Une simple lettre pourrait avoir les fonctions de bulletin de paie. En pratique, la majorité des bulletins sont informatisés. Toutefois, les mentions figurant sur le bulletin, sont strictement encadrées (Code du Travail Article R ). Identification de l employeur Le bulletin doit nécessairement indiquer le nom et l adresse de l employeur ainsi que, le cas échéant, de l établissement dans lequel le salarié travaille. Doivent également apparaître, le nom et l adresse de l organisme de recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale (Urssaf, Cmsa, Cgss, ). Remarque : les établissements autorisés à verser leurs cotisations à une Urssaf de liaison (l Urssaf d un autre établissement de l entreprise) peuvent n indiquer que les références de cette Urssaf de liaison. Le bulletin doit indiquer également, pour les employeurs inscrits au répertoire national des entreprises et des établissements, le code NAF Pégase 3 Les mentions du bulletin de paie 3/9

4 (ancien code APE) composé de trois chiffres et une lettre caractérisant l activi té de l entreprise ou de l établissement, attribué par l Insee. Identification du salarié Le bulletin doit indiquer aussi le nom du salarié, son emploi (appellation courante de ses fonctions) et sa position dans la classification conventionnelle (niveau ou coefficient hiérarchique qui lui est attribué). Remarque : la mention de l emploi et celle de la position du salarié dans la classification conventionnelle sont des obligations cumulatives et non alternatives. Ainsi l employeur peut être poursuivi pour avoir seulement omis de mentionner l emploi occupé par les salariés. Il n est pas possible de se contenter uniquement de l une d entre elles. Sous réserve des mentions prohibées (exercice du droit de grève, fonctions de représentation du personnel, voir à la fin de la présente notice), l employeur peut ajouter des mentions supplémentaires afin d identifier le salarié : adresse, numéro de Sécurité Sociale, références bancaires de l intéressé, type de contrat Mais il s agit là d une simple faculté, seules les mentions visées à l article R du Code du Travail étant obligatoires. Remarque : pour exclure des informations non obligatoires ou pour en rajouter de nouvelles sur le bulletin de paie imprimé par Pégase 3 sur papier blanc (avec fond de page), se reporter à la notice «Pégase 3 Champs paramétrables du bulletin». Période et date de paiement De même, l employeur doit obligatoirement inscrire la date de paiement des sommes perçues par le salarié, ainsi que la période à laquelle se rapporte le salaire à des fins de vérification de la régularité du paiement. En pratique, il suffit d indiquer par exemple «bulletin de salaire du au». Conservation du bulletin L employeur doit également inciter très clairement le salarié à conserver son bulletin de paie sans aucune limitation de durée. Exemple : la mention : «Pour faire valoir vos droits, conservez ce bulletin sans limitation de durée» peut être employée. Journée de solidarité Bien que non obligatoire, la mention sur le bulletin, de la date àlaquelle le salarié a accompli la journée de solidarité est vivement conseillée. Elle atteste que cette journée a bien été accomplie. Convention collective Le bulletin doit mentionner la convention collective de branche ou l intitulé de la convention d entreprise. En l absence de tout texte conventionnel, il convient d indiquer la référence aux articles du code du travail concernant la durée des congés payés (Code du travail Articles L à L ) et la durée du préavis (Code du travail Articles L à L ). Ces références doivent également figurer sur le bulletin lorsque le texte conventionnel ne comporte aucune disposition particulière sur la durée des congés payés et du préavis. Pégase 3 Les mentions du bulletin de paie 4/9

5 Durée du travail Lorsque le salaire est calculé au temps L employeur indique le nombre d heures de travail correspondant au salaire. Il doit distinguer : - les heures au taux normal : pour les salariés mensualisés et pour un mois complet, il s agit de faire figurer le total mensuel moyen des heures correspondant à la durée légale ou conventionnelle du travail, soit 151,67 heures pour un salarié à temps plein soumis à l horaire légal (soit 35 x 52 / 12). - les heures majorées comme les heures supplémentaires, les heures de nuit, ou effectuées lors d un jour férié. Dans tous les cas, il faut préciser le nombre d heures effectuées et le taux horaire. A défaut, l employeur risque de se rendre coupable du délit de travail dissimulé si cette omission est volontaire (Cassation sociale du 29 juin 2005). Lorsque le salaire est calculé sur une autre base Le bulletin doit alors indiquer la nature de la base de calcul du salaire. Un libellé spécifique ou une indication détaillée doit préciser la nature du calcul du salaire (Exemple : des commissions pour un VRP, un nombre de pages pour un pigiste ou une quantité produite pour un salarié rémunéré à la tâche). Lorsque le salaire est calculé sur la base d un forfait Le forfait permet un paiement global du salaire de base, des heures supplémentaires, des majorations de salaires comprenant, le cas échéant, certaines indemnités ou primes. Le détail des sommes comprises dans le forfait (et les heures s y rapportant) doit de préférence, être mentionné clairement dans le contrat de travail, ceci afin de pallier à toute contestation. Le bulletin doit préciser la nature et le volume du forfait aussi bien pour les salariés dont la rémunération est déterminée sur la base d un forfait en heures (hebdomadaire, mensuel ou annuel) que sur la base d un forfait en jours sur l année. Exemples de présentation : - «Salaire mensuel Forfait annuel de 215 jours» ; - «Salaire mensuel Forfait hebdomadaire de 40 heures». Remarque : le forfait ne dispense pas l employeur de rémunérer les heures supplémentaires pour toute heure travaillée au-delà de celles prévues dans le forfait. Elles devront alors figurer sur le bulletin, avec le taux horaire correspondant. En cas de modulation du temps de travail Dans ce cas, le nombre d heures de travail peut varier d un mois sur l autre. En l absence de «lissage», le nombre d heures de travail réellement effectuées doit figurer sur le bulletin. Pégase 3 Les mentions du bulletin de paie 5/9

6 En cas de «lissage» des rémunérations prévu par l accord collectif, c est la durée mensuelle théorique ayant servie au calcul du «lissage», qui doit figurer sur le bulletin. Les éléments de rémunération Le détail du brut soumis à cotisations L employeur doit impérativement indiquer le montant de la rémunération brute du salarié. Celle-ci résulte de l addition du salaire de base, des accessoires de salaire et, le cas échéant, de l indemnité de congés payés. Il convient de soustraire à ce brut certaines sommes comme les absences non rémunérées et les indemnités journalières de Sécurité Sociale (IJSS) en cas de maintien de salaire par l employeur (Code du Travail Article R , Alinéa 10). L employeur doit faire apparaître le détail et la nature des différents accessoires de salaire (primes diverses soumises à cotisations) versés au salarié et soumis à cotisations (Code du Travail Article R , Alinéa 10). L employeur ne devra pas oublier non plus de distinguer : - les avantages en nature ; - les pourboires ; - le montant de l indemnité de fin de CDD ; - les sommes versées lors de la rupture du contrat de travail : indemnité de licenciement, indemnité compensatrice de préavis et de congés payés, indemnité de départ en retraite, Congés payés Si une période de congés est comprise dans la période de paie, le bulletin doit mentionner les dates des congés. - Lorsque le congé est pris à l intérieur d un mois : l employeur indique la date de début et la date de fin de congés. - Lorsque le congé est «à cheval» sur deux mois : l employeur indique la date du premier jour de congé et la date du dernier jour du mois sur le bulletin du premier mois, puis il indique le premier jour du mois et le dernier jour du congé sur le bulletin du mois suivant. Lorsque l employeur rémunère les congés selon la méthode du maintien de salaire, il n est pas tenu de distinguer l indemnité de congés payés sur le bulletin. Il peut, dans ce cas, se contenter de mentionner : «Congés du au avec maintien de salaire». Au contraire, lorsque la règle du dixième est appliquée, il faut faire apparaître l indemnité de congés payés sur une ligne à part. En cas de jours fériés, l employeur n est pas tenu de mentionner séparément sur le bulletin, la rémunération correspondant aux jours fériés lorsque ceux-ci sont compris dans une période de congés payés. Dans le secteur du BTP, les dates des congés payés doivent apparaître sur le bulletin de paie. En revanche, l employeur n a pas à faire apparaître leur indemnisation puisqu elle est versée directement aux salariés par la caisse des congés payés. Pégase 3 Les mentions du bulletin de paie 6/9

7 Chômage partiel A l occasion du paiement des allocations de chômage partiel, l employeur doit remettre au salarié un document indiquant les heures indemnisées et les sommes versées. Une simple mention suffit alors sur le bulletin de paie. Les cotisations sociales Les cotisations salariales Les cotisations salariales doivent toutes figurer sur le bulletin : Sécurité Sociale, chômage, retraite complémentaire, CSG, CRDS, Si le Code du Travail (Article R Alinéa 9) préconise que seuls leur nature et leur montant sont légalement obligatoires, il convient malgré tout, dans un souci de clarté, d indiquer également l assiette et le taux de ces cotisations. Remarque : lorsque l assiette d une cotisation est forfaitaire, celle-ci doit obligatoirement figurer sur le bulletin de paie. Par ailleurs, afin de faciliter la lecture du calcul du net imposable, la distinction entre la CSG déductible, la CSG non déductible et la CRDS est recommandée. Les cotisations patronales L employeur peut opter entre deux solutions : - Il peut mentionner les cotisations patronales de Sécurité Sociale, d assurance chômage et d AGS (ou FNGS), de retraite complémentaire et supplémentaire et de prévoyance sur chaque bulletin ; - Il peut également préférer opter pour un récapitulatif annuel qui indique en détail la nature, le taux et le montant de ces contributions patronales. Ce récapitulatif est remis au salarié en fin d année ou en cas de départ de celui-ci. Remarque : la mention des autres taxes et contributions patronales telles que le FNAL, le versement transport, la taxe de prévoyance, les participations formation et construction, la taxe d apprentissage, est facultative mais conseillée dans un souci d information du salarié. Simplification de présentation Des tolérances de simplification ont été diffusées récemment (Circulaire du 30 juin 2005 publiée au JO du 7 septembre). Elles permettent de regrouper les cotisations qui ont la même assiette et qui sont recouvrées par le même organisme collecteur. Pour plus d informations, se reporter à la notice «Pégase 3 Simplification du bulletin de paie». Pégase 3 Les mentions du bulletin de paie 7/9

8 Remarque à propos de la CSG : La CSG non déductible et la CRDS non déductible également, sont souvent déjà regroupées sur une seule rubrique, au taux global de 2,90 %. Il est possible également, de transférer l abattement de l assiette (3 % depuis le 1 er janvier 2005) sur le taux de cotisation portant respectivement ces derniers à 4,947 % pour la CSG déductible et à 2,813 % pour la CSG et la CRDS non déductible. Ces taux sont alors appliqués au brut avant abattement de 3 %, augmenté des contributions patronales de retraite supplémentaire et de prévoyance complémentaire. Cette présentation peu recommandée car difficilement contrôlable, n est pas disponible dans Pégase 3 Autres mentions Les autres déductions Le bulletin doit également faire figurer les autres retenues établies pour le compte de l entreprise telles que les acomptes, les titres restaurants, les éventuels trop perçus ou pour le compte de tiers telles que la saisie sur salaire, Les versements non soumis à cotisation L employeur précise les remboursements de frais professionnels et de «carte orange», les indemnités journalières de Sécurité Sociale nettes en cas de subrogation, les indemnités de rupture exonérées de cotisations, Net à payer Le bulletin doit mentionner le net à payer, soit la somme effectivement reçue par le salarié, déductions faites des cotisations et addition des sommes non soumises à cotisations. Mentions interdites Attention : certaines mentions sont interdites sur le bulletin de paie. L employeur ne peut en aucun cas révéler sur le bulletin la participation du salarié lors d une grève (l intitulé de l absence doit rester neutre). Il ne peut non plus, mentionner les activités de représentant du personnel (y compris pour l activité de conseiller prud homal), ni les congés déterminant un comportement du salarié. Tableau récapitulatif Retrouvez ci-dessous, un tableau récapitulant les mentions obligatoires, facultatives et interdites sur un bulletin de paie. Pégase 3 Les mentions du bulletin de paie 8/9

9 Mention Obligatoire Facultative Interdite Remarque Nom, raison sociale de l employeur X Explications page 3 Adresse de l employeur X Explications page 3 Nom et adresse de l organisme de X Explications page 3 sécurité sociale Code NAF X Explications page 3 Nom du salarié X Explications page 4 Adresse du salarié X Explications page 4 Emploi occupé X Explications page 4 Position (niveau, coefficient, ) X Explications page 4 Numéro de Sécurité Sociale X Explications page 4 Références bancaires du salarié X Explications page 4 Type de contrat X Explications page 4 Période concernée X Explications page 4 Date de paiement X Explications page 4 Conservation sans limite du bulletin X Explications page 4 Journée de solidarité X Explications page 4 Convention collective X Explications page 4 Avec présence de la durée des congés et du préavis. Nature du salaire : heures, X Explications page 5 commissions, quantité produite, Salaire au forfait : nature et volume du X Explications page 5 forfait Heures supplémentaires / taux majoré X Explications page 5 Modulation tps de travail : les heures X Explications page 5 Rémunération brute (Total du brut) X Explications page 6 Accessoire de salaire : détail et nature X Explications page 6 Avantages en nature X Explications page 6 Pourboires X Explications page 6 Indemnité de fin de CDD X Explications page 6 Indemnité de licenciement X Explications page 6 Indemnité compensatrice de préavis X Explications page 6 Indemnité compensatrice de CP X Explications page 6 Indemnité départ en retraite X Explications page 6 Dates de congés payés X Explications page 6 Indemnité de CP si maintien X Explications page 6 Indemnité CP si dixième X Explications page 6 Rémunération des jours fériés X Explications page 6 Mention du chômage partiel X Explications page 7 Nature des cotisations salariales X Explications page 7 Montants des cotisations salariales X Explications page 7 Possibilité de regroupement par organisme. Assiette des cotisations salariales X Explications page 7 Taux des cotisations salariales X Explications page 7 Cotisations patronales : taux et X Explications page 7 Si les montants charges patronales ne figurent pas sur le bulletin, fournir un récapitulatif détaillé en fin d année. Autres retenues (acomptes, titres X Explications page 8 restaurant, trop perçus, ) Remboursements (frais professionnels, X Explications page 8 carte orange, ) Net à payer X Explications page 8 Exercice du droit de grève X Explications page 8 Activité de représentation du personnel X Explications page 8 Congés liés au comportement X Explications page 8 Pégase 3 Les mentions du bulletin de paie 9/9

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