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Xavier Henry
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1 CAHIER DES CHARGES Guide d utilisation 1. Actualisation Etabli le : Par : Laura Macirella Remplace la version du : Motif d actualisation : Nouveau poste 2. Identification du poste Département : FINANCES RELATIONS EXTERIEURES Service : Immeubles, patrimoine et logistique Entité (division, secteur, établissement, office ) : CADEV - Unité Finance & Controlling - UFC N de poste de référence : Intitulé du poste dans l entité : Assistant en gestion comptable N emploi-type : Libellé : Assistant-e en gestion comptable Chaîne : 347 Niveau : 6 3. Mission générale du poste (description succincte) 1. Assurer la gestion comptable fournisseurs stock & hors stock (CAV & CED) 2. Assurer la gestion comptable débiteurs stock & hors stock (CAV & CED) 3. Participer aux tâches administratives de l'unité finances & controlling 4. Participer aux divers travaux de bouclement 5. Conseiller, renseigner et collaborer (relations internes et externes ) en établissant un service de qualité 4. Conduite : P directement subordonné-s Cf. Organigramme Non Oui : 5. Mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire Non Oui : Ses collègues Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

2 6. Missions et activités 1. Assurer la gestion comptable fournisseurs stock & hors stock (CAV & CED) 45% Saisir les pièces comptables sur la base de justificatifs (facturations, paiements, notes de crédits, etc ) en appliquant les directives (contrôle signature, assujet. TVA, etc ) Participer de manière ponctuelle au contrôle de la validité des pièces comptables, effectuer les recherches nécessaires à la bonne comptabilisation et assurer le traitement final (visas, conformité, imputation, etc.) en appliquant et respectant la Loi sur les finances (Lfin), les procédures, les règles et les usages en vigueur Respecter le principe d'échéance selon directives en vigueur Traiter les rappels fournisseurs dans le respect des procédures internes de traitement et dans un bref délai. Gérér, suivre et renouveller les attestations d'indépendants semestriellement Gérér et suivre la conformité puis le réachiminement vers les paiments / facturations des bulletins de livraisons et facturation partielles selon organisation / procédure mise en place 2. Assurer la gestion comptable débiteurs stock & hors stock (CAV & CED) 40% Saisir les pièces comptables sur la base de justificatifs (facturations, paiements, notes de crédits, etc ) en appliquant les directives (contrôle signature, assujet. TVA, etc ) Participer de manière ponctuelle au contrôle de la validité des pièces comptables, effectuer les recherches nécessaires à la bonne comptabilisation et assurer le traitement final (visas, conformité, imputation, etc.) en appliquant et respectant la Loi sur les finances (Lfin), les procédures, les règles et les usages en vigueur 3. Participer aux tâches administratives de l'unité finances & controlling 5% Participer à la gestion de l'écheancier selon organisation mise en place Saisir diverses écritures comptables nécessaires à l'exactitude des comptes (mise à 0, extournes, miroir SAP, etc ) sur l'application métier CADEV et SAP Participer à la gestion de la base de données fournisseurs Pénélope et Excel (mise à jour, création, coordonnées financières) en applicant les règles de création (contrôle RC, identification raison sociale, demande attestation indépendant,etc ) et mise à jour fournisseurs Classer régulièrement (volume journalier) et archiver les pièces comptables Participation à l'archivage des pièces comptables annuel dans respect de la procédure actuelle et de traçage Traiter directement dans son domaine d'activité avec le secteur concerné lors de non-conformité des pièces. Signaler au responsable UFC les situations litigieuses non résolues et/ou en suspens. 4. Participer aux divers travaux de bouclement 5% Respecter les échéances de fin d'année selon écheancier de bouclement Participer aux écritures nécessaires à réconciliation des comptes et à établir les documents de bouclement Imprimer les comptes selon directives Participer à toute autre activité en lien avec le bouclement Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

3 Collaborer avec la responsable au bouclement des comptes annuels 5. Conseiller, renseigner et collaborer (relations internes et externes ) en établissant un service de qualité 5% Répondre et renseigner les partenaires internes et externes dans son domaine d'activité (procédures et règles en vigueur) Participer à la formation de l'apprenti, MPC et P dans son domaine d'activité et contrôler les travaux exécutés Collaborer et tenir régulièrement informé la responsable UFC sur les dossiers en suspens ou demandant un appui Appuyer sur certains dossiers et dans son domaine d'activité la responsable UFC Apporter son aide et son appui à ses collègues en cas de surcharge ou d'absence. Réquérir leur aide et appui si besoin 7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire 8. Exigences requises 8.1. Formation de base Titre CFC de commerce 8.2. Formation complémentaire Titre Formation continue dans la comptabilité générale 8.3. Expérience professionnelle Domaine Nbre d années Finances 3 ans ans 8.4. Connaissances et capacités particulières Domaine Connaissances comptables Respect des normes et des procédures Auto-évaluation et apprentissage permanent Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

4 Rigueur et discrètion Esprit d'entraide et de collaboration Implication personnelle Disponibilité et bonne résistence au stress 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.) Présence et flexibilité des horaires pendant la période de bouclement selon organisation. (Octroi vacances limité) 10. Signatures L autorité d engagement. Date : Nom et prénom : Signature : Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du présent cahier des charges. Date : Nom et prénom : Signature : Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

5 CAHIER DES CHARGES Le CAHIER DES CHARGES permet de définir le contenu du poste au travers de : la mission générale du poste ; la conduite : P directement subordonné-s ; le mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire ; les missions et activités ; les éventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire ; la formation requise ; l expérience souhaitée ; les connaissances et capacités particulières ; les astreintes particulières. Les responsabilités attribuées à un poste sont permanentes. Sur délégation de l autorité d engagement, il appartient au/à la responsable direct-e de s assurer : qu un cahier des charges du poste existe ; qu il décrive le poste tel qu il est dans la réalité ; qu il soit modifié et adapté en fonction de l évolution du poste et des changements dans l organisation de l entité. Par sa signature, l autorité d engagement valide la raison d être du poste au regard des missions de l entité, ainsi que le contenu, les exigences et attentes qui en découlent. Le/la titulaire, par sa signature, atteste avoir pris connaissance du contenu du poste pour lequel il/elle a été recruté-e ou dans lequel il/elle est engagé-e. Il/elle s engage ainsi à assurer les missions décrites et peut être amené-e à effectuer d autres tâches, en principe ponctuellement, selon les besoins du service et les demandes de ses supérieurs. Toute modification du cahier des charges doit être soumise à l approbation de l autorité d engagement. Saisie et impression des informations Le document est protégé contre les modifications, à l exception des champs de formulaire Pour se déplacer d un champ à l autre, utiliser les flèches du clavier ou la souris Pour la saisie d une date, respecter le format jj.mm.aa Tous les champs comportent une aide ou une remarque accessible par la touche clavier F1 Chaque mission du poste inscrite à la rubrique 3 se reporte automatiquement dans le champ de la rubrique 6 approprié dès lors que vous poursuivez la saisie dans le champ suivant avec les touches ou Sélection pour l impression complète du formulaire (excepté cette page) : Retour vers la page 1 Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

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