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1 Réslutin : CE Date d adptin : 7 ctbre 2013 En vigueur : 7 ctbre 2013 À réviser avant : Recrutement et embauche du persnnel syndiqué et nn syndiqué (excluant le pste de directin de l éducatin, directin exécutive, surintendance, directin d écle et directin adjinte d écle) AFFICHAGE DE POSTES 1. Tut nuveau pste permanent est appruvé par le Cnseil 1 avant d être affiché. Tut nuveau pste u pste vacant est affiché seln les mdalités de la présente directive administrative et, le cas échéant, les dispsitins des plitiques du Cnseil et des cnventins cllectives. 2. Tut pste tempraire est sujet aux dispsitins suivantes : le Service des ressurces humaines dit être avisé de tut pste tempraire pur remplacer un pste régulier; le Service des ressurces humaines dit être avisé de tut pste tempraire pur une tâche qui est prévue dans l allcatin budgétaire du service, de l écle u du secteur u en prvenance d une autre surce de financement (ex. : une subventin); tut pste tempraire supplémentaire à la dtatin alluée dit être appruvé par le cmité exécutif; tut pste tempraire d une durée cnnue de six mis u plus dit être appruvé par le cmité exécutif et dit être affiché; tut pste tempraire dnt la durée n est pas cnnue dit être affiché si le titulaire u les titulaires cmblent le pste depuis une péride de six mis; 3. Le Service des ressurces humaines, en cllabratin avec le service u secteur cncerné, élabre un prfil de cmpétences/descriptin de pste préliminaire pur le nuveau pste seln les nrmes établies et évalue le pste pur le situer dans la bande apprpriée tel que défini dans le cntexte de l équité salariale. Avant d être présenté au Cnseil, le nuveau pste dit avir été appruvé par le superviseur du service u du secteur cncerné et par le cmité exécutif. 4. Avant qu un pste ne sit affiché à l interne u à l externe, le cadre u le superviseur immédiat remplit le frmulaire intitulé «Autrisatin d affichage de pste» et le fait parvenir au Service des ressurces humaines qui prépare l affichage à partir du prfil de cmpétences/descriptin de pste et des besins à cmbler. 5. Le Service des ressurces humaines s assure que la classificatin du pste à cmbler est exacte et prépare l affichage en cnséquence. 6. L affichage de pstes relève de la directin du Service des ressurces humaines. Les renseignements qui paraissent dans l affichage snt appruvés par le cadre u la directin du service u secteur cncerné avant d être publié. 7. Les pstes snt affichés à l interne u à l externe pendant au mins cinq jurs uvrables. Les pstes peuvent être affichés à l interne et à l externe simultanément. 1 Aux fins de la présente directive administrative, le terme CEPEO désigne l emplyeur cmme rganisme et le terme Cnseil désigne les cnseillers sclaires 1 de 5

2 CONTENU DE L AFFICHAGE Recrutement et embauche du persnnel syndiqué et nn syndiqué (excluant le pste de directin de l éducatin, directin exécutive, surintendance, directin d écle et directin adjinte d écle) 8. Le Service des ressurces humaines est respnsable de rédiger l affichage de pste à cmbler. Les renseignements qui figurent dans l affichage snt vérifiés par la directin du service u du secteur cncerné. 9. L affichage d un pste cmprend les éléments suivants : le numér du cncurs; le titre et la descriptin smmaire du pste à cmbler; l échelle salariale et la catégrie; les qualificatins et cmpétences requises; la date prévue pur l entrée en fnctin, lrsque celle-ci est cnnue; la date de clôture du cncurs; une mentin invitant la candidate u le candidat qui le désire à s identifier cmme étant membre d un grupe désigné; les crdnnées d envi des demandes reçues. 10. L annnce cntient aussi un avis indiquant que le CEPEO suscrit aux principes d équité en matière d empli. 11. L annnce d un pste spécifie les dcuments qui divent être jints à la demande d empli tels que le curriculum vitae, la carte de cmpétence, les brevets et les certificats techniques. 12. L annnce d un pste cntient une mentin de remerciement adressée à celles et ceux qui nt psé leur candidature, ainsi qu un avis indiquant, le cas échéant, que le CEPEO ne cmmunique qu avec les persnnes cnvquées à une entrevue. 13. Les candidatures reçues après l heure et la date de clôture ne snt pas acceptées. COMITÉ DE SÉLECTION 14. Lrsqu un pste est affiché, la directin du service u du secteur cncerné, en cllabratin avec le Service des ressurces humaines, nmme les membres du cmité de sélectin. Lrsqu il s agit d une directin de service, la directin de l éducatin u sn délégué nmme les persnnes qui siégernt au cmité de sélectin. 15. Les membres du cmité de sélectin ne peuvent être dans une situatin ayant l apparence d un cnflit d intérêts par rapprt à une candidate u un candidat (vir la plitique PER07_Cnflits d intérêt). 16. Chaque cmité de sélectin est cmpsé d au mins tris persnnes, dnt deux divent ccuper des pstes de respnsabilité. Dans la mesure du pssible, les deux sexes et une persnne de minrité visible snt présents au sein de chaque cmité de sélectin. Le CEPEO peut s adjindre les services d un expert-cnseil pur assister à un cmité de sélectin. 17. Le cmité de sélectin peut décider de prcéder à un prcessus de préentrevues avant de cnvquer les candidates et les candidats à une entrevue frmelle en persnne. 18. Pur les catégries de pstes énumérées ci-après, le cmité de sélectin est cmpsé cmme suit : 2 de 5

3 Recrutement et embauche du persnnel syndiqué et nn syndiqué (excluant le pste de directin de l éducatin, directin exécutive, surintendance, directin d écle et directin adjinte d écle) Directin de service : la directin de l éducatin u sn délégué et dans la mesure ù cela est pratique, deux autres cadres dnt la directin du Service des ressurces humaines siègent au cmité de sélectin; Persnnel enseignant : deux directins d écle et une directin adjinte d écle u une directin d écle et deux directins adjintes d écle (l une des persnnes dit être la directin de l écle cncernée et, dans la mesure du pssible, un représentant du Service des ressurces humaines); Persnnel administratif et de sutien : le superviseur immédiat, et, un représentant du Service des ressurces humaines, et un superviseur d un autre service. 19. Respnsabilités principales du cmité de sélectin : À partir des critères de sélectin élabrés par le CEPEO, le cmité de sélectin : s assure que les critères de sélectin retenus snt équitables et nn discriminatires; évalue les candidatures; frmule une recmmandatin face à l embauche. CRITÈRES DE SÉLECTION 20. Avant de lire les dssiers des candidats, le cmité de sélectin revit les critères de sélectin cntenus dans le prfil de cmpétences/descriptin de pste et l affichage de pste et leur pndératin en fnctin des exigences et de la nature du pste à cmbler. 21. Les critères de sélectin s articulent autur des éléments suivants : la frmatin, l expérience, les cnnaissances, les cmpétences et les aptitudes. 22. Les critères de sélectin retenus et pndérés snt reliés directement aux exigences du pste à cmbler. TRAVAIL PRÉPARATOIRE À L ENTREVUE 23. Le Service des ressurces humaines, en cllabratin avec la directin du service u du secteur cncerné u la surintendance de l éducatin u leur délégué respectif, u la directin d écle, le cas échéant, crée une grille de présélectin en fnctin des exigences minimales et exigences dans l affichage. 24. Dans les tris jurs uvrables suivant la date de fermeture de l affichage, le Service des ressurces humaines prcède à un tri préliminaire des candidatures seln la grille établie. 25. Le Service des ressurces humaines, en cllabratin avec la directin du service u du secteur cncerné : prcède à une présélectin des candidats qui répndent aux exigences requises; prépare la liste et les dssiers des candidats retenus pur une entrevue; dresse la liste des questins à pser lrs de l entrevue par les membres du cmité de sélectin; prépare une trusse pur chaque membre du cmité de sélectin cmprenant les dcuments suivants : l hraire de l entrevue; 3 de 5

4 Recrutement et embauche du persnnel syndiqué et nn syndiqué (excluant le pste de directin de l éducatin, directin exécutive, surintendance, directin d écle et directin adjinte d écle) l annnce du pste; les dcuments sumis par chaque candidate u candidat; les questins pur l entrevue et les éléments de répnses; la grille d évaluatin pndérée; le smmaire de l entrevue; les autres dcuments pertinents. 26. Sus la directin de la u du représentant du Service des ressurces humaines u le superviseur du pste à cmbler, le cmité de sélectin : prend cnnaissance de la plitique sur le recrutement et l embauche et des présentes directives administratives; revis les qualificatins du prfil recherché en fnctin des exigences et de la nature du pste; revis la grille d évaluatin et de pndératin; détermine le temps allué pur chaque entrevue; détermine le temps allué pur les questins psées par les membres du cmité et celles du candidat; détermine qui pse quelles questins aux candidates et aux candidats; suligne l imprtance de s en tenir aux questins préétablies à l exceptin des questins de clarificatin; suligne l imprtance d éviter les questins susceptibles de cnférer une apparence u un caractère discriminatire sur les mtifs illicites tels que définis par le Cde des drits de la persnne de l Ontari; et, suligne l imprtance de nter avec précisin les répnses des candidates et des candidats. PROCÉDURES DE SÉLECTION 27. La u le représentant du Service des ressurces humaines u le superviseur du pste à cmbler dirige les délibératins, qui nt lieu au terme de l entrevue, entre les membres du cmité de sélectin. Le cmité examine d abrd les répnses dnnées lrs de l entrevue et les résultats des tests. Chaque membre du cmité calcule, d après la grille d évaluatin établie, les pints attribués par le membre à chaque candidate u candidat. Le ttal des pints accrdés par chacun des membres du cmité permet d établir ensuite le classement initial des candidats retenus. 28. En se fndant sur l analyse du dssier du candidat à partir des critères prédéterminés et sur les pints attribués lrs de l entrevue, chaque membre du cmité de sélectin frmule une recmmandatin quant à la persnne la plus apte à ccuper le pste. 29. Une fis cette étape franchie, si, dès le départ, un cnsensus se dégage clairement quant à la persnne à embaucher, le cmité rédige la recmmandatin. Cette recmmandatin est adptée à l unanimité seln la décisin du cmité de sélectin. Tus les membres du cmité signent la recmmandatin d embauche. 30. S il n y a pas cnsensus, n fait un tur de table pur demander à chaque membre d expliquer sn chix. Si n arrive à un cnsensus, le cmité rédige un rapprt. Sinn, n fait un deuxième tur de table. Si, après un trisième tur de table, le cnsensus n est pas 4 de 5

5 Recrutement et embauche du persnnel syndiqué et nn syndiqué (excluant le pste de directin de l éducatin, directin exécutive, surintendance, directin d écle et directin adjinte d écle) atteint, le cmité fixe une date pur une autre sessin d entrevues pur les finalistes u recmmande d afficher le pste à nuveau. RÉFÉRENCES 31. Le Service des ressurces humaines prcède à la vérificatin des diplômes et/u cartes prfessinnelles et du relevé d antécédents criminels qui date de six mis u mins. 32. Le superviseur du pste à cmbler et le Service des ressurces humaines déterminent qui effectuera la vérificatin de références prfessinnelles. Au mins deux références prfessinnelles snt furnies par le candidat. Il n est pas nécessaire d btenir l autrisatin du candidat pur parler à une référence emplyée par le CEPEO. MODALITÉS ADMINISTRATIVES À L EMBAUCHE 33. La candidate u le candidat recmmandé est embauché une fis que la directin de l éducatin appruve la recmmandatin du cmité de sélectin. La directin de l éducatin signe le frmulaire «RH-Recmmandatin d embauche» et le remet à la directin du Service des ressurces humaines. 34. Lrsqu une ffre d empli est acceptée et que les cnditins spécifiées snt satisfaites, le Service des ressurces humaines envie une ffre d empli au candidat retenu. 35. Le Service des ressurces humaines avise par écrit les autres candidats reçus en entrevue que leur candidature n a pas été retenue. PRÉSERVATION DE LA DOCUMENTATION ET CONFIDENTIALITÉ 36. Les dcuments prduits lrs du prcessus de sélectin, y inclus les dcuments de chaque membre du cmité de sélectin, snt cnservés par le Service des ressurces humaines pendant tris ans suivant la date ù les candidats reçus en entrevue nt été avisés par écrit que leur candidature n a pas été retenue. 37. Les renseignements recueillis lrs du prcessus de recrutement, de sélectin et d embauche snt sujets aux dispsitins de la Li sur l accès à l infrmatin municipale et la prtectin de la vie privée. Autrement que requis par la li, le cntenu et tus ceux et celles qui participent au prcessus de recrutement, de sélectin et d embauche préservent la cnfidentialité de ces renseignements, et ce, cnfrmément à la plitique PER13_Accès à l infrmatin municipale et prtectin de la vie privée. RÉFÉRENCES : PER05_ PER07_Cnflits d intérêt PER13_Accès à l infrmatin municipale et prtectin de la vie privée Cde des drits de la persnne de l Ontari Li sur l accès à l infrmatin municipale et la prtectin de la vie privée 5 de 5

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