Valider un organisme de formation Les champs obligatoires sont en rouge. Il est préconisé d utiliser Google chrome.

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1 OPEN ERP F260 SOMMAIRE I - Contexte Valider un organisme de formation Les champs obligatoires sont en rouge. Il est préconisé d utiliser Google chrome. II - Rechercher l organisme de formation à valider III - Entête IV - Onglet Identité V - Onglet Informations légales VI - Onglet Activités VII - Onglet Formateurs VIII - Onglet Formiris IX - Section Raisons de rejet X - Que se passe-t-il après la validation du prestataire? XI - Ressources Annexe - Déclaration d activité d un organisme de formation 05/07/2016 V03 F260-1/10

2 I - CONTEXTE Un organisme de formation demande à se faire référencer auprès de Formiris. Il s est procuré un identifiant et un mot de passe et a rempli un formulaire de demande de référencement sur laquelle Formiris doit se prononcer. La demande de référencement est en libre accès conformément à la législation.toutefois, Formiris peut refuser un référencement s il n est pas conforme à ses conditions générales d achat, et plus particulièrement à l article 2. «Les organismes de formation et les prestations de formation doivent répondre en tout point aux obligations légales et réglementaires en vigueur dans le champ de la formation professionnelle continue (Cf. Articles L et suivants du Code du Travail). Les organismes de formation et les actions de formation doivent satisfaire aux conditions de référencement telles que définies dans le système d information de Formiris. L organisme de formation s engage à disposer d une équipe pédagogique suffisante, pour assurer les prestations de formation confiées par Formiris.» (Extrait des Conditions générales d achat de Formiris Mars 2014) Pour suivre les prestataires à valider Afin de faciliter votre suivi de validation des prestataires, créez-vous un filtre personnalisé des prestataires «en attente» et «validé (modifié)». Vous pouvez ajouter ce filtre à votre «Suivi d activité». Voir fiche «Utiliser la fonction recherche de l ERP». F260-2/10

3 II - RECHERCHER L ORGANISME DE FORMATION À VALIDER 1. Cliquez sur «Prestataires» dans le menu. Vous pouvez classer les prestataires par date de création (cliquez sur l entête de la colonne). Sélectionnez les organismes de formation en état «en attente». États de la demande de référencement : Brouillon : l organisme de formation a commencé la saisie mais n a pas encore transmis sa demande à Formiris. En attente de validation : l organisme de formation a transmis sa demande à Formiris qui doit statuer. Validé : l organisme de formation est référencé par Formiris et peut proposer des prestations. Validé (modifié) : l organisme de formation est référencé mais soumet une modification qui doit être validée par Formiris. Dans l intervalle, il ne peut ni modifier, ni créer une nouvelle prestation. Refusé : la demande de référencement a été refusée par Formiris avec mention du motif. L organisme de formation doit apporter les modifications souhaitées et soumettre de nouveau sa demande. Fermé : refus de référencement. L organisme de formation n a plus accès à l extranet FormElie. 2. Cliquez sur la ligne de l organisme à traiter pour ouvrir sa fiche. 3. Le formulaire est modifiable en cliquant sur le bouton Modifier. Pour enregistrer les modifications, cliquez sur Enregistrer ou Annuler le cas échéant. F260-3/10

4 III - ENTÊTE Pas de vérification à effectuer. IV - ONGLET IDENTITÉ Vérifiez et géolocalisez l adresse en vue de la publication dans Eliexto, la base de données de l offre de formation référencée par Formiris. Par ailleurs, cette adresse est reprise par défaut dans les sessions notamment pour le calcul des frais annexes. F260-4/10

5 V - ONGLET INFORMATIONS LÉGALES Vérifier la présence des justificatifs : relevé d identité bancaire, attestation de vigilance datant de moins de 6 mois (si nécessaire), bulletin de déclaration d activité. (Tout justificatif supplémentaire doit être ajouté, en priorité, dans la partie «Justificatifs».). Attestation de vigilance L attestation de vigilance doit être fournie pour tout contrat d au moins HT avec une des structures Formiris. Elle atteste que les obligations déclaratives et de paiement des cotisations et contributions sociales ont été respectées. Contrôlez la validité de la date de l attestation de vigilance sur rubrique «Vérification attestation» avec le code de sécurité mentionné sur l attestation fournie par l organisme de formation. Assurez-vous sur que l organisme de formation figure sur la liste des prestataires à l aide de son numéro de déclaration d activité ou de toute autre information (raison sociale, SIREN en enlevant les 5 derniers chiffres du SIRET). Vérifiez que les coordonnées bancaires soient bien la reprise du relevé d identité bancaire figurant en pièce jointe. Vérifiez la cohérence entre le titulaire du compte et la raison sociale. F260-5/10

6 VI - ONGLET ACTIVITÉ Pas de vérification à effectuer. VII - ONGLET FORMATEURS Pas de vérification à effectuer. F260-6/10

7 VIII - ONGLET FORMIRIS L onglet Formiris (uniquement disponible dans l ERP) contient les champs : Domaines de formation : ne rien renseigner. Contacts / Contact principal : vérifiez que l identité du contact est renseigné et que son courriel est valide. Cette information devra être mise à jour par l organisme de formation en cas de changement. Commentaires : toutes informations à partager en interne à Formiris. Elles ne sont pas visibles par les organismes de formation. F260-7/10

8 IX - ONGLET RAISONS DE REJET L onglet Raison de rejet permet de préciser le ou les motif(s) de rejet suite aux vérifications effectuées. Une fois la vérification terminée, cliquez sur Annuler, Valider ou Rejeter. Annuler : erreur d un organisme de formation à qui l on souhaite redonner la main. Ex : un organisme de formation a validé trop vite. Rejeter : l organisme de formation récupère la main pour apporter les modifications en fonction du motif de rejet de Formiris. Valider : l organisme de formation est référencé. Il peut proposer ses prestations. X - QUE SE PASSE-T-IL APRÈS LA VALIDATION DU PRESTATAIRE? L organisme de formation est informé de la décision de Formiris sur le tableau de suivi de son extranet. Si sa demande de référencement est acceptée, il peut créer des prestations. Point de vigilance : Avant de créer une prestation, un travail en amont est nécessaire entre le responsable formation de l organisme de formation et le responsable formation de Formiris portant le dispositif. Il aura pour objectif de préparer au mieux le référencement des prestations en transcrivant l ingénierie de formation élaborée dans le cahier des charges pour son intégration dans le système de gestion FormElie. Il faudra également avoir en mémoire les impératifs de publication de l offre de formation dans Eliexto. XI RESSOURCES Pour contrôler le numéro de déclaration d existence : de formation.travail.gouv.fr. Pour contrôler l attestation de vigilance : rubrique «Vérifier attestation». F260-8/10

9 ANNEXE DECLARATION D ACTIVITE D UN ORGANISME DE FORMATION Déclaration d activité Toute personne physique ou morale qui réalise, à titre principal ou accessoire, des prestations de formation professionnelle continue (FPC) doit déclarer son activité, auprès du préfet de région et en réalité auprès du service régional de la Direccte 1 de laquelle elle dépend, dès la conclusion ou au plus tard dans les trois mois de la conclusion de la première convention de formation professionnelle continue ou du premier contrat de formation professionnelle. (Art. L6351-1et R du Code du Travail). La déclaration doit demeurer conforme à la réalité de l activité du prestataire. N'ont pas à se déclarer : o - les personnes physiques ou morales dont les activités se limitent à l'exécution de contrats de sous-traitance ou de collaboration occasionnelle avec un prestataire de formation ; o - les personnes physiques ou morales qui entendent dispenser de la formation à leurs propres salariés. Modification de la déclaration d activité En cas de modification d un ou des éléments essentiels de la déclaration initiale ou en cas de cessation d activité, la Direccte devra en être informée soit par courrier sur papier libre, soit en le mentionnant dans le bilan pédagogique et financier. La déclaration peut être annulée pour différents motifs à savoir l absence d activité réelle dans le champ de la FPC, le non-respect des obligations relatives à la réalisation d actions de formation ou le non-respect des obligations liées au fonctionnement de l organisme de formation. La déclaration d activité deviendra caduque dans la mesure où l organisme de formation n a pas d activité de formation pendant un an ou qu il n a pas transmis son bilan pédagogique et financier dans le délai d un an. Attribution d un numéro de déclaration d activité Un numéro d activité à onze chiffres est attribué à l'organisme de formation dans les 30 jours qui suivent la réception du dossier de déclaration par la Direccte. Il lui sera demandé par Formiris lors de son référencement. Attention : ce numéro ne constitue pas un agrément par l Etat de l'organisme de formation. Déclaration spécifique en cas d enseignement à distance Le Code de l Education soumet l enseignement à distance à un certain nombre de conditions. A ce titre, l organisme privé d enseignement à distance adresse une déclaration spécifique au recteur d académie dans laquelle est situé le siège de l organisme. (art. L444-2 et R444-4 et s. du Code de l Education). 1 Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi. F260-9/10

10 Contrôle du respect des obligations vis-à-vis des stagiaires L appréciation du respect des obligations vis-à-vis des stagiaires (une des conditions posée à l enregistrement de la déclaration d activité) s effectue, en pratique, par l administration en contrôlant que l organisme a bien délivré un certain nombre de documents visés à l article L du Code du Travail. Etablir son bilan pédagogique et financier Le prestataire de formation doit établir un bilan pédagogique et financier (BPF) avant le 30 avril de chaque année retraçant les produits, les charges et l estimation pédagogique de ses activités de formation de l année précédente. (art. L du Code du Travail). Ce bilan est obligatoire pour tous les prestataires de formation, quel que soit leur statut juridique, que l'activité soit exercée à titre principal ou accessoire, à titre individuel ou non. Ce document est accompagné du bilan, du compte de résultat et de l annexe du dernier exercice clos. Dématérialisation de la déclaration d activité Depuis 2011, la procédure de déclaration d activité est partiellement dématérialisée. Une fois cette déclaration effectuée, un exemplaire papier doit être envoyé à la Direccte. de formation.travail.gouv.fr Sources réglementaires o o o Article L6351-1et R du Code du Travail Article L444-2 et R444-4 et s. du Code de l Education. Circulaire DGEFP n du 16/03/2006 abrogée par la circulaire DGEFP n du 15/11/2011. F260-10/10