ETAPE 1 SAISIR LES CARACTERISTIQUES DU VEHICULE DANS VOTRE PROFIL DT-ULYSSE

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1 SAISIE DES FRAIS DE DEPLACEMENTS DANS DT- ULYSSE Guide-DT Personnel itinérant Se connecter par le biais de l URL suivante : : arenb Saisir votre identifiant et votre mot de passe de votre messagerie professionnelle. Si vous ne connaissez pas ces codes, contactez le guichet unique de la DSI au ou sur assistance@ac-lyon.fr. Pour fonctionner correctement, l application DT-Ulysse doit connaître : 1. le véhicule utilisé pour le déplacement, 2. les limites (temps, quota kilométrique) de l autorisation d utilisation du véhicule, 3. et bien sûr les déplacements effectués durant une période considérée. Ce tutoriel vous expliquera donc successivement : Etape 1 : comment saisir les caractéristiques de votre véhicule dans votre profil DT-Ulysse Etape 2 : comment saisir un ordre de mission permanent (OMP) et le mettre en attente de validation. Etape 3 : comment saisir chaque mois l OM ponctuel rattaché à l OM permanent ETAPE 1 SAISIR LES CARACTERISTIQUES DU VEHICULE DANS VOTRE PROFIL DT-ULYSSE Pour accéder à votre profil : Sur votre page d accueil, déroulez le Menu en haut à gauche, cliquez sur Fiche profil La fiche profil ouverte, cliquez sur l onglet voitures Le pavé voitures ouvert, il faut créer votre véhicule : 1

2 Dans la fenêtre Voiture personnelle qui s ouvre, renseignez les caractéristiques de votre véhicule. NB : ne pas remplir les données relatives à son assurance. Vous pouvez associer à votre véhicule le barème kilométrique auquel vous avez droit : cliquez sur la loupe, et dans le pop-up qui s ouvre sélectionnez le Barème IK standard Cliquez sur le bouton confirmer. La fenêtre se ferme. Et après avoir confirmé, n oubliez pas d enregistrer ETAPE 2 CREATION DE L'ORDRE DE MISSION PERMANENT Si vous êtes sur votre Fiche profil, vous pouvez la quitter à l aide du Menu en haut à gauche pour vous rendre dans l environnement Ordre de mission. Une fois dans l'environnement Ordre de mission, déroulez le menu Ordre de mission et cliquez sur Créer un OM et pour [vos noms-prénom]. Sinon, vous trouverez sur votre page d accueil, dans la fenêtre des ordres de mission le bouton créer [un OM] : 2

3 Dans les deux cas, une fenêtre s ouvre en surimpression, vous proposant la réservation d un billet d avion ou de train, ou la Création classique d'un Ordre de Mission. Choisissez cette dernière option. La fenêtre s agrandit pour vous proposer plusieurs choix, cochez OM permanent. Complétez obligatoirement les 3 rubriques marquées : Objet de la mission, Date de début, Date de fin Indiquez les dates de l année civile, soit du 01/01 au 31/12. Le commentaire est facultatif, mais n hésitez pas à l utiliser. Sélectionnez le véhicule que vous avez enregistré dans votre profil. Les données saisies dans Objet de la mission, Date de début, Date de fin et Commentaire seront proposés par défaut dans les OM ponctuels que vous rattacherez à cet OM permanent. Le nombre de km autorisés sera saisi par la DSDEN ; le nombre de km déclarés se remplira au fur et mesure de vos saisies. Une fois la saisie terminée, enregistrez et demandez à passer au statut 2 En attente de validation hiérarchique, en cliquant sur la flèche verte. 3

4 1. Cliquez sur la loupe pour choisir le nom du destinataire (= votre gestionnaire). 2. Choisissez de ne pas prévenir le destinataire (= mail automatique de l application) : mais vous pouvez le prévenir par un mail personnel. 3. Confirmez le changement de statut. Rappel de procédure : pour valider votre OM permanent, le service gestionnaire doit être en possession d une copie de votre carte grise ; assurez-vous que ce soit bien le cas. L envoi d un scan par mèl est apprécié. Votre OM permanent est créé. Après sa validation par le service gestionnaire, vous pourrez déclarer les frais de déplacements effectués dans les limites de temps indiqués sur cet OMP. Pour effectuer ces déclarations, vous devez créer des OM ponctuels, rattachés à cet OMP. C est l objet de l étape 3. ETAPE 3 CREATION DE L'ORDRE DE MISSION PONCTUEL, RATTACHE A L OMP Reprenez le début de l étape 2 : A partir de votre page d'accueil, cliquez sur le bouton créer [un OM] dans la fenêtre des ordres de mission. Dans le cadre qui apparaît, choisissez cette fois-ci Initialisation d'un OM Ponctuel à partir d'un OM Permanent. 4

5 Le cadre s agrandit encore pour afficher l OMP que vous avez saisi, validé par la DSDEN. Cliquez sur sa ligne pour y rattacher l OM à compléter. Si vous avez plusieurs OMP, successivement validés sur plusieurs années, ils seront tous affichés. Attention donc de ne pas se tromper de ligne, car les frais d une année civile X rattachés à l OMP d une année civile Y ne pourront être rattrapés, et vous obligeront à recommencer toute votre saisie! L OMP le plus récent est toujours en tête de liste, et sa date de début de validité est affichée. Un OMP saisi mais non encore validé par la direction des services départementaux de l éducation nationale n apparaît pas sur la liste. Le N de cet OM est unique, notez-le immédiatement : il sera repris dans l état Un nouvel OM est ainsi créé : de frais correspondant et apparaîtra éventuellement sur votre relevé bancaire (en fonction de votre banque). Dans tout échange avec la DSDEN, vous devez systématiquement mentionner cette référence. Le N de l OMP de rattachement est mentionné ici : vous pouvez accéder à l OMP en cliquant sur ce N. Toutes les rubriques marquées doivent être complétées car ce signal est bloquant. Les données Objet de la mission, Date de début, Date de fin et Commentaire qui ont été saisies dans l OMP de rattachement sont par défaut proposées dans cet OM. Par défaut, l OM ponctuel s ouvre sur le type de mission OM en Métropole. Vous devez le modifier et choisir le type de mission Personnel itinérant. 5

6 Compléter l ordre de mission : Comment compléter le pavé général Type de mission : OM en Métropole mis par défaut Choisir PERSONNEL ITINERANT : un message apparaît, Cliquer sur «OUI» (voir cadre ci-dessous * ) Indiquer la commune de destination la plus fréquentée Indiquer le mois et l année de la mission Indiquer date de début et fin de mission Indiquer heure de début et fin de mission Ces 2 rubriques sont pré-remplies. Dans le cas contraire : contacter votre gestionnaire Cliquer sur la loupe et choisir «ADM» Ne pas oublier d enregistrer à chaque modification 6

7 * Choix type de mission : PERSONNEL ITINERANT. Ce cadre s affiche : cliquez sur OUI Pour le remboursement «transport en commun» : Cliquer sur l onglet frais prévisionnels Glisser la souris sur l icône BUS et cliquer sur transport en commun Saisir le montant Indiquer date du déplacement Indiquer le nombre de trajets justifiant le montant saisi ou le montant STAS. Ne pas oublier d enregistrer votre saisie 7

8 Comment compléter le pavé indemnités kilométriques Pour le remboursement : indemnités kilométriques : Cliquer sur ajouter un ikm (une seule fois en début de procédure) Cliquer sur l onglet indemnités kilométriques Choisir barème IK standard Sélectionner le véhicule déclaré pour les missions Indiquer la commune de départ Saisir le nombre de trajets : Pour 1 trajet = saisir 2 (Aller+Retour) Indiquer la date du trajet Saisir trajet : commune départ commune arrivée Une seule ligne est disponible au départ, mais l application en ajoutera automatiquement si nécessaire, au fur et à mesure de votre saisie Saisir le nombre de Km d un trajet aller. Distance commune à commune sur MAPPY Le plus court Toujours ENREGISTRER à la fin de chaque saisie Une fois la saisie terminée : Cliquer sur le bouton vert pour passer au statut suivant Envoyer l ordre de mission à son valideur : Frais de déplacements : FEVRIER 2012 Indiquer le nom de votre gestionnaire des frais de déplacement Cliquer 8

9 SUIVI DES OPÉRATIONS : Un message électronique vous est envoyé automatiquement sur votre messagerie professionnelle par l application DT ULYSSE vous informant du statut de votre ordre de mission. L ordre de mission validé : création de l état de frais par le service gestionnaire. Vous pouvez suivre à tout moment le processus de traitement de l OM et de l EF en cliquant sur l onglet «historique». Le règlement est effectué sur le compte sur lequel est virée la paie mais n apparaît pas sur le bulletin de salaire. Coordonnées du service gestionnaire DSDEN de la Loire Division des affaires financières 11, rue des docteurs Charcot Saint-Etienne cedex ce.ia42-sib@ac-lyon.fr Valideur FD enseignants en RASED et des personnels participant aux réunions intitutionnelles : Maryse MAI maryse.mai@ac-lyon.fr Valideur FD des personnels sociaux et de santé Annick Gavillet annick.gavillet@ac-lyon.fr Valideur FD des enseignants en CRI et TICE Joëlle Bondoux joelle.bondoux@ac-lyon.fr Valideur FD des IEN et CP Marie-José Campora marie-jose.campora@ac-lyon.fr 9