Réussir. son entretien professionnel. Direction des Ressources humaines - Réussir son entretien professionnel

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1 ionrces t c e r Di essou r des aines m hu Réussir son entretien professionnel 1

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3 I. L importance de l entretien professionnel Si l entretien professionnel est obligatoire, il demeure avant tout un temps managérial dont la réussite dépend de la participation active de chacun. Il permet un temps d échange professionnel privilégié entre encadrant-e et encadré-e afin : d évaluer le travail eectué au regard des résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés préalablement et sur sa valeur professionnelle sur la base de faits constatés et argumentés. Le cas échéant sur les capacités d encadrement de l agent-e. L entretien professionnel peut conduire à une révision de la fiche de poste de l agent-e. de dialoguer en dehors du quotidien : sur le travail, les diicultés rencontrées, les pistes d amélioration possibles, les projets ou évolutions à venir. L agent-e peut notamment faire part de son point de vue et de ses propositions pour améliorer le fonctionnement du service. De permettre à l agent-e d exprimer : sa volonté de mobilité, ses demandes en matière de condition de travail ses besoins de formation (par rapport notamment, aux missions, aux compétences à acquérir et au projet professionnel, ainsi qu à l accomplissement des formations obligatoires). L encadrant-e peut aussi mentionner les formations qu il juge nécessaire pour l agent-e. Pour y parvenir l entretien professionnel se base sur : des faits, et non des jugements personnels une recherche commune de solutions par le dialogue 3

4 II. Le déroulement d un entretien professionnel Étape 1 : Organiser et préparer l entretien professionnel A) Organiser l entretien professionnel L encadrant-e convoque, par mail ou courrier, l agent-e au moins 8 jours avant l entretien : précise la date et l heure de l entretien (Voir l annexe II pour un modèle de convocation) joint la fiche de poste de l agent-e. La fiche de poste constitue l attendu de l employeur envers le poste. Si l encadrant-e ne dispose pas de la fiche de poste il/elle contacte son/sa RRH. joint la trame de compte rendu correspondant au poste occupé par l agent-e (les modèles de compte rendu sont disponibles sur l intranet dans la rubrique entretien professionnel) L encadrant rappel, éventuellement, à l agent-e les enjeux et finalités de l évaluation avant l entretien (voir le document «Qu est ce que l entretien professionnel?»). B) Préparer l entretien professionnel La préparation de l entretien professionnel est réalisée de part et d autre (agent-e et encadrant-e) afin que l entretien devienne un dialogue constructif. 4 Cette préparation est faite : à l aide de la fiche de poste (quelles missions, principales activités/responsabilités? quelles évolutions?) en réalisant son auto-évaluation (agent-e et encadrant-e) en réalisant un bilan de la période donnée (les objectifs ont-ils été atteints? pourquoi? à partir de l EP précédent) en s interrogeant sur les besoins futurs (quels projets, avec quels délais/moyens?, quels besoins de formations, de mobilité?) si nécessaire en remplissant avant l entretien la trame du compte rendu

5 II. Le déroulement d un entretien professionnel Étape 2 : le déroulement de l entretien professionnel LES MOMENTS LE CONTENU LES ATTITUDES L accueil Lecture de la fiche de poste Le bilan de la période évaluée entre l EP actuel et le précédent en termes de résultats La définition des objectifs de l année et les moyens pour y parvenir Les demandes d évolutions L encadrant-e rappelle l objectif de l entretien, la durée prévue (1 heure environ), l importance de ne pas être dérangé. L entretien se fait seul à seul dans un cadre d échanges qui garantit le calme et la confidentialité. Relecture en commun de la fiche de poste pour une éventuelle mise à jour au regard des évolutions du poste de l agent-e. L agent-e présente des faits marquants de son activité, des résultats obtenus, la tenue du poste. L encadrant-e a une écoute active, il fait préciser, reformuler. L agent-e et l encadrant-e analysent ensemble : - les causes explicatives des écarts entre objectifs fixés et résultats obtenus, - les méthodes de travail et leur évolution potentielle Après avoir échangé avec son/sa N+1 des objectifs, l encadrant-e définit et décline ces derniers en décrivant clairement et précisément avec l agent-e le résultat attendu, qui doit être spécifique et mesurable. L encadrant-e apporte des informations sur les orientations et les priorités du travail. Ensemble ils/elles définissent les moyens nécessaires (formation, outils, matériels) pour y parvenir. L agent-e fait part de ses souhaits de conditions de travail, de formation et de mobilité. Conclusion A l oral l encadrant-e reformule les points importants de l entretien, rappelle la suite donnée à l entretien (rédaction de l appréciation générale sous 15 jours, observations de l agent-e sous 15 jours ) L encadrant-e doit mettre à l aise et être positif-ve et accueillant-e L agent-e est aussi acteur-trice du bon déroulé de l entretien L encadrant-e formalise les éventuelles modifications et transmet la nouvelle fiche de poste à son-sa RHH - Dire ce que l on pense, - Accepter d être mis en cause, - Chacun énonce et formalise les éventuelles divergences, Ne pas oublier : à l exception de l appréciation générale qui relève de l encadrant-e les autres thèmes font l objet d échanges lors de l entretien (mobilité, formation ). Travailler en commun : - Présenter le contexte, les objectifs globaux dans lesquels s inscrivent les objectifs individuels, - Négocier et expliquer, - Rechercher une adhésion, - Etablir un élément chiré ou non qui permette d apprécier l atteinte de l objectif futur. L encadrant-e échange avec l agent-e sur ses souhaits et les consignes dans le compte rendu. L encadrant-e veille à ce que l agent-e ai bien compris les éléments mentionnés durant l échange et lui laisse la possibilité de poser des questions supplémentaires. 5

6 II. Le déroulement d un entretien professionnel Étape 3 : le compte rendu Le compte rendu est finalisé par l encadrant-e qui fait état des points de convergence comme de divergence. A noter que l appréciation générale doit impérativement être renseignée et a comme principal objet la valeur professionnelle de l agent-e c est-à-dire refléter les éléments de l évaluation. Il est recommandé de saisir le compte rendu de l évaluation a posteriori afin d être pleinement disponible au moment de l entretien tout en ne laissant pas passer trop de temps entre l entretien et la saisie, pour ne pas en oublier les échanges. La saisie du compte rendu dans l application informatique est obligatoire (exception des comptes rendus métiers spécifiques). L encadrant-e notifie le compte rendu de l entretien sous 15 jours. L agent-e peut formuler sous 15 jours des observations sur le fond de l entretien et/ou sur le déroulement de celui-ci. La signature de l agent-e lors de la remise du compte rendu ne signifie pas qu il/elle est d accord avec ce qui est écrit mais simplement qu il/elle en a pris connaissance. L agent-e peut donc faire une demande de révision ou exercer les voies de recours de droit commun même s il a signé. Si l agent-e ne signe pas le compte rendu ou ne fait pas d observations, le document sera versé comme tel dans son dossier personnel. L agent-e n a donc aucun intérêt à ne pas signer le compte rendu ou à ne pas faire d observations. L appréciation générale de l encadrant-e sert à l établissement des tableaux d avancement et des listes d aptitudes (avancement de grade et promotion interne). L encadrant-e doit donc y apporter un soin particulier lors de sa rédaction. 6 En cas de mutation hors de la collectivité, les comptes rendus d entretien professionnel des titulaires sont transmis au nouvel employeur. Lorsqu un-e agent-e non titulaire (CDD ou CDI) quitte la collectivité, il demande à la DRH les comptes rendus classés dans son dossier personnel.

7 III. Les outils de l entretien professionnel 1) Les documents de l entretien professionnel Les comptes rendus d entretien sont déclinés en 3 niveaux de responsabilité : DGA, Directeur-trice, Chef-fe de service Agents-es de catégorie A & B Agents-es de catégorie C Ils sont disponibles dans l application informatique «e-progrès» ainsi que sur l intranet dans la rubrique entretien professionnel. Les «comptes rendus métier» répondent à des besoins spécifiques validés par la DRH ; ils n existent qu en format papier et concerne exclusivement certains métiers. 2) Les formations et informations Chaque année des formations sont organisées pour les nouveaux-elles encadrant-es ainsi que des stages de perfectionnement (obligatoires) ; les groupes favorisent les échanges entre collègues issus de services et métiers diérents. L encadrant-e ne doit pas hésiter si besoin à demander l accès à ces formations à son/sa RRH. Pour toute question le/la RRH de service ou direction est l interlocuteur privilégié. Le SVP E-progrès est également à la disposition des RRH, encadrants-es, et des agents-es, si besoin. 7

8 ANNEXE 1 : Évaluer et fixer un objectif 1) Évaluer la valeur professionnelle de l agent-e Cette évaluation se fait en fonction de la nature des tâches confiées et du niveau de responsabilité assumé et se fonde sur : Les résultats professionnels obtenus par l agent et la réalisation des objectifs, Les compétences professionnelles et techniques, Les qualités relationnelles, La capacité d encadrement ou d expertise ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d un niveau supérieur. L enjeu est d objectiver au maximum l évaluation. La grille d évaluation comporte 4 valeurs qui permettent de situer le niveau de compétence ou le comportement par rapport aux attendus de la fiche de poste : Bilan Critères Appréciation par rapport aux exigences du poste Compétences professionnelles et techniques Répond conformément Répond partiellement Ne répond pas Répond au-delà Argumentaire Pour chaque critère l encadrant-e coche la valeur correspondante à l appréciation qu il fait de l agent-e sur la compétence visée : f f Répond conformément signifie que l agent-e fait preuve des compétences ou du comportement professionnel attendu au regard de sa fiche de poste. f f Répond partiellement signifie que l agent-e sur la compétence/comportement indiqué doit encore s améliorer. Il peut s agir, par exemple, d un-e agent-e nouvellement recruté-e, encore en cours d adaptation au poste. Cette valeur indique les axes de progrès. f f Ne répond pas signifie que l agent-e ne répond pas aux attentes définies dans la fiche de poste sur la compétence/comportement indiqué. Si la valeur ne répond pas est cochée, l encadrant-e doit argumenter son appréciation. f f Répond au-delà la compétence mobilisée ou le comportement professionnel de l agent-e est remarquable ou exemplaire et dépasse ce qui est attendu. Si la valeur au-delà est cochée, l encadrant-e doit argumenter son appréciation. 8 ATTENTION : Si un critère est sans objet, l encadrant-e ne coche rien et indique que l agent-e n est pas concernée.

9 ANNEXE 1 : Évaluer et fixer un objectif 2) Fixer un objectif Un objectif est en principe S.M.A.R.T. : Spécifique : l objectif est précisément et clairement défini Mesurable : l objectif peut être mesuré avec des indicateurs quantitatifs/qualitatifs, sinon à défaut d être mesurable il peut être simplement être observable Atteignable : l objectif doit pouvoir être réalisable et reposer essentiellement sur la volonté de l agent-e Réaliste : l objectif est lié à l activité de l agent-e et son environnement professionnel Défini dans le Temps : l objectif a une date de fin et éventuellement des points d étapes intermédiaires Il est donc nécessaire pour poser des objectifs pertinents de bien connaître l activité et l environnement de travail de ses collaborateurs. 9

10 ANNEXE 2 : Modèle de convocation Modèle de convocation à l entretien professionnel Date : Direction / Service : Nom, prénom du de la responsable hiérarchique direct-e Nom, prénom de l agent-e : Fonction : Convocation l entretien professionnel Je vous informe que vous serez reçu-e le (date, heure, lieu), afin de procéder à votre entretien professionnel annuel. Vous trouverez ci-joints votre fiche de poste et la fiche d entretien professionnel vous concernant et qui vous permettront de préparer ce moment d échange et de dialogue. Cet entretien portera notamment sur les éléments contenus dans les documents joint à la présente convocation. Il fera l objet d un compte rendu qui vous sera notifié dans les 15 jours suivants l entretien. Signé par vos soins et complété, le cas échéant, de vos observations, il devra m être retourné dans les 15 jours pour être visé par l autorité territoriale. Nom, prénom et fonction du signataire Signature 10

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