Retraite des membres du personnel du Bureau de l OMS Niger à l hôtel Relais de la Tapoa du 30 janvier au 2 février la lettre de l OMS NIGER

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Noëlle Vachon
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1 la lettre de l OMS NIGER n février 2003 Bulletin électronique du Bureau de la Représentation de l OMS Niger Retraite des membres du personnel du Bureau de l OMS Niger à l hôtel Relais de la Tapoa du 30 janvier au 2 février

2 retraite Retraite du personnel du bureau de l OMS Niger II.3 Résultats attendus - Niveau de réalisation des recommandations de la réunion interne d'ayorou, déterminé - Points forts, points faibles et contraintes, identifiés et approches de solution proposées - Connaissance des règles et procédures de l'organisation, améliorée - Mécanismes pour renforcer la collaboration avec le Ministère de la Santé publique et de la Lutte contre les Endémies et les autres partenaires, identifiés I- Introduction Du 30 janvier au 02 février 2003, s'est tenue à l'hôtel Relais de la Tapoa, la retraite du personnel du Bureau de la Représentation de l'oms au Niger, sous la présidence du Dr. René Z. CODDY, Représentant de l OMS. Cette retraite troisième du genre a regroupé tous les membres du personnel du bureau de la Représentation ainsi que le Coordonnateur du Programme de lutte contre le NOMA financé par l'oms. II- Objectifs et résultats attendus de la réunion II.1 Objectif général Améliorer le fonctionnement du Bureau de la Représentation de l'oms. II.2 Objectifs spécifiques - Apprécier le niveau de réalisation des recommandations issues de la réunion interne tenue du 22 au 25 février 2001 à Ayorou - Identifier au niveau de chaque catégorie professionnelle les forces, les faiblesses et les contraintes pour apporter des améliorations - Améliorer le niveau de connaissance des règles et procédures de gestion de l'oms par le personnel - Identifier les mécanismes pour renforcer la collaboration avec le Ministère de le Santé Publique et de la Lutte contre les Endémies et les autres partenaires - Liste des recommandations formulées. III- Méthodologie La méthodologie de travail adoptée a été celle des travaux sous forme d'atelier. Elle a consisté en des exposés sur les thèmes retenus suivis de discussions, puis de travaux de groupes. Chaque groupe étant invité à examiner les points forts, les points faibles ainsi que leurs causes et les propositions de solutions/amélioration à y apporter. IV- Déroulement et résultats des travaux de la réunion L'ouverture des travaux a été marquée par le mot du Représentant de l'oms. Il a tout d'abord remercié les participants d'avoir répondu à l'appel. Il a ensuite rappelé que cette retraite est la 3ème organisée par le personnel du Bureau de la Représentation de l'oms au Niger. Il a indiqué qu'elle se tient à partir de ce jour, après plusieurs reports dont les raisons principales sont : nécessité de constituer une base de travail à partir des recommandations d'ayorou, absence de titulaires à certains postes clés, calendrier de travail surchargé au cours de l'année Le Représentant a par ailleurs souhaité que la participation de tous soit active dans un esprit d'équipe pour apporter des améliorations au fonctionnement du bureau et aider ainsi l'oms à remplir sa mission dans le pays. - Formuler des recommandations. 2

3 retraite Les travaux ont commencé avec l'amendement et l'adoption de l'agenda de la réunion. Ensuite il a été mis en place le secrétariat de la réunion composé d'un modérateur et de cinq rapporteurs généraux. Un président de séance a été désigné pour diriger les travaux autour de chaque thème. Les travaux proprement dit ont débuté avec la présentation des résultats de l'évaluation des recommandations de la retraite d'ayorou de Il ressort que 75 % des recommandations ont été totalement réalisées, 18 % partiellement réalisées et 7 % n'ont pas été réalisées. Il s'en est suivi une discussion au cours de laquelle des questions de clarification ont été posées et des réponses ont été apportées sur le niveau de réalisation de certaines recommandations. La présentation du 1er thème sur l'organisation du travail au sein du bureau a été axée sur quatre (4) grands points à savoir : - la description des postes - la répartition des taches - la collaboration interpersonnelle - la logistique du travail En marge des travaux de la réunion, il a été mis en place un comité provisoire chargé de l'élaboration des Statuts et Règlement intérieur de l'association du personnel du Bureau de la représentation qui sera mise en place ultérieurement. V- Conclusion et recommandations En clôturant la réunion, le Représentant de l'oms a exprimé toute sa satisfaction pour la réussite de la troisième retraite du personnel du Bureau de la Représentation de l'oms au Niger. Il a tenu à remercier et à féliciter tous les membres du personnel pour la disponibilité, l'assiduité et la discipline dont ils ont fait montre tout au long des travaux et aussi pour la qualité du travail fourni. Cette retraite a été une occasion pour le personnel d'évoquer et de discuter franchement des problèmes identifiés dans le fonctionnement du Bureau de la Représentation de l'oms, ce qui a permis d'atteindre les objectifs et les résultats attendus de cette réunion. La présentation du 2ème thème relative à la gestion du patrimoine du Bureau a porté sur les points ci-après : - le parc automobile et moto - le parc informatique et matériel de bureau - l'eau, l électricité et le téléphone - l'acquisition des biens et services - la gestion des heures supplémentaires La troisième présentation s'est appesantie sur l' Administration et Gestion du personnel et les points ci-dessous indiqués ont été mis en exergue. - les droits et devoirs du personnel - la gestion des carrières - la gestion des contrats - l'association du personnel La quatrième présentation portant sur la Collaboration avec les partenaires, a été axée sur les points suivants : - le rôle de l'oms (But et fonctions) - le programme général de travail le processus de budgétisation stratégique - la présence de l'oms dans le pays, en relation avec : * le ministère en charge de la Santé. le système des Nations Unies et les coopérations bi et multilatérales * les ONGs et Associations 3

4 retraite : recommandations Les discussions lors des travaux ont été non seulement directes, franches, mais aussi enrichissantes à en juger par la série des recommandations formulées ci-après : 1. Mettre en place un système pour améliorer l'accueil des visiteurs de l'administration et du staff technique (calendrier des rendez-vous, salle d'attente) 2. Procéder à une redistribution des tâches de AA, des Secrétaires et de Cleaner 2 et prévoir la continuité de fonctionnement du Standard pendant les heures non ouvrables 3. Désigner un responsable chargé de contrôler la propreté, la salubrité et l'entretien des locaux et du matériel 4. Organiser une réunion du personnel par trimestre sur un thème préalablement préparé et maintenir le principe d'une retraite tous les deux ans 5. Mettre en application le contenu du document " Mécanisme de gestion et de suivi du patrimoine du bureau " 5.1 Avoir en permanence quatre véhicules de liaison opérationnels 5.2 Mettre en place un comité restreint chargé des procédures d'appel d'offre pour l'entretien des véhicules, les achats et les prestations de service 5.3 Contrôler effectivement les réparations effectuées sur les véhicules 5.4 Mettre en place un mécanisme de gestion des mouvements des véhicules efficace et durable 5.5 Obtenir la maîtrise de la consommation de carburant par véhicule 5.6 Renforcer la sécurité des véhicules dans les parkings du bureau et de la DNI 5.7 Prendre des mesures pour la maîtrise des consommations d'eau, d'électricité et de téléphone 5.8 Définir et mettre en application un mécanisme de cession des biens et équipements aux partenaires nationaux 6. Former le personnel aux techniques de maintenance élémentaire des ordinateurs et des logiciels courants 7. Poursuivre la formation du personnel aux langues de travail de l'oms 8. Équiper chaque membre du personnel d'un talkie-walkie et en assurer l'entretien régulier 9. Veiller au renouvellement à temps des contrats des membres du personnel 10. Mettre en place l'association des membres du personnel 11. Mettre à la disposition des points focaux des ministères en charge de la Santé et des ONGs et Associations collaborant avec l'oms, le manuel de procédures et assurer la formation à son utilisation 12. Étudier le mécanisme d'amélioration de la collaboration avec les Ministères en charge de la Santé, le Système des Nations Unies, la Coopération bi et multilatérale et les ONGs/ Associations. 4

5 retraite : photo des participants la lettre de L OMS NIGER Directeur de publication Dr. René Z. Coddy - WR oms@intnet.ne Comité de lecture Pr. Léodégal BAZIRA Dr. Ibrahim ABDOU K. Dr. Garba SOGA M. Boubacar ZIBO Rédaction Equipe OMS Niger Maquette et mise en page Mahamane Bachir CHAÏBOU omsdoc@intnet.ne Pour toutes informations OMS Niger B.P Niamey - Niger Tél (227) Fax : (227) omsdoc@intnet.ne 5

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