Comptabilité 500 Pack Comptabilité 500 Pack C/S

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1 Comptabilité 500 Pack Comptabilité 500 Pack C/S WINDOWS

2 Comptabilité 500 Pack Comptabilité 500 Pack C/S COMPTABILITÉ GÉNÉRALE ET AUXILIAIRE Schémas de saisie Ecritures de simulation Gestion approfondie des relances et des encours Balance interactive Gestion pluri-monétaire Prestations intra-groupe Comptabilité assurance Conservation des historiques COMPTABILITÉ ANALYTIQUE ET BUDGÉTAIRE Multi-axes OD analytiques Unités d œuvre et clés de répartition Outils d aide à la décision Comparatifs budgétaires (initial/révisé/réalisé) Périodes librement définissables REPORTING Analyses multi-critères Analyses multi-plans Tableaux de bord Turbo statistiques États personnalisables ENVIRONNEMENT Personnalisation complète : - de l environnement de travail - de l environnement comptable - des états d analyse et éditions Ouverture de l interface et des bases de données Convivialité et adaptabilité Sécurité et procédures de contrôle Gestion des accès par profil Zones d extension Multi-plans comptables Automate de traitements Les fonctionnalités sont identiques entre la Comptabilité 500 Pack et la Comptabilité 500 Pack C/S à l exception de l administrateur de bases de données et du requêteur qui ne concernent pas la Comptabilité 500 Pack C/S. 2

3 Les apports du standard et du sur-mesure pour les moyennes et grandes entreprises Dans un environnement mondial de plus en plus concurrentiel, les entreprises recherchent des solutions logicielles stratégiques pour saisir et analyser les données indispensables à leur développement économique. Elles sont à la recherche de solutions comptables s intégrant facilement dans leur Système d Information existant, offrant une ouverture sur les applicatifs environnants et une richesse fonctionnelle suffisante pour répondre aux besoins spécifiques des utilisateurs, assurant fiabilité et sécurité dans la gestion des données. Avec la Comptabilité 500 Pack, Sage répond aux nouvelles exigences des entreprises, en apportant une solution technologique et fonctionnelle performante et évolutive tout en permettant le traitement d importants volumes d information et la connexion simultanée d un grand nombre de postes. La Comptabilité 500 Pack est conçue pour garantir une mise en œuvre modulaire et rapide, quel que soit le secteur d activité de l entreprise. Vous bénéficiez de l ergonomie et de la convivialité de l interface Windows ainsi que de la personnalisation complète de l environnement pour une exploitation optimisée et sécurisée de votre solution. Deux versions de la Comptabilité 500 Pack sont disponibles. La version structurée autour d une base de données propriétaire, la Comptabilité 500 Pack, et la version architecturée autour du SGBDR Microsoft SQL Server, la Comptabilité 500 Pack C/S. La Comptabilité 500 Pack bénéficie d une architecture propriétaire, intégrant des technologies avancées pour garantir une ouverture de l interface et de la base de données à de nombreuses applications standards du marché. Architecturée autour de SQL Server et agréée par Microsoft Designed for BackOffice, la Comptabilité 500 Pack C/S ouvre sa base de données pour une plus grande souplesse et une parfaite intégration autour des produits BackOffice de Microsoft, tout en bénéficiant de la même richesse fonctionnelle que la Comptabilité 500 Pack. Ses atouts lui permettent de remplacer les applications sur site central ou mini-ordinateur tout en procurant à l entreprise les avantages spécifiques liés à une plate-forme sur micro-ordinateur. Pour plus de clarté dans la lecture de ce support, nous utilisons, dans tout le document, l appellation Comptabilité 500 Pack pour représenter la Comptabilité 500 Pack et la Comptabilité 500 Pack C/S. 3

4 Sage et l euro La société Sage, premier éditeur mondial de logiciels de gestion, n a pas lésiné sur les moyens pour le passage à la monnaie unique. Dès le début 1997, elle a nommé un monsieur euro à la tête d une commission rassemblant des salariés des services comptabilité, gestion commerciale, export Objectifs : Définir la politique que Sage doit mener sur l euro et mettre en place de nouveaux outils dans cette perspective. La Tribune du 6 janvier 1998

5 Le travail de cette commission a permis à Sage de jouer un rôle important dans la sensibilisation à l euro des entreprises : près de 400 séminaires d information en 1998 ; conférences et publication d un guide 100 questions pour anticiper l euro en 1997, d un ouvrage Le Guide Euro de l Informatique et des Systèmes d Information en octobre 1998 aux Editions d Organisation, d un dossier technique 30 solutions pour franchir le cap de l Euro sur les impacts de l euro dans les logiciels de gestion et la réalisation d un diagnostic 24 points pour vérifier la compatibilité euro d un logiciel de gestion en novembre L euro dans la Comptabilité 500 Pack L euro impose des modifications importantes dans les logiciels qui se justifient notamment par la prise en compte des nouvelles règles applicables dès le 1 er janvier 1999 (cotation des devises au certain ), la dimension pédagogique nécessaire pour familiariser l utilisateur à l euro (inverseur, signalisation de la monnaie d expression des montants ), l intégration de nouveaux automatismes pour éviter une surcharge d exploitation (lettrage automatique avec seuil de tolérance ) et la gestion des opérations de bascule (gestion des ajustements de conversion ). Réglementation euro Cours à 6 chiffres significatifs ; conversion croisée ; cotation au certain ; distinction devise pivot et monnaie de tenue ; identification des monnaies in. Nouvelles fonctionnalités dédiées à l euro Conversion monétaire automatique en import et export ; ajustement de conversion ; lettrage automatique avec seuil de tolérance ; chaîne de facturation multidevise ; compensation des écritures d écart d arrondi ; codes de devise ISO. Outils euro de Sage livrés en standard EuroPass port (synchronisation des opérations de bascules, conversion des historiques et encours, état d avancement) ; Calculette (calculatrice euro / monnaies in ) ; Inverseur pour les visualisations et éditions (disponibilité immédiate des données en franc ou euro). EuroPass port L euro ne se limite pas aux nouvelles fonctionnalités dans les logiciels mais entraîne des modifications dans l ensemble du Système d Information de votre entreprise. C est pourquoi Sage a automatisé dans EuroPass port, les principales tâches de la mise à jour euro de votre Système d Information pour vous aider dans la gestion de votre projet euro. EuroPass port est un logiciel intégré dans toutes les versions euro compatibles des progiciels Sage qui identifie et organise toutes les opérations de bascule à l euro et en contrôle la bonne chronologie. EuroPass port identifie 4 grandes étapes du projet et les ordonne pour faciliter leur enchaînement tout au long de la période transitoire. Il vous donne une bonne visibilité de l état d avancement de votre projet et vous rend autonome dans la gestion du projet euro. EuroPass port est complété par d autres outils également livrés en standard. La Calculette euro de Sage facilite la conversion monétaire entre le franc et l euro ou d autres monnaies et devises. Appelée depuis la barre d outils ou depuis un menu contextuel, la Calculette est accessible pour les zones de saisie. L Inverseur de Sage permet de passer immédiatement du franc vers l euro ou inversement dans les visualisations et éditions. 5

6 Personnalisation complète de l environnement de travail La personnalisation complète de l environnement de travail apporte convivialité et productivité à l utilisateur notamment par des formats de saisie et des éditions personnalisables, des consultations ou encore une barre d outils paramétrables en dynamique. Les logiciels présentent le même environnement de travail que les outils bureautiques sous Windows : icônes, barre d outils, graphiques, générateurs d états, aide en ligne Adapter la saisie à votre méthode de travail La saisie des données comptables est une phase essentielle qui doit garantir à la fois la sécurité d accès aux données, une grande rapidité de travail, un contrôle immédiat de l équilibre des écritures et la parfaite adéquation aux besoins des utilisateurs. Pour satisfaire cette demande, le générateur d écrans permet de définir librement tous les masques de saisie, qu ils soient standards ou spécifiques à certains types d opérations et de journaux. Le gestionnaire peut ainsi personnaliser chaque masque de saisie par utilisateur en fonction de ses attributions. Quel que soit le travail de saisie à effectuer, l utilisateur fait appel à un écran qui a été conçu pour le satisfaire pleinement, assurant ainsi gain de temps et sécurité dans l utilisation du logiciel. Adapter les états à vos besoins d analyse Adapter l accès aux fonctions selon les utilisateurs Afin de simplifier l exploitation courante et de garantir la sécurité des accès aux données, les menus peuvent être personnalisés par utilisateur. Vous pouvez interdire l accès à une fonction ou à des groupes de fonctions, réserver les fonctions de maintenance à votre administrateur système ou encore modifier les libellés des menus si vous souhaitez homogénéiser la terminologie employée dans le logiciel avec celle de vos procédures internes. Le paramétrage de l accès aux fonctions peut également être affiné par mode de gestion pour chaque utilisateur : limitation des accès à des comptes et/ou des journaux à la saisie et à la consultation. La barre d outils est également personnalisable par utilisateur. Les fonctions les plus couramment utilisées peuvent être appelées depuis un bouton de la barre d outils. L utilisateur peut également appeler depuis sa barre d outils un programme externe, par exemple un outil bureautique, sans sortir du logiciel. 6 Véritable traitement de texte, le générateur d états permet de modifier la mise en page de tous les états livrés en standard et de les rendre conformes à vos états habituels. Vous pouvez également créer très simplement de nouveaux états spécifiques à votre entreprise. Le générateur automatique d états constitue un atout important dans l homogénéisation des procédures comptables, nationales ou internationales. Grâce à cet outil, la forme comme le contenu des états de gestion peuvent être harmonisés à tous les niveaux du groupe. Les fenêtres de consultation sont paramétrables lors de la visualisation pour mettre en évidence les informations dont vous avez besoin. Des fonctions de recherche multicritères sont également disponibles permettant de retrouver la même information à partir de dizaines de critères différents. Vous pouvez également, grâce au requêteur*, construire vos propres écrans de consultation par simple sélection de champs des tables de la base de données. Les valeurs des champs sont mises à jour par simple actualisation et peuvent être consultées, éditées ou exportées à tout moment. * Ne concerne pas la Comptabilité 500 Pack C/S Vous pouvez modifier en toute simplicité les états fournis en standard dans le logiciel afin de les adapter à vos besoins.

7 Personnalisation complète de l environnement comptable Par sa souplesse et sa puissance de paramétrage, la Comptabilité 500 Pack est une solution conçue pour s adapter à l organisation comptable de chaque entreprise et à son évolution future. Paramétrer votre environnement comptable La structure variable des fichiers permet de définir la longueur des numéros de comptes, centres analytiques, numéros de pièces, du montant et libellé des écritures pour s adapter à la réalité comptable de la société. Lors de l installation, la structure des comptes est paramétrée : numériques, alphanumériques, ventilables en analytique, budgétaires, lettrables ou pointables, analysés par échéance, suivis en devises, centralisables, collectifs. Votre comptabilité peut être suivie simultanément selon deux plans comptables. Cette fonction permet notamment aux sociétés de déclarer leur comptabilité en conformité avec la législation française tout en réalisant des états de reporting en conformité avec le plan comptable de leur maison mère implantée à l étranger. Compléter les données selon vos besoins La performance du logiciel autorise le gestionnaire à enrichir la base de données comptables par des informations de gestion, spécifiques au fonctionnement et au besoin d analyse de l entreprise. Vous pouvez ajouter jusqu à 35 zones supplémentaires sur le fichier des écritures et 10 sur le fichier des comptes, dont la nature, la signification et la longueur sont librement définies. Ces zones, appelées zones d extension, sont saisies dans la base de données de la société. L accès à ces informations est permanent en consultation et édition, et le contrôle immédiat lors de la saisie. Au total, 255 caractères peuvent compléter vos états comptables. Chaque module, complémentaire à la solution, peut être mis en place progressivement et s adapter à l évolution des besoins de votre entreprise. Automatiser et sécuriser la saisie des écritures Les schémas de comptabilisation assurent une cohérence et une fiabilité totale des écritures, permettant de gagner 30 % du temps de saisie. Pour chaque compte, les comptes associés et le mode de calcul sont librement définis. Pour chaque écriture, les comptes à mouvementer sont facilement paramétrés. Vous pouvez ajouter jusqu à 35 zones d extension sur le fichier écritures, dans lesquelles vous saisissez du texte, des valeurs ou des dates. Toutes ces informations sont ensuite disponibles dans les états comptables. Pour assurer une plus grande sécurité, il est possible d interdire par journal la saisie d écritures sur des comptes ou des classes de comptes sélectionnés. Le nombre de journaux n est pas limité en création. Il est également possible de définir jusqu à 49 comptes privilégiés par journal, comptes qui reviennent régulièrement à la saisie et pour lesquels le sens de l écriture et des formules de calcul sont définis. L utilisation de libellés automatiques, de compteurs de pièces ou la génération automatique d écritures répétitives permettent également de simplifier l enregistrement de votre comptabilité. Des contrôles de doublons et d équilibre sont également disponibles pour chaque type de saisie. 7

8 La comptabilité générale et la comptabilité auxiliaire La comptabilité générale Historique Vous disposez de deux exercices consécutifs ouverts à la saisie. Même après la clôture annuelle, vous pouvez conserver l historique de vos écritures, jusqu à 96 périodes. Centralisation des écritures Le traitement de centralisation a pour objectif d alléger votre base de données sur les comptes et journaux centralisables, en remplaçant les écritures individuelles par des écritures de centralisation mensuelles. Editions comptables Vous disposez en standard de l ensemble des états comptables pour gérer les obligations déclaratives de votre société. Vous pouvez également paramétrer vos propres états, par création ou duplication d un état existant. Toutes les informations peuvent être visualisées immédiatement, éditées instantanément, extraites sous forme de fichiers, analysées sous forme de graphiques. Enregistrement et lettrage des écritures Les écritures saisies, quel que soit leur type, peuvent être enregistrées en réel ou mises en attente pour être enregistrées ultérieurement ou rappelées pour constituer de nouvelles écritures à comptabiliser. Les écritures peuvent être lettrées automatiquement par montant, pièce, solde à zéro ou toute autre zone de définition de l écriture, manuellement, partiellement ou être délettrées manuellement. Situation périodique et arrêté annuel provisoire La Comptabilité 500 Pack vous apporte une aide précieuse dans la gestion des situations intermédiaires. Après saisie des écritures de situation, l extourne permet de contrepasser automatiquement toutes les écritures de situation à une date donnée. Légalement, toutes les situations intermédiaires peuvent être justifiées sans alourdir inutilement les états. La lecture des états s effectue en effet très facilement et le gestionnaire retrouvera, s il le souhaite et sur une période qu il définira, tout l historique des écritures provisoires dans le grand-livre. Dans un contexte d ouverture et de mondialisation des échanges, la Comptabilité 500 Pack simplifie la gestion de votre entreprise en apportant des solutions adaptées aux besoins des sociétés importantes. La comptabilité pluri-monétaire Dans le cadre d échanges internationaux, il est impératif de suivre les fluctuations monétaires et d anticiper les risques de change. Vous bénéficiez d une gestion en devises complète et puissante, indépendamment de la comptabilité en monnaie de tenue. Vous pouvez gérer un nombre illimité de devises. Les cumuls sont mis à jour par compte et par devise et les justificatifs de soldes sont disponibles à tout moment. Chaque document comptable est disponible dans la devise de votre choix et en mode plurimonétaire avec la contre valeur en monnaie de tenue. Les écritures d écarts de change sont comptabilisées à la saisie des règlements. En fin de période, les écritures provisoires de conversion actif/passif sont générées automatiquement. Prestations intra-groupe La structure juridique d un groupe impose une gestion rigoureuse des flux circulant entre les différentes entités qui le constituent. Afin de ne pas fausser le chiffre d affaires global, il est indispensable de pouvoir identifier la facturation de prestations réciproques. La gestion des flux intra-groupe est automatisée pour apporter une fiabilité totale et entièrement paramétrable pour personnaliser les règles de traitement et les périmètres de pré-consolidation. Les flux internes sont isolés en temps réel ou par traitement automatisé et vous disposez d un historique complet des échanges réalisés au sein du groupe. Le regroupement des flux intra-groupe constitue en effet la première étape de la consolidation. Il vous suffira ensuite d exclure tous les mouvements intra-groupe en les sélectionnant au moment de la consolidation. La réciprocité des flux intra-groupe imputés sur les comptes comptables est contrôlée. La gestion poussée de la refacturation croisée entre les sociétés du groupe permet notamment de lancer des simulations, d éditer des brouillards de factures, d annuler ou de comptabiliser de manière définitive les écritures. 8

9 Option Comptabilité assurance Cette option s adresse à toutes les sociétés d assurance et leur permet de disposer d une solution de comptabilité en totale conformité avec la loi de 1995 (compagnies d assurance depuis janvier 1995, mutuelles, caisses de retraite et de prévoyance depuis 1997). Les charges sont comptabilisées sur des comptes de classe 9 avant d être réparties sur des comptes de classe 6 selon des clés de déversement définies par le gestionnaire. Les déversements sont provisoires ou définitifs, les soldes des comptes de classe 9 sont conservés après déversements sur les comptes de classe 6. En cas de modification des clés de répartition par le gestionnaire, l extourne des écritures de déversement est effectuée. La comptabilité auxiliaire La comptabilité auxiliaire regroupe l ensemble des fonctionnalités assurant une gestion personnalisée et automatisée des comptes clients et des comptes fournisseurs. Gestion des clients Le suivi des comptes clients est assuré depuis la saisie des règlements, la gestion des relances jusqu à l encaissement des règlements et éventuellement le remboursement des factures d avoirs. Les modes de règlement sont multi-échéances, les relances multi-niveaux. Des tableaux de bord paramétrables et des palmarès clients sont disponibles pour déceler les évolutions significatives de vos clients. Vous pouvez comptabiliser automatiquement les remboursements effectués envers vos clients et lettrer simultanément les factures d avoirs correspondantes. La comptabilisation des règlements par virements ou chèques reçus de vos clients est également automatique. Vous pouvez saisir une liasse de chèques ou de LCR, générer le bordereau de remise et la remise sera comptabilisée par une seule écriture de banque. Gestion des fournisseurs De la même manière que pour les clients, toutes les étapes de règlements de vos factures fournisseurs sont automatisées : propositions de règlement (multi modes), modification ou confirmation des montants et des échéances, règlements multibanques avec plafond par banque, comptabilisation des règlements, lettrage simultané des factures réglées, émission des titres de paiement. La gestion des effets sous forme magnétique permet de gagner en temps et en argent, et d accroître la sécurité des informations transmises. Gestion des règlements La saisie des règlements permet le passage automatique de l écriture de règlement sur le compte de banque, de solder et de lettrer le compte de tiers sur lequel l écriture d achat ou de vente a été passée. Les écritures de règlements peuvent être imputées analytiquement et inclure les zones d extension que vous avez paramétrées. Déclaration de TVA La phase de préparation de la déclaration mensuelle de TVA est automatisée pour améliorer votre productivité administrative. Les états préparatoires à la déclaration mensuelle de TVA sur encaissements et sur débits sont entièrement personnalisables et construits par le gestionnaire. L ensemble des cas particuliers tels que les factures avec taux multiples ou la gestion des règlements par effet est pris en compte. A chaque état obtenu, un justificatif complet des montants de TVA est disponible. Le montant de TVA est ventilé selon les différents taux en vigueur et le détail des écritures d achat et de vente passées sur la période est disponible pour mettre immédiatement en évidence les anomalies et les exceptions. Vous visualisez très rapidement votre échéancier pour des périodes que vous définissez. 9

10 La comptabilité analytique et budgétaire La gestion des entreprises exige des outils d analyse de plus en plus précis et élaborés. A la base de ces analyses se trouvent la comptabilité analytique et la comptabilité budgétaire. Elles contribuent à une gestion plus rigoureuse des coûts et des marges, prévisionnels ou réalisés. La comptabilité analytique Multi-axe La comptabilité analytique peut être suivie sur 5 axes indépendants, chaque axe vous permet de gérer une comptabilité analytique spécifique. Le responsable de la comptabilité analytique personnalise librement de 1 à 5 axes analytiques qui lui sont rappelés à chaque consultation ou analyse. Chaque compte peut être affecté à un ou plusieurs axes et chaque axe peut être décomposé en autant de centres dont vous avez besoin pour mettre en évidence la rentabilité de chaque centre de coût ou de profit. De longueur paramétrable, la structure des centres permet des analyses sur un ou plusieurs critères contenus dans la structure du code. Les combinaisons d analyse possibles sont d autant plus puissantes que le nombre de critères contenu dans la structures des centres sont nombreux et pertinents. Des centres de regroupement peuvent être librement définis sur tous les niveaux de la structure des centres. L analytique peut être suivi en montant et en quantité (entiers ou décimales) avec des affectations saisies en montant ou générées en pourcentage, et des contrôles de cohérence. OD et déversements analytiques Les O.D. analytiques peuvent être saisies manuellement, intégrées d une autre base de données ou générées automatiquement dans le cadre de déversements ou de refacturations analytiques. Les déversements analytiques permettent d effectuer des imputations de centre principal vers des centres secondaires et sont paramétrés selon plusieurs modes de calcul ou clés de déversement. Les clés de déversement peuvent être définies en montant ou en pourcentage ou à l aide de formules de calcul au prorata des réalisations en montant ou en quantité. La comptabilité budgétaire Elaboration des budgets Les plans budgétaires sont multisociétés. Ils sont établis pour un axe analytique sur des tranches de comptes et/ou de centres analytiques. Les périodes budgétaires peuvent être librement définies pour s adapter aux clôtures non calendaires de type anglo-saxon par exemple. Pour automatiser la constitution des budgets et gagner en fiabilité et simplicité, les grilles budgétaires permettent de budgéter, par nature de dépense et de recette, une activité correspondant à un ou plusieurs centres analytiques. Les postes budgétaires sont ensuite renseignés à l aide de lois d éclatement, les budgets sont saisis en montant ou en quantité sur la période définie. Des lignes de sous-totaux peuvent être définies, et vous pouvez choisir de les éditer ou de les utiliser uniquement comme ligne de calcul. Les nouveaux budgets peuvent être saisis, calculés à partir du réalisé, construits par report d un autre budget sur des périodes librement définissables avec application d un cœfficient de révision. Editions des budgets L analyse des écarts entre le réalisé et le budgété sur une période donnée ou bien cumulée depuis le début d exercice est obtenue en montant ou en quantité, en valeur ou en pourcentage. Une extrapolation budgétaire à la fin d exercice est possible, en incluant si besoin les écritures temporaires de simulation. Analyses Les analyses peuvent être réalisées avec la même richesse et la même puissance sur chacun des axes, de manière indépendante ou croisée (turbo statistiques) pour chaque élément composant la structure d un centre. Sur un axe, des sous-totalisations par centre de regroupement peuvent être définies sans limite de nombre. Le déversement permet d imputer sur des centres secondaires des écritures imputées initialement sur un centre principal. 10

11 Des outils d analyse et de contrôle de gestion performants La souplesse du paramétrage et la richesse fonctionnelle de la Comptabilité 500 Pack sont considérablement renforcées par la rapidité et la puissance des traitements d analyse proposés. Automate de traitement L automate de traitement permet à l utilisateur de définir ses propres séquences de tâches : les traitements à lancer, l ordre et l heure d exécution. Les traitements s enchaînent sans intervention manuelle, améliorant la productivité administrative et permettant de mettre immédiatement les états à disposition des utilisateurs. Les sélections sur les traitements sont prédéfinies librement et pour chaque traitement effectué, un état justificatif des analyses est fourni, permettant ainsi au gestionnaire de contrôler et d éditer le déroulement des procédures. Gestion en temps réel Le mode de fonctionnement du logiciel, la conception de la base de données et les procédures de mise à jour des données permettent d obtenir des traitements très rapides, quel que soit le volume d informations à traiter. Les cumuls par compte et par centre sont mis à jour et stockés en temps réel. Ils sont disponibles immédiatement lorsque vous demandez des consultations et éditions. La balance interactive, exclusivité de nos logiciels, permet de consulter en temps réel les balances générales et auxiliaires et d obtenir le justificatif des soldes par simple double-clic. La rapidité des traitements vaut également pour les éditions et consultations de balances en devises, qu elles soient détaillées ou cumulées, en devises ou en contre-valeur. Turbo statistiques Le logiciel offre des performances et une ergonomie exceptionnelles pour la réalisation de tableaux de bord. Le turbo statistiques permet en effet l élaboration de tableaux d analyse personnalisés, paramétrables par l utilisateur, constituant une bibliothèque d états sans limite en nombre. Vous définissez l ensemble des éléments nécessaires à la construction de l état : périmètre d analyse, critères de tri, formules de calcul, présentation Vous pouvez obtenir une analyse en montant et en quantité sur toutes les zones de l écriture et sur tous les axes analytiques. Reporting & Décisions 500* Grâce aux outils compatibles avec la norme ODBC, vous pouvez concevoir l ensemble des tableaux d analyse nécessaires au suivi de votre activité, par lecture directe des informations de votre base de données comptables. Vous pourrez par exemple consolider les données de plusieurs bases comptables pour réaliser des tableaux de synthèse. L outil de reporting Crystal Reports de Seagate est fourni en standard avec Reporting & Décisions 500, permettant la construction immédiate de requêtes personnalisées via le Driver ODBC. Outil de reporting Les filiales françaises de groupes étrangers disposent en outre d un outil de reporting intégré, aux capacités de paramétrage illimitées, qui permet au gestionnaire de définir ses états de reporting en harmonie avec l organisation de la filiale et les exigences de la maison mère. Vous avez en effet la possibilité de définir plusieurs plans comptables pour une même société. A partir d états que vous aurez établis selon le plan comptable français et de correspondances que vous aurez définies entre les différents plans comptables, vous pourrez éditer des états de reporting conformes aux exigences de la maison mère. La balance interactive permet de consulter en temps réel les balances et les écritures qui justifient chacun des soldes. * Ce logiciel ne fonctionne pas avec la Comptabilité 500 Pack C/S 11

12 Ouverture et sécurité La Comptabilité 500 Pack, par sa souplesse et sa puissance, est conçue pour partager et échanger les données avec les applications qui composent le Système d Information de l entreprise, tout en garantissant la sécurité des données comptables. Ouverture de l interface L interface est ouverte à toutes les applications et tous les fichiers externes. Directement depuis le logiciel, vous pouvez lancer une application bureautique, un programme externe s appuyant sur la base de données du logiciel ou encore un fichier de n importe quelle extension. Pour cela, vous pouvez ajouter une ou plusieurs lignes de menu dans le logiciel qui appelle le programme ou le fichier de votre choix. Les textes des libellés des menus sont librement définis. Vous pouvez également choisir d effectuer le lien depuis un bouton ajouté à la barre d outils. Aucune limite de nombre n est fixée pour l ajout de lignes dans les menus proposés en standard ou de boutons dans la barre d outils. Dans le souci d une parfaite intégration dans l univers bureautique, la Comptabilité 500 Pack permet à l utilisateur de lancer la construction de graphiques directement dans Microsoft Excel sans sortir de l application. Microsoft Excel se lance automatiquement, le graphe se construit dynamiquement et peut ensuite être modifié pour s adapter aux besoins de présentation de l utilisateur. Les données nécessaires à la construction du graphe sont exportées dans une feuille de calcul de Microsoft Excel et peuvent être utilisées pour compléter les analyses. Ouverture à toutes les applications L interface proposée dans l ensemble des produits de la Ligne 500 modulaire est unique et conviviale pour faciliter les échanges de données. La Comptabilité 500 Pack est capable de reprendre et de s adapter aux données en provenance ou à destination d applications externes. Une liaison peut ainsi être établie avec l ensemble des applications que vous utilisez : gestion commerciale, paie, immobilisations, trésorerie, rapprochement bancaire. Dans le cas de la Comptabilité 500 Pack, les échanges se font par le biais d import-export de données, entièrement paramétrables. Pour la Comptabilité 500 Pack C/S, les échanges sont réalisés par un accès direct aux tables de la base de données en lecture/écriture. L objectif consiste à limiter les saisies multiples d une même donnée ainsi que les échanges d informations manuels entre les services. Au sein de la Ligne 500 modulaire, la Comptabilité 500 Pack est interfacée avec les Immobilisations 500, les Etats Financiers 500, la Gestion Commerciale 500, la Paie & GRH 500 (avec gestion des affectations analytiques sur un seul axe), la Bank Paiement 500, la Trésorerie 500 et le Rapprochement 500 pour la Comptabilité 500 Pack et avec la Bank Paiement 500 pour la la Comptabilité 500 Pack C/S. Les procédures de Microsoft et de récupération des données sur SGBDR SQL Server sont intégrées à la Comptabilité 500 Pack C/S, permettant une reprise complète de l historique de la base propriétaire de la Comptabilité 500 Pack. Ouverture de la base de données La base de données est ouverte pour vous permettre d apporter les modifications et les développements nécessaires aux besoins de votre activité et pour échanger des informations avec des produits standards du marché. Des lignes de menus appelant un programme externe ou un fichier de votre choix peuvent très facilement être ajoutées. 12

13 La Comptabilité 500 Pack C/S Structurée autour de SQL Server de Microsoft, la Comptabilité 500 Pack C/S ouvre sa base de données pour une plus grande souplesse et une parfaite intégration autour des produits BackOffice de Microsoft. La Comptabilité 500 Pack C/S offre ainsi une grande aisance dans la mise en œuvre de solutions décentralisées - informatique répartie - et la possibilité de développements d applications spécifiques - ou l interfaçage avec des applicatifs extérieurs - sur la base de données exploitant la Comptabilité 500 Pack C/S. La Comptabilité 500 Pack L accès à la Comptabilité 500 Pack ouvre sa base de données en lecture via le Driver ODBC. Le Driver ODBC permet une attaque frontale de l intégralité des fichiers de la base de données par l ensemble des applications d analyse et de reporting compatibles ODBC de Simba (Access, Excel, Delphi, Visual Basic ). L intégration de nouvelles technologies dans la Comptabilité 500 Pack permet une plus grande ouverture des bases de données. Les échanges avec les applications externes sont facilités permettant à la Comptabilité 500 Pack de s intégrer parfaitement dans le Système d Information de l entreprise. Sécurité La première sécurité est apportée par la gestion des mots de passe qui permet une personnalisation et un contrôle par utilisateur. En effet, pour répondre aux exigences d une utilisation multipostes, des règles rigoureuses de sécurité d accès aux données sont intégrées dans la Comptabilité 500 Pack. Chaque poste de travail dispose de fonctions de supervision de réseau. Les mots de passe sont définis par utilisateur et sur une période donnée. Les critères d accès permettent de paramétrer les fonctions autorisées par utilisateur selon les tâches qui lui sont attribuées. Au-delà du contrôle des autorisations pour des tâches prédéfinies, il est possible de personnaliser les menus par utilisateur. L entrée à chaque ligne de menu peut être contrôlée par utilisateur. Le paramétrage de l accès aux fonctions peut également être affiné par mode de gestion pour chaque utilisateur : limitation des droits à des comptes et/ou des journaux à la saisie et à la consultation. La sécurité est également renforcée par la personnalisation des masques de saisie et des états disponibles par utilisateur qui permet à chacun d accéder aux seules informations qui lui sont nécessaires et avec une présentation adaptée à ses habitudes de travail et ses besoins. Les procédures de mise à jour des données et de vérification des fichiers sont une garantie supplémentaire de sécurité. Il est possible de conserver sur chaque écriture les date de création, de dernière modification et le code utilisateur associé pour un suivi personnalisé des écritures. Les mots de passe sécurisent l accès aux comptes en saisie et/ou en consultation, ainsi qu à toutes les fonctions du logiciel. Chaque mot de passe est défini pour un utilisateur et une période donnés, les libellés des menus sont personnalisables. Pour faciliter l administration des bases de données, un outil unique, l administrateur de la Ligne 500 modulaire*, qui regroupe l ensemble des fonctionnalités liées ou communes aux bases de données, est isolé des fonctionnalités propres à la comptabilité. Son accès peut très facilement être réservé à l administrateur informatique ou au gestionnaire des bases de données. * Ne concerne pas la Comptabilité 500 Pack C/S 13

14 Informations techniques Configurations conseillées à titre indicatif. Prenez contact avec votre Revendeur Sage pour déterminer précisément vos besoins. Comptabilité 500 Pack Poste Client - Un micro-ordinateur Intel Pentium 166 MHz. - Un environnement Microsoft Windows NT 4.00 Workstation (Service Pack 4 ou supérieur) ou Windows 95 (version OSR2) ou Windows Une mémoire vive (RAM) de 64 Mo minimum. - Un disque dur de 100 Mo minimum pour installer les programmes de la Comptabilité 500 Pack sur votre poste. Poste Serveur - Un micro-ordinateur Intel Pentium 200 MHz - Un environnement Microsoft Windows NT Server version 4.00 (Service Pack 4 ou supérieur) ou Novell Netware 3.x, 4.1x, 5.x. - Une mémoire vive (RAM) de 256 Mo minimum. - Un disque dur dimensionné en fonction de la taille de la base de données. Comptabilité 500 Pack C/S Vous trouverez ci-après les préconisations sur le matériel spécifique nécessaire pour Microsoft SQL Server, le poste serveur et le poste client. Microsoft SQL Server La Comptabilité 500 Pack C/S et l option Tiers 500 Pack C/S utilisent le Système de Gestion de Bases de Données Relationnelles Microsoft SQL Server. Pour le bon fonctionnement des logiciels, il est obligatoire de mettre en place : - Microsoft SQL Server version 6.5 ou 7.00 (ordre de tri binaire recommandé). - Le nombre de licences nécessaires pour pouvoir l utiliser, sachant que la Comptabilité 500 Pack C/S utilise 3 connexions. Poste serveur - Un micro-ordinateur Intel Pentium 200 MHz. - Un environnement Microsoft Windows NT Server version 4.00 (Service Pack 4 ou supérieur). - Une mémoire vive (RAM) de 256 Mo minimum. - Un lecteur de CD-ROM. - Un disque dur dimensionné en fonction de la taille de la base de données. Poste client - Un micro-ordinateur Intel Pentium 166 MHz. - Un environnement Microsoft Windows NT4 Workstation (Service Pack 4 ou supérieur) ou Windows 95 (version OSR2) ou Windows Une mémoire vive (RAM) de 64 Mo minimum. - Un disque dur de 14 Mo minimum pour le répertoire IDAPI et la partie cliente de SQL. - Un disque dur de 100 Mo minimum pour installer les programmes de la Comptabilité 500 Pack C/S sur votre poste. 14

15 Les services Sage La formation à la carte Pour chacun des logiciels de la Ligne 500, deux types de formation vous sont proposés par Sage : Une formation inter-entreprises en nos locaux. Une formation personnalisée dans votre entreprise. L assistance téléphonique Pour suivre harmonieusement l évolution de la technique et de la législation, Sage vous propose plusieurs formules de contrats d assistance adaptés à vos besoins : Sage Assistance Bronze, Argent ou Or. Ces contrats annuels vous permettent de bénéficier de nombreux services et avantages : Un accueil téléphonique efficace pour des réponses immédiates à toutes les questions que vous vous posez sur l installation ou l utilisation de votre logiciel. Les moyens techniques que nous mettons à votre disposition permettent à nos techniciens de suivre l historique de vos appels et ainsi de mieux vous connaître pour vous guider plus efficacement. Un interlocuteur privilégié suivra l ensemble de votre dossier dans le cadre du contrat Or. Les mises à jour gratuites de vos logiciels dans le cadre du contrat Sage Assistance Argent ou Or. Un carnet de 10 chèques formation Sage d une valeur unitaire de 500 F à valoir chacun sur l achat d une journée de formation inter-entreprises organisée par Sage. Une remise de 50 % ou 100% sur le prix des réparations des fichiers endommagés. Des remises de 10 % à 35 % sur la souscription simultanée de plusieurs contrats Sage Assistance : 10 % pour 2 contrats, 25 % pour 3 contrats, 35 % à partir de 4 contrats. L information On Line La détermination de Sage à offrir en permanence la meilleure qualité d information a contribué à la mise en place d une plateforme d information et de dialogue direct avec Sage. Le site Internet Sage vous permet d accéder à des informations concrètes relatives aux thèmes suivants : l actualité Sage : toute l information commerciale et financière sur Sage en France et dans le monde, toute l actualité produits, les nouveautés, les dernières versions commercialisées, le matériel informatique préconisé et les configurations conseillées les services : description des offres de services Sage et présentation des privilèges du Programme Sage Assistance. Le Service Informations Commerciales : Ce service est spécialement à votre écoute pour toute demande de documentation et de démonstration sur l un des logiciels Sage. Connectez-vous sur le site Web de Sage

16 Sage France 10, rue Fructidor Paris Cedex 17 Tél. : Fax : Internet : Service Informations Commerciales Tél. : Fax : Service Informations Export Tél. : Fax : PLQ/L500W PACK C/S 10/99 - Crédits photos : Pix, Spectrum, Tony Stone Image, Telegraph Colour - S.A. au capital de F RCS Paris

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