Cahier des charges : «Encadrement intermédiaire : la boite à outil de l encadrant de proximité»

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1 Centre de Jouy-en-Josas SDAR Pôle Ressources Humaines Service formation permanente locale Cahier des charges : «Encadrement intermédiaire : la boite à outil de l encadrant de proximité» Novembre

2 I. Descriptif technique de la prestation Contexte A. Le centre L Institut National de la Recherche Agronomique (INRA) est un organisme public de recherche scientifique et technique comprenant 17 centres de recherche répartis sur toute la France. Le centre de recherches de Jouy en Josas compte 32 unités de tailles variées (de 3 à 330 agents, soit 1550 agents au total, 50% de cadres et 50 % de techniciens, dont 850 agents de la fonction publique gérés par l état, 400 agents gérés par nos partenaires essentiellement académiques, 250 contractuels, incluant une centaine de doctorants et des post doctorants). Ces unités sont réparties dans différents bâtiments et sites gérés par l INRA (dans les Yvelines et en Essonne) ou par nos partenaires (à Paris, dans les Yvelines, en Essonne dans le Val de Marne et le Val d Oise). Depuis 2008, le périmètre du centre a été en constante évolution : transformation de 5 UMR en USC, création de deux très grandes unités par fusion d unités pré existantes, fusion de trois unités du département CEPIA, rattachement de trois unités gérées auparavant par le centre de Paris. Les trois objets d étude majeurs sont l animal, l aliment et les microbes et les dynamiques de recherche s organisent autour de quatre axes, leur finalité étant la contribution à un élevage et une alimentation sains et durables. - Animal diversité adaptation : sur l animal les chercheurs fédèrent leurs capacités à explorer la variabilité et la diversité pour explorer et anticiper la dynamique et la transmission de la réponse adaptative. - Microbe Ecologie microbienne Santé : les recherches sur les microbes mettent en continuité la compréhension de leur structure et l étude leurs associations écologie microbienne, interactions avec l hôte pour de nouvelles approches thérapeutiques et l optimisation des procédés industriels. - Aliment Alimentation Santé : les recherches sur l aliment couvrent la chaine allant de sa conception aux recommandations, en tenant compte du comportement, pour une alimentation saine et durable, ceci en continuité avec les recherches du centre de Versailles. - Mathématiques Informatique Biologies prédictives : le noyau dur des recherches en mathématiques et informatique soutient de nouvelles statistiques et modélisations pour une meilleure maîtrise des changements d échelle et une biologie plus prédictive. B. L origine de la demande La demande provient des encadrants intermédiaires eux mêmes et de directeurs d unité qui souhaitent que leurs responsables d équipe soient formés sur leur mission d encadrement. Cette demande est fortement remontée dans le cadre du recueil des vœux de formation pour l année

3 C. Unité(s) ou service(s)concerné(s) par la demande et son contexte Les encadrants intermédiaires de toutes les unités et de tous les services sont potentiellement concernés par cette action de formation. Cependant les demandes émanent principalement des équipes scientifiques. Les objectifs généraux de la formation A. La problématique Les cadres intermédiaires éprouvent des difficultés à se positionner dans un environnement matriciel où la hiérarchie fonctionnelle peut parfois primer et où le temps dédié au management n est pas défini dans les profils de poste. La prévention des conflits, l adhésion du collectif aux nouveaux projets de recherche ou organisationnels sont autant d enjeux auxquels les cadres intermédiaires doivent faire face. B. Les objectifs de formation Réfléchir sur la posture d encadrant intermédiaire Analyser son style de management et son positionnement (notamment sa latitude décisionnelle) Repérer les besoins d'une équipe en matière de management et d'animation et mettre en place les actions adéquates d organisation et clarification des règles de fonctionnement Savoir communiquer et écouter dans le cadre des réunions, entretiens individuels, relations interpersonnelles Savoir mobiliser les individus et assurer la cohésion d équipe Assurer l adhésion d une équipe à un projet Prévenir les tensions et conflits Identifier les conditions nécessaires au changement de posture managériale à l issue de la formation Indications de contenu : la formation devra s appuyer sur des notions de psychologie du travail (les ressorts de la communication et de la motivation, la dynamique de groupe, etc.) C. Le public cible Il s agit des responsables d équipe de recherche ou d appui à la recherche. Les profils sont aussi bien être des profils administratifs, scientifiques, informatiques que logistiques (travaux, maintenance etc.). Les agents se situent majoritairement dans les catégories A et B de la fonction publique. 3

4 D. Les objectifs de changement ou de développement de compétences attendus à l issue de la formation A l issue de la formation, les agents devront avoir identifié leur type de management naturel avec leurs forces et points à améliorer. Ils devront avoir acquis des techniques et outils de mobilisation et de régulation des équipes respectueux des individus. Le dispositif de formation A. Modalités pédagogiques La formation devra prévoir l alternance d apports théoriques, pratiques et éventuellement des entretiens individuels. Elle se déroulera sur 10 jours à 14 jours, à raison de 2 jours par mois, hors période de vacances scolaires et comprenant un temps d entretien individuel pour les participants, auxquels s ajoutera une journée de retour sur formation prévue à 6 mois post stage en présence d un représentant du service formation. Les prestataires devront par conséquent présenter une offre de parcours modulaire. B. Modalités d organisation Lieu : centre de Jouy en Josas Nombre de sessions : Compte tenu du volume des demandes, le centre de Jouy en Josas commandera fermement une action en 2015 et optionnellement 1 autre session démarrant potentiellement sur le dernier trimestre 2015 ou premier trimestre Période souhaitée : démarrage de l action souhaitée février à mars 2015 Les vacances scolaires et le mercredi sont des jours à proscrire (Le Centre de Jouy en Josas se situe en zone C). Nb maximum de stagiaires et rappel typologie stagiaires (grades, métiers) : groupe de 14 personnes maximum de catégorie B et A représentant, a priori, la diversité des métiers de l INRA. Logistique assuré par le centre : Le service formation du centre de Jouy en Josas assurera la convocation des agents et la mise en place d une feuille d émargement. Le centre de Jouy en Josas peut fournir des PC, vidéoprojecteur etc. L organisme retenu devra préciser ses besoins au moment de la mise en place de la convention. Au niveau logistique l organisme devra : mettre à disposition le programme de formation et des supports de formation en nombre suffisant, assurer l animation de la formation, et fournir les attestations de stage. Il assurera également le compte rendu de la demi journée de retour sur formation. C. L évaluation A chaud : tour de table en fin de formation, questionnaire qualité. A froid : retour sur formation animée par le l organisme retenu et en présence d un membre du service formation 6 mois après la fin de la formation. 4

5 II. DEROULEMENT DE LA PROCEDURE DE CONSULTATION Procédure de sélection des offres A. Modalités de remise des offres Les propositions devront être adressées impérativement par courriel ET courrier postal ou remises sur place en mains propres au service formation permanente du centre INRA de Jouy en Josas le 19 décembre 2014 à 16h00 dernier délai. Aux interlocuteurs suivants : Mme Cynthia Lugliengo, responsable formation : cynthia.lugliengo@jouy.inra.fr Adresse postale : Pôle Ressources Humaines Formation permanente Bâtiment 401 Domaine de Vilvert Jouy en Josas cedex B. Contenu des offres Les candidats devront faire parvenir avant la date fixée ci dessus : Une proposition des contenus d intervention, en précisant les modalités pédagogiques; Une présentation de leurs références similaires et de leur qualification professionnelle (agrément organismes formation) Une présentation du CV et copie des diplômes du ou des intervenants. Un diplôme de psychologue clinicien, psychologue du travail ou de psycho sociologue sera apprécié. Leur chiffre d affaire des 3 dernières années et leurs effectifs Une proposition financière (devis). Le devis devra être établi sur papier à entête de la société et faire apparaître : Le coût journée de la formation et les défraiements du formateur le cas échéant Coût des supports de cours le cas échéant le montant HT, TVA et taux, le montant TTC le numéro de SIRET et de SIRENE, le code APE le numéro de TVA intracommunautaire 5

6 le RIB Tout document que le candidat jugera utile à l analyse de son offre pourra être joint à cet envoi. C. Critères de sélection Les candidatures seront jugées en fonction des critères suivants : proposition pédagogique : 60% coût de la prestation : 30 % parcours professionnel et formation du ou des intervenants : 10% Il pourra être demandé aux candidats de préciser le contenu de leur offre sur un ou plusieurs point(s). Les demandes de précisions se feront par écrit (courrier ou courrier électronique). Les candidats pourront également demander des précisions sur le présent cahier des charges selon la même procédure écrite. L ensemble des candidats sera informé de ces questions et des réponses apportées par l INRA. Les questions techniques et administratives seront à adresser à : Mme Cynthia Lugliengo, responsable formation : cynthia.lugliengo@jouy.inra.fr et Mme Elisabeth Boistard, chargée de formation : elisabeth.boistard@jouy.inra.fr Adresse postale : Pôle Ressources Humaines Formation permanente Bâtiment 401 Domaine de Vilvert Jouy en Josas cedex Les soumissionnaires dont les offres seront les plus intéressantes feront l objet éventuellement d une négociation (prix et contenu). Conditions administratives et financières A. Convention Après l acceptation de l offre, une convention sera établie entre l organisme retenu et le pôle de Ressources Humaines / Formation permanente de Jouy en Josas. B. Conditions de paiement Deux acomptes seront versés au titulaire dans les conditions suivantes : 6

7 un acompte de 30% à la signature de la convention au démarrage de l action un acompte de 20% à mi parcours de la prestation le solde à la fin de la prestation de formation Le paiement se fera sur présentation d une facture par mandat administratif dans un délai de 30 jours maximum. 7