Etabli le : Par : SPEN CS/RH Remplace la version du : ---

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1 CAHIER DES CHARGES Guide d utilisation 1. Actualisation Etabli le : Par : SPEN CS/RH Remplace la version du : --- Motif d actualisation : nouveau poste 2. Identification du poste Département : institutions et sécurité Service : pénitentiaire Entité (division, secteur, établissement, office ) : Ressources humaines N de poste : Intitulé du poste dans l entité : Responsable de l administration du personnel N emploi-type : Libellé : Chargé-e de missions stratégiques et administratives Chaîne : 362 Niveau : 3. Mission générale du poste (description succincte) 1. Conduire le secteur Administration du personnel 2. Piloter la gestion administrative et contractuelle des dossiers du personnel 3. Gérer les effectifs et participer à l élaboration du budget alloué au domaine RH du SPEN 4. Remplacer le/la DRH du SPEN en cas d absences 5. Conduire des projets en lien avec la mission du secteur et participer aux projets du service sur délégation de la direction 4. Conduite : ETP directement subordonné-s Cf. Organigramme Non Oui : Les collaborateurs du secteur 5. Mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire Non Oui : Le/la directeur/trice de l URH SPEN

2 LIBERT É ET PATRIE Cahier des charges / Etat de Vaud 6. Missions et responsabilités 1. Conduire le secteur Administration du personnel 10 % Assurer la conduite du secteur, définir et adapter l organisation aux exigences du cadre légal des missions en conformité avec la LPers et le Service du personnel de l ACV. Définir les plans d actions, les procédures de travail et de contrôle, coordonner et superviser les travaux. Veiller à assurer un processus qualité, comparable aux exigences de certification, dans l exécution des tâches confiées. Procéder aux entretiens d'évaluation des collaborateur/trice-s subordonné-s, fixer les objectifs et en assurer le suivi. Veiller à la formation professionnelle et au développement des compétences. Motiver, anticiper et/ou gérer les conflits de travail et mettre en œuvre des actions d information et de communication favorisant l harmonie au sein du secteur. 2. Piloter la gestion administrative et contractuelle des dossiers du personnel 40% Superviser la gestion administrative des dossiers et des dispositifs contractuels du personnel du SPEN. Gérer les dossiers des membres de la direction du service et des établissements. Contrôler les actes RH effectués au sein des établissements en conformité avec les dispositions légales et administratives et la stratégie du service. Répondre aux questions du personnel et des directions liées à la LPers et aux directives internes. Faire des recherches juridiques et documentaires d aide à la décision. Identifier les actions conséquentes aux départs pour permettre la planification des mesures qui en découlent en cohérence avec le secteur développement et recrutement (recrutement, promotions, transfert interne, etc.) Définir les processus et mettre en place des indicateurs de gestion. En mesurer l efficacité et exploiter les résultats dans un but d amélioration et de statistiques. Soumettre des propositions d évolution. Promouvoir et favoriser les outils de développement de gestion de l administration RH. Appuyer les directions d établissement dans la gestion du personnel. 3. Gérer les effectifs du SPEN et participer à l élaboration du budget alloué au domaine RH du SPEN 20% Planifier les besoins et évaluer les impacts sur la gestion des dossiers. Effectuer des projections budgétaires et proposer des correctifs et ajustements. Analyser la faisabilité budgétaire et organisationnelle des demandes pour répondre aux besoins ponctuels et/ou non planifiés en matière de personnel supplémentaire. Participer aux démarches budgétaires annuelles 4. Remplacer le/la directeur/trice de l URH en cas d absences 20% Prendre en charge l ensemble des responsabilités du/de la DRH sur délégation de la direction du Service. Assurer la bonne marche de l URH en l absence du/de la DRH. Contribuer au suivi et au développement de la gestion RH du service. Appuyer le/la DRH sur tout dossier spécifique. 5. Conduire des projets en lien avec la mission du secteur et participer aux projets du service sur délégation de la direction 10% Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

3 Conduire ou participer à des projets et/ou des études ainsi que participer à des groupes de travail. Représenter l URH sur délégation des directions de l URH et/ou du service. Participer à des forums et/ou des séminaires traitant du domaine. Se tenir informé de l évolution des pratiques et des tendances dans le domaine de l administration RH, de la jurisprudence et des problèmatiques RH en général. Créer, développer et maintenir des contacts avec les instances, services, organismes, institutions et personnes liés directement ou indirectement avec le domaine.

4 LIBERT É ET PATRIE Cahier des charges / Etat de Vaud 7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire 8. Exigences requises 8.1. Formation de base Titre Titre universitaire en sciences humaines ou en psychologie ou titre jugé équivalent 8.2. Formation complémentaire Titre Brevet fédéral en ressources humaines Formation professionnelle en management 8.3. Expérience professionnelle Domaine Pratique professionnelle dans le domaine des ressources humaines Nbre d années 5 ans ans 8.4. Connaissances et capacités particulières Domaine Connaissance de la LPers, Loi et ordonnances sur le travail, Code des obligations Résistance aux tensions, énergie et ténacité Empathie - Confiance en soi - Ecoute et communication - Esprit d'ouverture et flexibilité Capacité d'analyse et de synthèse - Planification et sens de l'organisation - Esprit de décision et capacité à l'action - Vision globale et sens de la perspective - Délégation et contrôle - Respect des normes et des procédures 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.) Il ou elle est titulaire du permis de conduire et est obligé d utiliser son véhicule privé à des fins professionnelles, Il ou elle est au bénéfice d un casier judiciaire vierge et ne fait pas l objet de poursuites. 10. Signatures L autorité d engagement. Date : Nom et prénom : Bula Sylvie Signature : Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du présent cahier des charges. Date : Nom et prénom : Signature : Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

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6 CAHIER DES CHARGES Le CAHIER DES CHARGES permet de définir le contenu du poste au travers de : la mission générale du poste ; la conduite ; le mode de remplacement prévu ; les missions et activités ; les tâches particulières attribuées au titulaire ; la formation requise ; l expérience souhaitée ; les connaissances et capacités particulières ; les astreintes particulières. Les responsabilités attribuées à un poste sont permanentes. Elles deviennent ainsi les élémentsclés de l entretien d appréciation, qu il s agisse de la maîtrise du poste ou des objectifs qui sont fixés d un commun accord sur cette base. Il appartient donc au/à la responsable direct-e, avec la participation du/de la titulaire, de s assurer : qu un cahier des charges du poste existe ; qu il décrive le poste tel qu il est dans la réalité ; qu il soit modifié et adapté en fonction de l évolution du poste et des changements dans l organisation de l entité. Par sa signature, l autorité d engagement valide la raison d être du poste au regard des missions de l entité, ainsi que le contenu, les exigences et attentes qui en découlent. Le/la titulaire, par sa signature, atteste avoir pris connaissance du contenu du poste pour lequel il/elle a été recruté-e ou dans lequel il/elle est engagé-e. Il/elle s engage ainsi à assurer les missions décrites et peut être amené-e à effectuer d autres tâches, en principe ponctuellement, selon les besoins du service et les demandes de ses supérieurs. Toute modification du cahier des charges doit être soumise à l approbation de l autorité d engagement. Saisie et impression des informations Le document est protégé contre les modifications, à l exception des champs de formulaire Pour se déplacer d un champ à l autre, utiliser les flèches du clavier ou la souris Pour la saisie d une date, respecter le format jj.mm.aa Tous les champs comportent une aide ou une remarque accessible par la touche clavier F1 Chaque mission du poste inscrite à la rubrique 3 se reporte automatiquement dans le champ de la rubrique 6 approprié dès lors que vous poursuivez la saisie dans le champ suivant avec les touches ou Sélection pour l impression complète du formulaire (excepté cette page) : Retour vers la page 1 Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier