Charte du comité de gouvernance, d éthique et de ressources humaines Mars 2016

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1 Charte du comité de gouvernance, d éthique et de ressources humaines Mars 2016 Approuvée par le conseil d administration le 23 mars 2016 Résolution n CA

2 Charte du comité de gouvernance, d éthique et de ressources humaines 1. Remarques préliminaires La présente charte énonce le principe fondamental, le mandat, la composition, les responsabilités et le fonctionnement qui s appliquent au comité de gouvernance, d éthique et de ressources humaines et préconisés par le conseil d administration de la Régie de l assurance maladie du Québec (la Régie). En vertu des lois et des règlements auxquels la Régie et son conseil sont assujettis, des règles particulières s appliquent au comité. Ces règles sont issues notamment des textes suivants : Loi sur la Régie de l assurance maladie du Québec (RLRQ, chapitre R-5); o Règlement intérieur de la Régie de l assurance maladie du Québec (Résolution CA adoptée le 13 mai 2015); Loi sur la gouvernance des sociétés d État (RLRQ, chapitre G-1.02); Règlement sur l éthique et la déontologie des administrateurs publics (RLRQ, chapitre M-30, r.1); Code d éthique et de déontologie à l intention des membres du conseil d administration de la Régie de l assurance maladie du Québec (Résolution CA adoptée le 8 décembre 2015). En cas de divergence entre la Charte du comité de gouvernance, d éthique et de ressources humaines et les sources précitées, ces dernières prévaudront. Le terme «comité» fait référence au comité de gouvernance, d éthique et de ressources humaines constitué par le conseil d administration. Le terme «présidente» fait référence à la présidente de ce comité. 2. Principe fondamental Le comité de gouvernance, d éthique et de ressources humaines exerce son rôle d expertise avec rigueur, selon les bonnes pratiques de gouvernance applicables à un tel comité. Il assure la réalisation de son mandat en s engageant à promouvoir les valeurs du conseil d administration (vigilance, intégrité et responsabilité) et celles de l organisation (respect, intégrité et équité), tout en appliquant les principes de gestion suivants : s appuyer sur la compétence des membres du conseil d administration et du personnel de la Régie; veiller à la sécurité des personnes et à la protection des ressources matérielles de la Régie; favoriser des comportements professionnels et intègres en toute circonstance; favoriser la transparence de la gestion et le respect de principes d éthique élevés. 2

3 3. Mandat Le comité de gouvernance, d éthique et de ressources humaines est constitué par le conseil d administration. Son mandat est établi par décision de celui-ci. Conformément au mandat, le comité doit faire adopter par le conseil un plan de travail annuel. Ce plan de travail est notamment élaboré à partir des propositions formulées par la direction de la Régie et des recommandations du comité et du conseil d administration. Le mandat du comité se découpe en trois volets, soit la gouvernance, l éthique et les ressources humaines, chacun ayant des responsabilités spécifiques : 1. Gouvernance : le comité est responsable d appuyer le conseil d administration dans le développement d une gouvernance fondée sur les principes d efficacité, de transparence et d imputabilité, de lui proposer l adoption de nouvelles pratiques de gouvernance et d évaluer celles en vigueur. Il exerce aussi un rôle de vigie des dossiers de la Régie en matière de gouvernance et de développement durable; 2. Éthique : le comité est responsable d exercer un rôle conseil quant à l application et à l interprétation du Code d éthique et de déontologie des membres du conseil d administration. Il exerce aussi un rôle de vigie des dossiers de la Régie en matière d éthique; 3. Ressources humaines : le comité est responsable de suivre et d exercer un rôle de vigie par rapport aux principaux dossiers liés aux ressources humaines. 4. Composition Le comité de gouvernance, d éthique et de ressources humaines est composé d au moins trois membres désignés par le conseil d administration. Les membres du comité doivent être des membres indépendants conformément à l article 19 de la Loi sur la gouvernance des sociétés d État. Le quorum du comité est de deux membres. 5. Responsabilités Le comité de gouvernance, d éthique et de ressources humaines s assure d une saine gouvernance à la Régie, du respect des principes d éthique et des bonnes pratiques en matière de ressources humaines au conseil d administration et à la Régie. Il fait rapport de ses recommandations, ainsi que de ses décisions au conseil d administration. Il exerce, conformément aux règles auxquelles il est assujetti, les fonctions suivantes et toute autre fonction que lui confie le conseil d administration : 1. Élaborer et proposer au conseil d administration des règles de gouvernance de la Régie; 2. Élaborer et réviser périodiquement le code d'éthique et de déontologie des membres du conseil d'administration; 3. Conseiller la présidente du conseil d administration en matière d éthique et de déontologie et l assister dans ses travaux concernant l application et l interprétation du Code d éthique et de déontologie des membres du conseil d administration; 4. Élaborer et proposer au conseil d administration des profils de compétence et d'expérience pour la nomination des membres du conseil d'administration, à l'exception de la présidente du conseil; 3

4 5. Élaborer et proposer au conseil d administration un profil de compétence et d'expérience pour le président-directeur général et contribuer à la sélection de celui-ci; 6. Élaborer et proposer au conseil d administration les critères d'évaluation des membres du conseil d'administration dans le cadre de leurs fonctions au sein du conseil d administration et des comités; 7. Élaborer et proposer au conseil d administration des critères pour l'évaluation du fonctionnement et de la performance du conseil d administration et effectuer ces évaluations selon les critères approuvés par le conseil; 8. Élaborer et proposer au conseil d administration les critères d'évaluation du présidentdirecteur général; 9. Élaborer et proposer au conseil d administration des programmes d'accueil et de formation continue pour les membres du conseil d'administration; 10. Veiller à l application du règlement intérieur et proposer au conseil d administration qu il soit modifié, le cas échéant; 11. S assurer de la mise en place des politiques concernant les ressources humaines, sous réserve de la Loi sur la fonction publique lorsque celle-ci s applique; 12. Porter à l attention du conseil d administration toute question ayant trait à la gouvernance, à l éthique et aux ressources humaines qu il juge pertinente; 13. Effectuer, à la demande du conseil d administration, l étude de toute autre question ayant trait à la gouvernance, à l éthique et aux ressources humaines de la Régie. 6. Fonctionnement Présidence La présidente du comité de gouvernance, d éthique et de ressources humaines est désignée par le conseil d administration. En cas d'absence ou d empêchement de la présidente, les membres du comité peuvent, pour la durée d une réunion, désigner parmi eux un président suppléant. Fonctions de la présidente La présidente convient de l ordre du jour, détermine la fréquence et la durée des réunions, dirige la tenue des réunions et fait rapport au conseil d administration des activités du comité. Elle procède également à l évaluation du fonctionnement et de la performance du comité. Durée du mandat des membres Les membres du comité sont nommés pour la durée déterminée par le conseil d administration. Après l expiration de ce terme, ils demeurent en fonction jusqu à ce qu ils soient remplacés ou nommés à nouveau. 4

5 Lieu Les réunions du comité se tiennent au siège de la Régie ou à tout autre endroit au Québec indiqué dans l avis de convocation. Secrétariat du comité La secrétaire du conseil d administration ou une personne qu elle désigne assure le secrétariat du comité. La secrétaire ou la personne désignée convoque les membres du comité à la demande de la présidente, prépare l ordre du jour avec la présidente et rédige les procèsverbaux. La convocation, l ordre du jour et les documents afférents aux réunions sont transmis aux membres au moins 3 jours francs avant la tenue d une réunion. En cas d'urgence, le délai de convocation est de 6 heures. La présidente du comité ou la secrétaire peut alors convoquer les membres par téléphone en mentionnant les points à l ordre du jour. Plan de travail annuel Le comité doit adopter un plan de travail annuel qu il propose au conseil d administration. Rapport annuel d activités Le comité doit produire un rapport annuel de ses activités et le présenter au conseil d administration. Un sommaire du rapport annuel du comité doit figurer au Rapport annuel de gestion de la Régie. Ce sommaire porte sur les activités réalisées pendant l'année financière, dont l'évaluation du fonctionnement du conseil d'administration. Rapport Le comité peut faire tout rapport ou toute recommandation qu il juge utile sur les matières qui le concerne. Frais de déplacement Les membres des comités reçoivent le remboursement des mêmes frais de déplacement et de séjour que ceux qui leur sont accordés dans l exercice de leurs fonctions au sein du conseil d administration. 5

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